1.6.2.1.3 Nødprocedure ved nedbrud af telefonsystem, HEV Formål Målgruppe Definition af begreber Fremgangsmåde Dokumentation Ansvar Referencer Formål At forhindre utilsigtede hændelser som følge af telefonnedbrud. At sikre vitale afdelinger og funktioner i Hospitalsenheden Vest mulighed for at kommunikerer med andre ifm telefonnedbrud. At sikre, at eksterne samarbejdspartnere (AMK, Respons, Politi, Falck) informeres om telefon-nedbrud og deres mulighed for kontakt til hospitalet. Målgruppe Alle ansatte på Hospitalsenheden Vest, Regionspsykiatrien Vest, Børne- og Ungdomspsykiatrisk Center i Herning og ved Afdelingen for Regional Specialtandpleje i Holstebro. Definition af begreber Telefonansvarlig: Leder i teknisk afdeling, med ansvar for drift og vedligehold af telefoni systemet Ved telefon-nedbrud forstås, at telefonsystemet er fejlramt på en sådan måde, at en eller flere af nedenstående situationer er indtruffet : Telefon-nedbrud - Eksterne kommunikationslinjer er helt eller delvist afbrudt, og dermed ingen kontakt ind eller ud af huset. - Internt telefonsystem er helt eller delvist ude af funktion. - Forbindelsen mellem matriklerne er ude af funktion. - Forbindelsen til den øvrige region er ude af funktion
Drift-status 0 Normal drift, regionens telefoni baserer sig på en række redundante systemer, som sikrer en stabil drift med høj oppetid. Planlagt vedligehold, opdateringer og mindre reparationer, som vurderes at være uden risiko kan forekomme. Drift-status 1 Normal drift, men der udføres planlagt vedligehold, mindre reparationer og opdateringer på systemet, som vurderes at være med meget lille risiko for fejl og utilsigtede hændelser. Hvis der indtræffer utilsigtede hændelser under Drift-status 1 iværksættes øjeblikkeligt Driftstatus 2. Drift-status 2 Helt eller delvist nedbrud af telefonsystemets funktioner. Redundans Dobbelt system, således at hvis et system bryder ned, så overtager det andet system automatisk funktionen 100% AMK Akut Medicinsk Koordinerings-vagtcentral Fastnet: bordtelefoner Telefonsystemer Trådløse: fungerer via matriklens trådløse net Mobiltelefon: fungerer via offentlige mobilnet Fremgangsmåde Drift-status 1: Planlagt vedligehold eller mindre reparation af telefonsystemet. Hvem Gør hvad.. hvornår Teknisk afdeling Informerer Tidligst muligt Informerer om planlagt vedligehold eller reparation sendes via e-mail til: Alle afdelingsledelser, incl regionspsykiatrien Vest, Børne- og Ungdomspsykiatrisk Center i Herning og ved Afdelingen Tidligst 1 uge før
for Regional Specialtandpleje i Holstebro Kommunikationsafdelingen, HEV (funtionspostkassen) Kontakter og informerer: Teknisk vagt AMK Politi Falck/Respons Tekst i mail udarbejdes i samarbejde mellem og Teknisk Afdeling. Mailen skal indeholde information om: Omfang af påvirkningen (fastnet/trådløs) Hvilke matrikler, der berøres Tidsrum for påvirkningen Handleanvisning: o Alle der er med i AKUTTE kald (traume, sectio, hjertestop) bærer nødtelefonen på sig og tager denne i brug. Link til denne retningslinje indsættes i mailen Kommunikationsafdelingen Lægger information på hjemmesiden Relevante afdelinger/funktioner (markeret med grønt i listerne) Vagthavende bærer nødtelefoner og tager disse i brug. Nødnummerliste Regionshospitalet Holstebro, HEV Nødnummerliste for Regionshospitalet Herning, HEV Telefonansvarlig Orienterer om processen Orienterer Driftsafdelingen om processen 1 time før
Telefonansvarlig Teknisk vagt adviseres Afdelinger / funktioner Benytter de nødtelefoner de bærer og eller har stående i strømforsyning. iværksættelse af nødberedskabet Telefonansvarlig Overgang til Drifts-status 0 (normal drift) Når situationen er normaliseret Afvikling af beredskabet i samråd Besked om normal status på hjemmesiden i samråd med kommunikationsansvarlig. Informerer om at telefonisituationen er normaliseret. Her kommer link til lokal instruks for Når situationen er normaliseret Drift-status 2: Uforudset hændelse, der reducerer eller afbryder telefonsystemets funktion. Hvem Gør hvad.. hvornår Den, der opdager problemet Kontakter receptionen og informerer om fejl på telefonsystemet Følger egen lokal procedure her kommer link til lokal instruks for driftsafdelingen Herefter, hvis fejlen fortsat er til stede: Kontakter og informerer: - Teknisk vagt - Politi - Falck/Respons - AMK AMK informeres om nødtelefonnumre på: - Hospitalsvisitationen, HEV
- Hjertemedicinsk sengeafsnit - Trombolysevagten - Desuden kontaktes koordinator for lægevagten på tlf. 8620 9850 (øst) og tlf. 96958111 (vest), der orienterer lægevagterne. må anvende de kommunikationslinjer, der er til rådighed i situationen, f. eks, mobiltelefon, trådløse telefoner telefon, mail etc. Indhold af mail (Herning)- Driftsstatus 2: Problemer med dele af telefoni i Herning Der er i øjeblikket problemer med dele af vores telefoni i Herning. Alle der er med i AKUTTE kald (traume, sectio, hjertestop) bærer nødtelefon og tager denne i brug. Nødnummerliste for Regionshospitalet Herning, HEV (markeret med grønti listerne). Afdelinger med egne nødtelefoner, har altid disse tændte og tager disse i brug. (relevante dele af ovenstående anvendes i informationsmail). Indhold af mail (Holstebro) Driftsstatus 2: Problemer med dele af telefoni i Holstebro Der er i øjeblikket problemer med dele af
vores telefoni i Holstebro. Alle der er med i AKUTTE kald (traume, sectio, hjertestop) bærer nødtelefon og tager denne i brug. Nødnummerliste Regionshospitalet Holstebro, HEV. Afdelinger med egne nødtelefoner har disse tændte og tager dem i brug (relevante dele af ovenstående anvendes i informationsmail). Afdelinger / funktioner Benytter nødtelefoner under nødberedskabet Teknisk vagt Rekvirerer og iværksætter nødvendige tiltag for udbedring af fejl. Kommunikationsafdelingen/ I dagtid på hverdage: På forsiden af hjemmesiden skriver kommunikationsafdel ingen: Telefonsystemet på xx matrikel er ude af drift / fejlramt. Der henvises til retningslinje Nødprocedure ved nedbrud af telefonsystem, HEV (link indsættes) På øvrige tidspunkter: skriver på hjemmesiden på opslagstavlen på startsiden: Telefonsystemet på xx matrikel er ude af drift / fejlramt. Der henvises til
retningslinje Nødprocedure ved nedbrud af telefonsystem, HEV (link indsættes) Teknisk vagt Ved større nedbrud orienteres teknisk chef og hospitalsledelsen via mail om situationen. Teknisk vagt Efter situationen er tilbage på normal og stabil driftsstatus 0 (normal drift): Normal, stabil driftssituation er genoprettet Afvikling af beredskabet i samråd med Driftsafdelingen og Informerer om normal status på hjemmesiden i samråd med kommunikationsafdel ingen. Informerer om at telefonisituationen er normaliseret og at nødtelefonerne skal afleveres hurtigst muligt (nødtelefoner, der er markeret med grønt på listerne). Her kommer link til lokal instruks for Når situationen er normaliseret Teknisk afdeling Konfererer med hospitalsledelsen om iværksættelse af fornødne tiltag til forbedring af nødprocedure, herunder gennemførelse af kerneårsagsanalyser. Førstkommende hverdag Tester ved opkald 1 gang i døgnet, at alle telefoner med AKUTTE kald bæres (traume, sectio, hjertestop) - markeret med grønt i listerne. Tester ved opkald 1 gang om ugen, at telefonerne i afdelinger med egne nødtelefoner, er tændte.
Lokal afdelingsinstruks Relevante afdelinger informerer eget personale om at de trådløse telefoner, der til daglig anvendes til akutkald afgiver lyd og viser følgende tekst i displayet "Intet system", når de er ude af drift. Personalet skal være instrueret i, hvad de skal gøre. Afdelingen selv ansvarlig for vedligehold af nødtelefonerne og bør beskrive hvor telefonerne skal stå tændte og, hvem der varetager vedligehold af telefonerne mm. Dokumentation dokumenterer status på daglige/ugentlige test. Teknisk afdeling evaluerer uplanlagte driftsstop. Ansvar Teknisk Afdeling er ansvarlig for telefon kommunikationen, herunder drift og vedligehold / support samt fejlhåndtering. Afdelingsledelserne er ansvarlige for at instruere eget personale og holde egne nødtelefoner opladede. Referencer 1. Den Danske Kvalitetsmodel, Akkrediteringsstandarder for Sygehuse. Version 2. version - 2012. Akkrediteringsstandard 1.8.5 - Svigt af patientkritiske tekniske forsyninger, itsystemer og kommunikationssystemer. 2. Kommunikationsudstyr og informationssystemer HEV 3. Nødnummerliste for Regionshospitalet Holstebro, HEV 4. Nødnummerliste for Regionshospitalet Herning, HEV