Journalinstruks Arbejdstilsynet og Forebyggelsesfonden Journalperiode: 1. januar 2011 31. december 2015
1 Om ATIS...3 1.1 Indledning...3 1.2 Systemets formål...3 1.3 Anvendelsesområdet og organisation...3 1.4 Elektronisk journal- og arkivsystem...4 2 Registreringssystematik...4 2.1 Sagstyper...4 2.2 Emneord...5 2.3 Sager...5 2.4 Principsager...5 2.5 Sagsnummer...5 2.6 Sagsnummer og sagstypenavn...5 2.7 Akter og dokumenter...5 2.8 Ændringer i sagstypelisten...6 3 Journalisering og forretningsgange...6 3.1 Postmodtagelse og poståbning...6 3.2 Scanning af indgående fysisk post...7 3.2.1 Post, der ikke scannes...7 3.2.2 Decentral scanning...8 3.2.3 E-post og Fax...8 3.2.4 Makulering af scannet post...8 3.2.5 Forebyggelsesfondens sekretariat...8 3.3 Registrering og journalisering af indgående scannet post...9 3.4 Registrering og journalisering af indgående e-post...9 3.5 Omscanning...9 3.6 Værdipost...10 3.7 Hastebreve...10 3.8 Journaliseringsregler...10 3.8.1 Hvad skal journaliseres?...10 3.8.2 Akter og dokumenter...11 3.8.3 Journalisering og arkivering af indgående post...11 3.8.4 Udgående post...12 3.8.5 Interne sagsrelevante dokumenter...12 3.9 Kontrol med sagers ejerskab...12 3.10 Sagsafslutning...12 3.11 Restancekontrol...13 3.12 Omjournalisering...13 3.13 Filformater i ATIS...13 4 Skift af journalperiode og arkivering...13 4.1 Journalperioder...13 4.2 Arkivering af elektronisk journal og elektronisk arkiv...14 4.3 Renskrivning af sagstypelisten...14 4.4 Renskrivning af journalinstruksen...14 4.5 Arkivering af journalsager...14 4.5.1 Arkivering af elektronisk journal...14 4.5.2 Arkivering af journalsager...14 2
1 Om ATIS 1.1 Indledning Denne instruks handler om de forretningsgange mv., som skal følges i Arbejdstilsynet, når vi arbejder med journal- og dokumenthåndteringssystemet ATIS (ArbejdsTilsynets Informations- System). Instruksen gælder også for Forebyggelsesfondens sekretariat med enkelte undtagelser, der fremgår af de pågældende afsnit i instruksen. Forebyggelsesfonden er en selvstændig myndighed, men fondens sekretariat er fysisk placeret i AT. Hvor Arbejdstilsynet er nævnt i instruksen omfatter dette også Forebyggelsesfondens sekretariat, medmindre andet udtrykkeligt fremgår. Instruksen skal i sin helhed læses af alle administrative medarbejdere samt sagsbehandlere. 1.2 Systemets formål Arbejdstilsynets ATIS er et fuldstændigt dokumenthåndteringssystem. Det betyder, at elektroniske dokumenter (scannede og egenproducerede) betragtes som originale dokumenter, alle sagsrelevante dokumenter og oplysninger skal lagres elektronisk på sagen og opdatering af dokumenter og oplysninger på sagerne skal ske løbende. Systemet skal støtte og kontrollere behandlingen af Arbejdstilsynets opgaver og sikre en hurtig og effektiv sagsbehandling. Systemet skal derfor bidrage til at løse følgende opgaver: sikre, at al sagsrelevant materiale registreres og lagres elektronisk, hurtigt finde verserende sager, hurtigt finde hvilende sager, som skal genoptages, finde sager, som kan benyttes som fortilfælde, finde breve, som kan benyttes som paradigma, kontrollere, at sagsbehandlingsfrister overholdes (restancekontrol), kontrollere, at modtagne anmodninger og høringer besvares inden for fastsatte frister (restancekontrol), sandsynliggøre, at post ikke er modtaget eller afsendt, let kunne udarbejde lister og statistikker til brug ved sagsstyring, dokumentation og informationsformidling, efterkomme anmodning om aktindsigt med den fornødne hurtighed, foretage søgning på tværs og nemt udskille sager, der skal bevares. 1.3 Anvendelsesområdet og organisation ATIS-systemet anvendes til registrering og arkivering af alle sager hos Arbejdstilsynet. Journaliseringen i ATIS foretages decentralt i Arbejdstilsynets enheder (KLS, Arbejdsmiljøpolitiske sekretariat, AFC, og i de 3 tilsynscentre samt i Forebyggelsesfondens sekretariat). Arbejdstilsynet anvender ikke andre journal- og arkivsystemer ligesom Arbejdstilsynet ikke foretager journaliserings- og arkiveringsopgaver for andre myndigheder. Elektronisk registrering og arkivering af journaloplysninger og dokumenter sker i én database hos Arbejdstilsynet. 3
Der dannes særskilte sagsarkiver hos Arbejdstilsynet til brug for de fysiske dokumenter, der ikke kan eller skal scannes. 1.4 Elektronisk journal- og arkivsystem Journaliseringen sker ved brug af ATIS. Alle dokumenter arkiveres elektronisk i ATIS. Der tillades undtagelsesvis fysiske arkivalier. De fysiske arkivalier må ikke overstige 5% af den samlede arkivmasse. Nærmere oplysninger om systemet og dets brug findes i: ATIS Generelle retningslinjer for registrering i ATIS ATIS Navigationssedler 2 Registreringssystematik 2.1 Sagstyper Til journalisering af sager anvender Arbejdstilsynet og Forebyggelsesfondens sekretariat en sagstypeklassifikation. Sagstypelisten er inddelt i: Interne administrative forhold Forberedelse af virksomhedsrettet arbejdsmiljøindsats Borgersager Departementet, henvendelser fra Samarbejde med andre myndigheder, inst., org. mv. Intern sag Ekstern oplysningsvirksomhed International sag (Ovennævnte fremgår af bilag 1 Journalplanen ). Forebyggelsesfondens sagstypelisten er inddelt i: Interne administrative forhold Bestyrelse Fagudvalg Ansøgning Forberedelse af virksomhedsrettet arbejdsmiljøindsats Borgersager Departementet, henvendelser fra Samarbejde med andre myndigheder, inst., org. mv. Ekstern oplysningsvirksomhed International sag (Ovennævnte fremgår af bilag 1. Journalplanen ). Borgersager er opdelt efter faglige emner med vægt på de sagstyper, der har tilknyttet særlige registreringer i ATIS. 4
I sagstypelisten markeres, om der er tilknyttet overførsler til word-dokumenter, der er udover de almindelige sagsoplysninger som aktørnavn, sagstitel mv. Systemet vil foreslå sagsfrister, men disse kan ændres af brugeren. Sagsfristerne anvendes til egen sagsstyring, hvorimod opfyldelse af sagsmål vil blive opgjort efter de officielle sagsmål. Sagstype kan vælges på niveau 2 eller 3. Der skal vælges på det laveste niveau, og herved følger det øvre niveau med. Til fremfinding af sager kan der, foruden sagstyper, anvendes andre kriterier fx sagstitel, sagsparter mv. Se endvidere navigationssedler for Søg. 2.2 Emneord Emneord kan anvendes på sager og dokumenter, men anvendes ikke systematisk i AT. Emneord bruges til en nærmere karakteristik af sager og akter end den, der fremgår af sagstitlen i opret sager og i akttitlen i intern, ind- og udgående korrespondance. Emneord findes som klassifikation i systemet. 2.3 Sager Journalsystemet er baseret på enkeltsagsprincippet, dvs. at man i én sag samler de dokumenter (breve, tilsynsrapporter, notater mv.), der angår en enkelt henvendelse, begivenhed, problem etc., og lukker sagen, når sagsbehandlingen er afsluttet. Ved en henvendelse om et beslægtet problem fra en anden afsender oprettes en ny sag med mulighed for krydshenvisning. 2.4 Principsager Sager, som giver anledning til særlige overvejelser eller beslutninger, som er retningsgivende for andre sager af samme art, markeres som principsager. 2.5 Sagsnummer Sagen identificeres ved det unikke sagsnummer, som automatisk tildeles den ved oprettelsen. Sagsnummeret følger sagen i hele dens forløb og kan ikke ændres. Hvis en sag alligevel ønskes omregistreret, skal det ske efter omjournalisering, se afsnit 3.12. Sagsnummeret består af årstal (året hvor sagen er oprettet) og et løbenummer inden for året. 2.6 Sagsnummer og sagstypenavn Sagsnummer og sagstypenavn registreres i systemet, som tillige registrerer dato for sagens oprettelse og afslutning samt en evt. principmærkning. 2.7 Akter og dokumenter Akter tildeles et unikt nummer samt et aktløbenummer i sagen. Aktnummeret er ikke synligt i brugergrænsefladen. Til journalisering af akter anvendes en akttypeklassifikation. I brugergrænsefladen benævnt som Dokumenttype Akttypeklassifikationen er inddelt i Indgående dokumenter (akter) Interne dokumenter (akter) Udgående dokumenter (akter) 5
Tilsynsdokumenter (-akter) Øvrige automatisk oprettede dokumenter (akter) (Ovennævnte fremgår af bilag 1. Journalplanen ) Ethvert dokument tilknyttes en akt på sagen. En akt kan bestå af ét hoveddokument og et antal bilagsdokumenter. Hvert dokument får hver sit unikke løbenummer. Titlen på aktens hoveddokument bliver automatisk registreret som titel på akten. Det enkelte scannede dokument logges med de oplysninger, der fremgår af bilag 2. Hvis et indgående brev vedrører flere sager, oprettes en akt på hver sag. Dokumentet kopieres herefter på sagerne. Når en akt er journaliseret, er alle dokumenter også journaliserede. Der kan foretages fuldtekstsøgning på alle dokumenter i ATIS undtagen rene billedfiler. Søgeresultatet viser en liste over dokumenter med oplysning om akttitel, akttype og nummer på hoveddokumentet, samt oplysninger om sagens titel, sagstype og sagsnummer. De fremsøgte dokumenter kan åbnes direkte via et link. 2.8 Ændringer i sagstypelisten I journalperiodens forløb kan det blive nødvendigt at ændre sagstypeklassifikationen. Det kan blive aktuelt i forbindelse med eventuel ændring af Arbejdstilsynets sagsområde. Der er historik i ATIS. Hver klassifikation har en gyldighedsperiode, der er registreret i systemet og kan genfindes og anvendes. Den systemansvarlige sørger for at informere medarbejderne om rettelser og ændringer i sagstypelisten. Større og indgribende ændringer foretages så vidt muligt kun i forbindelse med journalperiodeskift og indføring af ny sagstypeklassifikation. 3 Journalisering og forretningsgange 3.1 Postmodtagelse og poståbning Arbejdstilsynet har én officiel postadresse, hvortil al den daglige indgående fysiske post sendes. Adressen er: Arbejdstilsynet, Postboks 1228, 0900 København C Post Danmark leverer posten fra ovenstående postboks i Landskronagade ca. kl. 8.00. Den daglige indgående fysiske post åbnes af Service i Landskronagade og sorteres efter modtagende/sagsbehandlende enhed. Undtaget herfra er breve, der tydeligt er mærket med FORTROLIGT, PERSONLIGT, PRIVAT, breve hvor en medarbejders navn står anført øverst i adressen før Arbejdstilsynet, eller hvor 6
posten er adresseret til Tillidsmand/Sikkerhedsrepræsentant/Daglig sikkerhedsleder. Post mærket personlig, fortrolig, privat, breve hvor en medarbejders navn står anført øverst i adressen eller hvor posten er adresseret til Tillidsmand/Sikkerhedsrepræsentant/Daglig sikkerhedsleder stemples Indgået i Arbejdstilsynet + dato og sorteres ud til direkte aflevering til adressaten/medarbejderen. Det er modtagerens ansvar, at post af denne art, som skal sagsbehandles, indscannes lokalt med henblik på efterfølgende journalisering. 3.2 Scanning af indgående fysisk post Der udpeges et antal scanneroperatører i Service, der får til opgave at forestå den daglige centrale scanning af Arbejdstilsynets papirpost. Systemadministrator giver scanneroperatørerne rettighed til adgang til det centrale scanningsudstyr. Scanneroperatørerne frasorterer inden scanning materiale i posten, der ikke egner sig til scanning eller ikke må scannes. Der henvises til oversigten i bilag 1. Scanneroperatøren logger sig med individuelt password på scanningsudstyret, vælger modtagende enhed og scanner den sorterede post ind i en batch for hver enhed. Scanneroperatøren foretager en umiddelbar kontrol på en skærm af det indscannede. Hvis det konstateres, at en side i et indscannet dokument ikke er læselig, scannes siden om. Efter at en enheds post er scannet ind, afslutningsmarkeres batchen. Den elektroniske version af de indscannede breve konverteres herefter til PDFformat og sendes til modtagende enhed. Det enkelte scannede dokument logges med de oplysninger, der fremgår af bilag 2. Efter endt scanning skal scanningsoperatøren logge af scanningsudstyret. Dagens post, modtaget ved den ordinære udbringning ca. kl. 8.00, skal være scannet ind samme dag inden kl. 11.00. Post modtaget på arbejdsdage i Landskronagade fra andre end Post Danmark inden kl. 13.30 scannes samme dag. Efter scanning udtages så vidt muligt rettighedsbærende dokumenter i original (fx eksamensbeviser, dåbsattester, kørekort og andre førerbeviser, arbejdsmiljøcertifikater og kontrakter) med henblik på videresendelse til sagsbehandlende enhed. Den indscannede post i øvrigt samles i mapper for hver enhed. Batchnummeret for den enkelte enheds indscannede post noteres på mappen. Dagens samlede post pakkes, noteres med scanningsdato og lægges på aflåst sikret lager. Sagsrelevant materiale modtaget i hånden af medarbejdere i Landskronagade afleveres til Service til central scanning med angivelse af ATIS-nr., modtagende enhed, sagsbehandler og modtagedato. 3.2.1 Post, der ikke scannes Breve, der i sin helhed ikke kan scannes, eller hvor hoveddokumentet ikke kan scannes, stemples med Indgået i Arbejdstilsynet + dato og sendes/afleveres af Service til relevant enhed med henblik på evt. journalisering som papirpost. 7
Hvis hoveddokumentet kan scannes, men et eller flere af bilagene ikke kan scannes, scannes alt scanbart materiale. Der tages kopi af hoveddokumentet, og denne kopi samt de ikke scannede bilag fremsendes til modtagende enhed med oplysning om, at dele af brevet er scannet. 3.2.2 Decentral scanning I hvert af de 3 Tilsynscentre (TC) udpeges et antal lokale scanneroperatører. Systemadministrator giver de lokale scanneroperatører rettighed til adgang til lokalt opstillede scannere. Hvis der i Tilsynscentrene modtages sagsrelevant papirmateriale i forbindelse med tilsynsbesøg, på møder e.lign. overgiver sagsbehandleren materialet til en scanneroperatør i det pågældende TC med angivelse af ATIS-nr., sagsbehandler og modtagedato med henblik på scanning af materialet. Scanneroperatøren logger sig med individuelt password på scanningsudstyret, vælger modtagende enhed, indtaster ATIS-nr., sagsbehandler og modtagedato og indscanner materialet. Det enkelte scannede dokument logges med de oplysninger, der fremgår af bilag 2. Efter endt scanning skal scanneroperatøren logge af scanningsudstyret. Det indscannede materiale placeres i en mappe. Batchnummeret for det indscannede materiale noteres på mappen. Dagens samlede indscannede materiale pakkes, noteres med scanningsdato og lægges på aflåst sikret lager. For så vidt angår dokumenter, der helt eller delvist ikke kan scannes forholdes som ovenfor under pkt. 3.2.1. 3.2.3 E-post og Fax E-post til Arbejdstilsynets officielle e-postkasse, at@at.dk og fax til Arbejdstilsynets officielle hovedfax, nr. 7012 1289 visiteres af AT s Call Center. E-post og fax, som anses for sagsrelevant videresendes af Call Center til relevant enheds postkasse med henblik på at enheden registrerer og journaliserer indkommen e-post og fax i ATIS. Til registrering og journalisering af indkommen e- post i ATIS skal benyttes den særlige funktion hertil i skærmbilledet Dokumentlisten. 3.2.4 Makulering af scannet post Arbejdstilsynets dokumentarkiv er som udgangspunkt elektronisk. Arkivversionen af scannet papirpost er derfor den scannede elektroniske version. Scannet papirpost kan derfor makuleres efter en periode, der sikrer mulighed for omscanning og udtagning af rettighedsbærende dokumenter, dokumenter der skal tilbagesendes til afsender, el.lign. En lagringsperiode på 6 måneder er tilstrækkelig til sikring af evt. omscanning eller udtagning af dokumenter, der ikke skal makuleres. Papirpost scannet i perioden fra 1. januar 2011 makuleres august 2011, papirpost scannet i februar måned 2011 makuleres september 2011, osv. 3.2.5 Forebyggelsesfondens sekretariat 8
Den daglige indgående post bliver sendt pr. mail til kontakt@forebyggelsesfonden.dk. Hvis der undtagelsesvist er indgående fysisk post, bliver denne sendt til Forebyggelsesfondens officielle postadresse, som er: Forebyggelsesfonden, Landskronagade 33, 2100 København Ø. Forebyggelsesfondens sekretariat indgår ikke i den daglige centrale scanning af papirpost i Arbejdstilsynet, da sekretariatet som hovedregel modtager post pr. mail. Hvis sekretariatet modtager et papirpost, vil brevet blive scannet umiddelbart efter modtagelsen og journaliseret i ATIS. Der udpeges en lokal scanneroperatør, som sørger for indscanning og journalisering i ATIS. Makulering vil ske efter samme principper som angivet oven for under punkt 3.2.4. 3.3 Registrering og journalisering af indgående scannet post Hver enhed udpeger et antal journalmedarbejdere, der får til opgave at efterbehandle den indscannede post, herunder registrere, journalisere og arkivere posten i ATIS. Journalmedarbejderne tildeles af systemadministrator rettighed til adgang til enhedens elektroniske postliste over den indscannede post mv. Den enkelte enheds journalmedarbejdere påbegynder efterbehandlingen af den indscannede post, straks efter, at enheden modtager den centralt indscannede post i enhedens postliste i Postregistreringsfunktionen i ATIS. Efterbehandlingen af posten skal foregå i Postregistreringsfunktionen i ATIS. Journalmedarbejderen skal foretage sig en af 4 følgende handlinger for hvert enkelt dokument, der optræder på enhedens postliste i Postregistreringsfunktionen i ATIS, uanset om der er tale om et indscannet dokument: Registrere, journalisere og arkivere dokumentet i ATIS som sagsrelevant, se afsnit 3.7.3. Videresende ikke sagsrelevante dokumenter som e-post til en medarbejder. Videresende dokumentet til anden enheds postliste i Postregistreringsfunktionen i ATIS, hvis dokumentet ikke henhører under egen enheds ressort. Tilbagesende dokumentet til Service hhv. lokal scanneroperatør med henblik på omscanning. Alle dokumenter, der tilgår enhedens postliste i Postregistreringsfunktionen i ATIS inden kl. 13.00, skal journaliseres og arkiveres i ATIS eller på anden måde efterbehandles samme arbejdsdag. 3.4 Registrering og journalisering af indgående e-post Ved modtagelse af elektronisk post i enhedens postkasse er der udpegede medarbejdere, der enten registrerer posten i ATIS eller videresender til sagsbehandler, der registrerer posten i ATIS. Se endvidere navigationssedler for E-post. 3.5 Omscanning Hvis det i forbindelse med journalmedarbejdernes efterbehandling af den indscannede post konstateres, at hele eller dele af et indscannet dokument ikke er læseligt, sendes der direkte fra postregistreringsfunktionen i ATIS besked til Service hhv. den lokale scanneroperatør om, at det pågældende dokument skal omscannes. 9
Når scanneroperatøren i Service hhv. en lokal scanneroperatør får meddelelse om, at et dokument skal omscannes, fremsøger scannneroperatøren på lageret over indscannede dokumenter det pågældende dokument, og lægger et notat på dokumentets sted med oplysning om, at dokumentet er udtaget til omscanning. Dokumentet scannes herefter igen efter retningslinierne i afsnit 3.2, men som en selvstændig batch. Scanneroperatøren kontrollerer efter scanning på skærmen, at alle sider i dokumentet nu er læselige. Herefter oversendes dokumentet i elektronisk form til modtagende enhed. Papirdokumentet lægges herefter tilbage på lageret over indscannede dokumenter med oplysning om nyt scanningsbatch nummer. I tilfælde af, at det ikke kan lade sig gøre at scanne dokumentet, så det er fuldt læseligt, sendes papirdokumentet til enheden med bemærkning om, at dokumentet må opbevares i fysisk arkiv som ikke scanbart. Sagsbehandleren kontrollerer snarest og inden for én uge efter modtagelsen af et indscannet dokument på en sag i ATIS, at alle sider er fuldt læselige. I tilfælde af sagsbehandlerens fravær ud over en uge kontrollerer en administrativ medarbejder dokumentets læsbarhed inden for en uge efter modtagelsen. Hvis dokumentet ikke er fuldt læseligt, anmodes Service hhv. den lokale scanneroperatør om omscanning af dokumentet jf. ovenstående retningslinier. Ved anmodning om omscanning skal oplyses modtagedato(scanningsdato), modtagende enhed og brevets afsender. 3.6 Værdipost Værdibreve (breve med indlagt check eller kontanter) indskrives i værdibog med beløb, dato og afleveres til bogholderiet, hvor der kvitteres for modtagelsen i værdibogen. Hoved- eller følgebreve i værdipost scannes efter retningslinierne i afsnit 3.2. 3.7 Hastebreve Vigtige breve, dvs. hastebreve, forespørgsler fra Folketinget, Beskæftigelsesministeriet og lignende, skal straks meddeles adressaten af scanneroperatøren. 3.8 Journaliseringsregler Oprettelse af sager, journalisering og arkivering af akter i ATIS skal ske efter retningslinierne i afsnit 2. I tilfælde af tvivl om den konkrete placering af en sag eller akt drøfter journalmedarbejderen spørgsmålet med enhedens chef. Ved oprettelse af en ny sag vil dens emne i nogle tilfælde vedrøre to eller flere sagstyper. I sådanne tilfælde journaliseres sagen som hovedregel på den sagstype, der vurderes mest væsentlig. Ved anvendelse af emneord kan der vises en anden emnemæssig indgange til sagen. Undtagelsesvis kan der oprettes flere sager på grundlag af samme brev, men således at der foretages krydshenvisning mellem disse sager. 3.8.1 Hvad skal journaliseres? Journaliseringen af akter skal sikre og dokumentere grundlaget for Arbejdstilsynet sagsbehandling. Hertil kommer, at enhver ifølge offentlighedslovens 4 har ret til at blive gjort bekendt med 10
dokumenter, der er indgået til eller oprettet hos en myndighed som led i administrativ sagsbehandling. Journaliseres skal derfor: alle dokumenter, som modtages fra borgere, fra andre myndigheder og fra organisationer, virksomheder m.fl. som vedrører myndighedens sagsområde, alle afsendte breve, bortset fra følgeskrivelser uden selvstændigt indhold alle interne rapporter og notater mv., som rummer selvstændige oplysninger om en sag. Journaliseres skal derfor ikke: materiale, som kun er af orienterende karakter materiale som registreres i andre systemer (f.eks. regnskabssystemet). Bilag 3 indeholder eksempler på materiale, som ikke skal journaliseres. 3.8.2 Akter og dokumenter En akt kan bestå af et hoveddokument og et eller flere bilagsdokumenter og skal arkiveres som sådan i ATIS. Alle dokumenter på en akt skal fremstå som et selvstændigt afsluttet hele. Et dokument i ATIS må således ikke indeholde indlejrede dokumenter, links til selvstændige dokumenter på akten eller andre dokumenter i form af vedhæftede filer. Hvis der modtages indgående e-post, hvor et dokument indeholder indlejrede dokumenter, links til selvstændige dokumenter eller vedhæftede filer, skal hvert enkelt dokument oprettes på den indgående akt og arkiveres i ATIS som selvstændige dokumenter. Alle dokumenter registreres i journalsystemet med følgende dokumentklassifikation: 1 for dokument arkiveret fuldt elektronisk i ATIS 2 for dokument arkiveret fysisk som papirbrev e.lign. 3 for dokument arkiveret delvist elektronisk i ATIS, delvist fysisk som papirbrev e.lign. For indgående scannet post registreres disse oplysninger i forbindelse med journaliseringen af dokumentet i Postregistreringsfunktionen. For indgående e-post og for interne og udgående dokumenter registreres dette i forbindelse med registrering af dokumentet i ATIS. Hvis hele eller dele af en akt ikke kan/skal arkiveres i elektronisk arkiv, registreres dette desuden på akten i ATIS som papirbrev hhv. delvist papirbrev. Sagsnummeret og brevnummeret på sagen noteres på dokumentet/bilaget, og der laves en fysisk delsag, til opbevaring af dokumenter og bilag, der ikke kan/skal ligge i elektronisk form på sagen. Der udskrives sagsomslag fra ATIS, der lagres sammen med den fysiske delsag. 3.8.3 Journalisering og arkivering af indgående post Journalisering af indscannet post sker via Postregistreringsfunktionen i ATIS med de oplysninger, der fremgår af bilag 6. Journalisering af e-post til Arbejdstilsynets officielle e-post adresse sker via den særlige funktion hertil i skærmbilledet Dokumentliste. Den enkelte henvendelse tildeles i forbindelse med journaliseringen en sagsbehandler. 11
Indgående e-post afsendt med anvendelse af digital signatur registreres i ATIS med denne oplysning på akten. Hvis sagsbehandleren modtager sagsrelevante e-post direkte, er sagsbehandleren selv ansvarlig for, at sådan post straks efter modtagelsen journaliseres og arkiveres i ATIS. 3.8.4 Udgående post Udgående post skal dannes via ATIS. Dette uanset om den udgående post skal sendes som fysisk post eller elektronisk som e-post eller via e-boks. Sagsbehandleren eller efter aftale en administrativ medarbejder er ansvarlig for, at et udgående brev, uanset det sendes som papirpost eller som e-post registreres, journaliseres og arkiveres i ATIS. Udgående breve sendt fra ATIS journaliseres automatisk ved ordren Send. Udgående post, der efter edags-aftalerne eller af andre grunde skal sendes som e-post eller via e- Boks, skal sendes via ATIS. Hvis sådan post indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger, eller hvis verifikation af indholdet eller af Arbejdstilsynet som afsender ønskes foretaget, skal posten sendes krypteret. Alle udgående breve sendt elektronisk signeres digitalt med Arbejdstilsynets signatur. Udgående post registreres i ATIS med de oplysninger, der fremgår af bilag 4. Se endvidere navigationssedler for E-post. Hvis hele eller dele af et udgående dokument ikke kan/skal arkiveres elektronisk i ATIS, registreres dette på akten i ATIS. Sagsnummeret og brevnummeret på sagen noteres på dokumentet/bilaget og der laves en fysisk delsag, til opbevaring af dokumenter og bilag, der ikke kan/skal arkiveres i elektronisk form på sagen. Der udskrives sagsomslag fra ATIS, der lagres sammen med den fysiske delsag. 3.8.5 Interne sagsrelevante dokumenter Interne akter, der rummer selvstændige oplysninger om en sag, eller i øvrigt er sagsrelevante, dannes via ATIS. Sagsbehandleren registrerer den interne akt i ATIS og arkiverer den i ATIS. Sagsbehandleren er ansvarlig for, at et internt dokument journaliseres straks efter, at det foreligger i endelig udgave. Interne akter registreres i ATIS med de oplysninger, der fremgår af bilag 4 bibeholdes. 3.9 Kontrol med sagers ejerskab Ved sagsoprettelsen registreres i ATIS sagsbehandlerens AT-nummer (medarbejdernummer), navn og ansvarlig enhed. Skifter sagen sagsbehandler eller enhed, skal dette straks registreres i ATIS. Sagsvandring kan altid ses i ATIS. En fratrådt medarbejder må ikke stå som ansvarlig for en åben sag i ATIS. Foretages der ændringer i et dokument af andre end den sagsansvarlige, skal den sagsansvarlige altid underrettes herom. 3.10 Sagsafslutning Når en sag afsluttes, dvs. ikke længere er under sagsbehandling og heller ikke skal fremlægges med 12
henblik på senere behandling, registreres den af sagsbehandleren som afsluttet i ATIS. 3.11 Restancekontrol Arbejdstilsynet har interne regler for sagsmål (sagsfrister), som understøttes i ATIS. Indgående post, der journaliseres, og som kræver svar, forsynes automatisk med en svarfrist i forbindelse med journaliseringen. Det er endvidere muligt manuelt at sætte svarfrister på en indgående post. Den enkelte sagsbehandler kan i Opgavestyring i ATIS til enhver tid se, hvilke indgående dokumenter, der har åbne frister, som sagsbehandleren er ansvarlig for. Medarbejderne skal løbende kontrollere udeståender i Opgavestyring. Arbejdstilsynet kan via ATIS få udskrevet restancelister med henblik på at få en oversigt over ubesvarede henvendelser. Listen omfatter indgået journaliseret post, som skal besvares, og hvor svarfristen er overskredet. Listerne kan dannes på medarbejder- og enhedsniveau. 3.12 Omjournalisering Såfremt en sag er oprettet med forkert sagstype, eller en akt/et dokument er akteret til en forkert sag, foretages en omjournalisering i ATIS af sagen med dens indhold eller af akten/dokumentet. Omjournaliseringen registreres i ATIS med krydshenvisning mellem gammel og ny sag/aktregistrering. I tilfælde af at hele sagen eller enkelte akter/dokumenter i sagen foreligger i fysisk form skal der foretages en omregistrering af de fysiske arkivalier efter følgende retningslinier: Ved omjournalisering af en hel sag udskrives et nyt sagsomslag; sagsnummeret på dokumenterne ændres ved overstregning af det gamle sagsnummer og tilføjelse af det nye sagsnummer. Omjournaliseringen registreres i ATIS med krydshenvisning mellem gammel og ny sagsregistrering. Ved omjournalisering af en akt/et dokument ændres sagsnummeret på akten/dokumentet ved overstregning af det gamle sagsnummer og tilføjelse af det nye sagsnummer på dokumentet. Der må ikke omjournaliseres fra én journalperiode til en anden. Journaliseringen af en akt i ATIS kan ikke hæves. I tilfælde af fejl må der ske omjournalisering. 3.13 Filformater i ATIS I ATIS kan der lagres i de filformater, der er mest brugt i Arbejdstilsynet. Se bilag 5. Hvis der modtages dokumenter som e-post i andre formater end dem, der fremgår af bilag 5, søges dokumentet konverteret til et af de i bilaget nævnte formater og arkiveres i ATIS i dette format. Hvis konvertering af en indgående e-post ikke er mulig eller hensigtsmæssig, udskrives e-posten, og indscannes som et indgående papirbrev efter proceduren i afsnit 3.2. 4 Skift af journalperiode og arkivering 4.1 Journalperioder Arkivdannelsen opdeles i journalperioder på 5 år. For hver journalperiode udformes en ny journaliseringsplan (sagstypeliste) og en ny journalinstruks. 13
Ved en journalperiodes udløb lukkes journalen og sagerne. Den nye journalperiode påbegyndes, og alle nye sager oprettes og journaliseres efter den nye journalplan i den nye journalperiodes journaliseringssystem. 4.2 Arkivering af elektronisk journal og elektronisk arkiv Ved udløbet af journalperioden lukkes journalsystemet for journalisering og arkivering på sager oprettet i ATIS i indeværende journalperiode. Databasen er fortsat til rådighed for søgning, så længe der er behov for det, men der kan ikke foretages nye registreringer, ændres i arkiverede dokumenter eller arkiveres nye akter/dokumenter. Der skal inden for et halvt år efter udløbet af journalperioden afleveres en arkiveringsversion af såvel den elektroniske journal som det elektroniske arkiv til Statens Arkiver. Detaljerne i arkiveringsproceduren aftales med Statens Arkiver inden produktion af arkiveringsversion. Det sikres i god tid inden journalperiodens udløb, at der i forbindelse med journalperiodens afslutning sker en konvertering af de elektroniske arkivalier til TIFF-format. Arbejdstilsynet vil anvende den fremgangsmåde, som er nævnt i regler for aflevering til Statens Arkiver. 4.3 Renskrivning af sagstypelisten Snarest muligt efter journalperiodens afslutning skal den ajourførte sagstypeklassifikation udskrives. Et eksemplar heraf skal afleveres sammen med arkivversionen af journalen og arkivet. 4.4 Renskrivning af journalinstruksen Senest ved journalperiodens afslutning skal den ajourførte journalinstruks (= denne instruks) renskrives. Et eksemplar heraf skal afleveres sammen med arkiveringsversionen af edb-journalen. Ved renskrivningen indsættes eventuelle forskydninger eller ændringer af praksis for journalisering og arkivering som tilføjelser til de relevante afsnit. Ved større og mere indgribende ændringer af sagsområdet, herunder ændring af myndighedens navn mv., redegøres herfor i afsnit 1.2 i denne instruks. 4.5 Arkivering af journalsager 4.5.1 Arkivering af elektronisk journal Aflevering af den elektroniske journal skal efter gældende regler ske 5 år efter start. 4.5.2 Arkivering af journalsager Sager og dokumenter lagres og opbevares fremover elektronisk. Se bilag 7 for at se, hvilke filformater der accepteres i ATIS. Der er særskilte sagsarkiver hos Arbejdstilsynet (både centralt og decentralt) til brug for fysiske dokumenter. Det er de decentrale enheders ansvar at opbevare og arkivere det materiale, der ikke indscannes eller kun indscannes delvist i enheden. I det elektroniske journalsystem skal det markeres, om et dokument er lagret elektronisk, om det er 14
lagret delvist elektronisk, eller om der udelukkende er tale om et papirdokument. Hvis der er tale om et helt eller delvist papirdokument opbevares dette i nærarkivet, hvis det indgår i den aktuelle journalperiodes arkiv. I fjernarkivet opstilles de afsluttede journalperioders arkiver hver for sig i sagsnummerorden. Dog opstilles afsluttede personalesager efter cpr. nr. Den arkivansvarlige fører en arkivfortegnelse med oplysning om, hvor de enkelte journalperioders arkiver er opstillet. 15
Bilag 1 Indgående breve/dokumenter, der ikke egner sig til scanning eller ikke må scannes Breve, der skal journaliseres Rapporter, vejledninger o.lign. fra andre offentlige myndigheder Regler Rapporter, vejledninger o.lign. fra andre end offentlige myndigheder på mere end 100 sider Bøger Tekniske tegninger med krav til målfasthed Dokumenter i formater over A3 og under A6 Dokumenter på medier, der ikke egner sig til scanning (dias, tape, cd-rom mv.) Underhåndsbreve fra ministeren Breve, der ikke skal journaliseres Reklamer Aviser Fagblade o.lign. Kursuskataloger Rapporter, der ikke fremsendes til egentlig sagsbehandling Julekort, feriepostkort mv. Lønsedler Regnskabsrapporter og lønsedler, der vedrører Arbejdstilsynet Arbejdsskadeanmeldelser Breve, der ikke må åbnes. Breve mærket med Fortrolig Personligt Privat Tillidsmand Sikkerhedsrepræsentant Daglig sikkerhedsleder Hvor en medarbejders navn står anført øverst i adressen før Arbejdstilsynet 16
Bilag 2 Oplysninger, der logges vedr. scannede dokumenter Oplysninger, der logges vedr. alle scannede dokumenter: Scanningsnummer (unikt for hvert enkelt scannede dokument) Nummeret på den batch, dokumenet indgå i (unikt for her enkelt batch) Scanningsdato = modtagedato Scanneroperatørens AT-nr. Oplysninger, der endvidere kan registreres manuelt i f.m. scanningen: ATIS-nr. Sagssbehandler 17
Bilag 3 Materiale som ikke skal journaliseres (Oversigten er ikke udtømmende) Adresseforandringer Anordninger udgivet af andre Avisartikler Aviser Bankkontooversigter Bankkontoudtog Bekendtgørelser udgivet af andre Beretninger udgivet af andre Betænkninger udgivet af andre Biblioteksmateriale Bogfortegnelser Boglister Brochurer BST-journaler Bøger Cirkulærer udgivet af andre Fakturaer Ferielister Følgesedler Følgeskrivelser til regnskaber og lign. uden selvstændigt indhold Girofortegnelser Girokontoudtog Girolister Graviditetslægeattester Håndbøger Indbetalingsfortegnelser Indbetalingslister Indbetalingsoversigter Indbydelser Instrukser udgivet af andre Kasseforskudsanordninger Korrekturmateriale Kursusansøgninger Lovbekendtgørelser udgivet af andre Love udgivet af andre Lægeerklæringer Lønningslister Lønoversigter Månedsskrifter OECD-udveksling af informationer 18
Personalefortegnelser Personalelister Pressemeddelelser udgivet af andre Publikationer udgivet af andre Raskmeldinger Refusionsanordninger Reglementer udgivet af andre Regninger Regnskaber (interne) Regulativer udgivet af andre Rejseafregninger Rejseforskudsanmodninger Reklamer Rekvisitioner Rekvisitionskopier Restancelister Statistiske indberetninger Statistiske meddelelser Sygemeldinger Takkeskrivelser Telefonforandringer Telefonfortegnelser Tidsskrifter Udbetalingsfortegnelser Udbetalingslister Udbetalingsoversigter Udsendelseslister Ugeskrifter Underhåndsmeddelelser Varefortegnelser Varekataloger Vejledninger udgivet af andre Zincain-blanketter Årsberetninger udgivet af andre 19
Bilag 4 Data registreret ved journalisering af dokumenter Data der mindst skal registreres ved journalisering af dokumenter: Indgående post Sagsnummer Aktnummer (dannes automatisk) Dokumentnummer på hoveddokumentet hhv. evt. bilagsdokumenter Brevnummer i sagen (dannes automatisk) Akttype Dokumenttitel (hoveddokumentets titel bliver også automatisk titlen på hele akten) Dato Aktpart Sagsbehandler AT-enhed om dokument arkiveret: fuldt elektronisk i ATIS fysisk som papirbrev e.lign. delvist elektronisk i ATIS, delvist fysisk som papirbrev e.lign. Udgående post Sagsnummer Aktnummer (dannes automatisk) Dokumentnummer på hoveddokumentet hhv. evt. bilagsdokumenter Brevnummer i sagen (dannes automatisk) Akttype Dokumenttitel (hoveddokumentets titel bliver også automatisk titlen på hele akten) Dato brev Dato afsendt Aktpart Sagsbehandler AT-enhed om dokument arkiveret: fuldt elektronisk i ATIS fysisk som papirbrev e.lign. delvist elektronisk i ATIS, delvist fysisk som papirbrev e.lign. Interne dokumenter Sagsnummer Aktnummer (dannes automatisk) Dokumentnummer på hoveddokumentet hhv. evt. bilagsdokumenter Brevnummer i sagen (dannes automatisk) Akttype 20
Dokumenttitel (hoveddokumentets titel bliver også automatisk titlen på hele akten) Dato afsendt Sagsbehandler AT-enhed om dokument arkiveret: fuldt elektronisk i ATIS fysisk som papirbrev e.lign. delvist elektronisk i ATIS, delvist fysisk som papirbrev e.lign. 21
Bilag 5 Liste over fil-formater, der kan lagres i ATIS *.doc Word *.docx Word 2007 *.rtf Rich text format *.msg e-mail *.xls Excel *.txt Text *.xls Excel 2007 *.ppt MS Power point *.pdf Adobe pdf *.jpg billedfil *.vsd Visio drawing *.gif billedfil *.bmp billedfil *.tif billedfil *.htm Webside *.xml XML-fil Eksempler på konverteringer af andre filformater til anerkendte formater: *.sas - SAS-filer Relevante rapporter udtrækkes og konverteres/udskrives til pdf *.mpp Microsoft Powerpoint Gantt-skemaer og Ressource-ark udskrives til pdf *.mdb Microsoft Access base Relevante rapporter udtrækkes og konverteres/udskrives til pdf 22