Boligforeningen Asbo Referat fra ordinært organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 2. februar 2012 kl. 16.30 Mødet blev holdt i Boligcenter Augustenborg, Hertugtorvet 14, 6440 Augustenborg. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referater... 2 3 Boligforeningen Asbo... 2 3.1 Orientering om projekt Bakkebo... 2 3.2 Orientering om fjernvarme Hørup... 2 3.3 Generalforsamling... 2 3.4 Tinggården... 2 3.5 Telefonbetjening... 3 3.6 Fælles opnotering... 3 3.7 Trailer... 3 3.8 Sønderborg Kommune... 3 3.9 Ungdomsboliger afd. 143/14... 3 3.10 Tjørnebakken... 4 3.11 Gårdlaug... 4 3.12 Personale forhold... 4 3.13 Annoncering af tomme boliger... 4 4 Orientering fra Asbo... 4 4.1 KPI tomgang... 4 4.2 KPI restancer... 4 4.3 KPI flytteafregninger... 4 4.4 Storegade... 4 4.5 Andelskapital Dalbo... 5 4.6 Tidligere bestyrelsesmedlemmer... 5 4.7 Status tidligere forretningsfører... 5 4.8 Serviceniveau... 5 4.9 Afd. 143/09 fejlposteringer... 5 5 Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Heidi Jensen, formand Anna Hynding, næstformand Aksel Johansen Grethe Petersen Bodil Nielsen Øvrige deltagere: Erik Lønne Gottfredsen, Domea Helle Østergaard Kehlet, Domea (ref) Paul Neuper Kjeldal, Domea Der er afbud fra: Anne Cathrine Sørensen Ikke mødt: Miquel Zambras Domea Boligcenter Augustenborg, den 3. februar 2012
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referater Referater fra den 6. december 2012 har været udsendt til godkendelse. Referat blev godkendt af bestyrelsen. 3 Boligforeningen Asbo 3.1 Orientering om projekt Bakkebo PNK orienterede i kort træk om projektet og kunne oplyse, at det undersøges om der kan skaffes finansiering til ekstraarbejder vedr. maling og udskiftning af toiletter. Arbejdet forløber planmæssigt. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering om fjernvarme Hørup Rambøll forundersøgelse koster kr. 35.000, udgiften fordeles efter antal boliger. Bestyrelsen godkendte at Rambøll laver forundersøgelse. 3.3 Generalforsamling Dato til generalforsamlingen aftales. Regnskabet er færdigt fra BDO den 15-05-2012. Bestyrelsesmøde afholdes den 29-05-2012 kl. 16.30 Generalforsamling afholdes den 21-06-2012 kl. 19.00 i Augustenborg Hallen. 3.4 Tinggården Kopi af skrivelse til lejerne i opgangen udleveres på bestyrelsesmødet. Pga. manglende rengøring i opgangen har PNK lavet en skrivelse til beboerne, således at beboerne skal skiftes til at rengøre opgangen. Ved manglende rengøring Side 2 af 5
bestilles rengøringsfirma til at gøre det. En dørmåtte ved indgangen vil tage det væres snavs. Skrivelse til beboerne blev godkendt. PNK undersøger hvad det vil koste, at få dørmåtte liggende ved indgang. 3.5 Telefonbetjening 3.6 Fælles opnotering ELG gav en orientering om fælles opnotering på mødet. Bestyrelsen ønsker en gennemgang af proceduren omkring opnotering så de kan hjælpe beboerne. Mødes holdes i Haderslev. Det blev besluttet, at en boligrådgiver fra Haderslev giver bestyrelsen en gennemgang af opnoterings-systemet. 3.7 Trailer Salg af trailer, tilbud kommer fra Aksel. Den gamle trailer opfylder ikke nuværende behov, og kan sælges for kr. 10.000. AJ har indhentet tilbud på indkøb af ny trailer på kr. 5.500. Bestyrelsen godkendte salg af gammel trailer og indkøb af ny. 3.8 Sønderborg Kommune Mandat til Erik Lønne Gottfredsen og Heidi Jensen vedr. møde med Sønderborg Kommune vedr. overtagelse af lejligheder. Bestyrelsen har drøftet om mærkning af ældreboliger, og bestyrelsen står fast og ønsker ikke om mærkning. Bestyrelsen gav mandat til Erik Lønne Gottfredsen og Heidi Jensen. 3.9 Ungdomsboliger afd. 143/14 Ungdomsboliger kan evt. ikke ombygges før 2014. Beslutning: Hvis muligt drøfter Erik Lønne Gottfredsen og Heidi Jensen problemet med Sønderborg Kommune på kommende møde. Ligeledes undersøger ELG om Asbo kan få støtte til ombygningen fra LBF. Side 3 af 5
3.10 Tjørnebakken 3.11 Gårdlaug v/heidi Jensen Udrykningskøretøjer kan ikke komme frem pga. de parkerede biler. Det blev besluttet at Anna Hynding indkalder Gårdlaug. Gårdlauget retter henvendelse om, at det er forbudt og parkere på hele torvet. 3.12 Personale forhold 3.13 Annoncering af tomme boliger Bliver tomme lejligheder annonceret i ugeavisen. Udsendes der tilbud med hvilken nr. man er i rækken? HJ har tidligere efterlyst annoncering i ugeavisen, pt. er der kun annonceret i skab. ELG, Domea har standard koncept som skal bruges ved annoncering. Det blev besluttet, at tomgangsboliger og andre ledige boliger, som der ikke er mange ansøgere til, fremover skal annonceres i ugeavisen. 4 Orientering fra Asbo 4.1 KPI tomgang Der er 3 boliger i Tingården som går i tomgang. 4.2 KPI restancer 4.3 KPI flytteafregninger Der er 5 afregninger i januar md., som alle er afregnet til tiden. 4.4 Storegade Side 4 af 5
4.5 Andelskapital Dalbo Orientering: Den 10.1.2012 har bestyrelsen besluttet at trække pengene ud. Kr. 63.071,00 er overført iflg. mail af den 20.1.2012 Beløbet vil blive indtægtsført i regnskab 2011. Hermed er sagen vedr. Dalbo afsluttet. 4.6 Tidligere bestyrelsesmedlemmer 4.7 Status tidligere forretningsfører 4.8 Serviceniveau Der blev på sidste bestyrelsesmøde besluttet at der skulle udsendes et brev ud til lejer om fremadrettet ressourceforbrug ELG giver en orientering på mødet. Bestyrelsen besluttede, at dette ikke var aktuellet længere. 4.9 Afd. 143/09 fejlposteringer 5 Eventuelt Intet til referat. Referatets er godkendt på bestyrelsesmødet den Formandens underskrift Side 5 af 5