HR OG KOMMUNIKATION. Guide til ledere i håndtering af afskedigelser

HR OG KOMMUNIKATION Guide til ledere i håndtering af afskedigelser HR og Kommunikation 2016

Indhold 1. Indledning... 3 2. Afskedigelsesprocessen... 3 2.1 Fasen, hvor der træffes beslutning om, at der skal gennemføres afskedigelser... 4 2.1.1 Afskedigelser begrundet i Institutionens forhold... 4 2.1.2 Afskedigelser begrundet i medarbejderens forhold... 4 2.2 Fasen, hvor der træffes beslutning om, hvem der skal afskediges... 4 2.2.1 Afskedigelser begrundet i institutionens forhold:... 5 2.2.2 Afskedigelser begrundet i medarbejderens forhold:... 5 2.3 Fasen efter afskedigelsen er effektueret (efter partshøringsperiode og endelig afskedigelse er fremsendt)... 6 2.3.1 Afskedigelser begrundet i institutionens forhold:... 6 2.3.2 Medarbejderens forhold begrundede afskedigelser:... 6 2.4 Vejledning vedr. samtaler og det efterfølgende forløb... 6

1. Indledning En afskedigelse (uansøgt) er den mest indgribende beslutning, der kan træffes i forhold til et ansættelsesforhold. Det er derfor vigtigt at de personer, som er impliceret i en sådan beslutning kender deres roller og pligter, og at forløbet i en sag om afskedigelse er båret af en høj grad af professionalisme og gennemskuelighed. Det statslige arbejdsmarked er reguleret af regler i forbindelse med beslutninger om offentligt ansattes ansættelsesforhold herunder også uansøgt afskedigelse. Det er naturligvis en forudsætning, at disse regelsæt overholdes i alle sager om uansøgt afskedigelse. Ligeledes er det en forudsætning, at lederne håndterer disse sager med stor omhu og gennemskuelighed, så medarbejderen til enhver tid kender begrundelsen for, at der indledes en sag om afskedigelse. Dette gælder uanset, hvad der måtte ligge til grund for beslutningen: Institutionens forhold (fx besparelser, organisationsændringer, bortfald af opgaver mv.) eller medarbejderens forhold (fx sygdom/fravær, uegnethed, samarbejdsproblemer, grov misligholdelse af arbejdsforholdet mv.). Inden der træffes endelig beslutning om at indlede en afsked, skal leder og medarbejder have været i dialog med hinanden og forsøgt at afbøde situationen. Er det ikke muligt at undgå afskedigelse, skal der jf. forvaltningsloven ske en partshøring (ca. 14 dage), ligesom der følges de procedurer, der derudover måtte fremgå af aftaler og overenskomster. Endelig forudsættes det, at tillidsrepræsentanten og/eller evt. bisidder er inddraget igennem hele forløbet, i det omfang medarbejderen ønsker dette. Alt materiale vedrørende uansøgt afskedigelse skal foreligge skriftligt (notatpligt). Dvs. referater fra samtaler, notater mv. som den ansatte også er bekendt med. Dokumentationen behøver ikke være med underskrift, men kan være en mail der er fremsendt til medarbejderen med samtalens indhold og handlepunkter efterfølgende. Det forudsættes i alle sager om forventede påtænkte afskedigelser, at lederen kontakter HR og Kommunikation, Jura og Forhandling med henblik på vejledning i den konkrete sag. Der henvises i øvrigt til Moderniseringsstyrelsens håndbog om afskedigelser: http://hr.modst.dk/~/media/publications/2011/haandbog%20om%20afskedigelse/hånd bog%20om%20afskedigelse%202011%20-%20slutversion.ashx 2. Afskedigelsesprocessen Afskedigelsesprocessen elsesprocessen kan opdeles i 3 faser: Fasen, hvor der træffes beslutning om, at der skal gennemføres afskedigelse(r). Fasen, hvor der træffes beslutning om, hvem der skal afskediges. Fasen efter afskedigelsen er effektueret (efter partshøring).

2.1 Fasen, hvor der træffes beslutning om, at der skal gennemføres afskedigelser 2.1.1 Afskedigelser begrundet i Institutionens forhold Hvis der er tale om afskedigelser begrundet i institutionens forhold, orienterer lederen alle medarbejdere om nødvendige nedskæringer, kommende afskedigelser herunder antal samt hvordan hele processen vil forløbe for såvel afskedigede som for de tilbageværende medarbejdere. Inden udmeldingen skal ledelsen have overvejet om der er alternativer til afskedigelse. Det kan være nedsættelse af arbejdstiden (frivilligt), hel eller delvis orlov eller lignende. Den første orientering gives i regi af LSU (jf. ansættelses- og fratrædelsespolitikken), og derefter på et indkaldt personalemøde, der ligger i forlængelse af LSU-mødet. Før orienteringen i LSU skal lederen: udarbejde forslag til hvordan meddelelsen gives til den/de ansatte. Partshøringen er altid skriftlig og kan enten afleveres personligt eller sendes med post. Det skal aftales i LSU (forud for partshøring) hvordan processen startes fx sende et brev om samtale, ringe den/de berørte op, besøge den/de berørte på hjemadressen etc. udarbejde en skriftlig begrundelse for iværksættelse af afskedigelsesprocessen generelt udarbejde en konkret tidsplan for forløbet forhåndsorientere tillidsrepræsentanten/tillidsrepræsentanterne 2.1.2 Afskedigelser begrundet i medarbejderens forhold Afskedigelse må ikke komme uanmeldt, idet der forud for partshøringen skal være pågået en proces med henblik på at rette op på de utilfredsstillende forhold. Forinden indledning af afskedigelse påhviler det lederen gennem aktiv ledelse at forsøge at forebygge afskedigelse, ved fx hurtig indgriben overfor forsømmelser, bidrage til problemløsning, iværksætte kompetenceudvikling og hjælpeforanstaltninger. Tillidsrepræsentanten skal inddrages i processen, i det omfang medarbejderen ønsker det. 2.2 Fasen, hvor der træffes beslutning om, hvem der skal afskediges Processen skal følge elementerne i de vedtagne Kriterier til brug ved afskedigelse begrundet i institutionens forhold. Leder skal have afklaret, hvorvidt medarbejderne som påtænkes afskediget er særligt beskyttede (fx tillidsrepræsentanter (TR), se bilag 2 i Ansættelses- og Afskedigelsespolitikken). Afskedigelse af særligt beskyttede skal være begrundet i tvingende årsager, fx længere tids sygdom, overtrædelse af pligterne som TR, grov optræden mv. Derudover forbyder den forvaltningsretlige lighedsgrundsætning, at man forskelsbehandler på grund af fx køn, etnisk oprindelse og lignende.

Ved siden af denne grundsætning gælder der en række særlove, der kan have betydning i forbindelse med afskedigelser. Det drejer sig om ligebehandlingsloven, ligelønsloven, børnepasningsorlovsloven, værnepligtsorlovsloven, forskelsbehandlingsloven, lov om foreningsfrihed på arbejdsmarkedet, deltidsloven mv. 2.2.1 Afskedigelser begrundet i institutionens forhold: Leder orienterer relevant TR mundtligt om, hvem der påtænkes afskediget, inden dette effektueres. De skal have aftalt en dato og evt. aftale forløbet af dagen, herunder bl.a. hvorledes de berørte medarbejdere indkaldes til samtalen. Dagen bør i øvrigt lægges først på ugen og ikke lige før en weekend/ferie. Dette af hensyn til de eventuelle spørgsmål den berørte medarbejder kan have i de efterfølgende dage og hvor det er vigtigt at kunne få kontakt til både TR og ledelse. Til samtalen kan det anbefales at følgende emner berøres, udover begrundelsen for afskedigelsen: Muligheden for at komme med en indsigelse til afskedigelsesgrundlaget, herunder fristen herfor (ca. 14 dage) Aftale hvorledes øvrige medarbejdere/kolleger orienteres; der kan være individuelle hensyn og ønsker der bør tages højde for. Opfordring til at tage kontakt til den faglige organisation, såfremt medarbejderen ikke har nogen repræsentation af en TR. Orientere om muligheden for et møde med TR og ledelse efter høringsfristens udløb, hvor det aftales hvorledes opsigelsesperioden skal forløbe (kompetenceudvikling, frihed til jobsøgning, evt. støttemuligheder, fratrædelsessamtale, afslutning med kolleger mv.) 2.2.2 Afskedigelser begrundet i medarbejderens forhold: Lederen indkalder den pågældende medarbejder til en samtale med opfordring til at medtage en bisidder efter eget valg, fx TR. Samtalen afvikles et sted, hvor det er muligt at bevare anonymiteten. Til samtalen kan det anbefales at følgende emner berøres, udover begrundelsen for afskedigelsen: Muligheden for at udtale sig til afskedigelsesgrundlaget, herunder fristen herfor. Aftale hvorledes øvrige medarbejdere/kolleger orienteres; der kan være individuelle hensyn og ønsker der bør tages højde for. Opfordring til at tage kontakt til den faglige organisation, såfremt medarbejderen ikke har nogen repræsentation af en TR. Orientere om muligheden for et møde med TR og ledelse efter høringsfristens udløb, hvor det aftales hvorledes opsigelsesperioden skal forløbe (kompetenceudvikling, frihed til jobsøgning, evt. støttemuligheder, fratrædelsessamtale, afslutning med kolleger mv.)

2.3 Fasen efter afskedigelsen er effektueret (efter partshøringsperiode og endelig afskedigelse er fremsendt) 2.3.1 Afskedigelser begrundet i institutionens forhold: Der sker en samlet udmelding til medarbejderne om, hvem der er besluttet afskediget. Dette sker umiddelbart efter at den samlede løsning er fundet for at minimere usikkerheden hos medarbejderne. 2.3.2 Medarbejderens forhold begrundede afskedigelser: Det drøftes med medarbejderen om der er særlige ønsker til, hvordan udmeldingen skal foregå. Anbefalingen er, at der sker konkret udmelding umiddelbart eller hurtigst muligt efter samtalen. 2.4 Vejledning til ledere vedr. samtaler og det efterfølgende forløb Grundig forberedelse Det er vigtigt at lederen forbereder sig meget grundigt til samtalen, således at denne ved præcist hvordan formidlingen skal foregå og hvad skal siges. Det er vigtigt at bruge argumenter som medarbejderen kan genkende i selve partshøringsbrevet. Ligesom medarbejderen har en bisidder ved samtalen, bør lederen også have en lederkollega eller en konsulent fra HR og Kommunikation med til samtalen til støtte og sparring. Selve samtalen Det er vigtigt, at leder formulerer sig klart og uden omsvøb, så medarbejderen forstår, at beslutningen ikke er til debat. En væsentlig betingelse for at samtalen lykkes er at lederen er opmærksom på: At gå lige til sagen (uden lange sætninger og small talk) At gøre selve budskabet kort og præcist At afvente medarbejderens reaktion Ikke at glatte ud til slut - det kan bringe forvirring i budskabet At tale med medarbejderen om dennes reaktioner. Til slut i samtalen skal leder sikre sig, at medarbejderen har forstået beskeden, så misforståelser undgås. Partshøringsbrevet udleveres eller der gives besked om, at det fremsendes pr. post efterfølgende. Lederen skal også tale med medarbejderen om, hvordan øvrige kolleger bliver informeret om opsigelsen; dvs. hvornår ved andre, at jeg skal fratræde, omfatter det flere end mig etc. Mennesker reagerer vidt forskelligt i sådanne situationer. Forvent gråd, apati, fornægtelse, hidsighed, vrede eller en kombination. Hvis medarbejderen reagerer meget følelsesbetonet på beskeden, bør lederen sikre sig, at medarbejderen har fået nogenlunde styr på sine følelser, inden samtalen afsluttes.

Hvis medarbejderen er i krise, må leder sørge for, at nogen samler op en kollega, medarbejderens ægtefælle/kæreste, konsulent fra HR og Kommunikation eller måske læge. Hvis lederen forudser at det vil påvirke de berørte medarbejdere og de øvrige kolleger meget voldsomt, er der mulighed for, via Worklife, at rekvirere en krisepsykolog som kan være til stede, dels i forbindelse med selve samtalerne, men også i løbet af dagen hvor de medarbejdere der måtte have behov herfor, kan få en snak med psykologen. Leder bør endvidere vise forståelse for reaktionen og gøre det klart for medarbejderen, at leder vil behandle samtalens forløb fortroligt. Det efterfølgende forløb Dagen derpå: Tag fra dagens start en snak med medarbejderen og følg op på forløbet og fornem reaktionen (Pas på berøringsangsten og få den første snak overstået godt, så bliver det hele meget nemmere). Leder og TR skal i fællesskab understøtte beslutningen Hold opfølgningssamtale senest 14 dage efter og læg i samarbejde en plan for forløbet frem til fratrædelse Informér den/de opsagte om, at de efter aftale med lederen om tidsforbrug, har frihed til at søge ledige stillinger, skrive ansøgninger, samt at gå til samtale Hold derefter en samtale hver måned (Arbejdsopgaver, arbejdsklima, fremtidsudsigter, etc.) Husk at feed-back, ros og information er endnu mere vigtig for en opsagt medarbejder Mulighed for hjælp til at komme videre (evt.worklife). Afholdelse af fratrædelsessamtale Husk altid at søge vejledning og sparring i HR og Kommunikation, team t Jura og Forhandling