Digitaliseringsstrategi Stevns Kommune 2011-2015
Indledning Denne digitaliseringsstrategi har til formål at sætte retning på digitaliseringen i Stevns Kommune 2011-15. Strategien består af en vision og 8 målsætninger. Dernæst følger fagområdestrategier for de fagområder, som behandles særskilt i KL s Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2010-15. Endelig findes det foreløbige bud på 8 initiativer, som kan føre til opfyldelsen af vision og målsætninger. Disse initiativer vil blive behandlet dybere, når digitaliseringsstrategiens handlingsplan følger senere i 2011. Digitaliseringsstrategien gælder for perioden 2011-15, men det er besluttet at gøre den dynamisk; dvs. at strategien tages op til en kort revision årligt for at sikre, at Stevns Kommune hele tiden arbejder på at digitalisere dér, hvor det giver mest mening. Ligeledes tages handlingsplanens initiativer også årligt op til revision. Digitaliseringsstrategien gør det ud for den handlingsplan, som kræves i e2012-målene. e2012-målene er det offentliges kanalstrategi afledt af regeringens Globaliseringsstrategi. Digitaliseringsstrategien rummer initiativer, som tilsammen opfylder e2012s krav. Digitaliseringsstrategiens organisering (it-governance) beskrives efter fagområdestrategierne, og herefter følger beskrivelse af de forudsætninger og bindinger, som sætter rammerne for Digitaliseringsstrategien. Det er fx Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2010-15, e2012, lovgivning, Stevns Kommunes interne regler og Direktionens strategibrev. Indholdsfortegnelse Indledning... 2 Vision og målsætninger... 3 Vision... 3 Målsætninger... 4 Fagområdestrategier... 4 Foreløbige idéer til initiativer... 7 It-governance organisering af digitalisering... 7 Bindinger... 8 Eksterne krav: Lovgivning og aftaler... 8 Eksterne krav: Digital forvaltning... 8 Interne krav: Stevns Kommune... 8 Side 2
Vision og målsætninger Vision Digitaliseringsvisionen er delt op i følgende tre områder: 1) It-systemer 2) Organisering af it-anvendelsen 3) Kanalprioritering Det første er it-systemer. For en mindre kommune kræver det forholdsvis mange ressourcer at involvere sig i samarbejder om udvikling af nye it-systemer, fx i regi af K17 eller KOMBIT, og gevinsterne må forventes generelt at være små. Sandsynligheden for, at Stevns Kommune tænker mange tanker, der ikke er gjort andre steder, er lille, men vi må være bevidste om, at vores størrelse gør, at vi ofte vil kunne bidrage med overblik. Ved valg af it-systemer er det ikke muligt at sige, at vi i Stevns Kommune altid enten vil vælge at lægge os i kølvandet på det bedste, eller at vi vil være frontløber inden for den kommunale verden. Det vil afhænge af områderne. Ved valg af et økonomisystem vil vi fx vælge et velkonsolideret produkt, mens vi på et andet område måske vil være villig til at satse på ny teknologi og systemer, som slet ikke, eller kun i ringe grad, er afprøvet. Det er vigtigt at holde overblik og tage oplyste valg om it-anskaffelser ellers vil tabene på området kunne være store. Gevinsterne kan også være store, men gevinsterne på administrative områder, som præger en kommunes forretning, må generelt forventes at være mindre end på produktionsområder. Det andet område er organisering af it-anvendelsen. På dette område er det væsentlig lettere at gøre en forskel end det er tilfældet med it-systemer. Her kan der forventes pæne gevinster ved at sørge for solid organisatorisk forankring af it-systemernes anvendelse; (kontinuerlig) kompetenceudvikling, god digital ledelse samt rekruttering af medarbejdere med gode itkompetencer, hvor det er relevant for opgaveløsningen. På organiseringsområdet kan Stevns Kommune potentielt være blandt de bedste kommuner i landet. Det tredje område er kanalprioritering. Her er der potentielt store gevinster at hente. I den kommunale verden regner man med, at digitale henvendelser til kommunen procentuelt er mange gange billigere at håndtere end skriftlige -, personlige eller telefoniske henvendelser. Der er derfor store gevinster at hente ved at flytte borgerkontakten til de mest hensigtsmæssige kanaler. Der er imidlertid ingen tvivl om, at skal de HELT store besparelser på dette områder hentes, må der lovgives, således at det bliver muligt helt at fjerne analoge kanaler, som det er set fx på SU-området. Det er da også en tendens, som er ved at accelerere. Digitaliseringsvision for Stevns Kommune Vi baserer vores valg af it-systemer og velfærds- og borgerbetjeningsteknologi på oplyste valg. Vi udnytter vores størrelse til at gå forrest, når det gælder organisatorisk forankring. Vi vil være blandt de bedste kommuner til at kanalprioritere, kompetenceudvikle og lede digitaliseringen. Side 3
Målsætninger Visionen udmøntes i følgende mere konkrete målsætninger for digitaliseringen: Digitaliseringsmålsætninger for Stevns Kommune 2011-15 Vores valg af it-systemer og velfærds- og borgerbetjeningsteknologi hviler på oplyste valg - nogle gange vælger vi det nyeste produkt - nogle gange det konsoliderede Vi sætter borgernes lette adgang til kommunen i centrum for digitaliseringen Vi har it-kompetente borgere, medarbejdere, ledere og politikere Vi kanalprioriterer aktivt og kanaltankegangen er forankret dybt i organisationen specielt i de store serviceområder Vi analyserer vores arbejdsgange og redesigner dem, når optimering er mulig Vi samarbejder med andre, når det giver mening Vi sætter velfærdsteknologi på dagsordenen Vi tilpasser vores strategi efterhånden som verden ændrer sig Fagområdestrategier I forlængelse af de fagområdestrategier, som findes i Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2010-15, har Stevns Kommune vedtaget følgende fagområdestrategier: Familieområdet Familieafdelingen overvåger udviklingen af it-systemer som understøtter afdelingens arbejde, herunder specielt områderne 41 og 42 Merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste ved forsørgelse af børn med varigt nedsat fysik eller psykisk funktionsevne. Organisatorisk sættes fokus på medarbejdernes digitale kompetencer, så de føres til et niveau, hvor de relevante it-systemer benyttes og udnyttes effektivt. Kanalstrategisk overvåges mulighederne for at fremsende aftalepåmindelser med sms til borgerne. Det overvejes også om åbningstiderne for henvendelser kan begrænses, ligesom det vurderes, om der er situationer, hvor en sms kan erstatte et telefonopkald ved fx ombookninger og hvor en telefonsamtale kan erstatte et personligt møde. Side 4
Social- og sundhedsområdet Social- og sundhedsområdet følger udviklingen indenfor relevante it-systemer og revurderer om it-landskabet er hensigtsmæssigt. Fokus ligger på at øge it-anvendelsen i de områder, som er mindre digitaliserede, herunder borgerrettet it. Der sættes skærpet strategisk fokus på velfærdsteknologi, herunder at forankre idéudviklingen dybt i organisationen. Der sættes ekstra ressourcer ind i arbejdet med det organisatoriske og ledelsen sætter fokus på digital ledelse. Jobcentret It-systemanvendelsen for de vigtigste systemer er helt eller delvist givet for Jobcenter Stevns, men der er fortsat fokus på tilkøb af moduler/integrationer, som kan øge effektiviteten. Jobcenter Stevns benyttes som en god platform for kompetenceudvikling af borgerne og kanalstrategisk arbejde; især ved at fremme anvendelsen af NemID, NemSMS og Digital Post blandt borgerne. Dette sker ved at udvide kurserne i jobsøgning med undervisning i dette og ved digital ambassadør-arbejde. Skole- og institutionsområdet Der etableres pc-terminaler og trådløst net på alle skoler og institutioner så i første omgang Børne- og SkoleIntra, men også selvbetjeningsløsninger og internet, er tilgængelige for ansatte, børn/elever og forældre. Skole & Institution fortsætter med at påvirke markedet for relevante it-systemer. På it-systemområdet er der fokus på skoleområdet, hvor der etableres et mindre tværkommunalt netværk blandt lærerne, som fokuserer på anvendelse af it i læringen. Der fortsættes med at have fokus på mulighederne med it, især blandt skolelederne. Der fokuseres på kommunikation til forældrene og generelt at flytte ansatte, børn/elever og forældre til Børne- og SkoleIntra og SMS. Side 5
Biblioteksområdet Bibliotekerne overvåger it-udviklingen inden for primært Bibliotekssystemer med henblik på en udskiftning af systemet, herunder især Biblioteksstyrelsens projekt Danskernes Digitale Bibliotek (DDB). Bibliotekernes fokus på kompetenceudvikling både af medarbejdere og borgere fortsætter, og de benyttes som platform for borgerkompetenceudviklingen og dermed it-kompetente borgere. Bibliotekerne fortsætter også arbejdet med at flytte borgerne fra de analoge til de digitale kanaler, både hvad angår kommunikation (mail og sms) og selvbetjening af lån. Kulturområdet Der holdes øje med om der dukker digitaliseringsmuligheder op, som er rentable at benytte på kulturområdet. Kanalstrategisk søger kulturområdet samarbejde med andre om at benytte deres platforme til markedsføring. Teknik- og miljøområdet Teknik & Miljø sætter fokus på Data Management med målet om at have gode data og dét kun ét sted. I praksis betyder det forbedring af datakvalitet og -disciplin, samt bedre integration og dataflow også på tværs af afdelingerne. Der sættes også fokus på at udvide antallet af selvbetjeningsløsninger. Organisatorisk fortsættes med at have fokus på bedre og mere konsistent anvendelse af (eksisterende) systemer, og at efteruddannelse efterfølges af forankring af læringen. Kanalstrategisk sættes der fokus på forbedret kommunikation til borgerne, herunder at lede borgerne til at benytte selvbetjeningsløsningerne. Side 6
Foreløbige idéer til initiativer For at realisere vision, målsætninger og fagområdestrategier foreslås følgende 8 forslag til initiativer. Det er idéer, som vil blive yderligere udfoldet i Digitaliseringsstrategiens handlingsplan, som følger senere i 2011: 1. Kanal- og servicestrategi Flytning af borgerne til den mest hensigtsmæssige kanal forankres dybt i organisationen. - Projektet er vedtaget og er et krav i e2012. 2. LEAN i Stevns Kommune Analyse og redesign af arbejdsgange. - Projektet er vedtaget. 3. Den it-kompetente kommune Kompetenceudvikling for borgere, medarbejdere, digitale ambassadører, ledere og politikere, herunder fx DO IT kurser for relevante medarbejdere. - e2012 stiller krav om, at Alle kommuner udarbejder en strategi for at øge ledere og medarbejderes digitale kompetencer. 4. Porteføljestyring og prioritering af projekter Samlet prioritering og opfølgning af strategiske projekter i Stevns Kommune (DIRs strategibrev 2011). - Projektet er vedtaget. 5. Digital ledelse i Stevns Kommune Styrkelse af ledelsen af digitaliseringen (delvist DIRs strategibrev 2011). 6. It-anvendelsen hviler på oplyste valg a. Alle it-anskaffelser behandles på baggrund af business cases i Den Digitale Task Force b. En ny it-strategi sikrer oplyste valg for de eksisterende it-systemers vedkommende - Projektets del a er vedtaget. 7. Analyse af om anvendelsen af velfærdsteknologi i Stevns Kommune kan øges 8. God kommunikation i borgersager sparer tid Antallet af henvendelser kan reduceres, hvis borgerne forstår, hvad kommunen skriver første gang. Dermed mindskes behovet for at stille opklarende spørgsmål til samme sag. Udgangspunktet er implementering af Stevns Kommunes principper for god kommunikation (kommunikationspolitikken). Vi spørger borgerne, om vores kommunikation er forståelig (brugerdreven innovation). It-governance organisering af digitalisering Digitaliseringsprojektlederen sørger for at opdatere vision, målsætninger og handlingsplan årligt og inddrager relevante interessenter. Dette godkendes af Den Digitale Task Force, Chefgruppen og Direktionen. Efter implementeringen af Et værktøj for samlet prioritering og opfølgning af strategiske projekter i Stevns Kommune afstemmes handlingsplanens initiativer med større projekter som Side 7
planlægges gennemført af udviklingskonsulenterne og andre i organisationen for dermed at imødegå overbelastning af organisationen. Bindinger Stevns Kommune er underlagt en række eksterne og interne bindinger, som vi i vores digitaliseringsstrategi skal holde os inden for rammerne af. Eksterne krav: Lovgivning og aftaler Digitaliseringsstrategien skal lægge sig indenfor gældende lovgivning, såsom Forvaltningsloven, Offentlighedsloven og Arkivloven, ligesom de mange fagspecifikke love. Også aftalerne om kommunernes økonomi skal overholdes. Eksterne krav: Digital forvaltning Af eksterne krav findes også en del inden for området med digital forvaltning. Det omfatter Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2010-15, som KL har udarbejdet, og som samtlige danske kommune har tilsluttet sig. Den tilhørende handlingsplan er endnu ikke afsluttet, men den omfatter 38 konkrete initiativer, som ledes fra KL. Det drejer sig også om Den fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi, som dog først ventes medio 2011, og som vi derfor ikke kan lægge os inden for rammerne af. Det kan vi derimod af dens forgænger: Strategi for Digital Forvaltning 2007-10, herunder e2012, hvor vi har forpligtet os til at udarbejde en Handlingsplan for realisering af e2012 ; en Kanal- og servicestrategi, og En strategi for at øge medarbejdernes og ledernes kompetencer. Dertil kommer, at vi til KL har meldt ind til www.digitaltlandkort.dk, at vi vil gøre en særlig indsats for digitaliseringen af områderne: Vielser, Begravelseshjælp, Ansøg om sygedagpenge, Ansøg om barselsdagpenge, Meld dig rask, Anmeld manglende afhentning af affald, Anmeld rotter, Digital pladsanvisning og i 2011: Børneydelse og underholdsbidrag samt Merudgifter til kronisk syge børn. Af KOMBIT-systemer har Stevns Kommune foreløbig kun tilmeldt sig FLIS-projektet, og så har vi meldt os ind i Umbrella-samarbejdet. Interne krav: Stevns Kommune Der forelægger også en række interne krav, som digitaliseringsstrategien skal ligge inden for rammerne af. Det er Stevns Kommunes vision, DIRs strategibrev 2011, hvor Direktionens strategiske pejlemærker for 2011 Ledelse i Stevns Kommune og Et værktøj for samlet prioritering og opfølgning af strategiske projekter i Stevns Kommune er relevante. Af andre interne krav som skal overholdes er Stevns Kommunes Arkivstrategi, Overordnet ITsikkerhedspolitik, Regler for anvendelse af it, Håndbog til brug for projektarbejde i Stevns Kommune og Stevns Kommunes Personalepolitikker. Godkendt i Kommunalbestyrelsen den 30.06.2011. Opdatering taget til efterretning af Kommunalbestyrelsen den 24.11.2011. Side 8