Budgetprocedure for budgetåret 2020 og overslagsårene 2021 2023 Budgetproceduren 2020-2023 omfatter retningslinjer, tidsplan, principper og andre forudsætninger for den kommende budgetlægning. Økonomiudvalget og hovedudvalget har på møder i november 2018 evalueret budgetprocessen for 2019-2022, tilbagemeldingerne er indarbejdet i nærværende budgetproces, sammen med de forslag til ændringer, der løbende er samlet op i forbindelse med den netop afsluttede proces. Desuden har Norddjurs Kommune indledt et samarbejde med økonomi- og indenrigsministeriet om tilrettelæggelsen af den kommende budgetproces, ligesom der er gennemført en uvildig, ekstern analyse af kommunens budgetstyring på udvalgte områder med sigte på forbedringer af budgetprocessen. Begge tiltag har mundet ud i en række anbefalinger, som også er indarbejdet i budgetprocessen. I budgetproceduren for budgetåret 2020-2022 er der lagt vægt på at skabe bedre tid og rum til politisk forhandling og styrke fagudvalgenes involvering i budgetlægningen. Ved budgetprocessen for 2019-2022 blev der indgået forlig inden 1. behandlingsbudgettet blev sendt i høring. Tilbagemeldingerne på dette har som foregående år været positive. Budgetproceduren for 2020 bygger på den grundlæggende model, der har været anvendt i Norddjurs Kommune i tidligere år, men udbygget med anbefalinger fra blandt andet KL. Det foreslås, at følgende indarbejdes i budgetproceduren for 2020-2023: Præcisering af tidspunkter for og anvendelse af budgetanalyser Iagttagelse af anbefalingerne i KL-analysen - Styrkelse af den politiske involvering i det tekniske budget - Indsatser for at styrke samspillet om økonomi i organisationen 1
Teknisk budget Det tekniske budget udarbejdes af forvaltningen ud fra de fastsatte retningslinjer. I det tekniske budget tages der højde for lønudviklingen fra 2019 til 2020. Endvidere indarbejdes tekniske ændringer blandt andet konsekvenser af kommunalbestyrelsens beslutninger siden sidste års budgetlægning og konsekvenserne af udviklingen i de enkelte befolkningsgrupper beregnes. Det tekniske budget behandles som noget nyt af de enkelte fagudvalg i starten af august. Budgetanalyser og nøgletal I budgetaftalen for 2019-2022 er det besluttet, at der hvert år udarbejdes budgetanalyser for at give budgetforhandlingerne et mere strategisk sigte. På den baggrund beslutter økonomiudvalget i starten af 2019 hvilke udvalgte områder, der skal belyses nærmere i budgetanalyser til budget 2020. De færdige budgetanalyser fremlægges for de relevante fagudvalg og økonomiudvalget i maj/juni måned. Budgetanalyserne udvælges ud fra en turnusordning, hvor områder under pres har førsteprioritet, mens der også arbejdes ud fra en betragtning om, at alle områder over tid og ud fra en systematisk tilgang skal gennemgå en analyse. Det er fagdirektørerne, der er ansvarlige for gennemførelse af analyserne. I forhold til budgetanalyser på de udvalgte områder, er det vigtigt, at der arbejdes tæt sammen på tværs af forvaltningerne. Den ansvarlige direktør tager initiativ til nedsættelse af en koordineringsgruppe bestående af en medarbejdergruppe fra stabsfunktionen suppleret med relevante chefer fra områderne. Samarbejdet på tværs af organisationen forventes at styrke ansvarsfølelsen for de udvalgte områder. Koordineringsgruppen afrapporterer løbende til den ansvarlige direktør. I budgetlægningen for 2020 vil der også i højere grad blive inddraget nøgletal, der kan belyse Norddjurs Kommunes udgiftsbehov og udgiftsudvikling i sammenligning med andre kommuner. Økonomiudvalget forelægges i februar en sag om nøgletal og ved et orienteringsmøde for kommunalbestyrelsen i august deltager KL med et oplæg, som blandt andet også omhandler nøgletal. Emner til budgetanalyser for 2021 besluttes, så arbejdet fremrykkes og allerede igangsættes umiddelbart efter budgetvedtagelsen i efteråret 2019. 2
Politisk behandling i økonomiudvalg og kommunalbestyrelsen For at sikre det bedst mulige grundlag for budget 2020 og lette forhandlingsprocessen, prioriterer fagudvalgene anlægsforslagene indenfor eget område på møder i maj/juni. Dette sker på baggrund af en forudgående prioritering af anlægsforslagene på direktionens møde i maj. Inden sommerferien udsendes der en skriftlig orientering til kommunalbestyrelsen om indholdet af årets økonomiaftale mellem KL og regeringen. I august måned behandler og godkender fagudvalgene teknisk budget på fagudvalgets område inden økonomiudvalget behandler teknisk budget den 15. august. Heri indgår også en behandling af tekniske korrektioner, mængdeudviklinger, lov- og cirkulærekorrektioner samt eventuelle ændringer vedrørende anlægsforslag på økonomiudvalgets eget område. Den 16. august afholdes der orienteringsmøde for kommunalbestyrelsen og hovedudvalget, hvor forudsætninger for budgetlægningen og det tekniske budget gennemgås. Alle hovedudvalgsmedlemmerne er velkomne. På samme møde vil KL aftalen og budgetanalyserne blive gennemgået. Endvidere vil der være et oplæg fra borgmester Birgit Hansen fra Frederikshavn ligesom KL s cheføkonom Morten Mandø vil deltage med et oplæg omkring budget 2020 og nøgletal for Norddjurs Kommune set fra KL s perspektiv. Efter behandlingen af budgettet i økonomiudvalget den 5. september 2018 indstilles budgetforslag til 1. behandling i kommunalbestyrelsen og sendes i høring. Der afholdes borgermøde mandag den 9. september kl. 19-21 med udgangspunkt i 1. behandlingsbudgettet. Fristen for aflevering af høringssvar er den 20. september 2019 kl. 12. Onsdag den 25. september kl. 12 er der deadline for resultat af de politiske forhandlinger, og de politiske partier har mulighed for at komme med ændringsforslag hertil indtil fredag den 27. september kl.10. På kommunalbestyrelsesmødet den 8. oktober 2018 vedtages budgettet for 2020 2023. Fagudvalgenes behandlinger På udvalgsmøderne i maj/juni prioriteres anlægsforslagene inden for de respektive udvalgsområder på baggrund af en forudgående behandling i direktionen. På ekstraordinære udvalgsmøder i starten af august 2018 behandler udvalgene grundlaget for det tekniske budget, hvilket vil sige de tekniske korrektioner, mængdeudviklinger, lov- og cirkulæreprogram samt eventuelle ændringer i forhold til anlægsforslagene, som blev prioriteret af fagudvalgene i maj. 3
På baggrund af overblikket i det tekniske budget og en strategisk betragtning i forhold til eventuelle investeringer kan der i uge 34 fra den 19. august til den 23. august blive afholdt fagudvalgsmøder, hvor fagudvalgene behandler effektiviserings- og omprioriteringsforslag på eget område. Fagudvalget kan vælge at fremrykke behandlingen af forslagene til før sommerferien af hensyn til mere strategisk planlægning på udvalgets område. Implementeringen af besparelser i budget 2019 har været ekstraordinær stor, og det forventes, at implementeringsopgaven i budget 2020 vil være af et mindre omfang. Kommunalbestyrelsen vedtager budgettet den 8. oktober. Herefter vil der ske udmøntning af budgettet på både administrativ og politisk niveau ud fra følgende principper: Strukturen i aftalen skal være mere konkret i forhold til om det er fagudvalg eller administrationen, som har beslutningskompetencen: - Dele af budgettet udmøntes rent administrativt på baggrund af politiske beslutninger. - Dele af budgettet er fastlagt i rammer, som efterfølgende vil skulle udmøntes af fagudvalg. - Dele af budgettet vil skulle udmøntes via fagudvalg, økonomiudvalg og kommunalbestyrelsen. Politiske forhandlinger Forligspartierne bag budgetaftalen 2019-2022 mødes i begyndelsen af 2019 på baggrund af indgået finanslovsaftale og tager stilling til eventuelle virkninger på budgetaftalen og de økonomiske målsætninger, som aftalen bygger på. Økonomiudvalget og udvalgsformændene mødes i 2019 til månedlige statusmøder, hvor udmøntningen af budget 2019-2022 følges tæt. Det vil ske en evaluering i 2019, om dette forløb skal fortsætte ind i 2020. Der vil være politisk forhandling af 1. behandlingsbudgettet for budget 2020-2023 efter orienteringsmødet 16. august og frem til 28. august kl. 12. Der vil ligeledes være politisk forhandling om budgettet efter udløb af høringsperioden den 20. september og frem til 25. september kl. 12. Forligsteksten skal udvikles til at være fokuseret på den politiske substans i de enkelte beslutninger og de politiske bærende elementer i beslutningerne. 4
Dialog og høring af borgere og medarbejdere Det er vigtigt, at borgere og medarbejdere inddrages i prioriteringerne i budgettet. Hovedudvalget deltager derfor i orienteringsmødet den 16. august, hvor det tekniske budget gennemgås for kommunalbestyrelsen. Kommunaldirektøren mødes derudover med alle aftaleholdere og hovedudvalgsmedlemmer den 6. september, hvor 1. behandlingsbudgettet sendes i høring. Borgerne har på et borgermøde den 9. september mulighed for at komme i dialog med politikerne og stille spørgsmål til 1. behandlingsbudgettet Høringsperioden mellem 1. behandlingsbudgettet og 2. behandlingsbudgettet til budget 2020 er på 2 uger. De høringsberettigede og andre interessenter har mulighed for at udarbejde høringssvar til de planer, som kommunalbestyrelsen arbejder med i forbindelse med budgettet for 2020 2023. Som noget nyt i budget 2020 vil kommunaldirektøren også afholde et orienteringsmøde umiddelbart efter vedtagelsen af budgettet, hvor budgettet vil blive præsenteret for hovedudvalget og alle aftaleholdere. Administrativt omprioriteringskatalog Ved eventuelt behov i det tekniske budget i august og i den strategiske betragtning i forhold til kommende investeringer, vil der skulle foretages omprioriteringer eller effektiviseringer i forbindelse med budgetforhandlingerne. For at være forberedt på denne situation udarbejder forvaltningen i foråret 2019 et katalog over mulige forslag til omprioriteringer. Forslagene på de enkelte udvalg vil blive behandlet af fagudvalgene på møder i uge 34, såfremt det bliver nødvendigt. Forslagene vil efterfølgende indgå i budgetforhandlingerne og høringen. Fagudvalget kan vælge at fremrykke behandlingen af forslagene til før sommerferien af hensyn til mere strategisk planlægning på udvalgets område. I den økonomiske politik er det vedtaget, at servicerammen årligt reduceres med 1% for at styrke kassebeholdningen og øge det økonomiske råderum. I 2020 er der i de vedtagne budgetter, allerede indarbejdet 1%, og derfor vil det først træde i kraft i forbindelse med budgetprocessen for 2021. 5
Principper for udarbejdelse af teknisk budget 2020-2023 I forbindelse med udarbejdelsen af det tekniske budget anvendes følgende principper. Finansiering Det tekniske indtægtsbudget udarbejdes på baggrund af Økonomi- og Indenrigsministeriets udmeldte statsgaranti. Skatteindtægten beregnes på baggrund af den vedtagne skatteprocent fra 2019. Budgetoverslagsårene udarbejdes ved hjælp af KL s tilskudsmodel til beregning af generelle tilskud og udligning. Samtidig med økonomiudvalgets beslutning om der søges om skattenedsættelse eller forhøjelse skal økonomiudvalget også indstille om der skal vælges statsgaranti eller selvbudgettering på skatteindtægterne. Der vil således ved 1. behandlingsbudgettet i kommunalbestyrelsen blive taget stilling til både skatteprocent og om der skal anvendes selvbudgettering eller statsgaranti. Pris- og lønfremskrivning Det tekniske budget tager udgangspunkt i overslagsårene fra seneste vedtaget budget (budget 2019). Som udgangspunkt er der fuld fremskrivning på løn og indtægter, men ingen fremskrivning på varer- og tjenesteydelser jf. kommunalbestyrelsens beslutning fra den 16. maj 2017. Kommunalbestyrelsesbeslutninger Kommunalbestyrelsesbeslutninger, som har effekt for budgetperioden, indarbejdes administrativt. Tekniske korrektioner Der indarbejdes tekniske korrektioner i det tekniske budget som følge af ny lovgivning og andre principielt uundgåelige udgifter. Som anbefalet i KL-analysen skal der ske en tættere kobling mellem forbrug og budgetforudsætninger. De tekniske korrektioner skal godkendes i direktionen før de indregnes i det tekniske budget og det fremlægges til behandling og godkendelse i fagudvalgene og økonomiudvalget. Kriterier for tekniske korrektioner: Korrektioner som følge af ny lovgivning omfatter mer- eller mindreudgifter i forbindelse med ny lovgivning, herunder lovpligtige ydelser. Korrektioner som vedrører fejlretning samt uundgåelige og ikke-forudsete ændringer i udgifter og indtægter af eksterne årsager. 6
Der er en bagatelgrænse på 0,1 mio. kr., der bevirker, at korrektioner under +/- 0,1 mio. kr. ikke indarbejdes. Der er i overslagsårene til budget 2019-2022 indarbejdet en pulje på 5 mio. kr. til tekniske korrektioner under budgetlægningen. Mængderegulering Med baggrund i befolkningsprognosen, som bliver revideret i foråret, indarbejdes der mængdereguleringer i det tekniske budget på børne- og ungeområdet og på ældreområdet. Lov- og cirkulæreprogrammet Der afsættes en udgiftspulje svarende til den beregnede kompensation af lov- og cirkulæreprogrammet. Med baggrund i det vedtagne lov- og cirkulæreprogram indarbejdes alle relevante mer-/mindreudgifter samt mer-/mindreindtægter. Dog er der en bagatelgrænse på 0,1 mio. kr., således at reguleringer under +/- 0,1 mio. kr. ikke indarbejdes. Serviceramme I tråd med den økonomiske politik er der med vedtagelsen af budget 2019-2022 indlagt en pulje på 10 mio. kr. årligt i overslagsårene til værn om servicerammen. Det vurderes ved udarbejdelse af det tekniske budget, hvorvidt der er behov for at afsætte en yderligere pulje til imødegåelse af merforbrug på servicerammen. Puljen vil have det formål, at sikre, at den tekniske serviceramme udnyttes fuldt ud i budgetlægningen. Anlæg Den økonomiske politik er på baggrund af budgetaftalen for 2019-2022 justeret i forhold til styring af anlægsområdet og overførsler på anlæg. Anlægsrammen for det tekniske budget svarer til det anlægsniveau, der er vedtaget i det seneste budget. Anlægsrammen prisfremskrives ikke. Ved vedtagelse af budget 2019-2022 er det vedtaget at der ikke fremsendes ansøgninger, der forudsætter medfinansiering af kommunale anlægsmidler, der ikke er budgetteret med. Ansøgningspuljer Der budgetteres ikke med forventede indtægter fra ansøgningspuljer i det tekniske budget. 7