Notat Dato: 31-03-2016 Journalnr.: 15/19526 Norddjurs Kommunes administrative organisation I hele Norddjurs Kommune er der ved udgangen af 2015 3200,6 fuldtidsansatte. Den centrale stabsfunktion betjener hele organisationen. Afdelingsstrukturen og antallet af årsværk rundt omkring i organisationen skal derfor ses som sammenhængende med antallet af årsværk, der betjener dem. En stabsfunktion rådgiver og støtter både de underliggende og overliggende niveauer i organisationen. I stabene er der et bredt spektrum af specialistviden samlet til at vejlede organisationens enkelte faglige arbejdsområder og til den øverste ledelse. Stabene dækker kompetencer til brug på tværs af hele Norddjurs Kommunes organisation, og alle ledelsesniveauerne betjenes her. I alt er der ved udgangen af 2015 133,8 ansatte på chef- og ledelsesniveauet i hele Norddjurs Kommune. I det følgende beskrives stabsfunktionerne inden for de fire afdelinger som varetager HR, økonomi, it og løn. Afdeling: Direktionssekretariatet og HR Antal ansatte: 30. 15 i direktionssekretariatet og HR (heraf 5 i HR teamet) og ca. 15 på serviceområdet Direktionssekretariatet og HR er en fælles stab, der både betjener kommunalbestyrelse og økonomiudvalg, borgmester og kommunaldirektør med dagsordener, analyser og sekretariatsbistand. Derudover har direktionssekretariatet og HR ansvaret for en række tværgående aktiviteter og funktioner for hele Norddjurs Kommune, herunder: Den fælles kommunikationsindsats i hele organisationen, herunder kontakt til pressen, udarbejdelse af kommunikationsmateriale og pressemeddelelser, hjemmeside, sociale medier og kommunikationsfaglig bistand og rådgivning til organisationen 1
Løsning af juridiske opgaver, håndtering af særlige aktindsigtssager samt generel sparring og rådgivning på det juridiske område Den fælles HR-indsats i hele organisationen, herunder personalejuridiske opgaver, rådgivning og bistand til ledelsen i personalesager og afskedigelsessager, understøttelse af Norddjurs Kommunes MED-system, konsulentbistand på arbejdsmiljøområdet, rekrutteringsbistand og annoncering samt generelle udviklingstiltag og kompetenceudviklingstiltag på tværs af organisationen Desuden er ansvaret for drift af administrationsbygningerne. Således er servicefunktionerne også placeret i direktionssekretariatet og HR. Dette betyder at direktionssekretariatet og HR har ansvaret for rådhusbetjentene på Rådhuset og administrationsbygningerne i Glesborg og Allingåbro samt rengøringspersonalet og kantinepersonale på de samme adresser. 2
Afdeling: Økonomi- og indkøb Antal ansatte: 23 ansatte, heraf 17 i økonomi, 5 i indkøb og 1 medarbejder, der arbejder i begge funktioner. Økonomi og indkøb er en fælles stab for hele organisationen, der varetager opgaver inden for ledelsesinformation, løbende økonomistyring, budget, regnskab og indkøb og fungerer som sekretariatsbetjening for Økonomidirektøren. Økonomifunktionen er konsulenter for direktørområderne i forhold til den daglige økonomistyring både på drifts og anlægsbudgettet, ved udarbejdelse af budget, månedlige budgetopfølgninger og regnskabsafslutning. Økonomifunktionen spiller således en nøglerolle i arbejdet med kommunens samlede økonomi både i det daglige arbejde og i de mere langsigtede budget- og regnskabsprocesser. Herudover har afdelingen opgaver i forbindelse med blandt andet finansiel styring likviditet og porteføljemanagement, analyser, befolkningsprognose, nøgletal, økonomisystemet OPUS, vedligeholdelse og opdatering af principper for økonomistyring. Indkøbsfunktionen står for at koordinere og samle kommunens samlede indkøb, således at reglerne på området overholdes. Dette inkluderer gennemførsel eller assistance ved udbud på de områder, hvor værdien af kommunens indkøb overstiger fastsatte tærskelværdier. Indkøbsfunktionen er samtidig en konsulentenhed, der rådgiver de decentrale enheder i forbindelse med deres indkøb og evt. udbud samt ved indgåelse af leasingaftaler. Kommunen har siden august 2014 været medlem af det kommunale indkøbsfællesskab Jysk Fællesindkøb, JYFI, hvilket medfører konkurrenceudsættelse af flere af kommunens indkøbsområder. Samtidig er der oprettet en indkøbsportal, hvor de decentrale indkøbere kan indhente oplysninger om hvilke indkøbsaftaler, kommunen har indgået. Herudover har afdelingen opgaver i forbindelse med: Overordnet udbudsplan og gennemførsel af udbud Koordinering og implementering af aftaler fra Statens og kommunerne indkøbsfællesskab, SKI, og Jysk Fællesindkøb, JYFI Kontrol af brug af aftalerne Samarbejde med leverandørerne Afdeling: Løn- og bogholderi Antal ansatte: 20 ansatte, heraf 5 i bogholderi, 3 i opkrævning, 1 i intern revision og 11 i løn 3
Løn- og bogholderiafdelingen er en fælles stab for hele organisationen, der løser opgaver inden for løn, opkrævning og bogholderi. Løn- og bogholderiafdelingen er konsulenter for alle ledere, medarbejdere, ansatte, borgere, virksomheder og de faglige organisationer. Løn- og bogholderiafdelingen spiller en væsentlig rolle som forbindelsesled mellem f.eks. fagområder borgere/virksomheder, ledere medarbejdere og fagsystemer administrative medarbejdere/ledere. Derudover har afdelingen også ansvaret for en række tværgående aktiviteter og funktioner: Behandling og hjemtagelse af refusioner til hele organisationen (f.eks. dagpenge, barselsdagpenge og løntilskud) Udbetaling af feriepenge og afregning til Feriefonden for ikke afviklet ferie. Sparring til ledere omkring ansættelsesforhold og indplacering af løn. Varetager lønkørsel, udarbejdelse af ansættelsesbreve, rettelser til e-indkomst og kontakt til KL Undervisning i fagsystemer og udarbejdelse af vejledninger i henhold til fælles opgaver på tværs af fagområder Opsættelse af rykkerkørsel for alle kommunale krav. Oversendelse af alle kommunale krav til SKAT og varetager kommunes kontakt til SKAT. Dialog og sparring for fagområderne og borgerbetjening. Indgåelse af betalingsaftaler Intern revision foretager kontrol om organisationen lever op til diverse ledelsestilsyn. Udarbejdelse principper for økonomistyring og interne retningslinjer. Sparringspartner for alle fagområder i henhold til interne retningslinjer og ledelsestilsyn. Dialog med leverandører om betaling af regninger. Oprettelse af specifikke NemKonti og opfølgning på borgere uden NemKonti i forhold til udbetaling af penge Implementering af fælles systemer Løn og bogholderi administrerer tillige tjenestemandspensionerne. Udgiften hertil fordeler sig med beløb til genforsikring af tjenestemandsforpligtigelsen og udbetalingen af pensioner, mens der modtages refusion fra genforsikringen for pensionerede tjenestemænd. Lønkontoret løser desuden lønopgaven for flere mellemkommunale enheder, som beredskabet, Reno Djurs, Anholt Færgefart og Djurs mad, foruden der løses lønopgaver for andre institutioner, så som Djursland for fuld Damp m.fl. 4
Afdeling: IT- og digitalisering Antal ansatte: 16 ansatte, heraf 5 i helpdesk (1 vakant IT-supportelevstilling), 4 på drift & udvikling, 1 webmaster, 2 skole it, og 3 projektledere på digitalisering (heraf 1 vakant 2 årig projektlederstilling vedr. digitalisering). Fysisk placering: Sønderport, Grenaa IT- og digitaliseringsafdelingen er en specialistfunktion, der servicerer hele organisationen. Afdelingen løser en lang række opgaver på IT-området, herunder drift af netværk, trådløst netværk, opdatering og backup af servere, IT-support til kommunens ansatte (helpdesk), ansvar for hjemmeside, indgåelse af IT-kontrakter og information om kommunens sikkerhedspolitik mv. IT-afdelingen har desuden ansvar for: Anskaffelse, vedligeholdelse og service på den centrale serverdrift Drift og vedligeholdelse af fællesprogrammer, e-mail platformen, fagsystemer samt hovedparten af de KMD-programmer, kommunen anvender i aftaleenhederne Telefonomstillingsanlæg Kommunikationslinjer mellem rådhus og administrationsbygninger samt politikeropkoblinger. Drift og vedligeholdelse af systemer hos kommunale institutioner, og mellemkommunale enheder, f.eks. bibliotekerne, lokalarkivet, og beredskabet Licensstyring af kommunens programmer Anskaffelse og support af kommunens bærbare pc er, tablets og tynde klienter Drift og vedligeholdelse af skole IT, inklusiv læringsplatformen, bærbare pc er, tablets og andet IT-udstyr på skolerne. Drive og sikre understøttelse af Norddjurs Kommunes digitaliseringsstrategi Projektledelse af tværorganisatoriske digitaliseringsprojekter, de fælles monopolbrudsprojekter og den fælleskommunale rammearkitektur samt mobil- og bredbåndsdækning 5