NAVOKAT 2014 Kom godt i gang VEJLEDNING Version 1.00 abakion a/s Maj 2014/TJE
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 KONFLIKTTJEK OG SØGNING... 3 2 KLIENTKORT... 4 2.1 OPRET KLIENT... 5 2.1.1 Generelt... 6 2.1.2 Korrespondance... 6 2.1.3 Relationer... 6 2.1.4 Økonomioplysninger... 7 3 SAGSKORT... 8 3.1 OPRET SAG... 8 3.1.1 Generelt... 9 3.1.2 Sagsforløb... 9 3.1.3 Relationer... 10 3.2 OPRET NY KONTAKT/PART... 11 3.3 OPRET BREV... 13 4 TIDSREGISTRER...14 4.1 NY TIDSREGISTRERING... 14 4.2 TIDSREGISTRERING FRA SAGER... 15 4.3 REDIGERING AF SAGSPOSTER/TIDSREGISTRERINGER... 16 5 SØGEFEATURE OUTLOOK...16 7 GENVEJSTASTER...17 Side 2
1 Konflikttjek og søgning Med genvejstasten Ctrl+S åbnes Kontakt og relations søgningen, der giver mulighed for at lave et konflikttjek eller blot en søgning på en kontakt. (Hurtig opslag åbnes med Ctrl+Q) I feltet Søg efter skrives det der søges efter. Feltet Søg i er muligt at ændre fra del af feltet til Begyndelsen af feltet eller Hele feltet. Der sættes flueben i det der søges efter. Under fanen Søg i sættes flueben i de felter den skal søge i. Søgningen kan vælges til at søge fonetisk (sæt flueben i Fonetisk søgning) dvs. at den tager højde for at søge efter Ch og K, hvis der eks. søges efter Kristian. I eksemplet her, er der sat flueben i Klienter da der søges efter klienter der indeholder ordet butik. Side 3
For at søge klikkes på knappen Søg (F5) og resultaterne fremkommer under Søgeresultat. Der kan være flere resultater afhængig af hvor specifik søgekriteriet er. For at åbne tryk Vis, eller vis sager trykkes på Sager i fanen under Søgeresultater. 2 Klientkort Fra klientlisten ses alle kontakter oprettet som klienter. Det er muligt både at arbejde med klienten direkte fra listen og fra selve klientkortet. Fra procesbåndet, oprettes nye klienter, sager, opgaver, tidsregistreringer mm. Til højre i klientlisten ses fakta bokse med klientoplysninger, for den klient der er markeret. Øverst vises Opgaver (fremnoteringer) oprettet på klienten, på tværs af medarbejdere. Herunder Kontaktpersoner. Under dette Klientstatistik, der viser de væsentligste oplysninger om klienten, eks. saldo og bankkonto. Næst vises de sager, der er oprettet på klienten og nederst Noter. Der er direkte adgang til sagerne, ved at dobbeltklikke på en sag. Side 4
Der kan foretages søgning på en klient ved at skrive i søgningsfeltet, under procesbåndet. For at komme til et klientkort dobbeltklikkes der på den ønskede klient. 2.1 Opret Klient En ny klient oprettes ved at klikke på Opret klient Enten fra klientlisten eller fra et klientkort. Klientkortet er opdelt i 5 faner, der viser generelle oplysninger, korrespondance, relationer, profilsvar og økonomioplysninger. Side 5
2.1.1 Generelt I den øverste del af klientkortet angives alle oplysninger på klienten. Navn, adresse, CVR/CPR-nr. osv. Det er muligt at se flere felter ved at klikke på Vis flere felter nederst i højre hjørne. 2.1.2 Korrespondance Her ses alle dokumenter oprettet direkte på klienten. Dokumenterne åbnes ved at dobbeltklikke på linjen, eller en af de andre åbn muligheder 2.1.3 Relationer Her vises klientansvarlig på klienten samt andre relationer oprettet direkte på klienten. Side 6
2.1.4 Økonomioplysninger Her ses de betalingsbetingelser der er på klienten samt bogføringsgrupper osv. Disse oplysninger udfyldes automatisk, første gang der oprettes en sag på klienten, ligesom klienten vil blive oprettet som debitor. Side 7
3 Sagskort 3.1 Opret sag Der kan oprettes nye sager enten fra en klient eller fra en sag, fra knappen Opret sag. Sagskortet er bygget op på samme måde som klientkortet. Til højre er der fakta bokse, der viser sagsoplysninger. Øverst ses opgaver (fremnoteringer) for alle medarbejdere på den pågældende sag. Herunder er Sagsoplysninger, der viser oplysninger så som saldo, uafregnet tid og debiterbar tid. Ved at klikke på selve tallene fås en detaljeret oversigt over posterne. Sidst er Noter, der er bemærkninger angivet på den enkelte sag. Det er muligt at sætte denne note på en medarbejders rollecenter ved at hakke Informer af, samt medarbejderens initialer. Herved fremgår samme note fra medarbejderens rollecenter. Side 8
3.1.1 Generelt Her ses klientoplysningerne. De samme oplysninger som på klientkortet. Felterne vil automatisk blive udfyldt ved oprettelse af sagen, på nær Sagen vedrører, der først udfyldes ved oprettelsen. Det er muligt at se flere felter ved at klikke på Vis flere felter nederst i højre hjørne. 3.1.2 Sagsforløb Her ses alle dokumenter oprettet på sagen. Fra båndet er det muligt at håndtere dokumenterne. Åbn dokument: Dokumentet kan åbnes ved at dobbeltklikke på det eller på Åbn dokument. Rediger separat: Hvis dokumentet er oprettet til flere kontakter kan man her åbne og redigere hvert brev separat. Åbn som PDF: Åbner dokumentet som PDF Send som PDF: Åbner Outlook med dokumentet vedhæftet en ny mail som PDF. Send Link: Åbner Outlook med en ny mail med en sti til dokumentet. Kopier dokument: Åbner en boks med mulighed for at kopiere dokumentet til samme eller ny sag, eller ny mappe, med samme eller ny dato. Omdøb/Flyt dokument: Åbner en boks med mulighed for at flytte dokument eller omdøbe, ny sag angives hvis dokumentet skal flyttes og ny beskrivelse, hvis der skal omdøbes. Ny version: Her laves ny version på samme dokument. Versioner: Her kommer en oversigt over versioner på dette dokument. Side 9
3.1.3 Relationer Under relationer ses alle personer der vedrører sagen dvs. både medarbejdere, parter, kontakter mv. En kontakt sættes på sagen ved at skrive relations typen, slå op i feltet Kontakt 2 (bemærk afhængig af valgt kontakttype, laves der et filter i opslag i Kontakt 2) eller skrive kontaktens nummer direkte i feltet. Herefter kan der indsættes Attention person og Deres reference, og vælg foretrukken korrespondance. Hvis kontakten ikke findes i systemet i forvejen, kan denne oprettes direkte fra opslaget (se næste afsnit). Fra båndet er det muligt at håndtere de forskellige relationer. Du kan bl.a. åbne relations kontaktkort, oprette interaktioner (breve) og flytte kontakten. Der kan også tilføjes relationer automatisk så som kommune, retskreds mv. under Indsæt relationer. Dette kan gøres to steder, hvis dette gøres fra båndet under relationer indsættes relationer ud fra den markerede parts postnr. evt. modpartens. Hvis det gøres fra Handlinger under procesbåndet indsættes relationer ud fra klientens postnr. Side 10
3.2 Opret ny kontakt/part Fra Relationer på en sag eller klient oprettes nye kontakter via opslag i Kontakt 2, hvis kontakten ikke findes vælg knappen Ny kontakt Herefter vælges den kontakttype, kontakten skal oprettes som. Vælg typen Part (herefter kan relations typen skiftes for denne kontakt fra sag til sag). Side 11
Et nyt part- eller kontaktkort bliver åbnet. Indtast alle generelle oplysninger. Kontakten kommer på sagen under relationer. Vælg den relation kontakten skal have eks. part eller modpart mv. ved at klikke på pilen under Relation eller opslag (F4). Side 12
3.3 Opret Brev Der skrives til klient, en part eller andre relationer fra Relationer ved, at markere den eller de relationer der skal skrives til og vælg Ny interaktion (Ctrl+Alt+N) I Opret Interaktion vinduet vælges skabelon mv. - Klik på Udfør (F9) og brevet flettes til Word. Vedrørende: Er Sagens vedrørende Skabelon: Vælg en skabelon ved at klikke på pilen (F4). Skrives til: Valgte relation(-er) kan rettes på editer knappen Underskriver: Her angives den der er underskriver på brevet. Afhængig af opsætning indsættes sagsbehandler eller medarbejder automatisk som underskriver. Beskrivelse: Titlen på dokumentet når det gemmes. Mappe: Den mappe brevet gemmes i på sagen. Når brevet er gemt, ses det på sagen under sagsforløb, brevet åbnes med dobbeltklik og det ses på den/de kontakter det er skrevet til, under Relationer ved markering af relation og tryk Korrespondance her ses historikken for denne sag på denne relation. Side 13
Ved flet til flere, foldes hoved brevet ud på krydset og hvert enkelt brev kan ses og åbnes. 4 Tidsregistrer Der kan tidsregistreres på flere måder. Enten fra en Ny tidsregistrering eller direkte fra en sag. 4.1 Ny tidsregistrering Du åbner tidsregistreringen ved at klikke på Tidsregistrering (Ctrl+T) eller Ny tidsregistrering fra rollecenteret. Side 14
I Ny tidsregistrering kan du registrere nye sagsposter (tidsregistreringer) og angive bogføringsdato, sagsnr., forbrugskategori, arbejdstype, beskrivelse samt tiden. Tryk Opdater for at sagsposterne overføres til sagen og OK for at lukke. Du kan altid trykke på datoerne for at se de enkelte dage, og brug knappen Ryd filtre for at se for perioden igen (Ugevisning). 4.2 Tidsregistrering fra sager Du kan også tidsregistrere direkte fra en sag. Dette kan gøres enten fra sagslisten eller kortet ved at klikke på Tidsregistrer eller Ctrl+T Her vil samme tidsregistreringsbilledet komme frem men sagsnr. vil være udfyldt. Side 15
4.3 Redigering af sagsposter/tidsregistreringer For at redigere i sagsposterne/tidsregistreringerne gøres dette direkte i linjerne i tidsregistreringsbilledet For at slette skal antal sættes til 0 først 5 Søgefeature Outlook Det er nu muligt at indsætte nogle tegn i starten af søgeordet, for at få søgningen til at ændre karakter svarende til nogle af de krydser, de kan sætte i NAVs Kontakt og relationssøgning. Følgende tegn gør at; @ - Slår fonetisk søgning fra - søger kun i aktive sager = - søger efter hele søgeordet < - søger fra begyndelsen af feltet # - søger kun i nummerfeltet Ovenstående kan kombineres, så hvis man eksempelvis vil have alle aktive sager, der starter med 100, så skriver man <100 (eller < 100 da rækkefølgen af specialtegnene er ligegyldig, så længe de står i starten af søgeordet). Side 16
7 Genvejstaster Beskrivelse Søgning/konfliktjek Hurtig søg Ny interaktion (fra relationer) Vis Relationskort OK Åben dokument Genvej for højreklik Tidsregistrer Hop mellem faner Genvej til menuer Genvej Ctrl+S Ctrl+Q Ctrl+Alt+N Shift+F11 Ctrl+Enter Shift F10+Å Shift F10 Ctrl+T F6 Alt Side 17