ROLLEBESKRIVELSER I FORBINDELSE MED ER
PROJEKTEJER/-LEDER (FORVALTNING) INDLEDENDE AKTIVITETER Det er forvaltningernes ansvar at sikre, at IT-projektrådet i god tid bliver informeret om nye it-projekter. Forvaltningerne skal indmelde it-projektet i god tid, da sekretariatet for ITprojektrådet skal rekruttere vurderingspersoner og reservere tid hos et rådsmedlem. Der er størst sandsynlighed for, at vurderingstidspunktet kan imødekommes, hvis det indmeldes senest fire arbejdsuger før, risikovurderingen ønskes påbegyndt. Det er altid projektlederen og ikke eksterne konsulenter, der tager kontakt til sekretariatet. Projektlederen vil i samarbejde med sekretariatet vurdere, hvornår it-projektet er klar til risikovurdering. Det er forvaltningens ansvar at kontakte sekretariatet for at fastlægge en dato for indsendelse af projektgrundlaget. Fastlæggelsen af datoen afhænger af, hvornår forvaltningen forventer, at direktionen har godkendt projektgrundlaget. - Implementeringsovervejelser og inddragelse af interessenter - Slutbrugerprodukt ved overgang til drift og når løsningen tages i brug. Forvaltningen skal sende følgende dokumenter om it-projektet til ITprojektrådet: 1. Projektinitieringsdokument (PID) herunder: - Risikoanalyse - Gevinstrealiseringsplan - Kvalitetsplan 2. Business case (med tilhørende bilag). Projektgrundlaget sendes elektronisk til IT-projektrådets postkasse den aftalte dato senest kl. 12. Dokumenterne skal være godkendt af direktionen i den projektejende forvaltning såvel som i it-projektets styregruppe. INDSENDELSE AF MATERIALE Forvaltningen forventes efter analysefasen at have kendskab til og styr på centrale områder som: - Forretningsmodel - Business casen og gevinstpotentialer - Organisering og projektmodel - Kendskab til markedet - Teknologiske overvejelser og potentielle tekniske løsninger Forvaltningen, i form af repræsentant fra direktionen samt projektejer og -leder, deltager i risikovurderingen på den 3. dag ved dialogmødet. Det ansvarlige direktionsmedlem skal forberedes på processen omkring dialogmødet og det efterfølgende anbefalingsbrev. Afhængigt af dialogmødet er det muligt for direktionsmedlemmet at beslutte at sætte risikovurderingen på pause med henblik på at forbedre projektgrundlaget eller ændre på it-projektets scope med den på dialogmødet tilvejebragte viden. 2
OPFØLGNING PÅ ANBEFALING Rådets arbejde fungerer som et review af projektet, og rådets rolle er rådgivende. Det er derfor forvaltningens ansvar, at tage stilling til anbefalingerne og indarbejde passende aktiviteter i det videre projektforløb. Forvaltningen skal løbende statusrapportere via styregruppemødereferater og poverblik. I statusindmeldingen kan der rapporteres på henholdsvis grøn, gul eller rød status for projektet. En grøn status indebærer, at projektets tidsplan og økonomi overholdes som planlagt. En gul status indebærer, at der er sket ændringer i projektet, hvorfor der skal igangsættes aktiviteter for at overholde tidsplan eller økonomi som planlagt. En rød status indebærer, at der er sket markante ændringer og at det er urealistisk at overholde tidsplan og økonomi og at der skal træffes beslutning om fremadrettede handlinger. Såfremt et projekts status indrapporteres som gul eller rød, står det ansvarlige rådsmedlem til rådighed i forhold til sparring og rådgivning omkring korrigerende handlinger. IT-PROJEKTRÅD/RÅDSMEDLEM Det udvalgte rådsmedlem læser projektmaterialet igennem på risikovurderingens første dag. Det udvalgte rådsmedlem deltager ved formøde med vurderingspersonerne, hvor de kan drøfte observationer og mangler i projektgrundlaget samt itprojektets risici. Rådsmedlemmet deltager i dialogmøde med repræsentant fra den projektejende direktion samt projektejer og -leder, hvor rådsmedlemmet præsenterer risikovurderingen og anbefalingerne. Rådsmedlemmet udarbejder den endelige anbefaling samt it-projektets risikoprofil efter dialogmødet. Den endelige anbefaling godkendes af rådsformanden. PROJEKTAFSLUTNING Forvaltningen skal deklarere over for IT-projektrådet, at projektet er afsluttet. Dette sker gennem den løbende statusrapportering. Et år efter projektafslutning vil sekretariatet for IT-projektrådet følge op på gevinstrealiseringen. Forvaltningen skal på det tidspunkt oplyse nøgletal om itprojektets gevinstrealisering til IT-projektrådet. OPFØLGNING PÅ ANBEFALING IT-projektrådet følger løbende status for risikovurderede projekter. Det ansvarlige rådsmedlem står til rådighed ift. sparring for projekter, der i den efterfølgende periode frem til projektafslutning oplever udfordringer med at overholde tids- eller budgetramme. PROJEKTAFSLUTNING IT-projektrådet følger op på gevinstrealiseringen et år efter projektafslutning. 3
VURDERINGSKORPS/-PERSONER Vurderingspersonerne læser projektmaterialet igennem på risikovurderingens første dag. Vurderingspersonerne mødes om projektgrundlaget og begynder den faglige risikovurdering dag 2. Vurderingspersonerne sikrer her kvaliteten af projektgrundlaget og klarlægger it-projektets risici. Vurderingspersonerne deltager ved formødet med rådsmedlemmet, hvor de drøfter observationer og mangler i projektgrundlaget samt it-projektets risici.. SEKRETARIAT INDLEDENDE AKTIVITETER Sekretariat for IT-projektrådet tilbyder at hjælpe forvaltningerne med at vurdere, om et it-projekt opfylder kriterierne for at skulle risikovurderes. Sekretariatet for IT-projektrådet vil løbende kontakte forvaltningerne for at vedligeholde en oversigt over planlagte it-projekter. Sekretariatet for IT-projektrådet følger løbende med i, om der er forvaltninger, som ikke har kendskab til de nye krav til it-projekter over 5 mio. kr. og herunder, om der eksisterer it-projekter der opfylder kriterierne, som ikke er indmeldt til IT-projektrådet. Sekretariatet for IT-projektrådet vil i samarbejde med projektlederen vurdere, hvornår it-projektet er klar til risikovurdering. Sekretariatet for IT-projektrådet rekrutterer tre vurderingspersoner fra vurderingskorpset til den faglige risikovurdering og et rådsmedlem tilknyttes risikovurderingen. UDSENDELSE AF MATERIALE Sekretariatet for IT-projektrådet udsender projektgrundlag samt læsevejledning til alle involverede parter forud for risikovurderingen. Sekretariatet for IT-projektrådet faciliterer den faglige risikovurdering på dag 2, hvor vurderingspersoner mødes omkring projektgrundlaget. Sekretariatet for IT-projektrådet deltager ved formøde og dialogmøde, og sender risikoprofil og anbefalinger til det ansvarlige direktionsmedlem fra den projektejende forvaltning. Afhængigt af risikoprofil og anbefalinger, kan der være en videre dialog og opfølgning. OPFØLGNING PÅ ANBEFALING Sekretariatet for IT-projektrådet er ansvarlig for løbende at udarbejde statusrapporter fra risikovurderede projekter. 4
PROJEKTAFSLUTNING Sekretariatet for IT-projektrådet vil følge op på gevinstrealiseringen et år efter projektafslutning. Forvaltningen skal på det tidspunkt oplyse nøgletal om itprojektets gevinstrealisering til IT-projektrådet. Sekretariatet for IT-projektrådet vil efter projektafslutning tage initiativ til et evalueringsmøde. 5