Lundgaard Konsulenterne rekrutterer Afdelingschef til Natur, Miljø og Trafik i Odense Kommune Denne job- og personprofil indeholder følgende afsnit: Vilkårene 1. Stillingen 2. Ansættelsesvilkår 3. Odense Kommune 4. Afdelingschefens område Forventningerne 5. Ansvar generelt 6. Opgaver på kortere sigt 7. Baggrund og bagage Ansættelsen 8. Ansøgerens vurdering af arbejdspladsen 9. Arbejdspladsens vurdering af ansøgerne 10. Tidsplan for ansættelsen 11. Efter ansættelsen www.lundgaard-konsulenterne.dk
Vilkårene 1. Stillingen: Vi vil i endnu højere grad være en storby frem for bare en stor by. Det er essensen af den fornemmelse, man får, når man taler med nøglepersoner i Odense Kommune om, hvad der karakteriserer det faglige, ledelsesmæssige og politiske miljø på natur-, miljø- og trafikområdet i Odense Kommune. Og det er ikke et udtryk for, at man tager munden fuld eller ikke har fornemmelse for virkeligheden det er et udtryk for, at man rammer ind i kernen af det udviklingsfelt, Odense arbejder allermest i der hvor man ønsker at sætte sig varige positive spor i byens fremtid. Når man arbejder med trafikplanlægning, er det nemlig ikke småting med et par lyskryds og en rundkørsel. Så er det en kanalforbindelse, der er i fuld gang med at blive implementeret og en stor omlægning af trafikken i midtbyen, hvor fortidens synder skal begrænses og hvor hele byens rum skal ændres. Det er store perspektiver og langt fra at være varm luft. Disse perspektiver kan man så parre med en administrativ virkelighed, hvor man på trods af det bureaukrati, der nødvendigvis er i en så stor organisation som Odense har været helt på forkant med organisering og tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne. På forvaltningsniveau indgår man i By- og Kulturforvaltningen, hvor man på et tidligt tidspunkt har tænkt sammenhængen imellem byens planlægningsmæssige, byudviklingsmæssige og kulturmæssige dimensioner naturligt sammen. Og efter 4 år er et velfungerende fællesskab. Lige midt i kernen sidder afdelingschefen for Natur, Miljø og Trafik. I et stort, spændende og svært udviklingsfelt og under stor opmærksomhed fra politikere, borgere og direktion. Vores dygtige nuværende afdelingschef er blevet direktør i en anden kommune. Det tror vi ikke er tilfældigt. Han har været på én af de bedste lærepladser i Danmark, og vi ønsker ham alt mulig held og lykke i fremtiden efter 4 gode år hos os. Du kan blive hans efterfølger. Hvad vi prioriterer højst når vi læser din ansøgning og når vi måske møder dig i en 1. runde? Et åbenlyst talent for ledelse parret med en ordentlig og afrundet personlighed. Og er der lidt analytisk højt til loftet er det ingen skade til. Derudover? Udfordrer os. Fortæl os hvem du er og hvad der gør dig til vores næste afdelingschef. side 2
2. Ansættelsesvilkårene Stillingen besættes i henhold til cheflønsaftalen efter forhandling med den relevante faglige organisation med et samlet lønniveau på 720.000 kr. + et resultatlønselement samt pension. 3. Odense Kommune Kommunen har 190.000 indbyggere og Odense by er Danmarks 3. største. Kommunen har mellemformstyre med delt administrativ ledelse. Det betyder bl.a., at hver forvaltning har en rådmand. I By- og Kulturforvaltningen er det Jan Boye(c). Den administrative organisation består af 5 forvaltninger, henholdsvis Borgmesterforvaltningen, By- og Kulturforvaltningen, Ældre- og Handicapforvaltningen, Børn- og Ungeforvaltningen samt Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. By- og Kulturforvaltningen har 3 afdelinger. De er henholdsvis Plan og Byg, Kultur samt Natur, Miljø og Trafik. De indgår i et velfungerende samarbejde med den administrerende direktør i forvaltningens chefgruppe. Forvaltningen servicerer By- og Kulturudvalget. Såvel forvaltningens administrerende direktør Søren Bonde Hansen som afdelingscheferne sidder med under møderne i det politiske udvalg. Ud over de 3 afdelinger er der 2 stabsfunktioner, nemlig Ledelsessekretariatet og Økonomifunktionen samt 3 projektprogrammer; Ny By, Byens Rum samt Carl Nielsen. Projektprogrammerne er et udtryk for en god tænkning om tilrettelæggelse af de store pro- side 3
jekter, hvor man i den store organisation har erkendt, at man må udvikle særligt tilrettelagte projektorganisationer, der griber ind i de relevante afdelinger på tværs. Afdelingerne har således et aktivt medansvar og medejerskab for projektprogrammerne. Der er ligeledes projektprogrammer, der koordineres under Borgmesterforvaltningen, nemlig Campusområdet, Thomas B. Thriges Gade, Letbanen, omdannelsen af det eksisterende OUH, CityCampus m.fl. Disse programmer er medarbejderne - og afdelingscheferne - i By- og Kulturforvaltningen ligeledes en aktiv medspiller i. 4. Afdelingen Natur, Miljø og Trafik Afdelingen har i alt 185 medarbejdere og servicerer derudover MiljøForum Fyn samt Tarup Davinde (Naturområde) med yderligere 35 medarbejdere. Den har til huse på Odense Slot i hjertet af byen. Afdelingschefen har det overordnede ansvar for en organisation bestående af 7 kontorer/kontorchefer. Afdelingschef Vakant pr. 1.5 Administration Anette Schmidt Myndighed og vejdrift Trafik og anlæg Park og Natur Landbrug og grundvand Energi og vedligehold Industrimiljø Thomas Jaap Birthe Papsø Lene Holm Knud Søndergaard Søren R. Nielsen Charlotte Moosdorf Man har pr. 1.5. fordelt lederrollerne anderledes, således at 3 kontorchefer skifter ansvarsområder. Det gælder Thomas Jaap, der får ansvaret for Trafik og Anlæg, Birthe Papsø, der får kontoret for Energi og Vedligehold samt Søren Ravn Nielsen, der bliver kontorchef i Myndighed og Vejdrift. side 4
Kontorchefgruppen er sammensat af dels rutinerede ledere dels nyere og nytilkomne ledere hvoraf den seneste er kommet til for 2 år siden. Afdelingen er karakteriseret ved stærke faglige miljøer bakket op af et solidt uddannelsesmæssigt fundament. Det er gået godt med at integrere de amtslige medarbejdere i organisationen og man nærmer sig nu en fælles kultur. Der er en ganske udpræget specialisering, der på den ene side er en medvirkende årsag til at man kan præstere på et fagligt højt niveau - på den anden side kan gøre det sværere at skabe de - ind imellem nødvendige faglige kompromisser. Det vil aldrig være let at finde denne balance, men det er en løbende drøftelse/afvejning, som en kommende afdelingschef vil skulle indgå i. Der er et godt socialt klima i afdelingen, hvor humoren fylder meget i det daglige. Medarbejderne er generelt glade for deres arbejde nyder, at de kan arbejde i et kvalificeret fagligt miljø og er parat til at give den en skalle, når der er pres på. Et lavt sygefravær er et symptom på dette. Samarbejdet med medarbejderne i de formelle organer fungerer særdeles fint og utvungent. Man har formået at skabe en tillidsfuld dialog, hvor man ikke behøver at være enige for at respektere hinandens roller. Der er således et rigtigt godt grundlag for en kommende chef til at kunne videreudvikle dette konstruktive samarbejde. Det er i forbindelse med drøftelsen af den ønskede profil på den kommende afdelingschef blevet besluttet at skabe en proces, hvor det faglige ansvar i højere grad skubbes nedad til kontorchefer og medarbejdere, imens det mere generelle politiske og ledelsesfaglige ansvar for afdelingen forventes at ligge på afdelingschefens skuldre. Dette er ikke en proces, der sker hen over natten, og forventes heller ikke at foregå uden sværdslag, men det er en nødvendig proces, der kan medvirke til, at politikerne får lov til at agere på politisk, strategisk niveau, imens medarbejderne får lov til at tage det faglige ansvar, deres kompetencer berettiger til. Denne proces ligger i naturlig forlængelse af en gennemført ændring i ledelsesstrukturerne, hvorefter man i dag ikke opererer med sektionsledere under kontorchefniveau, men i stedet for alene med teamkoordinatorer. Dermed ikke være sagt, at det ikke vil være en fordel for en kommende chef at have et vist indblik i eller fornemmelse for de medarbejdere og processer man møder i det tekniske felt, men det er ikke det vigtigste. Det er ledelsesfagligheden, det analytiske side 5
niveau, politisk tæft kombineret med gode personlige egenskaber, der primært skal drive værket. Forventningerne 5. Afdelingschefens ansvar generelt Afdelingschefen varetager ledelsen af det samlede afdelingsområde samt indgår i chefgruppens arbejde på forvaltningsniveau. Det forventes, at man påtager sig et medansvar for de tværgående dagsordener og projekter i forvaltning - og kommune uanset hvor projekterne organisatorisk er forankret. I den forbindelse skal det fremhæves, at afdelingschefen indgår i en koordineringsgruppe med afdelingschefen for Plan og Byg samt afdelingschefen for Bystrategisk Stab (Borgmesterforvaltningen) vedrørende de tværgående projekter forankret i Borgmesterforvaltningens regi. Afdelingschefen skal derudover: Være rådgiver og sparringspartner for den administrerende direktør Være en aktiv medspiller i forvaltningens chefgruppe Udvikle og sparre med afdelingens kontorchefer i fællesskab såvel som en-til-en. Være aktivt engageret i at skabe en god trivsel på arbejdspladsen Det forventes, at afdelingschefen balancerer kontorchefernes behov for ledelsesrum med en ægte og levende nysgerrighed for deres områder. Ikke ud fra en fag-faglig vinkel, men ud fra en primært ledelsesfaglig og analytisk vinkel. 6. Afdelingschefens opgaver på kort sigt Afdelingschefen skal på kort sigt (indenfor det første år) vie sin opmærksomhed til: At få arbejdet konstruktivt med gruppen af kontorchefer. Såvel i den samlede gruppe som enkeltvis. Det er et arbejde, der gerne skal føre til at kontorcheferne endnu bedre vil evne at indtage det politiske felt med deres faglighed, hvor de vil være knap så beskyttet som de har været hidtil - men som også skal føre til en endnu bedre tænkning på tværs i afdelingen. Støtte op om - og koordinere arbejdet med teamkoordinatorernes rolle, udvikling og fundament. side 6
Medskabe et politisk rum, der skubbes i retning af den helhedstænkende og strategiske bane frem for den detailorienterede. I sidste ende drejer det sig om at kvalificere den politiske spillebane så de, der er sat til at træffe beslutningerne, får en reel mulighed for at gøre det på den bedste måde. Skabe forudsætningerne for kreativitet og nytænkning blandt andet på områderne Facilities Management og Offentlig Privat partnerskab. Ikke ud fra et på forhånd besluttet dogme om, hvad der er det rigtige, men ud fra den betragtning, at der skal skabes den mest effektive og dygtige udnyttelse af ressourcerne som muligt, hvor de gode argumenter og analyser skal bære beslutningsgrundlaget og ikke plejer. Vie trafik- og mobilitetsplanen sin store opmærksomhed. Det er en bold med såvel stor borger- som politisk opmærksomhed og den skal løbende masseres i den rigtige retning. 7. Afdelingschefens baggrund og bagage Baggrund/ledererfaring Den kommende afdelingschef har formodentligt en akademisk baggrund, men det er ikke så væsentligt i hvilken retning denne baggrund har taget sit udgangspunkt. Om man er scient.pol., ingeniør, økonom eller noget fjerde er derfor ikke noget vigtigt udvælgelsesparameter. Man skal have ledelseserfaring med resultater såvel som referencer der fortæller, at man har et talent for ledelse. Det er en fordel, hvis der som en del af denne erfaring er ledelse af ledere og alternativt skal grundlaget være så bredt funderet i f.eks. flere forskellige organisatoriske setup at der i profilen kan anes mere end konturerne af en god leder for ledere. Endelig er det næsten ikke til at komme uden om en god erfaring med arbejdet i det politiske maskinrum. Odense Kommune er en professionaliseret politisk organisation med dygtige politikere, der kender deres opgave. Det stiller krav til de administrative ledere, der skal agere i - og i periferien af dette. Person-/lederprofil Ingen ansøgere kan det hele men ansættelsesudvalget vil derudover kigge efter: Loyalitet opadtil som nedadtil. Det er ikke det samme som at man automatisk skal klappe hælene sammen opadtil eller stryge folk med hårene nedadtil, men side 7
at man er sig helt bevidst om den ind imellem hårfine grænse, hvor man opnår respekt for at håndtere loyaliteten rigtigt. Analytisk kapacitet. Troværdighed sammenhæng imellem det man siger og det man gør. Ordentlighed man skal have de menneskelige kvaliteter i orden. Humor gerne koblet med en god portion selvironi. En god evne til at lytte uden at miste evnen til at træffe beslutninger og omsætte disse i handlinger. Synlig åbenhed man skal udvise en lyst og evne til at fortælle det, man kan til organisationen, så de er klædt godt på til de dilemmaer, en organisation så tæt på kernen af det politiske interessefelt oplever - i åbenlys respekt for den loyalitet, man skal udvise overfor politikere og administrativ ledelse. Forståelse og interesse for økonomistyring og budgetlægning ikke mindst når det kommer til at skabe sammenhæng imellem ressourcer og opgaver i en fremtid, hvor der med stor sandsynlighed bliver tættere imellem besparelsesrunderne og længere imellem tillægsbevillingerne i de danske kommuner generelt og herunder også Odense. Kreativitet. Man skal have lysten til at nytænke opgaveudførelsen. Ikke nødvendigvis fordi, man kommer med en faglig viden, men fordi man evner at være med til at identificere de rigtige spørgsmål. Tydelighed man må gerne være klar i mælet og også turde være fast og bestemt, når det er nødvendigt. Gode kommunikationsevner man skal kunne få øje på afdelingschefen også i den store organisation. Autoritet uden at have brug for at være autoritær. Personlig robusthed. Ansættelsen 8. Ansøgernes vurdering af arbejdspladsen Alle interesserede er velkomne til at kontakte os med spørgsmål om stillingen og en eventuel drøftelse af personlige kvalifikationer i forhold til stillingen. Alle henvendelser behandles fortroligt. Henvendelse kan rettes til: Partner Jakob Lundgaard, Lundgaard Konsulenterne Tlf. 4033 2414 eller 7542 4233 eller Administrerende direktør for By- og Kulturforvaltningen Søren Bonde Hansen Tlf. 6551 2001 eller 2612 1560 side 8
Under de 2 samtalerunder, der indgår i ansættelsesproceduren, vil der som udgangspunkt ikke være anledning for ansøgerne til at stille spørgsmål. De ansøgere, der går videre til sidste samtalerunde, opfordres i stedet til at aftale et møde med den administrerende direktør for at få mulighed for at danne sig et personligt indtryk af arbejdspladsen og få svar på eventuelle spørgsmål inden sidste runde. 9. Arbejdspladsens vurdering af ansøgerne Ansættelsesudvalget er sammensat af administrerende direktør Søren Bonde Hansen, afdelingschef Henrik Lumholdt fra By og Plan, kontorcheferne Søren Ravn Nielsen samt Lene Holm samt næstformand i afdelingens MED-udvalg Susanne G. Christiansen. Ansættelsesudvalget vil naturligvis sikre fortrolighed i ansættelsesprocessen. Ansættelsesudvalget udvælger ansøgere til 1. samtalerunde og gennemfører herefter 1. og 2. samtalerunde. Ansættelsesudvalget vurderer ansøgerne ud fra de faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer, der er beskrevet her i jobprofilen. Ansættelsesudvalget har efter sidste samtalerunde følgende grundlag for vurderingen af de sidste 2-3 ansøgere: Den skriftlige ansøgning Det personlige indtryk fra 1. samtalerunde Et skriftligt resumé af en dialogtest hos en af Lundgaard Konsulenternes andre konsulenter. Resuméet udarbejdes på baggrund af en dybtgående, struktureret samtale om ansøgerens faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer. (Resuméet sendes også til ansøgeren, der får lejlighed til at kommentere det ved 2. samtalerunde) Et skriftligt resumé af 3-4 referencer, som konsulenten indhenter telefonisk fra ansøgerens leder, kolleger og medarbejdere. Referencerne indhentes umiddelbart før anden samtalerunde og kun efter aftale med ansøgeren. Referencerne er fortrolige og forelægges ikke ansøgeren. Det personlige indtryk fra 2. samtalerunde Du kan læse mere om bl.a. dialogtesten og vores etik i ansættelsessager på www.lundgaard-konsulenterne.dk side 9
10. Tidsplan for ansættelsen Hos Lundgaard Konsulenternes sekretariat i Ribe er kontorleder Dorit Bech tovholder på ansættelsen. Dorit Bech kan træffes på tlf. 7542 4233. Ansøgning sendes elektronisk til post@lundgaard-konsulenterne.dk. Den skal være fremme senest den 26. maj 2011 kl. 09.00. Lundgaard Konsulenternes sekretariat sender kvittering for modtagelsen af ansøgningen til den mailadresse, ansøgningen er sendt fra. Det forudsættes, at denne mailadresse kan anvendes til den fortrolige kommunikation mellem ansøger og sekretariat i resten af ansættelsesprocessen. Den 1. juni træffer ansættelsesudvalget beslutning om, hvem der indkaldes til 1. samtalerunde. De udvalgte ansøgere får besked samme dag. 1. samtalerunde afvikles med op til 6 ansøgere den 16. juni kl. 08.00 16.00. Dialogtesten for de ansøgere, der går videre til 2. samtalerunde foregår den 17. juni. Testen tager ca. 2 timer. 2. samtalerunde afvikles med op til 3 ansøgere den 22. juni kl. 8.00 13.00 Ansættelsesudvalget indstiller herefter en kandidat til ansættelse med tiltrædelse den 1. august efter forhandling med den faglige organisation i dagene umiddelbart efter den 22. juni. 11. Efter ansættelsen For den ansøger, der udvælges til stillingen, tilbyder konsulenten en opfølgende samtale inden tiltrædelsen i den nye stilling. I samtalen vil der bl.a. blive lejlighed til sparring omkring, hvordan den nye afdelingschef kommer godt i gang med jobbet. 3-4 måneder efter den nye afdelingschefs tiltræden vender konsulenten tilbage og holder opfølgende samtaler med den administrerende direktør og afdelingschefen for at evaluere, hvordan samspillet er kommet fra start. Maj 2011 Jakob Lundgaard Konsulent på ansættelsessagen side 10