Indholdsfortegnelse 1. Sådan åbner du WEB-direct...2 2. Firmaopslag...3 3. Markedsudvalg...4 4. Udskrift af liste...14 5. Eksport af data...15 6. Fletning i Word...18 7. Brevfletning til ansøgninger...27 OBS: Guiden er udarbejdet til MS Word 2000, som er AS3 Companies standardsoftware. Hvis du f.eks. på din egen computer benytter en anden version af MS Word, vil skærmbillederne med stor sandsynlighed være anderledes Side 1 af 30
1. Sådan åbner du WEB-direct Der er to måder at starte WEB-direct op på: Man indtaster web-adressen www.web-direct.dk i Internet Explore eller Man vælger genvejen på skrivebordet, som ser sådan ud: Det første skærrmbillede ser ud som følger: Som der fremgår, er adgangskode og password gemt i forvejen, så her tastes OK. Nu har du adgang til oplysningerne i WEB-direct databasen. Side 2 af 30
2. Firmaopslag I dette skærmbillede kan du indtaste firmanavn. Du skal dog være opmærksom på, at du skal indtaste det korrekte firmanavn. Du kan også søge på adresse og telefonnummer. Taster du på fanebladet Markedsudvalg ses følgende skærmbillede: I de tilfælde, hvor du ikke kender virksomhedens navn f.eks. når du ønsker at udsøge en bestemt målgruppe af virksomheder, så er Markedsudvalg relevant. Side 3 af 30
3. Markedsudvalg Her følger en gennemgang af, hvordan du kan søge i markedsudvalg. Her er det felterne i venstre side af skærmbilledet, der er interessante: Side 4 af 30
Vælges menuen Distrikt, er der følgende muligheder for at begrænse søgningen: Side 5 af 30
Vælges Postnummer, kommer der følgende menu, hvor du kan angive indenfor hvilke postnumre, søgningen skal ske: Vælges Postdistrikt, kommer der følgende menu, hvor du kan vælge indenfor byer med egne postnumre. Bemærk, at du kan vælge flere områder, ved at dobbeltklikke på dem, så linierne er blå med et flueben til venstre for teksten hvis du fortryder fjernes fluebenet ved at dobbeltklikke igen. Når du er færdig med at vælge distrikter trykkes der på OK. Du har også mulighed for at skrive postnummeret i den øverste linie. Side 6 af 30
Vælges Kommune, fremkommer der følgende menu, hvor du kan søge på kommunenavnet. Her kan du også udvælge kommunenavne, der ikke nødvendigvis står ved siden af hinanden. Dette gøres ved at dobbeltklikke på kommunenavnet og taste OK, når du er færdig med at vælge. Side 7 af 30
Vælges Region, kan du vælge, hvilke regioner du vil søge i. Vælges menupunktet Brancher, har du følgende valgmuligheder. Side 8 af 30
I DB 03-oversigt (NACE), der er en international standard, søger du menu-opdelt. Plusserne i venstre side viser, at der er undermenuer. Vil du vælge en gruppe, skal du trykke i den tomme kasse til venstre for teksten. Når du har valgt de grupper du vil søge i, taster du OK for at aktivere de valgte brancher. I DB03-branche (NACE), står brancherne opdelt efter NACE-numrene. Du kan udvælge brancher ved at indtaste NACE nummeret ind i den øverste linie, eller du kan dobbeltklikke på branchen, så der vises et flueben til venstre for teksten. Når du har valgt hvilke brancher du vil søge i tastes der OK. Side 9 af 30
JBB-branche er en individuel brancheopdeling i WEB-Direct, hvor modsat NACE alle virksomheder ikke er opført. Du vælger brancher på samme måde som i NACE, og du aktiverer valgene ved at taste OK. Du kan slette en linie ved at trykke på tasten Delete, når linien er blå. Du kan også udvide med nogle andre brancher ved at trykke på fanebladet markedsudvalg Side 10 af 30
Vælges menupunktet Antal ansatte: - vises menuboksen, der ser ud som nedenstående: Her kan du indtaste, hvor mange ansatte der minimum og maksimum skal være i virksomheden. Når du har sat kriterier på søgningen, fremkommer en liste over, hvilke virksomheder, der matcher de søgekrav, der er angivet. Listen vises ved at klikke på fanebladet Liste. Side 11 af 30
Nedenfor er vist et eksempel på en sådan liste: Du kan skifte side i listen ved at flytte med rullepanelet nederst i billedet. For at komme rundt på hver enkelt side, kan du bruge pilene op eller ned, eller bruge musen. Der er nu mulighed for at få nogle mere uddybende oplysninger om de enkelte virksomheder. Dette gøres ved at klikke på virksomheden i listen, så den bliver blå. Side 12 af 30
Du kan enten vælge fanebladet Profil, eller dobbeltklikke på virksomheden. Herefter vises virksomhedens profil, hvoraf uddybende oplysninger om firmaet fremgår: Side 13 af 30
4. Udskrift af liste Hvis du gerne vil udskrive listen direkte fra WEB-Direct, er det meget vigtigt, at du husker at vælge udskriv i fanebladet Filer Efter du har afsluttet dit arbejde i WEB-Direct, skal dataene over i Word for at arbejde videre med f.eks. en uopfordret ansøgning som flettefil. Næste punkt er brevfletning. Når du har lavet en liste med virksomhedsdata, kan du i Word bruge funktionen brevfletning. Brevfletning, gør det muligt at lave en liste over virksomhederne i datalisten. Du kan også lave en ansøgning, ved hjælp af brevfletning - det er nemmere end at lave en ny ansøgning for hver virksomhed i forbindelse med f.eks. en kampagne. De to metoder gennemgås i det følgende. OBS: Guiden er udarbejdet til MS Word 2000, som er AS3 s standardsoftware. Hvis du f.eks. på din private computer benytter en anden version af MS Word, vil skærmbillederne med stor sandsynlighed være anderledes. Side 14 af 30
5. Eksport af data Når man har udarbejdet en liste over de virksomheder, man er interesseret i, kan det være hensigtsmæssigt at gemme listen f.eks. med henblik på eksport til Word eller Excel, så oplysningerne kan gemmes i disse formater. Man står på fanebladet liste, og klikker på fanebladet Eksport.. Her vises nedenstående menu: Man klikker på menupunktet Brugerdefineret Nu fremkommer skærmbilledet Datafelter. Under fanebladet Generelt udvælger du de felter, du skal bruge både i forhold til ansøgning og opfølgningsliste. F.eks. firmanavn, adresse osv. Side 15 af 30
Under fanebladet Personer, kan man f.eks. vælge Personalechef for at få navnene på denne person anført: Når man har valgt de datafelter, man skal bruge i sin liste, klikkes på OK. Man kommer nu tilbage til dette skærmbillede, hvor man kan klikke på Gem som: Side 16 af 30
Her navngives dokumentet i boksen Filnavn: Nu angives, hvor filen skal gemmes. Klik på Gem i: og vælg f.eks. Dokumenter eller USB(f:) Når filens navn og ønsket placering er angivet, klikkes på Gem. Datalisten er nu gemt. Nu er arbejdet i WEB-Direct afsluttet, og dataene skal over i Word for at arbejde videre f.eks. som en uopfordret ansøgning som flettefil. Næste punkt er brevfletning. Når man har lavet en liste med virksomhedsdata, kan man i Word bruge funktionen brevfletning. Brevfletning, gør det muligt at lave en liste over virksomhederne i datalisten. Man kan også lave en ansøgning, ved hjælp af brevfletning - det er nemmere end at lave en ny ansøgning for hver virksomhed i forbindelse med f.eks. en kampagne. De to metoder gennemgåes i det følgende: Side 17 af 30
6. Fletning i Word Du klikker på fanebladet Funktioner I menuen vælges Brevfletning: Side 18 af 30
Herefter kommer guiden Flethjælper frem: Det første du vælger er Opret under punkt 1 Hoveddokument. Her vælges underpunktet Katalog: I det skærmbillede der vises, vælges punktet Aktivt vindue: Side 19 af 30
Nu returnerer du til Flethjælperen, hvor Hent data vælges under punkt 2: Datakilde: Og da der på forhånd er defineret en dataliste, vælges Åbn datakilde: Side 20 af 30
I skærmbilledet Åbn datakilde skal du vælge Skrivebord eller hvor, du har valgt at gemme datalisten. Her vælger du Filtype Tekstfiler i stedet for Alle Word-dokumenter: Du dobbeltklikker på Dataliste: Side 21 af 30
Du klikker på OK på det skærmbillede, der nu kommer frem: Herefter kommer følgende skærmbillede frem, hvor du klikker på Rediger hoveddokument: I øverste venstre hjørne ses nu en mulighed for Indsæt fletfelt: Klikkes der på dette felt, fremkommer en liste, hvor du kan se hvilke felter, du har mulighed for at indsætte. Du vil typisk vælge firmanavn, adresse, postnr., by, telefonnummer og evt. personalechef. Det mest overskuelige resultat fås ved at indsætte fletfelterne i en tabel. I følgende eksempel laves en katalogliste, der indeholder firmanavn, adresse, postnr. og by og telefonnummer. Til det laves en tabel med 4 kolonner og en enkelt række, dette gøres på følgende måde: Side 22 af 30
Først klikker du på fanebladet Tabel: Her vælges punktet Indsæt: I næste punkt vælges Tabel: Side 23 af 30
Når der klikkes på Tabel, kommer følgende skærmbillede frem: I feltet Antal kolonner er der indtastet 4, og 1 i feltet Antal rækker. Herefter klikkes OK.. Der vises nu en tabel i dokumentet, der ser således ud: Nu skal fletfelterne indsættes i tabellen. Først placeres markøren i den første kolonne til venstre, og herefter indsættes fletfeltet Firmanavn: Så ser tabellen således ud: Nu indsættes adresse i kolonne nr. 2. Det gøres ved at trykke på tabulatortasten (den tast i venstre side, hvor der er to pile over hinanden, der peger hver sin vej). Du kan også klikke i kolonne nr. 2 med venstre musetast. Side 24 af 30
Du indsætter adressefeltet på samme måde som før: Så ser tabellen sådan ud: Nu sættes markøren i kolonne nr. 3 og postnummer indsættes: Nu vil tabellen se sådan ud: I samme kolonne skal bynavnet også være, så der laves et mellemrum, og fletfeltet postdistrikt indsættes: I den sidste kolonne indsættes firmaets telefonnummer: Herefter vil tabellen se således ud: Side 25 af 30
Nu er tabellen fyldt ud med de ønskede fletfelter. Til sidst sammenflettes tabellen med datalisten: Du trykker på feltet Flet: Så kommer følgende skærmbillede frem: I feltet Flet til: vil du vælge Nyt dokument. I næste felt Flet følgende poster har du 2 muligheder. Vælger du Alle, vil du lave et katalog med alle firmaerne fra datalisten. Vælges Fra: Til: kan du definere hvilke felter der skal med i kataloget. Du kan fx skrive 10 ved fra og 25 ved til, og så vil kataloget indeholde de virksomheder, der ligger mellem 10 og 25 i datalisten. Når du er færdig, trykker du på Flet, og katalogliste fremkommer. Nedenfor er der et udsnit af den færdige liste: Side 26 af 30
7. Brevfletning til ansøgninger Du kan også bruge brevfletning til ansøgninger. Hvis du f.eks. har en standard ansøgning, som du vil sende ud til 200 virksomheder fra en dataliste, er det muligt at lave en sammenfletning af ansøgning og dataliste, du skal derved ikke til at skrive 200 adresser. Det er relevant at indsætte firmanavn, adresse, postnummer og by i ansøgningen. Først vælger du fanebladet Funktioner Her vælges punktet Brevfletning: Side 27 af 30
Så vises en Flethjælper, hvor du indleder med at vælge punkt 1 Opret og under dette punkt vælger Standardbreve: Derpå vises dette skærmbillede, hvor du vælger punktet Aktivt vindue: Side 28 af 30
Så vises Flethjælperen igen, og du vælger nu punkt 2 Hent data. Datalisten på disketten åbnes ved at vælge punktet Åbn datakilde: I det næste skærmbillede vælges først, hvor datalisten skal hentes fra. Dette gøres ved at vælge Skrivebord (eller hvor datalisten er gemt) i punktet Søg i:. Du skal også definere Tekstfiler, det gøres under punktet Filtype, og når du har valgt disse to punkter skal du klikke på Åbn: Side 29 af 30
I næste skærmbillede skal du vælge Rediger hoveddokument Herefter indsættes fletfelter i ansøgningen. Det gøres på samme måde som i kataloglisten. Side 30 af 30