IndFak Indkøber manual

IndFak Indkøber manual

1. Indkøberens arbejdsopgaver... 4 1.1 Indledende forklaring til IndFak... 4 1.1.1 Indkøbsprocessen... 4 1.1.2 Varemodtagelse... 5 1.1.3 Fakturaprocessen... 5 1.1.4 Opsamling... 6 1.2 Login... 6 1.3 Personlige forside... 6 1.3.1 Hurtig menu... 7 1.4 Personlige indstillinger... 7 1.4.1 Opsætning... 8 1.4.2 Automatisk kontering... 8 1.4.3 Skift adgangskode... 8 1.4.4 E mail notifikationer... 9 2. Søge dokumenter... 9 2.1 Søg rekvisition:... 10 2.2 Søg ordre:... 10 2.3 Søg fritekst:... 11 3. Behandling af rekvisition... 11 4. Find varer på markedspladsen... 13 4.1 Indstillinger på markedspladsen... 14 4.2 Varesøgning... 15 4.2.1 LinkOut... 16 4.3 Tilføj til indkøbskurv... 17 4.3.1 Sammenlign varer... 19 4.3.2 Gem indkøbskurv... 20 4.4 Tilføj til favoritliste... 21 4.5 Check ud... 22 5. Færdigbehandling af ordre... 22 5.1 Kontering på ordrelinjer... 24 5.2 Opsplitte ordrelinier... 25 5.2.1 Redigere i opsplittede linjer... 26 2

5.2.2 Send ordre linje til godkendelse hos en disponent... 27 5.3 Send ordre... 27 6. Ny tekstordre... 28 7. Markedsplads indstillinger... 32 7.1 Administration af favoritlister... 33 7.2 Administration af gemte indkøbskurve... 33 8. Kommunikation mellem indkøber og leverandør... 34 3

1. Indkøberens arbejdsopgaver Som indkøber forventes det, at du har kendskab til indkøb på din arbejdsplads, og at du sikrer, at retningslinjer og procedurer på indkøbsområdet bliver fulgt, fx. at indkøbet foretages via fælles forpligtendee aftaler eller ud fra andre fastsatte kriterier. I IndFak er det indkøberen, som sikrer, at den ønskede vare eller ydelse anskaffess på den mest hensigtsmæssige måde, fx. ved at undersøge om varen er på lager, eller om der kan benyttes en eksisterende indkøbsaftale. I IndFak har du som indkøber mulighed for at oprette en ordre på baggrund af en modtagett rekvisition, men det er også muligt at oprette en ny ordre uden en forudgående rekvisition. Hvorvidt det er nødvendigt at sende ordren til godkendelse hos en disponent, afgøres af din prokura. Indkøbermanualen vil gennemgå de opgaver, som en indkøber skal udføre. 1.1 Indledende forklaring til IndFak Velkommen til IndFak! Du skal nu til at anvende IndFak, som et redskab til at løse nogle af dine arbejdsopgaver. IndFak anvendes primært til at håndtere Statens elektroniske indkøb og fakturahåndtering. For at du kan opnå den største forståelse for IndFak, vil dette indledende afsnit forsøge at forklare, hvordan IndFak fungerer; set fra et helikopterperspektiv. IndFak er et system, som er bygget op om nogle fastlagte processer, hvor der indgår nogle roller. En rolle tildeles en bruger, for at denne kan udføre en del af processen. En rolle fx en indkøber rolle giver altså brugeren rettigheder til at udføre nogle fastdefinerede opgaver. Det er muligt for en bruger at få tildelt flere roller, og brugeren kan såledess udføre fleree opgaver. I de nedenstående afsnit vil indkøb og fakturahåndterings processerne i IndFak forklares ud fra et overordnet perspektiv. 1.1.1 Indkøbsprocessen I IndFak er det muligt at afsende en ordre til leverandøren. Inden ordren afsendes, så vil en række roller skulle ind over. Det ser derfor sådan ud: En bruger med rollen rekvirent har et behov. Rekvirenten opretter en rekvisition og sender den til en indkøber. En bruger med rollen indkøber behandler rekvisitionen og det er nu brugerens prokura, som afgør om rekvisitionen skal sendes til leverandøren eller om den skal godkendes af en bruger med rollen disponent. Der behøver altså ikke være en bruger med disponent rolle inde over en rekvisition. 4

Hvis en brugger har rollerne rekvirent og indkøber, så kan n brugeren sselv oprette rrekvisitionen n, behandle den og ladee sin prokura afgøre om rrekvisitionen n sendes til le everandøren n eller om deen skal godke endes af en bruger med d rollen disp ponent. Brugeren skal have rollerne rekvirent og indkøbeer fordi rekvvirent rollen udtrykker, h hvem der har behovet. 1.1.2 Varremodtag gelse Når den afsendte ordre modtages, sså er det vigttigt at varem modtagelsen registreres i IndFak. Da d det var med rollen reekvirent som m havde beh hovet, så vil d det også værre denne bru uger, som skal registrere brugeren m varemodtaggelsen i IndFak. Da det ikkke altid er brugeren med d rollen rekkvirent, som m forestår varemodtaggelsen, så er det også mu uligt for en b bruger med rollen varem modtager att registrere varemodtaggelsen i IndFak. Det er viggtigt for faktturaprocesse en, at ordren n er registreret som varem modtaget i IndFak. 1.1.3 Fak kturaproccessen I IndFak vil een faktura fo orsøge at maatche med deen varemodttagne ordre. Hvis fakturaa og ordre matcher med hinanden ogg der ikke err nogen diffeerence mellem ordre og ffaktura, så kaan fakturaen n autogodken ndes og sendes til bogføring i Naavision. Såfreemt der er en difference mellem ordre og fakturaa, så kan faktturaen ikke autogodken ndes, men skkal manuelt ggodkendes af en bruger m med dispon nent rollen. Hvis en ordre ikke er afggivet i IndFakk, men fx oveer telefonen, så kan fakturaen ikke fiinde ordren i IndFak, og der kan derrfor ikke skab bes et match h mellem fakttura og ordre. Fakturaen n skal derfor behandles m med følgende ro oller: En bruger m med rollen FFakturafordeeler vil findee den modtaggne faktura ii IndFak, og vvideresende den til en bruger med d rollen rekvvirent. Bruggeren med ro ollen rekvire ent vil skullee bekræfte vvaremodtage elsen på fakturaen, o og sende den n videre til en bruger meed rollen dissponent, som skal godkeende fakturaaen inden den bogførees i Navision. 5 5

1.1.4 Opsamling Formålet med ovenstående afsnit har været at give et overordnet indblik i hvordan IndFak fungerer. Hvis du ønsker en mere udtømmende forklaring af den enkelte brugers arbejdsopgaver og muligheder i IndFak, så henvises der til brugermanualen for den enkelte rolle. 1.2 Login Når du skal logge ind i IndFak, skal du taste virksomhed, brugernavn og password. Hvis du er i tvivl om disse oplysninger kan din systemadministrator hjælpe dig. Du skal være opmærksom på, at din systemadministrator af sikkerhedsmæssige årsager kan have sat alle adgangskoder til at udløbe i løbet af X antal dage, hvilket betyder, at IndFak kan bede om, at du ændrer din nuværende adgangskode. Du skal huske på, at adgangskoden til IndFak skal indeholde store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 1.3 Personlige forside I IndFak har du din egen personlige forside. På forsiden har du under Igangværende arbejde mulighed for at få overblik over alle de dokumenter, som du har modtaget. Når du arbejder med et dokument, har du mulighed for at gemme det, således at du fx kan gå til frokost uden at bekymre dig om at nogle 6

informationer forsvinder. Når du har gemt et dokument, vil det ligge under Gemte dokumenter på din forside. I Quicks Search kan du hurtigt søge efter ordre eller fakturanummer. Yderst i højre side af skærmen finder du en informationsboks, hvor det er muligt at hente vigtige informationer omkring IndFak status. I navigeringsbaren har du en række navigeringsmuligheder. Navigeringsbaren tilpasses efter de roller, som du har fået tildelt. Hvis du har fået tildelt roller i flere organisationsenheder, har du mulighed for at skifte organisationsenhed fra din forside. Øverst i højre hjørne af skærmbilledet finder du dags dato, dit navn og brugernavn, samt hvilken organisatorisk enhed du befinder dig i. Hvis du fører din markør henover dit navn, har du mulighed for at se, hvilke roller du har i den pågældende organisation. Du skal være opmærksom på, at du kan have fået tildelt 1.3.1 Hurtig menu I IndFak har du også mulighed for at anvende en hurtig menu fra din personlige forside. Med hurtigmenuen har du mulighed for at behandle et dokument uden at åbne det. Du skal eksempelvis blot markere ordren i venstre side og herefter klikke på en relevant knap i hurtig menuen. Du skal være opmærksom på, at det ikke er alle knapper i hurtig menuen, der er relevante for det dokument, som du skal behandle. NB: Det anbefales naturligvis, at du gennemgår dokumentet inden du videresender det. 1.4 Personlige indstillinger Hvis du klikker på indstillinger, vil du få mulighed for at tilrette de personlige indstillinger. Som skærmbilledet viser, har du 4 faner under indstillinger: 1. Opsætning 2. Automatisk kontering 3. Skift adgangskode 4. E mail notifikationer 7

1.4.1 Opsætning Hvis du fx skal på ferie, og du ønsker at en kollega skal varetage dine opgaver, så kan du her vælge din kollega som stedfortræder. Som stedfortræder kan en anden person overtage dine roller i Indfak. Det vil blive registreret på dokumentet, at det er din stedfortræder, som har udført opgaven. Din stedfortræder vil ligeledes modtage alle dine E mail notifikationer. Du har også mulighed for at ændre sprog. Her kan du vælge imellem dansk, engelsk, norsk og svensk. Nederst i skærmbilledet kan du vælge en standardadresse, som automatisk vil blive påført, hvis du opretter en rekvisition eller ordre. 1.4.2 Automatisk kontering Under fanen Automatisk kontering har du mulighed for at opsætte en standard kontering, som vil blive påført på de dokumenter, som du opretter eller får tilsendt, såfremt en kollega ikke allerede har udfyldt konteringsfeltet. På billedet vil du opleve, at enkelte felter er Låst for editering. Dette skyldes, at systemadministratoren har valgt, at du ikke må anføre en standard kontering for den pågældende dimension. Du kan således opleve, at alle felter er Låst for editering. NB: Du skal være opmærksom på, at opsætter du Automatisk kontering, så vil værdierne blive påført på linjekonteringen. Det kan have konsekvens, hvis ikke alle obligatoriske felter kan udfyldes. Det skyldes, at når linje kontering er påbegyndt, så skal den færdig udfyldes. 1.4.3 Skift adgangskode Du har altid mulighed for, at ændre din adgangskode til IndFak under fanen Skift adgangskode. Du skal huske på, at adgangskode til IndFak skal indeholde både store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. 8

NB: Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 1.4.4 E mail notifikationer I IndFak er det muligt at opsætte specifikt hvilke E mail notifikationer, du ønsker at modtage, såfremt systemadministratoren tillader det. På billedet ses det ved, at brugeren kun har mulighed for at redigere i et felt. Såfremt du ikke ønsker, at modtage nogle af de E mail notifikationer, som du er opsat til at modtage, skal du kontakte din systemadministrator og bede denne om at fravælge dette for dig. I feltet E mailadresse skal du anføre den adresse, som du ønsker at modtage dine mails på. 2. Søge dokumenter Under Søgning i navigeringsbaren øverst i skærmbilledet har du mulighed for, at søge efter dokumenter IndFak. Det kan fx være en faktura eller en ordre, som du tidligere har behandlet. Det er muligt for systemadministratoren at afgøre, om du skal have mulighed for at søge efter dokumenter, som dine kollegaer har behandlet. 9

2.1 Søg rekvisition: Under fanen Søg rekvisition har du mulighed for, at fremsøge tidligere behandlet rekvisitioner. Du kan fx søge på Rekvisitionsnummeret. Hvis du ikke kan huske de specifikke numre, har du også mulighed for at indsnævre dit søgeresultat ved vælge Organisation, Rekvirent samt Rekvisitionsstatus. Du kan enten kombinere dine søgekriterier eller blot søge på et enkelt kriterium. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du klikker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 2.2 Søg ordre: I Søg ordre kan du søge efter et specifikt ordrenummer. Du kan også forsøge at fremsøge ordren ved, at søge på et af de andre søgekriterier eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du klikker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. Du har også mulighed for at vælge, om du vil søge efter en ordre, som er ikke disponerede, hvilket betyder, at en disponent ikke har godkendt ordren, inden den er sendt til leverandøren. Ligeledes har du mulighed for, at vælge om du kun ønsker at søge på ordrer, som kun er oprettet af dig. Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 10

2.3 Søg fritekst: Under fanen Søg fritekst kan du søge på indhold i fx ordrer, fakturaer og kreditnotaer. Hvis du fx blot husker enkelte dele af indholdet i en fakturalinje, kan du indtaste det i Søg fritekst feltet og på den måde finde frem til det ønskede dokument. Du har mulighed for at begrænse dit søgeresultat ved at vælge, hvilken dokumenttype du ønsker at søge efter fx en faktura. Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har indtastet. 3. Behandling af rekvisition Som indkøber modtager du bestillinger i form af rekvisitioner fra rekvirenterne i din organisation. Du kan efter modtagelsen kvalificere rekvisitionen ved enten at acceptere og behandle rekvisitionen eller afvise rekvisitionen. Du kan fra din forside afvise de rekvisitioner, som du ikke accepterer. Dette gøres ved at markere rekvisitionen i venstre side af skærmbilledet med et flueben. Dernæst skal du klikke på knappen Afvis. Ønsker du at acceptere rekvisitionen og påbegynde behandlingen af denne, skal du åbne rekvisitionen ved at klikke på den fra din forside. 11

Det er nu din opgave at sikre, at de informationer rekvirenten har angivet på rekvisitionen er korrekte. Her bør du sikre dig, at varelinierne på rekvisitionen er så præcise så muligt, da dette er med til at minimere risikoen for fejlmatch mellem ordre og faktura. For at påbegynde behandlingen af rekvisitionen, skal du klikke på knappen Start intern ordre. Ønsker du derimod at lukke rekvisitionen, skal du klikke på knappen Luk. Du har her mulighed for, at flytte rekvisitionslinierne til ordren ved at markere disse med et flueben i højre side af skræmbilledet. Samtidig kan du angive en anden leverandør, hvis den valgte leverandør ikke er korrekt i rullegardinet. Herefter skal du klikke på knappen Flyt linier til ordre. 12

Du har nu oprettet en ordre på baggrund af rekvisitionen. Bemærk at leverandørens navn står angivet på ordrens fane i venstre side af skærmbilledet. Opretter du en ordre på baggrund af flere rekvisitionslinier fra forskellige leverandører, oprettes der særskilte faner for hver ordre. Det betyder at du behandler én ordre pr. leverandør, da ordrerne skal sendes særskilt til leverandørerne. Du kan kende forskel på hvilke ordre, du behandler ved at se leverandørens navn på fanen. Du kan vælge at finde flere varer på markedspladsen hvis den omdannede rekvisition er mangelfuld. Dette gøres ved at klikke på knappen Hent flere varer på markedspladsen. Dette er beskrevet i afsnit 4: Find varer på markedspladsen. Ønsker du at færdigbehandle din ordre, skal du gå til afsnit 5: Færdigbehandling af ordre 4. Find varer på markedspladsen Som indkøber har du adgang til elektroniske kataloger på markedspladsen. Her kan du søge efter den vare, du ønsker at tilføje. Ved at finde varen på markedspladsen, sikrer du at det er leverandørens pris og vareoplysninger, som du opretter på ordren. Har rekvirenten oprettet rekvisitionslinierne manuelt udenom markedspladsen, har du mulighed for at fremsøge varerne her og præcisere indholdet på varelinierne overfor leverandøren. Dette er senere med til at fremme et match mellem ordre og faktura og vil lette processen for betaling. 13

Du kan vælge at klikke på fanen Ny markedsplads ordre for at få adgang til markedspladsen. Hvis du ønsker at oprette en ny ordre uden forudgående rekvisition, så kan du også klikke på Ny markedspladsordre. Er du i færd med at behandle en rekvisition, kan du søge efter varer på markedspladsen ved klikke på knappen Udfør indkøb på markedspladsen. Dette skærmbillede fremkommer efter, du har åbnet en rekvisitionen fra din forside, og påbegyndt behandlingen af ordren ved at klikke på knappen Start intern ordre. Herefter vil du automatisk blive dirigeret over på markedspladsen. 4.1 Indstillinger på markedspladsen Her har du adgang til en række faner og indstillinger, som kan hjælpe dig konfigurere din markedsplads. Fanerne hjælper dig med at administrere dine brugerindstillinger, favoritlister og indkøbskurve på markedspladsen. Kataloger: Her kan du søge i de kataloger, som er godkendt af din indholdsansvarlige i din organisationsenhed. Kategorier: Her får du adgang til en oversigt over alle UNSPSC kategorier v.7.04.01. UNSPSC kategorier(united Nations Standard Products and Services Code) benyttes af leverandører til at klassificere produkter og ydelser i et elektronisk varekatalog. 14

Indkøbskurv: Indkøbskurven giver dig altid et overblik over, hvilke varer du er ifærd med at bestille. Det betyder at, når du har fundet en vare, som du ønsker at bestille bliver denne tilføjet til din indkøbskurv. Husk du kan sagtens tilføje varer fra flere leverandører til samme indkøbskurv! Indstillinger: Du har mulighed at ændre dine brugerindstillinger til markedspladsen samt administrere dine favoritlister og indkøbskurve. Hjælp: Her kan du søge hjælp til brugen af markedspladsen. Check out: Når du klikker på check out returneres du til det oprindelige billede. Du kan nu færdiggøre eller annullere din ordre. 4.2 Varesøgning Du har flere muligheder for at fremsøge varer på, og du kan opsætte kriterier for din søgning for at præcisere og minimere antallet af hits, så du nemmere kan sortere og udvælge de varer, som du har behov for. Alm. Søgning: Fritekstsøgning på alle søgbare kategorier i leverandørernes kataloger. Giver ofte et større antal hits. Søg kun i varenumre: Fritekstsøgning på varenummer. Kendes varenummeret på den ønskede varer kan denne søgning med fordel benyttes. Søg kun i favoritlister: Fritekstsøgning i alle dine personlige favoritlister samt de korcernfavoritlister som er tilgængelige for dig. Søg kun i kategorier: Nummersøgning på UNSPSC kategorier. Klik på fanen Kategorier for at få vist UNSPSC kategorierne. Avanceret søgning: Avanceret søgning giver dig mulighed for at opstille kriterier for din søgning. Her kan du vælge, at kombinere dine kriterier for at præsicere din søgning. Du kan sortere din søgning på leverandør, Kategori, egenskab, pris og enhed. Derudover kan du vælge at angive om din søgning skal ske i søg kun i forhandlede priser. Forhandlede priser er betegnelsen på priser som er godkendt af en indholdsansvarlig i din organisation. Ved anvendelse af egenskab og pris kriterierne skal du angive værdien i feltet til højre. Fx. Pris = 100,00 15

Vis favoritliste: Du kan vælge at få vist favoritlister, så du nemt kan tilgå varer, du tidligere har bestilt. Du kan både vælge mellem dine personlige favoritlister og gruppefavoritlister. Du kan nu begynde at søge efter varer på markedspladsen. Du kan fx. angive en søgetekst i feltet Søgning og afslutte ved at klikke på knappen Søg. 4.2.1 LinkOut I IndFak kan du foretage indkøb hos leverandører, som ikke har kataloger på markedspladsen. Det kræver at du som indkøber får tildelt rollen LinkOut af din systemadministrator. Herefter kan du gennem IndFak finde varer på de respektive leverandørers webshops, og tage disse med tilbage til IndFak, hvor du kan færdiggøre ordren og sende den til den pågældende leverandør. 16

De leverandører, som er tilgængelige vises ved hjælp af links, når du logger ind på markedspladsen i IndFak. NB: Bemærk at dette modul er et tilvalg i IndFak, og opsættes af PROGRATOR gatetrade ud fra kontraktlige aftaler. Når du klikker på et link tages du direkte over til leverandørens webshop i det samme browservindue, som du bruger i IndFak. Når du kommer ind på leverandørens webshop, har du mulighed for at finde varer frem. Når du har fundet dine varer, skal du følge leverandørens check ud procedure. Når du vil afslutte din varesøgning på leverandørens webshop, skal du klikke på den knap, der trækker varen med retur til IndFak. Ovenfor er der et eksempel på hvordan den knap ser ud, men bemærk at der kan forekomme variationer mellem leverandørerne. Når du har returneret dine varer fra den eksterne webshop, vil du kunne se dem i din indkøbskurv på markedspladsen i IndFak. Herfra kan du færdiggøre din indkøbskurv og gå til check ud. Se afsnit: 4.5 Check ud. 4.3 Tilføj til indkøbskurv Når du har fundet den vare, som du ønsker at bestille, kan du tilføje denne til din indkøbskurv. Varen tilføjes til indkøbskurven ved at angive det ønskede antal og dernæst klikke på Køb knappen. 17

+/ : Her kan du markere fremsøgte varer. Dette benyttes typisk ved sammenligning af varer. Beskrivelse: Kort beskrivelse af varen. Beskrivelsen er leverandørens beskrivelse af produktet. Varenr.: Unikt varenummer for produktet. Varenummeret er leverandørens varenummer for produktet. Leverandør: Leverandøren som tilbyder varen. Mærkning: Her er der tale om varer/ydelser som er mærket. Det kunne fx. være et energimærke Kategori: Varens kategori. Kategorien er udvalgt af leverandøren ud fra UNSPSC kategorierne. Prisoplysninger: Her angives særlige oplysninger til prisen. Fx. hvis der er tale om en pris, der hører til en SKI eller FM aftale. Enhed: Enhed for den mængde varen sælges i. Enheden er leverandørens betegnelse for varen. Pris: Prisen for hvad varen koster. Prisen er leverandørens pris. Antal: Her skal du angive hvor mange styk af varen, du ønsker at bestille. Du kan altid følge med i din indkøbskurv i øverste højre hjørne af skærmen. Her opdateres din indkøbskurv hver gang, du tilføjer flere varer til indkøbskurven. Dette giver dig altid overblik over antallet af varer, du har tilføjet indkøbskurven samt den akkumulerede pris. 18

4.3.1 Sammenlign varer Du har mulighed for at sammenligne 2 eller flere varer. Denne funktion kan du med fordel anvende, inden du beslutter dig for, hvilken vare du ønsker at bestille. For at sammenligne varer markerer du dem i venstre side af skærmen. Herefter klikker du på knappen Sammenlign. Nu opstilles varerne ved siden af hinanden, så du nemt kan sammenligne kategorierne. Når du har besluttet dig for, hvilken varer du ønsker at bestille, kan du angive antallet i feltet Antal. Klik dernæst på knappen Køb og varen tilføjes til din indkøbskurv. 19

4.3.2 Gem indkøbskurv Du har mulighed for at gemme din indkøbskurv, hvis du bliver afbrudt i dit arbejde. Det giver dig mulighed for at vende tilbage til din indkøbskurv og færdiggøre bestillingen. Klik på fanen Indkøbskurv for at få vist din indkøbskurv. Herfra har du mulighed for at gemme din indkøbskurv. Klik på knappen Gem. Herefter skal du angive et navn for din indkøbskurv. Afslut ved at klikke på knappen Ok. Nu er din indkøbskurv gemt, og du vil kunne hente den frem igen på et senere tidspunkt. 20

Når du skal hente din indkøbskurv frem, skal du klikke på fanen indkøbskurv. Herefter skal du klikke på rullegardinet Gemte indkøbskurve og vælge den ønskede Indkøbskurv. Har du behov for at slette en vare i din gemte indkøbskurv, markerer du først varen med et flueben i venstre side af skærmen. Dernæst klikker du på knappen Slet. Varen er nu slettet fra din indkøbskurv. 4.4 Tilføj til favoritliste Du har mulighed at tilføje varer til en favoritliste. Dette vil kunne lette din arbejdsdag, hvis du ofte bestiller de samme varer til din organisation. Du har nemlig mulighed for nemt at finde de samme varer frem igen. Når du har fundet en vare, som du ønsker at tilføje til en favoritliste, skal du markere varen i venstre side af skærmen med et flueben. Dernæst skal du klikke på rullegardinet Tilføj til favoritliste og vælge Opret ny favoritliste. Du skal nu angive et navn på din nye favoritliste. Afslut med Ok. Du har nu oprettet en favoritliste, som du kan vælge at tilføje flere varer til efterfølgende. For at tilføje varer til en oprettet favoritliste markeres varen i venstre side af skærmen med et flueben. Dernæst skal du klikke på rullegardinet Tilføj til favoritliste og vælge den favoritliste varen skal tilføjes til. 21

Herefter bliver varen vist i favoritlisten ved at klikke på rullegardinet Vis favoritliste og vælge den aktuelle favoritliste. 4.5 Check ud Ønsker du ikke at tilføje flere varer til din indkøbskurv, kan du afslutte din varesøgning på markedspladsen ved at klikke på knappen Check out. Efter du har afsluttet din varesøgning returnerer du til det oprindelige skærmbillede, hvor du behandlede rekvisitionslinierne. Det er her du færdigbehandler din ordre. 5. Færdigbehandling af ordre Du skal nu færdigbehandle din ordre inden du kan sende videre. Afhængig af din prokura vil ordren enten sendes direkte til leverandøren. Hvis ordren lyder på mere end din prokura, bliver ordren sendt til en disponent for godkendelse. 22

Inden du afsender din ordre, skal du sikre at indholdet på ordren er korrekt. På indkøbsordrens hovedsektion kan du ændre i flere af felterne, afhængig af hvad din systemadministrator har givet tilladelse til. Vær opmærksom på at din systemadministrator har mulighed for at tvinge indkøberen til at udfylde alle påkrævede felter, inden ordren kan sendes videre til en disponent. De påkrævede felter vil være markeret med blåt. Ordretitel: Her kan du angive en titel på ordren. Rekvirent: Her kan du se rekvirenten, som har sendt dig rekvisitionen. Såfremt du har oprettet en ny ordre uden rekvisition, så vil du skulle vælge en rekvirent. Der skal nemlig altid være en rekvirent på en ordre. Såfremt du også har rekvirent rollen, så kan det godt være dig selv. Disponent: Her kan du angive en disponent. Klik på rullegardinet og vælg den disponent, som ordren skal sendes til. Bemærk at har du prokura til selv at afsende ordren, skal du ikke vælge en disponent. Ønsket lev. dato: Her skal du angive dato for ønsket levering. Typisk er dette udfyldt af rekvirenten. Bekræftes senest: Her skal du angive dato for hvornår leverandøren skal bekræfte indkøbsordren. Note til leverandør: Her kan du angive en note til leverandøren. Valuta: Her kan du angive valuta for indkøbsordren. Bemærk at hvis varen er fundet på markedspladsen, er det leverandørens valuta, der er gældende. Faktureringsadresse: Her skal du angive modtager adresse for fakturaen. Bemærk at fakturaen modtages typisk elektronisk. Leveringsadresse: Her kan du angive en leveringsadresse. Klik på rullegardinet og vælg den leveringsadresse, hvor varerne skal sendes til. Fritekstlevadr.: Her kan du opgive en fritekstleveringsadresse. Bemærk at dette kun er muligt, såfremt din systemadministrator har tilladt det. 23

Slå automatch fra på ordren: Du kan vælge at ordren som dannes på baggrund af din rekvisition ikke må automatches med en faktura i IndFak. Dette gøres ved at sætte et flueben i feltet. Bemærk at det kun er muligt at ændre denne indstilling, hvis din systemadministrator har givet tilladelse til dette. Tillad ikke delvis leverance: Du kan vælge at varemodtagelsen i IndFak kun kan foretages på det samlede antal af bestilte varer. Dette gøres ved at sætte et flueben i feltet. Bemærk at det kun er muligt at ændre denne indstilling, hvis din systemadministrator har givet tilladelse til dette. Du har også mulighed for at knytte kontering til din ordre. Du kan vælge at udfylde en eller flere af dimensionerne. Dette gøres ved at klikke på rullegardinet ud for den dimension, som du ønsker at udfylde. Vælg dernæst den aktuelle konto eller værdi, som du ønsker at angive i dimensionen. Bemærk at hvis du sender ordren til godkendelse hos en disponent, så har disponenten mulighed for at ændre valget af konto og værdier, som du har angivet på ordren. Bemærk at kontering på hovedsektionen kun er mulig, såfremt din systemadministrator har tilladt dette. Når du har gennemgået indholdet på ordrehovedsektionen, kan du redigere ordrelinierne. 5.1 Kontering på ordrelinjer Hvis du ønsker, at der skal konteres på en enkelt ordrelinje, så skal du klikke på ikonet ud for den pågældende linje. Herved vil du få nedenstående skærmbillede, og det vil være muligt, at kontere på linjen. Når du har udfyldt linje konteringen, skal du klikke på ikonet for at gemme. Du skal huske på, at når linjekonteringen er påbegyndt, så skal alle påkrævede felter udfyldes. Du kan kende de påkrævede felter ved at de er markeret med en lyseblå farve. 24

Når du har klikket får du den oprindelige linje frem igen. Hvis der er angivet et ud for linjen betyder det, at der er påført en kontering på linjen. 5.2 Opsplitte ordrelinier I IndFak er det muligt at opsplitte en ordrelinje, og på denne måde gøre det muligt, at fx fordele udgifterne på forskellige afdelinger. Hvis du ønsker at splitte en linje, så skal du klikke på split ikonet ud for den linje du ønsker at splitte. I det markerede felt ser du den linie, som du ønsker at opsplitte. Nederst i venstre hjørne af det markerede felt ser du split knappen, samt et felt hvor det er muligt at angive hvor mange linjer du ønsker at splitte linje i. Som udgangspunkt vil der altid stå 3, men du kan ændre antallet til det, du ønsker. Når du har angivet det ønskede antal, så skal du klikke på knappen Split. 25

Når du har klikket split vil du se, at linjen nu er delt i det ønskede antal. Som udgangspunkt vil linjer altid blive opdelt i lige store dele. Du har dog mulighed for, at redigere i opdelingen. Se næste afsnit. 5.2.1 Redigere i opsplittede linjer Ved at klikke på ikonet ud for den pågældende linje vil du få mulighed for at redigere i opdelingen. Du skal huske på, at antallet skal stemme overens med den oprindelige linie. Når du er færdig med at redigere linjen, så tryk for at gemme. Når du er færdig med opsplitningen, så tryk Gem nederst i højre hjørne af skærm billedet. Du har også hele tiden mulighed for at klikke Fortryd, hvis du alligevel ikke ønsker at splitte. 26

Du er tilbage til forrige skærmbillede, hvor du nu kan se at din ordrelinie er opslittet i 3 ordrelinier. Herfra har du også mulighed for at redigere hver enkel ordrelinie. 5.2.2 Send ordre linje til godkendelse hos en disponent Du kan sende enkelte ordrelinier til godkendelse hos forskellige Disponenter. Ønsker du at en Disponent skal godkende en specifik ordrelinie, skal du redigere ordrelinien ved at klikke på ikonet. Her kan du angive en disponent på ordrelinien ved at klikke på rullegardinet. Bemærk du kan kun vælge disponenter, der har højere eller samme prokura, som ordrelinien lyder på. Afslut ved at klikke på ikonet 5.3 Send ordre Når du er parat til at afslutte din ordre, vil ordren blive sendt til leverandøren. Har du valgt en disponent på ordren, vil diponenten modtage en E mail notifikation, når ordren afsendes. 27

Når du sender ordren, har du mulighed for også at lukke den tilhørende rekvisition. Ønsker du at lukke rekvisitionen skal du klikke på knappen Send ordre og luk rekvisition. Ønsker du ikke at lukke rekvisitionen, skal du klikke på knappen Send ordre. Bliver du afbrudt i dit arbejde med at færdigbehandle indkøbsordren, kan du klikke på knappen Gem ordre. Fortyder du derimod at ordren færdigbehandles kan du klikke på knappen Slet ordre. Når du har afsendt din ordre, vises en bekræftelse på din ordreafsendelse på skærmen. 6. Ny tekstordre Som indkøber i Indfak har du mulighed for at oprette en tekstordre. Denne ordretype benyttes typisk når varen ikke kan findes på markedspladsen. Du kan oprette en tesktordre fra din forside i IndFak. Klik på fanen Ny tekstordre for at oprette en ny tekstordre. 28

Forskellen på en tekstordre og markedspladsordre er at varelinjerne mangler. Du har i stedet mulighed for at udfylde varelinierne og danne en indkøbsordre. Du bør være præcis i din formulering og udfyldelse af felterne, så du minimerer risikoen for fejlmatch mellem ordre og faktura. Du skal som minimum udfylde de blå felter, når du opretter en tekstordre. 29

Beskrivelse: Her angives en kort og præcis beskrivelse af varen. Kategori: Klik på ikonet til højre for feltet og vælg den kategori, der passer til din vare. Lev.dato: Her angives dato for ønsket levering af din vare. Klik på ikonet til højre for feltet og vælg dato. Varenr.: Her angives det unikke varenummer, som hører til varen. Enhed.: Klik på rullegardinet og vælg den aktuelle enhed som varen sælges i. Stykpris: Her angives prisen i relation til enheden. Antal: Her angives antallet af varen, som du ønsker at bestille. Vedhæft fil på linie: Klikker du på ikonet af en klips, får du mulighed for at vedhæfte en fil på rekvisitionslinien. Klik på knappen Browse og vælg den fil du ønsker at vedhæfte. Klik dernæst på knappen Åbn, og filen er klar til at blive vedhæftet. Afslut med at klikke på knappen Upload og filen er nu vedhæftet rekvisitionslinien. 30

Afslut nu med at klikke på ikonet gemmer du din rekvisitionslinie. i højre siden af skærmen ud fra rekvisitionslinien. Ved klik på ikonet Færdigbehandlingen fungerer på nøjagtig samme måde, som var der afsnit 5: Færdigbehandling af ordre. tale om en markedspladsordre. Se 31

Du skal være opmærsom på at du på hovedsektionen skal udfylde rekvirent og leverandør samt angive den ønskede valuta. 7. Markedsplads indstillinger På markedspladsen har du mulighed for at opsætte en række indstillinger. Klik på faneknappen Indstillinger. Under indstillinger har du følgende muligheder: Administration af favoritlister Mulighed for at oprette og slette favoritlister Administration af gemte indkøbskurve Det er muligt at slette indkøbskurve, samt ændret indkøbskurvens navn. Valg ad standard antal pr. sider Her kan du vælge hvor mange varer, du vil se ved søgning Vil du se varer med Skal fastlægges nærmere Leverandører har mulighed for på en vare at angive teksten "Skal fastlægges nærmere" i stedet for en pris. Det betyder, at prisen skal aftales nærmere mellem køber og sælger, og man kan derfor ikke købe varen direkte på markedspladsen. 32

Valg af katalogsprog Angiv det sprog, du som standard vil have vist katalogerne i. 7.1 Administration af favoritlister Under administration af favoritlister har du følgende muligheder: Tilføj Ved at klikker på Tilføj har du mulighed for at oprette en ny favoritliste. Slet valgte Hvis du markere en favoritliste i venstre side af skærmen, og klikker på Slet valgte, vil du slette den valgte favoritliste. Rediger Når du klikker på Rediger, får du mulighed for at ændre favoritlistens navn. Såfremt du også har rollen Favoritlistemanager, så har du mulighed for at dele din favoritliste med de andre brugere i afdelingen. 7.2 Administration af gemte indkøbskurve Under administration af gemte indkøbskurve har du følgende muligheder: Slet valgte Hvis du markere en gemt indkøbskurv i venstre side af skærmen, og klikker på Slet valgte, vil du slette den valgte indkøbskurv. Rediger Når du klikker på Rediger, får du mulighed for at ændre den gemte indkøbskurvsnavn. 33

8. Kommunikation mellem indkøber og leverandør I IndFak er det muligt at kommunikere med leverandøren efter at ordren er afsendt. Det betyder, at du som indkøber kan forvente at dine ordrer, som du har afsendt til leverandøren, automatisk bliver opdateret i IndFak af leverandøren. Ved hjælp af det nye OIOUBL ordre format er det muligt at sende følgende dokumenter mellem IndFak og leverandørens system: Ordre Ordren vil være det dokument, som bliver sendt til leverandøren i første omgang. Ordrebekræftelse simpel Hvis leverandøren accepterer din ordre og ikke har forslag til ændringer eller tilføjelser, så vil leverandøren anvende en Ordrebekræftelse simpel. Ordrebekræftelse Hvis leverandøren har en ændring eller en tilføjelse til din Ordre, så vil leverandøren sende en Ordrebekræftelse. Leverandøren kan også i Ordrebekræftelsen bede om at din Ordre annulleres. Ordreændring Såfremt leverandøren har sendt en Ordrebekræftelse med en ændring eller en tilføjelse, så bekræfter du ændringen med en Ordreændring, såfremt du kan acceptere leverandørens forslag. Slutteligt kan leverandøren sende en Ordrebekræftelse simpel for den endelige bekræftelse. Ordreannullering Hvis leverandøren har sendt en Ordrebekræftelse, som du ikke kan acceptere, så har du mulighed for at sende en Ordreannullering, og herved vil din oprindelige Ordre være annulleret. Du skal være opmærksom på, at det kun er leverandører, som understøtter OIOUBL formatet, hvor det er muligt at kommunikere mellem IndFak og leverandørens system direkte. I situationer hvor leverandøren ikke understøtter OIOUBL formatet, vil ordrebekræftelsen foregå igennem andre medier fx telefon eller mail. Konkret vil du som indkøber opleve, at der i IndFak kan være forskel på at handle hos de forskellige leverandører. Dette gælder både de kataloger, som leverandøren ligger op på markedspladsen, men også den efterfølgende opfølgning på de ordrer, som du sender afsted til leverandøren. 34