Holbæk den. 5.april 2011. 1 Der indkaldes herved til Menighedsrådsmøde Tirsdag den 5. april 2011 kl. 19.00 På kirkegårdskontoret Anders Larsensvej 6, 4300 Holbæk. Dagsorden Pkt. 1. Siden sidst Referat. Fraværende med afbud; Per Jensen Henning Petersen Annie Nielsen Formanden erklærede mødet for åbent. Ad pkt. 1. Statistik for begravelser/bisættelser; Margrethe-Kapellet, Bisættelser 268 Begravelser 13 Der har deltaget ialt 8.979 personer Skt. Nikolai kirke bisættelser/begravelser 15 Bisættelser/begravelser fra Skt. Nikolai sogn 101 Skrivelse fra Holbæk Kommune, der beklager at anlægsarbejdet på kirkepladsen er blevet forsinket på grund af vintervejret. Det forventes at der er 2 måneders arbejde tilbage, når frosten slipper taget. Skrivelse fra biskoppen vedrørende udtræden af menighedsrådet og rådets forslag om at der i resten af perioden kun er 13. valgte menighedsrådsmedlemmer. Biskoppen ønsker fremsendt en erklæring som skal være underskrevet af samtlige tilbageværende menighedsrådsmedlemmer. Orientering om Stiftsdagen den 27. marts, 2011 6 havde tilmeldt sig stiftsdagen. Invitation til besøg på Museum of Art i Utah Der har været 153.000 besøgende, for at se på altertavlen af Carl Bloch. Hanne Korsby orienterede om stiftsdagen og projekt Kirke på vej, som er et projekt over 3 år som støttes af Stiftsrådet. Provstiets præsentation af takstforhøjelserne
Holbæk den. 5.april 2011. 2 Der er bevilget kursus til: Hanne Mejlhede, Nana W. Hansen og Jytte Lundbak deltager i kursus om salmevalg Henning Hansens deltagelse i foreningen for Kirkegårdskulturs årsmøde, som afholdes i dagene 23-24. maj 2011 i Ringsted. I kurset deltog også Michael Rosendal og Hanne Nebeling. Øvrigt blev taget til efterretning. Formanden orienterer om aktuelle artikler fra Kristeligt Dagblad. Pkt. 2. Sager behandlet i forretningsudvalget Den 22. februar 2011. Ad pkt. 2. 1. Godkendelse af dagsorden., mødet blev aflyst. 2. Ansøgning fra medarbejder på kirkegårdskontoret om forhøjelse af løn. 3. Eventuelt. Sager behandlet i forretningsudvalget Den 29.marts.2011. 1. Regnskab 2010 2. Budget 2012. 3. Salg af Præsteboligen Blomsterhaven 19. 4. Gennemgang af dagsorden til den 5. april 2011. 5. Eventuelt. Pkt. 3. Ad pkt. 3. Referater fra stående udvalg. Formanden/næstformanden for udvalget anmodes om at uddybe udvalgets beslutninger. Referat fra Musik- og aktivitetsudvalgets møde den 14. marts 2011. Referatet vedlægges. Der orienteres om eftermiddagshøjskolens program for 2011-2012. Referat fra møde den 25. marts 2011 i Olga Sofie Hansens fond. Referatet vedlægges. Hanne Korsby orienterede om programmet for den kommende sæson.
Holbæk den. 5.april 2011. 3 Nyt fra kassereren Intet. Nyt fra Kirkeværgen Der har været indbrud i Klostersalen, og forsøg på at fjerne en PH-kogle. En PC til den elektroniske tavle er stjålet. Hans Michael Larsen orienterede om tyveriet. Maleren er påbegyndt revision af præstetavlerne på stedet. Arbejdet forventes snarest udført. Der ønskes opsat et spejl i nærheden af våbenhuset. Nyt fra kontaktpersonen Nyt fra medarbejderrepræsentanten. Intet. Hanne Norre orienterede om den nye messehagel og nye korkapper. Stor ros og tak til Hanne Norre som har lavet det store arbejde. Pkt. 4. Orientering fra præsterne. Ad pkt.4. Hanne Mejlhede orienterede om Menighedsplejen og hvordan midlerne nu anvendes. Michael Rosendal orienterede om 1. majs gudstjenesten hvor han efterlyste hjælp til praktiske opgaver. Nana S. Hansen orienterede om fastelavnsgudstjenesten. Freestyle gudstjeneste, som er et samarbejde med flere sogne.
Holbæk den. 5.april 2011. 4 Pkt. 5. Det årlige bygningssyn. Ad pkt. 5 Dato for det årlige bygningssyn afholdes torsdag den 12. maj 2011 fra kl. 13.00 Der udsendes dagsorden for bygningssynet. Pkt. 6. Nyt Kirkehus Der har været afholdt møde med ejerkredsen for Allégaarden, De er meget positiv overfor, at kirken kan erhverve en del af grunden mod, at der etableres en fælles parkeringsplads og haveanlæg på arealet bagved det nye kirkehus. Provstiudvalget har i skrivelse af 3. marts 2011 meddelt at de har godkendt helhedsplanen for større investeringer i sognet, herunder at der kan bygges et nyt kirkehus. Under henvisning til sidste møde skal menighedsrådet vælge 3 arkitektfirmaer til at lave et skitseforslag til det nye Kirkehus. Ad pkt. 6. Følgende arkitekter blev foreslået; 1. Arkitektgruppen, Holbæk 2. Karsten Rønnows tegnestue, Holbæk. 3. Exners Tegnestue, Århus. 4. Thomas Kullegaard, Holbæk 5 Ejvind Rostgaard, Holbæk. 6. Per Axelsen, Roskilde. Efterfølgende afstemning blev: 11 stemte for Arkitektgruppen, Holbæk 8 stemte for Karsten Rønnow, Holbæk 7. stemte for Thomas Kullegaard, Holbæk Som reserve blev valgt Exners tegnestue. Forslagsstillere kan give en kort information om arkitektfirmaet. Pkt. 7. Ad pkt. 7. Istandsættelse af Østre kapel. Realdania har i skrivelse af 11. marts 2011 meddelt, at man ikke kan støtte projektet. Nye ansøgninger forberedes. Menighedsrådet godkendte at der sendes ansøgninger til andre fonde.
Holbæk den. 5.april 2011. 5 Da Holbæk provsti har godkendt helhedsplanen, kan der igangsættes istandsættelser af bygningen for Op til kr.2 mio. Beslutningsforslag til renovering af Østre Kapel, Kopi af forslag til beslutning vedlægges. 4 punker til indstilling; 1. Karsten Rønnows tegnestue udarbejder et forslag til renovering af Østre Kapel, der gør det muligt at gennemfører de i helhedsplanen nævnte aktiviteter. Forslaget skal rumme to etaper. Første etape udgør en plan, der kan realiseres inden for rammen af kr. 2 mio. inkl. Moms. Samt en anden etape, der omfatter en totalrenovering inden for en mulig beløbsramme, som kan realiseres gennem fondstilskud. Karsten Rønnows tegnestue blev godkendt Det maximale beløb, som menighedsrådet således afsætter til renoveringen er det nævnte beløb kr. 2 mio. I forbindelse med istandsættelsen skal menighedsrådet tage stilling til, om vægmalerierne kan overmales eller skal bevares. 2. Menighedsrådet nedsætter et særligt byggeudvalg på 3 personer plus kirkegårdsinspektøren, hvis opgave er at følge gennemførelsen af renoveringen af Østre Kapel. 3. For at sikre et rimeligt driftsgrundlag for Giotto og formidlingsaktiviteterne på Østre kirkegård afsættes de allerede bevilgede kr. 300.000,- til formidlingsaktivitet over en 3 årig periode. Hermed skulle det være muligt at sikre et bedre grundlag for Giottos drift i et 3-årig perspektiv, hvilke uden tvivl er fundamentalt for at få fonde til at indgå i renoveringsopgaven af Østre Kapel.. Midlerne udløses gennem konkrete ansøgninger. 4. Giotto fritages for at betale leje i perioden frem til 2014. Herefter må Kunstforeningen Giotto have skabt et grundlag for driften af udstillingsvirksomheden på længere sigt. Efter grundig overvejelse har menighedsrådet besluttet at overmale friskoen på endevæggen. Arbejdet skal udføres således at friskoen kan genetableres senere. Menighedsrådet godkendte at byggeudvalget som arbejder med Kirkehuset påtager sig denne opgave også. Indstilling nr. 3. Udgår og behandles senere. Indstilling nr. 4. Udgår og behandles senere.
Holbæk den. 5.april 2011. 6 Pkt. 8. Godkendelse af åbningsbalancen for regnskabsåret 2011. Ad pkt.8. En ny bestemmelse er indført, hvor menighedsrådet på et møde skal godkende åbningsbalancen, som skal underskrives af formand og kasserer, og fremsendes til provstiudvalget og revisor. Pkt. 9. Salg af Blomsterhaven 19. Der er nu udarbejdet salgsmateriale og ejendommen sættes til salg fra 1. april 2011. Ad pkt. 9. Lis Grove-Rasmussen orienterede om salget. Menighedsrådet skal godkende en minimumspris, som vil blive indskrevet i annoncen. Forretningsudvalget foreslår kr. 2.100.000,- Der holdes åbent hus lørdag den 9. april og søndag d 17. april begge dage mellem 15.00 17.00. Tilbud på ejendommen åbnes tirsdag den 26. april kl. 17.00, på kirkegårdskontoret. Pkt. 10. Regnskab 2010. Det endelige regnskab vedlægges Ad pkt. 10. Ove Madsen orienterede om regnskabet. Menighedsrådet godkendte regnskabet.
Holbæk den. 5.april 2011. 7 Pkt. 11. Budget 2012. Budgetoversigstskema (vedlægges) som angiver menighedsrådets ønsker for budgetlægning. Skal sammen med et formålsskema fremsendes til Provstiudvalget. Der afholdes budgetsamråd torsdag den 9.juni 2011 kl. 19.00, mødestedet meddeles efterfølgende. Ad pkt. 11. Pkt. 12. Fortsat medlemskab af Den Kristne Radio Kontingentet for 2011 er kr. 600,- Ad pkt. 12. Menighedsrådet godkendte kontingentet for 2011. Pkt. 13. Ansøgning fra Henning Hansen om at fraflytte embedsboligen gældende fra udgangen af juli måned 2011. Ad pkt. 13. Ansøgningen blev imødekommet. Henning Hansen har i forbindelse med sin stilling ret men ikke pligt til at bebo embedsboligen Klosterporten 12., og anmoder om at fraflytte boligen med udgangen af juli måned 2011. Under henvisning til tidligere behandling, kan boligen herefter sættes til salg. De kirkelige myndigheder har givet tilladelse til, at sælge boligen.
Holbæk den. 5.april 2011. 8 Pkt. 14. Anskaffelse af ny kopimaskine til Sortebrødreklostret. Den gamle kopimaskine fra 2005 bør snarest udskiftes, idet den nuværende vedligeholdelsesaftale snart vil blive opsagt fra firmaet. Der betales på nuværende tidspunkt for farvekopier 20 øre pr kopi og for sort/hvid 13 øre pr kopi. Ad pkt. 14. Undersøges og udsættes til senere. Ove Madsen og Henning Hansen disponerer over anskaffelsen, når behovet og midler skønnes, at være til rådighed. En tilsvarende kopimaskine kan anskaffes for 58.506,- + moms. Pkt. 15. Godkendelse af koncert med Tysk ensemble den 5. august kl. 19.30, hvor der skal betales for billetter. Pkt. 15. Menighedsrådet godkendte, at der sælges billetter. Jytte Lundbak har foreslået, at der betales entre og det der kommer ind ved billetsalget, betales til det medvirkende ensemble. Koncerten kan derfor afholdes, uden udgift for menighedsrådet. Ansvarlig for afholdelse af koncerten er Jytte Lundbak. Pkt. 16.. Indvielse af kirkepladsen søndag den 1. maj 2011 kl. 11.00-1500. Hanne Korsby orienterer om hvad der skal ske, Det er et samarbejde med Holbæk Museum og Holbæk Kommune. Menighedsrådet skal betale for enkelte udgifter. Ad pkt. 16. Hanne Korsby orienterede om projektet, der er et middelaldermarked. Menighedsrådet godkendte at der anvendes kr. 10.000,- som tages fra kirkelige aktiviteter. Godkendelse af aktiviteten og et økonomisk overslag vil blive forelagt.
Holbæk den. 5.april 2011. 9 Pkt. 17. Evaluering af sogneindsamlingen og valg af ny indsamlingsleder. Det foreslås, at Nana Schiøtt Hansen vælges som ny indsamlingsleder. Indsamlingsudvalget består herudover af Michael Thorup og Knud Munksgaard. Pkt. 18. Eventuelt Med venlig hilsen Hanne Korsby Ad Pkt. 17. Der blev indsamlet ca. kr. 43.000,- Formanden takkede alle der var med til indsamlingen. Menighedsrådet valgte Nana Schiøtt Hansen som ny indsamlingsleder. Ad pkt. 18. Stor ros til Jytte Lundbak for koncerten søndag den 3. april med kirkens kor. Formanden orienterede om artikel der kommer i HALLO om Naturkirkegården. SIGN: Hanne Korsby Michael Rosendal Hans Michael Larsen Vibeke Beierholm K.E. Prier Olsen Lis Grove-R. Hans Walther M. Kruse. Michael Busch O. Madsen Knud Munksgaard Hanne Mejlhede Nana Schiøtt Hansen