Referat af Afdelingsbestyrelsesmøde Tirsdag d. 21 Oktober 2014, kl. 17.00. i mødelokalet Femkanten J 1. Til stede: Søren Evers, Poul-Erik Sørensen, Pia Jensen, Sonja Van Arsdale, Peter Møller, Jan-Erik Lund, Franck Fogh-Dahl, Kenneth Berg, Niels Bisgaard. Sekretær: Michella Engelstock. Afbud: Lone Skougaard Sørensen var syg. AB s Referat: 1. Godkendelse af dagsordenen. 2. Godkendelse af referat fra AB/EK møde d. 3. Spørgsmål/Henvendelser fra beboere. 4. Nyt fra BSU. 5. Nyt fra infoudvalget. 6. Nyt fra Byg/grønt udvalget. 7. Spørgsmål fra det grønne depot. 8. Tilbud - Atelierhusene. 9. Eventuelt. 10. Mødeplan. AKB Blåkildegård 1. Godkendelse af dagsordenen. Udkast til dagsordenen med bilag er udsendt til bestyrelses medlemmer, søndag d. 19 Oktober 2014. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsordenen. Beslutning: Dagsordenen er godkendt. 2. Godkendelse af referatet fra AB mødet d. Referatet blev godkendt af bestyrelses medlemmerne på mødet, Tirsdag d. 21 Oktober. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender referatet. Beslutning: Referatet er godkendt. 1 af 13
AKB Blåkildegård 3. Spørgsmål/Henvendelser fra beboere. A) - En beboer retter henvendelse til AB om problemer med rotter i nærområdet, samt andre gener. B) - En beboer retter henvendelse til AB omkring løse fliser på gangarealet ved Cirklen. C) - En beboer retter henvendelse til AB angående beslutnings referatet fra beboermødet. Beboeren spørger hvorfor der under Eventuelt ikke kan læses svarene på spørgsmålene? D) - En beboer spørger om man skal fjerne linoleum/vinyl gulve, inden der må pålægges gulvtæpper? E) - En beboer spørger om der kan bruges en udvidet vedligeholdelses konto, til bla. vending af toiletdøre samt pålægning af linoleums gulve? F) - En beboer spørger om der må ændres på hegnets opbygning? Indstilling: det indstilles at bestyrelsen drøfter punkterne og meddeler beslutningen til ejendomskontoret. Beslutning: A) - EK samt KAB-JURA vil blive kontaktet. Beboeren vil blive kontaktet af AB. B) - AB retter henvendelse til EK om problemet. C) - Alt kan diskuteres men intet kan besluttes under punktet Eventuelt. D) - Beboeren må rette henvendelse til EK ang. dette. E) - Linoleums gulve og toiletdøre hører under driften, det blev besluttet på afdelingsmødet i foråret 2014. Læs deslige KAB s vedtægter vedr. vedligeholdelses kontoen. F) - Nej. Der må ikke ændres i konstruktionerne/låsetøjet. 2 af 13
AKB Blåkildegård 4. Nyt fra BSU. Orientering om diverse sager på mødet. A) - En klub klager over omdelingen af deres information, som ikke er blevet uddelt til alle Blåkildes beboere. B) - BSU har været til møde med Pangæa, omkring klagen fra sidste AB møde. Klagen omhandlede henkastede cykler og unge uden opsyn i klubben. C) - BSU har modtaget en opsigelse fra Lars B. Jensen, leder på genbrugspladsen. Opsigelsen gælder fra onsdag d. 29/10. D) - BSU orientererede AB om de nye klubregler. E) - Borde- og stole udlån, er nu tilknyttet genbrugs gruppen. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret. Beslutning: A) - AB ser på sagen og vil diskutere en ny måde at få omdelt klubbernes information på. B) - Pangæa lover at stramme op på tingene. Åbningstiderne for klubben kan desuden ses i deres vindue. C) - BSU kontakter de frivillige på genbrugspladsen i forbindelse med opsigelsen fra Lars B. Jensen. AB takker Lars for hans flotte indsats gennem årene. AB beder EK om at der hurtigst muligt omdeles en seddel, i forbindelse med den ledige stilling som leder på genbrugspladsen. D) - BSU har kontaktet de fleste klubber ang. godkendelse af de nye klubregler. Det vil blive bragt i orden inden næste måned. 5. Nyt fra Infoudvalget. Orientering om diverse sager på mødet. A) - Formanden orienterede om forskellige gode tiltag, på mødet. B) - Formanden for Infoudvalget fremviste Blåkildekalderen for AB. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret. Beslutning: B) - Kalenderen vil blive omdelt inden årets udgang. 3 af 13
6. Nyt fra Byg/grønt udvalget. Orientering om diverse sager på mødet. AKB Blåkildegård A) - En beboer spørger om det er muligt at containeren ved grønt-depotet males. B) - Der bliver orienteret om kvaliteten af overvågningen i Blåkildegård. C) - AB skal tage stilling til, om det skal være vinyl eller linoleum der skal kunne tilvælges i køkken/gang. D) - En beboer klager til AB over at tidsplanen ikke overholdes i forbindelse med havehegnene. Projektet startede hos beboeren d. 16/09 og er endnu ikke afsluttet. Har andre problemer med hegn-projektet, bedes de rette henvendelse på: Ab@blaakildegaard.net Så kan AB være behjælpelige. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret. Beslutning: A) - AB er enige i at den nyindkøbte container ved grønt-depotet males i en passende farve. Så den passer ind i omgivelserne. B) - AB er enige om at overvågnings kameraerne i Blåkildegård skal opdateres til tidssvarende standart. C) - AB er enige om at tilvalget til køkken/gang-gulve, skal udføres udelukkende i linoleum. D) - AB tager kontakt til tilsynet ang. problemet. 7. Spørgsmål fra det grønne depot. A) - Det grønne depot spørger om de kan få stillet to containere til rådighed, til gammelt nedfaldsfrugt og køkkenaffald? B) - Det grønne depot spørger desuden om de fra næste sæson af, kan holde holde åbent hver onsdag? Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret. Beslutning: A) - AB er enige med EK i, at det grønne depot ikke kan få to containere stillet til rådighed til køkkenaffald. Da der kan gå op til fem dage mellem tømningen af disse. B) - AB er enige med EK i, at hvis det grønne depot mener at der er behov for udvidet åbningstider, er dette okay. 4 af 13
AKB Blåkildegård 8. Tilbud nr. 2014-1343. Vedrørende modernisering af 3 genhusnings boliger. Fil blev vedhæftet AB s dagsorden. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfte punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret. Beslutning: Taget til efterretning. 9. Eventuelt. Ingen bemærkninger. 10. Næste møde. MØDEART DATO TIDSPUNKT STED AB/EK møde: Tirsdag den 18. november 2014 Kl. 17.00 Femkanten J 1 Alle forslag til dette møde skal være afdelingsbestyrelsen i hænde senest torsdag d. 13 November 2014 Kl. 12.00. Afdelingsbestyrelsen har åbent i bestyrelses lokalet, Femkanten I 19, Torsdag d. 06 November 2014, Fra 17.00-18.00. 5 af 13
Referat af Afdelingsbestyrelsesmøde Tirsdag d. 21 Oktober 2014, kl. 17.00. i mødelokalet Femkanten J 1. Til stede: Søren Evers, Poul-Erik Sørensen, Pia Jensen, Sonja Van Arsdale, Peter Møller, Jan-Erik Lund, Franck Fogh-Dahl, Kenneth Berg, Niels Bisgaard. Sekretær: Michella Engelstock. Gæst: Jens Peter Skårup. Afbud: Lone Skougaard Sørensen var syg. EK s Referat: 1. Godkendelse af dagsordenen. 2. Godkendelse af referat fra AB/EK møde d. 3. Status siden sidst. 4. Meddelelser fra ejendomskontoret. 5. Spørgsmål til ejendomskontoret. 6. Projekt gulvbelægning i køkken og gang. 7. Datoer for møde om regnskab. 8. Vedligeholdelse af havehegn. 9. Koncept for beboerinformation til helhedsplan. 10. Besparelse på falck abonnement. 11. Realdania projekt på sporet. 12. Økonomistatus pr. 17/10-2014. 13. Eventuelt. 14. Mødeplan. 1. Godkendelse af dagsordenen. AKB Blåkildegård Udkast til dagsordenen med bilag er udsendt til bestyrelses medlemmer, fredag d. 17 Oktober 2014. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsordenen. Beslutning: Dagsordenen er godkendt. 6 af 13
2. Godkendelse af referatet fra AB mødet d. Referatet blev godkendt af bestyrelsens medlemmer på mødet, Tirsdag d. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender referatet. Beslutning: Referatet er godkendt. 3. Status siden sidst. AKB Blåkildegård - LLO har på vegne af 1 beboer indgivet klage over opkrævning af udgifter i forbindelse med skimmelsanering af 1 bolig. - Top inddækning af ovenlys vinduer på atelierhuse er ved at blive tætnet med fugebånd. Arbejdet er afsluttet. - Tagpap på gule containere vil blive igangsat senere. - Seneste byggemøde-referater og statusopgørelse for projekt havehegn er fremsendt til byggeudvalgets medlemmere. - Referat af møde om beboerinformation er vedlagt dagsorden. - Boldburet ved Sekskanten B er nedtaget og der er nu åbent for parkering. - Der er skrevet til Blåbærret angående rygning og efterladenskaber. - Der er skrevet til Mølleholmskolen angående parkering i Sekskanten. - Der er skrevet ud til 28 boliger angående manglende vedligeholdelse af have. Der følges op mandag d. 20 Oktober 2014. Der mangler halvdelen af Femkanten og hele Sekskanten, som først vil blive inspiceret, når havehegnene her bliver fjernet. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 7 af 13
4. Meddelelser fra ejendomskontoret. AKB Blåkildegård - Bemandingssituationen: Der vil være 1 medarbejder på kursus i November og December måned. Vi har pt. ikke nogen personer fra jobcentret i job prøvning. Vi har pt. 1 elev mindre. Der vil blive ansat 1 medarbejder pr. 1 November 2014, som erstatning for afgået medarbejder. - Poul Erik Eriksen har 40 års jubilæum d. 1 November 2014. Der afholdes reception for ham d. 31 Oktober 2014, kl. 12.00-14.00 i selskabslokalet, Femkanten J 1. Indkaldelse vedlagt. Poul Erik har valgt at gå ned i tid, så han holder fri hver fredag. - Årets medarbejdersamtaler også kalder MUS bliver afholdt i Oktober måned, hvorved ejendomslederen vil være optaget af dette. - Ejendomskontoret er i gang med at udføre et prøve-projekt i Firkanten F, med udskiftning af alle blandingsbatterier i boligerne i denne række, til nye moderne energi- og vandbesparende blandingsbatterier. Når forsøget er afsluttet, vil bestyrelsen blive orienteret om resultatet. - Projekt vedligeholdelse af grafitti væg, igangsættes ikke. - Ny hæk i haverne mellem 1. sals boligerne og naboen er afsluttet. - Ejendomskontoret har bestilt nyt udstyr til indsamling og håndtering af dagrenovation. Udstyret er leveret, bortset fra top-lift, som først leveres om 1 måned. - Prøveblokken Cirklen A 1-4 er varslet. Projektopstart er udskudt grundet økonomi. Der er uddelt information angående dette til beboerne. - Politiet er ansøgt om forlængelse af tilladelsen til videoovervågning. Tilladelsen udløb d. 18 August 2014. Der er efter ønske fremsendt diverse dokumentationsmateriale og vi afventer nu politiets tilbagemelding. - Der er afholdt møde KAB-JURA i Juli måned for forslag til revidering af husordens- og råderetsregler. Ejendomskontoret arbejder på et forslag til nye regelsæt. Forslagene skal godkendes af beboerne på et ekstraordinært afdelingsmøde, når bestyrelsen har gennemgået og godkendt de nye regler. KAB er i færd med at udarbejde et nyt koncept for dette, som betyder at udarbejdelse af ny husorden og råderetsregler er udskudt. I mellem tiden bruges de game regler. - Ejendomslederen har fået tildelt kursus i boligjura. Kurserne afholdes 6 gange i løbet af efteråret 2014 og i 1 halvdel af 2015, med 2 dages varighed hver gang. Kurset afsluttes med diplom. - Der er et nyt koncept for servicepakker på vej til bestyrelsen i KAB fællesskabet, hvilket betyder at der vil blive behov for at skrive de nuværende ind i nogle nye rammer. - 10 stk. af ny revideret udgave af rammer for samarbejde i boligafdelingerne og beboervalg i KAB - sådan holder du dig orienteret er lagt på møde bordet i bestyresens mødelokale. - Istandsættelse af atelierhuse og bogcaféen fortsætter. Vi forventer afslutning i løbet af Oktober måned 2014. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 8 af 13
AKB Blåkildegård 5. Spørgsmål til ejendomskontoret. A) - Selskabslokalerne mangler rengøring og rengørings artikler. B) - Der bliver spurgt ind til hvem der står for ansættelser på genbrugspladsen. C) - AB mangler 10-15 stk. ringbind til AB s kontor. D) - Handikap pladsen ved Cirklen på Blåkildevej benyttes ikke længere. E) - Forelægger der noget nyt om indbruddet i Bling. F) - Hvordan står det til med hunde høm høm erne? G) - Rampe ved Sekskanten C s parkeringsplads mangler. H) - Hvad skal der ske med bevoksningen på facaderne. I) - Der skal ses på nogle paraboler i Femkanten F og Firkanten H. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager spørgsmål og svar til efterretning. Beslutning: A) - EK følger op på sagen. B) - Det er EK der står for ansættelser på genbrugspladsen. Jobannoncen vil indeholde både ledere og frivillige. C) - AB kan få 10-15 stk. ringbind af EK. D) - EK kontakter kommunen ang. handikap pladsen. E) - Nej. Vi vil blive kontaktet af politiet, såfremt der dukker nye oplysninger op. F) - EK svarer senere. G) - EK vil sørge for at der kommer en rampe. H) - EK kigger på bevoksningen på facaderne. I) - EK ser på sagen. 9 af 13
AKB Blåkildegård 6. Projekt gulvbelægning i køkken og gang. Ejendomskontoret foreslår, at vi tilbyder beboerne selv at tage stilling til hvilken belægning de ønsker. Den foreslåede vinyl belægning har 15 års garanti og der er garanti for, at den er fri for Ptallater ved udgangen af 2014. Den egner sig rigtig godt til nogle grupper af vores beboere. Linoleum er også et rigtig godt produkt og det egner sig rigtig godt til andre grupper beboere. Så har vi givet råderet på området og vi kan stå inde for de forslåede produkter. Når bestyrelsen har besluttet valg af model, kan ejendomskontoret komme videre med indhentning af priser, så vi er klar til 1 Januar 2015. Indstillind: Det indstilles at bestyrelsen godkender, at beboerne tilbydes valgmulighed mellem vinyl og linoleum. Beslutning: Der var en livlig debat. Punktet er blevet flyttet til AB s dagsorden for endelig beslutning. 7. Datoer for møde om regnskab 2014. Der skal fastsættes møde dato for regnskab 2014. Mødet afholdes sammen med vores ØKO medarbejder fra KAB. - Vi foreslår tirsdag d. 24 Marts 2015 kl. 17.00 til møde med KAB-ØKO. - Vi foreslår tirsdag d. 05 Maj 2015 kl. 19.00 til afdelingsmøde med beboerne. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender mødetidspunkterne. Beslutning: Taget til efterretning. 10 af 13
AKB Blåkildegård 8. Vedligeholdelse af havehegn. I forbindelse med vedligeholdelses information til de nye havehegn ønsker administrationen at AB fastsætter retningslinjer for brug og vedligeholdelse af havehegnene. Vores rådgivere har efter drøftelse med træ-info, følgende kommentarer: Man kan anvende alle træbeskyttelser til udvendig brug, da disse har fungicider (svampedræbende middel) tilsat, for at forhindre skimmeldannelse på overfladen. Linolie har en udpræget tendens til skimmeldannelse, så her har man tilsat ekstra meget, for at dæmpe virkningen Idag er det derfor ikke så afgørende, hvilke typer man bruger, så længe det er kendte produkter fra fx. Gori eller Sadolin. De vil normalt være baseret på alkydolie og være vandbaserede. De er nemme at arbejde med og genbehandle. - Bedste beskyttelse sker med en træbeskyttelse med farve (pigment) typisk en laserende type, fx. pinefarvet, som beskytter i 2-3 år. Men med denne behandling vil træet fremstå markant anderledes end øvrige hegn. - Vælges farveløs har den kort virkning, på et halvt år. Der er regnet med at lade hegnet stå ubehandlet. Hegnet vil gråne med tiden. Nogle brædder, der dækkes af beplantning, vil med tiden blive mere mørkegrå pga. fugt og skimmel. Dæk brædderne vil blive nedbrudt hurtigst, fordi de ligger vandret. Så med behandling af disse kan levetiden forlænges. Man kan også vælge at foretage en årlig behandling mod alger med produktet Bakto Stop, som ejendomskontoret har brugt i årevis til at behandle p-plads hegn og skurenes stern med før malerbehandling. - Efter brug af dette har der ikke været fra slag af maling nogen af de nævnte steder. - Arbejdet kan udføres af beboerne i fællesskab. Vi ønsker AB s indstilling til om træet skal behandles eller ej og i positiv fald hvilken behandling skal der vælges, så hegnene ikke bliver alt for spraglede at se på? Endelig bede AB tage stilling til om beboerne må fastgøre plantekrukker, alarmselskabs skilte mv. på hegnene. Sætte udvendig lås og håndtag på havedøren o.lign. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen beslutter hvilken vedligeholdelse der skal foretages på havehegnene og tager stilling til hvilke forandringer der kan godkendes på det nye havehegn. Beslutning: AB har besluttet at hegnet ikke må behandles og at der ikke må bores i stolperne samt øvrige galvaniserede dele. 11 af 13
AKB Blåkildegård 9. Koncept for beboerinformation til helhedsplan. Vores nye kommunikations medarbejder Jens Peter Skårup har udarbejdet en rå-skitse til beboerinformation, som fremlægges for bestyrelsen til drøftelse og godkendelse. Der vedlægges to forskellige skabeloner, der kan anvendes til beboerinformation. Farvevalget i de enkelte versioner kan der ændres på løbende eller efter behov. Bestyrelsen bedes vælge hvilken der skal anvendes fremadrettet. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen beslutter valg af informations skabelon. Beslutning: AB har valgt et af de to foreslag som kommunikations medarbejderen, Jens Peter Skårup medbragte på mødet. 10. Besparelse på Falck abonnement. Vores forsikringsmægler, Willis, har givet tilbud på gennemgang af afdelingernes Falck abonnementer for at se, hvor der er dobbelt dækning i forhold til forsikringsordningen i KAB fællesskabet. Udgiften til dette er 1/3 af besparelsen, som betales 1 gang til Willis. Der er i Blåkildegård fundet besparelser på 17.020,49 kr. pr. år. Så ejendomskontoret har opsagt de dele af abonnementet, der er dækning for på forsikringen eller billigere med taxa kørsel. Det drejer sig om abonnement på redning, påhængsvogne, kørsel på skadestue og krisehjælp. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. Desuden gøres der opmærksom på, at klubberne og genbrugs gruppen kan få suppleret deres førstehjælps kasser, på ejendomskontoret. 11. Realdania projekt på sporet. Realdania har i sine bemærkninger til projektet ønsket, at der i forbindelse med opstilling af standerne med QR koder skal etableres nogle faciliteter, der sætter fokus på standerne og får skabt opmærksomhed omkring disse. Der har derfor været afholdt en workshop i efterårsferien med børnene i Blåkanten og arkitekten der er tilknyttet projektet, for at lave nogle forslag til udsmykningen/faciliteter ved standerne. Forslaget vil blive bearbejdet i projektgruppen og det er tanken at der vil blive udarbejdet et katalog med forslag, man kan vælge fra. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 12 af 13
12. Økonomistatus pr. 17 Oktober 2014. AKB Blåkildegård Udskrift af budgetkontrol vedlægges dagsordenen til orientering. Der er et stort forbrug på konto 116, som skal dækkes af henlæggelser. Det store forbrug skyldes flere udgifter til udskiftning af køle/fryseskabe og komfurer end først antaget ved budgetlægningen. Desuden er der udgifter til renovering af 2 boliger med skimmelsvamp samt 2 boliger med dyreurin, jf. tidligere orienteringer. Vi har bogført udgiften til renovering af atelierhuse på kontoen 115, så overskuddet bliver mindre. Mindre udgifter skyldes primært markant lavere vandpriser end forudset ved budgetlægningen, idet vandprisen først er kendt i November måned og mindre udgift til låneydelse for nye badeværelser, da låneoptagelse først kunne hjemtages i midten af året. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 13. Eventuelt. Ingen bemærkninger. 13 af 13