Referat for: Middelfart Provstiudvalg PU møde 23. januar 2013. Kl. 16.00 Mødested: Industrivænget 9, 5580 Nørre Aaby Mødepunkt 1 Godkendelse af dagsorden Godkendt 2 Betragtninger om regnskabsføring Sag: Samarbejder i Middelfart provsti (417) Betragtninger om regnskabsføring Betragtninger vedr. regnskabsføring. 3 Anmodning om møde vedr. priser i GIAS Sag: GIAS (383) Møde vedr. priser i GIAS Fjelsted-Harndrup ønsker et møde med PU om priser på de 2 kirkegårde. Ad 1: PU ser ingen grund til afholdelse af møde idet beslutning fra møde i december fastholdes. Da kirkegårdene ikke har fælles kirkegårdsdrift, fastholdes de differentierede priser. Svar Vedr. møde om nye kirkegårdstakster Provsten svarer på forespørgsel om møde om kirkegårds takster. 4 PUK bilag til regnskabsinstruks + beholdningseftersyn Sag: PU kassen (387) PUK bilag til regnskabsinstruks Bilag til regnskabsinstruks til udfyldelse af PU Ad 1. Bilaget udfyldes og underskrives og skannes ind til næste PU møde. Ad 2. PU tilstræber fyldestgørende forklaringer på regnskab 2012. Ad 3. PU kassens regnskab 2011 - godkendelse og bemærkning fra stiftet Stiftet bemærker en ukommenteret stor kassebeholdning i PU kassen. Ellers godkendt. PU kassen beholdningseftersyn af revisor 2012 PU kassens beholdningseftersyn fra revisor dec. 2012. Referat,23-01-2013 Side: 1
Mødepunkt 5 Ansøgning om 5% midler Sag: Fjelsted-Harndrup menighedsråd (388) - Fjelsted Sogn PU kan godkende kr. 110.000,- af 5% midlerne til dækning af gravermedhjælpers sygdom. PU afventer regnskab 2012 med hensyn til de kr. 60.000,-. Ansøgning om 5% midler mv Fjelsted-Harndrup søger om 5% midler til dækning af gravermedhjælpers sygdom og kirkesangers efterbetaling af løn. Ca. 110.000,- kr. + ca. 60.000,-. Ialt 170.000,- kr. 6 PWC genvalgt som Provstirevision - PU funktionsperiode forlænget Sag: Provstiet diverse (393) Ad 1+2+3 taget til efterretning. Fyens Stift har genvalgt PWC som Provstirevision Fyens Stift har genvalgt PricewaterhouseCoopers som Provstirevision for de næste 3 år. Brev til alle provstiudvalg om vedtagelsen af lov nr. 1250 Info fra KM om at lov nr. 1250 om provsteansættelser og provstiudvalg er vedtaget Meddelelse fra Kort- & Matr.styrelsen om ændr. i matriklen Af meddelelsen fremgår, at der er overført 228 m² fra Middelfart Kommune, Harndrup By, i Harndrup Sogn til Nordfyns Kommune, Skovsgårde, i Hårslev Sogn. Fra 1-1-2014 er grænsen mellem de to kommuner ændret af Indenrigs- og Sundhedsministeriet, jf. 1, stk. 1 i lov nr. 382 af 3-5-2006. Sogneændringen gælder fra samme dato. Ændringen ses ikke umiddelbart at omfatte beboelsesejendomme. Referat,23-01-2013 Side: 2
Mødepunkt 7 Vedr. evt. salg af Præstegårdsjord Sag: Fjelsted-Harndrup salg af engstykke (394) - Harndrup Sogn PU kan principgodkende salget af engstykket. Pengene hensættes i stiftet og kan kun frigives med PU's godkendelse. SV: Præstegårdsjord 1. Så snart provstiudvalget har givet menighedsrådet en skriftlig principtilladelse til at sælge den pågældende ejendom/jordstykket kan salgsprocedure sættes i værk. 2. Som altovervejende hovedregel skal bortforpagtning ske efter offentligt udbud. Hvordan I det konkrete tilfælde bør/skal forholde Jer, bør I rådføre jer med Videncentrets jurist om. Bud på eng Jeg har lige snakket med Leo Hansen. Han kan og vil stadig gerne stå ved sit oprindelige bud. Så i næste uge tager jeg fat i sagen igen, så den kan afsluttes. MR ønsker bekræftelse på videre sagsgang MR ønsker bekræftelse på at PU kan godkende salget af engstykket. 8 Forslag til vedtægt og samarbejdsaftale om kirkekalkning Sag: Fælles kirkekalkning (395) Forslag til vedtægt og samarbejdsaftale om kirkekalkning Bant Sørensens forslag til vedtægt og samarbejdsaftale for menighedsrådene i Middelfart Provsti om kirkekalkning fra 2014. 9 Nørre Aaby søger 5% midler til jernankre Sag: Nørre Aaby kirke nye tårnankre (396) - Nørre Aaby Sogn Forslaget blev gennemgået og godkendt med få ændringer. Forslaget vil blive forelagt MR til budgetsamrådet. Den tilrettede vedtægt og samarbejdsaftale fremsendes til MR før budgetsamrådet. PU kan godkende kr. 6.000 af af 5% midlerne. Nørre Aaby søger 5% midler til jernankre Nørre Aaby søger om kr. 6.000,00, af 5% midlerne, til dækning af udgifter til fremstilling af jernankre. MR havde bedt firma fremstille ankrene, da projektet blev stoppet. Referat,23-01-2013 Side: 3
Mødepunkt 10 Ansøgninger fra Nørre Aaby og Asperup- Roerslev mr Sag: Energirenoveringspuljen 2013 (402) Indkomne ansøgninger vil blive behandlet på PU møde d. 27.2.2013. Energirenoveringspuljen fra ESDH system december 2012 Ansøgninger fra Nørre Aaby og Asperup- Roerslev menighedsråd om tilskud til energirenoveringer af de respektive præstegårde. Beløbene er 122.854,16 kr. og 125.772,70. Ud over dette ønsker Asperup- Roerslev nyt tag på præstegården. 11 Vedr. honorar til formand, kontaktperson, kasserer, værge mv. Sag: Almene ting vedr. menighedsråd (408) Finn Poulsen udarbejder forslag til takster, til fremlæggelse på næste PU møde. Vedr. honorar til formand, kontaktperson, kasserer, værge mv. Forespørgsel på hvad honorarsatserne til MR medlemmer er for indeværende år. Malt Provstis skema til beregning af honorarsatser Skema til beregning af honorarsatser til MR medlemmer. 12 Vedr. Fjelsted og Harndrup kirkegårdstakst beregning Sag: Fjelsted og Harndrup kirkegårde (418) - Fjelsted Sogn PU kan ikke pt ændre på priserne, men problematikken tages op til efteråret, hvor alle priser revideres. Da kirkegårdene ikke har fælles kirkegårdsdrift, fastholdes de differentierede priser. Vedr. Fjelsted og Harndrup kirkegårdstakst beregning Graver i Fjelsted har de sidste 2 år tidsregistreret, og er ikke tilfreds med GIAS granprisen. Argumenter vedr. Fjelsted og Harndrup kirkegårdstakst beregning Graverne ønsker fælles priser på de 2 kirkegårde, da man kører fælles kirkegårdsprogram. Referat,23-01-2013 Side: 4
Mødepunkt 13 Ansøgning om fælles Kirkegårdstakster V-S- R Sag: Kirkegårdene Vejlby-Strib-Røjleskov (419) - Strib Sogn PU kan imødekomme ansøgningen om de fælles takster, idet der er tale om fælles kirkegårdsdrift. De fælles takster beregnes på baggrund af de fra PU udmeldte takster. Klage over udmeldte Kirkegårdstakster VSR klager over at der er udmeldt forskellige priser til deres 3 kirkegårde. Info om Kirkegårdene Vejlby Strib Røjleskov Info fra VSR om strukturen på kirkegårdene og mellem graverne. Ansøgning om fælles takst på kirkegårdene i Vejlby, Strib og Røjleskov Ansøgning om fælles takster på Vejlby-Strib- Røjleskov kirkegårde. 14 Ny lov om PU og provst Sag: Valg til PU og provst (420) PU afventer tidsplan fra KM om procedurer. Snarest derefter meldes ud til MR om datoer og tidsfrister. Ny lov om PU og provst Funktionsperioden for de nuværende provstiudvalg er forlænget til den 31. oktober 2013. Det betyder, at alle nuværende valgte provstiudvalgsmedlemmers mandat er forlænget. Valg til provstiudvalg finder således sted efter sommerferien 2013. 15 Der ønskes ændrede gran priser Sag: Asperup-Roerslev kirkegård (422) - Asperup Sogn PU kan ikke pt ændre på priserne, men problematikken tages op til efteråret, hvor alle priser revideres. Opdaterede Kirkegårds priser de enkelte kirkegårde Asperup-Roerslev kirkegårde ønsker ændringer i granpriserne i GIAS. 16 Ansøgning om 5% midler til nyt fyr til kirken Sag: Kauslunde kirke (423) - Kauslunde Sogn PU godkender kr. 51.875,- af 5% midlerne. Ansøgning om 5% midler til nyt fyr til kirken Kauslunde søger om 51.875,- kr til nyt fyr til kirken. Referat,23-01-2013 Side: 5
Mødepunkt 17 Middelfart kirkekasse revisionsprotokollat til beholdningseftersyn 2012 Sag: Regnskab 2012 (424) Middelfart kirkekasse revisionsprotokollat til beholdningseftersyn 2012 Middelfart kirkekasses revisionsprotokollat til beholdningseftersyn 2012. Samlet oversigt alle beholdningseftersyn fra revisor Samlet oversigt alle beholdningseftersyn fra revisor. 18 Middelfart kirke - omlægning af tagene på kirkebygningen. Honoraraftale for indledende projektarbejde. Sag: Middelfart kirke - nyt tag på kirkebygningen (425) - Middelfart Sogn PU kan godkende honoraraftalen. Middelfart kirke - omlægning af tagene på kirkebygningen. Honoraraftale for indledende projektarbejde. Stiftet har fra menighedsrådets arkitekt modtaget vedlagte udkast til honoraraftale til gennemsyn. Udkastet giver ikke Stiftet anledning til bemærkninger. Referat,23-01-2013 Side: 6
Orientering 19 Info om intet tilskud til Husby kirke - MR konstituering Sag: Føns-Ørslev-Udby-Husby menighedsråd (380) - Føns Sogn [Dok.nr.:135599/12] Kassen er tom for 2012 - Husby kirke Da kassen er tom kan der for 2012 ikke ydes statstilskud til Husby kirkes renovering. konstituering Info om konstituering i FØUH MR 20 Tanderup MR konstituering november 2012 Sag: Tanderup MR (384) - Tanderup Sogn Tanderup MR konstituering november 2012 Tanderup MR konstituering efter valg 12 21 Middelfart MR konstituering november 2012 Sag: Middelfart Menighedsråd (386) - Middelfart Sogn Middelfart MR konstituering november 2012 Middelfart MR konstituering efter valg november 2012. 22 Asperup-Roerslev konstituering november 2012 Sag: Asperup-Roerslev menighedsråd (390) - Asperup Sogn Asperup-Roerslev konstituering november 2012 Asperup-Roerslev menighedsråds konstituering efter valg november 2012. Referat,23-01-2013 Side: 7
Orientering 23 Tanderup kirkegård - nedrivning og genopførelse af kirkegårdsportalens piller og genopretning af kirkegårdslågerne Sag: Tanderup indgangsparti murpiller (397) - Tanderup Sogn Tanderup kirkegård - nedrivning og genopførelse af kirkegårdsportalens piller og genopretning af kirkegårdslågerne Forinden Stiftsøvrigheden træffer afgørelse i sagen skal man under henvisning til Nationalmuseets udtalelse af 13.12.2012 anmode MR om at indsende en tegning som viser, hvor dyb en evt. fundering skal være og beskriver evt. andre mulige følgearbejder i forbindelse med en nedrivning og genopførelse af murpillerne. MR kan evt. overveje, om ikke en mindre omfattende reparation med afrensning af den cementholdige puds og udskiftning af frostsprængte sten kan erstatte den foreslåede totalrenovering. Opmærksomheden henledes endvidere på, at en evt. nedrivning skal overvåges af en arkæolog fra Nationalmuseet og udgiften hertil skal afholdes af menighedsrådet. Med henblik på indarbejdelse af udgiften hertil i projektets budget kan menighedsråd evt. indhente et overslag ved Nationalmuseet. Endelig henledes opmærksomheden på anbefalingerne fra Kgl. Bygningsinspektør om, at udskyde udførelsen af arbejdet indtil foråret, alternativt sikre at mureren træffer de nødvendige foranstaltninger mod evt. nattefrost. Kalkning bør under alle omstændigheder først pågå til foråret 2013. 24 Ejby info vedr. ekstra regning handicaptoilet Sag: Ejby handikap toilet v. kirke (399) - Ejby Sogn Ejby info vedr. ekstra regning handicaptoilet Info fra MR om ekstra regning på arbejder ved handikaptoilettet. Referat,23-01-2013 Side: 8
Orientering 25 Harndrup kirkegård sikring af dige og skrænt. Notat fra konsulentmøde 05.12.12 Sag: Harndrup kirkegård skråning (400) - Harndrup Sogn PU afventer MR's beslutning om videre forløb. Harndrup kirkegård sikring af dige og skrænt. Notat fra konsulentmøde 05.12.12 Stiftets notat fra møde med konsulenter. Hvordan skråningen kan stabiliseres må vurderes på grundlag af en analyse af de eksisterende forhold og mulighederne for evt. reguleringer på kirkegårdsarealet på toppen af bakken, en nærmere undersøgelse af jordbundsforhold og behov for dræning samt en kotering af området. 26 Vedr. provstilørdag i Middelfart Sag: Provstidag - Kirkedag lørdag d. 16. marts 2013 (405) Jørgen hører på pris for arrangementet ved Fjelsted Skov Kro. Vedr. provstilørdag i Middelfart Provstens skrivelse til biskoppen om, hvad provstidagen går ud på. SV: Vedr. provstilørdag i Middelfart Biskop skrivelse om hvad hun ønsker af dagen. Provstidag lørdag d. 16. marts 2013 Provstens invitation til menighedsrådsmedlemmer til deltagelse i provstidagen 16.3.2013. Referat,23-01-2013 Side: 9
Orientering 27 Ejby kirkegård sikring af kirkegårdsmur langs Nørregade. Notat fra konsulentmøde 05.12.2012. Sag: Ejby kirkegård sikring af kirkegårdsmur langs Nørregade (409) - Ejby Sogn Ejby kirkegård sikring af kirkegårdsmur langs Nørregade. Notat fra konsulentmøde 05.12.2012. Stiftets notat fra konsulentmødet. Henriette Rensbro oplyste, at kirkegårdsmuren er tidstypisk for perioden omkring forrige århundredskifte. Mure fra denne periode er stærkt truede, rigtig mange er forsvundet, da de på grund af deres unge alder ikke har været beskyttet i henhold til den kirkelige lovgivning. Muren kan evt. være klassificeret som bevaringsværdigt af kommunen i et kommuneatlas, en bevarende lokalplan eller lignende. Den er et kendetegn for landsbymiljøet omkring kirken. Nationalmuseet vil derfor anbefale, at muren bevares og istandsættes i fornødent omfang. En nedtagning og genopsætning må forventes at blive meget bekostelig, da det vil indebære en nedtagning og afrensning af samtlige sten, som derefter skal genopmures på samme sted og måde som før. Kgl. bygningsinspektør Jens Bertelsen vurderer ikke at murens hældning er faretruende. Muren er efter al sandsynlighed presset ud af kastanjetræernes rødder. Den kan formentlig sagtens stå mange år endnu. Referat,23-01-2013 Side: 10
Orientering 28 KM: Renteudbetalinger er stadig forsinket Sag: Generelt vedr. budgetter og regnskaber (415) KM: Renteudbetalinger er stadig forsinket KM anmoder Pu om at være MR behjælpelig hvis der opstår likviditetsmangel, grundet forsinkede renteudbetalinger. VSR formand klage over manglende godkendt regnskab og budget Inden vi nu sender flere rapporter og beskrivelser til jer, vil jeg tillade mig at rykke for godkendelse af budget 2013. Det er meget utilfredsstillende, at budgettet ikke er godkendt eller kommenteret inden årets udgang - især da i betragtning af, at der i maj måned er indsendt et foreløbigt budget og det endelige budget er indsendt i oktober måned - begge med kommentarer og forslag. Vi hører gerne fra jer på de konkrete kommentarer og forslag - og fremadrettet må vi have som målsætning, at kommende års budget skal være godkendt inden årets udgang. Og så har jeg ikke nævnt godkendelse af regnskab 2010!! 29 Vedr. ESDH og Aflevering til Statens Arkiver Sag: Vedr. ESDH og Aflevering til Statens Arkiver (416) Vedr. ESDH og Aflevering til Statens Arkiver Status mm på journalsystemet og afleveringen til statens arkiver, pr. 8.1.13. Besøg til start af Norbert Grabbert. Referat,23-01-2013 Side: 11