Workshops til Vækst - Modul 4: Intern indsigt Indholdsfortegnelse Mentale modeller... 2 Samarbejdskort SKABELON... 3 Kompetencer SKABELON... 4 Den samarbejdende organisation... 5 Praktiske forberedelser... 6 Indbydelse... 7 Program... 8 Samarbejdskortet... 9 Intern værdikæde... 10 Kompetencer... 11 Hjemmearbejde... 13 Opsamling... 15 Opsamling... 16 Opsamling... 17 Refleksioner... 18 Refleksioner... 19 Handlingsplan... 20 Workshops til Vækst er udarbejdet af Eva Lykkegaard i samarbejde med Væksthus Midtjylland Region Midtjylland og EU's regionalfond har stået for finansieringen. 1
Mentale modeller I Kolind Kuren udfordrer Lars Kolind den hierarkiske organiseringsform, der er velegnet til masseproduktion. I vidensamfundet, hvor vi håndterer forskellige kundebehov i en foranderlig verden, er der behov for en anden og meget mere fleksibel organisering. Hierarki Lederrollen Administrator Jobbet Ledelsen definerer hvert specifikt job med klare opgaver og kompetencer Samarbejde Leder Hver medarbejder skaber sit eget job i henhold til virksomhedens prioriteter og virksomhedens mening Struktur Den formelle struktur består af et hierarki med forskellige niveauer Virksomheden er en uformel organisation med vekselvirkning mellem projekter, professioner og mennesker med forskellige roller 2
Samarbejdskort SKABELON Hvad har du brug for? input værktøj kompetencer Fra hvem? Din konkrete opgave Hvad giver det? output Til hvem? Relaterer til hvilket af de vigtigste projekter/opga ver 3
Kompetencer SKABELON Når I har valgt de kompetencer, I har brug for til at opnå virksomhedens mål, skriver I dem ind i hjulet, som er opdelt i skalaen 5 > guru 4 > behersker 3 > kan 2 > kender 1 > kender ikke 2 1 3 4 5 Et spindelvæv med mulighed for at navngive 8 10 kompetencer 4
Den samarbejdende organisation Formålet med workshoppen er at skabe et samlet overblik over jeres interne værdikæde sammenhængen i virksomheden. På baggrund af virksomhedens overordnede mål opnår I fælles forståelse og prioritering af opgaverne. I tegner den interne værdikæde og tydeliggør evt. flaskehalse. I drøfter hvilke opgaver, der er de vigtigste og ikke mindst, hvordan de løses. I skaber individuelle relations- og kompetencekort. Sådan gør du: Gå på opdagelse i de næste sider og vælg de modeller og evt. værktøjer, der passer bedst til jer og jeres virksomhed. 5
Praktiske forberedelser Den samarbejdende organisation er nøgleordet for det kommende udviklingsmodul. Det hele begynder imidlertid med din ambition om at være en fremragende leder. Tidligere (industri)tiders hierarkiske specialist-strukturer med regler og regulati-ver kommer til kort i nutidens videnstunge virksomheder. I dag handler det me-re om at dele den viden, der er, om fleksibilitet og om kreativitet. Du skal derfor - med udgangspunkt i kundernes behov og dine SMART mål - fokusere mere på processerne og samarbejdet i virksomheden. Dog skal du først se på din egen rolle. Overvej om du opfører dig som leder eller som chef og dermed administrator. Se på fordelingen af de vigtigste jobs i relation til virksomhedens Mening og dine SMART mål. Kan flere medarbejdere udføre flere forskellige jobs? Gør I arbejdet til en holdindsats i stedet for en individuel indsats? Har du overvejet, hvilke kompetencer, der er brug for. Ved du, at det eneste stabile element er forandring og at forandring og læring derfor bør gøres til dagens orden. Belønner du den adfærd, du ønsker på arbejdspladsen? Skaber du et arbejdsmiljø med interaktion, kreativitet og godt humør? Sådan gør du: Se forskellen på lederen i den samarbejdende organisation og administratoren i hierarkiet på kommende sider. 6
Indbydelse Kære kollega, x-dag, ses vi til 4. modul i vores fælles kur Fælles Forretningsmæssigt Fokus. Vi mødes kl. xx:xx i mødelokalet på 1. Sal, hvor vi starter med kort at samle op fra sidst. Herefter drøfter vi jeres løsningsforslag til hjemmeopgaven vær forberedt på kort at præsentere jeres tanker. Jeg glæder mig til denne 3. workshop, hvor vi identificerer de vigtigste opgaver i virksomheden og får et fælles billede af, hvordan vi hver især bidrager til vores interne værdikæde. Desuden ser vi på, hvilke kompetencer vi bruger i dag - og hvilke vi evt. har brug for at udvikle til fremtiden Med venlig hilsen SÅDAN GØR DU: Send gerne invitationen i god tid. Har I fælles kalendersystem, bør mødet for længst være lagt ind så alle har afsat den fornødne tid. 7
Program I skal bruge 6 timer til dette udviklingsmodul husk fart over feltet og passende pauser. 0:05 Velkomst 0:10 Opsamling og siden sidst fx hvad var den største øjenåbner? 0:15 Dagens formål at identificerer de vigtigste opgaver i virksomheden i relation til Mål og Mening. At få et fælles billede af, hvordan vi hver især bidrager til vores interne værdikæde. 0:30 De ti vigtigste opgaver/indsatsområder i virksomheden. Lad alle skrive hver opgave på en post it og placer derefter alle post its i prioriteret rækkefølge. Skab enighed om opgaver og prioriteringer 0:10 Pause 0:05 Introduktion til Samarbejdskort, se også hjælpeskema 0:15 På baggrund af de vigtigste opgaver og hjemmeopgaven (individuelle bidrag) skal hver deltager nu tegne sit eget relationskort 1:00 Præsentation af de individuelle relationskort skab en konstruktiv dialog om hver enkelt 0:05 Introduktion til den Interne Værdikæde nu flytter I fokus fra den enkelte til jeres processer og delprocesser 1:00 Første del af øvelsen udføres i grupper 0:30 Anden del af øvelsen udføres i grupper forbedringsforslag noteres og føres senere til handlingsplan 0:30 Pause 0:15 Introduktion til begrebet kompetencer 1:00 Hvilke kompetencer har I brug for i relation til Mål og Mening og beslutningerne fra tidligere workshops? Lad igen alle deltagere give deres bud på post its. Herefter foretager I sammen en sortering, gruppering og prioritering 0:45 Hvordan ser kompetenceniveauet ud i dag? Tegn et kompetencehjul se side 4.5.1 med de relevante kompetencer. Bliv enige om, hvordan hjulet bør se ud i jeres virksomhed. Bed herefter den enkelte medarbejder vurdere, hvor han/hun ligger på en fem-skala se side 4.5 (denne del af øvelsen kan løses som hjemmeopgave og resultatet kan drøftes individuelt) 0:15 Opsamling og forberedelse til næste udviklingsmøde, der skal handle om værdier og værdibaseret vækstledelse 8
Samarbejdskortet Når Meningen med virksomheden og de vigtigste opgaver/projekter er defineret, skal de enkelte medarbejdere vide, hvordan og med hvad de bedst bidrager i projekterne. Alle medarbejdere skal tydeligt kunne se meningen med en prioriteret indsats. Et samarbejds- eller internt relationskort - udarbejdet af hver enkelt og kommunikeret med alle bidrager til fælles forståelse for opgaver og sammenhænge i virksomheden. De interne relationskort vil understrege behovet for tættere samarbejde. Desuden vil relationskortene sandsynligvis tydeliggøre behovet for at udføre andre og/eller flere forskellige jobs. Sådan gør du: I definerer først de vigtigste opgaver/projekter i virksomheden. Hver medarbejder tegner sig selv (en figur) midt på et flip-ark. Under figurer noterer medarbejderen sine hovedopgaver gerne så specifikt som muligt. Til venstre noteres hvad han har brug for fra hvem for at løse opgaven (input). Til højre noteres først hvem, der har gavn af hvad (output). Til sidst noteres, hvilken af de vigtigste projekter i virksomheden, opgaven relaterer sig til. Når alle medarbejdere har tegnet/skrevet på flip-ark, hænges alle flip-ark op de kan evt. grupperes, hvis flere har samme funktion. Herefter gennemgår medarbejderne de enkelte ark for hinanden. Facilitator opfordrer til konstruktiv undren og dialog om arkene hold fokus på opgaver. Øvelsen giver et fælles billede af de forskellige funktioner og tydeliggør evt. overlap og dobbeltfunktioner, hvem der er afhængige af hvem samt evt. flaskehalse. På baggrund af debatten flyttes fokus fra personer til processer og delprocesser. Herefter kan roller og evt. ansvar måske med fordel fordeles endnu mere hensigtsmæssigt. 9
Intern værdikæde Det giver god mening, at have et fælles overblik over de typiske proces-ser i virksomheden. Alle processer i virksomheden er vigtige nogle skaber mere værdi for kunder-ne end andre. Nogle aktiviteter i processerne er centrale, mens andre er mere perifere. Nogle er flaskehalse og andre kører parallelt. Sådan gør du: Første del af øvelsen Find en lang væg eller et langt bord og en masse post its. Del jer evt. i hold af 2 3 personer. Identificer en af jeres vigtigste ydelser eller produkter. Følg produktets/ydelsens vej gennem virksomheden fra salg til faktura ved at skrive hver aktivitet på en post it. Få så mange delaktiviteter med som muligt. Sæt dem op i et langt samlebånd så I dermed illustrerer flowet. Når hver gruppe er færdig, skal grupperne blive enige om det samlede billede. Det kan evt. være nødvendigt at samle nogle aktiviteter i delprocesser. Herefter skal hver enkelt medarbejder finde sig selv i processerne hvor bidrager I hver især? Skriv jeres navn der, hvor I er en del af processen. Anden del af øvelsen Gå tilbage i de små grupper og tag en ekstern hat på. Drøft så, hvilke gode råd, I som eksterne vil give virksomheden. Hvor ser det rigtig fornuftigt ud, og hvor er der plads til forbedring. Saml alle gode råd og før dem evt. over i en handlingsplan. 10
Kompetencer En kompetence er en persons evne til - eller færdighed i - at gøre noget (udføre en handling). Vi taler her om faglige kompetencer, der knytter sig specifikt til de opgaver, der skal løses, og personlige kompetencer, der knytter sig til mellemmenneskelige situationer herunder også sociale kompetencer. Når du har styr på, hvilke opgaver, der skal løses i din virksomhed, må du afgøre, hvilke kompetencer, der er brug for. Ved at drøfte kompetencebehovet med dine medarbejdere, opnår du større forståelse og ejerskab til begrebet. Nedenstående er udelukkende til inspiration det er vigtigt, at I finder og definerer netop de kompetencer, der er vigtige for jeres virksomhed. Eksempler på faglige kompetencer: Forretnings- og kundeforståelse Produkt-viden Salg og markedsføring Projektledelse internt og/eller eksternt It Videndeling Eksempler på personlige og sociale kompetencer: Samarbejdsevner Selvledelse Ansvarlighed Fleksibilitet Proaktivitet Humor Sådan gør du: Bed alle deltagere om at give nogle bud på de relevante kompetencer, der er brug for i jeres virksomhed. Der skal naturligvis tages hensyn til både Meningen og de drøftelser, I har haft i tidligere wokshops. Når alle ideer er skrevet på post it notes, samles de i overskrifter/temaer. Herefter beslutter I sammen, hvilke hhv. faglige og personlige kompetencer, der skal være til stede i virksomheden. Måske kan nogle af de nævnte kompetencer bruges som eksempler under overskrifterne. Når I er enige om overskrifter med beskrivende eksempler, kan I skrive dem ind i et spindelvæv. Herefter kan den enkelte medarbejder score sig selv efter følgende skala: 5 > guru 4 > behersker 3 > kan 2 > kender 1 > kender ikke I kan vælge at drøfte de individuelle scoringer sammen og samtidig se på, hvad I evt. skal have mere af i organisationen. 11
Scoringen kan også bruges i medarbejderudviklings-samtaler, hvor medarbejderens egen score sammenholdes med nærmeste leders score af medarbejderen. På samme måde kan medarbejdere score ledere på deres specifikke lederkompetencer. 12
Hjemmearbejde Næste workshop har fokus på værdier og værdibaseret vækstledelse. Virksomhedens værdier er virksomhedens fundament. Prøv at overveje følgende spørgsmål til næste gang. Hvilket indtryk har omverdenen af jeres virksomhed? Hvilket ry har jeres virksomhed som arbejdsplads? Hvordan opfatter jeres kunder jeres virksomhed? Hvad kendetegner den ledelsesstil, du oplever? Hvordan vil du beskrive samarbejdet i virksomheden? 13
Hvad betyder mest for dig i relation til virksomheden? 14
Opsamling Opsamlingen i slutningen af en workshop er ligeså vigtig som præsentation af agendaen i begyndelsen. Opsamlingen giver deltagerne lejlighed til at reflektere over processen, pro-grammet og udbyttet af dagens punkter. Samtidig er det en god måde at få pointerne gentaget og evt. ført til protokols. Sådan gør du: Opsamlingen foretages ligesom indledningen i et anerkendende perspektiv og du kan bede hver deltager svare individuelt på spørgsmål eller du kan bede deltagerne drøfte 2 og 2 og svare i plenum. Svarene kan konsolideres og renskrives til senere brug. Du kan også vælge at få feedback på processen. 15
Opsamling Opsamlingen foretages ligesom indledningen i et anerkendende perspektiv og du kan bede hver deltager svare individuelt på spørgsmål brug evt. skabelonen til feedback på individuelt udbytte. Svarene kan konsolideres og renskrives til senere brug. Hvad betød mest for dig i dag? Hvad var dine vigtigste læringspunkter? Hvad vil du bruge i fremtiden? 16
Opsamling Opsamlingen foretages ligesom indledningen i et anerkendende perspektiv og du kan bede hver deltager svare individuelt på spørgsmål brug evt. skabelonen til feedback på processen. Svarene kan konsolideres og renskrives til senere brug. Hvad har været rigtig godt? Hvad vil du gerne have mere af? Hvad vil du gerne undgå? 17
Refleksioner Du afgør, hvilket udbytte virksomheden og dermed både medarbejdere og du selv får af hele udviklingsprocessen og de enkelte workshops. Jo mere I, hver især giver jer tid til at reflektere og konkludere efter hvert møde jo større udbytte. Opsamlingen og konklusionerne fra en workshop giver - sammen med dine egne refleksioner - konkrete input til jeres vækst- og handlingsplan. Sådan gør du: Overvej, hvilke konkrete punkter fra opsamlingen, der er relevante for vækst-planen. Læs dine medarbejderes feedback på både eget udbytte og processen. Vær konstruktiv og spørg evt. ind til, hvordan medarbejderne selv vil bidrage i den videre proces husk også de fælles spilleregler. 18
Refleksioner Hvilke opgaver bør prioriteres højere? Hvilke processer kan evt. effektueres? Hvilke kompetencer skal I have tilført? 19
Handlingsplan Det er vigtigt at I fastholder beslutninger fra jeres arbejde i en handlings-plan, som beskriver hvem der skal gøre hvad og hvornår. SÅDAN GØR DU: Udfyld nedenstående skema således I får et fælles overblik: Vækstplan Side eller emne Aktivitet Ansvar Hvem bidrager Deadline 20
Husk at synliggøre handlingsplanen for alle 21