Talegenkendelse. På vej mod en tidstro journal

Talegenkendelse På vej mod en tidstro journal

2 / region syddanmark / Talegenkendelse på vej mod en tidstro journal ISBN: 978-87-92217-44-8 Redaktion: Morten Bruun-Rasmussen, Lone Tynan Grafik: Syddansk Sundhedsinnovation Oplag: 600

Talegenkendelse på vej mod en tidstro journal / region syddanmark / 3 Indhold 4 6 10 12 14 16 20 Forord Talegenkendelse til EPJ: Et bidrag til en tidstro journal Implementering af talegenkendelse på Sygehus Lillebælt Talegenkendelse ja, det virker Talegenkendelse for alle? Talegenkendelse hvad skal lægesekretærerne så lave? Talegenkendelse i Region Syddanmark - hvad er status og hvad er de næste skridt?

4 / region syddanmark / Talegenkendelse på vej mod en tidstro journal Forord Direktør Peder Jest, OUH Odense Universitetshospital Svendborg Sygehus Denne publikation er udgivet af styregruppen for talegenkendelse i Region Syddanmark, som et led i at udbrede kendskabet til talegenkendelse som et vigtigt værktøj, der kan bruges af lægerne og andre sundhedspersoner til at sikre, at patientbehandlingen dokumenteres tidstro. Publikationen bygger på erfaringerne i Sygehus Lillebælt. Sygehus Lillebælt har arbejdet med talegenkendelse i mere end 10 år og er pionererne i det danske sundhedsvæsen på dette område. Indsæt billede I publikationen beskrives nogle lægers og lægesekretærers oplevelse af brugen af talegenkendelse. Hensigten er at øge kendskabet til talegenkendelse, samt at synliggøre nogle af de fordele og ulemper, som skal overvejes, når flere af Region Syddanmarks sygehuse ønsker at indføre talegenkendelse. Styregruppen for talegenkendelse håber, at publikationen kan bidrage til en bredere forståelse af talegenkendelsesteknologien, og de organisatoriske udfordringer som implementeringen af teknologien medfører, og at den kan sikre en god debat og meningsudveksling på et fælles grundlag. Publikationen er en af mange aktiviteter i et regionalt projekt, som har til formål at klargøre udbredelse af talegenkendelse til de sygehuse eller afdelinger, som beslutter at anvende denne teknologi. Peder Jest, Direktør, OUH Odense Universitetshospital Svendborg Sygehus

Talegenkendelse på vej mod en tidstro journal / region syddanmark / 5 Talegenkendelse er en teknik der, med anvendelse af specialudviklet software, kan analysere lydprofiler i det talte sprog. Ved hjælp af et bibliotek med lydprofiler, kan det talte sprog omsættes til tekst, som efterfølgende kan redigeres af brugeren. Softwaren benytter sig altså af en viden om kontekst. En kontekst kan være patologers fagsprog. Her vil lydprofilen være anderledes end hos radiologers fagsprog eller hverdagssprog. Indsæt billede 88

6 / SYDDANSK region syddanmark SUNDHEDSINNOVATION / Talegenkendelse / TALEGENKENDELSE på vej mod - PÅ en VEJ tidstro MOD EN journal TIDSTRO JOURNAL TGK til COSMIC EPJ - et bidrag til den tidstro journal Talegenkendelse kan også anvendes til tale styring, hvor brugeren med det talte sprog kan give kommandoer til at navigere rundt i COSMIC Indsæt billede

TALEGENKENDELSE Talegenkendelse - PÅ VEJ MOD på EN vej TIDSTRO mod en JOURNAL tidstro / journal SYDDANSK / SUNDHEDSINNOVATION region syddanmark / 7 Adm. sygehusdirektør Niels Nørgaard Pedersen, OUH Odense og Svendborg Universitetshospital Svendborg Sygehus Sygehus Et bidrag til den tidstro journal En tidstro og effektiv dokumentation af patientbehandlingen er en forudsætning for at indfri flere af målsætningerne i det danske sundheds- og sygehusvæsen. Det gælder f.eks. i arbejdet med patientsikkerhed og flow i patientforløb. Når dokumentationen er tidstro kan andre sundhedspersoner bidrage til behandlingen på grundlag af de seneste faktuelle oplysninger om patientens tilstand. Vi skal på sygehusene arbejde på mange fronter for at nå dertil. På sygehusene i Region Syddanmark er vi bl.a. i gang med at give vores COSMIC-dokumentation et serviceeftersyn, hvor vi kigger på indhold, gentagelser, klinisk overblik og omfang. I andre spor arbejdes der med automatisk dataopsamling og mobile løsninger. Og for nylig er talegenkendelse blevet en mulighed i vores COSMICjournal. Talegenkendelse er et, blandt flere værktøjer, som kan bidrage til at realisere målet om en tidstro journalføring. Talegenkendelse kan bidrage til at behandlingen dokumenteres og kvalitetssikres i en og samme arbejdsgang og medens oplysningerne er i frisk erindring. I mange patientforløb, vil der være stor gevinst ved, at journalen er opdateret umiddelbart efter de kliniske hændelse har fundet sted. Med en tidstro journal vil der ikke opstå unødig ventetid og mulige fejl, fordi dokumentationen ikke er til stede, og der vil derfor være store gevinster for både patient, sygehus og de kolleger og samarbejdspartnere, der er afhængig af den kliniske dokumentation. Med talegenkendelse bliver tiden fra den kliniske hændelse til dokumentationen foreligger kortere - ja umiddelbar, når lægen eller anden sundhedsperson i den samme arbejdsgang kvalitetssikre og godkender det, som skal dokumenteres i journalen. Der skal ikke bruges tid på, at dokumentationen skal frem til sekretærens bord for at blive skrevet og tilbage til lægen igen til gennemlæsning og godkendelse. Skriveopgaven bliver altså betydeligt mindre for lægesekretærerne, hvilket erfaringer viser kan frigive ressourcer til andre påtrængende opgaver i sygehuset. Med vores traditionelle dikteringsløsninger er der ingen tvivl om, at vi for lægerne har haft et nemt og hurtigt redskab. Det er det man forsøger at bygge videre på med talegenkendelse. Fortsættes på næste side Indsæt billede Adm. sygehusdirektør Adm. sygehusdirektør Niels Nørgaard Pedersen, OUH Odense Niels Universitetshospital Svendborg Pedersen, Sygehus OUH og Nørgaard Svendborg Sygehus Med talegenkendelse vil vil lægerne kunne diktere online, hvilket betyder, at at talen bliver konverteret til til tekst tekst med med det samme. det samme. Resultatet er færre og og hurtigere arbejdsgange, der betyder betyder en tidstro en tidstro opdatering opdatering af patientens af journal patientens journal

8 // SYDDANSK region syddanmark SUNDHEDSINNOVATION / Talegenkendelse / TALEGENKENDELSE på vej mod - PÅ en VEJ tidstro MOD EN journal TIDSTRO JOURNAL En tidstro journal kan betyde en bedre kvalitet i behandlingen, samt et En tidstro journal kan betyde en bedre kvalitet i behandlingen samt et hurtigere patientforløb hurtigere patientforløb I de første versioner var der udfordringer, men de seneste år har der været arbejdet på at udvikle teknologien for at gøre det nemmere at bruge og med høj genkendelse af det talte i de de fleste specialer. Erfaringer viser også, at den tid lægen umiddelbart skal bruge på dikterings-/ TGK-opgaven ikke bliver mindre, da der skal gennemlæses og godkendes i samme arbejdsgang. I et bredere perspektiv skal det dog holdes op imod patientkvaliteten og gevinsterne ved et effektivt patientflow. I dag benyttes talegenkendelse i alle regioner, og i Region Syddanmark i alle radiologiske afdelinger, alle patologiske afdelinger, samt i alle kliniske afdelinger på Sygehus Lillebælt. Da talegenkendelse bryder med de eksisterende arbejdsgange viser erfaringerne, at det kræver samarbejde mellem ledelse og medarbejdere, når der skal flyttes arbejdsopgaver og ændres kultur. Det forhold, at en større del af den traditionelle skriveopgave forsvinder, kræver tilpasning, justerede opgaver og omstilling for lægesekretærerne. I det arbejde skal der være fokus på, at vores sekretærer har kompetencer, der kan bringes i spil i andre dele af patientopgaven, som f.eks. IT, registrering, styring af patientforløb, patientvejledning mv. Region Syddanmark har anskaffet en løsning, der gør det muligt for de øvrige sygehuse at tage talegenkendelse i brug til COSMIC. I regionen har vi aftalt, at det regionale talegenkendelsesprojekt gennemfører et pilotprojekt pilotprojekt på på hver hver af af sygehusenhederne, sygehusenhederne, hvorefter hvorefter det bliver det op bliver til de op sygehusenheder, til de sygehusenheder, der ikke der har ikke talegenkendelse har talegenkendelse i dag, at i dag, tage at stilling tage stilling til, hvorledes til, hvorledes talegenkendelse talegenkendelse skal skal tages tages i brug brug på på det det enkelte enkelte sygehus. sygehus. Lad Lad os os i den den proces proces huske huske på på det det overordnede overordnede mål mål om om en tidstro en tidstro og effektiv og effektiv dokumentation, dokumentation, og og at at der der er er flere flere spor spor til til målet, målet, som som f.eks. f.eks. at at den den yngre yngre læge læge (eller (eller erfarne), erfarne), der der er er hurtig hurtig ved ved tastaturet, tastaturet, selvfølgelig selvfølgelig skal skal have have mulighed mulighed for for at at bruge bruge det. det. Niels Nørgaard Petersen, Adm. sygehusdirektør Odense Universitetshospital OUH og Svendborg Sygehus

TALEGENKENDELSE Talegenkendelse - PÅ VEJ MOD på EN vej TIDSTRO mod en JOURNAL tidstro / journal SYDDANSK / region SUNDHEDSINNOVATION syddanmark / 9

10 / SYDDANSK region syddanmark SUNDHEDSINNOVATION / Talegenkendelse / TALEGENKENDELSE på vej mod - PÅ en VEJ tidstro MOD EN journal TIDSTRO JOURNAL Implementering af TGK på Sygehus Lillebælt Projektleder Aase Andreasen, IT-afdelingen Sygehus Lillebælt At indføre talegenkendelse, er som at poppe popcorn: Nogle "popper" med det samme Andre "popper" efter lidt tid De sidste "popper aldrig" Hvor svært kan det være at tale ind i en diktafon? For nogle er det rigtig svært! Det handler nemlig om meget mere end "bare" at diktere. Indførelsen af talegenkendelse er ikke kun implementering af en ny it-teknologi, Det er i lige så høj grad et forandringsprojekt, som ændrer på den traditionelle måde at dokumentere behandlingen i patientens journal. Lægernes brug af talegenkendelse flytter på den traditionelle opgavefordeling med lægesekretærerne og for nogle falder denne ændring naturligt, medens det for andre er en større omstillingsproces. 10 år med TGK Talegenkendelse blev implementeret i den første afdeling på Sygehus Lillebælt i januar 2005. Som ovenstående metafor antyder, virker teknikken fint for nogle - men ikke for alle, Efter 10 års brug giver brugen af talegenkendelse stadig anledning til diskussion. Erfaringerne med talegenkendelse er mange. På den ene side giver brugen af talegenkendelse nogle helt åbenlyse gevinster, på den anden side, er der en gruppe brugere, som ikke ubetinget er begejstret for at bruge talegenkendelse eller for den sags skyld at skulle skrive selv. Man møder ikke to læger, som har den samme udlægning af, hvordan talegenkendelse fungerer. Det skyldes formentligt, at talegenkendelse er den mest individuelt baserede it-teknologi på sygehuset, og at "samarbejdet" mellem bruger og system har stor betydning for slutresultatet - altså hvor god er den talte tekst i journalen og hvor meget skal lægen rette selv med brug af tastatur og mus. Det tager tid Tidsforbruget er den helt store udfordring for nogle brugere. Det tager tid at læse korrektur på journalnotaterne, og især tager det tid at rette fejl, og ord, som ikke er blevet genkendt korrekt. Tid, som er svær at finde i en travl hverdag. Det er dog værd i starten at afsætte den fornødne tid, da forbedring af den personlige talegenkendelsesprofil sker over tid. Forbedringerne sker ikke ved kun at diktere notater, men forbedringen sker også ved at være meget omhyggelig med at rette forkert genkendte ord. Det er på den måde systemet lærer, hvordan brugerens lyde skal omsættes til ord. Hvis denne opgave nedprioriteres, vil det

TALEGENKENDELSE Talegenkendelse - PÅ VEJ MOD på EN vej TIDSTRO mod en JOURNAL tidstro / journal SYDDANSK / SUNDHEDSINNOVATION region syddanmark / 11 n tidstro journal kan de en bedre kvalitet handlingen, samt et tigere patientforløb sygehusenheiver op til de sygear talegenken- Projektleder Aase Andreasen IT-Afdelingen Sygehus Lillebælt betyde, at genkendelsen ikke forbedres. Nogle synes det er svært og henviser til, at patienterne sidder i venteværelset og venter. betyde, at genkendelsen ikke forbedres. En Nogle anden synes faktor, det er som svært kan og skabe henviser problemer at patienterne for brugerne, sidder baggrundsstøj. i venteværelset Ofte og til, sker venter. diktering i støjfyldte lokaler, telefoner der ringer, kollegaer der taler. Alt sammen En anden noget, faktor, som også kan skabe er med problemer genkendelsen brugerne, er baggrundsstøj. og skabe fejl, som Ofte til at forring brugeren sker diktering skal bruge i støjfyldte tid på lokaler, at rette. telefoner der set ringer, burde kollegaer diktering foregå der taler. i lokaler, Alt Optimalt hvor sammen der er noget, ro - men som den også optimale er med til verden forring findes genkendelsen ikke. og skabe fejl, som at brugeren skal bruge tid på at rette. Optimalt set så burde talegenkendelse diktering foregå alligevel? i lokaler, Hvorfor Hvorfor hvor der er det ro - så, men at den det alligevel optimale giver verden mening findes ikke. at anvende talegenkendelse? For det første er der en stor gruppe, som bruge Hvorfor så talegenkendelse dagligt, alligevel? og for hvem, Hvorfor det er fungerer det så, at rigtig det alligevel godt. For giver disse brugere mening at er anvende talegenkendelse talegenkendelse? blevet en For naturlig det første del af er at der dokumentere stor gruppe, patientbehandlingen bruge talegenkendelse i journalen. dagligt, Uanset om og for man som tilhører hvem, det den fungerer ene eller rigtig den godt. anden For af disse ovenstående brugere er talegenkendelse grupper, er der blevet ingen en tvivl om, naturlig de del gevinster af at dokumentere talegenkendelse patientbehandlingen i journalen. Uanset om man tilhører den ene eller den anden af ovenstående grupper, er der ingen tvivl om, at de gevinster talegenkendelse giver, er til gavn for den enkelte patient og andre sundhedspersoner, som er involveret i patientens forløb. Talegenkendelse bidrager til en tidstro journal. En tidstro journal letter samarbejdet med og overlevering af information til andre kolleger eller afdelinger. Der kan hurtigere tages giver, beslutninger, er til gavn og for beslutninger den enkelte kan patient tages og på et andre opdatere sundhedspersoner, grundlag. Gevinsten som er involveret ligger altså i patientens ikke nødvendigvis forløb. hos den Talegenkendelse enkelte bruger af bidrager talegenkendelse, til en tidstro men i journal. det samlede En tidstro patientforløb. journal letter samarbejdet med og overlevering af information En ikke til andre uvæsentlig kolleger "sidegevinst" eller afdelinger. ved Der talegenkendelse kan hurtigere er, tages at lægesekretærerne beslutninger, og beslutninger får frigivet tid, kan når tages de ikke på et skal opdatere skrive grundlag. journalnotater, Gevinsten således ligger at de altså vil kunne ikke nødvendigvis udføre andre administrative hos den enkelte opgaver. bruger af Der talegenkendelse, er fortsat mange men - og måske i det samlede også mere patientforløb. spændende - arbejdsopgaver for lægesekretærgruppen. En ikke uvæsentlig "sidegevinst" ved talegenkendelse Lessons learned er, at lægesekretærerne får Hvorfor frigivet er det tid, så når svært de ikke at skal skrive journalnotater, indføre talegenkendelse? således at Og de vil kunne udføre kan vi få andre den sidste administrative gruppe til opgaver. Der er at "poppe"? fortsat mange Der findes - og måske nok også mere spændende ikke et entydigt - arbejdsopgaver svar på dette. for lægesekretærgruppen. Talegenkendelse er en teknologi, som giver nogle Lessons mærkbare learned gevinster - det må Hvorfor der ikke herske det så tvivl svært om. at Men indføre talegenkendelse? det kræver både Og tid kan og vi tålmodighed til at hos "poppe"? nogle brugere, Der findes nok få den sidste gruppe ikke hvor et ledelsens entydigt opbakning svar på dette. TALEGENKENDELSE - PÅ VEJ MOD EN TIDSTRO JOURNAL til indførelse af systemet er en forudsætning. "Ildsjæle" fra brugernes egne faggrupper kan, som i mange andre projekter være med til at bane vejen, støtte brugerne og skabe forståelse for indførelse af teknologien. Hvis man forventer at være "kørende" og have en god genkendelse fra den første dag, risikerer man at blive skuffet. Det lykkes for nogle, men en del skal bruge mere tid. Talegenkendelse Tid er en mangelvare er en i teknologi, alle afdelinger, som giver men det nogle er mærkbare noget af det, gevinster der skal - til, det så må der nye ikke brugere herske tvivl har mulighed om. Men det for at kræver få både indarbejdet tid og tålmodighed gode arbejdsvaner hos nogle høj brugere, genkendelsesgrad. hvor ledelsens opbakning til indførelse af systemet er en forudsætning. "Ildsjæle" Forandringerne fra brugernes i de traditionelle egne faggruppegange, kan, som en i mange følge af andre talegenkendelser projekter arbejds- være er langt med større til at end bane f.eks. vejen, at støtte implementere EPJ. og skabe Det er forståelse vigtigt at holde for indførelse fokus på brugerne af formål teknologien. og gevinster, og hvorfor det giver mening at indføre / SYDDANSK talegenkendelse. SUNDHEDSINNOVATION / 9 Hvis man forventer at være "kørende" og have en god genkendelse fra den første dag, risikerer man at blive skuffet. Det lykkes for nogle, men en del skal bruge mere tid. Tid er en mangelvare i alle afdelinger, men det er noget af det, der skal til, så de nye brugere har mulighed for at få indarbejdet gode arbejdsvaner og høj genkendelsesgrad. Forandringerne i de traditionelle arbejdsgange, som en følge af talegenkendelser er langt større end f.eks. at implementere EPJ. Det er vigtigt at holde fokus på formål og gevinster, og hvorfor det giver mening at indføre talegenkendelse.

12 // region SYDDANSK syddanmark SUNDHEDSINNOVATION / Talegenkendelse / TALEGENKENDELSE på vej mod - en PÅ tidstro VEJ MOD journal EN TIDSTRO JOURNAL Talegenkendelse - ja, det virker Før indførelse af TGK brugte sekretærerne 36% af deres tid på skriveopgaver. Samtidigt med indførelsen af talegenkendelse skar man ned på sekretærbemandingen til skriveopgaver Indsæt billede

TALEGENKENDELSE Talegenkendelse - PÅ VEJ MOD på EN vej TIDSTRO mod en JOURNAL tidstro / journal SYDDANSK / region SUNDHEDSINNOVATION syddanmark // 13 Overlæge Lars Christian Meyer, Otologisk afdeling, Vejle Sygehus Indsæt billede Jeg har brugt talegenkendelse siden jeg kom til Vejle Sygehus i 2012. Der er ingen tvivl om, at det kræver tilvænning, og at systemet lige skal "lære" ens udtalelser og fraser at kende. Men herefter fungerer det tilfredsstillende. Nogle gange er det nødvendigt, at man ændrer udtalelsen af bestemte fagudtryk for at "hjælpe" talegenkendelsen på vej. Med brug af talegenkendelse kan der fortsat være fejl i teksten, men det kan der også være, når det er en sekretær, der skriver notatet. Fordelen ved talegenkendelse er, at man har teksten lige foran sig og kan rette aktuelle fejl med det samme. Tidligere så man først det endelige notat i journalen, når lægesekretæren havde skrevet dette. I det hel taget er den helt store fordel ved talegenkendelse, at notaterne er der med det samme i patientens journal. Ikke kun de akutte notater. Der er kun ét led fra patientkontakten til det færdige notat, i stedet for to, hvor lægen først skal diktere notatet og derefter skal det skrives af lægesekretæren. Så snart lægen er færdig med notatet, så er det tilgængeligt for alle andre faggrupper. Man skal ikke vente på, at diktater når øverst i stakken hos sekretæren, inden det skrives. Dette er en klar fordel i f.eks. skadestuen eller modtagelsen, hvis patienten tilses af læger fra forskellige afdelinger. Man kan hurtigt se de andre afdelingers notater og beslutninger og derefter tilrettelægge egen behandling. Jeg vil gerne indrømme, at systemet ikke er fejlfrit, men det er diktering til en sekretær heller ikke. Man er afhængig af den sekretær, der sidder i den anden ende og hendes/hans evner og erfaring. Talegenkendelsesløsningens evne til at genkende dikterede ord forbedres løbende, idet den efterhånden genkender flere og flere ord, samtidig med at man vender sig til at bruge vendinger, som man ved, at talegenkendelsessystemet genkender. Derfor oplever jeg, at brugen af talegenkendelse hele tiden bliver lettere og bedre. Billedet ovenfor viser talegenkendelse integreret i COSMIC EPJ Indførelse af talegenkendelse er både Indførelse en organisatorisk af og en talegenkendelse teknisk opgave, er hvor både en ledelsesopbakningen organisatorisk og ener teknisk essentiel. opgave, På Sygehus hvor ledelsesopbakningen Lillebælt kræver ledelsen, er essentiel. at lægerne TGK skal er anvende et talegenkendelse af redskaberne eller i selv værktøjskassen skrive notaterne til at med opnå det en samme tidstro journal

14 // region SYDDANSK syddanmark SUNDHEDSINNOVATION / Talegenkendelse / TALEGENKENDELSE på vej mod - en PÅ tidstro VEJ MOD journal EN TIDSTRO JOURNAL Talegenkendelse for alle? Reservelæge Torben Schjødt Hansen, Onkologisk afdeling, Vejle Sygehus Ideen og visionerne bag talegenkendelse er gode. Lægerne vil gerne lade computeren overtage de opgaver, der er mulige at videregive. En tidstro journal er også en fordel for sundhedspersonalet og patienterne. Imidlertid har teknikken stadig begrænsninger. Genkendelsesgraden er én ting, men sekretærernes øvrige hjælp lader sig ikke fuldt ud substituere med brug af talegenkendelse. Talegenkendelse - det virker for det meste I dagligdagen på Onkologisk Afdeling på Vejle Sygehus, oplever de fleste læger, at genkendelsesgraden er rimelig god. Det er dog afhængigt af, hvad der dikteres, og hvem der gør det. For de læger, der altid har boet i Danmark går det bedst. Kolleger fra nordiske nabolande oplever en længere oplæringsperiode, men værktøjet bliver brugbart efter nogle uger. Vi har en del kolleger med et andet modersmål end nordisk, og for dem virker talegenkendelse kun godt for de færreste. Hovedparten af læger med dansk modersmål oplever, at genkendelsen er præcis, også selvom der tales hurtigt, når de arbejder med faste vendinger. Dette kunne for eksempel være ved diktering i afsnittet "objektivt." Dog er resultatet knapt så tilfredsstillende, når der dikteres prosa - eksempelvis ved diktering i afsnittet "aktuelt" om en kompliceret medicinsk patient. Også flercifrede tal og medicinlister driller en del. Korrektur Det mest optimale ville være at få dikteret, rettet og signeret notatet med det samme. Imidlertid lader det til at være en vanskelig opgave, når man bruger talegenkendelse. Dette fordi det umiddelbart er svært at se, de fejl der laves. Selv de, der er dygtigst til at bruge systemet, fortæller, at de bedst kan læse korrektur, når dagen er omme. Man ser simpelthen ikke afvigelserne, når det talte er helt præsent. Det er både helt forkerte ord, forkerte endelser og ting som manglende benægtelser, der overses. For læger med andet modersmål end nordisk, er der ikke tvivl om, at der spildes meget tid. Lægen bruger initialt meget lang på at diktere og gentage sætninger. Herefter rettes der ofte over flere omgange både af lægen selv og af kolleger. Det varierer meget, hvor meget der læses korrektur, og hvor meget der rettes. Kvaliteten af det skrevne varierer tilsvarende.

TALEGENKENDELSE Talegenkendelse - PÅ VEJ MOD på EN vej TIDSTRO mod en JOURNAL tidstro / journal SYDDANSK / region SUNDHEDSINNOVATION syddanmark // 15 De usynlige opgaver I Onkologisk Afdeling er der travlt. Lægerne har mange planlagte konsultationer, men bliver hyppigt afbrudt af akutte opgaver - gerne når de dikterer. På denne vis, er det næsten umuligt at huske alting for alle. Man kommer nemt til at glemme en henvisning, en diagnoseregistrering eller lignende. Har man været vant til at diktere til en sekretær, ved man også, hvor rart det er, at de er bagstoppere. Det kan vi ikke undvære. Sekretærerne i vores afdeling hjælper os stadig med sådanne ting. Herudover hjælper de med at sende notater til samarbejdspartnere, rette diagnoser, tilføje ydelsesregistreringer, oprette samt afslutte forløb og mange andre opgaver. På Onkologisk Afdeling, har sekretærerne stadig en vigtig andel i alle ambulante besøg. TGK-licensen er personlig, men kan nulstilles, når en bruger rejser og derefter overføres til en ny bruger Billedet ovenfor viser talegenkendelse integreret i COSMIC EPJ Talegenkendelse for alle? I Onkologisk Afdeling er vi glade for, at notaterne bliver skrevet med det samme. Samarbejdet både internt og mellem afdelingerne lettes betydeligt. Imidlertid er der enighed om, at notaterne kræver en hel del arbejde, før de er af samme kvalitet, som dem sekretærerne kan levere. De fleste læger synes, at det er en fordel med talegenkendelse til ganske små notater. De fleste synes også, at systemet fungerer udmærket til lidt længere stykker tekst, der mestendels består af ofte benyttede vendinger. Spørger man lægegruppen om det sam- samlet set har set været har været en fordel en fordel vores for vores af- afdeling, at at alle alle læger i i udgangspunktet skriver alle notater med talegenkendelse - så er man mere tvivlende. De fleste tænker, at længere og mere komplicerede notater ofte kræver ligeså meget tid af lægen, som det gjorde af læge og sekretær tilsammen på gammeldags manér. Vi har en del komplicerede notater på Onkologisk Afdeling. Der er nok flyttet en del tid fra konsultationen og ind til skrivebordet på vores afdeling efter TGK blev indført. De fleste ser dog også et potentiale i systemet. Vi tænker potentialet bedst udnyttet, hvis det nøje overvejes, hvem der skal bruge det, og hvad det kan bruges til. Det skal være legalt at diktere til en sekretær også.

16 / SYDDANSK region syddanmark SUNDHEDSINNOVATION / Talegenkendelse / TALEGENKENDELSE på vej mod - PÅ en VEJ tidstro MOD EN journal TIDSTRO JOURNAL Talegenkendelse - hvad skal lægesekretærerne så lave? Ledende lægesekretærer: Lotte Laasholdt, Medicinsk Afd. Kolding Sygehus Betina Clausen, Ortopædkirurgisk Afd. Kolding Sygehus Implementering af talegenkendelse (TGK) vil de fleste måske umiddelbart forbinde med ændret arbejdsgang for lægerne, men mindst lige så vigtigt er det at have fokus på lægesekretærernes arbejdsgange, da deres arbejdsgange også ændres når lægernes arbejdsgange ændres. Derfor er samarbejdet faggrupperne imellem afgørende for at få en god implementeringsproces, og det gælder både i planlægningsfasen, driften og opfølgningsfasen. Det er i de faglige relationer og i samarbejdet, at arbejdsgangene bliver præcise, og hvor der kan opnås den optimale driftssituation. Med udgangspunkt i Sygehus Lillebælts erfaringer beskrives i denne artikel vores anbefalinger til indførelsen af talegenkendelse. Planlægningsfasen Det anbefales at der etableres en lokal tværfaglig projektgruppe bestående af: Lægesekretærer: Som repræsentanter for alle lægesekretærerne Læger: Som repræsentanter for alle lægerne der skal anvende talegenkendelse En lokal projektleder: Til at styre den lokale implementering af talgenkendelse En IT projektleder fra den centrale ITafdeling: Til at guide projektgruppen gennem planlægningsfasen og hjælpe med afklaring af spørgsmål af mere teknisk karakter En ledelsesrepræsentant: Til at sikre ledelsesforankring Projektgruppen har følgende opgaver: Arbejdsgangsanalyser (arbejdsgange i dag og arbejdsgange i fremtiden med TGK) Beskrivelse af de fremtidige arbejdsgange og udarbejdelse af instrukser Planlægning af implementering, information og undervisning Undervisning Alle læger skal undervises inden opstart med TGK. Det anbefales at afsætte ca. 1,5 time pr. læge til den første undervisning. Undervisningen er individuel, idet opbygningen af lægens personlige stemmeprofil indledes med læsning af træningstekster (initial training). Efter læsning af træningsteksterne skal der trænes forskellige funktioner, kommandoer og brug af diktafonen. Desuden skal der gennemgås og undervises i de nye arbejdsgange, som omfatter videregivelse af information mellem læger og sekretærer. Undervisningen kan varetages af afdelingens TGK-superbrugere. Anbefalingen er, at det er en lægesekretæropgave at varetage TGK-superbruger funktionen, idet det netop er samspillet mellem læge og lægesekretær, der gør, at man kommer hele vejen rundt i introduktionen til arbejdsgange. Fortsættes på side 18

Talegenkendelse på vej mod en tidstro journal / region syddanmark / 17

18 18 // region SYDDANSK syddanmark SUNDHEDSINNOVATION / Talegenkendelse / TALEGENKENDELSE på vej mod - en PÅ tidstro VEJ MOD journal EN TIDSTRO JOURNA Talegenkendelse - hvad skal sekretærerne så lave? Nemt tilgængelig og synlig support fra dag et Implementering Der skal besluttes, hvordan start af driften skal foregå: Udvælgelse af pilotlæger, som Udvælgelse af "pilotlæger", som anvender TGK i en periode for at afprøve anvender TGK i en periode for at afprøve teknik og arbejdsgange, hvilket giver mulighed for tilpasning teknik og arbejdsgange, hvilket giver mulighed for tilpasning Skal alle læger i drift samtidig - eller Skal alle læger i drift samtidig - eller få få læger ad gangen? læger ad gangen? Opstart i afgrænsede funktioner Opstart i afgrænsede funktioner (f.eks. (f.eks. ved stuegang) - eller alle på en ved stuegang) - eller alle på en gang? gang? Opstart på hele sygehuset på én gang Opstart på hele sygehuset på én - eller drypvis implementering? gang - eller drypvis implementering? Det anbefales, at forhøre sig på lignende afdelinger på sygehuse, hvor TGK er i drift. I forbindelse med driftsstarten anbefales det ligeledes at overveje om, der skal være mulighed for individuel tilpasning til den enkelte læge. Ligeledes er det en overvejelse værd at afsætte ressourcer i starten til at følge den enkelte læge med henblik på at få de gode TGK-vaner indbygget fra starten, gode vaner omkring korrektur-læsning, signering, beskeder til sekretæren. Drift Efter driftsstart er det vigtigt, at den enkelte afdeling selv beslutter den fremtidige TGK-organisation. Selv om implementeringsprojektet er afsluttet, og TGK kører i drift, er der opgaver og videre opfølgning, der skal håndteres, blandt andet. Undervisning af nye læger Vedligeholdelse af TGK-ordbog Administration af TGK-licenser (nye og rejste læger) Det anbefales at udpege et antal TGK-superbrugere til at varetage opgaverne. I SLB er det primært lægesekretærer, der varetager TGK-superbruger opgaven. Lægesekretærernes opgaver Med indførelse af TGK kommer lægesekretærernes kompetencer i spil (faglige, relationelle og kommunikative). En af lægesekretærens vigtigste roller er at fungere som "patientkoordinator", hvilket ikke ændres efter indførelse af TGK. Med TGK skal lægesekretæren blot være endnu skarpere til at varetage koordineringen. Dette stiller store krav til et tæt og respektfuldt samarbejde med lægerne, for at der ikke sker fejl i opfølgningen i det videre patientforløb. Opgaven med journalskrivning skal ikke længere i samme udstrækning varetages af en lægesekretær. Når lægerne bruger talegenkendelse og selv skal dokumentere patientbehandlingen i journalen, skal lægesekretærerne fortsat varetage dikterede beskeder fra lægen samt følge op på notatet lavet af lægen selv, fx ydelsesregistrering, skrivning af et brev til patienten, sende en henvisning mv.

TALEGENKENDELSE Talegenkendelse - PÅ VEJ MOD på vej EN TIDSTRO mod en tidstro JOURNA / journal SYDDANSK / region SUNDHEDSINNOVATION syddanmark // 19 19 Med indførelse af TGK forsvinder noget af opgaven med journalskrivning for lægesekretærerne. Nogle lægesekretærer mener, at deres faglige monopol er blevet taget væk. Disse sekretærer har identificeret sig med skrivning og journalteknik og ser store udfordringer i, hvilke nye opgaver fremtiden vil bringe i stedet. Andre lægesekretærer ser det som en ny og spændende udfordring og ser frem til muligheden for kompetenceudvikling og evt. nye opgaver. Det er vigtigt tidligt i processen at inddrage både lægesekretærerne, ledelsen og evt. andre faggrupper i en dialog omkring kompetenceafklaring, evt. nye opgaver og opgaveglidning. Nye og ændrede opgaver i lægesekretærgruppen Ovenfor er beskrevet eksempler på nye opgaver til lægesekretærerne som en naturlig følge af TGK-implementering (TGK-underviser, ordbogsansvarlig, TGKstøttefunktion osv.). Nedenfor er vist andre eksempler på funktioner, der kan varetages af lægesekretærer, når de ikke længere skal skrive journalnotater i samme omfang som tidligere: DRG- og registreringsansvarlig EPJ-koordinator Ledelsessupporter Projektsekretær Forskningssekretær Lønindberetning Vagtplanlægger Kvalitetsnøgleperson Web-koordinator Ansvarlig for pjecer og informationsmateriale Gevinster For størstedelen af lægesekretærerne er tilfredsheden med indførelse af TGK meget stor. Tiden, som før blev anvendt på skriveopgaver, udfyldes nu også med andre opgaver. Lægesekretærerne er meget glade for de nye opgaver, som giver faglige og personlige udfordringer og en større afveksling i det daglige arbejde. For nogle lægesekretærer har det også betydet en forbedring af det fysiske arbejdsmiljø, idet der ikke længere opleves så mange klager over gener i bevægeapparatet (nakke, skuldre og håndled) som en følge af mange timer med stillesiddende skrivearbejde. Med TGK er journalnotaterne tilgængelige for alle med det samme, den største gevinst opleves ved notater for akut indlagte patienter. Det er ligeledes en stor gevinst, at der ikke længere findes store bunker af uskrevne notater i sekretariaterne på de enkelte afdelinger. Forslag til forbedringer Et vigtigt fokusområde, efter at TGK er implementeret, er en kontinuerlig opfølgning med henblik på optimering af anvendelsen og tilfredsheden med TGK. Eksempler på opgaver er: Måling og og opfølgning på på anvendt tid og tid og genkendelsesgrad for den for enkelte den læge enkelte læge Gennemgang af af kvaliteten i journalnotatenotater med det med formål det formål at reducere at reducere antallet i journal- af alvorlig antallet og af meningsforstyrrende alvorlig og meningsforstyrrende læger fejl anvender TGK og til fejl Hvilke hvilke Hvilke notater? læger Hvor anvender ofte dikteres TGK og til til en sekretær? hvilke notater? Skriver lægerne Hvor ofte notaterne dikteres selv til på en tastaturet sekretær? eller Skriver anvendes lægerne TGK? Opfølgning notaterne med selv undervisning på tastaturet og eller support anvendes til lægerne TGK? i deres daglige arbejde, især Opfølgning til nye læger. med Udnyttes undervisning systemet og og de tekniske support muligheder til lægerne optimalt? i deres daglige Undervisning arbejde, især af til nye nye læger, læger. der Udnyttes tidligere systemet har anvendt og de TGK tekniske på en anden muligheder afdeling, optimalt? idet arbejdsgange mellem læge og sekretær Undervisning kan være af forskellige nye læger, fra der afdelingere til afdeling. har anvendt Det kan TGK også på være en anden her, tidli- man afdeling, korrigerer. idet for arbejdsgange evt. tillærte dårlige mellem TGK-vaner læge og sekretær kan være forskellige fra afdeling til afdeling. Det kan også være her, man korrigerer for evt. tillærte dårlige TGK-vaner.

20 21 / SYDDANSK region syddanmark SUNDHEDSINNOVATION / Talegenkendelse / INDSÆT TITEL på vej PÅ mod PJECE en tidstro journal TGK i Region Syddanmark - status og næste skridt? at der udvikles nye gode arbejdsrutiner, hvor lægerne selv retter egne notater ud fra de korrekte principper, som sikrer, at indtalt lyd og notatet fra COSMIC stemmer overens, når det sendes til læring i TGK databasen. Dette er med til at forbedre genkendelsen. Det regionale projekt for digital diktering (DD) og talegenkendelse (TGK) har eksisteret i fire år. I 2012-2013 blev der gennemført en anskaffelse og konsolidering af DD og TGK til alle patologiafdelingerne i Region Syddanmark, samt udarbejdet en foranalyserapport for talegenkendelse til EPJ. I 2013-2015 har projektet gennemført DD og TGK-projektplan 2013 med udvikling af en TGK-løsning til COSMIC EPJ, samt gennemførelse af et EU-udbud for anskaffelse af TGK-licenser og udstyr til digital diktering og talegenkendelse. I juni 2015 besluttede udvalg for sundheds-it (USIT) at igangsætte "DD og TGK projektplan 2015". Det overordnede Indsæt billede formål med planen er at udnytte gevinsterne af den allerede afholdte investering på området og skabe forudsætningerne for at kunne udbrede talegenkendelse til de øvrige sygehuse i Region Syddanmark, ud over Sygehus Lillebælt, i det omfang sygehusene måtte ønske det. Hvad er status på talegenkendelse til COSMIC? Som et led i konsolideringen af COSMIC EPJ er der udviklet et talegenkendelsesmodul til COSMIC, som blev sat i drift i Sygehus Lillebælt den 4. marts 2015. Tilbagemeldingerne fra brugerne har været, at det nye modul fungerer bedre og hurtigere end den løsning de tidligere anvendte. Region Syddanmark har erhvervet en site-licens til integrationen af talegenkendelse til COSMIC EPJ. Dog skal der fortsat købes personlige licenser til talegenkendelsesteknologien, når den tages i brug af nye brugere. Det er vigtigt, at organisationen og især den enkelte bruger, afsætter tid til implementering af løsningen, for at få det bedste udbytte. Den afsatte tid skal bruges på at følge op på den enkelte læges anvendelse af talegenkendelse og sikre, Hvad er de næste skridt? En vigtig aktivitet i DD og TGK projektplan 2015 er at gennemføre pilotafprøvninger med talegenkendelse på de enkelte sygehusenheder. Formålet med afprøvningen er at klargøre udbredelsen af TGK til COSMIC, som et værktøj, der kan bidrage til en tidstro dokumentation af patientbehandlingen i COSMIC EPJ. Mere specifikt skal afprøvningen bidrage med: at udbrede at udbrede kendskabet kendskabet til TGK til TGK løsningen på på alle alle sygehusene og og psykiatrien i Region i Region Syddanmark at afprøve at afprøve og kvalificere og kvalificere de de tekniske og og organisatoriske vejled- vejledninger, som som skal bruges skal bruges af de af syge- de sygehuse/afdelinger, som beslutter som beslutter at anvende at anvende TGK til TGK COSMIC til COSMIC EPJ EPJ at evaluere at evaluere modenheden modenheden af den af den tekniske tekniske løsning løsning at danne at danne grundlag grundlag for at for kunne at kunne fastlægge strategí for for udbredel- udbredelsespotentiale for TGK for TGK på det på enkelte det sygehus enkelte sygehus Styregruppen for talegenkendelse har besluttet, at der i første omgang gennemføres pilotafprøvninger i en afdeling på OUH Odense Universitetshospital Svenborg sygehus, og på en afdeling i Sydvestjysk sygehus. Fortsættes på side 23

Talegenkendelse på vej mod en tidstro journal / region syddanmark / 21 TGK I REGION SYDDANMARK Indsæt billede IT-projektleder Lone Tynan Klinisk IT, Regionale Projekter IT-projektleder Lone Tynan Odense Universitetshospital Klinisk IT, Regionale Projekter Odense Universitetshospital 20

22 / SYDDANSK region syddanmark SUNDHEDSINNOVATION / Talegenkendelse / INDSÆT TITEL på vej PÅ mod PJECE en tidstro journal Hype Cyklus for kommende teknologier Hype Cycles Emerging Technologies 2014 Source: Gartner, 2014) Indsæt billede

Talegenkendelse INDSÆT på vej TITEL mod en PÅ tidstro PJECE / journal SYDDANSK / SUNDHEDSINNOVATION region syddanmark / 23 Status TGK-licensen og næste er skridt for TGK personlig, i Region men Syddanmark kan - nulstilles, når en bruger fortsat rejser og derefter overføres til en ny bruger Efterfølgende planlægges der pilotafprøvninger på afdelinger i Sygehus Sønderjylland og i Psykiatrien. Talegenkendelse - hvor moden er teknologien? Siden 1995 har Gartner udarbejdet Hype Cyklus, som vurderer modenheden og forventningerne til teknologiske områder. Gartners Hype Cyclus for 2014 kommer med et bud på, hvilke teknologier, der i løbet at de næste par år vil være ekstra hype omkring. På figuren til venstre ses det, at talegenkendelse har stor modenhed, og at talegenkendelse vurderes til at være en driftsklar teknologi. Indsæt billede I DD og TGK projektplan 2015 udarbejdes en værktøjskasse (implementeringsmetode, informationsmateriale og implementeringsvejledninger mv), som kan understøtte storskala ibrugtagning af talegenkendelse til de afdelinger/sygehuse, som ønsker at tage talegenkendelse i anvendelse. Ud over pilotafprøvning af COSMIC TGK er der en del andre aktiviteter, som gennemføres i projektplanen: Afprøvning af talegenkendelse af uden for for COSMIC Konsolidering af DD af og DD TGK og TGK til til andre kliniske systemer (røntgen og patologi) og patologi) Forudsætninger for implemente- for implementering af Messenger i COSMIC Udvikling Udvikling af et af DD et nødsystem, DD som kan anvendes når når OCSMIC ikke er ikke tilgængeligt, er tilgængeligt, f.eks. i f.eks. forbindelse i forbindelse servicevinduer med med servicevinduer I forhold til de engelsktalende lande er der sket store fremskridt i forhold til talegenkendelsesteknologien i de sidste par år. Dansk er dog i international sammenhæng et meget lille sprogområde, hvor udviklingen af sprogmodellen ikke er gået helt så hurtigt. Region Syddanmark er i tæt dialog med teknologileverandøren af TGK (Nuance) omkring forbedringer af de kliniske ordbøger og den danske sprogfil. Der er også planer om at opgradere til en nyere version af SpeechMagic TGK, som kan give TGK brugerne nye funktioner, og bedre genkendelse f.eks. med lydfiltre, der kan reducere støj, og brugeres mulighed for selv at lægge udtale af egne ord ind i ordbogen. Gennemførelse af aktiviteterne i DD og TGK projektplan 2015 vil give input til udarbejdelsen af en strategi for talegenkendelse for regionen og for de enkelte sygehuse, ligesom den regionale TGKløsning forventes at udvikle sig positivt til gavn for både eksisterende og kommende TGK-brugere. Lone Tynan, Lone Klinisk Tynan IT, OUH Klinisk Odense IT, Universitetshospital Universitetshospital Svendborg Sygehus og OUH Odense Svendborg Sygehus Start Nogle indførelsen faglige specialer af talegenkendelse egner sig bedre med til de afdelinger, talegenkendelse som har end det største andre. potentiale for at opnå succes Start indførelsen af talegenkendelse med de afdelinger, som har det største potentiale for at opnå en succes.

Region Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle att. Lone Tynan www.regionsyddanmark.dk Vælg bagside