Danske Funktionærers Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 82 Torsdag den 1. oktober 2015 kl. 17.00 Hos Domea.dk, Oldenburg Alle 3, 2630 Høje Tåstrup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formandskabet... 2 3.2 Orientering fra administrationen... 2 3.3 Ny forretningsføreraftale med Domea.dk... 3 3.4 Status Servicecenter Ballerup... 6 3.5 Strategidag... 6 3.6 Økonomi status - fast punkt... 6 3.7 Status på byggesagerne... 7 3.8 Midlertidige reglementer Rådhusgrunden... 7 3.9 Mulighed for at slukke udsugningen i DFBs afdelinger... 7 3.10 Evt. ansættelse af boligsocial koordinator i DFB... 8 4 Boligorganisationens afdelinger... 8 4.1 Prags Boulevard Hjælp til genhusning... 8 4.2 Prækvalifikation til fortsættelse af det boligsociale arbejde i Charlottekvarteret.... 8 4.3 Nybrovænge Ældre afvikling af afdelingsmøde... 10 5 Mødeplanlægning... 11 6 Eventuelt... 11 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Peter Hansen, næstformand Bente Nees Anne Grethe Christensen Petina Larsen (afbud) Kirsten Malinovsky Tanja Hornehøj Uffe Dybdal Henrik Schram Øvrige deltagere: Claus Kragh, Domea.dk Carsten Pedersen, Domea.dk Michael H. Jørgensen, Domea.dk Udsendt den 13. oktober 2015
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Dagsorden blev godkendt 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referatet fra organisationsbestyrelsesmødet d. 31. august 2015. Det indstilles, at referatet godkendes. Referatet blev godkendt 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formandskabet Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. John Adelsteen orienterede om flg.: Domea har lavet rabatordning for beboerne, hvor beboerne kan få et hertil hørende rabatkort. Vi er blevet spurgt om vi ønsker, at der skal stå DFB på kortet i stedet for Domea. Det koster 40 øre pr. kort pr. måned. Det har vi sagt nej tak til. Der har været afholdt et møde med afdelingsbestyrelsen i Gadehavegård hvor der har været en god kommunikation og et godt samarbejde. Københavns Kommune har fremsendt retningslinjer for sammenlægning af boliger, men dette er ikke relevant for DFB, pga. boligernes størrelse. Afdelingsbestyrelsen i Bolbrohaven har taget kontakt og oplyst om, at de er glade for beslutningen vedr. trækningsretten. Peter Hansen orienterede om, at han på repræsentantskabsmødet i søsterselskabet Funktionærernes Boligselskab i Tårnby forslog, at selskabet bliver lagt sammen med DFB. Der var god stemning herfor på mødet. Peter Hansen havde det synspunkt, at DFB bør være interesseret heri. Den øvrige bestyrelse tilsluttede sig denne opfattelse. Det blev aftalt at Domea går videre med sagen. 3.2 Orientering fra administrationen Inden mødet har Domea, som aftalt, fremsendt et tilbud på opførelse af en materialegård i Slangerup på maks. kr. 275.000. Bestyrelsen drøftede til- Side 2 af 11
buddet og besluttede at bevillige en ramme på kr. 275.000 fra arbejdskapitalen til en materialegård i Slangerup. Domea har som opfølgning på sidste møde fremsendt oplysninger om reglerne for anvendelse af videoovervågning i boligområder. Hovedreglerne for hvad videoovervågning kan anvendes til er: 1. Politisager hvis boligorganisationen selv rejser en politisag, eller hvis politiet beder herom 2. Erstatningssager er der lavet hærværk eller andet, der kan betyde, at boligorganisationen kan gøre et større erstatningsansvar gældende. Derimod kan videoovervågning ikke anvendes til: 1. husordenssager og rent private sager Der kan være ret vidtgående økonomiske konsekvenser, hvis videoovervågningen misbruges. Og hvis et afdelingsbestyrelsesmedlem eller en beboer overtræder disse regler hæfter de i udgangspunktet personligt (der er ikke er tegnet forsikring for disse). Så det er Domeas anbefaling, at det kun er Domea-ansatte, der har adgang til videoovervågningen, for at sikre at det bliver anvendt efter de gældende regler. Bestyrelsen tog denne orientering til efterretning. Hvad angår denne specifikke håndtering af videoovervågningen på Prags Boulevard tager Claus Krag fat i sagen og vender tilbage. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.3 Ny forretningsføreraftale med Domea.dk Med udgangen af 2015 har Domea.dk gennemført sin såkaldte 2015-strategi. Strategien har blandt andet haft til formål at reducere Domea.dks omkostninger og priser og at sikre, at serviceringen af beboere, boligsøgende og bestyrelser tilrettelægges bedst muligt i forhold til kundernes behov. En lang række boligorganisationer har over de seneste år besluttet at indgå i lokale servicecentre. Derved har de bidraget til at sikre, at fx beboerservice og ejendomsdrift i endnu højere grad har en professionel og lokal forankring. Etableringen af servicecentre har betydet, at snitfladen og opgavefordelingen mellem boligorganisationerne og Domea.dk er forandret, og at en række medarbejdere i dag er juridisk ansat i boligorganisationerne i stedet for i Domea.dk. På den baggrund har Domea.dk udarbejdet et nyt ydelseskatalog for boligorganisationer, som indgår i et servicecenter, og vi har ved samme lejlighed opdateret ydelseskataloget for de boligorganisationer, som ikke indgår i servicecentre. Med udarbejdelse af de nye ydelseskataloger er Domea.dk gået bort fra at tilbyde forskellige modeller for den såkaldte basisadministration. Hvor der tidligere var mulighed for at vælge mellem en grundpakke, en udvidet ydelsespakke og to forskellige tilvalgspakker, så er der fremover kun én model for basisadministrationen, alt efter om boligorganisationen indgår i et servicecenter eller ej. Side 3 af 11
Til gengæld indfører Domea.dk fra 1. januar 2016 en ny differentieret prisstruktur, som indebærer, at administrationsbidraget fremover er relativt lavere jo større afdelingerne er. Prisdifferentieringen gennemføres samtidig med at Domea.dk nedsætter administrationshonoraret med 20 % i gennemsnit. Det betyder, at de største afdelinger oplever en prisnedsættelse på op til 35 %, mens de allermindste boligafdelinger fortsætter med uændret pris. Prisnedsættelserne er beregnet ud fra de gældende listepriser, og prisnedsættelsen kan derfor være lavere, hvis boligorganisationen eller afdelingen ikke hidtil har betalt den fulde listepris. DFBs fremtidige administrationshonorar (jf. vedlagte skema) DFBs samlede administrationsbidrag i 2015-priser udgør i dag kr. 9.283.640 inkl. moms (eksklusive tilvalgsydelser). For DFB under ét betyder Domea.dks nye priser, at honoraret nedsættes med kr. 2.328.666 p.a. eller 25,08 % pr. 1. januar 2016 (i 2015-priser). Besparelsen fordeles på afdelingerne iht. beslutning i DFBs bestyrelse (jf. nedenfor). Udgangspunktet for beregningerne: DFB godkendte i oktober 2012 en ny forretningsføreraftale med et solidarisk honorar pr. 01-10-2013 på kr. 3.913 pr. lejemålsenhed inklusive moms. Dette honorar er efterfølgende indeksreguleret ved årsskiftet 2013/14 og 2014/15 og udgør i dag kr. 4.043 pr. lejemålsenhed inklusive moms. For afdelinger, som indgår i servicecenter, nedsættes ovennævnte honorar med kr. 586 pr. lejemålsenhed til i alt kr. 3.457 inkl. moms i 2015-priser. De nuværende honorarer fremgå af kolonne D og E i vedlagte skema. Fordeling af besparelserne pr. 1. januar 2016 DFBs bestyrelse har besluttet, at besparelsen ved indførelsen af Domea.dks nye prispolitik pr. 1. januar 2016 skal fordeles som følger: 85 % af besparelsen skal komme alle afdelinger til gode 10 % af besparelse skal komme de store afdelinger til gode (over 35 enheder) 5 % af besparelsen skal komme de meget store afdelinger til gode (over 250 enheder) DFBs afdelinger betaler i dag deres administrationshonorar solidarisk med samme enhedspris i alle afdelinger. Det er forudsat i beregningerne, at den nye prispolitik skal udmøntes på afdelingerne som om de i dag betalte individuelt honorar, idet de mindste afdelinger ellers ville opnå rabat på en i forvejen nedsat pris. Det har derfor været nødvendigt at foretage en teoretisk omfordeling af DFBs nuværende betaling. Kolonne A og B i vedlagte skema indeholder afdelingernes teoretiske listepris for Domea Plus inklusive tilvalgspakke 1 og 2. Priserne er reduceret forholdsmæssigt for de afdelinger, som indgår i servicecentre. I kolonne C beregnes hver enkelt afdelings andel af den samlede betaling iht. listepris, og i kolonne F fordeles den faktiske nuværende betaling efter fordelingsnøglen i kolonne C. Ko- Side 4 af 11
lonne F udtrykker således en teoretisk omfordeling af det nuværende honorar, som om honoraret ikke blev betalt solidarisk. Kolonne G og H indeholder listepriserne pr. 1. januar 2016 (i 2015-priser). Kolonne I viser prisnedsættelsen pr. 1. januar 2016 ift. den aktuelle betaling. I kolonnerne J, K og L fordeles prisnedsættelsen fra kolonne I på afdelingerne efter den af DFB fastsatte prispolitik. I kolonne M og N vises den nye pris pr. 1. januar 2016 (i 2015- priser), som genfindes i vedlagte bilag til forretningsføreraftalen. Der er dog en difference på 81,00 kr. på det totale beløb i beregningsskemaet og i bilaget til forretningsføreraftalen. Dette skyldes øreafrundinger. Kolonne O og P viser den oplevede besparelse for afdelingerne pr. 1. januar 2016 i pct. og i 2015-priser. Nye og ændrede tilvalgsydelser Med udarbejdelsen af de nye ydelseskataloger har der også været lejlighed til at revidere beskrivelsen og prissætningen af de såkaldte tilvalgsydelser. De væsentligste ændringer er følgende: Listen over tilvalgsydelser er blevet betydeligt kortere. Udgangspunktet for levering af tilvalgsydelser er, at de leveres og faktureres efter medgået tid, medmindre der i ydelseskataloget er fastsat en særskilt pris. Vi har derfor fjernet beskrivelsen af næsten alle ydelser, som leveres efter medgået tid, da listen over mulige tilvalgsydelser alligevel aldrig kan blive komplet Vi har fjernet det særlige honorar for at fungere som sekretariat for udsendelse af materialer fra BL. Langt størsteparten af materialerne udsendes i dag digitalt, og honoraret savnede derfor sin begrundelse Vi har ensrettet og reduceret honoraret for individuelle råderetssager Vi har fjernet den tidligere merpris for at administrere opdelte forbrugsregnskaber indenfor samme boligafdeling (fx opdelt pr. boligblok eller bygningsafsnit). For at udligne dette indtægtstab har vi til gengæld indført et årligt basishonorar på kr. 509,00 for udarbejdelse af forbrugsregnskaber. Honoraret opkræves pr. boligafdeling, så den økonomiske konsekvens er yderst beskeden Vi har forhøjet prisen for udarbejdelse af forbrugsregnskaber i de tilfælde, hvor der ikke er tilknyttet et eksternt målerfirma. Prisen er nu fastsat på et niveau, der svarer til omkostningen ved anvendelse af et eksternt målerfirma. Domea.dk ønsker ikke at konkurrere på prisen med professionelle målerfirmaer, og vi anbefaler generelt, at boligafdelingerne gør brug af disse firmaer I overensstemmelse med lovgivningen har Domea.dk hidtil opkrævet honorar for administration af garager og carporte svarende til 1/5 lejemålsenhed pr. garage/carport. Administrationen omfatter blandt andet udarbejdelse af lejekontrakter, bekræftelser og opsigelser. Domea.dk administrerer imidlertid også en række andre bilejemål med særskilte kontrakter fx p-pladser, kælderrum og nyttehaver og der er nu fastsat en pris for denne administration, som svarer til prisen for administration af garager og carporte Domea.dks fælles dispositionsfond er nu beskrevet og prissat i ydelseskataloget. De tidligere særskilte tillæg til forretningsføreraftalerne vedrørende den fælles dispositionsfond bortfalder derfor i de boligorganisationer, som har besluttet at tilslutte sig fonden Honorar for administration af mobilmaster og andre lokalitetslejemål har hidtil været opkrævet som svarende til 2 lejemålsenheder. Honoraret er nu omlagt til en fast pris på kr. 7.000 p.a. pr. lokalitetslejemål. Vedlagte oplæg til ny forretningsføreraftale pr. 1. januar 2016 er opdateret i forhold til de nye ydelseskataloger og den nye prisstruktur. Side 5 af 11
Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver den nye forretningsføreraftale til ikrafttræden pr. 1. januar 2016. Bestyrelsen udtrykte ønske om bedre tid til at sætte sig ind i det omfattende materiale. Det blev aftalt at udskyde punktet til næste bestyrelsesmøde. Domea udtrykte ønske om at eventuelle spørgsmål/bemærkninger fremsendes inden mødet. Det blev aftalt at eventuelle spørgsmål/bemærkninger fra bestyrelsen fremsendes samlet til Claus Krag inden næste bestyrelsesmøde. 3.4 Status Servicecenter Ballerup For at sikre tid nok til processen med at skabe tryghed omkring servicecenteret for DFB-afdelingerne i Slangerup er det blevet besluttet at udskyde opstarten til d. 1. april 2016. Rent fysisk planlægges det, at kundechef Jacob Olsen flytter sin arbejdsplads til Bispevangen i Ballerup til januar. Der vil således i praksis ske en gradvis overgang til den nye organisering. Rent økonomisk og juridisk vil relationen mellem DFB-afdelingerne og Domea.dk dog først være efter servicecenterets præmisser pr. 1. april 2016 efter nuværende planer. Der er aftalt informationsmøde i Slangerup for afdelingsbestyrelserne d. 20. oktober, mens at det er planen at forelægge servicecenteret som et beslutningspunkt på næste bestyrelsesmøde d. 3. december. Domea.dk ønsker at drøfte med bestyrelsen hvilke informationer/oplysninger, der vurderes at mangle for at skabe den nødvendige tryghed. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Til mødet med afdelingsbestyrelserne i Slangerup efterspurgte bestyrelsen, at der bliver fremsendt et klart og kortfattet gerne i punktform - materiale om konsekvenserne ved at indgå i et servicecenter til afdelingsbestyrelserne. 3.5 Strategidag På sidste bestyrelsesmøde blev Kirsten Malinovsky og Bente Ness udpeget til ansvarlige for strategidagen. Der gives status på planlægningen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Kirsten Malinovsky og Bente Nees orienterede om, at mødet bliver afholdt d. 7. november, og at det bliver et internt bestyrelsesmøde. Bestyrelsesmedlemmerne får nærmere oplysninger om sted og program. 3.6 Økonomi status - fast punkt Vedlagt er bilag over status for dispositionsfonden, arbejdskapitalen og trækningsretten. Herunder oplysninger om sammensætning af tabene ved fraflytninger Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 6 af 11
3.7 Status på byggesagerne De byggesagsansvarlige bestyrelsesmedlemmer giver en kort status på de enkelte byggesager. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Bente Nees orienterede om, at der er rejsegilde på Rådhusgrunden tirsdag d. 6. oktober 2015. Henrik Schram orientrede om, at der er 1. spadestik på Sommerlyst torsdag d. 8. oktober 2015. 3.8 Midlertidige reglementer Rådhusgrunden Udlejningen af Rådhusgrunden påbegyndes til november. Inden da skal der udarbejdes midlertidige reglementer (husordensreglement, drift- og vedligeholdsreglement, samt evt. råderetskatalog). Med henblik på at sikre en smidig arbejdsgang omkring dette, foreslås det at uddelegere kompetencen hertil til Jacob Olsen og Bente Ness. Det indstilles til bestyrelsen at uddelegere kompetencen til udarbejdelse af midlertidige reglementer for Rådhusgrunden til Bente Nees og Jacob Olsen. Bestyrelsen fulgte indstillingen. 3.9 Mulighed for at slukke udsugningen i DFBs afdelinger Det har på tidligere møder været drøftet hvordan udsugningsanlæg håndteres i forbindelse med beredskabssituationer. Domea og DFB bestyrelse har rejst sagen over for BL blandt andet. På mødet gives status på sagen. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Domea orienterede om, at udfordringen ikke kan løses ved at inddrage ejendomsmestrene/driftslederne, idet der er tale om en situation som kan opstå døgnet rundt. De mulige løsninger er en mobilløsning med tilknyttet vagt og evt. en kontakt i hver bolig, så beboerne selv kan slukke for anlægget. Det sidste vurderes at koste ca. kr. 2.000 pr. bolig. Det blev aftalt, at det er de enkelte bestyrelser, der selv i samarbejde med driften, må beslutte hvordan udfordringen skal håndteres. Domea orienterede videre om, at de har været i kontakt med Beredskabsstyrelsen, og at de ikke havde en generel løsning på udfordringen. Tilsvarende har Domea været i kontakt med BL for at høre om sektoren har en generel løsning. Det har BL ikke, men BL har foreslået en aftale med Metropol, hvor der som en del af en uddannelse til Risk-Manager, er et praktikophold på 4-5 uger. Et sådan praktikophold kan bl.a. bruges til at udarbejde en beredsskabsrapport for et boligområde. Udover den tid der Side 7 af 11
skal bruges til at vise praktikanten rundt i området mv. er det uden omkostninger for afdelingen/boligselskabet. Bestyrelsen bad Domea undersøge om der var mulighed for et sådan praktikophold på Prags Boulevard. Så det blev aftalt, at Domea tager fat i BL for at indgå nærmere aftale. 3.10 Evt. ansættelse af boligsocial koordinator i DFB Anne Grethe Christensen ønsker at drøfte ansættelse af en boligsocial koordinator i DFB. Det indstilles til bestyrelsen at drøfte og evt. træffe beslutning om ansættelse af boligsocial koordinator. Det blev besluttede at drøfte dette nærmere på strategidagen. 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Prags Boulevard Hjælp til genhusning Domea København har en boligafdeling beliggende på Tingvej 20-28, 2330 Sundbyvester. Afdelingen skal i 2016 gennemgå en større renovering med bl.a. nye badeværelser, udskiftning af køkken og etablering af elevator. Arbejderne er så omfattende, at det er nødvendigt at genhuse beboerne. Nogle midlertidigt andre permanent. Vi forsøger derfor at finde boliger på Amager, der kan bruges til formålet. På vegne af Domea København skal vi derfor spørge om muligheden for, at DFB i afd. 93-9 Prags Boulevard kunne stille 3 og 4 rums boliger til rådighed for midlertidig genhusning samt 1 stk. 4 rums bolig til permanent genhusning. I øjeblikket er behovet 10 midlertidige boliger i perioden 1/3 2016 til 30/11 2016 samt 1 permanent den 15/6 2016. Deltagelsen i genhusningen ikke kommer til at påføre Prags Boulevard ekstra omkostninger. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om Prags Boulevard skal være behjælpelig ved genhusningen. Bestyrelsen fulgte indstillingen. 4.2 Prækvalifikation til fortsættelse af det boligsociale arbejde i Charlottekvarteret. Selv om den samskabende tilgang i det boligsociale arbejde i Charlottekvarteret for alvor er ved at blive forankret som en del af den lokale kultur, er der stadig en del problemstillinger i kvarteret, som har behov for særligt fokus i en mulig fortsættel- Side 8 af 11
se af det boligsociale arbejde. Af nedenstående skema fremgår det, at kvarteret stadig har en social sammensætning, der berettiger det til en placering på regeringens liste over Særligt udsatte boligområder. Beboere Udenfor (2014) E & I ikkevestlige Dømte Kun grundskole (30-64 år - konstrueret) 2015 1741 42,1 52,6 4,2 48,3 67,7 Gns. indkomst (2014 - konstrueret) På baggrund af møder og workshops med deltagelse af de boligsociale medarbejdere, de tre afdelingsbestyrelser, institutionsnetværk og kommunen samt statistikker over udviklingen i kvarteret, er der sat fokus på fem overordnede problemstillinger: i. Dannelse og uddannelse ii. Beskæftigelse, kriminalitet og social arv blandt ældre unge iii. Trivsel og tryghed blandt enlige og ressourcesvage iv. Social og kulturel adskillelse v. Byen vs. kvarteret For nærmere beskrivelse se prækvalifikationsansøgningen, som er vedlagt som bilag Indsatser De behov, som, gennem statistik, dialog og erfaringer, er konstateret, leder frem til følgende forslag til en række indsatser, der hver især både fokuserer på udmeldte tematikker for det boligsociale arbejde (LBF) og tager højde for den lokale kontekst og, ikke mindst, sammenhængen i de daglige, meget relationsbaserede samarbejdsflader. i. Fritidsaktiviteter og netværk omkring det uformelle mødested ii. (Ud)dannelse for børn og unge iii. Socialt viceværtskab iv. Lokalt design og identitet v. Kvarteret i byen (For nærmere beskrivelse se prækvalifikationsansøgningen) Finansiering: Det samlede overslagsbudget er 21.606.519 kr. for en kommende boligsocial indsats. Det ansøgte beløb hos landsbyggefonden er 16.204.889 kr. (LBF bidrager med 10.000.000 kr. til den igangværende helhedsplan). Det vurderes, at der er behov for en betydelig forøgelse, hvis der skal tages ordentligt fat i de tungere problematikker i kvarteret. Høje Taastrup Kommune bidrager kontant med 470.000 kr. i årligt økonomisk tilskud. I alt 1.900.000 kr. Tilskuddet gives under forudsætning af, at de to boligor --ganisationer bidrager med et tilsvarende beløb eller mere. Der er anmodes om, at de to boligorganisationer tilsammen bidrager med en ramme på 625.000kr. årligt i de fire år. Dvs. 312.500 kr. årligt/pr. boligorganisation i alt 1.250.00 kr./ pr. boligorganisation. Side 9 af 11
Øvrig medfinansiering tilvejebringes ved at stille lokaler til rådighed til kommunale indsatser, samt ved bidrag af samarbejdsstimer v. institutioner i området. se vedlagte budget). På mødet vil projektleder Martin Rosenkreutz Madsen fortælle nærmere og svare på eventuelle spørgsmål Det indstilles til organisationsbestyrelsen at bevillige en ramme på kr. 1.250.000 til den kommende boligsociale indsats i Charlottegården Martin Rosenkreutz Madsen og Anders Hegedorn fra helhedsplanen orienterede om resultaterne af det hidtidige boligsociale arbejde i Charlottekvarteret og om de fremadrettede planer. Bestyrelsen udtalte principiel støtte til fortsættelse af det boligsociale arbejde i Charlottegården. Carsten Pedersen orienterede om at en del af økonomien forventes at komme fra afdelingen. I den nuværende helhedsplan bidrager afdelingen med ca. kr. 800.000. Bestyrelsen bevilligede en ramme på kr. 1,25 mio., men det forventes at afdelingen selv bidrager, og organisationsbestyrelsen forbeholder sig retten til at forholde sig kritisk til den endelige helhedsplan, herunder finansieringen, inden godkendelsen. Bestyrelsen forventer i udgangspunktet ikke, at hele rammen skal anvendes. 4.3 Nybrovænge Ældre afvikling af afdelingsmøde Organisationsbestyrelsen har ved henvendelse til Domea d. 8. september rejst kritik af afviklingen af afdelingsmødet d. 28. maj i Nybrovænge Ældre. Bestyrelsen har modtaget en klage fra en beboer i afdelingen, om at der på budgettet er indeholdt indkøb af møbler, hvilket der ikke blev orienteret om ved budgetfremlægningen, og at der skulle være en aftale mellem afdelingsbestyrelsen og Domea.dks kundechefer om ikke at orientere herom. I mail af 9. september til organisationens formand har Domea.dk redegjort for sit synpunkt på sagen. Det er Domea.dks opfattelse at budgettet er blevet vedtaget på afdelingsmødet efter reglerne herom. Fremgangsmåden har været helt efter Domeas standard for afholdelse af afdelingsmøder. Budgettet og den bagvedlæggende DV-plan er blevet aftalt med bestyrelsen. Budget er blevet sendt ud til beboerne senest en uge før mødets afholdelse. Beboerne har altså haft god tid til at sætte sig ind i sagerne og herunder forberede evt. spørgsmål til konto 116, hvor udgifterne til DV-planen ligger. På selve afdelingsmødet har beboerne ligeledes haft mulighed til at spørge ind til hvad pengene på konto 116 skulle anvendes til. Der var ingen der spurgte ind til dette. Var der blevet spurgt ind til dette, havde Domea.dk selvfølgeligt svaret på det. Domea.dk kan ikke nikke genkendende til, at der skulle være lavet en aftale med afdelingsbestyrelsen om bevidst at holde en udgift hemmeligt for beboerne. Der er intet i vedtægter eller lovgivning, der angiver hvor detaljeret et budget, der skal forelægges for beboerne. Beboeren som har klaget over mødets afvikling, er af Domea.dk blevet orienteret om muligheden for at indbringe sagen for beboer- Side 10 af 11
klagenævnet, men da alle regler er blevet overholdt og præcedens fulgt er Domea.dk ikke i tvivl om at beboerklagenævnet til afvise en sådan klage. Domea.dk kan derfor ikke anbefale, at afdelingsmødet skal gå om, men det er organisationsbestyrelsen, der har den endelige beslutning herom. En anden mulighed for ændring af beslutningen om møbelkøb vil være at indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde om dette emne alene. Der er 3 muligheder for at indkalde til et ekstraordinært møde. Enten indkalder afdelingsbestyrelsen, eller 25% af beboerne eller organisationsbestyrelsen pålægger afdelingsbestyrelsen at gøre dette. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afdelingsmødet i Nybrovænge. Bestyrelsen drøftede sagen, og det blev besluttet, at John Adelsteen tager en snak med afdelingsbestyrelsen, hvorefter der træffes beslutning om der evt. skal holdes et nyt afdelingsmøde om indkøb af møbler. Bestyrelsen gav John Adelsteen bemyndigelse til håndtering af sagen herfra. 5 Mødeplanlægning Der er planlagt følgende organisationsbestyrelsesmøder frem til næste repræsentantskabsmøde Strategidag Lørdag d. 7. november Bestyrelsesmøde Torsdag d. 3. december kl. 17 Bestyrelsesmøde Mandag d. 1. februar kl. 17 Bestyrelsesmøde Tirsdag d. 15. marts kl. 17 Bestyrelsesmøde Torsdag d. 31. marts kl. 17-18 Repræsentantskabsmøde Torsdag d. 31. marts kl. 18 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 6 Eventuelt Bestyrelsen spurgte til muligheden for at have et bestyrelsesskab hos Domea på Oldenburg Alle. Domea finder en løsning herpå. Side 11 af 11