UDBUDSMATERIALE Offentligt udbud nr. 2008/S 222-295547 Udbud af Beklædningsvaskeri til s vaskeri i Svendborg
Indholdsfortegnelse 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 UDBUDSBETINGELSER... 3 1.1 Indledning... 3 1.2 Udbyder... 3 1.3 Kontaktafdeling og person... 3 1.4 Brugergruppe... 3 1.5 Udbudsmateriale... 4 1.6 Fortrolighed... 4 1.7 Tidsplan... 5 1.8 Besigtigelse hos udbyder... 5 1.9 Spørgsmål... 6 1.10 Minimumsbetingelser... 6 1.11 Afgivelse af tilbud og sprogkrav... 7 1.12 Aflevering af tilbud... 7 1.13 Demonstration af det tilbudte udstyr... 8 1.14 Vedståelsesfrist... 9 1.15 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 9 1.16 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver... 9 1.17 Forbehold og alternative tilbud... 9 1.18 Tildelingskriterium med underkriterier... 10 1.19 Pris... 10 1.20 Funktionalitet herunder energiforbrug, kapacitet og brugervenlighed/arbejdsmiljøfaktorer 10 1.21 Service, garanti og uddannelse... 10 1.22 Orientering om resultatet af udbudsforretningen... 10 1.23 Udbyders forbehold... 11 2 KRAVSPECIFIKATION, BAGGRUNDSOPLYSNINGER, AFGRÆNSNING OG OMFANG 12 2.1... 12 2.2 Den udbudte ydelse... 12 2.3 Aftalens omfang... 14 2.4 Optioner og forbehold... 14 2.5 Detaljeret beskrivelse af krav til den udbudte anskaffelse... 14 3 DISPOSITION FOR TILBUD... 16 3.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud... 16 3.2 Generelle oplysninger... 16 3.3 Minimumsbetingelser... 16 3.4 Forbehold... 16 3.5 Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse)... 16 3.6 Tilbudspris... 16 3.7 Reservedele... 17 3.8 Tegninger... 17 3.9 Tilbuds-Bilag - Oversigt... 17 4 KONTRAKT... 18 1 Leverance... 20 2 Kontraktperiode (Udgår)... 20 3 Pris... 20 4 Prisregulering... 20 5 Optioner... 21 6 E-handel... 21 7 Levering... 21 8 Dokumentation... 22 9 Uddannelse... 23 10 Installation og afprøvning... 23 11 Driftseffektivitet... 25 12 Overdragelse af risiko... 25 13 Generel garanti - Garantiperioden... 25 14 Mangler... 26
Indholdsfortegnelse 2 15 Fejlretning / omlevering i garantiperioden... 26 16 Reservedele og reparationsfaciliteter... 27 17 Betaling samt forudbetalingsgaranti... 27 18 Sikkerhedsstillelse... 28 19 Myndighedskrav... 29 20 Underleverandører... 29 21 Bygningsmæssige forhold... 29 22 Forsinkelse... 30 23 Ophævelse... 30 24 Erstatning... 31 25 Force majeure... 31 26 Opsigelse/ændringer... 32 27 Køberens forhold... 32 28 Tavshedspligt... 32 29 Overdragelse... 32 30 Tvist... 33 31 Underskrift... 33 Kontrakt-Bilag 1 E-handel... 35 Kontrakt-Bilag 2 Eksempel på udformning af Forudbetalingsgaranti... 39 Kontrakt-Bilag 3 Eksempel på udformning af Sikkerhedsstillelse... 40 5 TILBUDS-BILAG... 41 Tilbuds-Bilag 1 Generelle oplysninger... 42 Tilbuds-Bilag 2 Soliditetserklæring... 43 Tilbuds-Bilag 3 Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c... 44 Tilbuds-Bilag 4 Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres... 45 Tilbuds-Bilag 5 Eventuelle forbehold... 46 Tilbuds-Bilag 6 Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse)... 47 Tilbuds-Bilag 7... 56 Tilbudsskema (prisbilag)... 56 Tilbuds-Bilag 8 Reservedelsskema for reservedele til min. Kr. 10.000,-... 58 Tilbuds-Bilag 9 Tegninger og øvrig dokumentation... 59 6 ØVRIGE BILAG TIL UDBUDSMATERIALET... 60
Udbudsbetingelser 3 1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning Nærværende udbudsmateriale offentliggøres på udbyders hjemmeside www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal efter forudgående udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende nr. 2008/S 222-295547 af 14.11.2008. Udbudet gennemføres som offentligt udbud af et varekøb i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 1.2 Udbyder Udbyder af nærværende udbud er: Damhaven 12 DK-7100 Vejle 1.3 Kontaktafdeling og person Damhaven 12 DK-7100 Vejle Kontaktperson: Mette Louise Skjærbæk Tlf.: (+45) 76 63 10 00 E-mail: indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af Beklædningsvaskeri til Svendborg, Sagsnr. 08/17040." Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og udbyder vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. 1.4 Brugergruppe Udbyders brugergruppe er sammensat af repræsentanter fra de enheder/afdelinger, der er brugere af de produkter/ydelser, som er omfattet af nærværende udbud. Brugergruppen er bl.a. ansvarlig for udarbejdelse af kravene til de udbudte produkter, fastsættelse af tildelingskriterier og underkriterier, jf. afsnit 1.18 samt evaluering af alle indkomne tilbud.
Udbudsbetingelser 4 1.5 Udbudsmateriale Nærværende udbudsmateriale består af: Afsnit 1 Afsnit 2 Afsnit 3 Afsnit 4 Afsnit 5 Afsnit 6 Udbudsbetingelser - indeholdende en beskrivelse af hvilke vilkår tilbudsgiver afgiver sit tilbud under Kravspecifikation, baggrundsoplysninger, afgrænsning og omfang - indeholdende en beskrivelse af den udbudte leverance Disposition for tilbud - hjælpeværktøj til udformning af tilbud Kontrakt med bilag - indeholdende de vilkår som regulerer aftaleforholdet med Leverandøren i kontraktperioden Tilbuds-Bilag - indeholdende 9 bilag Øvrige bilag til Udbudsmaterialet - indeholdende 7 Udbudsbilag Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har hentet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt. Udbudsmaterialet består endvidere af spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal i overensstemmelse med den angivne tidsplan (se pkt. 1.7.). Det er ikke tilladt at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes på udbyders hjemmeside, og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort på udbyders hjemmeside forrang. 1.6 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men udbyders fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter udbyder til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbudet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbudet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbudet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud, gerne ved benyttelse af Tilbuds-Bilag 1, pkt. 1.5. Udbyder vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
Udbudsbetingelser 5 1.7 Tidsplan 12.11.2008 Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse 14.11.2008 Dato for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 14.11.2008 Dato for udbudsmaterialets offentliggørelse på udbyders hjemmeside www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 27.11.2008 kl. 13.00 Besigtigelse hos udbyder / Informationsmøde, jf. pkt. 1.8 23.12.2008 kl. 12.00 Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet 02.01.2009 Frem til denne dato kan der ske offentliggørelse af yderligere oplysninger inkl. spørgsmål og svar på: www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 09.01.2009 kl. 14.00 Frist for modtagelse af tilbud Uge 3-4/2009 Uge 5-6 Uge 7 Uge 8-9 Gennemgang af tilbud Forventet valg af leverandør(er) Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til tilbudsgivere (start på stand still-perioden = 10 dage) Forventet kontraktindgåelse 01.05.2009 Forventet levering 01.08.2009 Vedståelsesfrist 1.8 Besigtigelse hos udbyder Der er mulighed for at besigtige de lokaler, hvor det udbudte udstyr skal installeres. Dato: Torsdag den 27.11.2008 kl. 13 16 Sted: Sygehusvaskeriet ved Svendborg Sygehus, Valdemarsgade 56-58, 5700 Svendborg På mødet vil der udelukkende være mulighed for besigtigelse af de lokaler, hvor det udbudte udstyr skal installeres. Det vil være mulighed for at stille spørgsmål af teknisk karakter til udbudsmaterialet. Spørgsmål vedrørende krav til udbuddet, kontrakten etc. bedes sendt skriftligt iflg. informationerne i 1.3. Spørgsmål og svar vil efterfølgende blive offentliggjort på udbyders hjemmeside jf. pkt. 1.9 nedenfor. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem, hvad
Udbudsbetingelser 6 tilbudsgiver ser på besigtigelsen og det skriftlige udbudsmateriale, er det skriftlige udbudsmateriale gældende. Tilmelding: Tilmelding for deltagelse i besigtigelse til på e-mail: indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk senest den 25.11.2008 med angivelse af firmanavn samt antal deltagere. 1.9 Spørgsmål Udbyder opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver særligt til at stille spørgsmål herom, og udbyder vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer for at rette i udbudsmaterialet. Den i udbudsmaterialet indeholdte kontrakt vil være gældende for den udbudte anskaffelse. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver finder anledning hertil. Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal fremsættes skriftligt på dansk. Udbyder ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til udbyders kontaktperson, gerne pr. e-mail, jf. pkt. 1.3. Spørgsmål, der er udbyder i hænde senest den 23.12.2008 kl. 14.00, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse, løbende og senest 02.01.2009 blive offentliggjort i anonymiseret form på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. 1.10 Minimumsbetingelser Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle, økonomiske og tekniske formåen skal tilbudsgiver fremsende nedenstående dokumentation, som anført i udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2. Ved sammenslutninger af virksomheder skal nedenstående dokumentation gives for hver enkelt virksomhed såvel som for alle underleverandører.
Udbudsbetingelser 7 Der stilles ingen særlige krav til tilbudsgivers retlige form, men såfremt flere virksomheder byder i forening/sammenslutning, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Tilbudsgiver skal gennem disse dokumentationer sandsynliggøre overfor ordregiver at tilbudsgiver har den økonomiske og finansielle samt den teknisk/faglige formåen til at løfte opgaven. 1.10.1 Soliditetserklæring Erklæring om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen (soliditetserklæring). Erklæringen udstedes af tilbudsgivers bank eller revisor. Erklæringen kan ikke udstedes af tilbudsgiver. Soliditetserklæring kan vedlægges som Tilbuds-Bilag 2. 1.10.2 Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c. Erklæringen kan vedlægges som Tilbuds-Bilag 3 i udfyldt og underskrevet stand. 1.10.3 Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted hvor ydelsen skal præsteres. Erklæringen kan vedlægges som Tilbuds-Bilag 4 i udfyldt og underskrevet stand. 1.10.4 Virksomhedens forhold Tilbudsgiver skal desuden indsende oplysninger om: Selskabsform og ejerskab Danske tilbudsgivere skal oplyse CVR nr. Udenlandske tilbudsgivere skal oplyse VAT nummer Disse oplysninger afgives i Tilbuds-Bilag 1. 1.11 Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk. Med hensyn til tilbudsgivers udformning af tilbud i øvrigt henvises til afsnit 3, Disposition for tilbud. Udbyder ser gerne, at Disposition for tilbud følges ved afgivelse af tilbud. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. 1.12 Aflevering af tilbud Tilbud skal afgives i ét eksemplar. Udbyder ser gerne, at tilbudet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer:
Udbudsbetingelser 8 En CD-Rom/USB-stik mærket 'Original' indeholdende det samlede tilbud med bilag Et papir-eksemplar mærket 'Kopi' indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag jf. ovenfor. 3 CD-rom/USB-stik mærket 'Kopi' hver indeholdende det samlede tilbud. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til CD-rom/USB-stik, vedlægges 3 kopier af dette i papirformat. Hver CD-rom/USB-stik skal være mærket med tilbudsgivers navn samt teksten Tilbud vedrørende - Sagsnr. 08/17040. Tilbuds-Bilag 1, Tilbuds-Bilag 6, Tilbuds-Bilag 7og Tilbuds-Bilag 8 vedlægges i Word-format på ovennævnte CD-rom/USB-stik. Disse dokumenter må ikke være skrivebeskyttede af hensyn til ordregivers videre bearbejdning heraf. Tilbudsgiver har ansvar for indholdet på CD-rom/USB-stik er korrekt og identisk med det skriftligt fremsendte. Er dette ikke tilfælde, vil det være det originale papireksemplar, der er gældende og bindende for tilbudsgiver. Det anbefales, at tilbud afleveres i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopi samt CD-rom/USB-stik mm.) mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende Beklædningsvaskeri Sagsnr. 08/17040 FORTROLIGT Må ikke poståbnes Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til: Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 09.01.2009 kl. 14.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. 1.13 Demonstration af det tilbudte udstyr Udbyder forbeholder sig ret til at besigtige det tilbudte udstyr i drift på et for udbyder tilsvarende vaskeri, i perioden fra tilbudsfristens udløb til forventet svar til tilbudsgiverne.
Udbudsbetingelser 9 Udbyder afholder egne udgifter i forbindelse med besigtigelse (rejse og ophold). 1.14 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed til og med den 01.08.2009. 1.15 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljø samt beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: a) Oplysninger om skatter og afgifter findes på Skats hjemmeside: www.skat.dk b) Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside: www.mst.dk c) Oplysninger om beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: www.at.dk 1.16 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at udbyder er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for udbyder, at tillade tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud efter at tilbudet er indleveret. Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbudet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at udbyder har pligt til ikke at tage tilbudet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har udbyderen ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbudet i betragtning, dvs. at udbyderen ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbudet i betragtning, men at udbyderen heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbudet i betragtning. Særligt vedrørende tilbudsgivernes egnethed er det i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2 og i pkt. 1.10 Minimumsbetingelser ovenfor anført, at det er en betingelse for deltagelse, at tilbudsgiver fremsender en række dokumenter og oplysninger. Fremsendes de udbedte dokumenter og oplysninger ikke, vil udbyder være forpligtet til at afvise tilbudsgivers tilbud. 1.17 Forbehold og alternative tilbud 1.17.1 Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser, ligesom der ikke kan tages forbehold over for mindstekrav. Mindstekrav er udtrykkeligt anført som mindstekrav i Tilbuds- Bilag 6. 1.17.2 Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne, jf. pkt. 1.16 ovenfor. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, herunder bl.a. tilbud med forbehold over for udbudets grundlæggende elementer, kontrakten eller mindstekrav.
Udbudsbetingelser 10 1.17.3 Såfremt tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser, vil disse ikke blive taget i betragtning ved vurdering af tilbud, og vil ikke indgå i en eventuel kontrakt med pågældende. 1.17.4 Udbyder opfordrer tilbudsgiverne til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiverne er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. 1.17.5 Udbyder ser gerne, at eventuelle forbehold angives ved, at tilbudsgiver skriftligt og tydeligt på listeform for hvert forbehold anfører stedet (punktet) i udbudsmaterialet og den ordlyd, som tilbudsgiver tager forbehold for, samt anfører den ordlyd, tilbudsgiver kan acceptere. Det anbefales, at eventuelle forbehold vedlægges som Tilbuds-Bilag 5 i underskrevet stand. 1.17.6 Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 1.18 Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Underkriterier Vægtning Pris 50% Funktionalitet herunder energiforbrug, kapacitet og brugervenlighed/arbejdsmiljøfaktorer 35 % Service, garanti og uddannelse 15% Kontrakt vil blive tildelt til den tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til de ovenfor anførte underkriterier. 1.19 Pris Ved priser forstås den samlede pris inklusiv pris på optioner samt pris på reservedele, som angives i Tilbuds-Bilag 7 og Tilbuds-Bilag 8. 1.20 Funktionalitet herunder energiforbrug, kapacitet og brugervenlighed/arbejdsmiljøfaktorer Funktionalitet vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 6 punkterne: 1.13 1.17, 2.7 2.9, 3.5 3.7, 4.9 4.12, 5.3 5.5, 6.13-6.16, 7.7 7.10, 8.8 8.10 samt 9.10 9.12. Eventuel besigtigelse af eksisterende anlæg, jf. 1.13, indgår også i bedømmelsen. 1.21 Service, garanti og uddannelse Service og garanti og uddannelse vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 6 punkterne: 12.1 12.4, 13.1 13.2 samt 14.1 De anførte delkriterier er ikke opstillet i prioriteret rækkefølge, og beslutningen vil ske ud fra en helhedsvurdering. 1.22 Orientering om resultatet af udbudsforretningen
Udbudsbetingelser 11 Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver udbyder har til hensigt at indgå kontrakt med, jf. Økonomi- og Erhvervsministeriets bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006. Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af tilbudsgiver i Tilbuds-Bilag 1, pkt. 1.2 angivne e- mailadresse. Bemærk at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver efter udløbet af standstillperioden. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er det vindende tilbud er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom udbyder ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. 1.23 Udbyders forbehold Udbyder forbeholder sig ret til at annullere udbudet og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt der er en saglig grund. Udbyder forbeholder sig ret til at annullere nærværende udbud, såfremt udbyder ikke opnår de fornødne bevillinger til indgåelse af kontrakten.
Kravspecifikation, baggrundsoplysninger, afgrænsning og omfang 12 2 KRAVSPECIFIKATION, BAGGRUNDSOPLYSNINGER, AF- GRÆNSNING OG OMFANG 2.1 strækker sig geografisk fra Langeland i øst til Fanø i vest og fra grænsen til Tyskland i syd til ca. 40 km nord for Vejle. er dermed broen mellem Østog Vestdanmark og porten til det europæiske kontinent. Regionen har ca. 1.2 mio. indbyggere. s hovedopgaver er primært inden for sundhed, social- og psykiatriområdet samt regional udvikling. Inden for sundhed driver regionen fire sygehusenheder med i alt 18 sygehuse. På det sociale og psykiatriske område sørger i samarbejde med regionens 22 kommuner for botilbud, behandling og specialundervisning. Gennem regional udvikling arbejder Region Syddanmark på at sikre vækst, som giver gode vilkår for borgere og erhvervsliv. Det sker i et tæt samarbejde med kommuner, erhvervsliv, arbejdsmarkedsparter og videninstitutioner. styres af et regionsråd, der består af 41 folkevalgte, der er valgt for fire år. Nuværende valgperiode udløber den 31. december 2009. Foruden at udgøre en geografisk enhed er også en koncern med ca. 26.000 ansatte. Dermed er regionens største virksomhed. Det årlige budget for er på ca. 19 mia. kr. har hovedadresse i Vejle, hvor regionshuset ligger. For yderligere oplysninger om se www.regionsyddanmark.dk. 2.2 Den udbudte ydelse Den udbudte ydelse omfatter: 1) Vaskeafsnit med Vaskerør og tilhørende Centrifuge samt 1 vaskemaskine og tørretumbler: Vaskerør Primært for vask af uniformer til sygehuspersonale Centrifuge i forbindelse med vaskerør. Vaskemaskine 90 kg i barriere udførelse med Pullmann inddeling Compact gas opvarmet tørretumbler (ca. 50 kg) Tømmebånd for tømning til transportbånd frem til ophængsstationer og/eller alm. vaskevogn. 2) Finishafsnit 1. Ophængningstationer separat pris oplyses i Tilbuds-Bilag 7 på henholdsvis touch-screen og tastatur 2. Gasopvarmet Tunnelfinisher 3. Transportsystem inklusive bøjler. 4. Sorteringssytem 5. Folderobotter 3) Installation og opstart af ovenstående udstyr indeholdt i pris på udstyr 4) Service og vedligeholdelse i 2 år indeholdt i pris på udstyr 5) Uddannelse af personale indeholdt i pris på udstyr 6) Pris på større reservedele til en værdi af min. Kr. 10.000,- 7) Option på køb af eksisterende udstyr (iflg. liste Udbuds-Bilag 2) 8) Option på demontering og udbaksning af eksisterende udstyr (iflg. Specifikation)
Kravspecifikation, baggrundsoplysninger, afgrænsning og omfang 13 Generelle krav til ydelsen er oplistet i kravspecifikationen, der er vedlagt som Tilbuds-Bilag 6. Der skal bydes på hele leverancen, og der kan således ikke afgives tilbud på enkelte dele. Der skal bydes på hele leverancen inklusive optioner. 2.2.1 Anlægget skal mindst have følgende kapacitet beregnet på nedenstående fordeling: Artikel Type Stk % Dags produktion Time produktion Kategori 11.448 1431 Hvid Pleje uniform Tunika /busseronne 547.000 34,3 3980 497 1 Benklæder 616.000 39,1 4482 560 2 Kitler/ Kjoler 51.000 3,2 371 46 3 Jakker 32.000 2,0 233 29 3 Cityshorts 0,1 15 2 3 OP- arbejdsdragter Busseronne 122.000 7,8 888 111 4 Benklæder 124.000 7,9 902 113 4 Jakker 1.500 0,1 11 1 5 Skjorter 7.000 0,4 51 6 5 Benklæder 9.000 0,6 65 8 5 Polo Shirts 50.000 3,2 364 45 5 Undertrøjer 12.000 0,8 87 11 6 Teknikker og Lignende Gennemsnitlig vægt pr. del Stofkvalitet 295 g/stk 3377 kg 422 kg - 45/55 p/b; 225 g./m Teknisk specifikation på de to stoftyper der udgør over 90 % af vores produktion vedlægges som Udbuds-Bilag 1 og Udbuds-Bilag 3.
Kravspecifikation, baggrundsoplysninger, afgrænsning og omfang 14 Kravspecifikation fremgår af Tilbuds-Bilag 6 i følgende rækkefølge. Vaskerør med tilhørende Centrifuge 1. Krav til vaskerør 2. Krav til centrifuge. 3. Krav til tømmebånd for tømning til transportbånd frem til ophængsstationer og/eller alm. vaskevogn. 4. Krav til vaskemaskine barriere udførsel ca. 90 kg. 5. Krav til gasopvarmet tørretumbler ca. 50 kg. Finish afsnit 6. Krav til ophængningsstationer samt transportsystem. 7. Krav til finish tunnel, gasopvarmet 8. Krav til sorteringssystem 9. Krav til beklædningsfolder (folderobot) Øvrige 10. Krav til installation af ovenstående udstyr 11. Andre forhold 12. Reservedele, service og garanti 13. Uddannelse af personale 14. Levering 15. Option: Opkøb af eksisterende maskinpark 16. Option: Demontering og udbaksning af eksisterende udstyr til gårdsplads 2.3 Aftalens omfang Der vil blive indgået aftale med én leverandør. Anlæggets kapacitet skal som minimum være: 12.000 stk. beklædning produceret på 1 skift svarende til en timekapacitet på min. 1.500 stk. pr driftstime inkl. forventede gns. driftsstop Kapacitetsoplysningerne er specificeret i kravspecifikationen i Tilbuds-Bilag 6. Alle oplysninger om kapacitet har alene vejledende karakter, og er på ingen måde bindende for regionen. 2.4 Optioner ønsker optioner på: Opkøb af eksisterende maskinpark Demontering og udbaksning af eksisterende udstyr til gårdsplads 2.5 Detaljeret beskrivelse af krav til den udbudte anskaffelse 2.5.1 Definitioner Udbudsmaterialet anvender følgende terminologi: Krav
Kravspecifikation, baggrundsoplysninger, afgrænsning og omfang 15 Mindstekrav Mindstekrav: En række punkter er angivet som mindstekrav. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Der kan heller ikke tilbydes alternative løsninger, som ikke lever op til disse mindstekrav. Mindstekrav skal altså opfyldes, og leverandøren garanterer ved afgivelsen af sit tilbud, at samtlige mindstekrav kan opfyldes. Såfremt ét af mindstekravene ikke er opfyldt vil udbyder være forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Krav: Er ordregivers ønske om en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår. Leverandørens besvarelse af ordregivers "krav" vil indgå i tilbudsevalueringen. Krav kan opfyldes helt eller delvist. 2.5.2 Krav til de udbudte produkter Der henvises til Tilbuds-Bilag 6 for detaljeret beskrivelse af mindstekrav og krav til leverancen.
Disposition for tilbud 16 3 DISPOSITION FOR TILBUD 3.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud 3.1.1 Disposition for tilbud er et værktøj, der skal lette tilbudsgiver i udarbejdelse af det materiale, som tilbudsgiver skal aflevere i forbindelse med tilbudsgivningen. Disposition for tilbud opregner punkt for punkt, hvad tilbudsgiver bør tage højde for, både formelt og indholdsmæssigt. Disposition for tilbud henviser til 9 bilag, benævnt Tilbuds-Bilag 1 til 9. Disse bilag er udarbejdet med henblik på at sikre en ligeværdig vurdering af de indkomne tilbud. Hvis alle tilbudsgivere følger samme tilbudsstruktur, bliver vurderingen af de indkomne tilbud lettere og mere gennemsigtig. Udbyder ser gerne, at disposition for tilbud følges. Tilbudsgivere, der vælger ikke at følge disposition for tilbud, må selv påse, at deres tilbud indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentation m.v. Om tilbud, som afviger fra udbudsmaterialet, henvises til Udbudsbetingelsernes pkt. 1.16 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver og pkt. 1.17 Forbehold og alternative tilbud. 3.2 Generelle oplysninger Generelle oplysninger afgives ved at udfylde Tilbuds-Bilag 1. 3.3 Minimumsbetingelser Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle, økonomiske og tekniske formåen skal tilbudsgiver fremsende den i Udbudsbetingelserne 1.10 anførte dokumentation, der anbefales vedlagt som: Tilbuds-Bilag 2: Soliditetserklæring Tilbuds-Bilag 3: Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. Tilbuds-Bilag 4: Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt 3.4 Forbehold Eventuelle forbehold vedlægges som Tilbuds-Bilag 5 i underskrevet stand.. 3.5 Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) Uddybende beskrivelse af den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) indeholdende oplysninger om standarder, certificeringer m.m. samt oplysninger vedrørende mindstekrav og krav til det udbudte afgives ved at udfylde Tilbuds-Bilag 6. 3.6 Tilbudspris 3.6.1 Priser afgives ved at udfylde Tilbudsskema (prisbilag) i Tilbuds-Bilag 7.
Disposition for tilbud 17 3.6.2 Opmærksomheden henledes på, at der under henvisning til udbudsreglerne ikke må forhandles pris før, under og efter, at tilbud er afgivet. Det er således af største vigtighed, at den pris, der afgives, er tilbudsgivers endelige pris, og at så mange delpriser som muligt er oplyst, hvis der er tale om ekstra udstyr, hvor udbyder vil kunne have brug for at vælge til eller fra. 3.7 Reservedele De i kravspecifikationen krævede oplysninger om reservedelsliste og lagre samt leveringstid på reservedele til udstyret medsendes som Tilbuds-Bilag 8. Bemærk at der kun bedes om priser på større reservedele til en værdi af min. Kr. 10.000,- 3.8 Tegninger De i kravspecifikationen krævede tegninger skal medsendes som Tilbuds-Bilag 9. 3.9 Tilbuds-Bilag - Oversigt Tilbuds-Bilag 1: Generelle oplysninger Tilbuds-Bilag 2: Soliditetserklæring Tilbuds-Bilag 3: Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. Tilbuds-Bilag 4: Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt Tilbuds-Bilag 5: Eventuelle forbehold Tilbuds-Bilag 6: Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) Tilbuds-Bilag 7: Tilbudsskema (prisbilag) Tilbuds-Bilag 8: Reservedelsskema Tilbuds-Bilag 9 Tegninger Ovennævnte bilag findes i Word-version til brug for indtastning af tilbudsgivers besvarelser på hjemmesiden www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal.
Kontrakt 18 4 KONTRAKT Dette afsnit indeholder den kontrakt, som vil blive indgået med den vindende tilbudsgiver/de vindende tilbudsgivere. De med blå markerede steder vil blive udfyldt i forbindelse med indgåelse af kontrakt. Følgende bilag forventes at skulle indgå som en integreret del af kontrakten: Kontrakt-Bilag 1 E-handel Kontrakt-Bilag 2 Forudbetalingsgaranti Kontrakt-Bilag 3 Sikkerhedsstillelse Kontrakt-Bilag 4 Kravspecifikation, baggrundsoplysninger, afgrænsning og omfang Kontrakt-Bilag 5 Tilbuds-Bilag 5 Eventuelle forbehold Kontrakt-Bilag 6 Tilbuds-Bilag 6 Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) Kontrakt-Bilag 7 Tilbuds-Bilag 7 Tilbudsskema (prisbilag) Kontrakt-Bilag 8 Tilbuds-Bilag 8 Reservedelsskema Kontrakt-Bilag 9 Tilbuds-Bilag 9 Reservedelsskema Kontrakt-Bilag 10 Tilbuds-Bilag 10 Tegninger Kontrakt-Bilag 11 Spørgsmål og svar (evt. kun svar af relevans for kontrakten)
Kontrakt 19 Kontrakt nr. XXXX vedr. Beklædningsvaskeri til s vaskeri i Svendborg Nærværende kontrakt er indgået mellem undertegnede Damhaven 12 DK-7100 Vejle (i det følgende benævnt Køberen) og medundertegnede XXX (virksomhedens navn, adresse og CVR.nr.) (i det følgende benævnt Leverandøren)
Kontrakt 20 Præambel Efter forudgående EU-udbud har parterne indgået denne kontrakt vedrørende Beklædningsvaskeri til Regions Syddanmarks vaskeri i Svendborg. Den aftalte leverance er til brug for leveringsstedet i henhold til 7. Det påhviler Leverandøren at levere: 1 stk. XX à kr. 1 stk. XX à kr. følgende optioner er valgt: xx i alt kr. 1 Leverance i overensstemmelse med det samlede udbudsmateriale vedrørende Udbud af Beklædningsvaskeri, Sagsnr. 08/17040 samt tilbud nr. xx af xx.xx 2009 med tilhørende bilag. Leverandøren garanterer at leverancen som angivet i nærværende kontrakt, opfylder de krav til funktion, kapacitet, integration, opkobling mm., som fremgår af det samlede udbudsmateriale herunder kravspecifikationen samt Leverandørens tilbud. Leverancen skal leveres komplet og opstillet med det nødvendige tilbehør for dets rette funktion. 2 Kontraktperiode (Udgår) Priserne er i danske kroner ekskl. moms. 3 Pris Pris er baseret på følgende leveringsbetingelser: Frit leveret, monteret og idriftsat. Prisen omfatter således alle de komponenter, som er nødvendige for montage-/installationsarbejdernes udførelse samt alt relevant tilbehør, der er nødvendige for udstyrets rette funktion under normal drift. 4 Prisregulering Dog er priser afgivet på reservedele opgivet i prisniveau 2009. Disse priser kan reguleres én gang om året første gang 1. maj 2010 efter følgende retningslinier:
Kontrakt 21 Priserne reguleres efter nedenstående retningslinier: P ny = P o x I ny I o ny beregnet pris P ny prisen på det enkelte produkt ved kontraktindgåelse, jf. 1 P o Aktuelt nettoprisindeks, jf. Danmarks statistik I ny på reguleringstidspunktet maj 2010/2011/2012 Danmarks Statistik, nettoprisindeks, 2000 = I o 100 - maj 2009 Køberen har option på: 5 Optioner opkøb af eksisterende maskinpark demontering og udbaksning af eksisterende udstyr Meddelelse om at optionerne ønskes benyttet skal være Leverandøren i hænde senest samtidig med kontraktindgåelse. 6 E-handel Leverandøren skal kunne handle elektronisk med Køberen i henhold til de krav som i Kontrakt- Bilag 1 er opstillet for elektronisk samhandel med s sygehuse og institutioner. Såfremt der sker ændringer i den lovgivning, der danner grundlag for kravene i Kontrakt-Bilag 1, eller der i øvrigt sker ændringer i anvisninger eller anbefalinger for anvendelse og/eller behandling af elektroniske handelsdokumenter for offentlige myndigheder, er Leverandøren forpligtet til at acceptere ændrede krav som følge af sådanne ændringer. 7 Levering Leveringssted: Vaskeriet ved Svendborg Sygehus, Valdemarsgade 56-58, 5700 Svendborg. Samtlige leverancer skal ledsages af en følgeseddel indeholdende oplysninger om: Varenummer, varebetegnelse, kvantum, Kontrakt-nr., indkøbsordrenr./rekvisitionsnr. samt modtagers navn og leveringssted. Leveringstid og installationstid fremgår af tilbud.
Kontrakt 22 Leveringsdato: Mellem 01.05.2009 og 01.07.2009 Installationsperiode: Max 1 måned Leveringsbetingelser: Frit leveret, monteret og idriftsat. Det påhviler Leverandøren at fjerne og bortskaffe eventuel emballage. Særlige sikkerhedsmæssige forhold, der knytter sig til leverancen, installationen, indkøringen eller dele deraf, skal skriftligt påpeges overfor Køberen. Køberen er berettiget til at kræve speciel mærkning af sådanne varer. Udstyr skal leveres med mærkning efter gældende regler. 8 Dokumentation Udstyret anses først for at være leveret, når følgende dokumentationsmateriale foreligger hos Køberen: 2 stk. kortfattede brugervejledninger på dansk, der skal være udarbejdet med henblik på: at få fejlfrit udstyr til at fungere efter hensigten at sikre mod fejlagtig anvendelse, som kan skade udstyret at sikre korrekt rengøring og vedligeholdelse mv. at tage størst mulig hensyn til bruger og tredjemand 2 stk. komplette brugermanualer på dansk (eventuelt engelsk), der er mere omfattende end ovennævnte brugervejledning. 2 sæt original servicemanualer inkl. justerings- og vedligeholdelsesanvisning på dansk eller engelsk. 2 sæt tekniske manualer inkl. diagrammer og kredsløbsbeskrivelser på dansk eller engelsk. Manualerne skal i omfang mindst svare til dem, der udleveres til Leverandørens egne serviceteknikere. Teknisk originaldokumentation skal være tilgængelig for Køberen på de i systemets levetid anvendte enheder. Leverandøren forpligter sig til at ændre dokumentationen såfremt Leverandøren bliver gjort opmærksom på fejl eller mangler. Ajourført dokumentation skal omgående fremsendes til Køberen. Ved softwareopdatering og/eller -opgraderinger skal fuld dokumentation medfølge. Udviklet eller speciel tilpasset programmel ledsages af fuld dokumentation udformet i overensstemmelse med god praksis.
Kontrakt 23 Den krævede dokumentation betragtes som en del af leverancen, idet Leverandøren dog stadig har ophavsretten m.m. knyttet til dokumentationen. Køberen skal have fuld dispositionsret over dokumentationen, der skal forefindes på Køberens adresse. 9 Uddannelse Indhold og omfang af uddannelse fremgår af Kontrakt-Bilag 6, stk. 13. Tidsplan for uddannelse af teknisk personale aftales endeligt mellem Leverandøren og Køberen i forbindelse med kontraktindgåelse. Uddannelsen vil skulle foregå i perioden før levering frem til godkendt afleveringsforretning. I forbindelse med afleveringsforretningen skal der udarbejdes en liste over hvilken uddannelse der er afholdt, hvilken uddannelse der er til gode samt en forventet plan for hvornår denne uddannelse skal udmøntes. a. Generelt 10 Installation og afprøvning Afprøvning af udstyret samt af den dertil hørende dokumentation sker ved en installationsprøve, en overtagelsesprøve samt en driftsprøve i tiden derefter. Først herefter finder godkendt afleveringsforretning sted. Køberen skal, uden ugrundet ophold efter at henholdsvis overtagelses- og driftsprøve er bestået og eventuelle mangler er udbedret, indkalde til afleveringsforretning med henblik på endelig godkendelse af leverancen. Ingen gennemgang, kommentering eller godkendelse fra Køberens side af nogen prøve kan tages som udtryk for en ændring af de krav, der kan stilles efter kravspecifikationen. Omkostningerne ved mangeludbedring påhviler Leverandøren i samtlige prøvefaser. b. Installationsprøve Udstyret skal installeres umiddelbart efter levering. Leverandørens installation afsluttes med en installationsprøve, som dokumenterer, at maskinel og systemprogrammel er klar til drift. Leverandøren er ansvarlig for gennemførelse af installationsprøven. c. Overtagelsesprøve Efter endt installationsprøve, gennemfører Køberen overtagelsesprøve på det leverede, efter anvisninger i tilbud, i op til 4 uger. Overtagelsesprøven tilrettelægges som en prøve, hvor maskin- og programprodukternes funktion kontrolleres enkeltvis og integreret i relation til kravspecifikation, systembeskrivelse og dokumentation.
Kontrakt 24 Præcisionen for de enkelte komponenter vil blive estimeret efter en valideringsprotokol og sammenholdt med Leverandørens metodespecifikationer. Efter gennemført overtagelsesprøve afholdes evalueringsmøde med deltagelse af repræsentanter for Leverandøren og Køberens brugerafdeling. I forbindelse med evalueringsmødet afleveres en mangelliste til Leverandøren. Er der påvist mangler (jf. 14), skal Leverandøren indenfor 3 uger efter evalueringsmødet gennemføre mangeludbedring og skriftligt meddele Køberen, at manglerne er afhjulpet. En del af mangeludbedringen består i på skrift at dokumentere udbedringen. Denne dokumentation indgår herefter som en del af det samlede dokumentationsmateriale. Når Leverandøren skriftligt overfor Køberen har tilkendegivet, at samtlige mangler er afhjulpet, gennemfører Køberen ny overtagelsesprøve på det leverede i op til 4 uger og efterfølgende afholdes nyt evalueringsmøde. Overtagelsesprøven anses for bestået, når den er aflagt uden fejl i forhold til kravspecifikation, Kontrakt-Bilag 6. Omkostningerne ved mangeludbedring påhviler Leverandøren. d. Driftsprøve Når overtagelsesprøven er bestået gennemfører Køberen en driftsprøve på minimum 4 uger efter Leverandørens anvisninger, som anført i tilbud. Driftsprøven tager primært sigte på at måle driftseffektiviten samt systemets anvendelighed i dets normale driftssituation. Driftsprøven udføres på systemet som helhed. Driftseffektiviteten måles pr. måned efter retningslinjerne i 11. Driftsprøven er bestået, når driftseffektiviteten (i henhold til Kravspecifikation og Kontrakt- Bilag 6), i den seneste testede sammenhængende 4 ugers periode, for systemet som helhed, har været mindst 95 %. e. Afleveringsforretning Efter endt driftsprøve indkalder Køberen Leverandøren til afleveringsforretning. Dokument vedrørende endelig godkendt afleveringsforretning kan først underskrives af Leverandøren og Køberen: når alle ovennævnte prøvefaser er godkendt af Køberen når de nævnte godkendelser fra Køberens side har fundet sted efter endt uddannelsesforløb i henhold til uddannelsestidsplan (jf. 9). når dokumentationsmateriale (jf. 8) er udleveret
Kontrakt 25 11 Driftseffektivitet Driftseffektiviteten, der skal være på mindst 95 %, måles for udstyret som helhed. Driftseffektivitetsprocenten beregnes således: (tilgængelig driftstid/aftalt driftstid) x 100. Den aftalte driftstid defineres for tidsrummet kl. 07.00 til kl. 16.00 mandag til fredag alle normale danske arbejdsdage, uanset at Køberen er berettiget til at anvende systemet hele døgnet. Planlagt eftersyn og anden planlagt kontrol indgår ikke i aftalte driftstid. Ved tilgængelig driftstid forstås den aftalte driftstid minus den tid, hvor systemet eller dele af dette ikke kan anvendes til fejlfri driftsafvikling på grund af fejl i udstyr og/eller programmel. Driftshindringer, som Køberen er ansvarlig for, og udefra kommende forstyrrelser (strømafbrydelse) fragår ikke i den tilgængelige driftstid. Tid medgået til forebyggende vedligeholdelse indregnes hverken i tilgængelig eller aftalt driftstid. Køberen skal sørge for, at der føres regnskab over driftstiderne. Såfremt fejl opstår, skal klokkeslæt for fejlens opståen, tilkaldelse af Leverandøren, Leverandørens ankomst og klarmelding samt fejlens art, årsag og den foretagne afhjælpning anføres. Leverandøren skal udlevere servicerapport til Køberen. 12 Overdragelse af risiko Risiko for udstyr anses først for at være overdraget til Køberen, når der er afholdt godkendt afleveringsforretning. Såfremt udstyr har været taget i brug anses risiko for udstyr dog for at være overdraget til Køberen, når overtagelsesprøven er bestået. Ansvar og risiko i forbindelse med tyveri, brand- og vandskade samt anden hændelig undergang bæres af Køberen fra leveringstidspunktet efter fysisk levering på det af Køberen anviste sted. Såfremt Leverandøren, på grund af Køberens forhold, skal opbevare udstyr efter den aftalte leveringsdag, overdrages risikoen for udstyr til Køberen, når der er afholdt godkendt afleveringsforretning, jf. 27. 13 Generel garanti - Garantiperioden Udstyr, der er leveret til Køberen i henhold til nærværende kontrakt, er fra datoen for godkendt afleveringsforretning undergivet Leverandørens garanti. Garantiperioden, dvs. perioden hvor der ydes vederlagsfri forebyggende vedligehold samt vederlagsfri afhjælpning af fejl og mangler inklusive reservedele, jf. Kontrakt-Bilag 6 stk. 12, at regne fra dato for godkendt afleveringsforretning, er på 2 år. I garantiperioden skal driftseffektivetetsprocenten være som beskrevet i 11.
Kontrakt 26 Hvis den garanterede driftstid på 95 % ikke kan opretholdes over en sammenhængende 4 ugers periode, vil garantiperioden blive forlænget med 1 måned for hver overtrædelse. Hvis garantiperioden på ovennævnte baggrund er blevet forlænget med i alt 6 måneder, er dette hævebegrundelse, jf, 23. Skal en del af udstyret udskiftes i garantiperioden, skal der fra udskiftningstidspunktet gælde en ny garantiperiode for den udskiftede del. Såfremt en væsentlig del af udstyret, set fra Køberens side, udskiftes i garantiperioden, gælder der en ny garantiperiode for hele udstyret at regne fra dato for udskiftningstidspunktet. Køberen indkalder til møde umiddelbart før udløb af garantiperioden med henblik på afsluttende gennemgang af udstyret. Hvis der under denne gennemgang skulle være fejl og mangler, jf. 14, der kræver Leverandørens afhjælpning, forlænges garantiperioden, indtil en af Køberen godkendt afhjælpning har fundet sted. 14 Mangler Der foreligger en mangel, såfremt leverandøren og leverandørens ydelser ikke opfylder de i kontrakten fastsatte krav eller de af leverandøren givne garantier. Der foreligger endvidere en mangel, hvis den leverede dokumentation ikke opfylder kravene i kontrakten. 15 Fejlretning / omlevering i garantiperioden I garantiperioden skal Leverandøren efter modtagelsen af reklamation afhjælpe mangler ved alt det leverede samt foretage fejlretning og reparationer. Afhjælpning af mangler ved udstyr indbefatter udskiftning af defekte dele med dele, som skal være nye eller fungere og fremtræde som nye. Afhjælpning af mangler ved programmel indbefatter identifikation af fejl, anvisning til Køberen om mulighed for omgåelse af fejlen, således at driften forstyrres mindst muligt, samt rettelse af fejlen uden ugrundet ophold. Fejlretning og reparationer skal i garantiperioden udføres hos Køberen med mindre andet er bestemt og være påbegyndt inden 6 arbejdstimer efter Leverandørens modtagelse af anmodning fra Køberen. Såfremt Køberen i garantiperioden har afgivet reklamation over mangler ved en eller flere enheder, der ikke kan afhjælpes på anden måde uden væsentlig nedsættelse af brugeligheden for Køberen af den eller de pågældende enheder, er Leverandøren pligtig til at foretage omlevering af de pågældende enheder eller udstyret som helhed. Omlevering eller supplering skal gennemføres så hurtigt, som det overhovedet er muligt for Leverandøren under hensyn til uomgængelige leveringstider på udstyret. Køberen er ikke pligtig til at afvente omlevering, såfremt Køberen efter 23 har ret til at hæve kontrakten.
Kontrakt 27 16 Reservedele og reparationsfaciliteter Leverandøren er pligtig til at foranledige, at der for alle enheder i udstyret opretholdes fornødne reparationsfaciliteter samt et velassorteret reservedelslager i rimelig tidsmæssig nærhed af det leverede udstyr. Disse forpligtigelser vedvarer i 10 år regnet fra dato for godkendt afleveringsforretning uanset om der indgås serviceaftale eller ej. Der kan eventuelt blive tale om anden tilsvarende hardware, såfremt eksisterende hardware ikke kan fremskaffes. Køberen skal kunne rekvirere enhver reservedel fra Leverandørens organisation. Reservedele skal kunne være på Køberens adresse senest 72 timer efter bestilling med mindre andet aftales i den konkrete situation. 17 Betaling samt forudbetalingsgaranti Betaling for leverancen vil ske på følgende måde: 1. rate: 20 % af kontraktsummen ved indgåelse af kontrakt mod udstedt forudbetalingsgaranti 2. rate: 60 % af kontraktsummen ved levering og bestået installationsprøve samt mod udstedt sikkerhedsstillelse (jf. 18) 3. rate: 20 % af kontraktsummen ved godkendt afleveringsforretning Efter underskrift af kontrakt faktureres 20 % af kontraktsummen for leverancen mod en forudbetalingsgaranti, hvis nærmere udformning er godkendt af,, og som skal svare til det, som fremgår af Kontrakt-Bilag 2: Eksempel på udformning af Forudbetalingsgaranti (se side 39). Forudbetalingsgaranti lydende på 60 % af kontraktsummen inkl. moms, svarende til kr. XXX, skal være stillet som anfordringsgaranti fra anerkendt pengeinstitut, forsikringsselskab, kreditforening eller tilsvarende, og garantien skal være affattet således, at, Region Syddanmark på anfordring og uden rettergang kan forlange garantisum udbetalt, såfremt Leverandøren efter Køberens opfattelse har misligholdt sine forpligtelser. Forudbetalingsgarantien må ikke være tidsbegrænset, men skal være gældende, indtil garantistiller af, modtager meddelelse om, at forpligtelsen er bortfaldet., frigiver forudbetalingsgarantien umiddelbart efter at levering har fundet sted (jf. 7), og korrekt sikkerhedsstillelse er modtaget. Når udstyret er leveret på det af Køberen anviste sted, faktureres yderligere 60 % af kontraktsummen for leverancen. Efter skriftlig dokumentation for godkendt afleveringsforretning faktureres de resterende 20 % af kontraktsummen for leverancen. Betalingsfristen for samtlige fakturaer er løbende måned plus 30 dage under forudsætning af, at Køberen har modtaget fyldestgørende faktura.
Kontrakt 28 Faktura skal være påført varenummer, varebetegnelse, kvantum, Kontrakt-nr., indkøbsordrenr./rekvisitionsnr. samt modtagers navn og leveringssted, EAN nr, samt personreference. Fakturering: kr. XXX kr. XXX kr. XXX svarende til 1. rate: 20 % af kontraktsummen ved indgåelse af kontrakt mod udstedt forudbetalingsgaranti svarende til 2. rate: 60 % af kontraktsummen ved levering mod udstedt sikkerhedsstillelse (jf. 18). svarende til 3. rate: 20 % af kontraktsummen ved godkendt afleveringsforretning Fakturering skal være elektronisk og faktura skal være udstedt til: Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: XXX EAN nr.: 579 800 2568 592 Personreference: NyS.pjj Forudbetalingsgarantien skal udstedes og sendes til: Damhaven 12 DK-For7100 Vejle Forudbetalingsgarantien skal mærkes med: Kontrakt vedrørende beklædningsvaskeri - Sagsnr. 08/17040. 18 Sikkerhedsstillelse Såfremt dem samlede kontraktsum overstiger kr. 600.000 inkl. moms skal Leverandøren som sikkerhed for Leverandørens rettidige og i øvrigt kontraktmæssige opfyldelse af nærværende kontrakt stille en sikkerhedsstillelse i form af en anfordringsgaranti. Leverandøren skal samtidig med fremsendelse af faktura for 2. rate (jf. 17) stille sikkerhed for sin opfyldelse af leverancen for ethvert krav, som Køberen måtte have mod Leverandøren som følge af Leverandørens manglende overholdelse af sine forpligtelser i henhold til kontrakten. Sikkerhedsstillelsen, der udgør 10 % af kontraktsummen inkl. moms, svarende til kr. XXX, frigøres ved udløbet af garantiperioden med eventuel forlængelse (jf. 13)., skal godkende garantiens nærmere udformning, som skal svare til det, som fremgår af Kontrakt-Bilag 3: Eksempel på udformning af Sikkerhedsstillelse. Sikkerhedsstillelsen skal være stillet som anfordringsgaranti fra anerkendt pengeinstitut, forsikringsselskab, kreditforening eller tilsvarende, og garantien skal være affattet således, at, på anfordring og uden rettergang kan forlange garantisum udbetalt, såfremt Leverandøren efter Køberens opfattelse har misligholdt sine forpligtelser.