REVIDEREDE UDBUDSBETINGELSER FOR OFFENTLIGT EU-UDBUD AF SKI RAMMEAFTALE 04.50 VEDRØRENDE ANSKAFFELSE AF FORBRUGSARTIKLER MED FORPLIGTENDE TILSLUTNING EU Udbud nr.: 2011/S 105-172038 Og efterfølgende rettelse [Angivelse af nummer, som udfyldes efter offentliggørelse] Offentliggjort i EU-tidende den 01-06-2011 Og rettelsen den [Angivelse af dato, som udfyldes efter offentliggørelse]
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INDLEDNING... 3 2 DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED... 3 3 UDBUDSMATERIALET... 4 4 GENERELT OM OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE... 6 5 FORHANDLINGSFORBUDDET... 6 6 UDBUDDETS OMFANG... 7 7 FORPLIGTENDE TILSLUTNING, ESTIMERET VOLUMEN SAMT UDNYTTELSE AF OPTION... 8 8 ORDREGIVERS UFRAVIGELIGE MINDSTEKRAV SAMT TILBUDSGIVERS FORBEHOLD... 9 9 OPLYSNING OM SKAT, AFGIFTER, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ 9 10 HVEM KAN AFGIVE TILBUD?... 10 11 BETINGELSER FOR DELTAGELSE... 10 12 ELEKTRONISK TILBUDSAFGIVELSE... 14 13 KRAV TIL TILBUDDETS INDHOLD... 16 14 TILBUDSEVALUERING... 17 15 SPØRGSMÅL TIL UDBUDDET... 18 16 MEDDELELSE OM RESULTAT SAMT STAND-STILL PERIODE... 19 17 ANNULLATION AF UDBUDSFORRETNINGEN... 19 18 TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNING... 19 Side 2 af 20
UDBUDSBETINGELSER 1 INDLEDNING Disse udbudsbetingelser uddyber bekendtgørelse i EU-tidende nummer: 2011/S 105-172038 og efterfølgende rettelse: [Angivelse af nr. som udfyldes ef ter offentliggørelse]. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt EU-udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud af en rammeaftale, der udbydes som 2 selvstændige delaftaler: Delaftale 1: Rammeaftale vedrørende aftørringspapir, engangsservice og fødevareemballage. Delaftale 2: Rammeaftale vedrørende rengøringsrekvisitter og kemi. På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der for hver delaftale blive indgået en rammeaftale med én leverandør. Nærværende udbud er et udbud med forpligtende tilslutning fra de SKI kunder, der er oplistet i Rammeaftalebilag A. 2 DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den ordregivende myndighed er: Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI) Islands Brygge 55 2300 København S Cvr.nr.: 17 47 24 37 EAN-nr.: 5790000275847 (Herefter omtalt Ordregiver ) Ordregivers primære kontaktperson er: Emma Gram, emg@ski.dk Side 3 af 20
Ordregivers sekundære kontaktperson er: Marlene Frederiksen, mf@ski.dk Udbuddet gennemføres på vegne af de kunder, der fremgår af Rammeaftalebilag A, idet bilaget indeholder en oversigt over, hvilke kunder der er part i én eller begge rammeaftaler (delaftale 1 og/eller delaftale 2), som skal indgås på baggrund af nærværende udbud. 3 UDBUDSMATERIALET Udbudsmaterialet består af de dokumenter, som er offentliggjort i det elektroniske udbudssystem ETHICS under menupunktet udbudsmateriale og som er følgende: 0. Reviderede dokumenter offentliggjort d. 24-06-2011 Reviderede udbudsbetingelser Revideret tilbudsliste for Delaftale 1 (rammeaftalebilag E.2) Revideret tilbudsliste for Delaftale 2 (rammeaftalebilag E.2) 1. Dokumenter vedr. tilbudsafgivelse Udbudsbetingelser 2. Hvis enkeltstående virksomhed: Spørgeskemaer der skal besvares - her findes spørgeskemaer, som skal udfyldes af de tilbudsgivere, der består af enkeltstående virksomheder. a. Generelle tilbudsgiverspørgsmål for enkeltstående virksomhed b. Tro og love erklæring c. Tilbudsliste for Delaftale 1 (rammeaftalebilag E.2) 1. Faneblad Vejledning (til orientering) 2. Faneblad Aftørringspapir (skal udfyldes af tilbudsgiver) 3. Faneblad Engangsservice og fødevareemb. (skal udfyldes af tilbudsgiver) 4. Faneblad e-katalog delaftale 1 (skal udfyldes af tilbudsgiver) d. Tilbudsliste for Delaftale 2 (rammeaftalebilag E.2) 1. Faneblad Vejledning (til orientering) 2. Faneblad Rengøringsrekvisitter (skal udfyldes af tilbudsgiver) 3. Faneblad Kemi (skal udfyldes af tilbudsgiver) 4. Faneblad e-katalog delaftale 2 (skal udfyldes af tilbudsgiver) 3. Hvis konsortium: Spørgeskemaer der skal besvares (af befuldmægtiget virksomhed og deltagende virksomhed) her findes spørgeskemaer, Side 4 af 20
som skal udfyldes, når flere tilbudsgivere i forening afgiver tilbud som et konsortium. a. Generelle tilbudsgiverspørgsmål for befuldmægtigede i et konsortium b. Generelle tilbudsgiverspørgsmål for deltagende virksomhed i et konsortium c. Tro og love erklæring d. Tilbudsliste for Delaftale 1 (rammeaftalebilag E.2) 1. Faneblad Vejledning (til orientering) 2. Faneblad Aftørringspapir (skal udfyldes af tilbudsgiver) 3. Faneblad Engangsservice og fødevareemb. (skal udfyldes af tilbudsgiver) 4. Faneblad e-katalog delaftale 1 (skal udfyldes af tilbudsgiver) e. Tilbudsliste for Delaftale 2 (rammeaftalebilag E.2) 1. Faneblad Vejledning (til orientering) 2. Faneblad Rengøringsrekvisitter (skal udfyldes af tilbudsgiver) 3. Faneblad Kemi (skal udfyldes af tilbudsgiver) 4. Faneblad e-katalog delaftale 2 (skal udfyldes af tilbudsgiver) 4. Rammeaftale med bilag her findes rammeaftalen med tilhørende bilag. o Rammeaftale (ens for delaftale 1 og delaftale 2). o Rammeaftalebilag A: Liste over kunder med forpligtende tilslutning for aftørringspapir og/eller engangsservice og fødevareemballage (delaftale 1) o Rammeaftalebilag A: Liste over kunder med forpligtende tilslutning for rengøringsrekvisitter og/eller kemi (delaftale 2) o Rammeaftalebilag B: Udgået (Er ikke en del af udbudsmaterialet). o Rammeaftalebilag C: Leveringsaftale (ens for delaftale 1 og delaftale 2). o Rammeaftalebilag D: Leverandørens rapportering til SKI (ens for delaftale 1 og delaftale 2). o Rammeaftalebilag E: Varerne Bilag E.1: SKIs kravspecifikation (ens for delaftale 1 og delaftale 2) Bilag E.2: Tilbudsliste aftørringspapir, engangsservice og fødevareemballage (delaftale 1) Bilag E.2: Tilbudsliste rengøringsrekvisitter og kemi (delaftale 2) o Rammeaftalebilag F: Håndtering af udgåede varer og substitution heraf (ens for delaftale 1 og delaftale 2). Side 5 af 20
o Rammeaftalebilag G: E-katalog (ens for delaftale 1 og delaftale 2). o Rammeaftalebilag H: CSR (ens for delaftale 1 og delaftale 2). 5. Svar på de spørgsmål, der er stillet i spørgerunden her findes besvarelsen af de spørgsmål, som tilbudsgivere har stillet via ETHICS og menupunktet send Spørgsmål. Punktet kan først ses, når ordregiver har besvaret de stillede spørgsmål. a. Spørgsmål og svar 24-06-2011 b. Ændringsliste 4 GENERELT OM OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i udbudsdirektivet (direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004) hvilket indebærer, at alle interesserede tilbudsgivere, der opfylder betingelserne for at deltage jf. pkt. 10, har ret til at afgive tilbud. Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver at henlede tilbudsgivers opmærksomhed på, - at Ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold jf. nedenfor punkt 7, - at Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb, jf. pkt. 18. Tidsplan for udbudsforretning, - at det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiver, påhviler udelukkende tilbudsgiver. 5 FORHANDLINGSFORBUDDET Det skal understreges, at tilbudsgiver og Ordregiver ikke vil kunne forhandle om de afgivne tilbud som blandt andet angivet i en fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 71/305/EØF. Rådet og Kommissionen erklærer her:... at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Side 6 af 20
Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, herunder angiver samtlige priser (inkl. eventuelle rabatter og lignende) på et så detaljeret niveau som overhovedet muligt, og at tilbuddene er præcise i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås aftale uden forudgående drøftelser og forhandlinger. Af den grund er det yderst vigtigt, at de afgivne tilbud er fyldestgørende udformet, således at tilbuddene på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning, og at tilbuddene indeholder alle de efterspurgte oplysninger. Tilbud, der ikke opfylder disse krav, vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. Tilbudsgiver opfordres til at udnytte muligheden for at stille spørgsmål, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 15. 6 UDBUDDETS OMFANG 6.1 2 delaftaler Der skal indgås en rammeaftale med én leverandør om levering af aftørringspapir, engangsservice og fødevareemballage (delaftale 1) samt en rammeaftale med én leverandør om levering af rengøringsrekvisitter og kemi (delaftale 2). I Rammeaftalebilag E.1 er oplistet mindstekrav til de udbudte varer, som er omfattet af henholdsvis Delaftale 1 og Delaftale 2. Disse mindstekrav er dels generelle og dels specifikke. Tilbudsgiver er berettiget til at afgive tilbud på én eller begge delaftaler, idet der foretages en selvstændig tilbudsvurdering af de afgivne tilbud inden for hver delaftale. Der skal afgives tilbud på det fulde sortiment i tilbudslisten for en delaftale, for at tilbuddet er konditionsmæssigt for den pågældende delaftale. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud pr. delaftale. Hvis tilbudsgiver afgiver tilbud på begge delaftaler, kan tilbudsgiver ikke betinge accept af tilbud på delaftale 1 af, at ordregiver tillige accepterer tilbud på delaftale 2 og vice versa. Tilbudsgiver har heller ikke mulighed for at tilbyde en rabat, hvis Tilbudsgiver tildeles begge delaftaler. 6.2 Varighed De 2 delaftaler indgås med en varighed på 2 år pr. delaftale og med en option på forlængelse af hver delaftale med 2 X 12 måneder. Der henvises i øvrigt til pkt 7. nedenfor. Side 7 af 20
7 FORPLIGTENDE TILSLUTNING, ESTIMERET VOLUMEN SAMT UDNYTTELSE AF OPTION Nærværende udbud gennemføres af SKI på vegne af de i Rammeaftalebilag A angivne kunder. Kundernes forpligtende tilslutning indebærer, at kunderne er forpligtet til at foretage alle deres selvstændige anskaffelser af produkter omfattet af det udbudte sortiment inden for de hovedproduktgrupper den enkelte kunde har forpligtet sig til at anskaffe under rammeaftalen. Ved selvstændige anskaffelser forstås anskaffelser, som kunderne selv foretager, hvilket eksempelvis ikke omfatter anskaffelser, der indgår som en naturlig del i en tjenesteydelsesaftale indgået mellem en kunde og en anden leverandør. Rammeaftalebilag A angiver, hvilke hovedproduktgrupper den enkelte kunde har tilsluttet sig, samt kundernes tiltrædelsesdato for hver hovedproduktgruppe. Tiltrædelsesdatoen er den dato, hvor kommunens forpligtelse til at købe ind på rammeaftalen påbegyndes. Den tidsmæssige udstrækning af den forpligtende tilslutning er for alle kundernes vedkommende gældende for de første 2 år af rammeaftalens varighed. Såfremt et simpelt flertal af kunderne i rammeaftalebilag A ønsker at gøre brug af optionen på at forlænge rammeaftalen med 12 måneder (rammeaftalens 3. år), vil rammeaftalen blive forlænget med 12 måneder. Hver kunde, jf. rammeaftalebilag A, har én stemme. De kunder som har stemt for en forlængelse af rammeaftalen vil fortsat være forpligtende tilsluttet rammeaftalen. De kunder som har stemt imod en forlængelse vil ikke længere være forpligtende tilsluttet rammeaftalen, idet disse kunder som part i rammeaftalen fortsat er berettiget til at foretage anskaffelser under rammeaftalen. En manglende stemme sidestilles med at kunden har stemt imod en forlængelse. Tilsvarende er gældende ved udnyttelse af option på forlængelse af rammeaftalen med yderligere 12 måneder (rammeaftalens 4. år). Det skal understreges, at de kunder som måtte stemme imod en forlængelse af rammeaftalen er til stadighed part i rammeaftalen. Såfremt option på forlængelse af rammeaftalen benyttes, vil Ordregiver fremsende et opdateret Rammeaftalebilag A til leverandøren. Kunder er ikke forpligtet til at aftage et bestemt volumen af varer fra Leverandøren. Historisk volumen for år 2010 pr. hovedproduktgruppe er ligeledes angivet i Rammeaftalebilag A. Rammeaftalebilag A angiver, hvilke hovedproduktgrupper den enkelte kunde har tilsluttet sig, samt kundernes tiltrædelsesdato for hver hovedproduktgruppe. Tiltrædelsesdatoen er den dato, hvor kundens forpligtelse til at købe ind på rammeaftalen påbegyndes. Side 8 af 20
8 ORDREGIVERS UFRAVIGELIGE MINDSTEKRAV SAMT TILBUDSGIVERS FORBEHOLD Rammeaftalen med tilhørende bilag er at betragte som ufravigelige mindstekrav i forbindelse med indgåelse af denne. Der gøres tillige opmærksom på, at Tilbudsgiver ikke kan tage forbehold overfor udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiverne opfordres til at udnytte deres adgang til at stille spørgsmål, hvis de konstaterer væsentlige uhensigtsmæssigheder i kontraktgrundlaget. Ordregiver vil i givet fald på baggrund heraf inden for udbudsreglernes rammer - overveje, om sådanne spørgsmål giver anledning til justeringer af kontraktgrundlaget. Hvis tilbud indeholder forbehold, vil det medføre, at tilbuddet er ikkekonditionsmæssigt og ikke vil blive taget i betragtning. 9 OPLYSNING OM SKAT, AFGIFTER, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ I henhold til artikel 27 i udbudsdirektivet skal Ordregiver hermed oplyse om de relevante organer, hvor tilbudsgiver kan få oplysninger om de gældende forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø: 1) SKAT, Hovedcentret Østbanegade 123 2100 København Ø Telefon: (+45) 72 22 18 18 Telefax: (+45) 72 37 90 01 E-mailadresse: skat@skat.dk Internetadresse: www.skat.dk 2) Miljøstyrelsen Strandgade 29 1401 København K Telefon: (+45) 32 66 01 00 Telefax: (+45) 32 66 04 79 E-mailadresse: mst@mst.dk Internetadresse: www.mst.dk 3) Arbejdstilsynet Postboks 1228 0900 København C Telefon: (+45) 70 12 12 88 Telefax: (+45) 70 12 12 89 E-mailadresse: at@at.dk Internetadresse: www.at.dk Side 9 af 20
10 HVEM KAN AFGIVE TILBUD? Enhver økonomisk aktør er berettiget til at afgive tilbud. En enkeltstående virksomhed kan vælge at afgive tilbud. Endvidere kan en gruppe af flere virksomheder beslutte sig for at afgive tilbud som et konsortium forstået som en enhed, hvor de deltagende virksomheder hæfter solidarisk, direkte og ubetinget for leveringsaftalens opfyldelse. Et konsortium kan være en god idé, når den enkelte virksomhed ikke alene er i stand til at opfylde dokumentationskravene, herunder mindstekrav til f.eks. økonomi til brug for Ordregivers egnethedsvurdering eller når den enkelte virksomhed ikke kan levere samtlige de udbudte ydelser. Det er ikke muligt for den samme virksomhed både at afgive tilbud som enkeltstående virksomhed og som deltager i et konsortium. En virksomhed må som ansvarlig tilbudsgiver over for Ordregiver derfor alene deltage i afgivelsen af ét tilbud. Deltagelse i tilbudsafgivelse udelukker ikke, at den samme virksomhed både kan deltage som ansvarlig tilbudsgiver, som enkeltstående virksomhed eller konsortiedeltager, samtidig med at virksomheden kan fungere som underleverandør til en anden tilbudsgiver. 11 BETINGELSER FOR DELTAGELSE 11.1 Generelt Ved modtagelsen af de indkomne tilbud foretager Ordregiver indledningsvis en vurdering af, hvorvidt hver tilbudsgiver er egnet til at udføre den udbudte anskaffelse. Til brug for denne egnethedsvurdering skal tilbud indeholde nedenstående dokumentation, på hvilket grundlag Ordregiver foretager en samlet vurdering af tilbudsgiverens egnethed. 11.2 Personlige forhold Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, selskabsform og CVR nr. Oplysning SKAL afgives ved udfyldelse af Generelle tilbudsgiverspørgsmål, generelle oplysninger om virksomheden. Erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til offentlige myndigheder i Danmark, som overstiger 100.000 kr., jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997. Afgivelse af erklæring SKAL ske ved udfyldelse og signering af Tro- og Love erklæring. Erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en udelukkelsesgrund, som angivet i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a, b, c, og d. Afgivelse af erklæring SKAL ske ved udfyldelse og signering af Tro- og Love erklæring. Side 10 af 20
Erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ved udarbejdelse af sit tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt jf. Udbudsdirektivets artikel 27, stk. 2. Afgivelse af erklæring SKAL ske ved udfyldelse og signering af Tro- og Love erklæring. Hvis ansøger er et konsortium (hvis flere virksomheder afgiver tilbud i en sammenslutning) skal samtlige oplysninger fremlægges for alle konsortiedeltagere. Ordregiver forbeholder sig ret til efter tildeling, men før aftaleindgåelse, at forlange en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, max. 3 måneder gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f. 11.3 Økonomisk og finansiel kapacitet Delaftale 1, Aftørringspapir, engangsservice og fødevareemballage; Oplysninger og formaliteter som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Oplysninger om tilbudsgivers samlede nettoomsætning det seneste disponible regnskabsår inden for det aktivitetsområde, som rammeaftalens delaftale 1 vedrører. Ved nettoomsætning forstås de indtægter, der er opnået ved salg af varer, fratrukket prisnedslag, moms og andre omsætningsafhængige afgifter. Oplysninger om tilbudsgivers egenkapital det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne SKAL afleveres ved udfyldelse af "Generelle tilbudsgiverspørgsmål, økonomisk og finansiel kapacitet. Mindstekrav, Delaftale 1, Aftørringspapir, engangsservice og fødevareemballage: Tilbudsgiver skal have en årlig nettoomsætning på minimum 40 mio. DKK i det seneste disponible regnskabsår inden for det aktivitetsområde, som rammeaftalens delaftale 1 vedrører. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) beregnes nettoomsætningen som leverandørernes samlede nettoomsætning i det seneste disponible regnskabsår inden for det aktivitetsområde, som rammeaftalens delaftale 1 vedrører. Side 11 af 20
Tilbudsgiver skal have en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som leverandørernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Delaftale 2, Rengøringsrekvisitter og kemi: Oplysninger og formaliteter som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Oplysninger om tilbudsgivers samlede nettoomsætning det seneste disponible regnskabsår inden for det aktivitetsområde, som rammeaftalens delaftale 2 vedrører. Ved nettoomsætning forstås de indtægter, der er opnået ved salg af varer, fratrukket prisnedslag, moms og andre omsætningsafhængige afgifter. Oplysninger om tilbudsgivers egenkapital det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne SKAL afleveres ved udfyldelse af "Generelle tilbudsgiverspørgsmål, økonomisk og finansiel kapacitet. Mindstekrav, Delaftale 2, Rengøringsrekvisitter og kemi: Tilbudsgiver skal have en årlig nettoomsætning på minimum 20 mio. DKK i det seneste disponible regnskabsår inden for det aktivitetsområde, som rammeaftalens delaftale 2 vedrører. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) beregnes nettoomsætningen som leverandørernes samlede nettoomsætning i det seneste disponible regnskabsår inden for det aktivitetsområde, som rammeaftalens delaftale 2 vedrører. Tilbudsgiver skal have en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som leverandørernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Side 12 af 20
11.4 Teknisk kapacitet Delaftale 1, Aftørringspapir, engangsservice og fødevareemballage Oplysninger og formaliteter som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: 2 referencer vedrørende leveringsaftaler/-kontrakter for leverancer af aftørringspapir og/eller engangsservice og/eller fødevareemballage af tilsvarende art som de udbudte under delaftale 1, og hvor levering er påbegyndt og/eller udført inden for perioden 2009 2011. Leveringsaftaler indgået under en rammeaftale, som eksempelvis SKI rammeaftale 04.10 Forbrugsartikler, kan benyttes som reference, hvorimod selve rammeaftalen ikke udgør en relevant reference. De 2 referencer benyttes til egnethedsvurderingen for Delaftale 1. Såfremt en reference omhandler leverancer som dækker varer af tilsvarende art som både delaftale 1 og delaftale 2, kan den samme reference anvendes under begge delaftaler. Oplysningerne SKAL afleveres ved udfyldelse af "Generelle tilbudsgiverspørgsmål, teknisk kapacitet". En reference der anvendes under både delaftale 1 og delaftale 2, skal angives separat for hver delaftale i Generelle tilbudsgiverspørgsmål, dvs. den samme reference gentages under delaftale 1 og delaftale 2. Mindstekrav, Delaftale 1, Aftørringspapir, engangsservice og fødevareemballage: Tilbudsgiver skal for hver reference have leveret til mere end 50 forskellige leveringsadresser hos den kunde, som leveringsaftalen/-kontrakten er indgået med. Ved én "leveringsadresse" forstås levering til én matrikel. Flere leveringer til samme matrikel tæller derfor som én leveringsadresse. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) skal sammenslutningen tilsammen have 2 referencer med levering til mere end 50 forskellige leveringsadresser pr. reference hos den kunde, som leveringsaftalen/-kontrakten er indgået med. Det er således uden betydning om de enkelte deltagere i konsortiet opfylder kravet, så længe konsortiet i sin helhed opfylder kravet. Delaftale 2, Rengøringsrekvisitter og kemi Oplysninger og formaliteter som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Side 13 af 20
2 referencer vedrørende leveringsaftaler/-kontrakter for leverancer af rengøringsrekvisitter og/eller kemi af tilsvarende art som de udbudte under delaftale 2, og hvor levering er påbegyndt og/eller udført inden for perioden 2009 2011. Leveringsaftaler indgået under en rammeaftale, som eksempelvis SKI rammeaftale 04.10 Forbrugsartikler, kan benyttes som reference, hvorimod selve rammeaftalen ikke udgør en relevant reference. De 2 referencer benyttes til egnethedsvurderingen for Delaftale 2. Såfremt en reference omhandler leverancer som dækker varer af tilsvarende art som både delaftale 1 og 2, kan referencen anvendes under begge delaftaler. Oplysningerne SKAL afleveres ved udfyldelse af "Generelle tilbudsgiverspørgsmål, teknisk kapacitet". En reference der anvendes under både delaftale 1 og delaftale 2, skal angives separat for hver delaftale i Generelle tilbudsgiverspørgsmål, dvs. den samme reference gentages under delaftale 1 og delaftale 2. Mindstekrav, Delaftale 2, Rengøringsrekvisitter og kemi: Tilbudsgiver skal for hver reference have leveret til mere end 50 forskellige leveringsadresser hos den kunde, som leveringsaftalen/-kontrakten er indgået med. Ved én "leveringsadresse" forstås levering til én matrikel. Flere leveringer til samme matrikel tæller derfor som én leveringsadresse. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) skal sammenslutningen tilsammen have 2 referencer med levering til mere end 50 forskellige leveringsadresser pr. reference hos den kunde, som leveringsaftalen/-kontrakten er indgået med. Det er således uden betydning om de enkelte deltagere i konsortiet opfylder kravet så længe konsortiet i sin helhed opfylder kravet. 12 ELEKTRONISK TILBUDSAFGIVELSE 12.1 Form- og procedurekrav Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsbetingelser. Ved udarbejdelse af tilbuddet skal tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår under nærværende punkt. Hele udbudsprocessen forløber elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Tilbud skal afgives elektronisk og via det elektroniske udbudssystem ETHICS, som tilbudsgiverne bl.a. kan få adgang til via linket https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0450_20110513.nsf Tilbud, som fremsendes på anden vis, f.eks. pr. mail, brev eller CD-rom, accepteres ikke. Side 14 af 20
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale inklusive vejledning grundigt (finder under menupunktet Udbudsmateriale ) og nøje følge de anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde de særlige spørgeskemaer (Excel eller pdf-format), der angiver, hvilke oplysninger tilbudsgiver skal oplyse til brug for Ordregivers vurdering af tilbudsgiverens egnethed samt til brug for tilbudsvurderingen. For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenterne i pdf-format skal der på virksomhedens computer være installeret Adobe Reader (9.0 eller nyere version) alternativt kan Adobe Acrobat (6.0 eller nyere version) anvendes. 12.2 Alternative bud I overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte, accepterer Ordregiver ikke alternative bud. De afgivne tilbud skal fremtræde som fuldstændige tilbud, der på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning. 12.3 Tilbudsfrist Tilbud skal være afleveret elektronisk via ETHICS senest den i pkt. 18 angivne tilbudsfrist. Tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb vil ikke blive taget i betragtning. 12.4 Delbud Tilbudsgiver kan afgive tilbud på enten delaftale 1 og/eller delaftale 2. Der skal afgives tilbud på det fulde sortiment i tilbudslisten for en delaftale, for at tilbuddet er konditionsmæssigt for den pågældende delaftale. 12.5 Sprog Tilbud inklusive bilag skal afgives på dansk. 12.6 Honorar Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Ordregiver uvedkommende. 12.7 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbud skal være bindende 6 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiveren er bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået aftaler, dog mindst Side 15 af 20
indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgivere allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra sit tilbud. 12.8 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 12.9 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt m.m. Ordregiver er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den som oplysningen vedrører adgang til at udtale sig herom. Beslutning om helt eller delvist at imødekomme en anmodning om aktindsigt påhviler dog i sidste ende Ordregiver. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder. 13 KRAV TIL TILBUDDETS INDHOLD 13.1 Generelt Hvert tilbud skal indeholde nedenstående oplysninger og dokumenter. 13.2 Enkeltstående virksomheder Tilbud skal indeholde følgende udfyldte dokumenter for at tilbuddet er konditionsmæssigt og kan indgå i tilbudsvurderingen: Udfyldt Tro- og Love erklæring (gældende for både delaftale 1 og delaftale 2 skal signeres). Besvarelse af Generelle tilbudsgiverspørgsmål for enkeltstående virksomhed (gældende for både delaftale 1 og delaftale 2 skal signeres). Besvarelse af Tilbudsliste for aftørringspapir, engangsservice og fødevareemballage (delaftale 1) Faneblad Aftørringspapir Faneblad Engangsservice og fødevareemb. Faneblad e-katalog delaftale 1 Besvarelse af Tilbudsliste for rengøringsrekvisitter og kemi (delaftale 2) Faneblad Rengøringsrekvisitter Faneblad Kemi Faneblad e-katalog delaftale 2 Følgebrev, som genereres, signeres og uploades under menupunktet Afslut Tilbud (kun ét samlet Følgebrev gældende for både delaftale 1 og delaftale 2). Side 16 af 20
Tilbudsgiver bedes anvende den reviderede tilbudsliste, delaftale 1 og 2 i forbindelse med tilbudsafgivelsen. 13.3 Konsortium Tilbud skal indeholde følgende udfyldte dokumenter, for at tilbuddet er konditionsmæssigt og kan indgå i tilbudsvurderingen: Udfyldt Tro- og Love erklæring fra hver af de deltagende virksomheder (både delaftale 1 og delaftale 2 skal signeres). Besvarelse af Generelle tilbudsgiverspørgsmål for den befuldmægtigede i et konsortium, idet udfyldelse skal foretages af den befuldmægtigede (gældende for både delaftale 1 og delaftale 2 skal signeres). Besvarelse af Generelle tilbudsgiverspørgsmål for deltagende virksomhed i et konsortium, idet hver virksomhed skal foretage en besvarelse af spørgsmålene (gældende for både delaftale 1 og delaftale 2 skal signeres). Besvarelse af Tilbudsliste for aftørringspapir, engangsservice og fødevareemballage (delaftale 1) Faneblad Aftørringspapir Faneblad Engangsservice og fødevareemb. Faneblad e-katalog delaftale 1 Besvarelse af Tilbudsliste for rengøringsrekvisitter og kemi (delaftale 2) Faneblad Rengøringsrekvisitter Faneblad Kemi Faneblad e-katalog delaftale 2 Følgebrev som genereres, signeres og uploades under menupunktet Afslut Tilbud (kun ét samlet Følgebrev gældende for både delaftale 1 og delaftale 2). Tilbudsgiver bedes anvende den reviderede tilbudsliste, delaftale 1 og 2 i forbindelse med tilbudsafgivelsen. 13.4 Tilbudsaflevering Dokumenterne skal afleveres elektronisk via menupunktet Send Dokumenter, og tilbuddet afsluttes med følgebrev via menupunktet Afslut tilbud. Hvis tilbud afgives af et konsortium er det udelukkende den befuldmægtigede, som skal drage omsorg for indsendelse af samtlige de krævede dokumenter. 14 TILBUDSEVALUERING 14.1 Tildelingskriterium Ordregiver foretager en særskilt tilbudsevaluering for hver delaftale. Valg af leverandør under såvel delaftale 1 som delaftale 2 vil ske på grundlag af tildelingskriteriet laveste pris. Der er således ingen andre parametre som tilbudsgiver konkurrerer på. Side 17 af 20
13.2. Vurderingsmodel Tilbudsevalueringen sker på grundlag af de tilbudte priser, som fremgår af tilbudslisten for henholdsvis delaftale 1 og delaftale 2. Vurderingen af tilbuddene vil foregå efter den model, der fremgår af tilbudslisten for henholdsvis delaftale 1 og delaftale 2, faneblad Vejledning (Rammeaftalebilag E.2). De tilbudte priser indgår i tilbudsvurderingen med følgende differentierede vægte, som afspejler den historiske volumen i 2010, som angivet i rammeaftalebilag A: Delaftale 1: Aftørringspapir, engangsservice og fødevareemballage Hovedproduktgruppe Aftørringspapir (61 % af det samlede antal vægtede point for hovedproduktgruppen) Hovedproduktgruppe Engangsservice og fødevareemballage (39 % af det samlede antal vægtede point for hovedproduktgruppen) Delaftale 2: Rengøringsrekvisitter og kemi Hovedproduktgruppe Rengøringsrekvisitter (43 % af det samlede antal vægtede point for hovedproduktgruppen) Hovedproduktgruppe Kemi (57 % af det samlede antal vægtede point for hovedproduktgruppen) De respektive produktgrupper under hver hovedproduktgruppe vægter indbyrdes differentieret som nærmere anført i tilbudslisterne, jf. Rammeaftalebilag E.2. Varelinjerne under hver produktgruppe vægtes indbyrdes lige. Ordregiver har tillige valgt at anvende et pointsystem i evalueringen. Pointsystemet er beskrevet i Rammeaftalebilag E.2, faneblad Vejledning. 15 SPØRGSMÅL TIL UDBUDDET Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Skriftlige spørgsmål skal sendes via ETHICS, idet afgivelse af spørgsmål skal ske under menupunktet Send Spørgsmål. Spørgsmål, som stilles på anden vis, vil ikke blive besvaret. Besvarelse af spørgsmål vil løbende og i anonymiseret form blive offentliggjort i ETHICS. Dette menupunkt kan først ses, når Ordregiver har offentligt en besvarelse af spørgsmål. Tilbudsgiver vil automatisk modtage en mail fra ETHICS, når nye spørgsmål og svar er blevet offentliggjort. Spørgsmål skal være Ordregiver i hænde senest den i pkt. 18 angivne spørgefrist. Ovennævnte frist er angivet af praktiske årsager. Spørgsmål som stilles senere vil ligeledes blive besvaret, forudsat at Ordregiver kan besvare dem senest 6 dage inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist. Side 18 af 20
Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil der blive orienteret herom samtidigt med besvarelsen af de stillede spørgsmål. Ordregiver vil bestræbe sig på at besvare indkomne spørgsmål løbende og inden for 5 arbejdsdage. 16 MEDDELELSE OM RESULTAT SAMT STAND-STILL PERIODE Når Ordregiver har identificeret tilbuddene med den laveste pris, sendes der hurtigst muligt en begrundelse for valget til alle tilbudsgivere, jf. lov om håndhævelses af udbudsreglerne m.v. (lov nr. 425 af 12. maj 2010). Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. underskriver Ordregiver først rammeaftalen med den valgte tilbudsgiver på delaftale 1 og delaftale 2 11 kalenderdage efter afsendelse af begrundelse til samtlige tilbudsgivere. 17 ANNULLATION AF UDBUDSFORRETNINGEN Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig aftale, vil udbudsforretningen af ordregiver kunne annulleres, såfremt der er en saglig grund hertil. Idet udbuddet gennemføres på vegne af en række SKI kunder, som har forpligtet sig til at anvende rammeaftalen for alle deres indkøb af de hovedproduktgrupper, de hver især har forpligtet sig til, forventes der store besparelser for de SKI kunder, som har tilsluttet sig udbudsforretningen. SKI forbeholder sig derfor ret til at annullere hele eller dele af udbudsforretningen, f.eks. såfremt de tilbudte priser ikke lever op til Ordregivers forventninger. 18 TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNING Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan: Side 19 af 20
27.05.2011 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse samt udbudsmateriale på ETHICS 04.07.2011 kl. 14:00 Frist for at stille skriftlige spørgsmål 18.07. 2011 kl. 12.00 (middag) uge 29-32 Sidste frist for afgivelse af tilbud Ordregivers tilbudsevaluering af tilbud på rammeaftale samt tilbud på konkret leverance uge 32 Orientering til tilbudsgivere om resultat 10 kalenderdage Standstill-periode regnet fra dagen efter afsendelse af begrundelse Uge 34 Underskrivelse af rammeaftale 01.09.2011 Kontraktopstart Side 20 af 20