At turde gå nye veje

At turde gå nye veje

Strategisk indkøb i ledelsesperspektiv Formålet : At vise, hvordan Rigspolitiet som en af landets store offentlige indkøbsorganisationer sikrer, at man opnår de fulde effekter af gode indkøbsaftaler. Indkøbsorganisationen vs. organisationens strategi Central indkøbsorganisations værdi Fuld effekt, gode indkøbsaftaler, reelt ledelsesfokus Ny- og helhedstænkning Definition af linjen i indkøbsstyring

Politiet JUSTITSMINISTERIET Rigspolitichefen Rigsadvokaten De to regionale statsadvokater Statsanklageren for særlig Økonomisk Kriminalitet (SØK) 12 politikredse Politiet på Færøerne og i Grønland Politiet Ca. 15.000 ansatte Årligt budget på ca. 8,5 mia. kr. Årligt indkøbsbudget ca. 2,5 mia. kr.

Scenen historien udspilles på 1. akt 2008-2010 2. akt 2011-2013 3. akt 2014-2019

2008-2010 Hullet i kassen og budgetanalysen 2008 Underskud 2009-2010 Analyse 500 mio. kr. 2011 1-års aftale Skab besparelser på godt 250 mio. kr.

2011-2013 En masse effektiviseringsprojekter "Det er umuligt", sagde Tvivlen. "Det er farligt", sagde Frygten. "Det er unødvendigt", sagde Fornuften. "Gør det alligevel", hviskede Hjertet. Ukendt

2011-2013 Indkøbsprojektet et projekt med to fokusområder Anbefalinger 2 delelementer Effektiviseringer konsolidering færre leverandører krav og standarder forbrugspolitikker 1 2 3-årigt indkøbsprogram Central indkøbsorganisation 1. januar 2012 Koncernfælles indkøbsafdeling Indkøbsstrategi Indkøbsprocesser understøtte og videndeling Kredsene Bestilling af varer og ydelser viden og ønsker Indkøbsprojektets effektiviseringspotentiale Effektiviseringspotentiale Mio. kr., 2011-pl 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Bruttopotentiale 0 33 2 98 106 106 106 - Heraf ÅV-relateret 0 5 32 32 32 32 Øgede driftsomkostninger -1-6 -6-6 -6-6 Engangsudgifter -2-8 0 0 0 0 Nettopotentiale -3 18 92 100 100 100 3 Afvigelse ift. budgetanalyse -10-45 -2-2 -2-2

Overblik over bølger i indkøbsprogrammet År: 2011 År: 2012 Aktivitet Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Bølge 1 Produktion af pas Porto, pakker og flytteydelser Uniformer Implementering Bølge 2 Forsikring Energi Bølge 3 Transport-ydelser (Falck-ydelser) Ligtransport Kopi og print Øvrige rejseomkostninger: Taxi i hovedstaden, broaftale Kurser og konferencer Telefoni Takograf-ydelser Alarmer Implementering

Overblik over faser i forbindelse med organiseringen af indkøb 1. halvår 2011 Mandat Dimensionering Roller, ansvar og kompetencebehov Foranalyse for systemer og processer 2. halvår 2011 Implementeringsproces Roller, organisering og arbejdsgange Organisation og afskedigelser Pr. 1. januar 2012 Årsværksreduktioner Etablering af Koncernindkøb Implementering af styringsorganisation

Facility management endnu et projekt med stor indkøbsfokus Anbefalinger Outsource hovedparten af ydelser Centralisere og professionalisere Synergi på tværs af organisationen Standardisere serviceniveauer for at nedbringe omkostningerne 2 delelementer 1 2 Udlicitere Optimere depot og lukke trykkeri Effektiviseringspotentiale Effektiviseringspotentiale Mio. kr. 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Bruttopotentiale 0 4 15 70 77 77 Øgede driftsomkostninger -1-3 -3-3 -3-3 Engangsudgifter 0-8 -7 0 0 0 Nettopotentiale -1-7 4 67 74 74 Afvigelse ift. budgetanalyse 0-9 -31 9 1-4

Køretøjsprojektet endnu et projekt med stor indkøbsfokus Anbefalinger Reduktion på 40% Levealder 4 år Reduktion af mærker og modeller Optimere værkstedsydelser, drivmidler og køretøjer Færre leverandører Analytisk styring 3 delelementer 1 2 3 Effektiviseringspotentiale Reduktion på 11% Retningslinjer for udskiftning Optimeret indkøb Implementere flådestrategi Styringsmodel for drift og udvikling Effektiviseringspotentiale Mio. kr., 2011-pl 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Bruttopotentiale 0 7 25 31 32 32 Øgede driftsomkostninger 0 0-1 -1-1 -1 Engangsudgifter 0-3 -3 0 0 0 Nettopotentiale 0 4 21 30 31 31 Afvigelse ift. budgetanalyse 0-23 -15-9 -10-10

Indkøb - Koordinerer større udviklingsprojekter i Politiet Strafferetsplejeprojektet et projekt med årlige udgifter på 0,5 mia. kr. Retsmedicin læger Tele Tolkeprojektet et projekt på tværs af Justitsministeriet sikre landsdækkende adgang til tolkeydelser af bedre kvalitet samt en mere effektiv administration af området, herunder udnytte mulighederne for implementering af it-baserede løsninger med henblik på realisering af effektiviseringer

Indkøb indgår i virksomhedsplanen for Politiet i 2014 Syv overordnede fokusområder er prioriteret i 2014 Et stærkt beredskab Styrket indsats mod cybercrime Styrket indsats mod de væsentligste kriminalitetsudfordringer, herunder indbrud, rocker/bande-kriminalitet, færdsel, særligt udsatte boligområder og økonomisk kriminalitet Stærkt fokus på effektivt lederskab og performance Fortsat bedre virksomhedsstyring Mere kvalitet og effektivitet i opgavevaretagelsen En effektiv og forretningsdreven IT-udvikling Analyse af større udvalgte udgiftsområder Mere effektivt indkøb

2014-2019 at række efter stjernerne Baggrund Ca. 100 mio. kr. i effektiviseringer Yderligere effektivisere og professionalisere Nye besparelser og økonomisk råderum Ny kontraktstyringsmodel Overblik over leverandører og kontraktforhold Grundlag for nye besparelser Problemstilling Fælles koordinering og styring af de eksterne leverandører og kontrakter Overblik og indblik i eksisterende kontrakter Økonomiske, leverandørmæssige og juridiske forhold. Samlet og tværgående analyse af forbrug, kontraktforpligtelser og besparelsesmuligheder Foreslået løsning og potentiale Fokus på rammer og grundlag for kontraktstyringsmodel: Besparelsesmål og potentiale Alle eksterne kontrakter Kontraktstyringsorganisation og fora. Roller,... ansvar, with first-mover styringsværktøjer, advantages incitamentsmodel, samarbejdsprincipper, systemunderstøttelse, datagrundlag mv. Potentiale: I 2012: ca. 2,5 mia. kr. årligt. 2014-2019: estimeret at spare 50-100 mio. kr.

Opsummering Hvordan understøtter indkøbsorganisationen Politiets strategi? Hvordan opnås fuld effekt af gode indkøbsaftaler ved reelt ledelsesfokus? Indkøb er specifikt nævnt i virksomhedsplanen Hvad kræver det af ny- og helhedstænkning? Sætte tingene i system, arbejd for at få aftalerne forankret, følg op, benchmark og informer At turde gå nye veje og være målsat og sikre topledelsens opbakning Start med at gøre det der er nødvendigt, herefter hvad der er muligt og pludselig gør du det, der er umuligt. Hvordan skaber en indkøbsorganisationen værdi for Politiet? Hvordan defineres linjen (fra gode aftaler, god kommunikation, kontrol og ledelsesopbakning)? St. Francis af Assisi Skabe råderum, nye styringsstrukturer, procesoptimeringer Controlling, information, benchmarkanalyser på tværs af kredse og andre virksomheder holde gryden i kog

At turde gå nye veje