Præsentation af Unik Bolig 4 version 4.2.0 Den 3. og 5. november præsenterede vi den nye version af Unik Bolig 4 for 275 deltagere fra 140 kunder. Præsentationen foregik på Centerbakken i Vejle og i DR s koncerthus Scene 2 i København. Vi havde to fantastiske dage, hvor vi fik lejlighed til at tale med rigtig mange positive medarbejdere fra vores kunder. Vi er glade for, at så mange har valgt at opgradere så hurtigt efter præsentationen og at der har været stor interesse i de nye moduler. Formiddagen blev brugt til forbedringer i hovedmoduler, som leveres under programserviceaftalen, og eftermiddagen til at præsentere nye muligheder i eksisterende og helt nye moduler. Unik Scanning er særligt spændende. Ved at fjerne enkelte funktioner kan vi nu tilbyde elektronisk fakturabehandling til den halve pris af tidligere. Modulet kan kombineres med modtagelse af elektroniske fakturaer, så selve scanningsprocessen spares væk. Der blev også vist en ny eftersynsrapport, spændende afstemningsværktøjer og ikke mindst et værktøj der på nem vis sikrer en meget detaljeret opfølgning på budgetterede lejeindtægter. Kom godt i gang Inden der opgraderes skal der gennemføres en opdateringskontrol. Med et lille lettilgængeligt program sikres hurtigt og nemt, at både server og arbejdsstationer er klar til installation. Du kan hente programmet på downloadområdet på www.unik.dk. Teknikere og konsulenter er klar til, at hjælpe dig med såvel installation, opsætning og undervisning af brugerne. Du kan også deltage på et af vores opgraderingskurser. Uanset hvilken hjælp du ønsker, så kontakt Bolig Konsulenterne på 7642 1100. 1 af 6
Evaluering Tak til alle der udfyldte evalueringsskemaerne. Generelt viser skemaerne en meget høj tilfredshed med arrangementet og heldigvis også forslag til forbedringer. Lodtrækning Som afslutning på dagene trak vi lod om vingaver blandt de tilstedeværende. Vinderne blev John Lund, Advokaterne i Domhusgården Jane Jensen, Danske Diakonhjem Birgitte Greve, Wilders Plads Ejendomme A/S Claus Ettrup, Postfunktionærernes Andels-Boligforening 2 af 6
Forbedringer under programserviceaftale Om formiddagen viste Søren og Patrick et lille udpluk af de mange forbedringer og nye muligheder der bliver leveret i den nye version under programserviceaftalen. Udvælgelsen af hvad der skal i versionen foregår under overskriften Nemt og effektivt. Det kan være funktioner, som gør det nemmere og hurtigere at udføre en given opgave, og dermed direkte medfører en besparelse af tidsforbruget. Det kan også være i form af en højere sikkerhed, så man laver færre fejl eller at man som bruger får et bedre overblik. I versionen er der lavet hundredvis af opgaver. Både små og store forbedringer i hele systemet. Guider, værktøjer, kartoteker, kontokort og udskrifter. På overfladen ligner systemet det du kender og det meste er selvfølgelig lavet sådan, at du bare kan opgradere og køre videre og så kan du selv slå mange af de nye ting til efterhånden, som du er klar til at tage dem i brug. Dette er de emner som blev vist i løbet af formiddagen. Du finder information om alt det nye i versionen i den elektroniske versionsavis, som downloades sammen med versionen. BOLIG Lejekartotek, lejeoversigt boligberegnet til dato Central rentetabel i lån på lejer Nyt grid flere steder, med bedre sortering, gruppering og eksport Forbedringer i indflyningsguide. Varslinger pr. 15. Fællesomkostningsregnskaber. Erindringer. Energimærkning. Tilmelding PBS. Fraflytningsguide. Bo den forudbetalte leje op. Opkrævning via PBS med kort frist Kopiering og ændring af opkrævningstype Restanceoversigt FINANS OG KREDITOR Tvungen autodimension Standardtekst med nummer Tilknytning til sumenheder i interval Udskrive kontokort for sumenhed Pause betalingsguide Nye muligheder i BS Plus GENERELT Adresser / kontakter Status for forretningsgang Definition - guide Afsendelse og arkivering af E-mails Udvidelser vedrørende supportanmodning Mindre behov for SYSOP koder Nye genveje og hurtigvalgsknapper 3 af 6
Præsentation af moduler Eftermiddagen blev brugt til at præsentere nye muligheder i eksisterende og helt nye moduler. Unik Scanning Søren og Patrick viste Unik Scanning, hvor finansbilag modtages, behandles og arkiveres elektronisk. Med modulet opnås effektivitet sikkerhed i sagsbehandling tilgængelighed overblik kvalificeret arbejdsplads Med Unik Scanning er det lykkes at bringe prisen ned på ca. det halve af de scanningsløsninger vi tidligere har tilbudt. Svendborg Andels-Boligforening udtalte i en videooptagelse, at det havde været nemt at komme i gang og at de på kort tid havde opnået stort udbytte. Elektroniske fakturaer Søren og Patrick fortalte også om muligheden for at modtage elektroniske fakturaer på samme måde som det offentlige gør. Dermed spares selve scanningsprocessen ligesom de elektroniske bilag har en højere kvalitet end scannede bilag. Svendborg Andels-Boligforening er i drift på modulet og udtalte på video, at de havde været overrasket over hvor mange leverandører, der faktisk er i stand til at aflevere bilagene elektronisk. ESDH, Journalisering og sagsstyring Preben fortalte om og viste journalisering og sagsstyring, hvor andre former for dokumenter og informationer journaliseres i sager og mapper. Modulet er tæt integreret med Word, Excel, Powerpoint og Outlook. Især muligheden for fritekstsøgning i samtlige dokumenter har vi fået mange positive kommentarer til. 4 af 6
Time / Sag Patrick viste hvordan man med time/sagsmodulet sikrer sig overblik over sager og administrationsaftaler. Man får altid faktureret korrekt, blandt andet fordi det er nemt at holde styr på, hvad der er med i en administrationsaftale og hvad der ligger udenfor. I sammenhæng med ESDH modulet er al korrespondance samlet på en sag, så det er nemt og overskueligt at finde. Til fakturering af sager anvendes funktionerne i debitormodulet. Patrick viste også hvordan modulet kan bruges til opfølgning på ferie, flex og normtid, når det er relevant. Drift og vedligeholdelse Stephen viste nye muligheder i Drift og vedligeholdelse. Tilstandsregistrering, elektronisk, med automatisk eftersynsrapport. I stedet for at tilstandsvurderingen af bygningen afleveres på papir og stilles på hylden, er det muligt via Web løsningen, at ind rapportere tilstanden. Tilstandsregistreringerne kommer automatisk med i den eftersynsrapport der kan genereres efterfølgende. Via et tryk på en knap genereres rapporten til et Word dokument. Aktiviteter i tabelform. I én arbejdsgang kan en eller flere aktiviteter flyttes i budgettet. Alle kender fordelen ved Excel med filtre og mulighed for gruppering. Den mulighed er nu indbygget I Unik D&V. Til forskel fra Excel løsningen vil ændringer i Unik D&V slå igennem på de valgte data med det samme. Det er muligt i en arbejdsgang at udskyde eller fremrykke disse aktiviteter i budgettet. 5 af 6
Afstemningsværktøjer Kim viste nogle nye afstemningsværktøjer til afstemning og dokumentation af samlekonti. Det er hurtigt og nemt at gennemføre og dokumentere afstemningen fx overfor revisor. Det nye modul finder og afstemmer automatisk alle samlekonti via kontoplanen. Du kan nemt se om der er differencer, og der produceres automatisk én samlet opgørelse med alle lejere, kreditorer, debitorer, lejemål osv. og alle de afstemte konti i et stort skema, som man nemt kopierer til Excel, så revisor nemt og elektronisk får samtlige informationer og dokumentationen udleveret. Budget på lejer I dagens sidste indlæg viste Kim budget på lejer, hvor budgettet bliver dannet på baggrund af den enkelte lejerkontrakt. Specifikationen bliver gemt på den enkelte lejer, så det kan bruges i budgetopfølgningen via Saldospecifikation, hvor man kan skifte fra kontoen til en specifikation af de enkelte lejeres budget og realiserede beløb. Modulet fungerer også på sumenheder, hvor man får vist lejerne fra alle ejendomme i sumenheden. Modulet kan anvendes på alle konti, hvor bogføringen stammer fra lejerne. En central styrke i modulet er at budgetopfølgningen ikke kun sker på en sum, hvor positive og negative afvigelser udligner hinanden. Opfølgningen sker i stedet på det det specificerede budgetgrundlag på lejerniveau, hvor alle afvigelser i forhold til detail-forudsætningerne bliver synlige på en utrolig nem måde. 6 af 6