Notat Forvaltning: konomi Dato: J.nr.: Br.nr.: Februar, 2011 Udf rdiget af: konomiafdelingen Vedrłrende: Orientering om tiltag p indkłbs- og udbudsomr det Notatet sendes/sendt til: Direktionen d. 24. februar 2011 konomiudvalget d. 7. marts, 2011 Orienteringsnotat vedrłrende tiltag p indkłbs- og udbudsomr det 1. Indledning Indkłbs- og udbudsomr det er i hastig udvikling. B de eksternt eksempelvis ift. ny lovgivning og internt ift. revidering af interne retningslinjer, politikker, strategier og oprettelse af nye samarbejdsrelationer mv. Dette notat har til form l at give et overblik over indkłbs- og udbudsomr det i dag. Det vil sige, hvilke retningslinjer er g ldende, hvordan er omr det for udbud organiseret, hvem samarbejdes der med, og hvilke stłrre udbud kommer i 2011. Derudover giver notatet et overblik over, hvilke stłrre interne p tiltag p indkłbskontoret, der skal arbejdes med i 2011-2012. Notatet giver et generelt overblik over omr det, men der głres opm rksom p, at fokus prim rt er p dele af indkłbs- og udbudsomr det, som har relation til indkłbskontoret. 2. Definition af, hvad er et udbud Et udbud er, n r kommunen p baggrund af skriftligt udbudsmateriale inviterer eksterne leverandłrer til at deltage i konkurrence om produktion og levering af udvalgte ydelser og opgaver. Der kan foretages udbud af eksempelvis opgaver s som rengłring eller pasning af grłnne arealer eller af varekłb som bleer eller printere. Udbud og udlicitering er ikke det samme, da der kun er tale om udlicitering i de tilf lde, hvor den eksterne leverandłr overtager opgavevaretagelsen efter, at opgaven har v ret udbudt i konkurrence. Hvis kommunen kan dokumentere, at opgaven udfłres bedre og billigere i kommunalt regi, sker der ikke en udlicitering af opgaven til en privat operatłr. I det tilf lde er der s ledes ikke tale om udlicitering, men kun om, at opgaven har v ret konkurrenceudsat/udbudt.
- 2-3. Hvorn r skal en opgave i udbud? Hvorn r en opgave skal udbydes afh nger af, hvorvidt der er krav om, at den p g ldende opgave skal udbydes eller ej. Her g lder eksempelvis EU s udbudsdirektiv og Tilbudslovens regler om annonceringspligt. Det er regler omkring, hvilke typer opgaver, der skal udbydes, samt belłbsgr nser for, hvorn r opgaverne skal udbydes. Der er til geng ld hverken i lovgivningen ej heller i interne retningslinjer for Randers Kommune fastsat en nedre łkonomisk gr nse for, hvorn r opgaver kan b re et udbud dette m derfor afgłres i det konkrete tilf lde. Ifłlge de interne retningslinjer vil der dog v re en r kke tilf lde, hvor det er hensigtsm ssigt at gennemfłre et udbud eller indhente alternative tilbud, selv om der ikke er krav herom. 4. Organisering samt nuv rende beslutningsprocedure i forbindelse med udbud. Hvordan en opgave v lges udbudt, og hvem der udfłrer opgaven afh nger af opgavens karakter og volume. Her kan der overordnet skelnes imellem 2 ting: Er der tale om enten varer, tjenesteydelser eller bygge- og anl gsopgaver (opgavens karakter) Er belłbet for varer og tjenesteydelser over 500.000 kr. (opgavens volume) Der er naturligvis undtagelser, da selve organiseringen og beslutningsproceduren i forbindelse med udbuddene er komplekse. Der er for driftsopgaver og bygge- og anl gsopgaver nedskrevet en beslutningsprocedure omkring udbud i de interne retningslinjer se retningslinjer for udbud og udlicitering samt retningslinjer for bygge og anl gsopgaver se ogs nedenst ende tabel samt bilag 1. Derudover henvises til de generelle beslutningsregler for bevillingsansłgninger, hvis der er tale om en opgave, der kr ver en s dan. Overordnet kan der dog tales om fłlgende organisering af udbudsomr det i Randers Kommune: Udbuddets karakter Ansvarlig og volume Udbud, alm. varekłb o. Indkłbskontoret med inddragelse af brugergrupper 500.000 Udbud, alm. varekłb u. Forvaltninger med mindre, der er en obligatorisk aftale p omr det, 500.000 s er indkłbskontoret ansvarlig. Der kan v re undtagelser Udbud, Varekłb IT It afdelingen. For varer af skolem ssig karakter er det Skole-IT, der er ansvarlig. Udbud, Tjenesteydelser/driftsopgaver Forvaltningerne (N r byr det har vedtaget, at en opgave skal udbydes). Ved ITydelser, er det IT afdelingen, der er ansvarlig. Udbud, Bygge- og anl Ved opgaver, der kr ver en bevillingsansłgning, ligger ansvaret hos gsomr det det p g ldende fagudvalg. Ansvaret for mindre opgaver, der finansieres af de lłbende driftsudgifter, er hos den p g ldende fagforvaltning, evt. i samarbejde med Miljł og Teknik. Alle EU udbud skal principielt indberettes til indkłbskontoret fra 1. januar 2010 (jf. vedtagelsen af indkłbsstrategien i łkonomiudvalget d. 15. juni, 2009). Derudover er det obligatorisk at inddrage Indkłbskontoret ved ethvert udbud undtagen for bygge- og anl gsomr det (jf. budgetforliget for 2011-2014 jf. spareforslag nr. 9003). Hvis en opgave v lges udbudt kan dette dels ske i Randers kommune (eget udbud) eller via et samarbejde som eksempelvis SKI eller 12-by samarbejdet.
- 3 - Det varierer om Randers kommune selv st r for udbuddene, eller om de organiseres i et indkłbssamarbejde. Randers Kommune har prim rt indkłbssamarbejde med SKI og via 12bysamarbejdet, og i mindre grad anvendes finansministeriets aftaler. Derudover inddrages brugerne via brugergrupper i forbindelse med EU udbud. Beslutningsproceduren i forbindelse med et udbud af driftsopgaver afh nger af, hvilken udbudstype, der er tale om f.eks. om opgaven i dag lłses af kommunalt ansat personale, eller om det er et genudbud af en opgave, der altid har v ret lłst af en privat leverandłr efter udbud. Af bilag 1 ses beslutningsprocedure for kommunale driftsopgaver. Det politiske niveau kan konkret beslutte en anden proces, hvis de f.eks. łnsker at delegere beslutningen om godkendelse af udbudsmateriale eller valg af leverandłr til forvaltningen. Dette er eksempelvis sket for udbud p miljł og teknikomr det i 2010 jf. Miljł og teknikudvalget d. 17. juni, 2010. 5. Relevante interne retningslinjer: Udbudsomr det er reguleret af en r kke interne retningslinjer herunder: Indkłbs- og udbudspolitikken for Randers Kommune Retningslinjer for udbud og udlicitering af driftsopgaver Retningslinjer for udbud p bygge- og vedligeholdelsesopgaver Udbudsstrategien for kommunale driftsopgaver 2011-2013 Udbudsstrategi og plan for ITopgaver Derudover ligger der en r kke beslutninger i diverse dokumenter/sager, som har betydning for indkłbskontoret herunder: Indkłbsstrategien for perioden 2009-2010 Serviceeftersyn af indkłb og udbud Budget 2011-2014 herunder is r spareforslag 9003 om łget styring p indkłb af varer og tjenesteydelser Analyse af grłn profil for indkłbsaftalerne beslutning om tiltag er udsat til sommer 2011 jf. direktionsbeslutning d. 26. august 2010. Analyse af grłn profil p bygge- og anl gsomr det. Miljł og teknik forventer analysen gennemfłrt i 2011 Beslutninger om tiltag, som indg r i ovenst ende, er indarbejdet i oversigten over tiltag for 2011-2012- se bilag 3. 6. Stłrre udbud i 2011 Af bilag 2 fremg r en oversigt over forvaltningernes bud p kommende stłrre udbud i 2011 for hele Randers Kommune. Der er b de tale om genudbud og nye udbud samt udbud af forskellig karakter. Der tages forbehold for eventuelle mangler, da omr det er komplekst, og fordi om der skal foretages udbud ogs afh nger af en eventuel kontraktforl ngelse samt łvrige forhold. 7. Stłrre tiltag i 2011 for indkłbskontoret Der er planlagt en r kke tiltag i 2011, som łkonomiafdelingen har ansvaret for: Opdatering af indkłbsstrategi: Indkłbskontorets strategi for 2011 vil v re todelt s ledes, at der fokuseres p :
- 4 - o At foretage udbud i overensstemmelse med lovgivningen og derved sikre konkurrencem ssige fordelagtige priser p relevante omr der. o At optimere compliance, dvs. graden af kłb indenfor aftalerne, s ledes, at s meget af Randers kommunes indkłb faktisk foretages via de indg ede obligatoriske aftaler. Der er udarbejdet en model for opfłlgning p compliance se bilag 2. Sammenskrivning og opdatering af kommunens interne retningslinjer og indkłbs- og udbudspolitikken herunder at: o konomiudvalget fremover skal forel gges/orienteres om sager vedrłrende udbud over en v sentlig stłrrelse. Gennemgang af liste over tjenesteydelser ift. besparelsespotentiale og overholdelse af lovgivning Fokus p beslutningen om, at indkłbskontoret i hłjere grad skal inddrages ved b de EU udbud og udbud generelt. Neds ttelse af strategisk ERFA gruppe med ledelsesrepr sentanter, der sikrer koordination af politiske beslutninger og tiltag p tv rs af forvaltningerne Neds ttelse af tv rg ende ERFA gruppe, hvor der deles viden og erfaringer p detailniveau- is r ift. bygge- og anl gsomr det samt tjenesteydelser/driftsopgaver. ndringer ift. ressourcer og kompetencer p indkłbs- og udbudsomr det (indg r som en del af udmłntningen af budgetforliget for 2011-2014 jf. spareforslag nr. 9003) Af bilag 3 fremg r en oversigt over tiltag i 2011, samt en mere detaljeret beskrivelse af, hvilke aktiviteter, der forventes iv rksat samt tidsplan herfor. N r politik og retningslinjer skal revideres herunder eventuelt organiseringen af udbudsomr det, er det vigtigt at forholde sig til, hvad er det for en type udbud, der er tale om (nyt udbud, genudbud etc) samt udbuddets karakter (varekłb, tjenesteydelser/ driftsopgave eller bygge- og anl g) samt udbuddets volume. Derudover om ndringerne skal g lde for hele omr det eller blot dele af det. BDO/KR har foretaget et serviceeftersyn p indkłb og udbud. Flere af ovenst ende tiltag er udarbejdet p baggrund af denne analyse. Analysens anbefalinger vil ogs fremover indg i arbejdet med tiltagene. Budgetforlig 2011-2014 Med budgetforliget for 2011-14 blev det besluttet at spare 2,5 mio. kr. i 2011 stigende til 5,0 mio. kr. i 2012-14 gennem łget styring af indkłb af varer og tjenesteydelser. Besparelsen kr - ver en forłgelse af normeringen i indkłbskontoret med 1 stilling i 2011 og yderlige en stilling i 2012. Det samlede belłb, der skal udmłntes bliver dermed 2,95 mio. kr. i 2011 og 5,9 mio. kr. i 2012 og frem. konomiudvalget godkendte den 6. december 2010 den bevillingsm ssige udmłntning af besparelsen. Indkłbskontoret arbejder med at iv rks tte en r kke tiltag til at łge styringen af indkłb af varer og tjenesteydelser. Der arbejdes efter en dual strategi jf. ovenst ende tiltag omkring indkłbsstrategien. Dette uddybes yderligere i bilag 3., hvor der fłrst og fremmest skal foretages udbud i henhold til lovgivningen, s der kan opn s konkurrencem ssige fordelagtige priser p relevante omr der. Dern st arbejdes der med at optimere compliance s ledes, at s meget af Randers kommunes indkłb faktisk foretages via de indg ede obligatoriske aftaler. Der er i relation til dette udarbejdet en model for opfłlgning se bilag 2. I bilag 2 beskrives ogs, hvorledes de n vnte tiltag mere pr cist t nkes udfłrt.
- 5 - Fremtidigt indkłbssamarbejde Randers Kommune indg r i 12-bysamarbejdet 1. Der foreg r pt. drłftelser i 12bygruppen om at etablere et mere forpligtende samarbejde mellem de deltagende kommuner. Derudover overvejes etableringen af et sekretariat for indkłbssamarbejdet til koordinering af udbud, indsamling af data mv. N r der foreligger et opl godkendelse. g til ny aftale om indkłbssamarbejde, vil dette blive fremlagt til politisk Derudover er SKI (staten og kommunernes indkłbsservice) i gang med at ndre sin hidtidige profil og vil fremover satse p fire punkter: Aftalerne skal v re juridisk uangribelige, ramme kundernes behov, have attraktive og konkurrencedygtige priser, samt endelig skal aftalerne v re brugervenlige for b de kunder og leverandłrer. Der iv rks ttes nu en r kke initiativer herunder opsigelse og genudbydelse af en r kke rammeaftaler. Forvaltningen fłlger lłbende med i denne samt łvrige udviklingstiltag p indkłbs- og udbudsomr det. 1 12bysamarbejdet best r af: Randers, rhus, Holstebro, Herning, Silkeborg, Ikast-Brande, Vejle, Fredericia, Kolding, Esbjerg, Słnderborg, Middelfart, Odense, Svendborg.
- 6 - Bilag 1: Hovedregler i beslutningsprocedure ved udbud af driftsopgaver Skemaet viser hovedreglerne i den uv rende beslutningsprocedure for driftsopgaver alt efter hvilken udbudstype, der er tale om jf- retningslinjerne for udbud og udlicitering. Det politiske niveau kan konkret beslutte en anden proces, hvis de f.eks. łnsker at delegere beslutningen om godkendelse af udbudsmateriale eller valg af leverandłr til forvaltningen. Udbudstype Politisk sagsgang Opgaven lłses i dag af kommunalt ansat personale (fłrstegangsudbud) Beslutning om udbud/ikke udbud Fagudvalg konomiudvalg Byr d Godkendelse af udbudsmateriale Fagudvalg Valg af leverandłr (bud) Fagudvalg (X: vedligeholdelse af grłnne omr der, udfłrt af driftsafdelingen) Opgaven lłses i dag af kommunalt ansat personale efter udbud (2. gangs udbud m.m) Opgaven lłses i dag af private leverandłrer, uden at der har v ret et egentligt udbud tidligere. Fagudvalg Fagudvalg Fagudvalg Evt. Fagudvalg 2 Fagudvalg Fagudvalg (X: taxakłrsel af skolebłrn m.fl) Almindeligt genudbud ved kontraktophłr med leverandłr Forvaltningen Fagudvalg Fagudvalg (X: tłmning af olie- og benzinudskillere) Beslutning om hjemtagelse (indlicitering) af en opgave ved kontraktophłr, misligholdelse m.v. Fagudvalg - - 2 Hvis der er tale om, at udgiften er steget, s ledes at den nu overstiger EU-udbudsdirektivernes t rskelv rdier, skal det IKKE behandles politisk, hvorvidt opgaven skal udbydes s er det et lovkrav.
- 7 - Bilag 2: Forvaltningernes bud p stłrre udbud i 2011 3 Udbud i 2011 (fordelt p forvaltninger) Miljł og Teknik Indsamling af storskrald Forventet volumen 3 mio. kr. Transport fra genbrugspladserne 1 mio. kr. Elindkłb gadebelysning 6 mio. kr. Gadebelysning, vedligehold 11 mio. kr. Vintertjeneste, diverse ruter 6 mio. kr. Busskure, l skr rme mv. V rdi ikke kendt Asfaltvedligehold 15. mio. kr. Hłvejen (13 boliger) 13. mio. Vinduesudskiftning p 3 skoler 2-4 mio. kr. pr. skole 2-4 mio. kr. Ombygning af museumspladsen Naturbeskyttelse Servicebygning ved Udbyhłj havn 1-3 mio. kr. Bolig - og erhvervsbyggemodning (Basager og Juventusvej) 5,7 mio. kr. Ombygning af kryds ved mariagervej/ markedsgde/vestervold 4 mio. kr. Energiprojekter ca. 4 mio. fordelt p flere udbud Sundhed og ldre Dagcenterkłrsel 8 mio. kr. Vikarer 4 mio. kr. Konkurrenceuds ttelse af drift af et plejecenter 8 mio. kr. Błrn, Skole og Kultur Etablering og drift af svłmmebad/vandland 12 mio. kr. i 2014 og frem Drift af parker og legepladser 3,6 mio. kr. Pleje af udendłrs idr tsanl g 8,3 mio. kr. Rengłring p skoler (7stk.) 5,3 mio. kr. Rengłring p skoler mv.(2 stk) Rengłring p daginstitutioner 2,6 mio. kr. 5,1 mio. kr. Udbygning af folkeskoler Specialskole blommevej 38,8 mio. kr. Stabene Styrket koordinering og łget konkurrenceuds ttelse af kłrsel 30 mio. kr. Udbud af fagsystemer 20 mio. kr. Udbyhłj Havn 28 mio. Bank Indkłbskontoret Fłdevarer 20 mio. kr. Kopimaskiner 3-4 mio. kr. Bekl dning p ldreomr det 4,5 mio. kr. Kłb af el 11 mio. kr. Kłb af naturgas 8 mio. kr. Udbud af bleer 4 mio. kr. Udbud af handicaphj lpemidler 5-6 mio. kr 3 Der tages forbehold for eventuelle mangler jf. afsnit 6.
- 8 - Bilag 3: Oversigt over tiltag i 2011 for indkłbskontoret Tiltag Aktivitet Bem rkninger Tidsplan Opdatering af indkłbsstrategi for 2011-2012 2delt: konomiafdelingen Indkłbskontorets strategi for 2011 er Er igangsat At foretage udbud i overensstemmelse med lovgivningen og derigennem sikre konkurrencem ssige fordelagtige priser p relevante omr der. o Fłdevarer (12-by gruppen) o Multifunktionsmaskiner (12-by gruppen med Randers som tovholder) o Storkłkken indkłb (12- by gruppen) o Bekl dning til ldre omr det (Randers kommune) o Bleer (12-by gruppen) o Diabetes udstyr (12-by gruppen) At optimere compliance (overholdelse af aftaler). o Udv lgelse af 5-7 generiske varegrupper til en indkłbsanalyse. Fokus vil v re besparelsespotentiale, der eksisterer ved at decentrale indkłbere og ledere sikrer sig, at der indkłbes hos de rigtige leverandłrer. o Der udarbejdes et nyhedsbrev, hvor relevante informationer og konklusioner vil blive fremh vet i forhold til analyserne o Lłbende opfłlgning via SAS p, hvor der stadig kłbes udenfor kontrakt og hvorvidt der er behov for yderligere information. Der arbejdes efter fłlgende model for opfłlgning p compliance: Via nyhedsbrev informeres der, p baggrund af en analyse, til decentrale indkłbere og ledere om problematiske omr der, hvor der er nemme penge at spare ved at bruge vores obligatoriske
- 9 - Tiltag Aktivitet Bem rkninger Tidsplan aftaler. Efter 6 m neder laves en ny analyse med henblik p at fasts tte, om der er ndret adf rd, s ledes der indkłbes de rigtige steder. Er enheden over en vis belłbsgr nse, og der stadig handles uden for kontrakt, tager indkłbskontoret telefonisk fat i de ansvarlige for indkłb i enheden. Kan der ikke etableres en f lles lłsning involveres ledelsen i enheden eller dern st anden rele- Sammenskrivning og opdatering af interne retningslinjer og indkłbspolitik Gennemgang af liste over tjenesteydelser Neds ttelse af strategisk ERFA gruppe vedr. udbud med ledelsesrepr sentanter Neds ttelse af ERFA gruppe for henholdsvis bygge og anl g og tjenesteydelse Neds ttelse af arbejdsgruppe med repr sentanter fra forvaltninger, indkłbskontor samt decentrale medarbejdere. vant ledelse. Der skal fokus p : Sammenh ng ml. retningslinjer og politik Beslutningprocedure revideres, s konomiudvalg godkender stłrre udbud. Nye beslutninger indarbejdes og dokumenterne revideres generelt. Marts 2011 Indkłbskontoret Jf. serviceeftersyn af udbud og indkłb Marts 2011 Det foresl s, at sekretariatschefgruppen s tter udbud p dagsorden 2 gange rligt, hvor indkłb og andre relevante nłgleaktłrer deltager. Der oprettes Øn f l- les ERFAgruppe for specialister. Der afholdes ca. 2 młder rligt. Indkłb indkalder til młde og udarbejder dagsorden Der kan diskuteres fłlgende: Hvilke udbud er p vej Udfordringer og snitflader Udvikling af omr det generelt ift. Optimeringsmuligheder og nye potentialer Inddragelse af viden fra specialisterfagruppe (se nedenfor) Der diskuteres: Hvilke udbud er p vej Lovgivning p omr det og udfordringer Vidensdeling p tv rs Erfaringer fra andre kommuner Diskussioner i gruppen viderekommunikeres til strategisk erfagruppe. Februar, 2011 Februar, 2011 ndringer ift. ressourcer og kompetencer p indkłbs- og udbudsomr det (udmłntning af budgetforlig, spareforslag 9003) Grłn profil for indkłbsaftaler konomiafdelingen konomiafdelingen Er igangsat Analyse behandlet i
- 10 - Tiltag Aktivitet Bem rkninger Tidsplan direktion sommer 2010. Grłn profil for bygge og anl g Opfłlgningsredegłrelse p udbudsstrategi for driftsopgaver Sociale klausuler/uddannelsesklausule r Miljł og teknik Beslutning om tiltag indenfor grłn profil venter til sommer 2011 Forventes gennemfłrt i 2011 konomiafdelingen Se vejledning fra ministeriet Inden udgangen af 3. kvartal i det r, hvor der er valg (2013) Social og arbejdsmarked For r 2011