Norddjurs Kommune Randers Kommune Syddjurs Kommune Notat Vurdering af evt. muligheder for samarbejde p IT-omr det. December 2010 1
1. Indledning Kommunaldirektłrerne i Norddjurs, Syddjurs, Favrskov og Randers kommuner har i efter ret 2010 besluttet at kigge p mulighederne for samarbejde p en r kke administrative opgaver. Vedrłrende IT-omr det har Norddjurs, Syddjurs og Randers kommuner deltaget i arbejdet. Med henblik p at afd kke mulighederne har kommunerne har nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af Eva Iversen, Norddjurs Kommune Leif R by Pedersen, Norddjurs Kommune Carsten Poulsen, Norddjurs Kommune Kenneth Słrensen, Norddjurs Kommune Klaus Christiansen, Randers Kommune Bent Hłjlund, Randers Kommune Henrik Friis, Syddjurs Kommune Lone Smedegaard Krings, Syddjurs Kommune. Arbejdsgruppen har afholdt 3 młder. N rv rende notat er udtryk for arbejdsgruppens afrapportering til kommunaldirektłrerne. 2. Konklusion Arbejdsgruppen vurderer, at der er et samarbejdspotentiale i form af dels etablering af et generelt erfa-samarbejde dels samarbejde om konkrete opgaver. Arbejdsgruppen vurderer endvidere, at et samarbejde kan udvides til at omfatte f lles drift af ITydelser. Det vil dog v re nłdvendigt at analyserer dette n rmere i forhold til samarbejdsmodel, roller, ansvar, besparelsespotentiale etc. Arbejdsgruppen głr opm rksom p, at der allerede i dag eksisterer f lles drift af bibliotekssystemet i Norddjurs og Randers kommuner, idet Norddjurs Kommune har indg et aftale med Randers Kommune om drift af bibliotekssystem. 3. Kortl gning af kommunernes IT-anvendelse. Der er foretaget en kortl gning af de 3 kommunernes IT-anvendelse. Kortl gningen indeholder en beskrivelse af IT-afdelingernes organisatoriske placering, stłrrelse, opgaveomr der og budget. Kortl gningen indeholder tillige en beskrivelse af kommunernes anvendelse af stłrre fagsystemer og basissystemer, f.eks. ERP, CMS, kontorpakke etc. Kortl gningen er indsat i bilag 1. 2
Kortl gningen viser en r kke ligheder, f.eks. IT-afdelingernes organisatoriske placering, interne organisering og opgaveomr der. IT-afdelingerne har taget ITIL (Best Practice for opgavelłsning) i brug og der anvendes samme v rktłj til understłttelse af service-desk. Alle IT-afdelinger servicerer s vel det administrative net som undervisningsnettet p skoleomr det. For Randers vedkommende sker dette dog fłrst den 1. januar 2011. Der er ikke taget hłjde for dette i kortl gningen. Man anvender i hłj grad Microsoft programmer som operativsystem p arbejdspladser og servere og Microsoft Office. Alle kommuner tester overgang til Windows7 Man er i gang med virtualisering af serverparken Man anvender systemer fra KMD p łkonomi- og lłnomr det, til ledelsesinformation p udvalgte omr der og p de store sociale omr der. Alle tre kommuner har eller er i gang med at lave en udbudsplan for łkonomi- og lłnsystemet. Kortl gningen viser en r kke forskelligheder, f.eks. Syddjurs og Norddjurs IT-miljł er overvejende baseret p tynde klienter, mens Randers ITmiljł er baseret p tykke klienter dvs. almindelige PC-arbejdspladser, hvor der er installeret Office-programmer mv. Norddjurs har en strategi om at anvende tynde klienter. De 2 platforme er forskellige, idet der ved tykke klienter investeres i b ndbredde, mens investeringer i tynde klienter prim rt er rette mod serverplatformen. Randers har eget back-up-anl g, mens Syddjurs og Norddjurs f r lłst sin back-up opgave eksternt (hos KMD). Norddjurs har besluttet at hjemtage back-up opgaven. Syddjurs og Norddjurs har samme telefoniplatform. Randers har en anden platform. Platformen er alle steder baseret p IP. Norddjurs og Syddjurs deltager i et udredningsarbejde om brug af Open Office i stedet for MS- Office Kortl gningen viser endelig: Antal driftsmedarbejdere i IT-afdelingerne i alt 40 Antal brugere i alt som IT-afdelingerne servicerer, excl. 8.800 undervisning Antal arbejdspladser i kommunernes 6.000 Antal lokationer/institutioner 490 Antal servere i kommunerne 355 Samlet rligt IT-budget i mio. kr. i IT-afdelingerne 69,2 Det er arbejdsgruppens opfattelse, at forskellighederne i kommunernes teknologiske platform og anvendelse af (f ) forskellige systemer ikke hindrer et samarbejde mellem de 3 kommuner p ITomr det. Afh ngig af samarbejdsmodellen er der omr der, hvor et samarbejde er vanskeligt p grund af forskelligheden. Som eksempel herp kan n vnes arbejdspladser. De 2 platforme, der anvendes i de 3 kommuner, er meget forskellige. 3
4. Mulige samarbejdsomr der Arbejdsgruppen har arbejdet ud fra en samarbejdsmodel om et stadigt mere forpligtende samarbejde mellem kommunerne p IT-omr det. Det anbefales at etablere et generelt erfa-samarbejde kommunerne imellem p IT-omr det. Forslag til kommissorium er beskrevet i afsnit 3.1. Endvidere har arbejdsgruppen udpeget 4 konkrete opgaveomr der: S rskilt erfa-samarbejde om service-desk Analyse af mulighederne for f lles vagtordning, nłddrift, servicedesk og telefoni Indkłb af f lles IT-ydelser Uddannelse i IT-v rktłjer hvor det vurderes, at der med fordel kan etableres et t ttere samarbejde. Opgaverne og samarbejdsform er yderligere beskrevet i afsnit 4.2. Endelig har arbejdsgruppen perspektiveret et IT-samarbejde i forhold til etablering af samdrift eller som et f lles IT-forsyningsselskab. Dette er beskrevet i afsnit 4.3. B de det generelle erfa-samarbejde og de 4 konkrete opgaveomr der samt perspektiveringen foresl s ben for deltagelse fra Favrskov kommune. Der głres opm rksom p, at Syddjurs Kommune har besluttet at konkurrenceuds tte sin IT-drift dvs. serverdrift, drift af systemer, drift af arbejdspladser og service-desk/brugersupport. S fremt konkurrenceuds ttelsen resulterer i, at IT-driften placeres eksternt vil det p nogle omr der p virke arbejdsgruppens forslag om samarbejde p IT-omr det. 4.1. Forslag til kommissorium for generelt erfa-samarbejde. Form l Erfa-samarbejdet har til form l at udveksle erfaringer p IT-omr det, og udvikle metoder og processer, der kan medvirke til bedre og mere effektiv opgavevaretagelse. Opgaver a) Drift og support b) Server- og infrastruktur c) Anvendelse og udvikling af f lles systemer d) andre emner efter aftale Bemanding Erfa-samarbejdet best r af repr sentanter fra Norddjurs, Syddjurs og Randers kommuner. 4
Der deltager 2-3 fra hver kommune. Gruppens bemanding kan tilpasses emner p dagsordenen. Młder V rtskabet for gruppens młder g r p skift mellem kommunerne. V rtskommunen indkalder til młde, udsender specificeret dagsorden, er młdeleder og udsender evt. referat fra młderne. Gruppen holder młde 3 gange rligt og ellers efter aftale. Erfa-samarbejdet evalueres efter 1 r. Randers Kommune tager initiativ til fłrste młde 4.2. Konkrete opgaveomr der, hvor der kan etableres s rskilt samarbejde 4.2.1. Erfa-samarbejde om service-desk Baggrund Norddjurs, Syddjurs og Randers Kommune orienterer sig alle mod ITIL og dette undersłttes af et service-desk v rktłj fra samme leverandłr Nilex. Service-desken er kommunernes ansigt udadtil og er derfor et centralt v rktłj i IT-afdelingerne i forhold til s vel brugerne som ITafdelingernes interne effektivisering. Der udarbejdes en beskrivelse af, hvorledes kommunerne anvender ITIL og hvordan Nilex understłtte denne anvendelse. Der udarbejdes en f lles kravspecifikation for videreudvikling af Nilex, som drłftes med leverandłren af Nilex. Erfa-samarbejde Det foresl s, at der etableres et erfa-samarbejde omkring service-desk. Samarbejdet har til form l, at dele viden og erfaringer, udvikle metoder og opstille krav om videreudvikling af IT-undersłttelsen (Nilex). Der deltager 1-2 deltagere fra hver kommune i samarbejdet. Gruppen młdes 2 gange rligt og ellers efter aftale. Fłrste gang i for ret 2011. Norddjurs Kommune tager initiativ til at indkalde gruppen fłrste gang. 4.2.2. Analyse om mulighederne for f lles vagtordning, nłddrift, servicedesk og telefoni Baggrund Norddjurs, Randers og Syddjurs kommuner har ikke 24/7/365 support. Det betyder, at n r ITsupport ophłrer ved arbejdstids ophłr. De 3 kommuners IT-afdelinger har forskellige bningstider og benytter sig i et vist omfang af ekstern support, ligesom der i alle 3 kommuners IT-afdelinger er 5
fleksible medarbejdere, der uformelt yder support udenfor arbejdstiden. Syddjurs har en vagtordning i morgen og aftentimerne i forhold til drift af servere og infrastruktur. I takt med indfłrelse af systemer p f.eks. ldreomr det, f lles telefoni og voksende behov fra politikere, ledere og medarbejdere om at kunne tilg systemer 24/7/365 er der behov for at se p ITafdelingernes bningstider for support. Som led i et evt. udvidet samarbejde kan der peges p fłlgende ukomplicerede opgaveromr der F lles nłddrift F lles service-desk F lles telefoni. Der udarbejdes en analyse af mulighederne for etablering af vagtordning i egen kommune eller i f llesskab. I analysen indg r en beskrivelse af de praktiske muligheder, de łkonomiske konsekvenser og evt. begr nsninger. Analysen omfatter s vel servere som infrastruktur samt egentlig brugersupport. Muligheden for at etablere et f lles kontaktcenter i forhold til relevante opgaver i kommunernes service-deske beskrives. Omfanget af mulig nłddrift beskrives og forslag til implementering udarbejdes. I den forbindelse indg r aspekter som foruds tninger, investeringer, ansvar. Det vurderes, at der er tale om en teknisk opgave. Der udarbejdes en model for f lles telefoni. De nuv rende tekniske muligheder indeb rer, at man kan have en lłsning, der er centraliseret med lokale muligheder for omstillingsfunktioner. I forbindelse med udarbejdelse af analysen indhentes erfaringer fra andre kommuner og der kan blive behov for ekstern bistand. Samarbejde Det foresl s, at der deltager 1-2 deltagere fra hver kommune i opgaven. Gruppen młdes i 1. kvartal 2011. Aflevering Analysen afleveres til kommunaldirektłrerne senest den 1.8.2011. Syddjurs Kommune tager initiativ til at indkalde gruppen til młde. 6
4.2.3 Samarbejde om indkłb af f lles IT-ydelser Baggrund I Norddjurs, Randers og Syddjurs kommuner foreg r indkłb af IT-ydelser (arbejdspladsudstyr, servere, infrastruktur, telefoner, licenser mv.) centralt i IT-afdelingen. Kommunerne anvender som hovedregel rammeaftalerne fra SKI og Finansministeriet. I forbindelse med udvikling og vedligeholdelse af IT-miljłet tilknytter kommunerne i nogle tilf lde eksterne konsulenter. Aftaler herom indg s p forskellig vis. Alle kommunerne skal inden for de kommende r konkurrenceuds tte fagsystemer, som har en kontraktv rdi, der overstiger t rskelv rdierne i henholdsvis tilbudsloven og udbudsdirektivet. Der udarbejdes en oversigt over emner, der egner sig til f lles indkłb. F lles indkłb kan ogs v re udarbejdelse af en f lles kravspecifikation inden for et omr de. Som grundlag for oversigten kan kommunernes kommende investeringer i IT-ydelser, udbudsplaner mm. anvendes. P baggrund af oversigten udpeges v sentlige IT-indkłb med baggrund i łnsket om en evt. harmonisering i forhold til realisering af afsnit 4.3. Samarbejde Det foresl s, at der etableres et erfa-samarbejde omkring indkłb af f lles IT-ydelser. Samarbejdet har til form l, at dele viden om kommende anskaffelser, vurdere muligheden for f lles indkłb i en eller anden model. Der deltager 1-2 deltagere fra hver kommune i samarbejdet. Gruppen młdes op til 2 gange rligt. Fłrste gang i for ret 2011. Syddjurs Kommune tager initiativ til at indkalde gruppen fłrste gang. 4.2.4 Samarbejde om uddannelse Baggrund Kortl gningen af IT-miljłerne i Norddjurs, Syddjurs og Randers kommuner viser, at der p en r kke af basissystemerne (operativsystem, Office-pakke, serverprogrammel etc.) anvendes samme produkter. Disse basissystemer er kendetegnet ved en stadig udvikling og det er et krav, at IT-afdelingerne fłlger med, dvs. at der bl.a. lłbende sker en kompetenceudvikling. F.eks. skal kommunerne forholde sig til udrulning af Windows7, opgradering af Office-pakke, Exchange 2010. Der udarbejdes en oversigt over mulige emner til f lles uddannelsestiltag. Oversigten indeholder forslag til gennemfłrelsen af uddannelsen og evt. łkonomiske konsekvenser. Oversigten kan indeholde forslag om uddannelse, som afholdes af IT-afdelingerne selv. Oversigten kan endelig indeholde tiltag vedr. brugeruddannelse. 7
Samarbejde Det foresl s, at der etableres et samarbejde omkring f lles uddannelse. Samarbejdet har til form l, at dele viden om kommende behov for IT-uddannelse, erfaringer, gennemfłre/udvikle f lles uddannelsestiltag. Der deltager 1-2 deltagere fra hver kommune i samarbejdet. Gruppen młdes op til 2 gange rligt. Fłrste gang i for ret 2011. Randers Kommune tager initiativ til at indkalde gruppen fłrste gang. 4.3. Perspektivering af IT-samarbejdet i form af f lles drift eller som et f lles IT-forsyningsselskab Forslag Erfaringer p IT-omr det viser, at jo stłrre volumen der er jo stłrre er besparelsespotentialet. Erfaringer viser ogs, at stłrre organisatoriske enheder kan lłfte det faglige miljł. Det mest vidtg ende forslag til samarbejde mellem Norddjurs, Randers og Syddjurs kommuner er s ledes f lles drift af IT. Samdrift kan ske p enkeltomr der eller p alle omr der. Som eksempler p enkeltomr der kan n vnes f lles back-up og f lles service-desk. F lles drift kan ske i kommunalt regi, hvor kommune X drifter aftalte IT-ydelser p bestilling fra kommune Y og Z. Kommune Y og Z betaler et aftalt belłb for opgaven. Modellen er allerede i dag kendt p biblioteksomr det. F lles drift kan ogs ske ved, at der etableres et IT-forsyningsselskab. Kommune X, Y og Z opretter selskabet og kommunerne indg r efterfłlgende aftale med selskabet om levering af ITydelser. F lles drift af IT er en kompleks opgave. P visse omr der er det nłdvendigt med harmonisering af systemer. Hvis man beslutter at arbejde p at f f lles IT-drift, s błr man ogs tage en principbeslutning p, at kommunerne p systemsiden tilpasser sig hinanden. Dette vil v re med til at forst rke besparelsespotentialet. Det er nłdvendigt at fastl gge aftaleforhold, besparelsespotentiale, opgavevilk r, juridiske forhold, ansvar, roller, tidsperspektiv etc. i forhold til at etablere f lles IT-drift/IT-forsyningsselskab. Resultatet er et perspektivnotat. I fłrste omgang udarbejdes et kommissorium for beskrivelsen. Det m forventes, at der skal bruges ekstern bistand til beskrivelsen. 8
Samarbejde Der deltager 1-2 deltagere fra hver kommune i beskrivelsesfasen. Der m forventes en hyppig młdeaktivitet. Randers Kommune tager initiativ til at indkalde gruppen fłrste gang. Foruds tning Forslagets realiserbarhed er afh ngig af resultatet af Syddjurs Kommunes igangv rende konkurrenceuds ttelse af sin IT-drift. 9