Juridiske værktøj til projekter om forretningssystemer

Juridiske værktøj til projekter om forretningssystemer

Præsentation Nicolai Dragsted Advokat Mediator Senior Counsel, Bird & Bird nicolai.dragsted@twobirds.com 28 år med it-kontrakter Forfatter IT-kontrakter I og IT-kontrakter II Medforfatter til 4 yderligere bøger om it-kontrakter Bidrag til bog om mediation i tvister ved it-kontrakter Bidrag til it-udredningen og K03 Del af Europas førende advokatvirksomhed inden for it-kontrakter og outsourcing Side 2

Agenda Karakteristika ved projekterne Klassiske juridiske værktøjer i it-kontrakter Udfordringer ved kravspecificering Udfordringer med kundens ydelser Tilføj juridiske værktøj med forretningsmæssig fokus Side 3

Projekter om virksomhedssystemer 1. Projekterne indebærer læring Giver udfordring ved kravspecificering Kræver god styring af projektet, så læring inddrages uden at skabe forsinkelse og forøgelse af risiko 2. Ofte forandringsprojekter Nye to be processer skal identificeres i projektet Kunden skal styre en forandringsproces i flere faser Kravspecificeringsfase I projektet Under implementering og udrulning Efter idriftsættelse 3. Kundens egen deltagelse og egne bidrag har stor betydning Bidrage med forretningsviden Træffe beslutninger undervejs Deltage i undervisning, test, udrulning Side 4

K01 og K02-kontrakter Kunden Hardware Konsulentassistance Licenser Uddannelse Systemleverance Vedligeholdelse K-kontrakterne og Vandfaldsmodellen Systemleverance baseret på fast pris, fast tid og fast definerede krav Adskilte og sekventielt ordnede faser Alle krav fastlægges i detaljer før kontraktens indgåelse kravspecifikationen styrer Alt designes før udvikling Alt udvikles inden testning Alt afprøves, testes og overtages samlet Fokus på funktionelle krav i kravspecifikationen Drift Tid Support Pris Ydelse Side 5

Resultatansvaret Kernen i K33, K17, K18, K01 og K02 Værdien af resultatansvaret afhænger af kravspecifikationen Afgørende at kravspecifikationen etablerer fælles opfattelse af de opgaver henholdsvis kunde og leverandør skal løse Side 6

Kravspecificering

80 70 60 50 40 30 20 10 0 Din virksomheds rolle ved itkontrakter kunde ved itanskaffelser - privat sektor Kunde ved itanskaffelser - offentlig sektor Leverandør Rådgiver Undersøgelse udført oktober 2012 208 respondenter med betydelig erfaring og ansvar inden for emnet Besvaret 77 spørgsmål Din virksomheds rolle ved it-kontrakter er: Abs. Pct. kunde ved it-anskaffelser - privat sektor 47 22,6% Kunde ved it-anskaffelser - offentlig sektor 69 33,17% Leverandør 50 24,04% Rådgiver 42 20,19%

Risiko ved kravspecificering Rapporten side 19-20, 30-34, 53-55 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Hvor er der problemer, når kontrakten skal bruges i praksis KunderPrivat KunderOff Leverandør Rådgiver Side 9

Kravspecifikation Prøver og test Integrationer til systemer udenfor leverandørens ansvar Servicemål Kundens it-miljø Tidsplan Ved ikke Projektledelse Projektorganisation Leverandørens modeller og værktøj Eskalationsprocedure Risiko ved kravspecificering Rapporten side 19-20, 30-34, 53-55 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Hvilke led i kontrakten er genstand for problemer med forståelse/fortolkning af kontrakten? område it KunderPrivat KunderOff Leverandør Rådgiver Side 10

Risiko ved kravspecificering Nærmest en naturlov, at der er fejl og fortolkningsproblemer i kravspecifikationen (rapporten side 30, 33, 34) Resultatansvaret giver en illusion af tryghed, når der er fejl og fortolkningsproblemer Side 11

Manglende kommunikation og forståelse Kundens forretningsmæssige behov kommunikeres ikke til leverandøren Manglende kendskab til kundens gevinstrealisering Risiko for fejlfortolkning af kundens krav i kravspecifikationen Side 12

Mulige skridt til forbedring Kan vi ændre vores kvalitetssikring af krav? Udeladelse af overflødige krav Realistisk ambitionsniveau for kravspecifikationen tilpasset opgavens vanskelighed Fokus på forretningsmæssige behov Suppler resultatansvaret - styrk brug af juridiske værktøj rettet mod samarbejdsprocessen. Side 13

Værktøj rettet mod proces - ERP 12 1.1 Projektledelse: Leverandøren har initiativpligt til sikring af Projektets fremdrift. Leverandøren skal i den forbindelse levere kvalificeret projektledelse. 1.1.1 Leverandørens projektledelse omfatter især (i) ledelse af projektorganisationen, (ii) administration af Parternes samarbejde, (iii) rapportering og opfølgning, (iv) kvalitetssikring af ydelserne fra Leverandøren, Kunden samt fra Leverandørens underleverandører, (v) udarbejdelse af tids- og aktivitetsplaner, (vi) kvalitetsstyring, (vii) risikostyring, (viii) konfigurationsstyring og (ix) afprøvning. 1.1.2 Leverandøren skal sørge for den indbyrdes koordinering af alle projektaktiviteter samt sikre sig, at der ikke træffes indbyrdes uforenelige beslutninger. Det er således Leverandørens ansvar at sikre den indbyrdes sammenhæng i Systemets arkitektur og sammenhæng i øvrigt mellem Systemets enkelte dele. 1.1.3 Leverandøren skal i sin projektledelse tage hensyn til Kundens udgifter udenfor Kontrakten, jf. bilag 12C, og skal i sin projektledelse tage højde for sådanne udgifters indvirken på Kundens samlede business case. 1.1.4 Selvom Leverandøren har ansvaret for projektledelse, skal Leverandøren loyalt samarbejde med Kundens projektleder. 1.2 Leverandørens projektleder: Leverandørens projektledelse skal have dokumenteret erfaring fra lignende projekter. Leverandørens projektleder er i Projektet hovedansvarlig for projektledelse samt for opfyldelse af Leverandørens forpligtelser under Kontrakten. Side 14

Kundens ydelser

Kundens ydelser - eksempler Ansvar for integrationers etablering og opretholdelse Deltagelse ved tests Eksisterende udstyr/programmel, som det leverede skal fungere sammen med Forandringsledelse Konvertering af data Kundens sideløbende projekter Lede egne ressourcer Licenser og udstyr kunden skal anskaffe Servicemål i kontrakter med tredjemand Træffe beslutninger Versionsstyring ændringer mens kontrakten med leverandøren løber Side 16

Problemer ved kundens ydelser 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Hvor er der problemer, når kontrakten skal bruges i praksis KunderPrivat KunderOff Leverandør Rådgiver Leverandører og rådgivere ser problemer med Kundens deltagelse og bidrag Hverken kunder privat eller offentligt genkender problemet Side 17

Problemer skabt af manglende selvindsigt Gensidige beskyldninger om utilstrækkelig bistand Gensidig opfattelse af urimelige krav fra den anden part Mistillid Forkert allokering og ledelse af ressourcer Eskalerende konflikter Side 18

Problemer ved kundens ydelser 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Hvor har Kunden oftest problem med at levere sine ydelser? KunderPrivat KunderOff Leverandør Rådgiver Belyser en grundlæggende forskel i viden og forståelse Risiko for problemer grundet divergens i parternes opfattelse Kan delvis skyldes, at Kundens fokus især rettes mod Leverandørens opgaver og ansvar. Kundens egen betydning får ikke opmærksomhed i samme grad ansvar for f.eks. forandringsledelse, sikre fremdrift, træffe beslutninger, udføre prøver og test Side 19

Andre leverandørproblemer med Kunden Kundens træghed Kundens manglende forståelse Forskellige dagsordener internt hos Kunden Arvegods fra K-kontrakter og mange års tænkning i V-model Uhensigtsmæssige krav fra økonomifunktion Misforstået frygt for Rigsrevisionen Misforstået frygt for udbudsreglerne Side 20

Kundens beslutningskompetence K03 pkt. 8.4.2: Kundens projektleder, øvrige nøglemedarbejdere og medarbejdere i øvrigt, der deltager i Projektet, skal være i besiddelse af de fornødne kompetencer og kvalifikationer, herunder fornødent kendskab til og forståelse for Kundens forretningsaktiviteter og Forretningsmæssige Mål og Behov samt fornøden beslutningskompetence i forhold til at kunne varetage deres roller i forbindelse med Projektets gennemførelse. Kunden er forpligtet til i hele Projektets løbetid at opretholde den til opfyldelse af Kundens forpligtelser efter Kontrakten relevante og fornødne kapacitet og viden, herunder i form af tilstrækkelige og nødvendige medarbejderressourcer på de relevante niveauer i Kundens organisation. K03 pkt. 8.1: Parterne har gensidigt en forpligtelse til uden ugrundet ophold og i henhold til de aftalte beslutningsprocesser at påpege eventuelle åbenbare Fejl i materiale udarbejdet af den anden Part samt øvrige forhold, der kan have betydning for Projektets rette gennemførelse i overensstemmelse med Tidsplanen og Kontrakten i øvrigt. K03 pkt. 36.3.1.1: Hver af Parterne har i forbindelse med Kontraktens indgåelse angivet de personer med bemyndigelse til at træffe bindende beslutninger på vegne af Parten i relation til opståede tvister, der skal repræsentere den respektive Part i konfliktløsningsorganet. Repræsentanterne er angivet i Bilag 8 og Bilag 9. Side 21

Kundens beslutningskompetence K03 pkt. 8.2: Parterne skal løbende og med kort varsel træffe forretningsmæssige beslutninger af betydning for Projektets gennemførelse. Parterne skal organisatorisk være understøttet hertil. Parterne skal sikre tilstedeværelse af den fornødne bemyndigelse og beslutningskompetence hos Parternes projektdeltagere under hele projektforløbet med henblik på at sikre den fornødne dialog og fremdrift i Projektet, herunder i relation til håndtering af tvister, jf. punkt 36.3.1. I Bilag 8 og Bilag 9 kan der være stillet nærmere krav til Parternes beslutningskompetence. K03 pkt. 10.3: Kunden er ansvarlig for indholdet og prioriteringen af Kravlisten, herunder for at de enkelte krav i Kravlisten er beskrevet med tilstrækkelig klarhed. Kunden skal løbende beskrive samt prioritere og omprioritere, herunder tilføje, fravælge og ændre, sine krav i Kravlisten med henblik på at sikre, at udviklingsprocessen udmønter sig i leverancer med den største forretningsmæssige værdi for Kunden. Kundens prioritering af Kravlisten sker på baggrund af Leverandørens rådgivning og estimering og skal være afstemt med Kundens egen organisation. I Bilag 9 kan der være stillet nærmere krav til Kundens beslutningskompetence. Side 22

Forretningsmæssig fokus

K03 - Forretningsmæssige Mål og Behov Bilag 3a.i Formål, jf. punkt 1 Forretningsmæssige Mål Effektivisering Her beskrives de forretningsmæssige mål, der udspringer af det overordnede formål effektivisering. Forretningsmæssige Behov For hvert af de identificerede forretningsmæssige mål beskrives, hvilke behov Løsningen skal tilgodese med henblik på opfyldelse af det forretningsmæssige mål. Relaterede krav Her henvises der til de relaterede krav i Kundens Kravliste. Kvalitetsløft Her beskrives de forretningsmæssige mål, der udspringer af det overordnede formål kvalitetsløft. Overholdelse international lovgivning af Her beskrives de forretningsmæssige mål, der udspringer af det overordnede formål overholdelse af international lovgivning. Side 24

K03 - Forretningsmæssige Mål og Behov Bilag 3.a (i): Forretningsmæssige Mål og Behov K03 pkt. 3.2.4: Leverandøren skal løbende rådgive Kunden om, hvorledes Leverancens egnethed i forhold til Kundens Forretningsmæssige Mål og Behov bedst sikres. Leverandørens rådgivning skal således sikre, at Projektet løbende udmønter sig i leverancer med forretningsmæssig værdi for Kunden. K03 pkt. 23.6: Endvidere garanterer Leverandøren, at Optioner og aftalte ændringer ikke indskrænker Leverancens eksisterende egenskaber i forhold til opfyldelse af Kundens Behovsopgørelse (Bilag 3), herunder Leverancens egnethed i forhold til Kundens Forretningsmæssige Mål og Behov, eller hindrer/begrænser Leverancens fortsatte opfyldelse af kravene i Kontrakten, medmindre andet er angivet i Bilag 3 eller følger af aftalen om den pågældende Option eller ændring. Bestemmelserne i K03 peger på indsatsforpligtelsen (rådgivning/koordinering). Baggrundsjuraen gælder naturligvis sideløbende. Side 25

Baggrundsjura Betydning af bilag med angivelse af Business case / Forretningsmæssige Mål og Behov Forståelse af de enkelte krav i tilbudsafgivelse og projektets faser = dialogværktøj til afstemning af forudsætninger (forudsætning bliver kendelig ) Fortolkning af de enkelte krav i indgået kontrakt = betydning for mangelvurdering Rettesnor for indsatsforpligtelse Betydning for væsentlighedsvurdering Betydning for erstatningskrav Adækvans Direkte eller indirekte tab Side 26

Hovedpunkter Forretningsmæssige behov klart beskrevet som del af kravspecifikation High level kravspecifikation, skift fokus fra detaljeret kravstillelse og kontrol, til rammer for samarbejdsproces Juridiske værktøj rettet mod samarbejdsprocessen Stærk beslutningskompetence i projektorganisationen Klar håndtering af bidrag fra kunden og juridisk betydning af eventuelle utilstrækkelige bidrag Både kræv og tillad stram kundestyring fra leverandørerne, og sørg for at alle accepterer det Side 27

Kontraktskabelon Agile projekter, f.eks. K03 (til inspiration) Forretningssystemer, f.eks. ERP 12 Side 28