Notat Forvaltning: R dhusservice Dato: 22. juni 2011 Dokumentnr.: 11/001810-9 Afsender: Słren Fonseca Pedersen Vedrłrende: T ttekamsanalyse af ejendomme og lejem l: Afrapportering Notat sendes/sendt til: T ttekamsanalyse Grundlaget for t ttekamsanalysen er kommissorium godkendt i direktion den 24. marts 2011. Form let med analysen er at undersłge om der kan ske en bedre udnyttelse af kommunens nuv rende bygninger og lejem l med henblik p at kunne pr stere en eventuel besparelse p leje af lokaler Analysen har best et af 3 dele: 1. Kortl gning af kommunens eksisterende lejem l 2. Gennemgang af administrationsbygningernes udnyttelse 3. Gennemgang af de af kommunens ejendomme som p t nkes eller planl gges solgt Ved at sammenholde resultatet af de 3 dele er det m let at kunne pege p lejem l, som med fordel kan opsiges og flyttes til egne lokaler eller andre nuv rende lejem l. Analysen har udelukkende forholdt sig til lejem l og ejendomme, som benyttes til administration eller anden kommunal anvendelse. Lejem l i form af daginstitutioner, skoler eller boliger er ikke omfattet af analysen. Kortl gning af eksisterende lejem l P baggrund af oversigt over kommunens lejem l, som blev behandlet i direktionen den 3. marts 2011 har arbejdsgruppen gennemg et listen med henblik p at vurdere, om der er lejem l, som kommunens med fordel vil kunne opsige eller udnytte mere optimalt. Gennemgangen af eksisterende lejem l omfatter lejem l anvendt til administration og anden kommunal anvendelse. Kortl gningen omfatter ikke lejem l anvendt til daginstitutioner og skoler samt boliger. Oversigten over de gennemg ede lokaler indeholder oplysninger om form l med lejem let, beliggende, lejeudgift samt oplysninger om vilk r for opsigelse. Yderligere indeholder oversigten oplysninger fra forvaltningerne om hvilke overvejelser der er om ndret/u ndret anvendelse af lejem lene. Ved gennemgangen af lejem lene har arbejdsgruppen i fłrste omgang valgt at fokusere p, om der er lejem l som umiddelbart med fordel kunne opsiges og flyttes til andre lokaler specielt til kommunens egne lokaler. Kendetegnet for de lejem l som arbejdsgruppen har gennemg et er, at de huser afdelinger og
funktioner som ikke er rene administrative arbejdspladser. Typisk er der tale om afdelinger og funktioner som retter sig mod brugere eller som ogs har de karakter af opbevaring/lager. I de f tilf lde hvor lejem l huser rent administrative arbejdspladser g lder en lang uopsigelighed p lejem let. Det g lder f.eks. p Kasernen eller Guden centret, Gl. Stationsvej. Tilbagemeldingerne fra forvaltningerne viser, at der er fokus p at minimere udgifterne til lejem l, idet flere lejem l enten allerede er opsagt eller p t nkes opsagt med henblik p at reducere huslejeudgifter eller udmłnte vedtagne besparelser. Ved indretningen af Toldbodgade blev det undersłgt om der var afdelinger eller funktioner i lejem l som med fordel kunne opsiges og flyttes til Toldbodgade med henblik p at finansiere lejem let i Toldbodgade. Ved den lejlighed blev der opsagt 2 lejem l (Ungdomsskolen, Brłdregade samt UU, Skolestr de) ligesom lejem let af bygning 112 p Kasernen blev opsagt. Tilsvarende er der ved den netop gennemfłrte omflytning p Social og Arbejdsmarkedsomr det mellem Laksetorvet og Kasernen opsagt en r kke lejem l med henblik p at udmłnte vedtagne besparelser p omr det. De 2 n vnte omflytninger (Toldbodgade samt Social og Arbejdsmarkedsomr det) har stłvsuget markedet for Iejem l som indeholder afdelinger og funktioner som umiddelbart vil kunne flyttes til kommunale bygninger eller til andre lejem l med henblik p at pr stere en besparelse. Endvidere er der ikke besparelser at hente p lejem l som er under opsigelse eller p t nkes opsagt, idet de sparede huslejeudgifter herfra indg r som en del af finansieringen i allerede givne bevillinger. Det g lder f.eks. lejem let Vestervold 4, Sundhedscenter Randers, hvor den sparede lejeudgift indg r i finansieringen af nyt Sundhedshus p Thors Bakke. Arbejdsgruppen har ved gennemgangen derfor kun identificeret 1 lejem l som umiddelbart kan opsiges med fordel. Det drejer sig om lejem let til opbevaring af valgmaterialer p Hadsundvej 164. Lejem let opsiges pr. 1. september 2011 og materialerne flyttes til bibliotekets nuv rende lejem l p Kasernen hvor der frigłres plads som fłlge af salget af 1 bogbus. Arbejdsgruppen vil frem mod byr dets budgetkonference arbejde videre med at gennemg lejekontrakter for at vurdere, om der er lejem l som er for dyre i forhold til den nuv rende markedsleje. Endvidere kan der v re lejem l, hvor udgiften til drift og forbrug er uhensigtsm ssig hłje ligesom der kan v re vilk r i kontrakterne, som p fłrer kommunen unłdige udgifter. Den forelłbige vurdering fra arbejdsgruppen er imidlertid, at udgifterne til kommunens lejem l generelt svarer til markedslejen og at driftsudgifterne afviger markant fra det forventelige. Administrationsbygninger gennemgang af nuv rende udnyttelse Ved gennemgangen af bygningerne er der taget udgangspunkt i de fordelingsprincipper som blev aftalt i forbindelse med sammenflytningen af administrationen p Laksetorvet under kommunesammenl gningen. Her gjaldt som udgangspunkt for Laksetorvet at: Medarbejdere - 1 fag - (fraviges ved 2 eller flermandskontorer) Ledere - 1 fag Chefer - 2 fag Direktłrer - 2 fag F lles młdelokaler frem for interne młdelokaler i afdelinger For Kasernen er de samme principper benyttet - dog vanskeliggjort af bygningens indretning, da der flere steder er kontorer med stor rumdybde. Samlet set er der et potentiale p etablering af 60 yderligere kontorarbejdspladser p Laksetorvet og Kasernen - se bilagsmateriale.
Lakstorvet og Odinsgade Gennemgang af Laksetorvet og Odinsgade viser at der potientielt kan głres plads til yderligere 29 arbejdspladser uden at det medfłrer behov for ombygninger. Arbejdspladserne kan prim rt etableres i lokaler, som i dag benyttes til interne młdefaciliteter eller storrumskontorer som ikke udnyttes optimalt. Ca. halvdelen af pladserne vurderes at kunne etableres i bygning E. F lles for de 29 arbejdspladser er imidlertid, at de er spredt over mange afdelinger, typisk enkeltvist. Ved gennemgangen af Laksetorvet er den seneste omflytning i Social og Arbejdsmarked medtaget. Dog udest r der en lokalefordeling mellem Sundhed & ldre og Social i etape C med henblik p at głre plads til yderligere fagkonsulenter i Sundhed og ldre samt Bostłtte i Social. Kasernen Gennemgang af Kasernen viser et potientale p 31 arbejdspladser. Ligesom p Laksetorvet vil det prim rt v re bedre udnyttelse af storrumskontorer samt nedl ggelse af interne młdefaciliteter, som vil frigłre pladsen. Det g lder specielt i nord-flłjen af hovedbygningen, hvor IT, Błrn og Familie samt Jobcentret er placeret, men som tilf ldet ogs er p Laksetorvet og Odinsgade er der tale om meget spredte steder. Toldbodgade En gennemgang af Toldbodgade er udeladt, idet der i forbindelse med indflytningen blev sikret en optimal udnyttelse af m2 med henblik p at mindske finansieringsbehovet. Arbejdsgruppen vurderer derfor, at der ikke er potentiale for etablering af yderligere arbejdspladser i Toldbodgade. Stłrstedelen af den overskydende plads p Laksetorvet og Kasernen er enkeltvise arbejdspladser fordelt over mange afdelinger. Det vil derfor kr ve en stłrre omflytning af afdelinger, hvis der skal frigłres plads til hele afdelinger/funktioner. En s dan omflytning vil typisk medfłrer en vis grad af ombygninger med deraf łget udgifter til flytning og ombygning. Fremadrettet procedure for fordeling af lokaler p Laksetorvet og Kasernen I administrationen opst r der lłbende behov for yderligere arbejdspladser i de enkelte afdelinger, som fłlge af omstruktureringer eller nye projekter og indsatsomr der. Med henblik p at sikre optimal udnyttelse af kommunens administrationsbygninger błr der fremover ske en koordineret fordeling af lokaler i administrationsbygningerne. Arbejdsgruppen foresl r derfor en procedure, hvor R dhusservice f r ansvaret for lłbende at indsamle og koordinere lokalełnsker. Proceduren betyder, at: nsker/behov om yderligere lokaler sendes til R dhusservice I tilf lde af ledige lokaler gives besked til R dhusservice. Afdelingerne kan selv disponere over lokalet, hvis der ikke foreligger łnsker/behov om lokaler. R dhusservice disponerer ledige lokaler, s fremt R dhusservice vurdere, at et ledigt lokale vil kunne opfylde eventuelle łnsker og behov for lokaler fra andre afdelinger/omr der. Hvis łnsker/behov om yderligere lokaler involverer flere afdelinger słger R dhusservice en lłsning med de involverede afdelinger. Hvis ikke det er muligt, forel gges łnskerne om yderligere lokaler for direktionen. Som grundlag for fordeling af lokaler fastholdes principperne fra kommunesammenl fordeling af lokaler, herunder at der ikke indrettes interne młdelokaler i afdelinger. gningen om Kommunens ejendomme I t ttekamsanalysen er listen over kommunale ejendomme som overvejes eller planl gges solgt gennemg et med henblik p at vurdere, om bygningerne med fordel kan erstatte eksisterende lejem l. Listen over ejendomme fremg r af bilag.
P listen er 3 ejendomme, som alle er besluttet solgt, hvorfor der indg r et budgetteret salgsprovenu i kommunens budget. Det drejer sig om: Vorup Bibliotek budgetteres solgt i 2012 Vestergrave 30 (Randers Spildevand) budgetteres solgt i 2011 Reiersensvej 7 (Tandplejen) budgetteres solgt i 2012 3 ejendomme p listen blev ledige i forbindelse med kommunens overtagelse af SKATs lejem l i Toldbodgade. Ejendommene blev overvejet solgt, men da kommunen opn ede dispensation fra deponeringspligten ved overtagelsen af lejem let i Toldbodgade undlod forvaltningen at indarbejde dem i budgettet. Det drejer sig om ejendommene: Hadsundvej 70 Hadsundvej 72 Klostervej 40 Hadsundvej 70 og 72 husede tidligere Alkoholr dgivningen. I dag anvendes Hadsundvej 72 af Ungesłjlen, som p grund af indeklimaproblematikker fraflyttede lejem l i Thorsgade. Hadsundvej 70 st r ledigt og p t nkes at indg i projekt om udbygning af vejkryds Hadsundvej/Dronningborg Boulevard/Nłrre Boulevard. Klostervej 40 husede tidligere Misbrugscentret. I dag r der Błrn og Skole over ejendommen, hvor der er oprettet Heldagstilbud under Ungdomsskolen. P listen over ejendomme som p t nkes solgt fremg r desuden en r kke nuv rende materielg rde fra de tidligere sammenl gningskommuner. Arbejdsgruppen har ikke forholdt sig til disse ejendomme i det de indg r i arbejdet med etablering af ny materielg rd. Et eventuelt salgsprovenu herfra vil i givet fald v re en del af finansieringen af ny materielg rd. Derudover indg r Słren Młllers Gade 5C, Hjłrnestenen i overvejelserne om salg. Gennemgangen af ejendommene viser at det er Vorup Bibliotek, Vestergrave 30, Reiersensvej samt Hadsundvej 70 som potentielt vil kunne huse afdelinger og funktioner, som i dag bor til leje. Imidlertid er der i budgettet indarbejdet slagsprovenu for 3 af bygningerne, hvorved arbejdsgruppen vurdere, at der ikke er nuv rende lejem l som med fordel kan opsiges og flyttes til de p g ldende bygninger fordi de nuv rende lejeomkostninger ikke kan modsvare det budgetterede salgsprovenu fra bygningerne. Omvendt er markedet for slag af ejendomme pt. ikke gunstigt, hvorfor det vurderes vanskeligt at opn de budgetterede salgsprovenuer. Derfor kunne det v re en mulighed at overveje, om kommunen skal undlade at forsłge bygningerne solgt nu med henblik p at de kan anvendes til alternative form l p lidt l ngere sigte. Konkret foresl r arbejdsgruppen, at Vorup Bibliotek vil kunne erstatte det nuv rende lejem l i Guden centret p Gl. Stationsvej 9, 2., hvor Błrn og Familie distrikt syd i dag bor. Lejem let er uopsigeligt indtil 2017, men set i lyset af at huslejen pt. udgłr ca. 600.000 kr./ rligt sammenholdt med at der p Błrn og Familieomr det er overvejelse om hjemtagelse af yderligere opgaver og dermed behov for yderligere plads kan det v re en mulighed at flytte funktionen til Vorup Bibliotek. Arbejdsgruppen har forelagt muligheden for Błrn og Familie som ikke er afvisende over for tanken om at flytte til Vorup Bibliotek. Samtidig vurderer Bygning og Energi, at Vorup Bibliotek fremst r i en god stand og at den sparede husleje i Guden centret vil kunne forrente nłdvendige bygningsm ssige ndringer p Vorup Bibliotek. Samlet set viser gennemgangen af kommunens ejendomme som p t nkes solgt dog, at det ikke er muligt at hłste umiddelbare besparelser ved at flytte afdelinger og funktioner fra nuv rende lejem l.
Enten fordi der er budgetteret med salgsindt gter eller fordi lejekontrakten indeholder l ngere perioder med uopsigelighed. Konklusion Udgangspunktet for t ttekamsanalysen af kommunens ejendomme og lejem l var spłrgsm let om ikke der var mulighed for at udnytte kvadratmeterne bedre og dermed kunne pege p besparelser opn et ved reduceret huslejeudgifter. Overordnet set viser gennemgangen, at det ikke er muligt at pege p potentielle besparelser ved ndret brug af kommunens ejendomme og lejem l. S ledes er der inden for de seneste r gennemfłrt 2 stłrre enkeltst ende omflytninger, hvor en v sentlig del af opgaven har best et i at opn besparelse gennem opsigelse af lejem l. Dels i forbindelse med overtagelsen af lejem let i Toldbodgade, dels ved omflytningen p Social og Arbejdsmarkedsomr det mellem Laksetorvet og Kasernen. Markedet for opsigelige lejem l er derved blevet stłvsuget. Hertil kommer, at der i forbindelse med etableringen af nye aktiviteter, som f.eks. Sundhedshus p Thors Bakke naturligt t nkes i at salg eller opsigelse af lejem l er medfinansierende af de nye aktiviteter. Kun i et enkelt tilf lde har det vist sig at et lejem l med fordel kan opsiges her og nu. Det g lder lejem let til opbevaring af valgmaterialer hvor det er muligt at flytte materialerne til et andet lejem l med overskydende kapacitet, nemlig bogbusgaragerne. T ttekamsanalysen tegner et bilede af, at kommunen pt. har et overskud af kontorarealer i egne bygninger p Laksetorvet, i Vestergrave 30 og til dels Vorup Bibliotek og i lejem l med lang uopsigelighed p Kasernen. Det er imidlertid ikke umiddelbart muligt at udnytte dette overskud af 2 rsager: 1. De overskydende kontorarealer er spredt enkeltvis over mange afdelinger hvilket nłdvendiggłr investering i stłrre omflytninger, hvis det skal v re muligt at koncentrere den overskydende plads med henblik p at kunne flytte hele afdelinger eller funktioner til Laksetorvet eller Kasernen. 2. De fleste afdelinger og funktioner som har til huse i lejem l har prim rt karakter af brugeraktiviteter, v rkstedsaktiviteter eller lager/opbevaring, hvorfor de ikke passer ind i de administrationsbygninger, hvor der potentielt er plads. Samtidig er de administrative arbejdspladser som har til huse i lejem l bundet af lang uopsigelighed, som tilf ldet f.eks. er p Kasernen og Guden centret. Dertil kommer, at de kommunale ejendomme som er eller bliver ledige er budgetm ssigt disponeret, da slagsprovenuer er indarbejdet i budgettet. Den łkonomiske besparelse ved at opsige et lejem l skal s ledes v re ekstra stor idet den ogs skal kunne modsvarer det budgetterede provenu ved salg. Imidlertid vurderes markedet for salg af ejendomme ikke gunstigt og derfor er det sv rt at tilpasse kontorarealerne til det aktuelle behov. Det er vanskeligt at vurdere om det er łkonomiske fordelagtigt at s lge eller beholde bygninger idet det er vanskeligt at forudsige om tabte salgsindt gter opvejes af udgifterne ved at beholde bygningerne p sigt eller omvendt. Til trods herfor og til trods for at der er indarbejdet et salgsprovenue for Vorup Bibliotek foresl r arbejdsgruppen, at der sker en drłftelse af om Vorup Bibliotek med fordel vil kunne erstatte kommunes nuv rende lejem l i Guden centret, hvor Błrn og Familiedistrikt syd i dag har til huse. Flere ting taler herfor: Overvejelser om at hjemtage yderligere opgave sammenholdt med manglende udvidelsesmuligheder i det nuv rende lejem l Fysisk beliggenhed, t t p nuv rende adresse Usikkert marked for salg af ejendomme
Imod herfor taler uopsigeligheden af lejem let i Guden centret, som ikke kan opsiges fłr 2017. Udlejer har dog en pligt til at forsłge det genudlejet i tilf lde af at Randers Kommune fraflytter inden 2017. Indstilling At t ttekamsanalysens konklusion tages til efterretning At udnyttelsen af kommunens administrationsbygninger drłftes At forslag til fremadrettet procedure for fordeling af lokaler p Laksetorvet og Kasernen godkendes At der foretages en drłftelse af, hvorvidt Vorup Bibliotek fortsat skal forsłges solgt eller anvendes som foresl et.