Notat Til: Børne- og Undervisningsudvalget Kopi til: Fra: Arbejdsgruppen Supplerende overvejelser om udbudsform for Pilehaveskolens elevbefordring I tilknytning til rapporten om evaluering af elevbefordringen indeholder dette notat supplerende overvejelser omkring det kommende udbud af elevbefordringen ved Pilehaveskolen. 07.08.13 Sags id: 10/5842 Kontaktperson: Henrik Egedorf E-mail: heege@assens.dk Dir. tlf.: 64747394 Arbejdsgruppen har i samarbejde med Pilehaveskolen søgt at klarlægge den eksisterende befordringsordning og fordele og ulemper ved den, i forhold til udbud via FynBus/Flextrafik. Den nuværende kontrakt med Haarby taxa løber fra 1. august 2010 til 31. juli 2014, med mulighed for forlængelse i 2x12 måneder. Formålet med dette notat er at belyse mulige scenarier og konsekvenserne heraf. Principielt kan der tænkes mange løsningsmodeller, men to hovedscenarier tegner sig som de mest nærliggende løsninger. Scenarie 1 er videreførelse af den nuværende befordringsordning, hvor budget og daglig administration er placeret ved Pilehaveskolen. Scenarie 2 er at elevbefordringen ved Pilehaveskolen udbydes i et stort samlet udbud via FynBus/Flextrafik, og budget og daglig administration placeres i forvaltningen sammen med befordringen til eksterne specialskoler mm. Der kan tænkes mange varianter af begge scenarier sådan set kunne budget og administration flyttes til forvaltningen selvom udbuddet afholdes separat det giver bare ikke umiddelbart mening, da det besværliggør administrationen.
Scenen sættes: Hvad er fakta? Hvem kører hvem? Pilehaveskolen har omkring 85 elever, hvoraf 6-7 stykker er selvbefordrende, og 78-79 elever bringes til og fra skole hver dag med taxabus. Disse elever bor i gennemsnit ca. 20 km fra skolen. Elevbefordringen ved Pilehaveskolen varetages i perioden 2010 til 2014 af Haarby Taxa og Turistfart, der vandt det seneste udbud - som Fællesindkøb Fyn stod for. En del af elevbefordringen varetager Pilehaveskolen selv med tre busser og en bil. Specialskoler har hidtil fået afgiftsfritagelse ved indkøb af busser, men Skat har ændret praksis, så nye busser vil skulle anskaffes til fuld pris. Skolen har to fleksjobbere, en elev og en teknisk serviceleder, som deltager i elevbefordringen. Hvem betaler, og hvad koster det? Budgettet er fra sommeren 2012 placeret entydigt på Pilehaveskolen. Før da var budgettet delt mellem Pilehaveskolen og en konto i forvaltningen, som dækkede SFO-befordring. Pilehaveskolen afholder nu alle udgifter, og modtager mellemkommunal refusion for elever med anden betalingskommune. Derudover faktureres en del af befordringen af elever bosiddende i Faaborg-Midtfyn Kommune direkte til hjemkommunen. Den samlede omkostning løb i 2012 op i 3,8 mio. kr. En sammenligning af udgifter ved Pilehaveskolen og befordringen til eksterne specialskoler viser, at Pilehaveskolen er en anelse billige. Forskellen er meget lille, og der er forskelle i datagrundlaget, som giver en skævhed i Pilehaveskolens favør (for eksterne specialskoler er fraværsdage ikke medtaget i nævneren). Serviceniveau Serviceniveauet er ikke et parameter i overvejelserne, da det foreslås, at der fremover er samme servicedeklaration for Pilehaveskolen og eksterne specialskoler. Side 2 af 7
Placering af administrationsopgaven I den nuværende ordning er administrationen delt mellem Pilehaveskolen og forvaltningen, idet forvaltningen varetager følgende opgaver: Forvaltningen står for udbud, med inddragelse af Pilehaveskolen Forvaltningen administrerer statsrefusion efter 41 Forvaltningen varetager mellemkommunal opkrævning Pilehaveskolen varetager disse opgaver: Daglige ændringer af befordringen Fakturabetaling Såfremt Pilehaveskolen udbydes i et samlet udbud med øvrige elever vil der være forenkling og rationalisering i, at der skal afholdes ét udbud og ikke to der skal kun kommunikeres med én leverandør (Fyn- Bus/Flextrafik) omkring den løbende fakturering der vil komme en samlet kvartalsopkrævning. Forvaltningen vil få lettere ved at varetage mellemkommunal opkrævning og statsrefusion Daglige ændringer af befordringen kan formidles fra én funktion til én leverandør. Bedre dokumentation og lettere opfølgning. Det forudsættes, at budgetansvaret følger administrationsopgaven. Pilehaveskolens egne busser Uanset valget af udbudsform vil Pilehaveskolen kunne fortsætte med at varetage en del af elevbefordringen i egne busser. FynBus/Flextrafik anbefaler, at skolen ikke har egne busser, men rekvirerer busser efter behov. I den nuværende situation, hvor skolen har et antal busser, vurderes det dog, at det ikke vil kunne svare sig at afskaffe dem på grund af eksisterende leasingkontrakter/mulighed for at afhænde rentabelt. Såfremt Pilehaveskolen bibeholder egne busser, anbefaler Fyn- Bus/Flextrafik endvidere, at Pilehaveskolens befordring afgrænses til et geografisk område. Side 3 af 7
Det foreslås, uanset valget af udbudsform, at Pilehaveskolen afgrænser befordringen med egne busser til helt klart afgrænsede geografiske områder, hvilket sikrer, at vognmændene ved, hvilken opgave de byder på. Dette vil sikre det bedste udbudsresultat. Omkostninger til vognmænd Flextrafik vil gerne prøve at lave en simulering af ruter for Pilehaveskolen, men peger på to dilemmaer: FynBus/Flextrafik kan godt nå frem til en cirkapris på befordringen, men det kan kun være et skøn, da det er vognmændenes bud på den konkrete opgave, der bliver afgørende. De nuværende vognmandspriser på Pilehaveskolen kan sammenlignes med en beregnet pris fra FynBus/Flextrafik, men igen: Det er vognmændenes bud på den konkrete opgave, der bliver afgørende. Der er altså ikke mulighed for at lave prissammenligninger 1. Der indgår mange parametre i gennemførelse af et udbud og i vognmændenes bud på den udbudte kørsel. Der er sket markedsændringer, og det er vores vurdering, at det vil betyde en forskydning af prisniveauet ved et nyt udbud. Herudover har arbejdsgruppen en hypotese om, at der alt andet lige bør kunne opnås lavere omkostninger pr. elev på Pilehaveskolen, som følge af, at det er et meget større center: 78 elever køres til og fra samme adresse morgen og eftermiddag hvor befordringen til Odense-skolerne omfatter 50 børn fordelt på 7 adresser. Der er mulighed for at sikre langt flere elever i busserne, og dermed lavere omkostninger. Befordring til Pilehaveskolen skal være billigere end til odenseskolerne, hvor eleverne ud fra den gældende servicedeklaration ikke må dele bil til flere destinationer. Når der kun er 1 elev på Lumby, så køres eleven solo hver vej hver dag. 1 Flextrafik har pga. andre opgaver ikke mulighed for at lave simuleringen før september måned (Odense Kommune har lagt al befordring ind til Flextrafik) Side 4 af 7
Forældretilfredshed og -samarbejde Pilehaveskolen er rigtig glad for samarbejdet med Haarby Taxa, idet man oplever, at forældre og elever er tilfredse med tilbuddet. Det afspejler sig også i den gennemførte spørgeskemaundersøgelse. Omvendt er der kommet nogle kritiske kommentarer til Fyn- Bus/Flextrafik, hvor forældre synes, at der er for stor udskiftning i chaufførerne. FynBus/Flextrafik har her et indsatsområde med fast chauffør. Arbejdsgruppen har sikret præciseringen af fast chauffør i den foreslåede kvalitetsstandard, og er i dialog med FynBus/Flextrafik om indsatsområdet. Kontrol, opfølgning og gennemskuelighed Der er meget stor forskel på dokumentationen af befordringen fra FynBus/Flextrafik og fra Pilehaveskolen. FynBus/Flextrafik har leveret et udtræk over samtlige kørte ture i 2012, hvor hver enkelt faktisk kørt taxatur fremgår med fra- og tiladresser og kørte km. Fra Pilehaveskolen er modtaget et regneark med alle elevers adresser og start- og stopdatoer for befordringen, og oplysninger om faste variationer i kørslen, fx mor kører morgen, hver anden fredag, og dette er via brøker omregnet til et årligt antal ture. Når FynBus/Flextrafik afregner med vognmændene, sker det på baggrund af FynBus/Flextrafiks faktiske daglige bestillinger af ture, og vi har fuld gennemsigtighed i forhold til den gennemførte befordring, når der fremsendes udtræk over befordringen. På Pilehaveskolen derimod modtager skolen månedsfakturaer fra vognmanden, som det i praksis er umuligt at verificere. Det er ikke med de nuværende registreringer muligt at opgøre, hvor meget der køres på de enkelte ruter, og hvor meget der afviger fra det faste kørselsmønster. At noget af kørslen faktureres til Faaborg-Midtfyn Kommune bidrager ikke til gennemskueligheden. Side 5 af 7
Indstilling Det er arbejdsgruppens overbevisning, at elevbefordringen ved Pilehaveskolen - i et fælles udbud med andre befordringsområder via FynBus/Flextrafik - kan løses med lavere samlede omkostninger til administration og vognmænd end det sker nu. Bruttobesparelsen vil blive reduceret af faldende refusionsindtægter fra staten og fra andre kommuner. Samling af befordringen ved FynBus/Flextrafik giver en række fordele, som må vurderes op mod den udtrykte høje tilfredshed med befordringen ved Pilehaveskolen: Forenkling af udbudsprocessen, evaluering, opfølgning, fakturering, kontrol Enklere daglig administration Forventeligt lavere priser end Pilehaveskolen alene kan opnå Forventeligt afsmittende virkning på priserne i det samlede udbud, idet volumen bliver dobbelt så stort. Arbejdsgruppen indstiller en af nedenstående muligheder i prioriteret rækkefølge, 1) at optionen i den nuværende befordringskontrakt udnyttes, og kontrakten forlænges med 1 år + 1 år. Det betyder, at Pilehaveskolen først medtages i fællesudbud i 2016 via FynBus/Flextrafik. Skolen varetager fortsat den daglige koordinering af befordringen. Budgettet til afholdelse af udgifter i forbindelse med vognmandskontrakt overføres til central forvaltning. Budget til drift af egne busser til skolebefordring er fortsat placeret decentralt, indtil udfasning pr. 1. august 2016. 2) at Pilehaveskolen indgår i et samlet udbud via FynBus/ Flextrafik, og at opgaverne omkring elevbefordringen fremover løses i sammenhæng med den øvrige befordring. Omkring Pilehaveskolens egne busser indstiller arbejdsgruppen endvidere, at Pilehaveskolen i udbudsperioden 2014-2016 foretager en Side 6 af 7
fast afgrænsning af egen elevbefordring, og at ordningen vedr. elevbefordring med egne busser derefter ophører fra 1. august 2016. Budgettet til afholdelse af udgifter i forbindelse med befordring via FynBus/Flextrafik overføres til central forvaltning. Budget til drift af egne busser til skolebefordring er fortsat placeret decentralt, indtil udfasning pr. 1. august 2016. Arbejdsgruppen, 28. august 2013. Side 7 af 7