god udbudskultur udbud med omtanke 2012
Titel: Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke Grafisk produktion: Rosendahls Schultz Grafisk On-line ISBN: 978-87-7029-510-9 ISBN: 978-87-7029-511-6 Udbudsrådet Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby Tlf.: 41 71 50 00 E-mail: info@udbudsraadet.dk November 2012 Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke
Indholdsfortegnelse INDLEDNING 2 før udbuddet 4 1. Hav god og konstruktiv dialog om opgaveløsningen 4 2. Tag hånd om at gøre udbudsmaterialet klart og forståeligt og hav fokus på, hvilke mindstekrav der stilles til opgaven 6 3. Hav fokus på, hvilke mindstekrav der stilles til leverandørernes kvalifikationer (formåen) 8 4. Anvend udbud til at understøtte innovative og mere effektive opgaveløsninger 10 Under udbuddet 12 5. Hav dialog om uklarheder i udbudsmaterialet 12 6. Hav fokus på muligheden for at korrigere åbenlyse og formelle fejl og mangler og på, om tilbuddene opfylder mindstekravene til leverancen 14 Efter udbuddet 16 7. Hav dialog om tildelingsbeslutningen 16 8. Bidrag til at efterleve kontrakten 18 Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 1
Indledning En god og sund udbudskultur har mange fordele. Det giver lavere udbudsomkostninger for ordregivere og leverandører. Det giver en bedre og mere lige konkurrence. Og det kan bidrage til at sikre, at ordregivere får præcis den ønskede ydelse og til den rigtige pris. Udbudsrådet opstiller i God udbudskultur udbud med omtanke otte anbefalinger til, hvad ordregivere og leverandører før, under og efter et udbud kan have fokus på for at skabe en god og sund udbudskultur. Udbudsrådets otte anbefalinger til en sundere udbudskultur er: Før udbuddet offentliggøres: 1. Hav god og konstruktiv dialog om opgaveløsningen. 2. Tag hånd om at gøre udbudsmaterialet klart og forståeligt og hav fokus på, hvilke mindstekrav der stilles til opgaven. 3. Hav fokus på, hvilke mindstekrav der stilles til leverandørernes kvalifikationer (formåen). 4. Anvend udbud til at understøtte innovative og mere effektive opgaveløsninger. Under udbuddet: 5. Hav dialog om uklarheder i udbudsmaterialet. 6. Hav fokus på muligheden for at korrigere åbenlyse og formelle fejl og mangler og på, om tilbuddene opfylder mindstekravene til leverancen. Efter kontrakttildelingen: 7. Hav dialog om tildelingsbeslutningen. 8. Bidrag til at efterleve kontrakten. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 2
Udbudsrådets formål med God udbudskultur udbud med omtanke er at bidrage til at skabe en sund udbudskultur mellem ordregivere og leverandører, hvor fokus er på at skabe en effektiv konkurrence om de offentlige opgaver og reducere transaktionsomkostningerne. Anbefalingerne skal ikke ses som en facitliste til, hvordan ordregivere og leverandører i enhver given situation bør agere, men som gode råd til, hvad der skaber en sund udbudskultur. Det er i den sammenhæng vigtigt at være opmærksom på, at ordregiver ved indgåelse af offentlige kontrakter er underlagt de EU-udbudsretlige principper om blandt andet ligebehandling, gennemsigtighed og forhandlingsforbud, og at anbefalingerne derfor skal ses i lyset heraf. Nærværende pjece indeholder en sammenfatning af Udbudsrådets anbefalinger til en sundere udbudskultur. For nærmere uddybning af de enkelte anbefalinger henvises til Udbudsrådets publikation Anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke, som kan findes på Udbudsrådets hjemmeside www.udbudsraadet.dk. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 3
før udbuddet 1. Hav god og konstruktiv dialog om opgaveløsningen Både de offentlige myndigheder og private aktører efterspørger mere dialog, før kontrakterne udbydes. Behovet for dialogen kan være at få mere viden om produkterne på markedet og markedets karakteristika. Ordregiver kan også have behov for markedets bistand til at foretage en korrekt teknisk beskrivelse af opgaven. Manglende dialog om opgaveløsningen kan bl.a. betyde, at udbudsmaterialet udformes på en uhensigtsmæssig måde, eller at ordregiver beskriver den hidtidige opgaveløsning uden at overveje nye løsningsmuligheder. Dialog mellem ordregivere og leverandører før udbuddet kan omvendt give mere kvalitet i udbudsmaterialet, en skarpere pris og plads til innovative løsninger. Meget tyder desuden på, at ordregiver kan begrænse risikoen for, at der senere i processen opstår en situation, hvor ordregiver må annullere udbuddet fx på grund af en utilstrækkelig opgavebeskrivelse. Dialog med ordregiver vil for leverandørerne typisk have den fordel, at det bliver nemmere at afgive tilbud, fordi ordregivers øgede kendskab til markedet og de ydelser, der tilbydes, gør udbudsmaterialet mere gennemskueligt og dermed lettere for leverandørerne at forstå. Samtidigt kan materialet i højere grad målrettes forholdene på markedet fx i forhold til gældende standarder mv. Det er derfor god udbudskultur at have en god og konstruktiv dialog om opgaveløsningen før udbuddet. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 4
Vær som ordregiver opmærksom på, at: Dialog med markedet kan medvirke til skabe mere kvalitet i udbudsmaterialet, og at I derved lykkes bedst muligt med jeres kommende udbud. Ved dialog kan I bl.a. få afdækket, hvilke krav markedet kan honorere, udviklingstendenser i markedet og forskellige muligheder i opgaveløsningen. Ved at offentliggøre en indkøbsplan på udbud.dk, giver I leverandørerne mulighed for tidligt i processen at blive opmærksomme på og give input til jeres kommende udbud. De leverandører, som I har haft dialog med, er ikke udelukket fra at deltage i det efterfølgende udbud, medmindre de gennem dialogen har opnået en konkurrencefordel. Vær som leverandør opmærksom på, at: I gerne må opsøge ordregiver for at give input til nye og innovative måder at løse opgaverne på. Når ordregiver søger dialog om en kommende opgave, kan I medvirke til at give ordregiver overblik over muligheder i markedet. Jeres oplysninger kan derfor gøre udbudsmaterialet nemmere at forstå og reducere jeres omkostninger ved tilbudsskrivning. Ordregiver efterspørger typisk viden om, hvad der kendetegner markedet, hvad der giver udfordringer, og hvad der giver ekstra omkostninger. Ordregiver ønsker derimod ikke egentlige salgstaler om jeres produkter. Dialog med ordregiver udelukker jer ikke fra senere at byde på opgaven, medmindre I gennem dialogen har opnået en konkurrencefordel. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 5
før udbuddet 2. Tag hånd om at gøre udbudsmaterialet klart og forståeligt og hav fokus på, hvilke mindstekrav der stilles til opgaven Det udbudsmateriale, som anvendes, kan være meget forskelligt fra ordregiver til ordregiver, selv om det er den samme opgave, der udbydes. Det kan fx være kronologien i udbudsbetingelserne eller beskrivelsen af opgaven, der er forskellig. Samtidig kan udbudsmaterialet og de krav der stilles til opgaven ofte være vanskelige at forstå. Endelig kan (mange) mindstekrav til opgaven betyde, at kun en eller enkelte leverandører har mulighed for at afgive tilbud på det, ordregiver efterspørger. Et uklart udbudsmateriale kan betyde, at det for tilbudsgiverne bliver unødigt besværligt at afgive tilbud, hvilket kan resultere i højere tilbudspriser og ineffektiv konkurrence. Endvidere er der en risiko for, at leverandørerne ikke afgiver tilbud på det, de bliver bedt om, og at deres tilbud som følge heraf afvises. Det kan skade konkurrencen om opgaverne. Når ordregiver stiller (mange) mindstekrav til opgaven, kan det desuden skade konkurrencen om opgaven, idet antallet af leverandører, som har mulighed for at deltage i udbuddet, bliver begrænset. Et vigtigt led i en god udbudskultur er derfor at tage hånd om, at gøre udbudsmaterialet klart og forståeligt og have fokus på, hvilke mindstekrav der stilles til opgaven. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 6
Vær som ordregiver opmærksom på, at: Et standardiseret udbudsmateriale kan gøre det lettere for leverandørerne at sætte sig ind i materialet og derved at afgive tilbud. Anvend fx faste og kvalitetssikrede paradigmer, standarddokumenter og e-udbud. Beskrive jeres krav og ønsker til den konkrete opgave klart og tydeligt i udbudsmaterialet, så det bliver klart for leverandørerne, hvad de skal afgive tilbud på. Dermed kan risikoen for, at leverandørerne afgiver ukonditionsmæssige tilbud reduceres. Overveje hvilke mindstekrav der er nødvendige, da mindstekrav kan resultere i unødig konkurrencebegrænsning. Leverandørerne har brug for en passende tilbudsfrist, så de kan sætte sig ordentligt ind i og forstå udbudsmaterialet. I skal angive i udbudsannoncen og udbudsmaterialet, hvis I foretager et kontrolbud. Vær som leverandør opmærksom på, at: Ved at gennemlæse udbudsmaterialet i god tid kan I nå at stille spørgsmål til ordregiver, hvis der er noget, I ikke forstår. Sikre, at jeres tilbud ligger inden for rammerne af udbudsmaterialet, idet I ellers risikerer at blive udelukket fra udbuddet. Det ikke er tilladt at ændre i de grundlæggende betingelser i udbudsmaterialet, og at ordregiver derfor ikke må godtage jeres tilbud, hvis de ikke opfylder mindstekravene til opgaven. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 7
før udbuddet 3. Hav fokus på, hvilke mindstekrav der stilles til leverandørernes kvalifikationer (formåen) Når ordregiver udbyder en kontrakt, kan ordregiver have behov for at stille mindstekrav til leverandørernes kvalifikationer for at sikre, at de leverandører, der deltager i udbuddet, er i stand til at løfte den opgave, som udbuddet vedrører. Det kan både være krav til leverandørernes økonomiske, finansielle, tekniske og faglige kvalifikationer. Ordregiver kan fx stille krav til leverandørernes økonomi for at sikre sig, at den valgte leverandør ikke går konkurs midtvejs i projektet. For høje og for mange krav kan imidlertid betyde, at færre leverandører har mulighed for at deltage i udbuddet til skade for konkurrencen. Det er derfor vigtigt, at ordregiver har fokus på at opstille mindstekrav til leverandørernes kvalifikationer, som er relevante og nødvendige i forhold til at sikre, at de leverandører, der deltager i udbuddet, kan løfte den konkret udbudte opgave. Leverandørerne bør omvendt have fokus på at opfylde de krav, som ordregiver stiller til deres kvalifikationer, herunder at indsende alt efterspurgt dokumentation for egnethed. Betydningen af, at leverandørerne ikke opfylder de mindstekrav, ordregiver stiller, kan nemlig være, at leverandørerne er udelukket fra at deltage i udbuddet. Et centralt element i en god udbudskultur er derfor at have fokus på, hvilke mindstekrav der stilles til leverandørernes kvalifikationer, herunder ikke at stille for mange og for høje krav. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 8
Vær som ordregiver opmærksom på, at: Mindstekrav til leverandørernes kvalifikationer ved EU-udbud skal angives i udbudsbekendtgørelsen, så leverandørerne allerede på et tidligt tidspunkt bliver bekendt med, hvilke krav der stilles til deres formåen. Mindstekrav til leverandørernes kvalifikationer, kan udelukke en eller flere leverandører fra at deltage i udbuddet, hvilket kan reducere konkurrencen om den udbudte opgave. Hav derfor fokus på kun at stille mindstekrav til leverandørernes kvalifikationer, som er relevante og nødvendige i forhold til at den konkrete opgave. En risiko- eller markedsanalyse kan medvirke til at sikre, at ordregiver får stillet de rigtige mindstekrav. Omkostningstunge dokumentationskrav for leverandørernes kvalifikationer risikerer at gøre tilbuddene dyrere. Vær som leverandør opmærksom på, at: Hvis I ikke selv opfylder de mindstekrav, som ordregiver stiller til jeres kvalifikationer, kan en mulighed være at give tilbud sammen med andre leverandører i fx et konsortium. I risikerer at blive udelukket fra udbuddet, hvis I ikke indsender al efterspurgt dokumentation for opfyldelse af mindstekravene. Hav derfor fokus på at indsende den rigtige dokumentation for opfyldelse af mindstekravene. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 9
før udbuddet 4. Anvend udbud til at understøtte innovative og mere effektive opgaveløsninger Den offentlige sektor køber årligt varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver for 290 mia. kr. Der kan derfor være penge at spare ved at udvikle innovative og mere effektive opgaveløsninger. Ordregiver kan bl.a. bidrage til, at der udvikles nye løsninger og arbejdsprocesser i det offentlige ved at beskrive den udbudte opgave ved hjælp af funktionelle krav i stedet for detaljerede specifikationer. Også via prækommercielle indkøb eller offentlig-private innovationspartnerskaber (OPI) er det muligt at skabe innovative og mere effektive opgaveløsninger. For leverandørerne vil anvendelse af innovative indkøbsformer indebære, at de overlades en højere grad af metodefrihed til selv at tilrettelægge opgaveløsningen. Dermed åbnes der mulighed for, at leverandøren kan nytænke og effektivisere opgaveløsningen i forhold til, hvordan opgaven hidtil er blevet løst. Når leverandørerne overlades en større frihed til selv at tilrettelægge opgaveløsningen, kan leverandørerne have et styrket incitamentet til at byde ind med skarpere priser og sikre en god totaløkonomi i den løsning, ordregiverne får tilbudt. God udbudskultur er derfor at anvende udbud til at understøtte innovative og mere effektive opgaveløsninger. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 10
Vær som ordregiver opmærksom på, at: Ved at anvende funktionskrav til at beskrive den udbudte opgave, overlader I leverandørerne en større metodefrihed til selv at tilrettelægge opgaveløsningen. Det giver leverandørerne mulighed for at nytænke og effektivisere opgaveløsningen i forhold til, hvordan opgaven hidtil er blevet løst, hvilket kan reducere jeres omkostninger til at få opgaven løst. Funktionskrav sagtens kan indgå i en kravspecifikation i kombination med aktivitetskrav. Når I anvender funktionskrav, er det sværere for leverandørerne at koordinere deres tilbud. Anvend derfor så vidt muligt udbud med funktionskrav på de markeder, hvor der er stor risiko for karteldannelse. Prækommercielle indkøb af forsknings- og udviklingsydelser der ikke indkøbes til jeres eget brug alene og for jeres egne penge ikke kræver forudgående udbud. Efterfølgende leverancer af de udviklede ydelser, skal dog indkøbes i overensstemmelse med udbudsreglerne. Vær som leverandør opmærksom på, at: Når ordregiver beskriver den udbudte opgave ved funktionelle krav, er det en god chance for jer til at byde ind med nye eller alternative løsningsmuligheder og for at gøre ordregiver opmærksom på nye produkter. Deltagelse i prækommercielle indkøb og OPI kan give jer mulighed for sammen med ordregiver at udvikle nye og effektive løsninger, som kan sælges på andre markeder senere. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 11
Under udbuddet 5. Hav dialog om uklarheder i udbudsmaterialet Udbudsreglerne udelukker ikke dialog mellem ordregiver og leverandørerne efter udbuddet er offentliggjort. Det vil således være tilladt at have dialog om fx uklarheder i udbudsmaterialet. Derimod er det i strid med forhandlingsforbuddet at forhandle om grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Dialog om uklarheder i udbudsmaterialet vil typisk tage afsæt i spørgsmål fra leverandørerne til udbudsmaterialet. Adgangen til at stille opklarende spørgsmål er central for leverandørerne. Får en leverandør ikke afdækket eventuelle misforståelser af elementer i udbudsmaterialet i denne fase, kan det føre til, at leverandørens tilbud ikke lever op til ordregiverens mindstekrav og derfor forkastes af ordregiveren som ukonditionsmæssigt. For ordregiver vil det betyde, at konkurrencen om opgaven mindskes. Leverandørerne har også mulighed for gennem dialog at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle fejl og mangler i udbudsmaterialet. Det er dog alene tilladt at korrigere fejl og mangler i udbudsmaterialet, såfremt rækkevidden af de grundlæggende betingelser ikke ændres. Et vigtigt element i en sund udbudskultur er derfor at have dialog om uklarheder i udbudsmaterialet. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 12
Vær som ordregiver opmærksom på, at: I risikerer, at leverandørerne afgiver ukonditionsmæssige tilbud, hvis de ikke får klare svar på deres spørgsmål til udbudsmaterialet. Hurtige svar kan mindske leverandørernes omkostninger til tilbudsskrivning og derved resultere i lavere tilbudspriser. E-udbud kan smidiggøre og effektivisere udbudsprocessen mht. fremsendelse af udbudsmaterialet og besvarelse af spørgsmål. Alle potentielle tilbudsgivere skal have de samme oplysninger. Det er tilladt at korrigere fejl og mangler i udbudsmaterialet, forudsat at rækkevidden af de grundlæggende betingelser ikke ændres. Vær som leverandør opmærksom på, at: Hvis I hurtigt får stillet spørgsmål til uklarheder i udbudsmaterialet, vil I hurtigere kunne få svar og derved have mulighed for at tage højde for besvarelserne i jeres tilbud. Det er bedre hurtigt at få afklaret uklarheder i udbudsmaterialet, end senere at bruge klagesystemet til dette. Ordregiver kan være nødt til at forkaste jeres tilbud, hvis de ikke lever op til mindstekravene i udbudsmaterialet også selv om I synes, at det har været uklart, hvad ordregiver har efterspurgt. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 13
Under udbuddet 6. Hav fokus på muligheden for at korrigere åbenlyse og formelle fejl og mangler og på, om tilbuddene opfylder mindstekravene til leverancen Det hænder, at leverandørernes tilbud indeholder åbenlyse eller formelle fejl og mangler. Såfremt ordregiver afviser sådanne tilbud med fejl og mangler, risikerer ordregiver imidlertid at afvise tilbud, som har en lavere pris eller er mere økonomisk fordelagtige end de øvrige tilbud, som er afgivet. Det kan skade konkurrencen om opgaverne. For leverandørerne kan en afvisning af deres tilbud, som følge af at tilbuddene indeholder fejl eller mangler, opfattes som uberettiget. Det gælder fx, hvor en fejl/mangel ikke har nogen væsentlig betydning for konkurrencen, fordi der alene er tale om en formel fejl/ mangel. Endvidere gælder det, hvor fejlen/manglen er åbenlys og let vil kunne korrigeres. Dette skal sammenholdes med, at leverandørerne ofte bruger mange ressourcer på at udarbejde deres tilbud. Leverandørerne har dog selv et ansvar for at sikre, at tilbuddene opfylder de krav, som stilles i udbudsmaterialet. Særligt skal leverandørerne være opmærksomme på at opfylde mindstekravene til leverancen, idet deres tilbud vil blive afvist, hvis kravene ikke er opfyldt. Det er derfor god udbudskultur at anvende de muligheder, der er inden for udbudsreglerne for at korrigere tilbud med åbenlyse eller formelle fejl og mangler, samt have fokus på at tilbuddene opfylder kravene til leverancen. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 14
Vær som ordregiver opmærksom på, at: Det under overholdelse af ligebehandlingsprincippet og forhandlingsforbuddet er tilladt at korrigere åbenlyse og formelle fejl og mangler i tilbuddene. I risikerer at reducere konkurrencen samt tilskynde leverandørerne til at klage over jeres udbud, når I afviser tilbud, der indeholder åbenlyse eller formelle fejl og mangler, som inden for rammerne af udbudsreglerne kunne have været korrigeret. Tilbud, som ikke opfylder mindstekravene til leverancen, skal afvises. Det er således ikke tilladt at forhandle med leverandørerne om grundlæggende elementer i deres tilbud. Det er vigtigt for leverandørerne, at deres tilbud indgår i en lige konkurrence med jeres kontrolbud, da leverandørerne ofte bruger mange ressourcer på at udarbejde deres tilbud. Overhold derfor kontrolbudsbekendtgørelsens regler om beregning af kontrolbud, når I afgiver kontrolbud. Vær som leverandør opmærksom på, at: Jeres tilbud vil blive afvist, hvis det indeholder forbehold for de mindstekrav, som ordregiver i udbudsmaterialet har stillet til leverancen. Ordregiver ikke har pligt til at indhente supplerende oplysninger, når tilbuddene indeholder åbenlyse eller formelle fejl og mangler. Frygten for en klagesag kan afholde ordregiver fra at udnytte de muligheder, der er, for at indhente supplerende oplysninger Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 15
Efter udbuddet 7. Hav dialog om tildelingsbeslutningen Når kontrakten er tildelt en leverandør, kan de øvrige bydende have en legitim interesse i at få at vide, hvorfor de ikke har vundet opgaven. Det kan også være vigtigt for leverandørerne at få uddybet, hvor deres tilbud var godt og mindre godt. Hvis ordregiver ikke tilbyder dialog, kan det betyde, at leverandørerne i stedet anmoder om aktindsigt i udbuddet for at sikre, at kontrakten er korrekt tildelt. Endvidere kan leverandørerne tilskyndes til at klage over ikke at have fået kontrakten tildelt. Aktindsigt og klagesager har imidlertid økonomiske og administrative konsekvenser for både ordregivere og leverandører. Leverandørerne bør derfor i stedet for have fokus på at søge dialog med ordregiver om tildelingsbeslutningen. For ordregiverne vil åbenhed og dialog om tildelingsbeslutningen indebære, at der skal bruges lidt flere ressourcer på den afsluttende del af udbudsforretningen. Det kan imidlertid godt betale sig at opprioritere indsatsen over for de ikke-valgte leverandører, idet det kan give leverandørerne en forståelse for ordregivers beslutning. Herved kan ordregiver imødegå aktindsigtsbegæringer eller klager og dermed reducere de omkostninger, der er forbundet med behandlingen heraf. Et centralt led i en god udbudskultur er derfor at have dialog om tildelingsbeslutningen. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 16
Vær som ordregiver opmærksom på, at: Give begrundelser for tildelingsbeslutningen, som er genkendelige og giver mening for leverandørerne. Det kan give leverandørerne en bedre forståelse for deres afslag, hvilket kan reducere leverandørernes tilskyndelse til at bede om aktindsigt og til at klage. Det kan være en god idé at have faste processer, der kan sikre dialogen med de leverandører, der ikke har vundet opgaven. Vær som leverandør opmærksom på, at: Hvis jeres tilbud bliver fravalgt, kan det være en god idé først at søge dialog med ordregiver om begrundelsen, inden I beslutter jer for at begære aktindsigt eller klage til Klagenævnet for Udbud. Både aktindsigts- og klagesager belaster ordregiverens ressourcer i betydeligt omfang. Når myndigheden skal bruge ressourcer på at behandle aktindsigtssager, er der mindre tid til at lave nye udbud, hvilket kan få betydning for ordregivers fremtidige udbud. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 17
efter udbuddet 8. Bidrag til at efterleve kontrakten Det kan være nødvendigt for ordregiver at føre tilsyn med, om leverandørerne efterlever kontrakten. I modsat fald risikerer ordregiver fx at få leveret en ydelse, som har en kvalitet eller pris, der ikke svarer til det, der er aftalt i kontrakten. Såfremt ordregiver blot forholder sig passivt til leverandørens manglende efterlevelse af kontrakten, risikerer ordregiver at overtræde udbudsreglerne. Det kan have økonomiske og administrative konsekvenser i form af betaling af erstatning til forbigåede leverandører og gennemførelse af nyt udbud, hvis forbigåede leverandører klager over ordregivers passivitet. Manglende efterlevelse af kontrakten kan for leverandøren indebære, at ordregiver ophæver kontrakten og udbyder kontrakten på ny. Leverandøren risikerer derved ikke blot at miste indtjening fra den ophævede kontrakt, men skal også bruge ressourcer på at deltage i et nyt udbud, som leverandøren ikke er sikker på at vinde. Endvidere risikerer leverandøren at få et dårligt rygte og at blive udelukket fra at deltage i fremtidige udbud. Et centralt element i en god udbudskultur er derfor at sikre, at kontrakten efterleves. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 18
Vær som ordregiver opmærksom på, at: Hvis I forholder jer passivt til en leverandørs manglende efterlevelse af kontrakten, risikerer I ikke blot at få leveret noget andet end det, der er aftalt, men også at overtræde udbudsreglerne. Leverandørerne kan tilskyndes til ved fremtidige udbud ikke at afgive retvisende tilbud, når de oplever, at det ikke har nogen konsekvens ikke at overholde kontrakten. Det kan være en god idé at have en plan for, hvordan og hvornår, der skal følges op på, om leverandøren efterlever kontrakten. Hvis I tidligt inddrager leverandøren i jeres opfølgningsplan, øger I chancen for, at leverandøren efterlever kontrakten. Vær som leverandør opmærksom på, at: I skal overholde kontrakten. Væsentlige afvigelser fra kontrakten kan indebære, at ordregiver vil være nødt til at hæve kontrakten for ikke at overtræde udbudsreglerne. Det kan være en god idé at søge dialog med ordregiver, hvis det ikke (fuldt ud) er muligt at overholde kontrakten. Sammenfatning af anbefalinger til god udbudskultur udbud med omtanke 19
Udbudsrådet Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby Tlf.: 41 71 50 00 Fax: 41 71 51 00 E-mail: info@udbudsraadet.dk www.udbudsraadet.dk