Bilag b Kravspecifikation Side 1 af 6
Indledning Nærværende kontraktbilag fastsætter de mindstekrav, der gælder for IT-anskaffelsen af et webbaseret indkøbssystem som udbudt af Vallensbæk Kommune. Leverandøren gøres opmærksom på, at alle forhold skal være inkluderet i den tilbudte pris og alle mindstekrav således skal opfyldes, for at tilbuddet kan tages i betragtning. Som følge heraf bedes leverandøren udfylde Kontraktbilag B Tilbudsbesvarelse som foreskrevet. Det tilbudte webbaserede indkøbssystem skal håndtere administrationen af kommunens aftaler og elektroniske varekataloger, samt understøtte de ansattes bestilling af varer via indkøbsaftalerne. Systemet skal ligeledes godkende de afledte elektroniske købsfakturaer og/eller varemodtage, som med integration til kundens økonomisystem generer et automatisk ordre/faktura-match og kunden således ved varemodtagelse kan acceptere efterfølgende betaling i økonomisystemet. 1.1 Beskrivelse af Vallensbæk Kommune Vallensbæk er en Kommune cirka 20 km sydvest for København med godt 15.000 indbyggere beliggende ved Køge Bugt Strandpark. Vallensbæk grænser op til Ishøj i vest, Brøndby i øst og Albertslund i nord. Kommunen er centralt beliggende på Vestegnen med 3 kommunale skoler og 9 daginstitutioner. Den kommende webbaserede indkøbsløsning, skal være relevant for alle ansatte i Vallensbæk Kommune. Det forventes, at ca. 100 af kommunens medarbejdere vil være aktive brugere. Denne vurdering er anslået på baggrund af det nuværende antal brugere på kommunens IT-platform, samt nuværende disponenter på de af kommunens indkøbsaftaler der er relevante for webindkøb. Organisationsdiagram over Vallensbæk Kommune pr. juni 2014. Side 2 af 6
2 Kravspecifikation Vallensbæk Kommune har en række minimumskrav, der relaterer sig til det kommende webbaserede indkøbssystem. Kravene er væsentlige for tilbudsgiver at iagttage, idet tilbudsgiver skal leve op til disse krav for at tilbuddet er at betragte som konditionsmæssigt. Foran minimumskravene er anført MK og kravene er oplistet fra MK1-MK27. 2.1 IT/System Mindstekrav (MK) kategorien IT/System MK1. Kunden benytter styresystemet Windows 7 på sine administrative PC ere. Den tilbudte løsning med alle funktioner og grænseflader, skal være kompatibelt og fuldt funktionsdygtigt med dette system. MK2. Hvis der tilbydes en hosted løsning, skal der sikres fri og uhindret adgang til data, så disse kan præsenteres/genanvendes i andre af Ordregivers løsninger/systemer. Hvis den tilbudte løsning forudsætter at VK selv forestår drift af løsningen, skal løsningen kunne driftes i et Microsoft miljø med Microsoft SQL server som underliggende database. MK3. Den tilbudte løsning skal kunne integrere til Vallensbæk kommunens Intranet hvorfra bruger log-in for brugere foretages. Vallensbæk kommunes Intranet er baseret på Sharepoint (.NET). Det tilbudte indkøbssystem skal kunne integrere til AD, som er baseret på MS standardframework. SSO (SSO via Microsoft ADFS) skal sikres fra Intranettet der både tilgodeser brugere med Unilog-in og administrative brugere. Løsningen skal kunne tilbyde SSO, så brugeren ikke skal have selvstændigt log-in til indkøbssystemet, men anvender sit Vallensbæk log-in. Tilbuddet skal i øvrigt omfatte samtlige nødvendige snitflader, Tilbudsgiver vurderer nødvendige for etablering af den tilbudte løsning hos Ordregiver (både etablering og evt. løbende drift). MK4. Sikkerhed: Leverandørens leverancer og ydelser er omfattet af leverandørens sikkerhedsrutiner og kvalitetssikring på sikkerhedsområdet, samt af leverandørens generelle efterlevelse af God IT-skik i branchen. MK5. Der skal være mulighed for at opdatere leverandørregistret ud fra oplysninger i CVR-registret. MK6. Betalingsvilkår fra leverandørregistret skal automatisk anvendes ved indkøb. Side 3 af 6
MK7. Al uddatamateriale skal leveres elektronisk og opbevares ifølge gældende regler. MK 8. Data udstilles via åbne snitflader og kan genbruges. 2.2 Brugerkrav Mindstekrav (MK) til Brugerkrav, Generelt MK9. Det tilbudte indkøbssystem skal indeholde varesøgning, dannelse af indkøbsordre, ordreafsendelse, varemodtagelse på varelinjeniveau med mulighed for håndtering af restordrer. MK10. Det tilbudte indkøbssystem skal indeholde mulighed for, at man ved hjælp af en snitflade til Ordregivers økonomisystem, kan opnå en automatisk kontering af en fuldt og en delvist varemodtaget ordre. Den tekniske snitflade skal være indeholdt i prisen for systemetablering. Mindstekrav (MK) til Brugerkrav, Bestilling MK11. Det skal være muligt, at indtaste kontonummer/konteringsdimensioner, som efterfølgende påføres faktura, samt tilføje eller slette varelinjer umiddelbart forinden ordren afsendes/bestillingen gennemføres. MK12. Det skal være muligt, at relevante oplysninger som; EAN-nr, leverings- og faktureringsadresse fast tilknyttes den enkelte bruger. Der skal være adgang til at ændre i oplysningerne på brugerniveau såfremt en central medarbejder bestiller varer for flere institutioner. MK13. Det skal være muligt, at afgive fritekst ordre på varer der ikke findes i det tilgængelige varesortiment i systemet. Mindstekrav (MK) til Brugerkrav, Varesøgning MK14. Det tilbudte indkøbssystem skal indeholde følgende funktioner vedrørende varesøgning enten Side 4 af 6
som en unik funktion eller som del af andre funktioner: - Søgning efter indkøbsaftale ud fra produkt, produktgruppe og leverandørnavn. - Søgning efter varer på flere måder, fx ved hjælp af oplysninger som varenummer, varenavn, varekategori mv. - En fremsøgt vareliste skal kunne udskrives, og listen skal minimum indeholde billede af varen og stk. pris, forudsat disse oplysninger er tilgængelige i systemet. - Systemet skal understøtte elektroniske varekataloger. - Der kan læses om en fremsøgt vares detaljerede oplysninger, ved fx at klikke på varelinjen. En fremsøgt vares detaljerede oplysninger, er; varebeskrivelse, billede af varen, informationer om forpaknings- og leveringsantal, og en mulighed for mærkning, som fx miljømærker og energimærker. MK15 Det tilbudte indkøbssystem skal give mulighed for udsøgning af varer afgrænset i udvalgte kataloger, som kan sorteres efter eget ønske, som minimum alfabetisk efter varenavn, efter varenummer, og efter produktgruppe. 2.3 Økonomi kontering og styring Mindstekrav (MK) til Økonomi Kontering og styring MK16. Det skal være muligt, at anføre konteringsoplysninger. MK17. Det skal være muligt, at anføre konteringsoplysninger på varelinjeniveau. MK18. Hvis systemet kræver kontering inden ordreafgivelse, skal det være muligt for bestilleren at videresende ordren til kontering hos en anden bruger. MK19. EAN-nummer skal tilknyttes den enkelte bruger. Det skal dog være muligt for bestilleren at rette EAN-nummeret på ordren i forbindelse med ordreafgivelsen. 2.4 Strategisk indkøb Mindstekrav (MK) til Strategisk indkøb Varekataloger Side 5 af 6
MK20. MK18. Det skal være muligt, at indkøbssystemet kan modtage indkøbsaftaler både med og uden e- kataloger. MK21. Det skal være muligt, at indkøbssystemet i en automatisk proces, kan håndtere administration og opdatering af elektroniske varekataloger, herunder fjernelse af varer ud fra opsatte regler samt priskontrol. MK22. Der skal være en funktion, der sikrer mod at uønskede varer bliver tilgængelige for brugeren. MK23. Der skal være oversigt over indlæste kataloger med mulighed for at bladre igennem et varekatalog. Mindstekrav (MK) til Strategisk indkøb Favoritlister MK24. Mulighed for oprettelse af favoritliste pr. bruger. Mindstekrav (MK) til Strategisk indkøb Statistik og kontraktstyring MK25. Det skal være muligt at generere statistik på data på baggrund af såvel afsluttede som ikke afsluttede ordrer. Statistik skal kunne udtrækkes i forhold til flere dimensioner: leverandører, sted/bruger, tid og varer. MK26. Indkøbsordredata på varelinjeniveau skal være let tilgængeligt og kunne ekstraheres omkostningsfrit for kunden. MK27. Til brug ved indkøbskontrol, skal der kunne udskrives afdelingsrapporter over indkøb, samt en rapport til brug ved stikprøvekontrol af indkøb, hvor der udtrækkes alle indkøb til kontrol på tilfældige datoer. Side 6 af 6