2 KnowWare Øvelser til Word 97 Pia Hardy Pia Hardy og KnowWare.dk
Indhold 3 Forord...2 Indledning: Orientering i skærmbilledet...4 Øvelse 1: Opret et dokument...7 Indskriv tekst...7 Gem dokument...7 Luk, Åbn og Gem dokument...8 Øvelse 2: Rediger et dokument...9 Gem dokument med nyt navn...9 Flyt markør...9 Indsæt ny tekst...10 Slet tekst...10 Øvelse 3: Redigér og formatér et dokument...10 Markér tekst...10 Markér og formatér tekst...11 Slette markerede ord...11 Fortryd funktionen...12 Indsætte, slette tomme linjer...12 Indsætte/slette tvungent sideskift...12 Øvelse 4: Ændring af dokumentvisning...13 Normal visning...13 Sidelayoutvisning...13 Onlinelayoutvisning...13 Fuld skærm...14 Vis værktøjslinjer og lineal...14 Flydende værktøjslinjer...14 Øvelse 5 : Justering og udskrivning...15 Justering og dags dato...15 Udskriv og Vis udskrift...15 Øvelse 6: Mere formatering...16 Ændre skrifttype og størrelse...16 Ændre standard skrifttype og størrelse...18 Ændre margener og papirretning...18 Ændre standard i sideopsætning...18 Indrykke tekst...19 Øvelse 7: Stavekontrol og orddeling...19 Dansk stavekontrol...20 Engelsk Stavekontrol...21 Orddeling...22 Øvelse 8: Anvend tabulatorer...23 Indsætte tabulatorer...23 Flytte tabulatorer på linealen...24 Fjerne tabulatorer...24 Centrerede tabulatorer...24 Tabulator med fyldtegn...25 Tabulator i brevhoved...25 Øvelse 9: Afsnitsformatering...26 Hængende indryk...26 Flyt indrykningstrekanter...27 Ændre linjeafstand...27 Øvelse 10: Flytning og kopiering af tekst...27 Flytte tekst...27 Kopiere tekst...28 Kopiering mellem dokumenter...28 Øvelse 11: Autotekst og autokorrektur...29 Opret autotekst...29 Indsæt autotekst,...29 Definér autokorrektur...30 Øvelse 12: Punktopstilling... 31 Opstilling med tal... 31 Opstilling med bogstaver... 32 Opstilling med punkttegn... 32 Udskift punkttegn... 32 Punktopstilling i flere niveauer... 33 Indsæt symbol... 34 Øvelse 13: Rammer og skygge... 35 Indsætte rammer, streger og skygger... 35 Øvelse 14: Sidehoved og sidefod... 37 Sidehoved/sidefod med sidetal og ramme... 37 Øvelse 15: Søg og erstat... 38 Søg... 38 Erstat... 38 Øvelse 16: Få styr på dine dokumenter... 39 Gem dialogboksen... 39 Oprette mapper... 40 Standardindstillinger for dokumentgemning... 40 Gemme i rigtig mappe... 41 Gemme på diskette... 41 Øvelse 17: Dialogboksen Åbn... 42 Flytte, kopiere, slette og dokumenter... 43 Øvelse 18: Find dine dokumenter... 44 Find dokumenter... 44 Øvelse 19: Tabeller... 45 Oprette tabel... 45 Markering i tabel... 46 Indsætte rækker... 46 Referat i tabel... 47 Ændre kolonnebredde... 48 Indryk og justering i tabel... 48 Tegn din egen Faktura... 49 Øvelse 20: Spalter og uncial... 50 Anvende uncial og spalter... 50 Øvelse 21: Skabeloner... 52 Oprette en skabelon... 52 Anvend skabelon... 53 Ændre skabelon... 53 Indbyggede skabeloner... 53 Anvende Guider... 54 Oprette en formular... 55 Øvelse 22: Clipart-objekter... 56 Indsætte og formatere billeder... 56 Øvelse 23: WordArt og autofigurer... 58 Indsætte WordArt objekter... 58 Autofigurer... 59 Invitation med Clipart,WordArt, Autofigur... 60 Note-It objekt... 61 Genvejstaster... 62
3 Forord Forord Hvorfor øvelser til Word 97? Formålet med dette øvelseshæfte er ikke at beskrive så mange emner som muligt, men at sikre en udførlig trinvis vejledning, således at øvelserne fremstår logiske og lette at udføre. De enkelte øvelser er ikke længere end, at du sagtens kan snuppe én i en pause mellem dine opgaver på arbejdet eller i et fredeligt øjeblik derhjemme. Hvilke forudsætninger kræves? Du må gerne være en hel "novice" inden for området, men en god museføring vil lette muskelspændinger i arme og skuldre. Et lettere kendskab til Windows 95 vil bl.a. afhjælpe forståelsen for, hvordan arkiverings-strukturen er opbygget på harddisken, og hvor i mappestrukturen du gemmer dine dokumenter. Læs mere i hæftet Øvelser til Windows 95. Hvordan bruger du hæftet? Er du nybegynder i Word, vil jeg anbefale, at du udfører øvelserne helt fra begyndelsen, idet der senere i hæftet vil blive bygget videre på nogle af de dokumenter, som du opretter. Har du arbejdet med tidligere versioner af Word kan du nøjes med at gennemgå de emner, der interesserer dig. Se efter emner i stikordsregistret eller indholdsfortegnelsen bagest i hæftet. Hæftet starter med at gennemgå de helt grundlæggende funktioner for tekstbehandling i Word og slutter med øvelser, der dækker den layoutmæssige brug af Word til f.eks. opstilling af sange og invitationer. De øvelser, som du finder svære, kan du gentage efter behov, thi øvelse(r) gør mester. Opgaverne kan løses både ved brug af tastaturet og/eller musen. Der findes en oversigt over genvejstaster på side 62. Om Word og nye versioner. Word 97 er i øjeblikket den seneste version af Word. Med hensyn til de helt grundlæggende funktioner er der sket de største ændringer inden for tabeller, rammer, autotekster, billeder og WordArt. Nogle steder har Word det også med at tage magten fra brugeren især med hensyn til funktionen autoformatering under skrivning, som undertiden kan virke meget frustrerende, hvis du ikke lærer, hvor disse indstillinger slås fra. Men bare rolig, det er beskrevet i hæftet. Word 97 rummer også andre nye faciliteter, især omkring integrationen med Internettet, Outlook og billed- og objektbehandling. De vil blive beskrevet i et senere hæfte. Den erfaring, jeg har fra adskillige af de Wordkurser, jeg har afholdt, er, at mange kun anvender de grundlæggende funktioner i Word. Så kunsten er i indlæringsfasen at blive god til og fortrolig med disse funktioner for derefter trinvis at indarbejde de mere avancerede teknikker. Med de mange valgmuligheder, der er inkorporeret i menuerne og dialogboksene i Word 97, er det vigtigt, at overblikket kan fastholdes, og det kan være svært for nogle brugere. Det kan undertiden føles som at gå ind i et gigantisk supermarked, hvor flere og flere varer ligger på hylderne, og man længes efter den vante købmandsbutik, hvor butik-størrelsen og vareudvalget er begrænset og overskueligt. Så jeg håber, at de fremtidige Word-versioner også lægger vægt på vigtigheden af enkelhed og bevaring af overblikket, ved f.eks. at opdele programmet i forskellige valgbare moduler ét for grundlæggende funktioner og nogle for de mere avancerede såsom rapportskrivning, layout eller internetintegration.
Skærmbilledet 4 Indledning: Orientering i skærmbilledet I denne øvelse lærer du følgende: at starte Word og håndtere Office-assistenten at aktivere menuerne i menulinjen at se på værktøjslinjer, skærmtips, linealen og anvende rullepaneler om dokumentvisninger og statuslinje Sæt dig godt til rette foran din PC og tænd for den. Efter opstarten af PC-en ser du højst sandsynligt Windows 95 programmets Skrivebord. 1. Vælg Start-knappen i Windows 95 s Proceslinje nederst i skærmbilledet, vælg menupunktet Programmer, og herefter menupunktet Microsoft Word. 2. Hvis Word er lagt ud på skrivebordet som et ikon, så kan du også starte programmet ved at dobbeltklikke på ikonet. 3. I Word s skærmbillede ses et lille vindue med en bevægelig clips. Det er din clairvoyante ven, også kaldet Office-assistenten eller Mr. Clips. Han kan forudsige, hvilken hjælp du har brug for i din aktuelle situation i Word. Pludselig gør Mr. Clips sig bemærket ved at kommentere dine handlinger og foreslå relaterede Hjælp-emner. Hvis du ser en lysende elpære ved siden af Mr. Clips, så klik på den, og du får aktuelle tips om smartere måder at udføre handlingen på. 4. Du kan også stille Office-assistenten spørgsmål om, hvad du ønsker at foretage dig, og han foreslår forskellige Hjælpe-emner, som du kan orientere dig nærmere i. 5. Klik på Office-assistenten, indskriv ordet skrifttyper i søgefeltet og klik på knappen Søg, herefter ses forskellige forslag til emner. Klik på emnet Ændre skrifttype, og emnet belyses nærmere i et nyt vindue. Klikker du på den lille symbolknap Vis hvordan,så guides du automatisk gennem den ønskede handling. 6. Ønsker du at skjule Mr. Clips, så højreklik (dvs. klik med højre museknap) på ham, og vælg Skjul Office-assistenten. Klik på knappen Office-assistent eller F1, og vupti er han fremme igen. 7. Du kan ændre assistentens udseende ved at højreklikke på vinduet og vælge Vælg, assistent... Under fanen Galleri klikkes på knappen Næste eller Tilbage for at vælge assistentens ønskede udseende. Under fanebladet Indstillinger kan assistentens egenskaber indstilles. 8. Office-assistenten har to størrelser. Hvis du vil ændre størrelsen, skal du placere musemarkøren på Office-assistentens vinduesramme, så ændres markøren til en pil med to hoveder. Træk derefter rammen til den ønskede størrelse.
5 Skærmbilledet Lineal Indrykningstrekanter Menulinje Formateringsværktøjslinje Tabulatorknap Standard-værktøjslinje Office-assistenten Dokument Visninger Statuslinjen Elementsøgning Den øverste bjælke i det viste skærmbilledet kaldes for Titellinjen, her ses programmets navn Microsoft Word samt navnet på det nye tomme dokument, kaldet DOKUMENT1, som Word er startet op med. Hver gang du beder om at hente et nyt dokument, tildeles det navnet DOKUMENT... samt et fortløbende tal. Næste linje i skærmbilledet kaldes for Menulinjen, her ses hovedkategorierne inden for de forskellige menuer. 1. Helt til højre på Titellinjen er der tre knapper, disse håndterer programvinduet. Hvis du klikker på den første knap, minimeres Word-vinduet og er nu kun præsenteret ved en knap på Proceslinjen. Wordvinduet kaldes frem igen ved at klikke på knappen i Proceslinjen. 2. Klik på den midterste knap, og Word-vinduet formindskes lidt. Knappen omdannes nu. Klik på den omdannede knap, og vinduet maksimeres til at fylde hele skærmen. 3. Den tredje knap med krydset bruges til at afslutte programmet Word. 4. Helt til højre på Menulinjen findes de samme tre knapper, disse påvirker kun dokumentvinduet. Peg på knapperne, og læs deres skærmtip. Prøv selv at eksperimentere med knapperne til højre på både menu- og titellinjen. 5. Klik på menuen Filer. Her kan du vælge menupunkter til f.eks. at åbne, gemme og udskrive dine dokumenter. Disse funktioner er også lagt på værktøjsknapperne på standard-værktøjslinjen. Du kan også aktivere menuen Filer med tasten ALT og dernæst F (dvs. det understregede bogstav F i menuen Filer). Filer, Luk aktiveres ved ALT, F, L (Hold ALT nede, tryk dernæst på F og dernæst L).
Skærmbilledet 6 6. Klik på menuen Rediger. Du ser nu, at nogle af menupunkterne f.eks. Klip og Kopier er grå, dvs. de er ikke valgbare i øjeblikket. Efter markering af en tekst vil de være valgbare. Til højre for menupunktet Klip ses tastaturgenvejen CTRL+X. 7. Klik på menuen Vis. Her ser du måske et lille hak! ved menupunktet Lineal, dette beskriver, at linealen er vist i skærmbilledet. Klik på menupunktet, og vupti er linealen væk. Indsæt linealen igen ved at vælge Vis, Lineal. Symbolerne til venstre for et menupunkt illustrerer den knap, som kan findes i en værktøjslinje, og som udfører samme funktion. 8. Under menulinjen findes to værktøjslinjer, øverst standardværktøjslinjen, nedenunder formaterings-værktøjslinjen. 9. Peg med musen på den første knap på standard-værktøjslinjen, vent et par sekunder, og du vil se et lille skærmtip, som meget kort forklarer dig, hvad knappen kan bruges til samt dens genvejstast CTRL+N. Før din mus henover de andre værktøjer, og se deres tip. 10. Under værktøjslinjerne finder du Linealen, den beskrives senere i hæftet, se side 19. Det hvide område i linealen viser, hvor bred teksten er. Prøv at pege på de små indrykningstrekanter og se skærmtippene. Indrykningstrekanterne kan bruges til at indrykke afsnit fra margen. Du kan indsætte tabulatorer ved hjælp af tabulatorknappen til venstre på linealen, se mere herom side 19. Peg på tabulatorknappen og få et tip. 11. Til højre og neden under det tomme dokument ses et vandret og lodret Rullepanel, som kan bruges til at rulle gennem dokumentet ved at klikke på pilene i starten og i slutningen af rullepanelerne, eller rulle hurtigt ved at trække i de grå bokse på rullepanelerne. 12. Under det lodrette rullepanel findes 3 knapper, disse kan bruges til spring i dokumentet mellem udvalgte elementer. Klik på den midterste knap Elementsøgning, og vælg elementet Gå til næste side, så kan du springe til forrige side eller næste side ved hjælp af knapperne med dobbeltpilene. 13. Til venstre for det vandrette rullepanel ses en lille værktøjslinje med 4 knapper. Peg på dem og se tippene. Disse knapper anvendes til forskellige dokumentvisninger på skærmen. Normal visning anvendes mest til almindelig tekstindskrivning.
7 Opret og gem dokument 14. Onlinelayoutvisning bruges mest til at øge dokumentets læsbarhed med større skrift, kortere linjer, skjulte sidehoveder og sidefødder. Sidelayoutvisning bruges til at se hele layoutet på siden dvs. også sidefod og sidehoved, mere herom i øvelse 14. Knappen Dispositionsvisning bruges hovedsageligt til lange dokumenter og vil ikke blive omtalt i dette hæfte. Læs mere om dokumentvisninger på side 13. 15. Nederst i skærmbilledet ses Statuslinjen, som orienterer om den blinkende tekstmarkørs placering i dokumentet. 16. Set fra venstre, er følgende: 1. sideplacering 4. lodret position på siden 2. sektionsplacering 5. antal linjer under topmargen 3. side ud af antal sider 6. Afstanden fra venstre margen til tekstmarkør angivet i antal tegn 17. Det var så slut på "Tour de Word 97", herefter starter øvelsesrækken. Øvelse 1: Opret et dokument I denne øvelse lærer du følgende: indskrive tekst, gemme, lukke og åbne et dokument afslutte Word Indskriv tekst 1. Indskriv nedenstående to afsnit. Du skal ikke trykke på ENTER tasten ved slutningen af hver linje, tekstlinjen ombrydes automatisk. Tryk på ENTER 2 gange for at lave en tom linje mellem afsnittene. En lille hilsen fra vores ferie i Østrig. Vejret er fantastisk. Solen skinner fra en skyfri himmel, de stolte granitmasser står fuldt oplyst i alle nuancer mod den blå baggrund. I går var vi oppe i 3500 meters højde. Hvilken tur op med svævebanen. Da vi kom ned igen, gik vi en tur i byen. Der var mange mennesker. Det lokale vand er ikke godt, så vi drikker øl. Gem dokument 1. Vælg Filer, Gem som eller klik på knappen Gem på standardværktøjslinjen. Navngiv dit dokument FERIE I ØSTRIG i feltet Filnavn. Tastaturgenvejen for Gem er CTRL+S, du holder CTRL nede samtidig med du trykker på bogstavet S.
Luk, åbn og gem dokument 8 2. Læg mærke til, at Word selv foreslår de første par ord fra teksten som filnavn. Du overskriver ordene med filnavnet FERIE I ØSTRIG. Dokumentet får automatisk efternavnet.doc, hvis der i feltet Filtype er valgt Word-dokument. Du har tilladelse til at skrive i alt 255 karakterer inklusiv mellemrum. Du kan både bruge store og små bogstaver, når du indskriver filnavnet. Du kan også oprette og vælge den mappe, hvor filen skal gemmes, mere herom i øvelse 16. 3. Standardindstillingen eller ståstedet for at åbne og gemme dokumenter i Word er ved en standardinstallation sat til mappen C:\DOKUMENTER, læs mere herom på side 40. Klik knappen Gem eller tryk ENTER. Se på Titellinjen, og dokumentets nye navn vises her. Luk, Åbn og Gem dokument 1. Vælg Filer, Luk for at lukke dokumentet FERIE I ØSTRIG. Hvis du ikke har gemt de seneste ændringer, vil du blive advaret enten ved hjælp af en dialogboks eller af Office-assistenten og spurgt, om du ønsker at gemme ændringer. 2. Vælg Filer, Åbn, eller klik på Åbn (CTRL+O) på standardværktøjslinjen. Under feltet Filtype ses, at Word automatisk leder efter Worddokumenter, hermed menes dokumenter med efternavnet.doc Klik på dokumentet FERIE I ØSTRIG i listeboksen, klik på Åbn-knappen. 3. Du har nu dokumentet fremme på skærmen igen, tilføj nederst i brevet efter ordet øl følgende: Vi glæder os alle meget til på torsdag, da er der lovet sne. 4. Vælg Filer, Gem eller klik på knappen Gem, så gemmes dit dokument igen under samme navn. Læg mærke til, at du ikke bliver bedt om at angive filnavnet igen, fordi dokumentet inklusiv ændringerne automatisk gemmes under samme filnavn. Når du gemmer dit dokument allerførste gang, og bruger Filer, Gem eller knappen Gem, så fremkommer dialogboksen: Gem som automatisk, således at du kan navngive dokumentet. Hvis du senere ønsker dokumentet gemt med et andet navn, bruges Filer, Gem som. Dokumentet med det første navn findes dog stadig gemt på harddisken. 5. Vælg Filer, Luk, eller CTRL+W eller knappen X øverst til højre i dokumentvinduet. for at fjerne dokumentet FERIE I ØSTRIG fra skærmen. Hvis der ikke er sket ændringer med dokumentet siden sidste gem, lukkes dokumentet uden yderligere kommentarer. 6. Vælg Filer, Afslut for at afslutte Word og returnere til skrivebordet.
9 Rediger dokument Øvelse 2: Rediger et dokument I denne øvelse lærer du følgende: gemme dokument under nyt navn flytte markør, indsætte og slette tekst Gem dokument med nyt navn 1. Vælg Filer, Åbn eller klik på knappen Åbn på værktøjslinjen, og vælg dokumentet FERIE I ØSTRIG i listen, klik på Åbn. 2. Du skal nu lave en kopi af dokumentet med et nyt navn. Vælg Filer, Gem som. Erstat det aktuelle filnavn med SKITUR. Du har stadig dokumentet FERIE I ØSTRIG i dit arkiv på harddisken, men du har lavet en kopi med et andet navn, nemlig SKITUR. Flyt markør Du skal nu lære at navigere rundt i dit dokument. Dette kan gøres på to måder: enten ved hjælp af tastaturet eller ved brug af musen. I din tekst findes din tekstmarkør, en blinkende lodret streg. Når du benytter navigeringstasterne,, og, så flytter tekstmarkøren sig gennem teksten, og dokumentet ruller automatisk. 1. Afprøv følgende navigerings-muligheder ved hjælp af tastaturet: Hvis du vil flytte Skal du trykke på følgende tast et tegn til venstre et tegn til højre en linje op en linje ned et ord til venstre et ord til højre til begyndelsen af linjen til slutningen af linjen CTRL + ( + symbolet betyder, at du holder CTRL nede mens du trykker på ) CTRL+ HOME END et afsnit op CTRL + en side frem en side tilbage et vindue op et vindue ned til start af dokument til slut af dokument gå til sidenr. CTRL + PGDN CTRL + PGUP PGUP PGDN CTRL+HOME CTRL+END TRYK F5, skriv sidetal og tryk ENTER
Rediger dokument 10 Flytte tekstmarkøren ved hjælp af musen Når du flytter rundt i dokumentet ved hjælp af musen, ruller du først gennem dokumentet ved hjælp af de lodrette og vandrette rullepaneler. Læg mærke til, at tekstmarkøren ikke følger med. Du skal nemlig klikke den ind i teksten for at indsætte tekstmarkøren i den ønskede position. Fremgangsmåde til flytning af markør ved hjælp af musen 1. Rul ved hjælp af de lodrette og vandrette rullepaneler indtil, du kan se det sted, du vil redigere, er synligt. Klik med musen, således at tekstmarkøren placeres på det nye sted. 2. Vælg knappen elementsøgning på det lodrette rullepanel. Vælg et element f.eks. side, tabel, grafik, og hop fra element til element med knapperne med dobbeltpilene. Indsæt ny tekst 1. Placer tekstmarkøren i det andet afsnit efter ordet svævebanen, og skriv følgende sætning: Jeg lider lidt af højdeskræk. Teksten indskrives ved tekstmarkøren. Den eksisterende tekst skubbes fremad, når du skriver. Slet tekst Du kan slette tekst foran tekstmarkøren ved hjælp af SLET BAGUD tasten, placeret lige ovenover ENTER. Du kan slette tegn efter tekstmarkøren ved hjælp af DELETE. 1. Placér tekstmarkøren foran ordet: lidt i din tekst og slet ordet. Hvilken slettetast skal du bruge? Indskriv ordet meget i stedet for. Prøv selv at slette andre ord og indsætte nye. Du kan også slette et ord efter markøren ved hjælp af CTRL + DELETE, eller et ord foran markøren med CTRL + SLET BAGUD. 2. Vælg Filer, Luk og klik på Nej, så ændringerne ikke gemmes. Øvelse 3: Redigér og formatér et dokument I denne øvelse lærer du følgende: markering og formatering af tekst fortryd funktionen og indsætte/slette sideskift Hvis du har skrevet en tekst og f.eks. ønsker at formatere, slette, flytte, eller kopiere noget af teksten, skal den først markeres, før du foretager den ønskede handling. Nedenfor er beskrevet, hvorledes du kan markere enten med musen eller tastaturet. Markér tekst 1. Åbn dokumentet SKITUR. Tekst kan markeres med enten tastatur eller mus eller en kombination af disse. Nedenfor vises nogle af mulighederne. Eksperimentér med dem og find din egen metode.
11 Rediger dokument Markering med tastatur et tegn til højre et tegn til venstre til slutningen af ordet til begyndelsen af ordet til slutningen af linjen til begyndelsen af linjen en linje ned en linje op et afsnit ned et afsnit op til slutningen af dokumentet til begyndelsen af dokumentet et helt dokument Så skal du trykke på SKIFT+HØJRE PIL SKIFT+VENSTRE PIL CTRL+SKIFT+HØJRE PIL CTRL+SKIFT+VENSTRE PIL SKIFT+END SKIFT+HOME SKIFT+PIL NED SKIFT+PIL OP CTRL+SKIFT+PIL NED CTRL+SKIFT+PIL OP CTRL+SKIFT+END CTRL+SKIFT+HOME CTRL+5 på det numeriske tastatur eller CTRL+A Markering med musen Markérer hele ordet Markérer hele linjen Markérer hele afsnittet Markérer teksten som musen bevæger sig over Markérer hele sætningen Markérer hele dokumentet Gør følgende Dobbeltklik på et ord Enkeltklik yderst til venstre for linje Dobbeltklik yderst til venstre for linje Hold musen nede, og kør til højre, venstre, op eller ned. Hold CTRL nede og klik i en sætning Hold CTRL nede og klik yderst til venstre for linjen Markér og formatér tekst 1. Markér ordet Østrig i første afsnit. Du kan nøjes med blot at placere markøren "inde i" ordet, hvis du vil formatere ordet. 2. Klik på knappen Fed, så er ordet skrevet med fed skrift. Klik et sted i teksten og markeringen ophæves, eller brug en af navigeringstasterne f.eks.. 3. Klik i ordet fantastisk og klik på knappen Understreg. 4. Markér ordene Hvilken tur op med svævebanen og klik på knappen kursiv. En tekst kan godt være formateret med fed, kursiv og understreget samtidigt. Slette markerede ord 1. Markér ordene: fra en skyfri himmel, og tryk på DELETE.
Rediger dokument 12 Fortryd funktionen Du har nu formateret og slettet nogle ord i teksten. Du kan imidlertid fortryde disse og andre handlinger ved hjælp af Fortryd knappen. 1. Klik på Fortryd knappen, og den slettede tekst bliver synlig igen. Fortsæt med at klikke på Fortryd knappen, og alle dine handlinger fortrydes. Hvad med at opfinde sådan en knap til det virkelige liv? Du kan fortryde de sidste 99 handlinger. 2. Klik på knappen Gentag, indtil alt det, du har fortrudt, er genskabt. Disse Fortryd og Gentag knapper er vældig anvendelige, hvis du har eksperimenteret lidt og gerne vil gå tilbage til et tidligere udgangspunkt i dokumentet. 3. Klik på listepilen ved siden af knappen Fortryd, du ser nu en liste over de handlinger, du har foretaget. Klik på den tredjesidste handling, og du fortryder denne samt de to handlinger som kommer før på listen. 4. Klik på listepilen ved siden af knappen Gentag. Klik på den sidste handling og dit formaterede dokument er genskabt. Indsætte, slette tomme linjer 1. Placér markøren øverst i dokumentet SKITUR, og tryk på ENTER, herved indsættes en tom linje oven over den blinkende tekstmarkør. Læg mærke til, at der er forskel på din musemarkør og din tekstmarkør. Skriv: Kære mor. Placér tekstmarkøren foran ordet Kære, og tryk 4 gange på ENTER. 2. Klik på knappen Vis/Skjul, hermed ses ellers skjulte koder for mellemrum og nyt afsnit. Slet to af koderne for nyt afsnit ved hjælp af DELETE, læg mærke til, at de tomme linjer slettes. 3. Klik igen på knappen Vis/Skjul, og koderne forsvinder igen. Indsæt et nyt afsnit efter ordet Mor ved hjælp af ENTER. Klik på knappen Gem, og dokumentet gemmes under samme navn. Indsætte/slette tvungent sideskift Hvis du skriver et dokument over flere sider, vil Word automatisk lave sideskift i henhold til den plads, der er til rådighed mellem din top- og bundmargen. Ønsker du derimod selv at være herre over sideskiftet gøres følgende: 1. Åbn dokumentet SKITUR. Stil dig efter det ord (f.eks. ordet Baggrund. ), hvor du ønsker sideskiftet, tryk på CTRL + ENTER eller vælg Indsæt, Sideskift m.m... og klik OK. Alt efter din dokumentvisning, se mere herom i øvelse 4, ses sideskiftet enten som en stiplet linje (Normal visning) eller som et rigtigt sideskift (Sidelayout-visning). 2. Hvis du vil slette sideskiftet, placér tekstmarkøren på den stiplede linje og tryk DELETE, eller placér markøren før sideskiftet (sidelayout-visning) og tryk DELETE.
13 Dokumentvisning Øvelse 4: Ændring af dokumentvisning I denne øvelse lærer du følgende: normal-visning, sidelayout-visning og onlinelayoutvisning zoom kontrol og fuld skærm visning vise værktøjslinjer og lineal omforme undermenuer til værktøjslinjer I Word kan du se på dit dokument i forskellige visninger. Det er vigtigt, at du finder den visning og zoom-indstilling, som passer bedst til dine øjne alt efter, om du indskriver, redigerer, formaterer tekst, eller om du vil se placeringen af spalter, grafik mm. på siden. Ændringen af dokumentvisningen på skærmen ændrer ikke størrelsen på udskriften. Normal visning 1. Klik på knappen Normal visning til venstre for det vandrette rullepanel nederst på skærmen, eller vælg Vis, Normal. 2. Klik på listepilen ved siden af boksen Zoom, og vælg Sidebredde eller vælg Vis, Zoom, Sidebredde og OK. 3. Eksperimentér selv med forskellige zoom-indstillinger i normal dokumentvisning for at forstørre eller formindske visningen af dokumentet. Normal visning er mest velegnet til skrivning, redigering og formatering af tekst. Her ses teksten inden for margenerne, sideskift vises som en stiplet linje. Sidelayoutvisning 1. Klik på knappen Sidelayoutvisning på det vandrette rullefelt nederst på skærmen eller vælg Vis, Sidelayout. 2. Vælg i boksen Zoom, Sidebredde, eller vælg Vis, Zoom og Sidebredde. 3. Eksperimenter selv med forskellige zoom-indstillinger i sidelayout f.eks. Hele siden, To sider, 200%, 10% osv. Sidelayout er nyttig, hvis du ønsker at kontrollere placeringen af de forskellige elementer (grafik, tekst, sidehoved/fod, sidetal, margener) på siden, inden dokumentet udskrives. Onlinelayoutvisning Onlinelayoutvisning er en ny funktion i Word 97, som optimerer læsbarheden af dokumentet. Teksten vises med en større skriftstørrelse og ombrydes, så den passer til vinduet, og ikke som den ren faktisk udskrives. Denne visning er mest beregnet til at læse og redigere længere dokumenter. Desuden får du en dokumentoversigt i venstre side af skærmen. Hvis du vil skifte til onlinelayoutvisning, skal du vælge Vis, Onlinelayout eller klikke på knappen Onlinelayoutvisning nederst på det vandrette rullepanel.
Dokumentvisning 14 Fuld skærm Fuld skærm-visningen kan bruges, hvis du bare skal skrive løs og ønsker så stort et skriveareal som muligt på skærmen. 1. Vælg Vis, Fuld skærm, hermed forsvinder værktøjslinjer og andre skærmelementer. 2. Tryk på ESC eller vælg knappen Luk Fuld skærm, og du vender tilbage til foregående dokumentvisning. Ved indskrivning af tekst vælger jeg som regel Normal visning med zoom: Sidebredde. Ved bearbejdning af grafik-elementer samt sidehoved/fod vælger jeg Sidelayoutvisning med zoom: Sidebredde eller Hele Siden. Vis værktøjslinjer og lineal Undertiden kan en værktøjslinje på mystisk vis forsvinde helt fra skærmbilledet eller have forrykket sig og er pludselig placeret midt på dokumentet. Skræk og rædsel. Det kan der dog heldigvis rådes bod på. 1. Hvis værktøjslinjen er væk så vælg Vis, Værktøjslinjer. Normalt er de to værktøjslinjer Standard og Formatering valgt og vist på skærmen. Fravælg dem ved at klikke på felterne med!. 2. Vælg igen Vis, Værktøjslinjer, og klik igen et! ind i felterne ved de to værktøjslinjer samt ved værktøjslinjerne Billede og Autotekst. Alle fire værktøjslinjer ses nu i skærmbilledet. Prøv selv andre kombinationer. 3. Nu skal du flytte standardværktøjslinjen ned oven på dokumentet, klik på flyttehåndtaget dvs. de dobbelte lodrette streger til venstre i standardværktøjslinjen, hold museknappen nede og træk værktøjslinjen ned i skrivearealet, slip museknappen. 4. Dobbeltklik i værktøjslinjens Titellinje, og vupti den er på plads igen, eller træk i titellinjen og manøvrér værktøjslinjen på plads. Det er en god øvelse i beherskelse af musebevægelser. 5. Ønsker du lidt mere plads på din skærm, kan du fravælge linealen på dit skærmbillede. Vælg Vis, Lineal og væk er den. Vælg Vis, Lineal, og den er vist igen. Flydende værktøjslinjer Du kan flytte undermenuer, der er knyttet til en knap på en værktøjslinje, således at de kan trækkes til en ny placering på skærmen. Undermenuen tager da form af en såkaldt flydende værktøjslinje. 1. Klik på listepilen ved siden af knappen Skriftfarve, og en undermenu med en mørk flyttebjælke vises. Peg på flyttebjælken og se tippet. 2. Træk nu i flyttebjælken, og placér undermenuen oven på dokumentvinduet. Undermenuen ændres til en flydende værktøjslinje. Luk værktøjslinjen ved et klik på dens luk-knap (det lille kryds).
15 Justering og udskrivning Øvelse 5 : Justering og udskrivning I denne øvelse lærer du følgende: justering af tekst og indsætte dags dato udskrivning og vis udskrift Justering og dags dato 1. Åbn dit dokument SKITUR. Placér markøren øverst i dokumentet i en tom linje. Du skal nu indsætte en højrejusteret dato øverst til højre i dokumentet. 2. Klik på knappen Højrejusteret i formateringsværktøjslinjen eller CTRL+R og skriv ordene: Zell am See den. Det er kun det afsnit du står i, som bliver højrejusteret. 3. Vælg Indsæt, Dato og klokkeslæt, og vælg det datoformat, du ønsker. Klik på OK, og dags dato indsættes ved tekstmarkøren. 4. Markér teksten fra Kære Mor og nedefter ved at placere musemarkøren til venstre for teksten (markøren ændres til en pil) og trække nedefter. 5. Vælg knappen Lige margener eller CTRL+J, og din tekst strækkes. For store ordmellemrum klares ved orddelings-funktionen, se senere i øvelse 7. 6. Afprøv justerings-knapperne: Venstrejusteret, Centreret og Højrejusteret på den markerede tekst. Se genvejstasterne ved at pege på værktøjerne. 7. Placér markøren nederst i dokumentet og skriv: Med kærlig hilsen og dit navn. Gem dokumentet under samme navn SKITUR. Udskriv og Vis udskrift Inden du udskriver dit dokument, er det klogt at se på dokumentet i sidelayout-visning, for at kontrollere placeringen af de forskellige elementer (tekst, grafik, margener, sideskift m.m.) på siderne. Du kan også klikke på knappen Vis udskrift. I dette skærmbillede kan du også zoome din side ud og ind. Vis udskrift skærmbilledet forlades ved klik på knappen Luk. Når et dokument skal udskrives, kan det gøres på flere måder. Dertil kommer, at selve udskrivningen kan omhandle hele dokumentet, aktuel side, udvalgte sider eller markeret tekst. Se følgende dialogboks: 1. Vælg Filer, Udskriv og klik på OK, hele dokumentet sendes nu til printer. Afprøv de andre udskriftsindstillinger i dialogboksen. Højreklik på felterne i dialogboksen og få hjælp til, hvad de står for. 2. Du kan også klikke på knappen Udskriv på standardværktøjslinjen. Dialogboksen vises slet ikke, og hele dokumentet sendes direkte til printer.
Mere formatering 16 Øvelse 6: Mere formatering I denne øvelse lærer du følgende: ændre skrifttype og skriftstørrelse ændre standardskriften ændre margener og papirretning indrykke tekst Ændre skrifttype og størrelse 1. Åbn dokumentet SKITUR. Dokumentet skal nu yderligere redigeres og smukkeseres, resultatet ses nedenfor: Zell am See den 13. januar 1996 Kære Mor En lille hilsen fra vores ferie i Østrig. Vejret er fantastisk. Solen skinner fra en skyfri himmel, de stolte granitmasser står fuldt oplyst i alle nuancer mod den blå baggrund. I går var vi oppe i 3500 meters højde. Hvilken tur op med svævebanen. Jeg lider lidt af højdeskræk. Da vi kom ned igen, gik vi en tur i byen. Der var mange mennesker. Det lokale vand er ikke godt, så vi drikker øl. Vi glæder os alle meget til på torsdag. Da er der lovet sne. Jeg glæder mig til at prøve mine nye slalomski. Med kærlig hilsen Jørgen 2. Markér hele dokumentet, klik på listepilen til højre for boksen Skriftstørrelse, vælg 12 i listen. 3. Markér hele dokumentet igen, klik på listepilen til højre for boksen Skrifttype og vælg skrifttypen Arial. 4. Markér linjerne fra Kære mor til ordet slalomski og vælg skrifttypen Times New Roman. 5. Markér linjen med dit navn (her Jørgen) og vælg skrifttypen Boulevard og skriftstørrelsen 20. 6. Markér ordet Mor og vælg skriftstørrelse 16.
17 Mere formatering 7. Vælg Formater, Skrifttype, hvis du vil se et eksempel på, hvordan skrifttypen og størrelsen ser ud, før du vælger den. Nu skal Mor rigtig fremhæves. Vælg effekten Skygge i dialogboksen. 8. Nu skal mor fejres. Vælg fanen Animation og Fyrværkeri i listen. Animationer udskrives ikke, men ses blot på skærmen. 9. Markér ordene 3500 meters højde, vælg Formater, Skrifttype og vælg Kun Ord i listen ved feltet Understregning. 10. Markér dernæst ordet slalomski, vælg Formater, Skrifttype og vælg Dobbelt i listen ved feltet Understregning. Afprøv også nogle af de mange andre understregningsmuligheder. 11. Vælg Filer, Gem som og navngiv dokumentet SLALOM. I stedet for at bruge musen ved formateringsvalg, kan du benytte dig af følgende genvejstaster på den markerede tekst: Ønsker du:: Fed Kursiv Dobbelt understregning Understregning Understregning af ord Store bogstaver Hævet skrift Sænket skrift Nulstille skriftformatet til standard indstillingen (læs herom på side 19) Forøge skriftstørrelse med 1 pkt. Formindske skriftstørrelse med 1 pkt. Skifte mellem store og små bogstaver Forøge skriftstørrelse Formindske skriftstørrelse Anvende skjult tekst Tryk følgende: CTRL+F CTRL+K CTRL+ SKIFT+D CTRL+U ALT+ SKIFT+W CTRL+ SKIFT+A CTRL+ PLUSTEGN CTRL+SKIFT + LIGHEDSTEGN CTRL + MELLEMRUM CTRL+8 CTRL+7 SKIFT+F3 CTRL+SKIFT+X CTRL+SKIFT+Y CTRL+SKIFT+H Hvis du vil formatere teksten, medens du skriver, skal du først vælge det ønskede skriftformat ved hjælp af mus eller tastatur, dernæst skrive teksten og dernæst vælge et andet skriftformat for at fortsætte med et nyt format.
Mere formatering 18 Ændre standard skrifttype og størrelse 1. Vælg Formater, Skrifttype. 2. I denne dialogboks skal du vælge standardindstillingen til din skrift, dvs. skrifttype, størrelse mm. Vælg Times New Roman, Normal, 12 og klik på knappen Standard. Enten vises nedenstående dialogboks, eller også spørger Office-assistenten om det samme, og du klikker på Ja. Denne ændring vil gælde fremover for alle nye dokumenter. Ændre margener og papirretning 1. Vælg Filer, Sideopsætning for at ændre dokumentets margener. 2. Du skal ændre dine top, bund, venstre og højre margener til henholdsvis 4, 3, 3 og 3 cm ved at klikke på de små op/ned pile knapper. Du kan også bruge TAB til at hoppe fra felt til felt i dialogboksen og indskrive margentallene. Klik OK. 3. Hvis du ønsker at ændre din sideorientering til liggende A4, så vælg fanen Papirstørrelse, og vælg liggende under feltet Papirretning. 4. Under fanen Papirkilde vælges printerens papirbakker til henholdsvis første side og øvrige sider i dokumentet. Ændre standard i sideopsætning 1. Ønsker du at sætte en standard for dine margener, papirstørrelse, papirretning, printerbakker, vælges Filer, Sideopsætning. 2. I dialogboksen vælges de indstillinger, du ønsker som dine standardindstillinger i alle nye dokumenter fremover. Vælg fanen Margener og indtast dine top, bund, venstre og højre margener til henholdsvis 3; 3; 2,5 og 2,5 cm. 3. Klik på knappen Standard, nu stiller enten Office-assistenten eller en dialogboks dig et spørgsmål. Klik Ja for at ændre standardindstillingerne på dine margener. 4. Du kan også bruge standard-knappen ved ændringer under fanerne Papirstørrelse, Papirkilde og Layout.
19 Stavekontrol og orddeling Indrykke tekst Ved hjælp af linealens trekanter kan du indrykke et afsnit i forhold til dets margener. A B C A) Knap der viser Tabulatorer. B) De to små trekanter, som peger mod hinanden, styrer venstre indrykning i et afsnit. Indrykning måles i forhold til margen. Den øverste trekant styrer indrykningen af første linje i afsnittet, mens den nedre trekant styrer indrykningen af afsnittets øvrige linjer. Den nederste lille firkant svarer til at have fat i begge trekanter samtidigt. C) Denne trekant styrer højre indrykning i et afsnit. Indrykning måles i forhold til margen. 1. Stil dig i afsnittet, der begynder med I går i dokumentet SKITUR, vælg Normal visning. Ved et afsnit forstås en tekst, der befinder sig mellem to afsnitstegn. Disse sættes ved hjælp af ENTER. 2. Klik på den lille indrykningstrekant til højre på linealen og træk den til 13 cm, herved indrykkes tekstafsnittet fra højre. 3. Klik og træk i den lille firkant under de to indrykningstrekanter til venstre på linealen, og placér den på 2 cm. Herved indrykkes afsnittet fra venstre. 4. Eksperimentér med at flytte rundt med trekanterne, husk du kan altid fortryde ved hjælp af knappen Fortryd. Læs mere om indrykning af tekst på side 26. 5. Hvis du oplever, at indrykningstrekanterne ikke er nemme at rykke rundt på, kan du altid nulstille din afsnitsformatering ved at vælge Formater, Afsnit og skrive 0 ved både Højre og Venstre i feltet Indrykning, samt vælge Ingen i feltet Speciel. 6. Gem dokumentet under navnet INDRYK. Luk dokumentet. Øvelse 7: Stavekontrol og orddeling I denne øvelse lærer du følgende: stavekontrol på dansk og engelsk samt orddeling (automatisk eller manuelt) Stavekontrollen bruges til at finde eventuelle stavefejl eller "dobbelt-ord" - du kan også selv udbygge ordbogen ved at tilføje ord til den. Selvom dokumentet er stavekontrolleret, så glem endelig ikke at korrekturlæse det, da stavekontrollen ikke kan forstå, at der skal stå hjerter i stedet for hjerner i nedenstående tekst, thi begge ord findes i ordbogen.
Stavekontrol og orddeling 20 Dansk stavekontrol 1. Vælg Filer, Ny og klik på OK eller klik på knappen Ny på standardværktøjslinjen for at oprette et tomt dokument. Indskriv nedenstående tekst. Når du indskriver teksten, vil du se, at nogle af ordene markeres med en rød bølget understregning. Dette illustrerer at Word s ordbog ikke indeholder disse ord. 2. Klik med højre museknap på det rød-markerede ord storr, og en genvejsmenu fremkommer med eventuelle forslag til, hvordan ordet kan staves. Vælg her ordet stor med venstre museknap. Kunst og kultur har en storr plas i danskernes hjerner. Det er dog igge alt i Danmark, der tåler at se dagens lhs. Nøgne damer og andre skumle ting ses alt for ofti. Det mest kente klenodie er nok H.C. Andersen fra Odense. Hvad han har betødet for alle alle børn rundt om i verden, ved ingen. Hans medst kendte eventyr, Den Grimme Kælling er oversat til mange sprog. Til at holle sammen på kunsten har Danmark en skulpturminister, som også er minister for idært, fodbold og andre legemsudskejelser. Vandundersøgelseskommissionen har beslutet at værne mere om miløet. 3. Vælg nu Funktioner, Stave- og grammatikkontrol eller klik på knappen Stavekontrol. Stavekontrollen starter fra markørens placering. Et stykke af teksten vises i feltet: Ikke i ordbog. Ordet plas er fremhævet med rød skrift, dette indikerer at ordet ikke findes i ordbogen. Knappernes funktion er som følger: Ignorer ignorerer ordet og hopper videre til det næste Ignorer alle Tilføj Erstat Erstat Alle ignorerer alle identiske ord i resten af dokumentet tilføjer ordet til en ekstra ordbog, i dette tilfælde ordbogen CUSTOM.DIC. Hvis du selv vil oprette nye ordbøger, så vælg knappen Indstillinger, dernæst knappen Brugerordbøger og knappen Ny. erstatter ordet i teksten med det ord, som du har valgt i feltet: Forslag erstatter alle identiske ord i teksten med det ord, som du har valgt i feltet Forslag Autokorrektur tilføjer ordet til autokorrektur-funktionen, læs mere herom side 30 4. Vælg ordet plads i forslags-listen og klik på Erstat-knappen, stavekontrollen hopper til det næste ord, der ikke findes i ordbogen.