Manual for stud_puls i UCL

1 Manual for stud_puls i UCL (Udarbejdet af Alice Petersen i samarbejde med Jacob Metze 190913 med forbehold for evt. justeringer efterfølgende revideret 17.12.14) Indhold: 1. Kort introduktion til stud_puls s. 2 2. Ultrakort version af stud_puls forløb, Trin for Trin s. 3 3. Hvad kan stud_puls anvendes til? s. 3 4. Introduktion til måleinstrumentet i stud_puls s. 4 5. Ansvar- og kompetenceområder i relation til stud_puls s. 4 6. Organisering/ logistik i forhold allokering og planlægning af stud_puls gældende fra foråret 2014 s. 8 7. Kort om stud_puls forløb efteråret 2013 s. 10 8. Administrator- Administrationsprocedure stud_puls s. 10 9. Tidsplan og ansvarsfordeling for afviklingen af stud_puls analysen s. 11 10.stud_PULS og Undervisningsmiljøundersøgelsen s. 13 11. Sygdom/ aflysning af stud_puls seancer s. 13 12. Økonomi- timer s. 13

2 1. Kort introduktion til stud_puls. 1.1 Hvad er stud_puls? Det er et instrument til måling af og dialog om væsentlige faktorer for studiemiljøet og tilfredshed blandt studerende. Stud_PULS analysen inddrager individuelle psykologiske faktorer og områder der har betydning for uddannelsesinstitutionen og relationer til undervisere og medstuderende. Den studerendes anonymitet fastholdes i processen. Stud_PULS kombinerer en kvantitativ metode (elektronisk spørgeskemaundersøgelse, hvor den studerende kan downloade sit eget resultat umiddelbart efter at have udfyldt skemaet) og en kvalitativ metode (gruppevis tilbagemeldingssession med en proceskonsulent og en uddannelsesansvarlig). Tilbagemeldingssessionen sker i meningsfulde holdstørrelser (30- max 40) og hvis muligt på de hold de studerende befinder sig. Hvis de studerende ikke går på et hold, opdeles de således at tilbagemeldingsgrupperne har et fælles socialt- og undervisningsmæssigt grundlag. Formålet med tilbagemeldingssessionen er at kortlægge ressourcer og udviklingsområder og sammen aftale mulige handlinger til forbedring af studiemiljøet. Det er en afgørende forudsætning, at stud_puls resultaterne formidles til ledelsen og at resultaterne indgår i den løbende kvalitetssikring og- udvikling. 1.2 Overordnet om stud_puls: 1. stud_puls er et instrument til måling af uddannelseskvalitet samt de studerendes tilfredshed og trivsel. 2. stud_puls sigter mod at give den enkelte studerende indsigt i egen situation på en række uddannelsesmæssige, relationelle og individuelle parametre. 3. stud_puls er en metode til diagnose og udvikling af væsentlige aspekter af uddannelseskvaliteten såvel på det enkelte hold som på institutionsniveau. 4. stud_puls er et instrument der giver uddannelsesinstitutionen præcise data, som kan bruges til dokumentation og forskning 5.stud_PULS er et instrument der kan identificere mønstre på tværs af hold og uddannelser. 1.3 Udrulning af stud_puls i UCL Der vil ske en løbende udrulning af stud_puls, dvs. at alle uddannelser starter med 2. semester studerende, når disse studerende (hold) når 5. semester (evt. 6. semester) skal de gennemføre stud_puls forløbet igen. Dvs. at alle studerende i UCL kommer til at gennemføre Stud_Puls forløb to gange i løbet af deres uddannelse, vel at mærke når stud_puls metoden er fuldt udrullet dvs. fra efteråret 2014. 1.4 Faser i projektet: 1. Indkøringsfase: 01.01.13-31.12.13 (med ekstern konsulent bistand)

3 2. Drift: pr. 01.01.14 (UCL varetager hele processen) 2. Ultrakort version af et stud_puls forløb, Trin for Trin Trin 1: skemaansvarlig for 2. semester (senere også 5.eller 6. semester) informerer den lokale administrator om hvilke studerende (UCL mailadresser)/ hold der skal deltage i det næste stud_puls forløb, hvor og hvornår. Administratoren sender oplysningerne til Metze Erhvervspsykologer A/S, der opretter de studerende i et on-line system. Den koordinerende studievejleder allokerer proceskonsulenter til alle introduktioner og tilbagemeldinger. Trin 2: de studerende introduceres til stud_puls analysen af en proceskoordinator (skemalagt) Trin3: de studerende modtager en ucl mail med stud_puls spørgeskemaet samt brugernavn og password Trin 4: de studerende udfylder skemaet elektronisk Trin 5: den studerende downloader eget stud_puls resultat (Rapport) Trin 6: den studerende forholder sig til sit eget resultat Trin 7: de studerende deltager i en skemalagt tilbagemeldingssession med sit eget hold (grupper af 30-40 studerende). Proceskonsulenten faciliterer dialogen i tilbagemeldingssessionen, der tager udgangspunkt i en grupperapport. Der deltager en uddannelsesansvarlige i tilbagemeldingssessionen, den uddannelsesansvarlige har primært en lyttende og referende position. Trin 8: evt. opfølgning på baggrund af stud_puls resultatet og dialogen på holdet. 3. Hvad kan stud_puls anvendes til- de 4 D`er? Diagnose: de kvantitative data kan danne udgangspunkt for at diagnosticere såvel den studerendes som uddannelsens udviklings- og ressourceområder, men er (primært) tænkt som grundlag for kvalitative dialoger mellem de studerende og uddannelsen. Formålet er at data stimulerer de studerende til at se nuanceret på deres uddannelse og at afsøge forskellige vinkler på deres egen situation. Data er således en katalysator for videndeling og sense- making og ikke en fastlåsning i simpel årsagsvirkningstænkning eller konklusioner. Dialog: dialog er en hjørnestenen i stud_puls. De kvantitative data kvalificeres via en dialog mellem en gruppe af studerende, en uddannelsesansvarlig og en proceskonsulent. Det er vigtigt, at den uddannelsesansvarlige ikke agerer som forsvarer for uddannelsen eller indleder diskussion om udsagnene, i den indledende tilbagemelding, men alene forholder sig lyttende evt. bidrager med rene forståelsesspørgsmål. Den kollektive kommunikation bidrager til at udvide kognitionen hos de studerende gennem den fælles dialog. Pointen er, at måling og udvikling af studiemiljø og -kvalitet ikke primært er et anliggende for ledelsen, men i høj grad kræver involvering af de uddannelsesansvarlige, underviserne og de studerende.

4 Dokumentation: resultaterne kan anvendes til såvel intern som ekstern dokumentation. Stud_PULS er designet således, at UCL kan få relevante udtræk til brug i forbindelse med dokumentationsopgaver f.eks. resultater fra hoved- og underområder i analysen. Data-digging: der er mulighed for at udnytte data til at undersøge sammenhænge og mønstre, der kan give UCL en øget forståelse af nogle af de komplekse sammenhænge, der findes mellem oplevet uddannelseskvalitet og trivselsfaktorer. Derudover er det muligt at koble stud_puls data med andre typer af data på de studerende som UCL allerede indsamler. 4. Introduktion til det kvantitative måleinstrument i stud_puls Hvis man skal måle et bredt og diffust område som tilfredshed, trivsel og uddannelseskvalitet, er det nødvendigt at spørge ind til de væsentlige faktorer, som forskningen har vist, påvirker de studerende i deres hverdag. Derfor er stud_puls i forhold til trivselsmålinger, både bredere i forhold til de områder som måles, og mere nuanceret med hensyn til at identificere de faktorer som spiller ind på trivsel, tilfredshed og uddannelseskvalitet. Måleområderne i stud_puls er opdelt i tilpasningskrav og tilpasningskapacitet, kort kaldet krav og kapacitet. Måleområderne er baseret på en viden om, at trivsel og velbefindende er et resultat af, at den studerende oplever at have tilstrækkelig kapacitet til at håndtere kravene. Derudover måles der på området Stressreaktioner, som ligger uden for krav-kapacitetsmodellen. Tilpasningskrav: de krav der stilles til den studerende fra omgivelserne, som individet skal håndtere og forholde sig til. Der er følgende hovedområder: Uddannelsesinstitutionen, mine undervisere/ medstuderende, min uddannelse, det fysiske studiemiljø og ændringer i livssituationen. Tilpasningskapacitet: er de ressourcer den studerende har til rådighed for at kunne håndtere tilpasningskravene. Følgende hovedområder: min indre organisation, min copingstil og sundhedsadfærd. 5. Ansvar- og kompetenceområder i relation til stud_puls Hvem Kompetencer Proceskonsulenterne a. Har indgående kendskab til samtlige måleområder i stud_puls og formår at gennemgå og forklare dem fyldestgørende i tilbagemeldingssessionen med de studerende og en uddannelsesansvarlig. Hvad Opgaver, ansvarsområde Deltage aktivt i allokeringsprocessen Gennemfører introduktioner til stud_puls på egen uddannelse, de uddannelser der ikke har en proceskonsulent får tildelt en proceskonsulent i allokeringsprocessen.

5 b. Er fortrolige med de bagvedliggende modeller og har nogen kendskab til den forskning og teori der ligger bag stud_puls c. Kan besvare alment forekommende spørgsmål om stud_puls (mål, midler, teori og metode) d. Kan gennemføre tilbagemeldingssessionen på tilfredsstillende niveau dvs.: 1. Varetage og styre tilbagemeldingssessionen med en gruppe studerende. Forberede og gennemføre/ facilitere tilbagemeldingssessionen Mødes med de andre proceskonsulenter og Alice Samarbejde med stud_puls administratorerne, uddannelsesansvarlige, og Alice 2. Arbejde kognitivt og kommunikativt med tilbagemeldingsprocesser. 3. Stille aktiverende cirkulære spørgsmål. 4. Motivere, stimulere og initiere en konstruktiv interesse. 5. Gå dybere ned i områder som er vigtige (også selvom de kan forekomme konfliktfyldte). 6. Stille katalysator spørgsmål. 7. Have overblik over processen, Ansvarlig for skemaplanlægning for 2. semester (senere også 5. og eller 6. semester) Fastlægger, i samarbejde med den koordinerende studievejleder placeringen af stud_puls aktiviteterne, med udgangspunkt i Standardafviklingsplanen. Leverer følgende data til studieadministrativ medarbejder i stud_puls : hvilke hold (SIS navn) der skal deltage, lokal, navn på uddannelsesansvarlige der deltager ved tilbagemeldingerne. Booker lokaler til: - introduktioner (her afhænger deltagerantal af lokale størrelse, der kan f.eks. godt være 120 studerende til en introduktion). Varighed: 1 lektion med en proceskonsulent (evt. 3 lektioner hvis uddannelsen vælger at skemalægge tid til at de studerende kan udfylde stud_puls skemaet og reflektere over deres individuelle rapport). - tilbagemeldingssessioner ( 8-12 dage efter

6 introduktionen). Max antal deltager 45 studerende + uddannelsesansvarlig + proceskonsulent). Varighed: 2 timer i lokaler med smartboard Stud_PULS Administrator Krav til administrator: erfaring med projektstyring og erfaring i anvendelse af web-browser I starten af semestret sende lister med respondent data (UCL mailadresser m.m.) på de studerende/ hold der skal gennemføre stud_puls til én udvalgt koordinerende administrator i UCL (Lenda Ballum leba@ucl.dk). Oprette/ slette studerende i systemet En udvalgt administrator (Lenda Ballum) samler SIS- oplysningerne fra alle uddannelserne i et regneark og sender det til Jacob Metze Stud_Puls uddannelsesansvarlige (uddannelseschef eller en person som uddannelseschefen har bemyndiget til at varetage denne opgave). Deltager i en lyttende position i til ved alle tilbagemeldinger på den uddannelse den stud_puls ansvarlige er tilknyttet. Skriver noter og udarbejder udviklingsplaner (skabelon findes på Team Share) fra tilbagemeldingssessionen. Ansvar for at resultatet af Stud_PULS analysen og tilbagemeldingssessionen bliver fulgt op med konkrete handlinger. Ansvarlig for at offentliggøre udviklingsplanen på holdes Fronter side Pr. delen- at orientere de studerende og kollegaer om stud_puls forud for selve stud_puls forløbet. Generel information i egen uddannelse om stud_puls. Bidrage til at skabe ejerskab i hele organisationen til stud_puls Alice Petersen Operationel styring Administrativ tilrettelæggelse

7 PR. materiale i samarbejde med Jacob Metze Allokering af proceskonsulenter Samarbejde med: proceskonsulenter og administratorer, uddannelsesansvarlige ME (Metze Erhvervspsykologer A/S) Opretter respondenter samt de nødvendige grupper i onlinesystemet Udsendelse af e-mail til studerende med link til spørgeskemaet (med brugerkoder og passwords). Monitorerer besvarelsesprocenten, sender reminder til studerende samt mails til stud_puls uddannelsesansvarlig ved lav svar % Dataansvarlige for online systemet og er forpligtet til at følge Datatilsynetsretningslinjer og Persondataloven. Derfor vil det som udgangspunkt være ME der trækker data ud fra systemet hvis UCL har brug for specifikke dataudtræk (NB ud fra et anonymitets forhold genereres der ikke grupperapporter på udvalg mindre end 5 studerende) Studierektor niveau Overordnede indkobling i uddannelserne Stud_PULS et element i det samlede kvalitetssikringssystem (Ulrich Storgaard arbejde på denne del) Ulrich Storgaard Kobling mellem stud_puls, kvalitetssikringssystemet i UCL og Undervisningsmiljøundersøgelsen Lederrådet Vurderer om antallet af proceskonsulenter er tilstrækkeligt til at dække stud_puls opgaver i de respektive vicedirektørområder.

8 6. Organisering/ logistik i forhold allokering og planlægning af stud_puls gældende fra forår 2014 Principper for allokering: Introduktioner varetages i videst muligt omfang af den lokale proceskonsulent, alternativt af en anden proceskonsulent. Den koordinerende studievejleder tildeler proceskonsulenter i forbindelse med allokeringen Tilbagemeldingssessioner varetages af proceskonsulenter der ikke er ansat i den pågældende uddannelse, også selvom det måtte være på en anden lokalisation Tidsplaner/ Årshjul for allokering og planlægning af Forårs stud_puls forløb Tanken er, at Stud_Puls forløbene skal være planlagt før skemaplanlægningen påbegyndes. Planlægningen tager udgangspunkt i standardafviklingsplanen for foråret. Forårs stud_puls forløb Senest 1. september året før Koordinerende studievejleder sender et link til et google docs.skema, hvor forslag til afvikling af stud_puls aktiviteter fremgår. Senest 1. september Senest 15. september Senest d. 25. september Har proceskonsulenterne orienteret Alice om, hvilke tider (ferie/ kurser eller lignende) de ikke kan varetage introduktioner og tilbagemeldinger Alice har foretaget en foreløbig allokering af proceskonsulenter og sender planen til proceskonsulenterne der kan drøfte det med de respektive ledere. Proceskonsulenterne melder tilbage til Alice, om allokeringen er OK, evt. justeringer 25.09-31.09 Alice reviderer planen Senest 1. oktober Allokering er afsluttet og planen sendes retur til: proceskonsulenterne, administratorerne og de ansvarlige skemaplanlæggere. Derefter kan proceskonsulenterne registrere stud_puls

9 aftalerne i deres personlige skemaer. 6. Organisering/ logistik i forhold allokering og planlægning af stud_puls gældende fra efteråret 2015 Afviklingen af stud_puls vil foregå inden for de 2 vicedirektør områder: SUND og SAMF/ PÆD, dvs at allokeringen sker inden for de 2 områder. Afregning for stud_puls aktiviteter (introduktioner og tilbagemeldinger) foregår ligeledes inden for de 2 områder. Tidsplaner/ Årshjul allokering og planlægning af efterår stud_puls forløb Efterår Stud_Puls forløb Senest 31. januar Koordinerende studievejleder sender et link til et google docs.skema, hvor forslag til afvikling af stud_puls aktiviteter fremgår. Senest 31. januar Senest 15. februar Senest d. 25. februar Har proceskonsulenterne orienteret Alice om, hvilke tider (ferie/ kurser eller lignende) de ikke kan varetage introduktioner og tilbagemeldinger Alice har foretaget en foreløbig allokering af proceskonsulenter og sender planen til proceskonsulenterne der kan drøfte det med de respektive ledere. Proceskonsulenterne melder tilbage til Alice, om allokeringen er OK og evt. justeringer 25.02-31.02 Alice reviderer planen Senest 1. marts Allokering er afsluttet og planen sendes retur til: proceskonsulenterne, administratorerne og de ansvarlige skemaplanlæggere. Derefter kan proceskonsulenterne registrere stud_puls aftalerne i deres personlige skemaer.

10 7. Kort om stud_puls forløb efteråret 2013 Efterår 2013 står vi overfor 2 udfordringer: 1. Gennemførelse af Stud_puls på 2. semester 2. Certificering af flest mulige proceskonsulenter Jacob M er ikke med fra foråret 2014). Det fremgår af den nuværende allokering at nogle af proceskonsulenter har skrevet sig på til mange introduktioner og tilbagemeldinger. Det viser et stort ansvar og engagement, men dette efterår må vi forsøge at fordele tilbagemeldingssessionerne mellem proceskonsulenter, således at flest mulige proceskonsulenter får mulighed for at blive certificeret. Derfor opløses den nuværende allokering til dels, således at tilbagemeldingerne fordeles mest muligt hensigtsmæssigt mellem proceskonsulenterne, så flest mulige får en reel mulighed for at blive certificeret. 8. Administrator- Administrationsprocedure stud_puls Koordinerende stud_puls administrator: Lenda Ballum er stud_puls administrator. Respondenter: De studerende som deltager i stud_puls i det pågældende semester. Opgave 1: Oprettelse af studerende i stud_puls admin systemet (1 gang pr. semester) Deadline Opgave Hvem Uge 2 på semesteret Uge 3 på semesteret Uge 4 på semesteret stud_puls administratorerne laver et regneark indeholdende alle de studerende, som skal deltage i stud_puls på semesteret. Den enkelte stud_puls administrator er selv ansvarlig for at tjekke, at alle oplysninger er korrekte og at de leveres i det korrekte format. Regnearket sendes til den koordinerende stud_puls medarbejder. Den koordinerende stud_puls administrator modtager regnearkene fra uddannelsernes. Hvis den koordinerende stud_puls administrator ikke har modtaget regnearkene inden udgangen af uge 2, er det dennes opgave at rykke for disse. Med udgangspunkt i regnearkene laves et samlet regneark for alle deltagere i stud_puls på semestret. Den koordinerende stud_puls administrator er ansvarlig for at tjekke, at formatet i det samlede regneark er korrekt, og at det er i overensstemmelse med den skabelon som udleveres. Det samlede regneark sendes til Metze Erhvervspsykologer Respondentoplysningerne fra det samlede regneark uploades til stud_puls admin systemet. Metze Erhvervspsykologer er ansvarlig for at tjekke, at alle data er uploadet korrekt, således at respondenterne ligger klar til brug i stud_puls admin systemet. stud_puls administrator i samarbejde med den ansvarlige skemafplanlægg er. Den koordinerende stud_puls administrator Metze Erhvervspsykolo ger 9. Tidsplan og ansvarsfordeling for afviklingen af Stud_Puls analysen Trin for trin

11 Tidspunkt (ca) Aktivitet Ansvarlig Ved starten af 2. semester ( fra efteråret 2014 også 5. eller 6. semester) Indgives respondent SIS- data til Lenda Ballum stud_puls administrator Det aftales decentralt hvem der er ansvarlig for at indgive de relevante data til administratoren. Uge 3 på semestret Sende lister med respondent data (e-mail) på de hold/grupper der skal gennemføre stud_puls i stud_puls skabelon til den koordinerende adminstrator Administratorer Dag 1 Introduktion til studerende om stud_puls Proceskonsulent ( gerne en fra egen uddannelse/ egne lokalitet) Dag 1-8 Studerende udfylder spørgeskemaet of reflekterer over eget resultat Studerende Dag 1-8 Monitorere besvarelsesprocenten Jacob Metze Dagen før deadline for besvarelse af spørgeskemaet Dag 8 Sende påmindelser til de studerende der ikke har udfyldt skemaet Link til holdresultatet sættes ind i googl docs skemaet Jacob Metze Jacob Metze Dag 1-10 Dag 8-10 Dag 11 Studerende gennemgår deres eget resultat (rapport) og forbereder sig på tilbagemeldingssessionen i gruppen Proceskonsulent og den stud_puls uddannelsesansvarlige gennemser rapporten fra den pågældende gruppe og forbereder sig på tilbagemeldingssessionen Tilbagemeldingssessionen afvikles Studerende Proceskonsulent og den uddannelsesansvarlige leder Proceskonsulent faciliterer processen og den stud_puls

12 uddannelsesansvarlige har en lyttende og referende position Dag 11-14 Referat og evt. handleplaner fra tilbagemeldingssessionen renskrives og uploades på UCLs intranet stud_puls uddannelsesansvarlige 10. Stud_PULS og Undervisningsmiljøundersøgelsen Ulrich Storegård og Jacob Metze har indarbejdet de områder af Undervisningsmiljøundersøgelsen, der ikke blev dækket ind af standard udgaven af stud_puls ind i stud_puls analysen i UCL. Derudover har de lavet en forhåndssortering, så UCL kan trække en Undervisningsmiljøundersøgelse ud fra stud_puls analyseresultaterne. 11. Sygdom/ aflysning af Stud_Puls sceancer Hvis proceskonsulenten bliver forhindret i at møde op til en aftalt introduktion/ tilbagemeldingssessionen, er det proceskonsulentens ansvar at melde afbud direkte til den pågældende stud_puls uddannelsesansvarlig alternativt administratoren, der giver de studerende besked om aflysningen. Parterne aftaler indbyrdes et nyt tidspunkt. Såfremt det ikke kan lade sig gøre, kontaktes den koordinerende studievejleder. Hvis uddannelsesinstitutionen aflyser en seance, giver uddannelsesinstitutionen, direkte besked til proceskonsulenten og et nyt tidspunkt aftales. Såfremt det ikke kan lade sig gøre, kontaktes Alice. 12. Økonomi- timer Afregning af proceskonsulenternes timer sker inden for de 2 vicedirektørområder