Indstilling Til Århus Byråd Via Magistraten Social- og Beskæftigelsesforvaltningen Den 3. maj 2007 Initiativer på sygedagpengeområdet Århus Kommune Sociale Forhold og Beskæftigelse 1. Resume Sygedagpengeområdet er et lovgivningsmæssigt komplekst område. I forhold til borgeren er der en række retsgarantier i forhold til at modtage sygedagpenge, men der er også en række stramme regler for hvorledes indsatsen og opfølgningen foretages. Såfremt disse mere processuelle regler ikke overholdes kan kommunen miste statsrefusionen. Revisionen er i gang med at sagsrevidere vedrørende 2006. Den foreløbige melding på dette er, at der i 2006 ikke er foretaget tilstrækkelig opfølgning i alle sager i Beskæftigelsesforvaltningen. Kommunen risikerer derfor at skulle tilbagebetale statsrefusion. Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at oplyse et eventuelt refusionstab. Den endelige revisionsberetning foreligger først i august 2007 til fremsendelse til behandling i byrådet i september 2007. Beskæftigelsesforvaltningen Jægergården Værkmestergade 15 8000 Århus C Sagsnummer Sagsbehandler Ann-Britt Wetche Telefon Direkte telefon 8940 2670 Telefax 8940 2583 E-post E-post direkte abw@ama.aarhus.dk Ud over et eventuelt refusionstab kan den manglende rettidighed og kvalitet i opfølgning betyde, at sagsvarigheden på de enkelte sager kan blive forlænget unødigt. Formålet med indstillingen er dels at redegøre for problemet på sygedagpengeområdet og orientere om de tiltag der sættes i værk for at begrænse et eventuelt refusionstab mest muligt, dels at foreslå igangsætning af en analyse af sammenhængen mellem de administrative udgifter og udgifterne på overførselsområdet. For at styrke og sikre sygedagpengeopfølgningen og begrænse et eventuelt tab, sættes der nu ind med en række initiativer, ud over det samarbejde med revisionen omkring indholdet af sygedagpengeopfølgningen, som allerede er iværksat. Initiativer på sygedagpengeområdet
Det er initiativer der omfatter flere ressourcer til området, organisatorisk tilpasning, ledelsesmæssig styrkelse, etablering af kontrollerenhed, tilbud i udførerafdelingen, samt indførelse af nyt IT-system og dermed sagsbehandlingssystem i Jobcentret. Initiativerne finansieres indenfor eksisterende rammer. Den administrative personalenormering på beskæftigelsesområdet foreslås analyseret med henblik på dels at opnå den optimale fordeling af de administrative ressourcer, dels at få vurderet det optimale niveau for den samlede administrative ressourcetildeling. En forudsætning for at kommunen ikke får refusionstab er, at normeringen skal være tilstrækkelig til at løse kravene til beskæftigelsesindsatsen. Det kan give betydelige tab for kommunen, såfremt der er mangler i sagsbehandlingen, som vil føre til tab af statsrefusion. Det foreslås, derfor at sammen med Borgmesterens afdeling udarbejder en analyse af sammenhængen mellem den administrative ressourceindsats og udgifterne på overførselsområdet, herunder statsrefusion. 2. Tidligere beslutninger Den 22. marts 2005 vedtog byrådet ikke-styrbar-analysen samt evaluering af fleksjobindsatsen og projekt straksafklaring. Der blev samtidig ansøgt om en opnormering med 24 stillinger samlet til administrative opgaver i tilknytning til sygedagpengeopfølgningen og straksafklaring. Ansøgningen havde primært baggrund i den tætte sammenhæng mellem det administrative arbejde på beskæftigelsesområdet og udviklingen på udgifterne til overførselsindkomster. Byrådet bevilgede finansiering til 11 stillinger til de to områder. På sygedagpengeområdet blev der i samme forbindelse vedtaget en række faglige indsatser på sygedagpengeområdet. I forbindelse med regeringsforhandlingerne vedrørende lovændringer for 2005 blev der givet en DUT-regulering på 2,7 mio. kr. svarende til ca. 7 stillinger som kompensation for de øgede administrative krav. Stillingerne blev udmøntet sammen med de decentrale budgetter til de daværende Arbejdsmarkedscentre i 2005. Den 21. juni 2006 vedtog byrådet indstilling om Beskæftigelsesforvaltningens organisation pr. 1. januar 2007. Side 2 af 11
3. Beskrivelse af indstilling 3.1 Opfølgning på sygedagpengeområdet Pr. 1. juli 2005 blev der indført ny lovgivning på sygedagpengeområdet. Loven indebærer betydelige stramninger i hvordan kommunerne skal foretage opfølgning og tilrettelægge indsatsen, men ikke i forhold til borgerens retsgarantier i forhold til at modtage sygedagpenge. Kommunerne mister statsrefusion hvis opfølgningen ikke foretages efter lovens anvisninger. Revisionen er i gang med at sagsrevidere vedrørende 2006. Den foreløbige melding på dette er, at der i 2006 ikke er foretaget tilstrækkelig opfølgning i alle sager i Beskæftigelsesforvaltningen. Efter aftale med revisionen er der nu igangsat et arbejde med udvikling af opfølgningsplanerne. Dette arbejde foregår i april og maj måned. I den resterende del af året vil der skulle arbejdes med yderligere tiltag, der sikrer fornøden bevågenhed på sygedagpengeopfølgningen. I efteråret 2006 var tilbagemeldingen fra revisionen, at der kunne opstå problemer på sygedagpengeområdet. Der blev derfor allerede i 2006 igangsat et LEAN-projekt, som skulle sikre en bedre arbejdstilrettelæggelse. Projektet har bl.a. ført til at sagsbehandlingstiden i forhold til arbejdsgivere er blevet forkortet og på udbetalingsområdet har projektet ført til en række serviceforbedringer og effektiviseringer. LEAN-projektet er ikke fuldt gennemført og vil derfor blive integreret med de yderligere initiativer, som vil blive sat i værk, jf. det følgende. Det er ikke på nuværende tidspunkt muligt at opgøre et eventuelt refusionstab for 2006. Denne opgørelse vil i givet fald ske i forbindelse med revisionsrapporterne vedr. regnskab 2006. Problemstillingen omkring rettidighed og kvalitet i opfølgningen har vist sig problematisk i flere kommuner. Den samlede udgift på sygedagpengeområdet beløb sig i 2006 til brutto 578 mio. kr., statsrefusionen til 287 mio. kr. Der er hverken i 2006 eller i 2007 budgetteret med tab som følge af manglende opfølgning. Der ydes 100 % i statsrefusion i de første 4 uger af en sygefraværsperiode. Fra den 5. uge til den 52. uge ydes 50 % i statsrefusion, hvorefter refusionen bortfalder helt. Der kan i forhold til de konkrete sager som nævnt ikke hjemtages refusion for sygedagpenge i perioder, hvor lovgivningens opfølgningskrav ikke er overholdt. Side 3 af 11
For hver uges forsinkelse på opfølgningen vil kommunen miste ca. 1.700 kr. i statsrefusion. Det gælder dog kun de sager, hvor den kommunale sagsbehandler har ansvaret for forsinkelsen. Såfremt sagen er passet korrekt, men der afventes f.eks. lægeerklæringer mistes statsrefusionen ikke. Sygedagpengemodtagere skal i henhold til lovgivningen efter 8 ugers sygefravær opdeles i tre kategorier: Sygedagpengemodtagerne skal fra 1.7.05 opdeles i 3 kategorier: Kategori 1: Sager, hvor tilbagevenden til arbejdsmarkedet umiddelbart er forestående (10-12 uger) Kategori 2: Sager med risiko for langvarigt sygeforløb og/eller risiko for arbejdsevnen Kategori 3: Sager, hvor lidelsen medfører et længerevarende sygeforløb Opfølgning Senest ved udgangen af 8. uge. Herefter mindst hver 8. uge. Minimum telefonsamtale Senest ved udgangen af 8. uge individuel samtale. Og herefter mindst hver 4. uge. Hver anden gang med individuel samtale. Senest ved udgangen af 8. uge. Herefter mindst hver 8. uge. Mindst telefonsamtale. Nyt Større krav til og markant flere opfølgningsplaner. Formkrav omkring opfølgningen Krav om individuelle samtaler og opfølgning hver 4. uge mod tidligere hver 8. uge. Større krav til og markant flere opfølgningsplaner. Større krav til og markant flere opfølgningsplaner. Formkrav omkring opfølgningen. Der er et meget stort flow af sager hvilket illustreres af, at der hvert kvartal kommer mellem 750 og 1000 nye sager som passerer 8 ugers grænsen, og som der derfor skal laves opfølgning på efter den nye model. I løbet af året er der ca. 9.000 sager over 8 uger hvor der skal foretages opfølgning hver 4. eller 8. uge. Det samlede antal opfølgninger er ca. 26.000 årligt. Stramningerne i opfølgningen har medført et langt større administrativt arbejde end tidligere. Loven har således medført øgede administrative udgifter for kommunerne. Århus Kommune blev kompenseret med 2,7 mio. kr. svarende til ca. 7 stillinger. KL tilkendegav, at kompensationen ikke var tilstrækkelig. Derfor blev der mellem KL og Regeringen aftalt efterregulering af de administrative merudgifter i foråret 2006, idet der blandt andet var stor uenighed om, hvor mange sager der vil fordele sig på gruppe 2, hvor opfølgningsforpligtelsen er særligt stor. Den efterregulering er dog først foretaget i foråret 2007 med henblik på udmøntning i forbindelse med sommerens øvrige DUT-sager. Efterreguleringen vil formentlig kun betyde en ressourcetilførsel på ca. 200.000 kr. til Århus Kommune. Side 4 af 11
er enig med KL i, at der er tale om underkompensation set i relation til de meropgaver, der bliver pålagt, sagen synes dog at være lukket nu. Der blev bevilget knap 11 stillinger i tilknytning til behandling af Ikkestyrbar-analysen i 2005. Disse stillinger skulle dække administrative meropgaver både på sygedagpengeområdet og kontanthjælpsområdet. Der var oprindelig ansøgt om 24 stillinger. De 11 stillinger blev primært tilført sygedagpengeområdet. Tilførslen af ressourcer til området har vist sig at være utilstrækkelig set i forhold til den kraftigt øgede tilgang og de stigende krav til opfølgning kommunen er stillet overfor. Som nævnt tidligere har de foreløbige meldinger for sagsrevisionen vedr. 2006 vist at sygedagpengeopfølgningen er problematisk, hvorfor der kan forventes et refusionstab, hvor omfanget endnu ikke er kendt. Formålet med indstillingen er bl.a. at redegøre for problemet på sygedagpengeområdet og orientere om de tiltag der sættes i værk for at begrænse et eventuelt refusionstab mest muligt. 3.2. Udviklingen på sygedagpengeområdet Ud over de administrative stramninger har der samtidig været en stigning i antallet af sager. At der er et øget pres på sygedagpengeområdet i Århus samt øvrige 6-byer og landet som helhed fremgår af tabel 1. Det fremgår at antallet af påbegyndte forløb er steget betragteligt fra 2005-2006. Tabel 1. Påbegyndte sygedagpengeforløb Jan - nov. 2005 Jan - nov. 2006 udvikling 05-06 Hele landet 609.749 652.608 7,0 % Århus 30.418 32.496 6,8 % København 45.787 42.489-7,2 % Ny Esbjerg 13.811 14.545 5,3 % Odense 19.945 21.442 7,5 % Ny Randers 12.958 14.249 10,0 % Ny Aalborg 21.356 23.248 8,9 % Kilde: www.jobindsats.dk Opgørelsen er tilpasset den nye kommunestruktur. Opgørelsen fra Københavns Kommune kan være fejlbehæftet. Det korrekte tal kendes ikke, men er dog for fuldstændighedens skyld medtaget opgørelsen fra Jobindsats.dk Side 5 af 11
Når antallet af sager stiger og kvaliteten i sagsbehandlingen falder, vil der være en tendens til, at antallet af langvarige sager også stiger. Det er et mønster som har vist sig i 2006 og som også går igen på landsplan. Sygedagpenge til sager over 52 ugers forløb er en ren kommunal finansiering. Det er derfor væsentlig for kommunens økonomi, at denne udvikling vendes og så få sager som muligt bliver mere end 52 uger lange. 3.3 Initiativer for at sikre sygedagpengeopfølgningen Der sættes i Beskæftigelsesforvaltningen markant ind for at sikre en tilstrækkelig og kvalitetsmæssig korrekt sagsopfølgning på sygedagpengeområdet. I det følgende beskrives 5 indsatser. Indsatserne iværksættes for at begrænse et eventuelt refusionstab hurtigst muligt. 3.3.1.: Normering Århus Kommune har foretaget en sondering af personalenormeringen på sygedagpengeområdet i Ålborg, Odense, Esbjerg, Randers og København kommuner. I nedenstående tabel er denne normering sammenholdt med, hvor stor tilgangen til sygedagpengesystemet er. I denne sammenhæng er tilgangen defineret som antallet af sager, der passerer 4 ugers varighed. Det er netop ved 4. uge, at den kommunale sygedagpengeopfølgning tager sin begyndelse. Antal ansatte på sygedagpengeområdet Antal sager, der passerer 4 uger Sager per ansat Ny Aalborg 53 6.315 119,2 Ny Randers 22 3.497 159,0 Ny Esbjerg 32 4.176 130,5 København 75 15.183 202,4 Odense 40 5.869 146,7 Århus 46 9.017 196,0 Der er målt på sager påbegyndt i 2005 og på de gamle kommuner fra før kommunalreformen. Randers kommune er skønsmæssigt afgrænset, da Randers har overtaget dele af Mariager og dele af Sønderhald kommuner. Som det fremgår skiller København sig ud med 202 sager pr. sagsbehandler i jobcentret. Det skal dog bemærkes, at der jf. tabel 1, kan være tvivl om hvorvidt sygedagpengetallene er korrekte for Københavns kommune. Data: Jobindsats.dk Som det fremgår, er normeringen lavere i Århus Kommune end i de øvrige kommuner. Hver opfølgningsmedarbejder i Århus Kommune har i 2005 haft 196,2 sygedagpengesager, mens de øvrige kommuner Side 6 af 11
ligger mellem 120 og 160 sager. København skiller sig ud med 202 sager pr. sagsbehandler i jobcentret. Det skal dog bemærkes, at der jf. tabel 1, kan være tvivl om hvorvidt sygedagpengetallene er korrekte for Københavns kommune. Den nyligt fremsendte rapport om førtidspension udarbejdet af Kommunernes Revision påpeger også, at Århus Kommunes sagsnormering generelt er højere end sammenligningskommunerne. Der er ikke foretaget en vurdering af den opgave- og indholdsmæssige afgrænsning af sygedagpengeområdet i de seks kommuner. Endelig skal det understreges, at der udelukkende er tale om en sondering ikke en egentlig undersøgelse. Normeringerne fortæller ikke noget om, hvilken sagsnormering, der skal til for at sikre en tilfredsstillende sagsbehandling, men er alene et udtryk for et øjebliksbillede i de nævnte kommuner. Såfremt Århus Kommune skulle ligge på samme niveau som gennemsnittet af de øvrige fem byer, skal der tilføres 14 stillinger til sygedagpengeområdet. Parallelt med udviklingen på sygedagpengeområdet er antallet af kontanthjælpssager faldet markant. Det seneste år er der i Århus Kommune sket et fald på ca. 1800 sager. Faldet vedrører primært de arbejdsmarkedsparate, men berører også de ikke-arbejdsmarkedsparate, der også har fået gavn af opsvinget. Der vil på den baggrund blive gennemført en omfordeling af ressourcer til sygedagpengeområdet bl.a. fra kontanthjælpsområdet. Omflytningen mellem sygedagpengeområdet og kontanthjælpsområdet skal dog balanceres, således at der ikke om et år opstår lignende problemer med at holde statsrefusionen hjemme på kontanthjælpsområdet. Samme slags processuelle regler vil pr. 1.januar 2008 gælde på kontanthjælpsområdet som konsekvens af velfærdsforliget. Desuden er det væsentlig for kommunens økonomi, at aktiveringsgraden for kontanthjælpsmodtagere samtidig øges for at sikre den højst mulige statsrefusion på kontanthjælpsområdet. Der er fra 1. juli 2006 indført ændrede refusionsregler, som giver 35 % refusion på almindelig kontanthjælp og 65 % refusion på ydelser til en aktiv indsats. Der er derfor behov for, som en del af en samlet analyse af sammenhængen mellem administrative ressourcer og udgifter på overførselsområdet, at få afklaret det fremtidige behov for ressourcer også på kontanthjælpsområdet. Side 7 af 11
Der er som følge af de sidste års regelændringer på beskæftigelsesområdet kommet en meget tæt tilknytning mellem den administrative indsats og kommunens økonomi. Såfremt der ikke er tilstrækkelige ressourcer til den administrative opgaveløsning vil det få konsekvenser for, hvor meget statsrefusion kommunen kan hjemtage på overførselsområdet. Det kan blive dyrt for kommunen, at fastholde en utilstrækkelig personalenormering på beskæftigelsesområdet. 3.3.2: Organisatorisk tilpasning Som nævnt ovenfor blev organiseringen af sygedagpengeområdet debatteret i byrådet og beskæftigelsesudvalget i tilknytning til indstilling om Beskæftigelsesforvaltningens fremtidige organisering. Beslutningen blev en decentral placering på de lokale jobcentre. Der er i dag to chefer på centrene til varetagelse af den ledelsesmæssige og faglige opgave for ca. 50 medarbejdere. Det kræver et stort ledelsesmæssigt spænd at håndtere indsatsen både for kontanthjælp, aktivering, revalidering, sygedagpenge, ledighedsydelse og fleksjob. Med den fokus, der skal være på sygedagpengeområdet, og som er helt centralt for beskæftigelsespolitikken og herunder refusionshjemtagelsen vil der blive etableret 4 nye stillinger som afdelingsledere. Samtidig vil der blive etableret et vikarkorps alene dedikeret til indsatsen på sygedagpengeområdet. Dette vil i højere grad sikre, at opfølgningen kan foretages rettidigt, også under lange sygeperioder, ferieperioder og lignende. Endelig vil der blive etableret en central kontrollerenhed i den administrative stab, der får til opgave at sikre tilsyn af sagsbehandlingen. Desuden vil området blive fagligt styrket med fagkonsulenter tilknyttet Jobcentret. 3.3.3.: Analyse af forholdet mellem administration og udgifterne til overførsler Det foreslås, at der udarbejdes en analyse, der redegør for sammenhængen mellem den administrative opgaveløsning og udgifterne på overførselsområdet. En sådan analyse vil have til hensigt dels at sikre den optimale fordeling af de administrative ressourcer i relation til overførselsområdet, dels at vurdere det optimale niveau for den sam- Side 8 af 11
lede administrative indsats med henblik på at begrænse kommunens udgifter på overførselsområdet, herunder sikre mod tab af refusion. Når det er væsentlig at analysere beskæftigelsesområdet skyldes det, at lovgivningen efterhånden på alle områder medfører en sammenhæng mellem det administrative arbejde og statens refusion. Det gælder pt. forsørgelsesudgifter til fleksjob, ledighedsydelse og sygedagpenge. Fra 1.januar 2008 vil dette også gælde kontanthjælpsområdet, der dog allerede nu har en indbygget incitamentsstruktur vedr. aktivering, hvor der er 65% statsrefusion på aktive ydelser mod 35% på passive ydelser. Der har således med de senere års lovændringer på beskæftigelsesområdet udviklet sig en tæt sammenhæng mellem den administrative indsats og statsrefusionen til overførselsudgifterne. Analysen skal indeholdende sammenhængen på fire opgaveområder: Kontanthjælp, aktivering, revalidering og forsørgelsesydelser indenfor integrationsloven. Sygedagpenge. Fleksjob og ledighedsydelse. Førtidspension og skånejob. Analysen vil være kompliceret, da det kan være vanskeligt at vurdere, hvornår en normering er tilstrækkelig til at sikre en korrekt sagsbehandling. Målet med analysen vil bl.a. være at opstille nogle kriterier for, hvilken normering en sagsbehandler i gennemsnit bør have for at sagsbehandlingen varetages rettidigt og korrekt. Det vil være hensigtsmæssigt at inddrage sammenligning (benchmarking) med andre kommuner i analysen. Det foreslås, at analysen udarbejdes i samarbejde med Borgmesterens afdeling. 3.3.4: Udførerafdelingens tilbud styrkes Der er allerede nu en række tilbud til sygedagpengemodtagere i Udførerafdelingens regi. Forløbene er tilpasset en række forskellige grupper på sygedagpengeområdet lige fra personer med ryglidelser til personer, der har lagt mere komplekse sygdomsbeskrivelser af både fysisk og psykisk karakter. Side 9 af 11
Forløbende kan indeholde både psykologiske og socialmedicinske undersøgelser tillige med at der arbejdes jobrettet. Der vil blive arbejdet på at styrke og udvide antallet af pladser til sygedagpengemodtagere for at sikre en hurtigere afprøvning. 3.3.5: Nyt IT-system til Jobcentret Af hensyn til administrativ effektivisering i Jobcentret arbejdes der på at implementere et nyt IT-system, der kan håndtere opgaverne mere effektivt og i højere grad sikre lovmedholdelighed i forhold til de stadigt større administrative krav, der stilles til sagsbehandlingen. Udbudsproces er i opstartsfasen. Det forventes, at der i august 2007 kan tages stilling til hvilket system, der vælges og implementeringsprocessen startes op umiddelbart derefter. I forbindelse med etablering af Jobcentrene har udbydere på markedet udviklet IT sagsbehandlingssystemer, der matcher de nye krav der ligger i lovgivningen og de behov der ligger for sagsstyring hos den enkelte medarbejder. De nye systemer arbejder i langt højere grad med egentlig sagsstyring, såvel som der kan være en højere grad af integration mellem de efterhånden mange systemer, man skal anvende som sagsbehandler. Et nyt system vil samle alle systemerne under et. 4. Økonomiske konsekvenser Indstillingens forslag har ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser. De økonomiske konsekvenser knytter sig til de processuelle regler for indsatsen som betyder, at kommunen kan miste statsrefusion. Det er ikke på nuværende tidspunkt muligt at vurdere om det vil ske og i givet fald hvad det økonomiske tab vil blive. Side 10 af 11
5. Konsekvenser i forhold til mål. Indstillingen forventes bl.a. at understøtte opfyldelsen af budgetmålet om, at: Andelen af samt udgiftsandelen til sygedagpengesager af over hhv. 26 og 52 ugers varighed skal ligge på niveau med de bedste 25 kommuner. 6. Beslutningspunkter At 1) ovenstående redegørelse om initiativer på sygedagpengeområdet tages til efterretning. At 2) Borgmesterens Afdeling og Sociale Forhold og Beskæftigelse udarbejder en analyse, der har til formål at beskrive sammenhængen mellem de administrative ressourcer og udgifterne til overførselsområdet. Gert Bjerregaard / John Lysholm Jepsen Side 11 af 11