Regler for godtgørelse af tid brugt på uddannelse og møder 2. udgave Godkendt af områdeudvalget for administrationen den 13. august 2008. Reglerne er revideret af HR-afdelingen forår 2013 og godkendt af områdeudvalget for administrationen den 4. juni 2013.
Disse regler gælder for medarbejdere i administrationen, der er omfattet af højeste tjenestetid. Uddannelse Norddjurs Kommune ønsker at understøtte medarbejdernes kompetenceudvikling. Derfor indregnes den tid, medarbejderne anvender på videreuddannelse, i arbejdstiden. Internatkurser For første kursusdag medregnes al den tid, der er kursus (hvis undervisningstiden er fra kl. 9.00 20.00 inkl. pauser medregnes 11 timer den pågældende dag). For anden og efterfølgende dage medregnes 7,4 time pr. dag uanset den daglige arbejdstid. Transporttid ved ud- og hjemrejse, der ligger ud over transporttiden til og fra arbejde, medregnes ligeledes. Eksternatkurser Den medgåede tid inkl. evt. transporttid, der ligger udover transporttiden til og fra arbejde medregnes i arbejdstiden den pågældende dag. Kommunomkurser og diplomuddannelse Der gives tjenestefrihed med løn svarende til normalarbejdstiden den pågældende dag. Eksamen I forbindelse med eksamen på Kommunomuddannelse og diplomuddannelse gives der tjenestefrihed på eksamensdagen samt dagen før eksamen (dog ikke, hvis eksamensdagen er en mandag). Møder/seminarer og lign. Deltagelse i tjenstlige møder/seminarer og lign., der varer udover normal arbejdstid, medregnes i præsteret arbejdstid. Transporttid ved ud- og hjemrejse gælder som udgangspunkt fra arbejdsstedet, med mindre der er kortere tidsafstand fra hjem til møde-/kursussted. 1
Lokal rygepolitik for rådhuset og adm. bygningerne i Norddjurs Kommune Rygepolitikken gælder for alle medarbejdere på rådhuset Torvet 3 i Grenaa, i administrationsbygningen på Glesborg Bygade 1 i Glesborg og i administrationsbygningen på Kirkestien 1 i Allingåbro. I Norddjurs Kommunes personalepolitik står der om rygning: Politik for røgfrit miljø i Norddjurs Kommune skal sikre, at ingen mod deres vilje udsættes for passiv rygning. Alle har krav på et røgfrit arbejdsmiljø i Norddjurs Kommune. Det er derfor... ikke tilladt at ryge i arbejdstiden ikke tilladt at ryge i kommunens bygninger eller biler ikke tilladt at ryge på kommunens udendørsarealer, hvor der færdes borgere eller brugere. Denne lokale rygepolitik angiver hvor der må ryges udendørs ved rådhuset og administrationsbygningerne: Rådhuset i Grenaa ved cykel/skraldeskuret. Adm. bygningen i Glesborg - i cykelskuret. Adm. bygningen i Allingåbro - på plænen vest for læhegnet og p-pladsen se vedlagte kort. Eventuelle overtrædelser af rygepolitikken vil blive betragtet som enhver anden overtrædelse af Norddjurs Kommunes politikker og retningslinjer og kan i sidste ende få ansættelsesmæssige konsekvenser, hvilket vil være op til den enkelte aftaleholder. Ikrafttrædelsesdato 4. december 2014. Jesper Kaas Schmidt, kommunaldirektør. Områdeudvalget for administrationen har på sit møde den 3. december 2014 taget informationen om den lokale rygepolitik til efterretning. Eva Holm Iversen, formand. Norddjurs Kommune Torvet 3 8500 Grenaa Tlf: 89 59 10 00 www.norddjurs.dk CVR nr. 29 18 99 86 Telefon- og åbningstider: Mandag-onsdag: 8.30-15.00 Torsdag: 8.30-17.00 Fredag: 8.30-12.00
Administrationsbygningen i Allingåbro Det med rødt markerede areal er tilladt rygeområde Ortofoto GST Målforhold 1:800 Dato 6/6-2014
1 Mobbe politik. Formål. Af Norddjurs Kommunes arbejdsmiljøpolitik fremgår det, at kommunen overordnet ønsker at skabe arbejdsglæde og trivsel på arbejdspladsen, gennem høj prioritet af arbejdsmiljøet i dagligdagen. I administrationsbygningen i Glesborg er det derfor besluttet at udarbejde en mobbepolitik, hvor målet er: at have en arbejdsplads, hvor alle omgås hinanden på en værdig og respektfuld måde, selv om vi er forskellige. at have en arbejdsplads, hvor både ledelse og medarbejdere har en klar holdning om nul-tolerance overfor mobning. at alle arbejdstagere er grundigt informeret om arbejdspladsens mobbepolitik. at have en handleplan i forhold til håndtering af mobning. Definition. Mobning er, når en eller flere personer regelmæssigt og over længere tid eller gentagne gange på grov vis udsætter en eller flere andre personer for krænkende handlinger, som vedkommende opfatter som sårende eller nedværdigende. De krænkende handlinger bliver dog først til mobning, når de personer, som de rettes mod, ikke er i stand til at forsvare sig effektivt imod dem. Drillerier, som alle parter opfatter som godartede, er ikke mobning. Enkeltstående konflikter, som ledelsen evt. skal hjælpe med til at løse, er heller ikke mobning. Identificering af mobning. Undersøge det psykiske arbejdsmiljø hvert år ved hjælp af et spørgeskema Medarbejde Udvikling Samtale (MUS) Bearbejdning af sygefraværs statistik Være opmærksomme på usynlige tegn i afdelingen som f.eks. ignorering og isolation af bestemte medarbejdere. Være opmærksomme på synlige tegn som krænkende adfærd og/eller bemærkninger overfor bestemte medarbejdere. Forebyggelse af mobning. Fælles ansvar i afdelingen at bidrage til god trivsel og godt psykisk arbejdsmiljø Både ledere og medarbejdere skal i ord og handling vise, at mobning og anden negativ handling er uacceptabelt i afdelingen. Højt informationsniveau og åbenhed om beslutninger i afdelingen. Medarbejder Udvikling Samtale (MUS) Handleplaner ud fra Arbejdspladsvurdering (APV) Sociale arrangementer
2 Håndtering af mobning. Den enkelte medarbejder, som føler sig krænket eller chikaneret, har så vidt det er muligt pligt til at sige fra. Det kan gøres direkte til den eller de personer som udøver mobningen eller til vedkommendes nærmeste leder eller arbejdsmiljørepræsentant. Alle har pligt til at reagere, hvis man overværer krænkende adfærd på arbejdspladsen tage kontakt til ledelse, TR eller arbejdsmiljørepræsentant. Enhver henvendelse sættes på dagsordenen på både Arbejdsmiljøgruppens møde og MED-mødet og behandles med varsomhed og diskretion. Leder og arbejdsmiljørepræsentant er forpligtiget til at tage ansvar for, at der i dialog med de involverede medarbejdere findes en løsning på problemet, samt til at følge op på de involverede medarbejdere efter aftalt tid. I de tilfælde, hvor der er behov for det, er det muligt at benytte hjælp ude fra i form af ekstern rådgivning. Gode råd kan anonymt hentes via Arbejdstilsynet hotline tlf. 70121288, tast 4. Skole- og dagtilbudafdelingen
Retningslinier vedr. traktement i forbindelse med jubilæum og fratræden til pension/efterløn gældende for det administrative personale på rådhuset i Grenaa, adm. bygningerne i Allingåbro, Glesborg og Østergade: Jubilæer: Norddjurs Kommune tilbyder en markering af 25, 40 og 50 års jubilæum og denne markering og omtale heraf tilrettelægges i et samarbejde med jubilaren og udgiften afholdes af afdelingens decentrale budget. Jubilæum markeres ved en indbudt reception med dertil hørende buffet. Markeringen afholdes på rådhuset eller den administrationsbygning, hvor jubilaren er ansat. Sammenkomsten afholdes på jubilæumsdagen, hvis dette er en hverdag ellers nærmeste efterfølgende hverdag kl. 13.00. Alt efter stillingen vil der være mulighed for at invitere følgende deltagere til et sådant arrangement: Borgmester, kommunaldirektør, direktør, afdelingschef., teamledere. Øvrigt personale Deltagerkredsen er foruden medarbejderne i afdelingen/afdelingerne også eksterne samarbejdspartnere og den ansattes nærmeste familie. Deltagerkredsen er den afdeling, hvor medarbejderen er ansat og i begrænset omfang - medarbejderens nærmeste samarbejdskolleger, som er ansat i andre afdelinger og den ansattes nærmeste familie. Pensionering/efterløn: Norddjurs Kommune tilbyder en markering, når en medarbejder fratræder sin stilling for at gå på pension/efterløn. Denne markering og omtale heraf tilrettelægges i et samarbejde med den pågældende medarbejder og udgiften afholdes af afdelingens decentrale budget. Sammenkomsten afholdes i umiddelbar tilknytning til medarbejderens sidste arbejdsdag kl. 13.00. Fratrædelsen markeres ved en indbudt reception med dertil hørende buffet. Markeringen afholdes på rådhuset eller den administrationsbygning, hvor medarbejderen er ansat. Alt efter stillingen vil der være mulighed for at invitere følgende deltagere til et sådant arrangement: Borgmester, kommunaldirektør, direktør, afdelingschef., teamledere. Øvrigt personale Deltagerkredsen er foruden medarbejderne i afdelingen/ Afdelingerne også eksterne samarbejdspartnere og den ansattes nærmeste familie. Deltagerkredsen er den afdeling, hvor medarbejderen er ansat og i begrænset omfang - medarbejderens nærmeste samarbejdskolleger, som er ansat i andre afdelinger og den ansattes nærmeste familie. Godkendt af kommunaldirektøren den 11. januar 2010
Retningslinjer til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd 3. udgave Godkendt 30. januar 2012 af områdeudvalget for administrationen. Retningslinjerne er revideret af HR-afdelingen forår 2013 og godkendt af områdeudvalget for administrationen den 4. juni 2013. Retningslinjerne er revideret af HR-afdelingen forår 2014 og godkendt af områdeudvalget for administrationen den 4. juni 2014.
Disse retningslinjer gælder for alle administrative medarbejdere i administrationen i Norddjurs Kommune. Formål: Retningslinjerne har til formål at medvirke til: At forebygge grænseoverskridende adfærd fra borgere At medarbejderne ved, hvordan de skal håndtere grænseoverskridende adfærd, mens den foregår At medarbejderne kan håndtere situationen, når adfærden er foregået At alle medarbejdere kender retningslinjerne, så de kan agere hensigtsmæssigt i en vanskelig situation. Grænseoverskridende adfærd: Ved grænseoverskridende adfærd forstås eks.: mundtlige og fysiske trusler, vold og krænkelser. Borgere kan gribe til forskellige former for trusler eller direkte voldelig adfærd med baggrund i utilfredshed med trufne afgørelser, utilfredshed med systemet, ændringer i lovgivning, ventetider m.v. Eksempler kan være: Verbale trusler om vold eller chikane mod medarbejdere eller disses pårørende Ødelæggelse af inventar o.l. Fysisk voldsudøvelse Krænkende, negativ eller injurierende omtale på sociale medier eller lign. Selv om vold eller trusler direkte eller pr. telefon oftest er udtryk for afmagt, kan det under ingen omstændigheder accepteres overfor medarbejderne. Uddrag fra Østjyllands politis vejledning om anmeldelse af voldssager: Vold Vold er når en person angriber en anden person, f.eks. med slag og spark. Lette berøringer, småpuf og lignende betragtes ikke som vold. Spyt og overhælden med væske (ikke ubetydelig[mængde]) er omfattet af voldsbestemmelsen. Trusler Trusler kan være strafbare, hvis de fremsættes på en måde, der er egnet til at fremkalde alvorlig frygt for liv eller helbred. Trusler om simpel vold er således ikke kriminaliseret. Vold mod offentligt ansatte Offentligt ansatte nyder en særlig beskyttelse efter straffelovens 119, der omhandler overfald med vold eller trussel om vold mod personer, der handler i offentlig tjeneste. Volden eller truslen om vold skal være direkte relateret til personens tjeneste. Betingelser for straf Det er en betingelse for straf, at gerningsmandens handling var forsætlig. Der kan således ikke straffes for handlinger, der udspringer af hændelige uheld, tilfældigheder eller som reflekshandlinger ved fysisk berøring og lignende. 1
FØR Forebyggelse: For at undgå situationer med grænseoverskridende adfærd og for at forebygge konfliktsituationer skal den enkelte medarbejder foretage sig følgende: 1. Ved alle borgerkontakter skal medarbejdere risikovurdere situationen og forebygge, at situationen udvikler sig: Medarbejderen skal ved højlydt stemmeføring fra borgeren, neddæmpe stemmelejet og tale roligt og langsomt til borgeren. Medarbejderen skal altid udvise venlig, rolig og neutral adfærd. Medarbejderen skal ikke argumentere med borgeren. Medarbejderen skal ved en forventet vanskelig samtale orientere kolleger eller leder. Disse kan evt. overvære samtalen. Medarbejderen kan kontakte rådhusbetjente, (der evt. kan kontakte politiet på 114, hvis dette skønnes nødvendigt) kolleger eller leder, hvis der er risiko for voldelig adfærd. 2. Ved alle borgerkontakter skal følgende sikres: At medarbejderen har en åben flugtvej i lokaler, som anvendes til møder. At medarbejderen placerer sig således, at medarbejderen kan komme først ud af lokalet. At der i lokalet ikke findes genstande, som kan anvendes som kasteskyts. 3. Ved borgersamtaler over telefon kan det være nyttigt, at få afsluttet en samtale, inden det bliver til grænseoverskridende adfærd, og medarbejderne skal vide, at det er okay at bruge følgende fremgangsmåde for at få en samtale afsluttet: Hvis borgeren taler grimt til medarbejderen, skal medarbejderen stille og roligt bede borgeren om at tale pænt, samt oplyse om, at det ikke er acceptabelt at tale på denne måde. Hjælper dette ikke, skal medarbejderen fortælle, at hvis adfærden fortsætter, så vil medarbejderen lægge røret på. Det er vigtigt, at man oplyser dette inden, således at borgeren kan nå at rette for sig. Fortsætter adfærden skal medarbejderen fortælle, at man nu vil lægge røret på, fordi adfærden er fortsat, hvorefter røret lægges på. Der gælder de samme grænser ved telefonsamtaler som ved personligt fremmøde. Det er derfor vigtigt, at der er den samme opbakning fra kolleger mv., jf. ovenstående. 4. Medarbejderne skal have kompetencer, således at de kan forebygge grænseoverskridende adfærd. Nødvendige kompetencer kan erhverves f.eks. ved kursus i konflikthåndtering, ved træning i tackling af vanskelige situationer m.v. De lokale MED-udvalg vurderer løbende, om de nødvendige kompetencer er til stede. 2
UNDER I en vanskelig situation: Medarbejderen skal søge at undgå, at situationen optrappes yderligere, dette kan gøres ved at følge det under forebyggelsen beskrevet. Opbakningen fra kollegerne er vigtig når man står i en situation, der måske kan udvikle sig. Kollegerne skal synliggøre sig således, at den berørte medarbejder kan bede om hjælp, hvis denne skønner, at der er brug herfor. Da der er tale om meget forskellige arbejdssteder, vil det være op til de enkelte arbejdssteder, nærmere at lave aftaler herom. Ved akut brug for hjælp: Brug alarmknap hvor dette er muligt Tilkald hjælp fra kolleger Ring 1-1-2 EFTER - Hvis skaden er sket: Tilkaldelse af politi ring 1-1-4 eller 87 31 14 48 Skønnes situationen at være af et omfang man ikke selv kan magte, tilkaldes politiet. Direktionen orienteres umiddelbart herefter. Hjælp fra kolleger Det er en kollegial opgave at bistå hinanden i tilfælde af oplevelse af grænseoverskridende adfærd. Kolleger og ledelse tager umiddelbart ansvar for den ramte, således at kolleger yder førstehjælp og der tages ledelsesmæssigt stilling til anden hjælp eventuelt psykolog m.v. Når der er behov for hjælp, kan det være vigtigt at tage højde for følgende: Lad ikke den ramte person være alene Find et roligt sted Skab ro og tryghed Vær tydelig uden at være omklamrende Lad personen fortælle hvad der er sket gerne mange gange Lyt og spørg for at få personen til at fortælle Bagatelliser eller kritiser ikke Vurder, om der skal tages initiativ til at familie og pårørende bliver kontaktet Vurder, om personen skal følges hjem, og om pågældende må være alene det første døgn 3
Hvem skal hjælpe? Når man står i en krisesituation, er det vigtigt at føle sig tryg, og områdeudvalget opfordrer derfor til, at de enkelte medarbejdere tager stilling til, hvilke kolleger man gerne vil have, skal tage hånd om en efter en krisesituation. Herudover opfordrer områdeudvalget til, at man i de enkelte afdelinger laver pårørendelister, således at man ved, hvem der skal underrettes efter en evt. krisesituation. Krisehjælp Der sikres om nødvendigt krisehjælp gennem kontakt til psykologer. Det er den enkelte afdeling, der afholder udgiften til krisehjælp. Forsikringsmedarbejderen i direktionssekretariatet kan kontaktes på tlf. 89 59 10 13. Registrering, anmeldelse og opfølgning: Al grænseoverskridende adfærd skal registreres og straks videregives til nærmeste leder eller leder, som er til stede. Lederen orienterer forsikringsmedarbejderen i direktionssekretariatet på tlf. 89 59 10 13. Hvad skal registreres? Det er vigtigt, at den berørte medarbejder samt eventuelle vidner så hurtigt som muligt skriver ned, hvad der er sket, samt hvor og hvornår det er sket. Det er vigtigt, at det sker så hurtigt som muligt, da det er nemmere præcist at huske, hvad der er sket kort tid efter selve hændelsen. Hvis den grænseoverskridende adfærd sker på sociale medier eller lign. er det vigtigt straks at dokumentere adfærden, da der er tale om flygtige medier, hvor ytringer kan fjernes igen. Brug skærmprint eller anden fysisk dokumentation. Hvorfor skal grænseoverskridende adfærd registreres? Der er flere grunde til, at grænseoverskridende adfærd skal registres. Registreringen sker, således at ledelsen har en mulighed for at følge op på omfanget af grænseoverskridende adfærd og iværksætte yderligere forebyggende tiltag. Der registreres for at skabe tryghed for medarbejderne. Da alle medarbejdere er forskellige, er det ikke sikkert, at en isoleret episode medfører problemer for medarbejderen, men ved at der sker en registrering, kan dette hjælpe med til, at dokumentere en evt. senere psykisk arbejdsskade. Registreringen kan hjælpe medarbejderen til senere at kunne huske selve hændelsesforløbet i forbindelse med et retsligt efterspil. Anmeldelse Ledelsen anmelder altid fysisk vold til politiet. Anden anmeldelse skal alene ske, hvis der er sket noget ulovligt. Det er i den forbindelse vigtigt at sondre mellem, om der er sket noget ulovligt eller noget ubehageligt, da det kun er det ulovlige, der skal anmeldes til politiet. De ubehagelige hændelser registreres internt i forbindelse med registrering af grænseoverskridende adfærd. Særligt i forbindelse med trusler kan der opstå tvivl om, hvad der er ulovligt. Direktionssekretariatet & HR er behjælpelig med at vurdere hvad der er ulovligt. Årsagen hertil kan være, at mange udtalelser opfattes som trusler, uden at de kan betragtes som trusler i straffelovens forstand. 4
Opfølgning Ledelsen følger op på en hændelse gennem samtaler med den berørte medarbejder, og der tages stilling til, hvilke forholdsregler der efterfølgende skal gælde for den person, der har udøvet den grænseoverskridende adfærd. Ledelsen orienterer om fornødent den ramtes kolleger. Områdeudvalget drøfter årligt de gældende retningslinjer og der følges i den forbindelse op på omfanget af registreringer med henblik på yderligere forebyggende tiltag. Særligt om generelle trusler: Der kan indgå generelle trusler, som kan berøre flere afdelinger f.eks. bombetrusler, terrortrusler el. lign. Der skal udarbejdes en fælles handleplan til håndtering af disse situationer. Direktionssekretariatet er ansvarlig for udarbejdelsen. Der kan være behov for lokale tiltag Da der er tale om meget forskellige afdelinger under områdeudvalget for administrationen, vil det være nødvendigt, at der i de lokale MED-udvalg vedtages særlige regler. Det kan f.eks. være: At medarbejderen skal vurdere, om der er særlige forholdsregler, der skal tages, f.eks. i forhold borgergrupper med særlige udfordringer og problematikker. At der på visse kontorer f.eks. i jobcentret, udbetalingscentret og opkrævningen er installeret alarmknap. At der aftales særlige retningslinjer for medarbejdere, der arbejder ude af huset. Områdeudvalget opfordrer de lokale MED-udvalg til, at de ser på, om der for det enkelte udvalg skal gælde yderligere retningslinjer. Kommunikation i forbindelse med aktuelle episoder Der kan opstå episoder, hvor det er nødvendigt at etablere særlige ordninger i en periode eksempelvis vagter, låste døre mv. I forbindelse med en sådan særlig ordning er det vigtigt, at der kommunikeres klart ud omkring dette særligt for at undgå utryghed, men også for at sikre at alle har de korrekte oplysninger om ordningen. Den ansvarlige leder skal derfor sørge for, at der kommunikeres klart ud til alle medarbejdere både når en ordning etableres, men det kan også være nødvendigt, at der kommunikeres ud når ordningen ophører. 5
1 Stress politik. Formål. Af Norddjurs Kommunes arbejdsmiljøpolitik fremgår det, at kommunen overordnet ønsker at skabe arbejdsglæde og trivsel på arbejdspladsen, gennem høj prioritet af arbejdsmiljøet i dagligdagen. På administrationsbygningen i Glesborg betyder det udarbejdelse af en stress politik, hvor målet er: at forebygge stressrelaterede forhold at have en handleplan i forhold til håndtering af stress at alle skal have en udvidet opmærksomhed på stress symptomer og reaktioner Definition Stress er et resultat af den enkeltes oplevelser, tolkninger og reaktioner på forhold og begivenheder i arbejdsliv, privatliv og generelle livssituation. Der opleves en ubalance mellem de krav, man oplever situationen stiller til en, og de evner og ressourcer man umiddelbart har til rådighed til at håndtere situationen. Stress kan antage to hovedformer: Akut stress er den stress der opstår, når vi kortvarigt er udsat for øget pres, men vi er i stand til at håndtere de ting, der påvirker os eller fjerne os fra den stressfremkaldende situation. Kronisk stress opstår, når vi er i pressede situationer over længere tid, hvor vi hverken kan gøre noget ved presset eller fjerne os fra det. Identificering af stress. Begyndende stress kan være vanskelig at give sikre identifikationsredskaber til, da der kan være mange varierende tegn. Også ydre faktorer som alder, køn, private livs omstændigheder og arvelige forhold kan spille ind. De vigtigste tegn vil derfor være forandringer hos en selv, en kollega eller leder, ofte i form af : Fysiske stress symptomer som f. eks. søvnløshed, hovedpine, svedeture, træthed, svimmelhed og hjertebanken. Psykiske stress symptomer som f.eks. dårlig koncentrationsevne, hukommelsesbesvær, angst, ændret stemningsleje/humør, og depression. Adfærdsmæssige stress symptomer som f.eks. rastløshed, øget forbrug af stimulanser, undvigende social kontakt. Andre identifikationsmuligheder: Undersøge det psykiske arbejdsmiljø hvert år ved hjælp af spørgeskema Medarbejder Udvikling Samtale(MUS) Bearbejdning af sygefraværs statistik
2 Forebyggelse af stress. Den bedste forebyggelse af stress er åbenhed og opmærksomhed omkring emnet. Det er også vigtigt, at der er mulighed for at tale sammen om stress i afdelingen. Andre forebyggende metoder vil være Medarbejder Udviklings Samtale (MUS) Handleplaner ud fra Arbejdspladsvurdering (APV). Løbende dialog om arbejdsprocesser, kompetencer og opgavemængde. Mulighed for kompetenceudvikling Højt informationsniveau i afdelingen Mulighed for supervision Fokus på godt psykisk arbejdsmiljø Opmærksomhed på hinandens trivsel Oplevelse af mening i arbejdet se sammenhænge og formål. Håndtering af stress. Håndtering af stress er et fællesansvar i afdelingen. Der er både et lederansvar, et medarbejder ansvar og et individuelt ansvar. Lederen har ansvar for at tage hånd om en medarbejder, så snart der udvises tegn på stress. Lederen har ansvar for at udarbejde en handleplan og eventuelt iværksætte psykologbistand til den stressramte. Medarbejderne har ansvar for at tale med den stressramte om problematikken og sammen tage kontakt til TR, arbejdsmiljørepræsentant eller afdelingens leder. Den enkelte har også selv et ansvar for at kontakte kollega, TR, arbejdsmiljørepræsentant eller leder med henblik på at få afbalanceret situationen. Den enkelte må overveje at sænke eget ambitionsniveau, og sige hensigtsmæssigt til og fra i forhold til arbejdsopgaver/ressourcer. Skole- og dagtilbudsafdelingen
3
Ved etablering af distancearbejdspladser og hjemmeadgang 1. Indledning. I nærværende er anført de bestemmelser, der er gældende i forbindelse med etablering af distancearbejdspladser vedrørende anvendelse af pc-arbejdspladser udenfor Norddjurs Kommunes lokationer med adgang til kommunens netværk, herunder også politikerarbejdspladser. Da distancearbejdspladser befinder sig udenfor Norddjurs Kommunes vante rammer, og således opbevares i et ureguleret område, stilles der særlige krav til anvendelsen og sikringen af den type enheder. Brugerne skal derfor være særlig opmærksomme omkring lagring af data og håndteringen af udskrifter fra centrale systemer. 2. Definitioner. I nærværende skelnes der mellem distancearbejdsplads og hjemmeadgang. Ved en distancearbejdsplads forstås en arbejdsplads udenfor Norddjurs Kommunes lokationer med adgang til kommunens netværk. Distancearbejdspladsen kan bestå af enten en stationær PC, en bærbar PC, en tablet, en hybrid, en smartphone eller lignende. Ved en hjemmeadgang forstås, at en medarbejder får adgang til Norddjurs Kommunes netværk via en elektronisk adgangsnøgle, men benytter sig at sit private IT-udstyr. NB: Der er i ingen af tilfældene tale om en hjemmearbejdsplads i overenskomstmæssig forstand. 3. Hvem kan få en distancearbejdsplads. Formålet med at etablere en distancearbejdsplads er at give en medarbejder mulighed for en mere fleksibel afvikling af arbejdsopgaverne.
Beslutning om hvilke medarbejdere der kan få en distancearbejdsplads foretages af aftaleholderen. Aftaleholderen, eller den medarbejder, aftaleholderen har uddelegeret opgaven til, fremsender bestillingen til IT-afdelingens indkøbsportal, der herefter foretager diverse indkøb mv. 4. Distancearbejdspladsen. Som altovervejende hovedregel vil godkendelse af en distancearbejdsplads for en medarbejder basere sig på at medarbejderen har arbejdsopgaver, hvor det er relevant undertiden at have mulighed for at arbejde fra anden lokalitet end medarbejderens faste arbejdsplads hos Norddjurs Kommune. Norddjurs Kommune betaler udgifterne til det udstyr, der vurderes at være relevant for den pågældende medarbejder. Det er bestilleren (aftaleenheden) der afholder udgifterne til etableringen og driften af distancearbejdspladsen Følgende bestemmelser gælder for distancearbejdspladser: 4.1.Adgang til netværk og data. Som udgangspunkt vil en bruger med udstyr stillet til rådighed for en distancearbejdsplads få tildelt samme rettigheder til netværket og kommunens data som medarbejderen har på arbejdspladsen i Norddjurs Kommune. Når distancearbejdspladsen forlades skal den derfor sikres mod uautoriseret adgang. Som minimum skal der logges af Norddjurs Kommunes netværk, men det anbefales at enheden helt slukkes. 4.2.Fysisk sikkerhed Udstyret til distancearbejdspladsen skal opbevares på forsvarlig vis. Det vil bl.a. sige, at man ikke forlader sit hjem ulåst, og at udstyret ikke efterlades i køretøjer eller på anden måde uden opsyn. 4.3.Udskrivning Når udskrivning sker udenfor Norddjurs Kommunes fysiske lokaliteter, skal du være opmærksom på, at papir der indeholder fortrolige og/eller personhenførbare data aldrig må bortskaffes med det almindelige husholdningsaffald eller afleveres til genbrug. Disse fortrolige dokumenter skal makuleres eller medtages på arbejdspladsen, der sikrer makuleringen. 4.4.Sikkerhedskopiering
Norddjurs Kommune foretager dagligt sikkerhedskopiering af alle data som er gemt på kommunens centrale servere. Det er derfor vigtigt at alle arbejdsrelaterede data gemmes på disse. Der må ikke gemmes fortrolige data og/eller personhenførbare data på enheden. 4.5.Udstyret til distancearbejdspladsen. Der skal ske registrering af det udleverede udstyr, og da det er Norddjurs Kommunes ejendom skal udstyret tilbageleveres ved ophør af ansættelsesforholdet. Ved anvendelsen af udstyret gælder principielt de samme regler som for Norddjurs Kommunes øvrige it-udstyr. Den enkelte medarbejder skal således sikre, at informationssikkerhedspolitikken overholdes. Der stilles ikke særlige krav til indretningen af boligen, men følgende regler skal overholdes: Udstyret skal altid opbevares forsvarligt. Det vil bl.a. sige at man ikke forlader sit hjem ulåst samt at udstyret ikke efterlades i køretøjer eller uden opsyn. Der må ikke ændres på Pc ens sikkerhedsindstillinger Pc en er forsynet med et antivirussoftwareprogram, som løbende opdateres ved opkoblingen til Norddjurs Kommunes netværk. Virusscanningen skal derfor altid være aktiveret. Der må aldrig gemmes fortrolige data og/eller personhenførbare data på PC en. Disse gemmes på kommunens centrale servere. 5. Hjemmeadgang. Hovedreglen er at Norddjurs Kommune stiller nødvendigt udstyr til rådighed når en medarbejder tildeles adgang til kommunens netværk. Der kan alternativt etableres en hjemmeadgang dvs. at en medarbejder får adgang til Norddjurs Kommunes netværk via Citrix (Netscaler) på privat udstyr tilhørende medarbejderen. Dette giver mening, når behovet for en egentlig distancearbejdsplads ikke er tilstede, men hvor der er behov for en vis fleksibilitet. Hjemmeadgang kan etableres enten via en direkte datalinje, eller via en Citrix opkobling. Når medarbejderens PC er opkoblet på Norddjurs Kommunes netværk, gælder principielt de samme retningslinjer som for almindelige arbejdspladser (herunder distancearbejdspladser) i Norddjurs Kommune. Der er dog følgende særlige opmærksomhedspunkter:
Det er ikke tilladt for medarbejderen at overlade den private PC til andre, når den er opkoblet på Norddjurs Kommunes systemer Det er ikke tilladt at overdrage password/adgangskode til andre Der må aldrig gemmes kommunale data på den private PC der har hjemmeadgang 6. Ikrafttræden. Dette dokument erstatter de tidligere gældende retningslinjer fra og med d. 12. maj 2014.
Retningslinjer om arbejdstid og fleksibel arbejdstid 2. udgave Oprindeligt lavet i HR-afdelingen den 14. november 2006 og 20. september 2007. Retningslinjerne er sammenskrevet af HR-afdelingen forår 2013 og godkendt af områdeudvalget for administrationen den 4. juni 2013.
Disse retningslinjer gælder for alle administrative medarbejdere i administrationen i Norddjurs Kommune. Arbejdstid Arbejdstidsnorm: Den ugentlige arbejdstid, der som hovedregel fordeles på ugens 5 første dage, er 37 timer pr. uge inkl. spisepause. For fuldtidsbeskæftigede inkluderer arbejdstiden ½ times daglig spisepause. For deltidsbeskæftigede inkluderer arbejdstiden ½ times daglig spisepause, hvis beskæftigelsen er mere end 4 timer pr. dag. Medarbejderne står til rådighed i spisepausen. Normalarbejdstiden er følgende: Mandag onsdag kl. 8.00 15.40 Torsdag kl. 8.00 17.00 Fredag kl. 8.00 13.00 Åbningstiden er følgende: Mandag onsdag kl. 8.30 15.00 Torsdag kl. 8.30 17.00 Fredag kl. 8.30 12.00 Telefontiden svarer til åbningstiden. Der kan aftales undtagelser. Kontorerne skal være bemandede i åbningstiden. Udenfor åbningstiden kan medarbejderne frit placere deres arbejdstid. Det skal understreges, at det ikke skal være kutyme, at der planlægges faste ugentlige møder udenfor åbningstiden, men der kan være afdelinger, hvor der ikke er andre muligheder. Man kan ikke pålægge medarbejderne møder uden for normalarbejdstiden. Dette skal aftales. Pauser Der er en betalt kaffepause torsdag eftermiddag af max. 15 minutters varighed. Lukkedage Administrationen er lukket mellem jul og nytår, dagen efter Kristi Himmelfartsdag samt hele 1. maj og Grundlovsdag. De ansatte afvikler ferie eller afspadsering. Nogle medarbejdere kan være nødsaget til at arbejde enkelte af disse lukkedage. Juleaftensdag og nytårsaftensdag er fridage. De respektive overenskomsters arbejdstidsbestemmelser følges med hensyn til øvrige fridage. Det vil i de fleste tilfælde betyde, at 1. maj og Grundlovsdag er fridage fra kl. 12. 1
Fleksibel arbejdstid De administrative medarbejdere i Norddjurs Kommune, der arbejder i administrationen og som er omfattet af højeste tjenestetid, har, i det omfang det er foreneligt med de opgaver de skal varetage, fleksibel arbejdstid. Enkelte medarbejdergrupper kan være helt eller delvist udelukket fra den fleksible arbejdstid, hvilket aftales i det enkelte tilfælde med nærmeste leder. Der er flekstid indenfor nærmere aftalte rammer. Inden for den fleksible arbejdstid er muligheden for at arbejde hjemme tilstede, hvilket kan ske efter aftale med nærmeste leder, når arbejdsopgaverne egner sig hertil. Hvis medarbejderne ønsker at flekse/afspadsere i åbningstiden, skal aftale træffes med kolleger og nærmeste leder, så det sikres, at kontoret er bemandet. Dette gælder også, hvis man ønsker at ryge, da det i følge personalepolitikken ikke er tilladt at ryge i arbejdstiden. Den enkelte medarbejder er ansvarlig for at overholde den fastsatte arbejdstidsnorm ved selvregistrering af timer. Ved konstateret manglende overholdelse/misbrug af den fleksible arbejdstid kan ordningen inddrages for den enkelte medarbejder, som så vil få pålagt at arbejde i overensstemmelse med normalarbejdstiden. Har en medarbejder opsparet mere end 37 timer eller er i underskud med mere end 10 timer, skal pågældende tage kontakt til sin leder for at aftale afvikling/indhentelse. Overarbejde: Ved overarbejde forstås alene beordret merarbejde, som altid skal aftales med nærmeste leder. Honorering sker efter gældende overenskomst. Ved beordret overarbejde føres særskilt regnskab. Overarbejde kan tidligst påbegyndes ved normalarbejdstidens ophør. 2