Region Nordjylland Projektafdelingen Nyt Universitetssygehus Aalborg Den 17. marts 2011 Afrapportering vedr. logistik og servicefunktioner 1.0 Indledning Baggrund og formål Med afsæt i det afholdte seminar den 23. 24. september 2010 vedr. klinisk struktur m.m. er der nedsat en række tværgående arbejdsgrupper. Arbejdsgrupperne skal som en del af processen vedrørende Nyt Universitetssygehus Aalborg komme med input og bidrag til nogle overordnede principper for hvordan det fremtidige universitetssygehus skal opbygges. Kommissorium for arbejdsgruppen Arbejdsgruppen vedr. logistik og servicefunktioner skal med udgangspunkt i det gode og sammenhængende patientforløb give input til principper for fysisk tilrettelæggelse af logistikken og servicefunktionerne i et Nyt Universitetssygehus Aalborg. På baggrund af de udfordringer Nyt Universitetssygehus Aalborg kommer til at stå overfor f.eks. krav om øget effektivitet, driftsrationale m.m. er der behov for at sikre robusthed på det nye universitetssygehus. Dette skal ske ved at der arbejdes med fleksibilitet, generalitet og elasticitet i forhold til funktionaliteten på universitetssygehuset. Arbejdsgruppen har således til opgave at tænke nyt og innovativt i forhold til principper for funktionalitet og fysisk tilrettelæggelse. Arbejdsgruppen skal komme med input til følgende spørgsmål: Hvilke faktorer - i relation til funktionalitet og fysik - finder arbejdsgruppen har særlig betydning for at kunne tilrettelægge logistikken og servicefunktionerne mest hensigtsmæssigt ud fra hensyn til optimering af patientforløb og effektiv drift? Som inspiration til arbejdsgruppens drøftelse kan nævnes følgende forhold: o Intern logistik: Principper for og krav til flowmønstre for sygehusets brugere (patienter, personale, pårørende m.fl.) Principper for forsyning o Ekstern logistik eksempelvis transport- og tilkørselsforhold, overvejelser vedr. trafikseparering o Nærhedsprincipper placering i forhold til andre funktioner m.m. o Hensyn til og håndtering af særlige transportopgaver Hvilken betydning kan den teknologiske udvikling tænkes at få for logistikken på Nyt Universitetssygehus Aalborg? Medlemmer af arbejdsgruppen Formand ingeniør André Paasch, Projektafdelingen Oversygeplejerske Ellen Bonkegaard Olesen, Neurologisk afdeling Oversygeplejerske Lene Berg, Øjenafdelingen
Ledende overlæge Niels Lauge Johannesen, Karkirurgisk afdeling Driftsleder Torben Christensen, OP Ledende bioanalytiker Bente Frilev, Nuklearmedicinsk afdeling Afdelingssygeplejerske Lisbeth Myrup, Sterilcentral Oldfrue Ketty Fløe Nielsen, Linneddepotet Rengøringschef Susanne Grønning Sørensen, Rengøringsafdelingen Logistikchefen Henrik Jensen, Logistikafdelingen Cheføkonoma Pernille Nørbak, Centralkøkkenet Teknisk chef Steffen Carl Jacobsen, Teknisk afdeling Indkøbschef Ole Pedersen, Koncernøkonomi Lagerforvalter Brian Østergaard Elling, Centraldepotet Sygehusapoteker Gitte Søndergaard Nielsen, Sygehusapoteket IT-konsulent Karin Hedegaard, IT-afdelingen Sikkerhedsleder Laila Baadsgaard Jørgensen, Sygehusledelsen Ledende overlæge Birgitte Korsager, Klinisk Mikrobiologisk afdeling Hygiejnesygeplejerske Pernille Luther, Infektionshygiejnen Portør Hans Einsbohr, Logistikafdelingen Kvalitetsmedarbejder Nanette Garde Hansen, Centralkøkkenet Teknisk chef Jørgen Wie Andersen, Psykiatrien Cheføkonoma Else-Marie Simoni, Psykiatrien Fuldmægtig Maj Skårhøj, Planlægning, Kvalitet og Analyse. Sekretariat Kontorchef John Stefansen, Projektafdelingen for Nyt Universitetssygehus Aalborg Ingeniør Heine Overby, Projektafdelingen for Nyt Universitetssygehus Aalborg Der er herudover i et vist omfang trukket på konsulentbistand fra arkitektfirmaet C. F. Møller. Gruppen har afholdt to møder henholdsvis den 20. december 2010 og den 19. januar 2011. 2.0 Fysisk tilrettelæggelse Logistik forstået som en proces, finder sted i samspillet mellem alle sygehusets funktioner og enheder i forhold til udveksling af varer, forsyninger og personer. Logistikken kan derfor betragtes som sygehusets rygrad og sammenbindende princip - og en afgørende forudsætning i bestræbelserne på at opnå effektive patientforløb. Funktioner og faciliteter til løsning af logistikopgaven, vil derfor berøre alle sygehusets enheder. Der er behov for at logistikløsningerne kan håndtere skiftende organisatoriske strukturer og dermed at vare- og personflow kan forandre sig som tiden går og nye behov og arbejdsmetoder opstår. Det stiller krav om fleksibilitet i systemvalgene og krav til bl.a. IT-systemer som skal være i stand til at registrere og rapportere beholdninger og forbrugsmønstre m.m. og dermed bidrage til at organisationsændringer kan foregå uden unødige komplikationer m.h.t. tilpasning af forsyninger m.m.
Logistikken skal understøtte de enkelte servicefunktioner, herunder de producerende enheder fx kost-, steril- og medicinforsyning. Desuden skal logistikværktøjerne bidrage væsentligt til udvikling af et godt arbejdsmiljø, hvor bl.a. ensidig gentaget arbejde (EGA) og tunge løft minimeres eller undgås. I den forbindelse er det gruppens opfattelse, at slutbrugernes behov skal være de drivende kræfter for indretningen af logistiksystemet og at nærmere behovsbeskrivelser og -analyser skal være med til at sikre dette. Helt afgørende for tilrettelæggelsen af logistikken er placeringen af de kliniske funktioner og deres indbyrdes relationer indenfor den bygningsstruktur, der til sin tid realiseres. Hermed sikres nærhed mellem funktioner der har stor indbyrdes afhængighed og således minimeres transporttider dem imellem. Kompaktheden af byggeriet spiller også en rolle i denne sammenhæng. Umiddelbart sigter logistikfunktionerne alene mod selve Nyt Universitetssygehus Aalborg, men der kan peges på mulighederne for et bredere samarbejde på logistik-området med andre institutioner, regionale og kommunale, i og udenfor Region Nordjylland. Det kan i teorien fx gælde eventuel etablering af fælles centrallager, fælles produktion af mad, medicin og/eller sterilvarer m.m. 2.1 Intern logistik Patienter Gruppen anser det for naturligt, at det logistiske koncept for Nyt Universitetssygehus Aalborg understøtter og medvirker aktivt til at fremme det gode patientforløb. Således bør de interne transportveje være så korte som muligt for netop at understøtte gode og sammenhængende patientforløb. I fremtiden vil der være stadig flere ambulante patienter, mens de stationære patienter nok vil blive færre, men antagelig mere syge end i dag. Modtagelse af patienter i ambulatorierne bør ske ved fælles, bemandede skranker, hvorfra patienterne kan fordele sig til de respektive enheder. Ambulante patienter skal fortrinsvis lokaliseres i nærheden af indgangspartierne, således at der skabes så få forstyrrelser som muligt for øvrige funktioner. Bevægemønstret for ambulante patienter og besøgende understøttes af logiske planløsninger i forhold til adgangsveje og indretning og med en tydelig skiltning. For de indlagte patienter bør liggende patienttransporter, begrænses og være så korte som mulige, både af diskretionshensyn til patienten og med henblik på at reducere evt. risiko for smittespredning. Disse transporter bør så vidt muligt adskilles fra øvrig trafik på sygehuset. Det foreslås, at kostforplejningsområdet samt sengerednings-/sengevaskområdet herunder transport af rene og urene senge og rengøringsprocedurerne i forbindelse hermed, analyseres og beskrives nærmere. Pårørende Pårørende og gæster skal kunne færdes i sygehusets offentlige områder på en måde som gør det enkelt at orientere sig og finde frem til bestemmelsessted. Til det formål foreslås der etableret
både receptioner, der som hovedregel vil være bemandede i dagtiden og en tydelig og entydig skiltning. Det skal undersøges hvorledes ny teknologi kan erstatte/supplere receptioner. Her tænkes på infostandere og vejvisning via smartphone. På den måde vil pårørende, der medvirker ved aflevering og afhentning af patienter kunne udføre deres ærinde på enkel og værdig vis. Personale Sygehusets medarbejdere ankommer til deres arbejdsplads med forskellige transportmidler, private som offentlige. Fra parkeringsplads/stoppested skal der være enkel adgang ind i sygehusbyggeriet til relevante garderober, og med mulighed for at kunne forsyne sig med rent arbejdstøj i nærheden - ligesom brugt arbejdstøj skal kunne returneres. Garderoberne bør placeres i nærhed af dagligt tjenestested, fx i kælderlokaler, med afdelinger og sygehusfunktioner på etagerne ovenover. Ved prioritering er det vigtigere at omklædning placeres tæt på personaleparkering og med lidt længere afstand i bygningskomplekset til afdelinger (hvor man går indendørs) Forsyninger bl.a. i forhold til interne transportsystemer. De logistiske systemløsninger skal tilpasses den overordnede fysiske struktur for sygehuset. Et højt byggeri vil fx stille krav til, at logistikløsningen skal kunne bevæge sig både horisontalt og vertikalt. Et udbredt byggeri stiller krav om større fremføringshastighed end et mere kompakt byggeri etc. Erfaringer tyder på, at der med fordel kan etableres én central varemodtagelse for al forsyningsindlevering til sygehuset. Dermed samles tung og støjende trafik i ét område hvorved den ikke blandes og forstyrrer persontrafikken til/fra sygehuset, herunder den højt prioriterede ambulancetrafik. Gruppen anbefaler derfor, at der etableres et samlet serviceområde, evt. placeret adskilt fra det kliniske sygehusområde. Til serviceområdet skal der være gode til- og frakørselsforhold for store og tunge lastbiler. Et centralt placeret serviceområde vil bl.a. mindske mængden af tung trafik på selve sygehusområdet til fordel for patienter, pårørende og medarbejdere, idet en række vareleveringer til Nyt Universitetssygehus Aalborg må formodes at forekomme på alle tidspunkter af døgnet. Etablering af et serviceområde uden for selve det kliniske sygehusområde vurderes yderligere at have den fordel, at det kan opføres med en væsentlig lavere kvadratmeterpris, sammenlignet med det øvrige installationstunge sygehusbyggeri. Det ændrer dog ikke ved, at der også i serviceområdet kan blive placeret installationstunge enheder, fx kræver mad-, medicin- og sterilproduktion særlige faciliteter, herunder fuld kontrol af temperatur og renhedsgrad. Transport af forsyninger fra serviceområdet til forbrugssted forventes at ske med hjælp af systemer, der med kort varsel (høj hastighed) kan varetage store mængder, som fx AGV (Automated Guided Vehicles) løsning, mono-rail el. lign. alternativer. I et moderne system forventes forsyninger at blive transporteret via så få led som muligt. Direkte fra lager til slutbruger. dvs. med så få decentrale lagre som muligt. Det lægger op til brug af et justin-time -princip ( JIT ), hvor forsyninger leveres i tæt tilknytning til det tidspunkt hvor de forventes forbrugt. Man skal have fokus på afstande fra en central sterilcentral til produktionsstedet. ligesom sterilt indpakket leverance vil kræve område for sterilt udpakning
Arbejdsgruppen vurderer videre, at etablering af et rørpostsystem vil være relevant til forsendelse af smågods som fx laboratorieprøver, medicin i muligt omfang (mængde, størrelse, vægt) m.v. og hvor krav om renhed og sikkerhed ikke kompromitteres af transporten eller hastigheden. Der bør videre overvejes, at etablere en separat rørpost forbindelse mellem OP og Patologisk Institut aht. hastende frysesnitundersøgelser. Både rørpostsystemer og AGV-systemer skal overholde gældende krav til renhed ved adskillelse mellem rent og urent. Her kan indkapsling af forurenet materiale inden transport eller lokal dekontamimation indgå i overvejelserne. Der skal foregå rengøring og evt. desinfektion af containere. Forsendelsessystemerne skal derudover give mulighed for høj fremsendelseshastighed samt mulighed for prioritering af akutte forsendelser. Der skal generelt opereres med en forsynings- og leveringssikkerhed af et sådant omfang, at sygehusets produktion er sikret for en given periode. Vedr. lagerforhold: Der forudsættes på trods af anvendelse af et JIT -princip at være behov for betydelig lagerkapacitet på matriklen til Nyt Universitetssygehus Aalborg. Gruppen anbefaler generelt, at der sikres mindst mulig lagerbinding under opretholdelse af den ønskede tidsramme for levering. I den forbindelse skal der for visse leverancer tænkes på plads til udpakning i forbindelse med brug Forholdet mellem centrallager og nærlager vurderes af gruppen som værende essentielt. For nærlagre skal man huske at belyse problematikken om, at nærlager skal være fælles for alle funktioner, der ligger tæt sammen. For at komme det nærmere i en beskrivelse, er det nødvendigt med input/forventningsafstemning fra de respektive brugere på sygehuset: Hvad er det reelle behov for nærhed - og hvordan forholder nærhed sig til opfyldelse af krav om hurtig levering - fra bestilling til varen er i afdelingen? - Hvad er den relevante leveringstidsramme for de enkelte funktioner/afdelinger? Evt. individuelle behov for tilpasninger skal også ses i lyset af kravene om at sikre den ønskede fleksibilitet og standardisering af rum og indretninger. Gruppen anbefaler derfor, at der i det videre arbejde opstilles specifikke servicemål for de respektive afdelinger, herunder evt. behov for sikkerhedslagre. 2.2 Ekstern logistik Transport og tilkørselsforhold, trafikseparering og parkeringsforhold Som nævnt ovenfor bør trafikken til sygehusmatriklen separeres, således at tung forsyningstrafik sker til ét punkt, serviceområdet, uden at virke forstyrrende på den øvrige persontrafik. Især ambulancetransporterne til FAM skal kunne foregå uforstyrret. Afsætningssteder for privatbiler og taxi af bl.a. ambulante patienter skal kunne ske nær indgangsparti til ambulatoriefaciliteterne og parkeringsforhold skal kunne anvises i passende nærhed. Dilemmaet imellem at tilgodese nærhed af parkeringspladser for personalet og for ambulante patienter samt besøgende skal i videst muligt omfang søges løst. Parkeringsforhold skal tænkes differentieret mellem immobile brugere, dårligt gående brugere, godt gående brugere samt personale.
Det kan overvejes om sygesikringskortet kan bruges til at sikre, at personalet ikke optager p-pladser forbeholdt patienterne. Skiltning og guidning ved hjælp af farver og andre midler skal prioriteres højt, så patienter og pårørende på enkel vis finder frem til bestemmelsessted.. 2.3 Placering af funktionerne Gruppen anbefaler, at der etableres serviceområder til understøttelse af just in time -princippet. Behovet for decentrale lagre vil dermed blive mindre end i dagens situation, men skal vurderes konkret. Omlæsning skal minimeres, fx ved at transportvogne placeres i nicher og med respekt for brandkrav, tillader, at der plukkes direkte fra vogn. Det gælder fx rent linned. At serviceområder placeres centralt behøver ikke at medføre, at alle centrale forsyningsfunktioner ligger sammen, med mindre der er et behov herfor. 2.4 Nærhedsprincipper for øvrige funktioner Det pointeres at nærhedskrav for placering af varer og forsyninger skal måles i tid og ikke i fysisk afstand. Det er tiden der er afgørende for forsyningslogistikken. Når det gælder patient- og personale logistik har afstand en mere konkret betydning, hvilket kræver speciel opmærksomhed i den videre proces. 3.0 Funktionalitet 3.1 Krav til funktionens fleksibilitet 3.2 Fælles udnyttelse af faciliteter Logistiksystemet skal generelt kunne facilitere afdelingernes mulighed for fælles udnyttelse af apparatur og rum. Nogle apparattyper kan transporteres, andre ikke de transportable skal kunne rekvireres med kort varsel og (automatisk) uden risiko kunne transporteres til ønsket forbrugssted. 3.3 Hensyn til og håndtering af særlige transportopgaver Arbejdsgruppen anbefaler som før nævnt, at der etableres separate transportflow både til forskellige former for persontransport som til forskellige varetransporter. Nedenfor er listet en række eksempler på sådanne separate transportflow: Særlige patientgrupper, som udgør en smitterisiko for andre. Transport af afdøde. Transport af tomme senge rene og urene. Transport af rene vs. transport af urene materialer og affald.
Transport af fødevarer 1. Transport af linned Transport af laboratorieprøve Transport af medicinleverancer 4.0 Overvejelser om konsekvenser af den teknologiske udvikling Den teknologiske udvikling, ikke mindst indenfor integrering af IT-systemer, skal medvirke i optimering af den samlede logistik. Det indebærer bl.a. at estimering af forsyningsmængder og frekvenser kan foregå langt mere præcist og dermed minimere behovet for decentral depotplads. Det indebærer ligeledes, at der kan opsamles forbrugsdata med henblik på mere effektiv planlægning Track and trace - af forsyninger, apparatur og senge m.m. vil give et bedre overblik fx af hvor evt. ikke klargjorte forsyninger befinder sig, af vedligeholdelsesstatus, rengøringsstatus m.m. 5.0 Anbefalinger Opsummering af gruppens anbefalinger. Der er behov for at logistikløsningerne kan håndtere skiftende organisatoriske strukturer og dermed at vare- og personflow kan forandre sig som tiden går og nye behov og arbejdsmetoder opstår. Det logistiske koncept for Nyt Universitetssygehus Aalborg understøtter og medvirker aktivt til at fremme det gode patientforløb. Bevægemønstret for ambulante patienter og besøgende understøttes af logiske planløsninger i forhold til adgangsveje og indretning og med en tydelig skiltning. Patienttransporter bør så vidt muligt adskilles fra øvrig trafik på sygehuset. Pårørende og gæster bør kunne færdes i sygehusets offentlige områder på en måde som gør det enkelt at orientere sig. Det bør undersøges hvorledes ny teknologi kan erstatte/supplere receptioner. Her tænkes på infostandere og vejvisning via smartphone De logistiske systemløsninger bør tilpasses den overordnede fysiske struktur for sygehuset. Der bør etableres et samlet serviceområde, evt. placeret adskilt fra det kliniske sygehusområde. 1 Såfremt der etableres en mere decentral struktur, ex. på køkken/bespisningsområdet vil dette (også) ændre kravene til det logistiske set-up.
Just-in-time -princip ( JIT ) bør benyttes, hvor forsyninger leveres i tæt tilknytning til det tidspunkt hvor de forventes forbrugt. Automatiske transportsystemer bør understøtte JIT leverancer. Der forudsættes på trods af anvendelse af et JIT -princip at være behov for betydelig lagerkapacitet på matriklen til Nyt Universitetssygehus Aalborg. Generelt bør det sikres mindst mulig lagerbinding under opretholdelse af den ønskede tidsramme for levering. Forholdet mellem centrallager og nærlager vurderes som værende essentielt. For nærlagre bør man huske at belyse problematikken om, at nærlager skal være fælles for alle funktioner, der ligger tæt sammen. Der bør arbejdes med at opstilles specifikke servicemål for de respektive afdelinger, herunder evt. behov for sikkerhedslagre. Trafiktyper til sygehusmatriklen bør separeres i størst muligt omfang. Parkeringsforhold bør tænkes differentieret mellem immobile brugere, dårligt gående brugere, godt gående brugere samt personale. Der bør etableres serviceområder til understøttelse af JTI -princippet. Logistiksystemet bør generelt kunne facilitere afdelingernes mulighed for fælles udnyttelse af apparatur og rum. Der bør etableres separate transportflow både til forskellige former for persontransport som til forskellige varetransporter. På baggrund at vidensopsamling bør der ske en estimering af forsyningsmængder og frekvenser som basis for minimering af behovet for decentral depotplads og dimensioneringsgrundlag for transportsystemer.