Billund Boligforening - Bestyrelsesmøde Mødetid: Torsdag den 25. juni 2015 kl. 16.00 Af hensyn til mødedeltagernes planlægning tilstræbes det, at bestyrelsesmødet max. varer 2½ time, hvorefter der serveres lidt mad. Mødested: Mødedeltagere: Kontoret, Tværvej 3, Billund Jørgen Bjerg Sørensen Klaus Nielsen Tonny Bodilssøn JBS KN TB Afbud: Eva Kristensen EK Villy Gasbjerg VG Desuden deltog fra administrationen: Oversigt over sagsnr. Per Nielsen Dorte Radik Niels Klausen PN DOR NKL 1. Godkendelse af referat fra mødet den 15. april 2015 2. Konstituering i bestyrelsen 3. Inhabilitet/særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen 4. Budget for hovedforeningen for 2016, herunder forretningsgange og målsætninger for udarbejdelse af budgetter 5. Opfølgning på generalforsamlingen den 29. april 2015 6. Status på nybyggerier og renoveringsprojekter (Lukket punkt) 7. Ejerforeningen Kastaniegården (afdeling 27) 8. Ejerforeningen Center syd 2 (afdeling 25) 9. Stemmeret til generalforsamlingen i Billund Varmeværk. 10. Nyt fra administrationen 11. Nyt fra afdelingerne 12. Landsbyggefonden orienterer 13. BL informerer
Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 15. april 2015 Referatet fra bestyrelsesmøde den 15. april 2015 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Godkendt og underskrevet. 2. Konstituering i bestyrelsen Konstituering I henhold til forretningsorden for bestyrelsen for 4, stk. 1. skal bestyrelsen på første ordinære bestyrelsesmøde efter den årlige generalforsamling vælge en næstformand af sin egen kreds. Klaus Nielsen er p.t. næstformand i Boligforeningen. Konstituering foretages på mødet. Eva Kristensen blev valgt til næstformand. 2
3. Inhabilitet/særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen Bestyrelsen har tidligere godkendt forretningsgang vedrørende inhabilitet der skal sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer er gjort bekendt med de i loven fastsatte regler, samt at bestyrelsen kan dokumentere, at den har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til indberetningspligt m.v. I forbindelse med indtræden i bestyrelsen oplyser hver enkelt bestyrelsesmedlem om man eller nære familiemedlemmer er inhabil eller kan blive inhabil i sager der behandles i bestyrelsen. For at sikre, at der sker en ajourføring af oplysningerne vil punktet om inhabilitet blive behandlet 1 gang om året i forbindelse med konstitueringen i bestyrelsen. Såfremt der er forhold der kan bringe det enkelte bestyrelsesmedlem i en situation hvor man bliver inhabil skal det oplyses. Såfremt der er ændrede forhold til tidligere bedes dette oplyst på mødet. Der er mulighed for at få tilsendt de tidligere godkendte skemaer samt infoskrivelse om inhabilitet hvis det ønskes. Eventuel inhabilitet oplyses på bestyrelsesmødet eller i forbindelse med behandling af sager i regi af boligforeningen. Bestyrelsesmedlemmerne tilkendegav at der ingen ændringer eller tilføjelsewr er til tidligere afgivne oplysninger. 4. Budget for hovedforeningen for 2016, herunder forretningsgange og målsætninger for udarbejdelse af budgetter Forslag til budget for hovedforeningen 2016, herunder forslag til administrationsbidrag. Budgettet vil blive gennemgået i hovedtræk på bestyrelsesmødet. 3
Budgetforudsætninger og budgetprocedurer i forbindelse med udarbejdelse af budgetter I forbindelse med udarbejdelse af budget for hovedforeningen samt budget for afdelingen vil administrationen redegøre for den planlagte forretningsgang på området. Bestyrelsen skal godkende budgettet for hovedforeningen, hvorimod afdelingsbudgetterne godkendes på de kommende beboermøder. For at opnå optimale resultater er det nødvendigt, at der er målsætninger og forretningsgange og disse kan defineres således: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Boligforeningen ønsker, at Boligforeningens og afdelingens driftsbudget er realistiske. Det skal tilstræbes, at der er tilstrækkelige midler i boligafdelingerne til kommende års nødvendige og planlagte vedligeholdelsesarbejder. En jævn huslejeudvikling skal tilstræbes. Det er formålet, at sikre en struktureret budgetprocedure for både Boligforeningens og afdelingens budget, hvor afdelingsbestyrelsens og beboernes indflydelse på deres respektive budgetter skal sikres. Det er endvidere formålet at sikre en struktureret regnskabsprocedure med definerede tidsfrister og krav mellem de forskellige parter, som er involveret i regnskabsproceduren. Formålet med forretningsgange på budgetområdet er bl.a.: - At sikre en struktureret budgetprocedure med definerede tidsfrister mellem forskellige dele af organisationen - At sikre afdelingsbestyrelsen den krævede/ønskede indflydelse på udarbejdelsen af budgettet - At give beboerne indblik i og overblik over budgettet og dermed give en reel mulighed for indflydelse. 4
- At sikre at de nødvendige informationer mellem parterne i budgetproceduren bliver udvekslet, så arbejdet omkring budgettet kan udføres med et minimum af spildtid og derigennem frigøre ressourcer til andre opgaver. Det indstilles at administrationsbidraget for 2016 godkendes at budget for hovedforeningen 2016 godkendes at forretningsgange og målsætninger for udarbejdelse af budgetter godkendes Indstillingen blev godkendt. 5. Opfølgning på generalforsamlingen den 29. april 2015 I lighed med tidligere år foretages der en kort evaluering af generalforsamlingen. Emnet drøftes på mødet. Der er tilfredshed med afviklingen af generalforsamlingen. Ros til administrationen for forberedelse og afvikling af mødet. 6. Status på nybyggerier og renoveringsprojekter (Lukket punkt) 5
7. Ejerforeningen Kastaniegården (afdeling 27) Der har været afholdt bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Kastanjegården den 11. juni 2015. På mødet blev følgende punkter drøftet intenst: 1. Parkeringsforhold jfr. vedtægterne 2. Skiltning jfr. ejerforeningens vedtægter og Billund Kommunes skilteregulativ. Ad 1. Vedtægterne foreskriver jfr. 2.3 stk. 3. Udearealerne, som tilhører ejendommen, er undergivet fælles brugsret. Det er dog aftalt, at ejerlejlighed 2 (Cafe og restaurant) og 3 (Billund Boligforenings boliger) har ret til et opholdsareal og minimum 23 p-pladser som angivet på vedlagte situationsplan af 29. oktober 2012. >Der er tale om, vederlagsfri ret til arealerne. Ejerne af ejerlejlighed 2 og 3 er berettiget til at etablere tidsbegrænset parkering på arealerne, ligesom ejerne af ejerlejlighed 2 og 3 er berettiget til at lade et privat firma overvåge tidsbegrænsningen. På et møde i Ejerforeningen dateret den 6. november 2014 (referat vedlagt) blev parkeringsforholdene drøftet og man var enige om, at 20 parkeringspladser var forbeholdt ejerlejlighed 3 (Billund Boligforenings boliger ) og 3 pladser var forbeholdt ejerlejlighed 2 (Cafe og restaurant) jfr. vedtægternes punkt 2.3. Fortolkningen var understøttet af den daværende ejer Claus Junge, Junge Byg. Den nuværende ejer Finn Ebbe Jakobsen som deltog i mødet havde ikke på mødet indsigelser omkring fortolkningen. Beboerne ønskede efterfølgende opsat individuel skiltning til sikring af deres parkeringsrettighed. Disse skilte er p.t. nedtaget, da administrationen er blevet kontaktet af ejer Finn Ebbe Jakobsen, som mener opsætningen er i strid med vedtægterne. På mødet den 11. juni (se vedlagte referat) blev bestyrelsen og administrationen dog enige om en midlertidig løsning af parkeringsproblemet. Der opsættes 3 timers parkering uden håndhævelse, for at signalere til andre, end de erhvervsdrivende og beboerne, som ikke har ærinde til bebyggelsen at de ikke kan parkere i længere tid på pladsen. Formanden for bestyrelsen Tonny Bodilssøn og administrationen tog dog forbehold for ejer Finn Ebbe Jakobsen tolkning af vedtægterne. 6
7 i lokalplanen foreskriver at der skal anlægges 1 parkeringsplads pr. bolig og 1 parkeringsplads pr. 33 1/3 m2 etageareal til grillbarer, restauranter og lignende. Ad 2. Ejerlejlighed 2 (Cafe og restaurant) har fremsendt ønsker til ejer Finn Ebbe Jakobsen og dermed Ejerforeningen omkring skiltning på facader og fællesarealerne. (ønskerne til skiltningen er vedlagt som Bilag 1 til 5). Ejerforeningens vedtægter punkt. 9.4 foreskriver at Ejerlejlighed 1 (Rema 1000) og ejerlejlighed 2 (Cafe og restaurant) har ret til at foretage sædvanlig skiltning i forbindelse med driften af forretningerne, herunder opsætning af skiltepylon og henvisningsskilte. Lokalplanens 8 foreskriver om skiltning, belysning og inventar at dette skal være i overensstemmelse med Designmanuslen for Billund Bymidte. Ad 1. Der ønskes en drøftelse omkring tolkningen af vedtægternes punkt 2.3 stk. 3 med henblik på fremtiden, hvis den midlertidige løsning giver problemer for Billund Boligforenings beboere. Ad 2. Der ønskes en drøftelse omkring skiltningen og skiltetyper såfremt designmanualen for Billund Kommune tillader ejerlejlighed 2 (Cafe og restaurant) den ønskede skiltning. Ejer Finn Ebbe Jakobsen lever af at leje ud til erhvervsdrivende, og får derfor et pres fra de erhvervsdrivende i forhold til eksponering af deres markedsområder, hvorved ejers fokusområde er de erhvervsdrivende og ikke Billund Boligforenings beboere. Ad 1. Bestyrelsen tolker vedtægternes punkt 2.3 stk. 3 således at Billund Boligforenings boliger (ejerlejlighed 3) har ret til 20 parkeringspladser, hvilket også betyder at Billund Boligforenings kan markere pladserne som tilhørende beboerne. Ejerlejlighed 2 (Cafe og restaurant) har ret til 3 pladser, som de ligeledes kan markere. Der er ikke tale om en ny fortolkningen, da forståelsen af vedtægtens fra starten har været understøttet af den daværende ejer Claus Junge, Junge Byg. Bestyrelsen fastholder på den baggrund fortolkningen. Ad 2. Bestyrelsen præciserer at Ejerforeningens vedtægter skal overholdes. Vedtægtens 7
punkt. 9.3 betyder, at der ikke kan opsættes skilte, reklamer m.m. uden at ejerforeningens bestyrelse har givet skriftligt samtykke. Skiltningen skal overholde offentlige forskrifter, ligesom medlemmet efter begæring fra bestyrelsen skal fremlægge offentlig tilladelse til skiltningen. 8. Ejerforeningen Center syd 2 (afdeling 25) Der har den 11. juni 2015 været afholdt ekstraordinært møde med Ejerlejlighed 3 og 4 repræsenteret af ejer Morten Popp omkring parkeringsforhold ved Ejerforeningen center Syd. Ejerlejlighed 1 (Sportsmaster) og Ejerlejlighed 2 (Sydbank) gav ikke fremmøde. Baggrunden for mødet var at ejerne var påbegyndt en opmærkning af parkeringsarealerne. På mødet blev følgende punkt derfor drøftet: 1. Parkeringsforhold jfr. vedtægterne Jfr. tillæg til vedtægterne for ejerforeningen Center Syd af 6. juni 2009 er følgende fordeling af parkeringspladserne godkendt: Ejerlejlighed nr. 1 Sportsmaster 2 p-pladser Ejerlejlighed nr. 2 Sydbank 8 p-pladser Ejerlejlighed nr. 3 Center Syd, Billund 4 p-pladser Ejerlejlighed nr. 4 Center Syd, Billund 4 p-pladser Ejerlejlighed nr. 5 Billund boligforening 0 p-pladser Eventuel opmærkning af parkeringspladser foretages på foranledning af den enkelte ejerlejlighed, for egen regning. Parkeringspladserne skal ligge i nærheden af egen ejerlejlighed. Der er 49 p-pladser i alt. Grundet Lego-byggeriet er der et stort pres på parkeringsmulighederne i Billund bymidte. Ejerlejlighed 3 og 4 ved Morten Popp har derfor fremsendt ønske om en fast fordeling af parkeringspladserne, hvilket er begrundet i, at han nemmere vil kunne leje sine erhvervslejemål ud, hvis det er med tilhørende parkeringsmulighed. Han har således fremsendt følgende forslag: Ejerlejlighed Lejer Ny Ejerlejlighed nr. 1 Sportsmaster 8 p-pladser Ejerlejlighed nr. 2 Sydbank 1 8 p-pladser 8
Ejerlejlighed nr. 3 Sydbank 2 8 p-pladser Ejerlejlighed nr. 3 Frisør Lyne 5 Ejerlejlighed nr. 3 Ejendomsmægler Estate 5 p-pladser Ejerlejlighed nr. 5 Billund boligforening 13+2 p-pladser Ialt 49 p-pladser *Ejerlejlighed 3 og 4 er slået sammen. Sportsmaster har tilkendegivet at der ikke var behov for at have 8 parkeringspladser, men at man efter nærmere omtanke gerne vil sætte sig på den som et aktiv i en handels situation. Administrationen har foreslået at man følger vedtægterne, hvilket betyder, at der må mærkes 2 pladser op til Sportsmaster og 16 pladser til Sydbank 1 og 2. For at tilgodese handlen og beboerne (gæsteparkering med mere) har administrationen foreslået ejerforeningerne at der som forsøg opsættes 3 timers parkering med håndhævelse på alle hverdage, således at de erhvervsdrivende (ejerlejlighederne) og beboerne er undtaget. Det betyder, at parkeringspladserne kan bruges i 3 timer af kunder, gæster eller andre der er i midtbyen. Samtidig begrænses langtidsparkering som foretages af håndværkere og folk der er på ferie. Etableringen er forholdsvis enke, da der kun er et skilt, der skal fjernes. Håndhævelsen kan herefter ske i samarbejde med Billund Kommune som i forvejen har tidsbegrænsningen i området. Administrationen er i forhandling med Billund Kommune om dette. De 18 pladser er undtaget, da de er opmærket. Forslaget forventes godkendt af ejerforeningerne. Administrationen ønsker en godkendelse af, om oplægget fra Ejerforening 3 og 4 v/morten Popp kan iværksættes, hvis forslaget om tidsbegrænset parkering ikke virker efter hensigten, eller bliver lavet om, når Billund Kommune skal evaluere parkeringszonen efter anlægsperioden af LEGO House i 2017. Dette vil kræve en vedtægtsændring. Bestyrelsen tager forslaget om tidsbegrænset parkering til efterretning. Oplægget fra Ejerlejlighed 3 og 4 (nu kun ejerlejlighed 3) blev godkendt under 9
forudsætning af at den samlede ejerforening godkender oplægget. Vedtægterne rettes efterfølgende til i forhold til ejerforeningens beslutning. 9 Stemmeret til generalforsamlingen i Billund Varmeværk. Genoptagelse af sag nr. 9 fra bestyrelsesmødet den 25. november 2014. Administrationen har på baggrund af henvendelse dateret den 31. marts 2015 modtaget svar fra Billund Varmeværks bestyrelse den 22. maj 2015. Andelshaveren/Billund Boligforening kan uddelegerer stemmeretten til varmetagerne/ beboerne uanset om der er tale om et direkte kundeforhold mellem fjernvarmeværket og varmetageren. Det kræver dog at Billund Boligforening senest 8 dage før generalforsamlingen meddeler Billund varmeværk hvem der har stemmeret for den pågældende afdeling. Vedtægtsændringer kan dog kun besluttes af andelshaveren/billund Boligforening, da det er ejeren/billund Boligforening der har ret til at bestemme over ejendommen. Brev dateret den 22. maj med eksempel fra Billund varmeværk samt vedtægterne er vedlagt som bilag. Administrationen indstiller at Billund varmeværks brev dateret den 22. maj 2015 tages til efterretning. Bestyrelsen blev den 25. november enige om at stemmeretten ønskes delegeret ud til andelshavere som har direkte tilslutning til Billund Varmeværk. Administrationen anmoder bestyrelsen om at tage stilling til, om dette også skal gælde varmeaftagere som ikke direkte er tilsluttet. Bestyrelsen tog Billund varmeværks brev dateret den 22. maj 2015 til efterretning, og besluttede at stemmeretten også ønskes delegeret ud til varmeaftagere som ikke direkte er tilsluttet. 10
Orienteringssager ( 10-13 ) 10. Nyt fra administrationen Tilsynsnotat 1 og 2 vedrørende målerudskiftning afdeling 19 11. Nyt fra afdelingerne Såfremt der er nyt orienteres der på mødet. Afd. 1 der er afholdt møde med arbejdsgruppen omkring udfærdigelse af vedligeholdelsesreglementet m.v. Beboerne inddrages efterfølgende i processen. Generelt: Kort evaluering af de faglige kvalifikationer ved anvendelse af håndværkere til arbejder i afdelingen. Der er fokus på at kvalitet på det udførte arbejde er i overensstemmelse med de ønskede krav. 12. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende: 671 Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig lånindberetning - boligorganisationer, kommuner, regioner og selvejende institutioner 672 Årsberetning 2014 673 Radonsikring og renovering bør gå hånd i hånd 674 Forvaltnings Klassifikation - Kontoplan 675 Indberetning af ledige boliger pr. 1. maj 2015 676 Indberetning af ledige boliger pr. 1. juni 2015 677 Den forbedrede boligportal, danmarkbolig.dk. 678 Ny selvbetjeningsløsning til ansøgning om trækningsret og overgang til NemID for flere løsninger. 11
13. BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende: 2015 Hjælp til økonomisk rådgivning i almene boliger 2115 Ændringer af sideaktivitetsbekendtgørelsen og driftsbekendtgørelsen vedrørende erhvervsarealer, fælleslokaler, socialøkonomiske virksomheder og oprettelse af nye boligorganisationer og institutioner 2215 Debat om frit valg på kabel-tv-området 2315 Boligorganisationernes indbetaling til diverse fonde i landsdækkende overenskomster 2415 Arbejdsklausul og vejledning 2515 Støtte til energihandlingsplaner 2615 Almen Energisparemodel 2715 Boligorganisationernes fremtidige indberetning (og betaling til diverse fonde i de landsdækkende overenskomster 2815 Hjælp til at bringe lokale virksomheder i spil Referat godkendt den 16. september 2015 Jørgen Bjerg Sørensen Klaus Nielsen Tonny Gustav Bodilssøn 12