Den 27. januar 2015 - Nuuk
Hvad er stamdata? Der skal laves en meget tydelig beskrivelse af stamdata, således ingen er i tvivl om hvad det indeholder / indebærer for det fremtidige arbejde, og vi skal have fokus på hvem der er ansvarlig på opdatering af stamdata Hovedtabeller Centrale lokale enheder personlige -> definer præcist hvad hver enkelt indeholder Eksempler: Debitorer (borgere/virksomheder) Kreditorer (borgere/virksomheder) Ydelseskartoteker Samling af alle de ydelser der eksisterer i Grønland (penge ind - penge ud). Kan der overhovedet etableres fælles kartotek. Det er påkrævet, at alle parter sætter sig ned og beslutter, om det er muligt at gennemføre dannelsen af fælles ydelseskartotek, herunder hvordan man sikre brugen af det, og hvordan man sikre at alle følger reglerne. GLN.nr Anlæg B-nummer Flere?
CPR GER ESKAT GAB (Global adress book) Roller / adgange Juridisk / faglig opdeling Debitor Kreditor Medarbejder Kommunikation EG A/S 3
Debitor Debitorgrupper (Dødsboer) Der ønskes både centrale og lokale debitorgrupper Samlekonti (afstemning) Det skal være muligt at afstemme på samlekonti Skabelon for korrekt oprettelse Der skal udarbejdes skabelon til oprettelse af debitorer hjælp til selvhjælp og mulighed for kontrol af data -- der kan laves både lokale og centrale skabeloner Minimumskrav til informationer (udover navn/adresse) Der skal defineres hvilke informationer oprettelse af debitorer som minimum skal indeholde informationer lægges i skabelon Øvrige debitorer / Engangsdebitorer (ikke CPR eller GER) Oprettes lokalt evt. vha. fiktiv cpr-nummer. Øvrige debitorer oprettes også via skabelon En bankkonto pr. debitor (fælles) Der kan være behov for flere bankkonti, men målet er, at der kun er en konto pr. debitor Meddebitorer (lovgivning) abonnement via den globale adressebog (GAB) hvor relevante relationer etableres Debitor = Kreditor Oprettes en debitor vil vedkommende automatisk eksistere som kreditor Rettigheder på tværs af afdelinger/forvaltninger/departementer m.m. (f.eks. vedr. dokumenter og notater på debitoren og selvfølgelig på selve debitorposterne) Rettigheder defineres på tværs af afdelinger (roller) Kontoudtog (fælles setup) Grundinformationer hentes centralt udtog dannes lokalt Debitorfaktura (manuel tekstfaktura fælles setup) som kontoudtog Nets/PBS alle gældende aftaler med tilhørende debitorgrupper Alle aftaler fortsætter uændret Inkassosager, udlæg, afdragsordninger, løntræk og fordringshaver Der skal afklares (bl.a. lovmæssigt) hvad der kan lægges ind i et stambillede på en borger. Adgang til informationer styres via roller. Øvrige? BP-plus (betalingsservice) kan automatisk bogføres på riftskonto EG A/S 4
Kreditor Kreditorgrupper Der ønskes både centrale og lokale kreditorgrupper Samlekonti (afstemning) Ja, der skal være mulighed for at afstemme på samlekonti Skabelon for korrekt oprettelse Enighed om at der benyttes skabelon hjælp til selvhjælp og mulighed for kontrol af data -- der kan laves både lokale og centrale skabeloner Workflow ved kreditorbogføring (Roller og rettigheder i dette godkendelse flow) Dette flow er ikke identisk i kommuner (værktøjskassen er den samme) målet er at der oprettes fælles workflow, og herunder kan man tilpasse lokal Workflow/Godkendelse ved oprettelse af kreditorer (udbetalingsoplysninger) Målet er at kreditor findes i GER. Godkendelses flow etableres og kontrol kobles på oprettelsen af kreditor. Hvis IRIS benyttes, skal workflow tilpasses dette Minimumskrav til informationer (udover navn/adresse) Der skal defineres hvilke informationer oprettelse af kreditor som minimum skal indeholde informationer lægges i skabelon Øvrige kreditorer som ikke er et GER.nr (udenlandske?) skyggekartotek for disse kreditorer. (først GERnummer, dernæst CVR-nummer og hvis ingen af disse eksisterer benyttes skyggekartotek kontrolfunktion skal etableres, og skyggekartotek skal oprettes via skabelon indeholdende minimumskriterier for oprettelse Kreditor = Debitor (GER.nr) Ja (hvis lovmæssigt ok at oprette debitor uden transaktioner) afstem med revision. GLN-register (EAN = GLN = DUNS) Udbetalingsspecifikation til jeres kreditorer Grundinformationer hentes centralt specifikation dannes lokalt. Det skal undersøges hvad der lovmæssigt er belæg for Fælleskrav vedr. modtagelse af faktura fra jeres leverandører? Hvad siger Mindstekravsbekendtgørelse - fælleskrav et ønske hos alle Valutastyring Er primært et ønske hos kommuner. Selvstyret har ikke behov for dette. Bør lægges ind som abonnementsordning Øvrige? Konkursbehandling -- Information fødes i GER/CVR videre til GAB videre ud i alle enheder Kreditmax -- Kreditmax opdateres i hver enkelt enhed, eventuelt på flere niveauer. Kreditmax er ikke et område der sorterer under stamdata Generelt bør lovmæssige forhold kontrolleres grundigt!!!! EG A/S 5
CPR/GER-nummer (CVR?) Lovgivning adgang til data Hvor tit skal der ske opdatering Skal alle CPR/GER oprettes med det samme eller kun oprettes ved behov, eller hvordan kunne disse opdateringer sættes op (kommune og selvstyret). Abonnementsordning? Oprettelse sker kun når det resulterer i en transaktion i AX og det sker via abonnementsordning Kun opdatering i hovedregisteret (GAB) vedr. adresseændring, navne, dødsfald og ejerskab m.m. Øvrige? Ja CPR opdateres når person er død, og her kan adresse ændres til bo-bestyres adresse. Stamdata skal opdateres korrekt med oplysning om død, konkurs, udvandring m.m. og skal flyde fra CPR GER/CVR GAB kommuner/selvstyre EG A/S 6
Kartoteker og øvrige registre (Winformatik/XAL) Hvilken information er stamdata (omfanget) Biler/Køretøjer/Automater/Stempel Ejendomsregister/B-nummer Boliger/Lån Godsregistrering/Skatteyderregisteret/Arbejdsgiverregisteret Radiolicenser m.m. Afregninger til de forskellige fordringshaver med hensyn til saldi Ovenstående styring må være informationsdrevet Øvrige? Kartotek over hvilke registre der eksisterer skal udarbejdes. Kartotek skal bl.a. indeholde oplysning om hvem der ejer, og hvem der vedligeholder registre. EG A/S 7
Ydelsesregister/Arter/Opkrævningstyper Generelt enighed om at der skal kigges på fælles ydelsesregister Styring og tildeling (fælles eller særskilt) Grupper og typer Opkrævningsinterval Rykkerforløb Renteberegning Renteberegning skal eksistere som valgfri mulighed i AX, således den enkelte enhed (kommune/selvstyre) vælger om renteberegning skal benyttes eller ej. Renteberegning skal kunne foretages helt ned på afdelingsniveau. Hver enhed sin rentesats. Det skal afklares, hvad der rent lovmæssigt er belæg for Afskrivninger (automatisk?) Optagelse i balancen Forventet tab på debitorer Udligningsrækkefølge Øvrige? Gebyr Der skal være mulighed for at lægge gebyr/afgift på fordring/rykker Fælles her lægges overordnet definition på den enkelte ydelse (art) Regnskabsniveau her lægges fælles pris hvis der eksisterer (decentral) Enhed her kan den enkelte enhed notere deres specifikke pris på ydelse (dimension) EG A/S 8
Kontoplan Budgetsamarbejdsaftale: Fælles kontoplan skal udarbejdes der er politisk godkendt Artskonti (FL/Bevilling) Dimensioner Status/Balancen (Dimensionsniveau) benyttes både i selvstyre og kommuner Lovgivning, regelsæt Kontoplan definer og iværksæt kontroller Registrantbogføring CPR/GER Debitor/Finans (Sagsbehandlingsmoduler) Informationsniveau/Rapporteringsniveau/Ledelsestilsyn Styring/Opdatering/Tildeling Organisationsændringer/Ressortændringer transaktioner flyttes ikke, rapporteringsmæssigt vises transaktioner under nyt område Øvrige? Det skal undersøges præcist hvad filen fra Grønlandsbanken indeholder. Informationer kan muligvis benyttes ved manglende oplysninger fra betaler EG A/S 9
To-be billede af systemlandskab