21. juni 2012 i Aarhus 12 16 november 2012 Annonceringsudbud af hotelovernatning 1. Indledning Om KRUt: 23 kommuner/partners fra Danmark, Norge og Sverige er samlet i EU-projektet Interreg IV A KRUt. Projektejer: SMoK. Partnere: Norsk kulturskoleråd og Damusa. Deltagende kommuner: Mölndal Mariestad Kungsbacka Strömstad Göteborg KULMUS Göteborg Angered Göteborg/Härlanda Göteborg/Västra Hisingen Partille Trollhättan Tjörn Nøtterøy Drammen Skien Horten Kongsberg Kristiansand Mandal Larvik Moss Århus Horsens Skanderborg Som led i dette EU-projekt har der tidligere været afholdt konferencer i Norge og Sverige, og i november 2012 - næste konference skal finde sted i Danmark. Det foreløbige program for konferencen fremgår af udbudsbilag 1. Der forventes ca. 165 deltagere i konferencen, og nærværende udbud vedrører hotelovernatning og bespisning for disse ca. 165 deltagere. 029774-0234 000005
2. Ordregiver og kontaktperson Aarhus Kommune gennemfører udbuddet på vegne af deltagerne i EU-projektet Interreg IV A - KRUt. En oversigt over de deltagende kommuner med adresseoplysninger fremgår af udbudsbilag 2. Kontaktpersonen for udbuddet er: Gunnild Bak de Ridder Aarhus Musikskole Vester Alle 3 8000 Aarhus C Mail: gbs@aarhus.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af konference/hotelovernatning. Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte kontaktperson. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende dette udbud skal være skriftlig. Såfremt der er spørgsmål, skal disse stilles skriftligt. 3. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af: 1) Nærværende udbudsbrev 2) Foreløbigt program for konferencen (udbudsbilag 1) 3) Oversigt over ordregivende myndigheder med adresseoplysninger (udbudsbilag 2) 4) Tro og love erklæring vedrørende gæld til det offentlige (udbudsbilag 3) 5) Tilbudsliste (udbudsbilag 4) 4. Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet kan stilles skriftlig til: Gunnild Bak de Ridder Aarhus Musikskole Vester Alle 3 8000 Aarhus C Mail: gbs@aarhus.dk 029774-0234 000005 2/6
Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt og alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive offentliggjort på Aarhus Kommunes hjemmeside. 5. Udbuddets form Udbuddet afholdes som et offentligt udbud. For at komme i betragtning skal tilbudsgiveren have udfyldt og underskrevet en tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. Tro og love erklæringen kan afgives ved udfyldelse af formularen vedlagt som udbudsbilag 3. Ordregiver forbeholder sig ret til at indbyde de 2-3 bedste tilbud til en tilbudspræsentation, hvorefter den endelige tildelingsbeslutning vil blive truffet. Ordregiver forbeholder sig desuden ret til at indgå i forhandlinger med de indbudte tilbudsgivere. 6. Udbuddets genstand 6.1 Værelser og øvrige faciliteter Udbuddet omfatter overnatning for ca. 165 personer i perioden fra mandag den 12. november 2012 til fredag den 16. november 2012. Sengepladserne skal være fordelt på ca. 85 enkeltværelser og 40 dobbeltværelser. Gæsterne tjekker ind mandag den 12. november 2012 ca. i tidsrummet 14.00-15.00, hvorefter gæsterne forlader hotellet til et arrangement på Aarhus Musikskole, jf. foreløbigt program for konferencen (udbudsbilag 1). Gæsterne ankommer til hotellet igen mandag den 12. november 2012 kl. ca. 24.00. Gæsterne tjekker ud fredag den 16. november 2012 efter morgenmaden. Hotellet skal desuden råde over: 1 konferencesal til 165 personer og 5 grupperum til min. 12 personer og 5 grupperum til min. 20 personer eller Hotellet skal ligge inden for en radius på 1 km. fra Aarhus Musikskole (Vester Allé 3, 8000 Aarhus C) Dokumentation for hotellets faciliteter vedlægges tilbuddet. Baggrunden for ønsket om, at hotellet ligger inden for en radius af 1 km. fra Aarhus Musikskole, er, at en del af konferencen i så fald kan finde sted på Musikskolen, der råder over den nødvendige konferencesal og de nødvendige gruppelokaler. Det er et mindstekrav, at hotellet skal være beliggende i en afstand på max 60 km. fra Aarhus Banegård, idet visse af konferencens aktiviteter nødvendigvis skal foregå i Aarhus, og da deltagerne mandag den 12. november 2012 har program indtil kl. 24.00. Konferencedeltagerne findes derfor ikke at kunne bydes en længere transporttid. 029774-0234 000005 3/6
6.2 Bespisning Udbuddet omfatter også bespisning af ca. 165 personer fra tirsdag den 13. november 2012 til fredag den 16. november 2012. Fredag den 16. november 2012 skal der dog alene serveres morgenmad. Bespisningen består af: Morgenmad Formiddagskaffe Frokost Eftermiddagskaffe Aftensmad Til formiddagskaffe skal serveres kaffe/the og frugt. Til eftermiddagskaffe skal serveres kaffe/the og kage. Til aftensmad skal serveres 2 retter eller buffet. Postevand forventes inkluderet i prisen, hvorimod andre drikkevarer er for deltagernes egen regning. Den tilbudte menu forventes beskrevet i tilbuddet. Det er desuden et ønske, at frokost, frugt (formiddagskaffe) og kage (eftermiddagskaffe) kan tages med fra hotellet, hvis dette ligger i gåafstand fra Aarhus Musikskole (i en afstand på max 1 km., jf. nærmere ovenfor). Hvis dette ønske kan efterkommes, skal der således ikke serveres kaffe/the, men alene frugt og kage til formiddags-/eftermiddagskaffe. Kan frugt og kage derimod alene serveres på hotellet, omfatter formiddags-/eftermiddagskaffen også kaffe og the. 7. Fakturering Hotellet skal faktureres til de deltagende kommuner. Der bliver tale om i alt 15 fakturaer; 3 til Danmark, 1 til Norge og 12 til Sverige (jf. udbudsbilag 2). Faktureringen sker efter det antal personer, der har deltaget fra hver enkelt kommune. Deltagerantallet fra hver enkelt kommune vil være forskelligt. Fakturering vil ske i samarbejde med projektets økonom, der vil opgøre faktureringen pr. kommune. Momsen skal desuden fremgå særskilt. Personer, der måtte ønske enkeltværelse, betaler selv denne prisforskel direkte til hotellet ved afrejse. Det er hotellets eget ansvar, at opkræve denne difference. 8. Tilbudsvurderingen Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet ud fra følgende underkriterier: Pris 50% Kvalitet 30% Beliggenhed 20% 8.1 Følgende elementer vil indgå i vurderingen af prisen 029774-0234 000005 4/6
Prisen skal afgives ved udfyldelse af tilbudslisten, der er vedlagt som udbudsbilag 4. Prisen vurderes på baggrund af den tilbudte samlede pris, der tilbydes i tilbudslisten samt på baggrund af de tilbudte afbestillingsregler (felterne der er farvet gule). Alle tilbudslistens felter skal udfyldes. Dog udfyldes feltet "grupperum" og "konferencerum" ikke nødvendigvis, hvis hotellet er beliggende inden for en radius af 1 km. fra Aarhus Musikskole. Prisen for overnatning skal beregnes pr. person i dobbeltværelse, og merprisen pr. person for overnatning i enkeltværelse ønskes oplyst. Der forventes maksimalt afbestilling fra 5-10% af deltagerne. 8.2 Følgende elementer vil indgå i vurderingen af kvaliteten Ved vurderingen af kvaliteten vil der blive lagt vægt på: Den tilbudte menu til samtlige måltider Restaurantfaciliteterne, herunder et café-/barområde som gæsterne kan opholde sig i om aftenen Værelsesfaciliteter 8.3 Følgende elementer vil indgå i vurderingen af beliggenheden Ved vurderingen af beliggenheden vil der blive lagt vægt på afstanden til Aarhus Musikskole, Vester Allé 3, 8000 Aarhus C, således at jo kortere afstand der er til Musikskolen, jo bedre vurderes tilbuddet. 9. Krav til tilbuddets indhold For at afgive et konditionsmæssigt tilbud, skal tilbuddet indeholde: Udfyldt og underskreven tro og love erklæring (udbudsbilag 3) Udfyldt tilbudsliste Beskrivelse af hotellets faciliteter, herunder antal værelser, værelsesfaciliteter, beskrivelse af konferencesale, grupperum, restaurant og cafe/barområde Beskrivelse af beliggenhed Beskrivelse af tilbudt menu Beskrivelse af muligheden for at tage frokost samt frugt og kage med fra hotellet 10. Aflevering af tilbud Tilbud skal fremsendes i 2 eksemplarer. Et eksemplar sendes som papireksemplar og et eksemplar sendes på USB eller CD-rom til: Aarhus Musikskole Att.: Gunnild Bak de Ridder Vester Allé 3 8000 Aarhus C 029774-0234 000005 5/6
Fristen for aflevering af tilbud er fredag den 6. juli 2012, kl. 12.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 30 dage fra fristen for modtagelse af tilbud. Kontrakt med den vindende tilbudsgiver forventes indgået medio juli 2012. 029774-0234 000005 6/6