Hłringssvar fra Betalingskontoret/Opkr vning Organisatorisk placering łkonomi Indledningsvis łnsker Opkr vning at fastsl, at vi fortsat ser en placering i łkonomi som den mest optimale placering. Inddrivelse af restancer er en vigtig del af kommunens łkonomi, og udviklingen har stor betydning og sammenh ng med kommunens likviditet og finansielle strategi. En organisatorisk placering i łkonomi vil sikre dette direkte samspil. Derudover vil en placering i łkonomi kunne have betydning hvis opkr vningen overg r til KMDs debitor system. Her er der et samspil med konomisystemet, hvor ogs OPUS Salgsstyring vil v re en del af debitorsystemet, hvorfor der sandsynligvis vil v re mange snitflader med regnskab. Samtidig vil vi gerne p pege, at det ikke er korrekt at der ikke ligger s rlige overvejelser bag den organisatoriske placering i łkonomi. I forbindelse med etableringen af Borgerservice blev der nedsat en styregruppe der bl.a. skulle belyse og beskrive snitflader mellem Borgerservice og den łvrige kommunale administration, herunder beskrive arbejdsgange, redegłre for placeringen af arbejdsgangenes delopgaver i henholdsvis fagforvaltning eller Borgerservice, ansl antal sager/henvendelser. M ls tningen for Borgerservice dengang, var at den skulle kunne lłse flest mulige sager p stedet eller hurtigst muligt efter borgerens henvendelse, og at Borgerservice derfor skulle betjene simple og hurtige regelstyrede sager for borgerne, for dermed at sikre ro til den mere skłns- og vurderingsbaserede faglige sagsbehandling i forvaltningerne. Det fremg r ogs af notat af 18. september 2006 vedrłrende snitflader og handlingsplan, at opkr vningen ikke er en velegnet opgave for Borgerservice, dels fordi opgaverne er en kontrol af borgerne og ikke en hj lp, hvilket kunne give et uheldigt signal af Borgerservice udadtil. Hertil kommer at sagsbehandlingen er tidskr vende og fagligt kompleks (flere regelomr der, vurderinger og skłn), ligesom der er en r kke interne og eksterne snitflader. P denne baggrund vedtog direktionen p sit młde den 27. september 2006 at anbefale, at opkr vning ikke blev en del af borgerservice. Siden beslutningen, om ikke at medtage opkr vningen i Borgerservice, blev truffet er vores arbejdsomr de ikke blevet mindre komplekst, tv rtimod er der kommet nye arbejdsopgaver. Se evt. Bilag 1: Arbejdsopgaver Odense kommune har i r trukket opgaven omkring opkr konomi for netop at sikre det łkonomiske samspil. vning ud af Borgerservice og over i Placering i Borgerservice Hvis beslutningen om at flytte opkr vningen til Borgerservice fastholdes, vil vi endnu engang understrege, hvor afgłrende det er for os at bibeholde de kompetencer og det ansvar vi har i vores nuv rende placering i łkonomi, og som vi mener, har afgłrende indflydelse p de resultater vi skaber; Vi har en hłj grad af selvst ndighed og r derum. Vi har selvst ndigt kunne planl gge og prioritere vores indsats, ressourcer, arbejdsopgaver m.m. Netop det forhold, at vi selvst ndigt har kunnet v lge strategi og fokusomr der, og ogs har haft frihed til at ndre strategien lłbende, alt efter samfundsforhold, SKATs strategi, lov ndringer, afprłve nye ideer, er Betalingskontorets styrke. Det er ikke alene med til at styrke opkr vningskontoret i Randers Kommunes ry for at v re foregangsm nd, men det har bidraget til den positive restanceudvikling. N r vi l ser notatet omkring vores indplacering i Borgerservice, f r vi den tanke, at det der v gtes ved vores indplacering er: 1
at indplacere os indenfor de nuv rende rammer/organisering og at ligestille Betalingskontoret/Opkr vningen med de łvrige teams i Borgerservice. Ved kun at have fokus p ikke at lave forandring og ligestille os med de eksisterende teams, overser man, at det vil ske p bekostning af den afdeling/gruppe man modtager. Vi kommer som en selvst ndig afdeling med direkte reference til łkonomichefen. En łkonomichef som i hłj grad har givet os ansvaret for selv at tilrettel gge og prioritere vores arbejde. Dette ansvar er ikke en byrde, men noget vi ser som tillid til os og vores evner. Vi ser det som en mulighed, en mulighed for konstant at forbedrer os. En motivationsfaktor til konstant at overveje andre muligheder og nye m der, at forbedre vores resultat p. Dette har ikke alene indflydelse p vores resultater men har i hłj grad v ret med til at styrke vores arbejdsgl de. I det fremlagte forslag mister den nuv rende afdelingsleder ikke kun personaleledelsen, men ogs en del af den faglige ledelse, i notatet fremg r det at det prim rt er den personalem ssige. Iht. Borgerservicechefen skal bl.a. strategi, fokusomr der m.m. ske sammen med gruppelederen i Borgerservice. Dette betyder i realiteten, at de forhold som vi som afdeling v gter hłjest, er dem vi mister! Opfordring Vi vil i stedet gerne opfordre til, at man benytter muligheden for at t nke nyt og dermed ogs foregribe den omorganisering, der alt andet lige, vil blive nłdvendigt n r den objektive sagsbehandling forsvinder fra Borgerservice. Vi har som afdeling berłring med hovedparten af de łvrige afdelinger og institutioner i kommunen. Derudover har vi samarbejde med advokater, banker og SKAT. Vi er i n sten daglig i kontakt med Teknik & Miljł, kontanthj lp, daginstitution, regnskab o.a. I Borgerservice er det prim rt pension, błrnebidrag og boligstłtte. Vores prim re arbejdsopgaver og vores relation til borgeren adskiller sig v sentligt fra de łvrige funktioner i Borgerservice. Borgerne er som udgangspunkt ikke opsłgende i forhold til os, kontakt sker som oftest p baggrund af vores henvendelse. Ydermere tr ffes langt de fleste afgłrelser p baggrund af sagsbehandling uden kontakt med borgerne. I forhold til den łkonomiske r dgivning vi yder, er der tale om: Borgere der henvises fra kommunens łvrige afdelinger mhp generel łkonomisk r dgivning herunder r dgivning omkring mulighed for eftergivelse af g ld eller g ldssanering. Den lovm ssige forpligtelse til at yde łkonomisk r dgivning ifm. Varsel om uds ttelse af lejem l. Borgere der enten henvender sig frivilligt eller ifm. restance til kommunen, łnsker r dgivning. Deltagelse i Borgmesterens gruppe Frivillig konomisk R dgivning der finder sted uden for normal arbejdstid. P denne baggrund, vores forskellighed i arbejdsopgaver og relationer, kunne vi forestille os placeret som en stabsfunktion. Og hvor vi, som i dag, selv planl gger og prioriterer vores arbejdsopgaver, indsatsomr der, tilrettel gger den mest hensigtsm ssige strategi og ogs har kompetence til at ndre den lłbende. 2
Alternativt, at vi indplaceres som en selvst ndig afdeling, som nu, hvor Betalingskontorets leder er p niveau med de to gruppeledere i Borgerservice. konomi/besparelse Med hensyn til at Betalingskontoret hidtil har v ret friholdt for besparelser, formoder vi at dette har v ret med baggrund i en łkonomisk betragtning. Det er flere gange lykkedes opkr vningen at łge bl.a. gebyrindt gter betydeligt og ikke alene at forhindre restancestigninger med ogs at f nedbragt restancerne. Stłrstedelen af personaleressourcerne g r til almindelig drift, den tager mange ressourcer og bidrager ikke v sentligt til at nedbringe restancerne. Hvorimod de opgaver som vi ikke er forpligtet til at udfłre, og som derfor ogs er omr der andre kommuner har sparet v k, er de omr der vi prioriterer hłjt og som har haft afgłrende betydning for restancesituationen. Modregning i lłbende ydelser er en opgave vi har prioriteret hłjt, SKAT opfordrer kommunerne, til at udnytte alle modregningsmuligheder fłr vi sender et krav til inddrivelse, men vi er ikke forpligtet til at głre det. Men da indsatsen sat i forhold til indt gten er relativ lille, og ofte vores eneste mulighed for at f pengene hjem igen, er det som sagt en opgave der i dag har hłj prioritet. Eksempelvis giver modregning alene i boligstłtte og daginstitution mere end 2 mill. kr. rligt. Derudover modregnes der ogs i błrnebidrag, błrnetilskud, pension, lłn o.a. Vi bruger ogs ressourcer p at tilknytte medh fter p de krav hvor der er solidarisk h ftelse for at łge b de kommunens som SKATs muligheder for at f pengene hjem. Det er disse opgaver som vi ikke er forpligtet til at lave, som vi kan undlade at udfłre, s fremt der skal spares en stilling. Til orientering kan det oplyses, at Odense Kommune fik to ekstra medarbejdere mhp at głre en ekstra indsats med baggrund i bl.a. de erfaringer som Randers Kommune har gjort sig. 3
Bilag 1: Arbejdsopgaver Arbejdsopgaver Sagsbehandling Udsendelse af rykkerskrivelser, młdeindkaldelser, frivillige forlig, cpr. 01-31 g ldsanerkendelse m.v. Telefonisk kontakt til borgerne, banker, revisorer o.a. Indg else af betalingsaftaler og henstandsordninger Fasts ttelse af betalingsordninger konomisk r dgivning Flytning af bidragssager Iv rks tte tr k til lłbende daginstitution/skolefritidsordning og bidrag. Modregne i fremtidige ydelser Lłbende sikre at kravene ikke for lder/bortfalder, herunder fremsende sagen til SKAT og/eller underskrive g ldsanerkendelseserkl ring. Fasts tte betalingordninger/revurderinger. Oversendelse af krav til SKAT Besvarelse af forespłrgsler fra SKAT Modregning i overskydende skat Bogfłring og udbetaling Bogfłring og udbetaling af modregnede belłb boligstłtte Bogfłring af modregnede belłb i pension, sygedagpenge og lłn. P ligning af biblioteksrestancer Flexydelse P ligning af krav Udbetaling Restanceliste Afgang Ejendomsskat/ Udsende rykkerskrivelse Oversendelse af sagen til SKAT Restanceoplysning i forbindelse med tvangsauktion Dłdsbobehandling Restanceoplysning i forbindelse med tvangsauktion Anmelde restancer i dłdsboer G ldssanering Anmelde i g ldssaneringer/konkurser Gennemgang af g ldssaneringsforslag og fremkomme med evt. indsigelser Młde i g ldssaneringssager R dgivning af borgere omkring ansłgning, betingelser m.m. Sager overgives til Advokat Restancer u. 50.000 kr. hvor der głres indsigelser mod kravet Restancer o. 50.000 kr. Civilretslige krav Kontrol af sager sendt til Fx kontrol af begrundelser for afskrivning SKAT Har mulighed for at anmode om intensivering af inddrivelsen KMD Debitor Arbejde med KMD Debitor Brugerregistre opbygning og oprydning Indberetning af rykkerprocedure, bestillinger mv. P ligning Diverse udtr k Udsendelse af saldoopgłrelser Udvikling, systempleje og vedligeholdelse Kontakt med KMD ved fejl. m.v. Se.nr./fiktive/debitornr. Tilretning af BIS-fejl UHB Debitor Oprettelse Rettelse af fejlafkr vning og lister Fordeling af indbetalinger 4
FAS/Forsyningsselskabet Klargłring/system Restancebehandling Anmeldelse i konkurs Tovholder i opkr vning Region Midtjylland Borgerservice Danmark Frivillig konomisk r dgivning (Borgmesterens arbejdsgruppe) Administrative arbejdsopgaver Deltage i frivillig łkonomisk r dgivning sidste torsdag i hver. mdr. Indberetning af frav r Fordeling af post (ikke e-post) Bestilling af varer/indkłb Betaling af regninger Bogfłring af indbetalinger Behandle fejllister Forespłrgsler fra andre kommuner i forbindelse med adoption, alkoholbevilling, vognmandstilladelse m.v. Indbetalinger fra SKAT Afskrivninger af krav der er for ldet/bortfaldet Afskrivning af motorkłretłjsl n M nedlig og rlig opgłrelse af afskrivninger til godkendelse i łkonomiudvalget Telefonansvarlig Procedure omkring telefonbetjening (for hele łkonomi) Kontakt til IT Broen Udarbejdelse af tekst/materiale til Broen (intranettet) Debitorbrev Oprettelse af skrivelser Tilretning af eksisterende skrivelser Klagebehandling Sagsbehandling/R dgivning Udarbejdelse af Iv rks ttelse af restanceforebyggende arbejde og tv rg ende projekter Uds ttelse af lejem l Samarbejde med Madservice Kronjylland, restancelister/opfłlgning FAS store restanter konomisk r dgivning/vejledning GS m.m. Restancestatistik Handleplaner Opkr vningsstrategi rsberetning Indstilling til SKAT vedrłrende uerholdelige Fokusomr der Projekter 5