Notat. Beskrivelse af ledelsesopgaver i Dagtilbud

Transkript

1 Notat Beskrivelse af ledelsesopgaver i Dagtilbud Notatet er udarbejdet efter anmodning fra Børn- og ungedirektøren som opfølgning på Byrådets budgetseminar d. 29. juni 2010, hvor den ændrede struktur på dagtilbudsområdet blev drøftet. Svendborg Kommune Børn og Unge Ramsherred Svendborg Tlf Den 23. august 2010 Baggrunden for etablering af områdeledelse: Igennem flere år gjorde institutionslederne opmærksom på, at mængden af administrative opgaver og deltagelse i arbejdsgrupper var så meget stigende, at tiden til at varetage den pædagogiske ledelse, personaleledelsen og kontakten til forældrene var minimal. Medarbejderne oplevede en leder, der ofte var til møder eller sad på kontoret, travlt optaget. For at imødekomme dette indgik man forsøg med områdeledelse. Formålet med områdeledelse er at optimere ledelsen indenfor det strategiske, pædagogiske, personalemæssige og administrative, samt den faglige og økonomiske bæredygtighed i et område. 10/27217 Skole og Dagtilbud Ref. KULBIR bu@svendborg.dk Herunder opridses: 1. Arbejdsopgaver for områdeleder 2. Arbejdsopgaver for daglig leder 3. Fordele ved områdeledelse 4. Ulemper ved områdeledelse 1. Arbejdsopgaver for områdeleder: Være formand for eller deltager i arbejdsgrupper nedsat i Dagtilbud, Børn og Unge, HR m.v. Være ansvarlig for eller deltager i diverse forhandlinger med de faglige organisationer Være ansvarlig for oprettelse og nedjustering af pladser, inkl. specialpladser, samt tilpasning af antal medarbejdere via ansættelser, omplaceringer og afskedigelser (eksempelvis ved pavillonerne) Deltage i udarbejdelse af oplæg til politisk behandling Implementering af projekter Være projektleder ved byggeri af nye institutioner I visse områder, ansvarlig for overgangsarbejdet mellem dagtilbud og skole Ansvarlig for ledelsesteamets funktion som udvikling af hele dagtilbuddet (pædagogik, medarbejdere, uddannelse m.m.) Personaleansvarlig for det samlede områdes antal ansatte, herunder ansvarlig for ansættelser og indstilling til afskedigelse af fast personale. Formand for områdets MED-udvalg og samarbejder med TR for hhv BUPL og PMF Åbningstider Mandag-onsdag Torsdag Fredag

2 Overordnet sikkerhedsansvarlig Ansvarlig for LUS-samtaler, evt. teamudviklingssamtaler med de daglige ledere Udvikle strategier i forhold til de politiske og ledelsesmæssige mål og indsatsområder Ansvarlig for formidling og implementering af beslutninger taget af politiske udvalg, direktion, chefgruppe og dagtilbudschef til MED, forældrebestyrelse m.m. Koordinering af mødevirksomhed i området Ansvarlig for småbørnsfora og tværfagligt samarbejde i området Deltager i ledernetværk (sparring m.m.) Ansvarlig for, at der udarbejdes en fælles Pædagogisk Læreplan i området, inklusiv arbejdet med BørneMiljøVurdering, samt at det enkelte hus opstiller mål/ fokusområder Ansvarlig for udarbejdelse af materiale til Kvalitetsrapport Deltage i personale- og forældremøder efter behov Deltage i møder med børn, forældre, samarbejdspartnere efter behov Ansvarlig for udarbejdelse af forslag til den samlede dagtilbudsbudget og for aflæggelse af regnskab Sekretær for forældrebestyrelsen for det samlede område og deltage i Dialogmøder Udarbejdelse af høringssvar i samarbejde med høringsparter Coaching/ sparring af de daglige ledere Varetage ledelse i et børnehus ved den daglige lederes fravær Administrative opgaver (som områdeleder varetager): Anvisning af regninger Oprette e-bilag Telefonpasning Udarbejde budgetopfølgning Refusion for langtidssyge Dagsorden til og referat fra møder (lave kaffe/te, dække bord) Oprette sager i Acadre, arkivere Oprette stillingsopslag og lægge på intranet Nyhedsbreve til forældre i området Tilmelding til kurser Ansøge om SVU Børneintra Brugerinformation.dk Søge autorisation til IT for medarbejdere 2. Arbejdsopgaver for daglig leder. Er ansvarlig for ledelse af den daglige pædagogiske praksis Leder og fordeler arbejdet ud fra den samlede organisations principper Er spillende træner Ansvarlig for det daglige samarbejde med forældrene Er medansvarlig for udarbejdelse af organisationens basisplan Ansvarlig for udarbejdelse af udviklingsplan for huset samt opfølgning på BørneMiljøVurdering Side 2 af 6

3 Udarbejdelse af APV Sikkerhedsansvarlig Ansvarlig for afholdelse af MUS- eller teamsamtaler i huset Dokumentation i forhold til forældre/ forældrebestyrelse vedrørende pædagogiske læreplaner Deltager i teammøder Ansvarlig for personalemøder Pedelopgaver (som daglig leder varetager): f.eks. energistyring, udskiftning af el-pærer, rensning af stoppede toiletter og snerydning Administrative opgaver (som daglig leder varetager): Indkøb Vikar-, fraværs- og feriesedler Indhentning af børne- og straffeattester Telefonpasning Ændring af timetal i forbindelse med antal pladser og i forbindelse med nedskæringer KMD (pladser) Kontering og attestation af regninger Mødeplaner/ vikardækning Referater fra div. møder Aftaler vedr. rengøring Alle daglige ledere har derudover i større eller mindre grad: Udtalelser efter anmodning fra Familieafdelingen Udtalelser til Specialrådgivningen Udviklingsbeskrivelser til PPR Diverse møder med tværfaglige samarbejdspartnere sundhedsplejersker, ergoterapeuter, mødrehuset, specialpædagoger, børnepsyk på OUH, overlevering af sårbare børn ved overgang fra dagtilbud til skole Hertil kommer det arbejde, der går forud for samarbejdet med ovenstående pædagogiske iagttagelser, beskrivelser, møde med forældre, sparring til pædagogerne Betragtninger i forhold til skoleledelsen: Et område i dagtilbud kan til dels sammenlignes med en skole - hvor skolelederen har afdelingsledere for indskoling, mellemtrin, udskoling og SFO, og områdelederen har daglige ledere for forskellige huse/afdelinger blot på forskellige matrikler. Både skole- og områdeleder er leder for at muliggøre løsningen af en fælles opgave/ opfyldelse af Folkeskole eller Dagtilbudsloven, de har én bestyrelse, ét budget, én TR. De forskellige opgaver, der skal løses drøftes og fordeles i teamet, oftest er det områdelederen, der varetager de fælles koordinerende tiltag (planlægning, skriveri m.v.). Hvor skolen har en sekretær og pedel ligger den administrative opgaver hos område- og daglig leder; og en del af pedelopgaverne på de daglige ledere (skifte pærer, rense toiletter, bestille graffitifjerning m.m.). Skolelærere har deres arbejdstid delt op i undervisnings-, forberedelsesog øvrig tid; hvor pædagogerne må gå fra til andre opgaver, hvor det er Side 3 af 6

4 muligt i forhold til det direkte pædagogiske arbejde; og det derfor ofte er den daglige leder, der hjælper med at få renskrevet iagttagelser og nyhedsbreve og deltager i div. samtaler. - Derfor kan det være svært at sammenligne det tidsforbrug, der er til opgaveløsningen. 3. Fordele ved områdeledelse: Organisation: o Bedre udnyttelse af ledelsestid o Mulighed for jobrotation o Mulighed for omplacering i stedet for afskedigelse ved nedgang i børnetal o Mulighed for fælles vikarer, (administrativ medarbejder og pedel, hvis økonomi ) o Mulighed for uddannelse til fagspecifikke opgaver, eksempelvis sprog og motorik o Større faglig bæredygtighed flere mennesker mere videndeling Økonomi: o Der er fokus på helheden og det enkelte hus, der er et større beløb at prioritere ud fra til: o Vedligeholdelse o Større indkøb o Fælles uddannelse o Indsatsområder o Uforudsete udgifter f.eks. ved opsigelser Bedre resurseudnyttelse både ved: o Uddannelse o Foredrag o Indkøb (der kan cirkulere) o Opsparing til hårde hvidevarer Ledelse: Områdeleder: o Har det strategiske og økonomiske ansvar, og overblik over årets gang både hvad angår økonomi, børnetal og fælles udviklings- og arbejdsopgaver. o Er dagtilbudets ansigt udadtil og varetager de opgaver, der følger heraf. o Områdelederen sikrer sammen med ledelsesteamet, at der helhed og sammenhæng i dagtilbuddets opgaveløsning; at der er fokus på såvel det lille som det store fællesskab. Daglig leder: Succeskriterierne for medarbejderne er, at de har en daglig leder, der er nærværende, synlig og tilgængelig; at det, at den daglige leder ikke har en masse gøremål ud af huset, bevirker, at der er mulighed for at sætte et større fokus på pædagogisk ledelse og personaleledelse. Dermed: Side 4 af 6

5 o o o o Arbejdes der målrettet med de pædagogiske læreplaner og BørneMiljøVurdering Der sker en udvikling i det enkelte hus, både af børn, pædagogik og medarbejdere Den daglige ledere kender børnene og kan bidrage med iagttagelser og sparring til medarbejderne Den daglige leder er synlig og tilgængelig for forældrene I en tid, hvor der stilles større og større krav til alle niveauer i organisationen både med hensyn til mængden af arbejdsopgaver og til effektivisering, er det vigtigt med ledelse og prioritering. At områdelederen varetager opgaver op- og udadtil i organisationen og sammen med ledelsesteamet står for den røde tråd og udvikling af dagtilbuddet gør, at der er sammenhæng og helhed i opgaveløsningen, og de relevante kompetencer styrkes og udvikles, hvor det giver mening. Frem for at have én leder, som ved lidt om mange ting, får man et ledelsesteam, der sammen ved og kan meget. Områdeledelse har bevirket, at der går færre resurser til TR-møder, forældrebestyrelsesmøder og ledermøder de møder der holdes implicerer færre og er mere målrettede på den opgave, der skal løses i og udenfor organisationen. Eksempelvis opleves det, at TR- og MED-strukturen giver mere indflydelse og løfter opgaveløsningen. De fælles uddannelsestiltag for såvel daglige ledere som pædagoger har givet et fagligt løft og øger samarbejdet og videndelingen mellem husene til gavn for både børn og medarbejdere; en udvikling som til stadighed øges. Og der udveksles ikke kun viden og idéer, men også inventar og legeredskaber. De daglige ledere ER i husene og udøver ledelse i såvel det pædagogiske arbejde med børnene som i forhold til medarbejdere og forældre og i udvikling af huset og institutionen. Forældrebestyrelsen er blevet mere professionel, og arbejdet kan sidestilles med skolebestyrelsesarbejde, hvor aktivitetsudvalgene i husene svarer til skoleklassernes forældreråd. Blandt andet i forbindelse med de udfordringer, der har været med først at oprette pavilloner og nu afvikle en del af dem, har områdeledelsen vist sin styrke; idet man først har haft mulighed for at trække på allerede ansatte og sluse nye ind til nu at have mulighed for at omplacere medarbejdere i stedet for at afskedige (og det ud fra et kendskab til medarbejdere og huse) I det hele taget er den økonomiske bæredygtighed en tryghed i hverdagen, idet en ekstra økonomisk udgift i et hus, f.eks. ved udbetaling af feriepenge, når en medarbejder rejser eller går på pension, kan løftes af alle. Ligeledes når opvaskemaskinen skal udskiftes. Projekt Det kan hurtigt blive for sent var ikke blevet iværksat, hvis der ikke var etableret områdeledelse, der samlet kunne finde tid og økonomi at supplere med. Områdelederne bliver generelt mere og mere brugt til at varetage opgaver i organisationen, og her er det et kæmpeplus, at de daglige ledere ER i husene. Side 5 af 6

6 4. Ulemper ved områdeledelse. Vi har nu haft områdeledelse i mellem 2 og 5 år; og som enhver anden organisering er der udfordringer. Lige så vel som at MED- og forældrebestyrelses-strukturen er opkvalificeret, betyder det i nogle sammenhænge, at det tager tid at få truffet en beslutning, idet en problemstilling i et hus, kan afføde, at det er nødvendigt, der vedtages principper for hele dagtilbuddet; og så kan det tage en rum tid, inden det har været hele vejen rundt. I nogle huse er der oprettet forældreråd eller aktivitetsudvalg, det er et plus, at der er engagerede forældre, der giver en hjælpende hånd til arrangementer, men nogle forældre savner at have direkte indflydelse i deres barns dagtilbud, uden at skulle involvere sig i hele området. Det kan også være sådan, at et hus har sparet på vikarpengene, og så oplever de, at de går til at dække feriepenge i et andet hus penge som man havde kalkuleret med.. Nogle medarbejdere oplever også, at der er blevet længere afstand til beslutningerne, hvilket i øvrigt også skal ses i sammenhæng med, at Svendborg Kommune er blevet en større kommune i forbindelse med kommunesammenlægningen. Herudover skal medarbejderne ligeledes vænne sig til at gå fra en direkte indflydelse til et repræsentativt demokrati, hvor indflydelsen går gennem MED-systemet. Omorganiseringen er udtrykt for, at der skal være sammenhæng på hele dagtilbudsområdet og vi skal være meget bevidste om at kunne løfte i flok og tage et fælles ansvar for børnene helt i tråd med den vision, vi har på tværs i hele Børn og Ungeområdet omkring Vores Fælles Børn. Birgit Lindberg Dagtilbudschef Side 6 af 6