Fælles UC IT Løsningselementer i realiseringsplan Til behandling i Programbestyrelsen 13. november 2013 Den 8. november 2013
Indhold 1. Ledelsesresumé 2. Overordnet beskrivelse af det indledende trin 1. Mål 2. Overvejelser 3. Indledende fælles løsninger 1. Infrastrukturdrift af administrative systemer 2. Udvikling af administrative systemer 3. Fælles indkøb af klienter og klienthåndtering 4. Fælles indkøb af AV-udstyr 4. Videreudvikling af fælles løsninger 1. Overordnet skitse 2. Udbygning af fælles infrastrukturdrift 3. Systemkonsolidering administrative systemer 5. Styring og organisering 1. Styringsbehov og forslag til model Bilag A: Kapacitetsberegninger
3 1 Ledelsesresumé
Ledelsesresumé Baggrund og proces (1/2) UC Effektiviseringsprogrammet omfatter et indsatsområde om Fælles it. Som led heri blev det i foråret 2013 besluttet at afdække, hvorvidt der er et effektiviseringspotentiale ved at etablere en større grad af fælleskab vedr. de it-mæssige opgaver på tværs af UC er og CFU er. Devoteam har indledningsvis foretaget en kortlægning af de samlede it-omkostninger i sektoren i 2012. Kortlægningen viser, at sektoren i dette år havde omkostninger til it for ca. 305 millioner kr. 1 Resultatet af kortlægningen har været drøftet med såvel indsatsprogramstyregruppen for Fælles IT som Programstyregruppen i effektiviseringsprogrammet Det blev besluttet at Devoteam skulle udarbejde en realiseringsplan med løsningselementer for følgende områder: Infrastruktur og servere i alt ca. 55 millioner kr. Klienter og andre enheder i alt ca. 57 millioner kr. Drift, vedligehold og udvikling af systemer til administration (inkl. CFU) i alt ca. 48 millioner kr. Indkøb og brug af AV-udstyr i alt ca. 20 millioner kr. Realiseringsplanen opstiller konkrete forslag til, hvordan sektoren kan etablere fælles løsninger på de fire områder, samt overordnede bud på effektiviseringsgevinster 1 Kortlægningen er dokumenteret i Internt benchmark - Sammenligning af IT-omkostninger hos University Colleges 30. oktober 2013, Version 1.4 4
Ledelsesresumé Baggrund og proces (2/2) Devoteam har i processen haft en løbende dialog med IT-udvalget og indsatsprogramstyregruppen for Fælles it. Det har ikke været muligt at etablere en fælles holdning til Devoteams realiseringsforslag, hvorfor realiseringsplanen skal betragtes som Devoteams bud på, hvorledes sektoren kan effektivisere de fire områder via fælles løsninger De beregninger, der er foretaget til belysning af den mulige effektiviseringsgevinst, forudsætter, at alle syv UC er træder ind i den fælles løsning. Potentialerne bliver selvfølgelig mindre, hvis dette ikke er tilfældet. Realiseringsforslagene danner et udgangspunkt for, at sektoren kan arbejde videre med at konkretisere disse, herunder opstille business cases. Først når dette arbejde er gjort skal den enkelte UC tage stilling til, om man ønsker tilslutning til fælles løsninger 5
Ledelsesresumé Løsningskataloget Devoteam foreslår, at der etableres fælles løsninger for sektoren i tre trin: I trin 1: Samles drift af den infrastruktur, der understøtter de administrative systemer Gennemføres fælles udbud på klientanskaffelse og klienthåndtering Gennemføres fælles udbud på AV-udstyr (arbejdet er allerede igangsat af sektoren) Tages skridt til at koordinere al fremtidig udvikling/indkøb af administrative systemer I trin 2: Udbygges fællesskabet omkring infrastruktur drift Harmoniseres de administrative processer på tværs af sektoren og der gennemføre en systemkonsolidering, så alle UC er anvender samme systemer til understøttelse af de administrative processer. Denne hovedaktivitet favner således bredere end blot it-området det er hele det administrative system, der inddrages, og effektiviseringsgevinster vil i overvejende grad skulle hentes udenfor IT-området. I trin 3: Overvejes etablering af et egentligt fælles administrativt center for sektoren Devoteam har foretaget en vurdering af de forventede effekter heraf: Trin 1 indebærer en investering på ca. 7,3 millioner kr. og muliggør gennemsnitlige årlige besparelser på ca. 20,9 21,4 millioner kr. primært fra ny løsning omkring klienthåndtering Trin 2 indebærer en betydelig investering i alt 70 90 millioner, som vi ikke anser det for realistisk at tjene ind uden at gennemføre trin 3. Den gennemsnitlige årlige besparelse på infrastrukturdrift såfremt al infrastruktur inddrages er ca. 26 millioner kr. Effekten af systemkonsolidering er ikke beregnet, men vil være behersket, idet sektoren i dag anvender ca. 15,9 millioner kr. (eget tidsforbrug) på systemerne Trin 3 s investering er ikke vurderet, men det er givet, at trinnet vil medføre betydelige årsværkbesparelser, såfremt det administrative arbejde centraliseres i et administrativt center. Netop ovenstående vurderinger er årsagen til, at Devoteam foreslår sektoren at starte med Trin 1. 6
Ledelsesresumé Områder til eventuel senere behandling Devoteams kortlægning afdækkede endvidere økonomien for nedenstående områder, som det i første omgang blev fravalgt at se nærmere på Område Services Læringsplatform Kommunikation Telefoni og ADSL Indhold Bygningsstyring og diverse itadministrative værktøjer Systemer til understøttetlse af læring Hjemmeside og Intranet Fjernarbejdsplads og telefoni Volumen (Millioner kr.) Devoteams vurdering Der vil kunne høstes et mindre potentiale ved at overveje fælles 36,3 printadministration Der vil kunne høstes et potentiale ved at anvende fælles infrastruktur og 19,4 fælles system platform Der vil kunne høstes et potentiale ved at anvende fælles infrastruktur og 11,2 fælles system platform Der ses ikke umiddelbart potentialer på 18,6 dette område Synkon kommunikation Online konference, fjernlæring 4,7 Volumen er for lille - intet potentiale IT-administration Helpdesk, overvågningsprogrammel mv. Formentlig fornuftigt potentiale, hvis 10,9 fælles infrastruktur etableres Øvrige Tidsforbrug til deltagelse i sektorprojekter mm. Der ses ikke umiddelbart potentialer på 23,1 dette område Områderne kan eventuelt tages op til overvejelse senere 7
2 Det indledende trin 8
Devoteams forslag til det indledende trin Devoteam foreslår at: 1. Der etableres fælles infrastrukturdrift 1 af samtlige administrative systemer, fordi: - Det er en overskuelig etablerings/implementeringsopgave hvilket underbygges gennem Proof of Concept - Der er en fornuftig økonomi i at samle driftsopgaven - Det skabes en platform for eventuelle udbygninger af fælles drift 2. Fremtidig udvikling af administrative systemer koordineres på tværs af sektoren. Efter efter endt udvikling etableres fælles infrastrukturdrift som for de eksisterende systemer, fordi: - Samme driftsmodel og fordele som beskrevet ovenfor nyttiggøres - Bedre mulighed for at påvirke videreudviklingen af systemer i statsligt regi 3. Indkøb af klienter, herunder klienthåndtering, foretages fælles, fordi: - Stordriftsfordele kan høstes - Standardisering på tværs vil have effekt på timeforbrug hos UC, og give mulighed for erfaringsudveksling - Væsentligste økonomiske gevinster kan høstes 4. Indkøb af AV-udstyr foretages fælles, fordi: - Stordriftsfordele kan høstes - Standardisering på tværs vil have effekt på timeforbrug hos UC, og give mulighed for erfaringsudveksling De fire elementer i trin 1 uddybes i afsnit 3. For hvert løsningsforslag beskrives principskitse for løsningen, herunder fælleskabstype (jf. trappefigur i it-styringsmodel), overordnet plan for realisering af løsningsforslaget, herunder om der skal foretages pilotforsøg (demonstreres via Proof of Concept ), samt økonomioverslag over forventede investeringsbehov og effektiviseringsgevinster 1 Infrastruktur defineres i dette papir som servere med tilhørende operativsystemer, storage og fysiske netværksenheder (switche, porte mv.). Infrastruktur drift svarer dermed til en hosting løsning, som flere UC er allerede anvender f.eks. til SIS. 9
Devoteams grundlæggende overvejelser Udgangspunktet for overvejelserne er de administrative systemer Overordnet set er der fælles behov for understøttelse af de generelle og de pædagogisk administrative processer hos alle UC er Imidlertid er der varians blandt UC erne med hensyn til systemvalg og selv hvis der er valgt samme system, kan det ses anvendt i forskellige versioner. Tilsvarende med systemernes data. De er naturligvis forskellige og de databaser, der anvendes til strukturering af data, har også forskellige versioner. Det synes derfor oplagt at arbejde hen mod en fælles systemer, fælles database med naturligvis individuelle data. Devoteam vurderer, at dette vil være en særdeles stor opgave for sektoren. For det første fordres en ensartethed i de administrative processer således at systemerne kan sættes op, så de passer til alle. Hertil kommer behov for fælles struktur i data, for eksempel kontoplaner. Givet at disse opgaver løses, vil der herefter være behov for at arbejde igennem en egentlig it-faglig systemkonsolidering en opgave, som vi også vurderer vil have et betydeligt omfang Vi er ikke i tvivl om, at der vil være betydelige potentialer at hente for sektoren i denne sammenhæng, men vejen derhen er lang Derfor foreslår vi i, at der indledes med at etablere et infrastruktur-driftsmæssigt fællesskab for systemerne. Det er en mindre opgave, der indeholder effektiviseringsgevinster og den opbyggede fælles infrastrukturplatform vil kunne anvendes, når og hvis sektoren måtte beslutte at gennemføre den egentlige systemkonsolidering 10
Devoteams grundlæggende overvejelser Parallelt med etableringen af fælles infrastrukturdrift arbejdes med fælles indkøb af klienter (herunder også håndteringen af disse), fælles udvikling samt fælles indkøb af AV-udstyr Hermed opnås, at der med det indledende trin dels kan demonstreres, at fællesskaber virker, dels kan høstes økonomiske gevinster. Efter evalueringen af de opnåede resultater vil sektoren skulle tage stilling til de efterfølgende trin. 11
3 Indledende fælles løsninger: 3.1 Infrastrukturdrift af administrative systemer 3.2 Udvikling af administrative systemer 3.3 Fælles indkøb af klienter og klienthåndtering 3.4 Fælles indkøb af AV-udstyr 12
Afgrænsning af de administrative systemer Devoteam foreslår, at de administrative systemer afgrænses som vist nedenfor, idet der skelnes mellem kernesystemer og tilkoblede systemer Tabellen definerer de generelt administrative og de pædagogisk administrative systemer. Fælles infrastruktur drift omfatter dermed en infrastruktur i hvilken samtlige disse systemer for alle UC er kan afvikles. Generelt administrative Kernesystemer Økonomisystem Fakturerings- og indkøbssystem Lønrapporteringsværktøj Tilkoblede systemer Budget og rapporteringssystem Flexsystem ESDH (elektronisk sags- og dok. Håndtering) Ressourcestyringssystem HR system BI system Pædagogisk administrative Studieadministrativt system Skemalægningssystem Evalueringsplatform Kursussystem Bibliotekssystem Bibliotekssystem rettet mod eksterne brugere (CFU) Kursussystem rettet mod eksterne brugere (CFU) 13
3.1 Fælles infrastrukturdrift af administrative systemer Indledning Ideen i dette løsningsforslag er at konsolidere den infrastruktur (servere mv.), der anvendes af UC erne til drift af de administrative systemer jf. afgrænsningen Konsolideringen foreslås realiseret på en af to måder: Enten konsolideres hos en af de 7 UC er, der så bliver driftsleverandør for de øvrige (inkl. for sig selv). Vort løsningsforslag indeholder, at den pågældende UC nyanskaffer nødvendigt udstyr til opgaven Eller der gennemføres et udbud og en egnet ekstern leverandør findes Forslaget vedrører alene konsolidering af infrastruktur og udførelse af grundlæggende infrastruktur driftsopgaver. Den egentlige applikationsdrift og applikationssupport vil fortsat findes hos de enkelte UC er. Forslaget kan altså sammenlignes med den driftsydelse som købes i forbindelse med drift af fx Navision og SIS, og er dermed en kendt form for outsourcing i sektoren NB: Konsolidering af drift, support og udvikling på systemniveau har kun et beskedent effektiviseringspotentiale med mindre de administrative og studieadministrative systemer konsolideres. En sådan konsolidering kræver en konsolidering af de underliggende processer og rutiner. Under dette konsolideringsforløb kan det give mening at etablere fælles portalløsninger (a-la praktikportalen) til administrative medarbejdere, andre medarbejdere og studerende. Dette beskrives nærmere som et videreudviklingstrin 14
3.1 Fælles infrastrukturdrift af administrative systemer Principskitse Nedenstående services tilbydes som fælles løsning: Infrastruktur Der stilles infrastruktur til rådighed i form af serverkapacitet, datalagring og netværk. Infrastruktur drift Der ydes drift af infrastrukturen såsom overvågning, fejlfinding, fejlafhjælpning, backup og restore. Infrastruktur support Support opgaver såsom patchning, hjælp til applikationsfejlfinding, hjælp til sizing etc. Set fra den enkelte UC er der altså tale om en outsourcing af ovennævnte opgaver: Der findes en hosting leverandør Leverandøren kan være en af de 7 UC er eller en 3. part, hvis dette er økonomisk fordelagtigt 15
3.1 Overordnet plan for realisering (1/4) Forløbet afhænger af, om der vælges at etablere driftscenter hos en af de 7 UC er eller findes ekstern leverandør Kravspecifikation Udbud Planlægning Transition Proof of Concept Justering 2 mnd 2 mnd 1-3 mnd 3-6 mnd Planlægningsfasen er uafhængig af, om sektoren ønsker selv at etablere driftscenter eller finde ekstern part. Arbejdet består i: Fastlæggelse af infrastruktur arkitektur og dimensionering Fastlæggelse af servicemål primært tilgængelighed og åbningstider Udarbejdelse af business cases for henholdsvis drift i eget center og drift hos ekstern leverandør. Beslutning om, hvor drift placeres. Hvis drift i eget center vælges, besluttes tillige, hvilket UC, der skal løse opgaven. Afhængig af beslutningen fortsættes herefter med enten Kravspecifikation efterfulgt af Udbud (ekstern drift) eller Proof of Concept efterfulgt af Justering (drift i eget center) 16
3.1 Overordnet plan for realisering (2/4) Aktiviteter, hvis drift i eget center ønskes Kravspecifikation Udbud Planlægning Transition Proof of Concept Justering 2 mnd 2 mnd 1-3 mnd 3-6 mnd Der indledes med et Proof of Concept : Indledningsvis anskaffes nødvendigt udstyr Driftsmiljø og driftsorganisation etableres Et (eller flere) udvalgte systemer fra én UC flyttes til det etablere center Der gennemføres test af infrastrukturen og driftsprocesser Forløb og test evalueres I lyset af evalueringen foretages Justering af: Infrastruktur, servicemål og organisering Der opstilles en samlet transitionsplan for sektoren - 17
3.1 Overordnet plan for realisering (3/4) Aktiviteter, hvis drift ønskes hos ekstern part Kravspecifikation Udbud Planlægning Transition Proof of Concept Justering 18 2 mnd 2 mnd 1-3 mnd 3-6 mnd Der udarbejdes Kravspecifikation: Krav til nødvendig infrastruktur kapacitet Krav til service mål Krav til samarbejdsorganisation og rapportering Krav til transitionsfase Kontraktuelle bestemmelser i øvrigt Herefter gennemføres begrænset udbud Der foretages en markedsafdækning og tilrettelæggelse af udbuddet med sigte på at sikre optimal konkurrence, herunder evt. involvering af offshore -/ near-shore -ressourcer Prækvalifikation Modtagelse og behandling af tilbud fra prækvalificerede leverandører Tildeling af ordre -
3.1 Overordnet plan for realisering (4/4) Aktiviteterne i transitionsfasen er uafhængig af, om der driftes i eget center eller der er valgt ekstern drift Kravspecifikation Udbud Planlægning Transition Proof of Concept Justering 2 mnd 2 mnd 1-3 mnd 3-6 mnd Transitionen består i at flytte infrastrukturdriften af de administrative systemer for alle UC er Der flyttes et UC ad gangen For hvert UC foretages en test (med indhold som i Proof of Concept fasen) Når alle UC er er flyttet foretages samlet test Når denne test er godkendt overgås til infrastrukturdrift af de administrative hos enten eget center eller ekstern leverandør. 19
3.1 Økonomioverslag eget driftscenter (1/2) Fælles infrastrukturdrift af administrative systemer baseret på etablering af eget driftscenter Økonomioverslag fremgår af nedenstående tabel 1 : Adm systemer -egen drift År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 Totaler Nuværende omkostning 16.568.940 16.568.940 16.568.940 16.568.940 16.568.940 82.844.700 - Afskrivninger, løbende drift 9.366.100 - Årsværk + konsulenter 7.202.840 7.202.840 Fremtidig omkostning: 0 6.877.581 6.877.581 8.310.258 4.943.132 27.008.552 - Afskrivninger, løbende drift 0 3.367.126 3.367.126 4.799.804 1.432.678 12.966.733 -Årsværk + konsulenter 0 3.510.455 3.510.455 3.510.455 3.510.455 14.041.819 Investering 6.367.126 0 0 0 0 6.367.126 - Afskrivning udstyr hos UC 3.367.126 3.367.126 - Realiseringsplan 3.000.000 3.000.000 Besparelse -6.367.126 9.691.359 9.691.359 8.258.682 11.625.808 32.900.082 Akkumuleret -6.367.126 3.324.233 13.015.593 21.274.274 32.900.082 De nuværende omkostninger er hentet fra kortlægningen af it-omkostninger hos UC erne afsnittet om Infrastruktur og servere. På baggrund af de specifikationer vi har modtaget fra UC erne om nuværende infrastruktur har vi estimeret, at ca. 30% af infrastrukturen understøtter de administrative systemer. Totalerne fra kortlægningen er derfor multipliceret med 0,3. Året 2012 er et øjebliksbillede, hvor nogle UC er har foretaget investeringer i udstyr og andre ikke. Det er derfor ikke retvisende at fremskrive den nuværende omkostning beløbet kan både blive højere og lavere. Men vi har ikke viden om anskaffelsesår og afskrivningsprofiler og har derfor valgt blot at fremskrive omkostningen fra 2012. 1 Yderligere detaljering findes i bilag til dette dokument 20
3.1 Økonomioverslag eget driftscenter (2/2) Fælles infrastrukturdrift af administrative systemer baseret på etablering af eget driftscenter De fremtidige omkostninger er beregnet ved indledningsvis på baggrund af specifikationerne fra UC er at vurdere kapacitetsbehovet generelt til understøttelse af de administrative systemer. Nyanskaffelse af sådant udstyr er beregnet til 10.101.378 kr. (Se Bilag for detailberegning 1 ). Dette beløb afskrives over 3 år. Herefter foretages der geninvestering af serverudstyr i år 3 i alt 4.298.033 kr. - som også afskrives over 3 år. Til den daglige drift er beregnet 3 årsværk (sektoren anvender i dag 4-5 årsværk fordelt på de 7 UC er). Der en anvendt en timepris på kr. 400 inkl. overhead i beregningen. Forholdet mellem konsulentomkostninger og egne timer (omregnet til kroner) er i dag således at konsulenthonorar udgør knap 12% af den samlede timeomkostning. Dette forhold er indregnet i de fremtidige omkostninger. Som investeringer er for det første indsat en afskrivning af det udstyr, de enkelte UC er ikke længere skal benytte. Vi har antaget, at det repræsenterer en værdi på ca. 1/3 af nyanskaffelsessummen på 10,1 millioner kr. Der er herefter afsat 3 millioner kr. til internt timeforbrug til gennemførelse af den overordnede realiseringsplan. Som ved kortlægningen af de interne omkostninger hos UC er har Devoteam anvendt en gennemsnitlig intern timepris på kr. 400 (inkl. overhead). Der er altså afsat 7500 timer til opgaven svarende til ca. 4 fuldtidsmedarbejdere i et år. Som det fremgår er der over perioden tale om en besparelse på kr. 32.900.082 kr. i alt eller ca. 6,6 millioner årligt gennemsnitligt Tallene skal kvalificeres gennem udarbejdelse af en egentlig business case. 1 Den kapacitetsvurdering som lægger til grund for beregningen her indeholder ikke udstyr, så redundans kan opnås. Vi har i bilaget lavet en tilsvarende beregning, hvor kapacitetsbehovet indeholder redundans. 21
3.1 Økonomioverslag ekstern drift Fælles infrastrukturdrift af administrative systemer baseret på ekstern drift Økonomioverslag fremgår af nedenstående tabel: Adm systemer - eksternt År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 Totaler Nuværende omkostning 16.568.940 16.568.940 16.568.940 16.568.940 16.568.940 82.844.700 - Afskrivninger, løbende drift 9.366.100 - Årsværk + konsulenter 7.202.840 7.202.840 Fremtidig omkostning: 0 4.832.080 4.832.080 4.832.080 4.832.080 19.328.320 - Driftsvederlag 0 4.440.000 4.440.000 4.440.000 4.440.000 17.760.000 - Leverandørstyring 0 392.080 392.080 392.080 392.080 1.568.320 Investering 6.367.126 0 0 0 0 6.367.126 - Afskrivning udstyr hos UC 3.367.126 3.367.126 - Realiseringsplan 3.000.000 3.000.000 Besparelse -6.367.126 11.736.860 11.736.860 11.736.860 11.736.860 40.580.314 Akkumuleret -6.367.126 5.369.734 17.106.594 28.843.454 40.580.314 De nuværende omkostninger er opgjort på samme vis som ved etablering af eget driftscenter og samme forbehold for tallene gør sig gældende Ved at vælge ekstern part undgår sektoren investeringer i nyt udstyr, men skal i stedet betale et driftsvederlag for infrastrukturdriften. En skarp markedspris - baseret på det kapacitetsbehov, vi har lagt til grund, jf. Bilag herfor er 4.440.000 kr. årligt. Hertil skal lægges sektorens behov for leverandørstyring vi har beregnet ½ årsværk hertil og igen anvendt 400 kr. som timepris inkl. overhead. Disse to poster udgør de fremtidige omkostninger. Investeringen har vi opgjort på samme vis som ved etablering af eget driftscenter, dog med den ændring, at beløbet på 3.000.000 til realiseringsplan nu udgøres af ca. 1.000.000 i interne omkostninger til gennemførelse af udbud og ca. 2.000.000 kr. i engangsvederlag til leverandøren for transition. Som det fremgår er der over perioden tale om en besparelse på kr. 40.580.314 kr. i alt eller ca. 8,1 millioner årligt gennemsnitligt. Tallene bør yderligere kvalificeres gennem opstilling af en egentlig business case 22
3.2 Fælles udvikling Fælles udvikling af administrative systemer Det foreslås, at der fremadrettet foretages fælles udvikling for de administrative systemer (herunder fx løbende behovsopsamling og kravspecifikationsarbejder) i lighed med arbejdet omkring udvikling af Praktikportal og eksamensafviklingssystem. Endvidere kan Bedste praksis projekterne give anledning til yderligere behov for fælles it-løsninger, som også bør tænkes ind i den fælles udvikling Fokus er på nye udviklingsopgaver, hvilket gør det nemmere at etablere fælles forretningsprocesser på tværs af sektoren hvilket er en væsentlig forudsætning for at kunne anvende samme systemløsning Resultatet/produktet af fælles udvikling foreslås implementeret i den fælles infrastruktur (ref. forslag 3.1). Hvad enten eget driftscenter eller ekstern drift er valgt, vil dette være økonomisk fordelagtigt sammenlignet med at iværksætte idriftsætning af det ny produkt hos de enkelte UC ere Under fælles udvikling lægges også koordinationsopgaven og dialogen med relevante statslige aktører (fx Moderniseringsstyrelsen og UM IT) Den overordnede realiseringsplan for Fælles udvikling består i etableringen af det tværgående It-sekretariat (UC IT) som beskrevet i afsnit 5 i dette notat. Den indledende opgave vil være at definere en systemarkitektur, sektoren kan arbejde hen imod på det administrative område Økonomioverslag er ikke udarbejdet, da et sådant vil være helt afhængigt af den fremtidige volumen i itudviklingsopgaver på det administrative område. 23
3.3 Fælles indkøb af klienter og klienthåndtering Fælles indkøb af klienter, andre eneheder og AV-udstyr Indkøb af klienter mv. foreslås fremadrettet foretaget fremadrettet i et forpligtigende fællesskab forpligtigende fordi der skal være vished om volumen i indkøb Nogle UC ere køber i dag klienter og andre enheder på en aftale, der var i udbud i 2012 Det foreslås at 2014 bruges til at forberede og gennemføre et nyt udbud, der bliver fælles for alle gennem øget volumen forventes bedre priser Det foreslås endvidere, at klienthåndteringen tænkes ind i dette udbud 24
3.3 Fælles klienthåndtering Klienthåndtering foreslås indkøbt hos ekstern part Ved klienthåndtering forstås indkøb af klient, konfigurering af denne med ønsket software, levering til bestiller, løbende support og løbende udskiftning af klienter efter aftalt plan: Sektoren har behov for at definere en række forskellige klienttyper og for at sikre sig, at samtlige de klienthåndteringsopgaver, sektoren i dag løser på de enkelte UC er indgår i udbuddet Endvidere skal sektoren have undersøgt i hvilket omfang leverandørens service muliggør, at undervisere eller andre medarbejdere frit kan opdatere udstyret med eget software 25
3.3 Fælles klienthåndtering økonomioverslag (1/2) Der gennemføres udbud, hvorefter nyt udstyr leases og leveres klargjort til den enkelte medarbejder Tabellen nedenfor viser sektorens omkostninger til klienthåndtering. I dette tal indgår anskaffelse og timer til klargøring, support og udskiftning (beregnet med en intern timepris på 400 kr.). Dette tal sammenstilles med markedspriser for tilsvarende ydelser 1. anvender i 2012 i alt 12280 klienter. Omkostning Antal klienter pr. klient I alt Sektoren i dag 4.663 57.261.640 Leasingafgift 12280 1.308 16.062.240 Håndteringsafgift 2.000 24.560.000 Økonomioverslag kan herefter opstilles på et 5-årigt sigt: Klienthåndtering År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 Totaler Udbud 1.000.000 1.000.000 Leasingafgift 16.062.240 16.062.240 16.062.240 16.062.240 64.248.960 Håndteringsafgift 24.560.000 24.560.000 24.560.000 24.560.000 98.240.000 I alt 1.000.000 40.622.240 40.622.240 40.622.240 40.622.240 Omkostninger i dag 57.261.240 57.261.240 57.261.240 57.261.240 57.261.240 286.306.200 Besparelse N/A 16.639.000 16.639.000 16.639.000 16.639.000 66.556.000 Akkumuleret N/A 16.639.000 33.278.000 49.917.000 66.556.000 1 Tallene er bekræftet af ATEA A/S, som er markedsledende på dette område 26
3.3 Fælles klienthåndtering økonomioverslag (2/2) Den anførte håndteringsafgift er afhængig af antallet af klienter. Prisen her forudsætter, at mere end 12.000 klienter indgår. Endvidere vil antallet af forskellige klienttyper kunne have indflydelse på prisen. Devoteam antager, at op til 10 forskellige klienttyper vil kunne håndteres med de angivne priser. Såfremt det ikke muligt at begrænse antallet af klienttyper til 10 kan den samlede portefølje af klienttyper opdeles i grupper, der prissættes hver for sig. Såfremt en gruppe indeholder 2000 klienter, vil den årlige pris stige til 2.738 kr. pr. klient. Hvis alle klienter handles til denne pris forringes business casen således med 12.280 * 738 kr. = 9.062.640 kr. årligt, hvorved den samlede årlige besparelse reduceres til 7.576.360 kr. Det er estimeret at udbud kan gennemføres indenfor 1.000.000 kr. Samlet opnår sektoren en væsentlig besparelse ved gennemførelse af dette løsningsforslag primært som følge af, at håndteringsopgaven på de enkelte UC er bortfalder 27
3.4 Fælles indkøb af AV-udstyr AV-udstyr indkøbes fremover fælles Der er allerede igangsat fælles indkøb af AV-udstyr dette skal koordineres med et samlet indkøbstiltag (herunder effektiviseringsprogrammets projekt om fælles indkøb) Der vises ikke overordnet realiseringsplan, da arbejdet allerede er i gang Der er ikke detailberegnet på økonomien. Men sektoren anskaffede i 2012 AV-udstyr for ca. 11 millioner kr. Samlet indkøb kan give en besparelse på op til 10% heraf. 28
4 Videreudvikling af fællesskabet 29
4.0 Forslag til videreudvikling af fællesskabet Overordnet skitse 3.1 Fælles infrastrukturdrift for administrative systemer 4.1 Udbygget fælleskab omkring infrastruktur drift 5 Administrativt servicecenter 3.2 Fælles udvikling af administrative systemer 4.2 Systemfællesskab omkring administrative systemer 3.3 Fælles indkøb af klienter inkl. klienthåndtering 3.4 Fælles indkøb af AVudstyr Hovedaktiviteterne 3.1 3.4 udgør trin 1 i en samlet plan for sektoren Figuren illustrerer et trin 2, hvor: Infrastrukturdriften udvides til at omfatte flere systemer Der foretages en systemkonsolidering Endvidere er det efter systemkonsolideringen muligt at etablere et egentligt administrativt service center 30
4.1 Udbygget fællesskab omkring infrastruktur drift Såfremt erfaringer fra fælles infrastrukturdrift af de administrative systemer er gode, foreslås det, at sektoren overvejer andre infrastrukturdriftsopgaver, der kunne løses tilsvarende Som beskrevet i afsnit 3.1 kan der være tale om to muligheder: Enten etableres eget driftscenter (evt. udbygges det allerede etablerede) eller der findes ekstern part, der kan varetage opgaven (evt. udvides engagementet hos eksisterende leverandør) Den overordnede realiseringsplan svarer til den i afsnit 3.1 beskrevne. Økonomioverslag for de to muligheder vises på næste side 31
4.1 Økonomioverslag for udbygget fællesskab omkring infrastruktur drift Beregnet ved etablering af egen drift Såfremt al infrastruktur driftes i eget etableret center fås følgende nøgletal (idet posterne er opgjort på samme vis som for infrastruktur til de administrative systemer alene: Alle systemer -egen drift År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 Totaler Nuværende omkostning 55.229.800 55.229.800 55.229.800 55.229.800 55.229.800 276.149.000 - Afskrivninger, løbende drift 31.220.334 - Årsværk + konsulenter 24.009.466 24.009.466 Fremtidig omkostning: 0 18.104.924 18.104.924 23.357.506 11.525.862 71.093.217 - Afskrivninger, løbende drift 0 11.831.644 11.831.644 17.084.226 5.252.582 46.000.097 -Årsværk + konsulenter 0 6.273.280 6.273.280 6.273.280 6.273.280 25.093.120 Investering 20.831.644 0 0 0 0 20.831.644 - Afskrivning udstyr hos UC 11.831.644 11.831.644 - Realiseringsplan 9.000.000 9.000.000 Besparelse -20.831.644 37.124.876 37.124.876 31.872.294 43.703.938 128.994.339 Akkumuleret -20.831.644 16.293.231 53.418.107 85.290.401 128.994.339 Eksemplet er gennemregnet for den totale infrastruktur hos UC erne. Principperne er de samme som ved beregningen for de administrative systemer dog er der regnet med 8 årsværk til driften og afsat 9.000.000 kr. til gennemførelse af realiseringsplan. Som det fremgår er der over perioden tale om en besparelse på kr. 128.994.339 kr. i alt eller ca. 25,8 millioner årligt gennemsnitligt. Tallene bør yderligere kvalificeres gennem opstilling af en egentlig business case 32
4.1 Økonomioverslag for udbygget fællesskab omkring infrastruktur drift Beregnet ved drift hos ekstern part Såfremt al infrastruktur driftes hos ekstern part fås følgende nøgletal (idet posterne er opgjort på samme vis som for infrastruktur til de administrative systemer alene: Alle systemer - eksternt År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 Totaler Nuværende omkostning 55.229.800 55.229.800 55.229.800 55.229.800 55.229.800 276.149.000 - Afskrivninger, løbende drift 31.220.334 - Årsværk + konsulenter 24.009.466 24.009.466 Fremtidig omkostning: 0 18.936.240 18.936.240 18.936.240 18.936.240 75.744.960 - Driftsvederlag 0 17.760.000 17.760.000 17.760.000 17.760.000 71.040.000 - Leverandørstyring 0 1.176.240 1.176.240 1.176.240 1.176.240 4.704.960 Investering 20.831.644 0 0 0 0 20.831.644 - Afskrivning udstyr hos UC 11.831.644 11.831.644 - Realiseringsplan 9.000.000 9.000.000 Besparelse -20.831.644 36.293.560 36.293.560 36.293.560 36.293.560 124.342.596 Akkumuleret -20.831.644 15.461.916 51.755.476 88.049.036 124.342.596 Eksemplet er gennemregnet for den totale infrastruktur hos UC erne. Principperne er de samme som ved beregningen for de administrative systemer dog er der regnet med en faktor 4 relativt til driften af de administrative for driftsvederlaget og afsat 1,5 årsværk til leverandørstyringen. Til realiseringspaln er afsat 9.000.000 kr. med samme argumentation som for de administrative systemer Som det fremgår er der over perioden tale om en besparelse på kr. 124.342.596 kr. i alt eller ca. 24,9 millioner årligt gennemsnitligt. Tallene bør yderligere kvalificeres gennem opstilling af en egentlig business case 33
4.2 Systemfællesskab omkring administrative systemer Forslaget indebærer at systemerne konsolideres, så der for alle administrative processer anvendes de samme applikationer, men ikke nødvendigvis de samme data Dette ville medføre en harmonisering af de administrative processer på de enkelte UC er og en naturlig videreudvikling ville derfor være etablering af et egentligt administrativt service center Arbejdet kunne eksempelvis tilrettelægges således: Beslutning af fælles processer og konsolideringstakt Administrative applikationer leveret af UMIT og Moderniseringsstyrelsen F.eks. Navision Stat (Økonomi), SLS (løn) og SIS (Studieadministration) Administrative applikationer med tæt samspil til de kerneadministrative applikationer, som mere end en UC anvender som F.eks. Accostat Øvrige administrative applikationer der har et løst samspil med de centrale administrative systemer, herunder øvrige studieadministrative løsninger f.eks. Skemalægning, kursussystem og bibliotekssystem 6-9 mnd 2-3 år 3-4 år 34
4.2 Systemfællesskab omkring administrative systemer - økonomioverslag Analyse og kravspecifikation (3 år) 3 år Lav Middel Høj Egne ressourcer (3 FTE) 5.265.000 7.020.000 8.775.000 Konsulent honorar (3 FTE) 17.111.250 22.815.000 28.518.750 Sum 22.376.250 29.835.000 37.293.750 Analyse, kravspecifikation og projekthjælp (5 år) 5 år Lav Middel Høj Egne ressourcer (3 FTE) 8.775.000 11.700.000 14.625.000 Konsulent honorar (3 FTE) 28.518.750 38.025.000 47.531.250 Sum 37.293.750 49.725.000 62.156.250 System udskiftning & Portal It Lav Middel Høj System udskiftninger m.m. 22.500.000 30.000.000 37.500.000 Administrativ portal 11.250.000 15.000.000 18.750.000 Sum 33.750.000 45.000.000 56.250.000 Et typisk forløb med proceskonsolidering og kravspecifikation i denne størrelsesorden vil tage 2-4 år. Der beregnes DKK 400/t interne og DKK 1.300/t eksterne Der er beregnet med middelpriser på systemudskiftninger m.m. Lav = Middel 25 % Høj = Middel + 25 % Som det fremgår er det en ganske omfattende opgave at få konsolideret på systemniveau og harmoniseret de administrative processer Men der er ingen tvivl om, at gevinsterne for sektoren på sigt er betydelige ikke mindst, hvis der etableres egentligt fælles administrativt center, hvorved betydelige årsværkbesparelser må forventes at kunne findes 35
5 Styring og organisering 36
Forslagenes styringsmæssig konsekvens Styringsbehov 1. Der vil samlet set være behov for en styring af fælles løsninger både forstået som egentlige it-løsning og som samarbejder (fx om fælles indkøb) 2. Styringsmodellen skal tage udgangspunkt i den indledende model for styring af it-samarbejder i sektoren (jf. notat om It-governance styring og organisering af it-samarbejdet i University Colleges (UC) ) 3. Set i forhold til trappemodellen omfatter forslaget forskellige grader af samarbejder men de vil alle kræve en grad af koordinering og gensidig forpligtigelse for at kunne fungere: 37
Forslagenes placering i trappemodellen Løsningsforslagene omfatter således ikke bedste praksis, netværk og erfagrupper Sagsområder løses fælles (shared service) Fælles anvendelse af tredjepartsløsninger Fælles it-applikationer Trin 1 Trin 2 Trin 3 3.1 Infrastrukturdrift af 4.1 Udbygget fællesskab 5. Administrativt administrative systemer omkring infrastruktur drift servicecenter 3. 3 Fælles indkøb af klienter og klienthåndtering 3.4 Fælles indkøb af AVudstyr 3.2 Udvikling af administrative systemer 4.2 Systemfællesskab omkring administrative systemer Fælles udpegning af bedste praksis Netværk og erfagrupper 38
De tre hovedfokus i it-governance i UC Model fra papir om indledende model - Forslagene skal indpasses i den indledende model for it-governance i sektoren - Det passer fint ind i fokus for den indledende model, idet der vil være tale om et udviklingsarbejde (i projekter), som efterfølgende skal driftes jf figuren - Der vil være behov for i det videre arbejde at afklare driftsmodellen for de fælles løsninger herunder: - Finansieringsmodel (fordelingsnøgle) - Styring af videreudvikling (fx prioritering af nye behov) - Rolle og ansvarsafklaring, herunder ejerskab, - Beslutningsprocedurer og organisering - Programsekretariatet vil udarbejde en fuld driftsmodel den skal kunne understøtte driften af fælles løsninger der leveres fra effektiviseringsprogrammet - I rolleafklaringen skal der være fokus på at udnytte eksisterende spidskompetencer og erfaringer i sektoren indenfor de udvalgte løsningsområder 2. Projekter og eksekvering 1. Strategi og prioritering 3. Drift - Det bliver en kritisk aktivitet at etablere en tværgående sekretariat der kan sikre koordinering og fremdrift i arbejdet med de fælles løsninger se næste planche 39
Tværgående it-sekretariat UC IT Opgaver og etablering Der skal etableres et tværgående sekretariat, som har følgende opgaver: Etablering af samlet styringsparadigme, herunder: rolle- og ansvarsafklaring (fx systemejerskab), samt procedurebeskrivelser og aftaleparadigmer (fx fordelingsnøgle til finansiering af fælles løsninger) Sekretariatsbetjening af relevante grupper i driftsmodel samt sektorkoordinering Leverandør- og kontraktstyring og i den sammenhæng at få indsigt i markedsudviklingen Der vil være behov for en række fælles principper og tilgange for udviklingen af fælles løsninger det skabes bl.a. gennem: udarbejdelse af strategi og målarkitektur (herunder databehov på tværs og arkitekturgovernance i projekter) vedligeholdelse af fælles porteføljestyringskoncept og projektmodel Det er derfor oplagt at forsøge en synergieffekt med det eksisterende programsekretariat. 40
UC IT s kontaktflader UC-It leverer fælles løsninger til sektoren men dele af sektoren kan også være leverandør til UC IT UCN UCSYD UCSJ METROPOL VIA UCL UCC UC IT Moderniseringsstyrelsen. UMIT Driftsleverandør (eventuelt et UC) Andre leverandører 41