Indhold 1.1 Ledelse af... 3 1.2 Tværgående udvikling... 4 1.3 MED-udvalg og arbejdsmiljø... 8 1.4 Digitalisering og Gis... 9 2.1 Planrådgivning og strategisk planlægning + ledelse... 15 2.2 Bygningsbevaring og arkitekturrådgivning... 17 2.3 Landzone og udstykningssager... 19 2.4 Byfornyelse og dårlige boliger... 20 2.5 Kommuneplan... 21 2.6 Lokalplaner... 22 2.7 Generel administration indenfor Stadsarkitektens kontor... 23 3.1 Energiledelse... 24 3.2 Tilskud til kommunale energiprojekter... 27 3.3 Varmeplanlægning... 28 3.4 Planloven og energiprojekter... 30 3.5 Klimakommuneaftale... 32 3.6 Klimatilpasningsplan og risikohåndteringsplan i forbindelse med oversvømmelse... 33 3.7 Grøn Transportkommune... 35 3.8 Nordisk Klimasamarbejde med venskabsbyer... 36 3.9 Randers Kommunes Vindmølleråd... 37 3.10 Visionspolitik for Klima, natur og miljø 2013-2017... 38 3.11 Kommunikation på klima- og energiområdet... 39 4.1 Budget og Regnskab... 40 4.2 Ejendomme... 42 4.3 Støttet byggeri... 44 4.4 Sekretariatsbetjening... 46 4.5 Konsulentfunktion... 48 4.6 Juridisk rådgivning... 49 4.7 Taxa- og bevillingsnævn... 50 1
4.8 Erhvervsserviceteam... 51 5.1 Bynære grønne områder... 52 5.2 Naturpleje, skov, fortidsminder m.m.... 55 5.3 Natur... 60 5.4 Beskyttelse af grundvand... 62 5.5 Overfladevand... 65 5.6 Jordhåndtering / Jordforurening... 69 5.7 Landbrug... 74 5.8 Råstoffer... 78 5.9 Spildevand... 79 5.10 Vandforsyning... 84 5.11 Virksomheder... 87 5.12 Randers Naturcenter... 93 6.1 Affald... 95 7.1 Byggesagsbehandling... 103 7.2 Kommunale bygninger... 106 7.3 Ejendomsskat, klager over p-afgift mv.... 109 8.1 Beredskab... 112 9.1 Vejmyndighed... 115 9.2 Vejdrift... 119 9.3 Vej og trafikplanlægning... 121 9.4 Trafiksikkerhed... 123 9.5 Vejanlæg... 125 9.6 Kollektiv trafik... 127 9.7 Byggemodning... 130 10.1 Rådhusservice... 132 2
1.1 Ledelse af Ansvarlig Direktøren Overordnet beskrivelse Ledelse omfatter organisations- og personaleledelse samt ledelsesudvikling på tværs af hele forvaltningen. Ved ledelse forstås blandt andet: Implementering af de tiltag, som kommer fra Byrådet og Direktionen Deltagelse i chefgruppen Koordinering af den daglige drift på tværs af områderne og forvaltningen Igangsætning af og opfølgning på tværgående, strategiske udviklingsopgaver herunder indsatser i forbindelse med forvaltningens 5 strategiske indsatsområder Øvrigt samarbejde i chefgruppen i form af Lederfora og Erfa-grupper både internt i kommunen og eksternt Bidrag til ledelsen af den samlede kommune Hovedopgaven omfatter ikke faglig ledelse af de enkelte områder/ decentrale enheder, idet dette indgår som en del af de faglige hovedopgaver. Konkrete aktiviteter i 2013 Ledelsens aktiviteter i 2013 er fokuseret omkring de 5 strategiske indsatsområder: Kommunikation Digitalisering og GIS Arbejdsprogrammer og tidsregistrering Ledelse Erhvervsservice I løbet af 2013 skal ledelsen igangsætte og følge op på konkrete indsatser indenfor de fem indsatsområder. De konkrete indsatser under hvert indsatsområde er nærmere beskrevet som projekter i afsnit 1.2 - Tværgående Udvikling. Digitalisering og GIS er beskrevet i afsnit 1.4. Ressourcer 2013 Sekretariat, Plan Veje og Bygninger Natur og Miljø Direktør 2013 1.1 og Klima (årsværk) 0,2 0,2 0,2 1,0 1,6 3
1.2 Tværgående udvikling Ansvarlig Sekretariatet Hovedopgaven indeholder følgende delopgaver 1. Kommunikation 2. Arbejdsprogrammer og tidsregistrering 3. Ledelse 4. Erhvervsservice 5. Solenergiprojekter 6. Mobilitetspolitik 7. Bioplanet Randers 8. Innovativ Plankultur 9. Hospitalsgade? 10. Slotscentret? 11. Butikscenter? Overordnet beskrivelse Kommunikation (0,065 årsværk) Kommunikation er et af de 5 strategiske indsatsområder, som arbejder med i 2012-2013. Formålet er gennem et strategisk fokus på kommunikation at forbedre og vedligeholde det image, Miljø og Teknik har i det omgivende samfund. Det skal sikres, at de gode historier når ud i offentligheden, at der sker forventningsafstemning med borgere og virksomheder, samt at både borgere og virksomheder gennem øget inddragelse opnår ejerskab til forvaltningens arbejde. Arbejdsprogrammer og tidsregistrering (1,016 årsværk) Arbejdsprogrammer og tidsregistrering er et af de 5 strategiske indsatsområder, som arbejder med i 2012-2013. Formålet er at sikre et bedre overblik over ressourceforbruget til de enkelte med henblik på at skabe bedre rammer for prioritering af opgaverne. Ledelse (0,147årsværk) Ledelse er et af de 5 strategiske indsatsområder, som arbejder med i 2012-2013. Formålet er at skabe en stærk ledelseskultur med et fælles billede af udfordringer og opgaver og et fælles fokus på løsningen af dem. Konkret skal der ske en bevægelse i retning af et øget strategisk fokus i chefgruppen og en øget evne og kompetence i sektionsledergruppen til at skabe forbindelse mellem det overordnede strategiske fokus og den daglige drift. Erhvervsservice (0,199 årsværk - inklusive de tre af erhvervskonsulenterne) Erhvervsservice er et af de 5 strategiske indsatsområder, som arbejder med i 2012-2013. Baggrunden er dels, at det er et område, byrådet har stort fokus på, dels at Randers Kommune ligger dårligt i DI s erhvervsklimaundersøgelser og der derfor vurderes at være plads til forbedringer. Årsagen til den dårlige placering er dels at vi kan reelt blive bedre til at yde en god service overfor erhvervslivet, dels at Miljø og Teknik historisk ikke haft den bedste service overfor erhvervslivet og derfor har derfor et dårligt renommé, som i virkeligheden er et efterslæb fra tidligere tider. Projektets formål er at sikre, at erhvervslivet i Randers Kommune opfatter som en professionel og serviceorienteret organisation, der er let at samarbejde med og smidig og fleksibel i sagsbehandlingen. 4
Solenergiprojekter (1,013 årsværk ) Byrådet har med sit budgetforlig for 2013-2016 peget på solceller som et indsatsområde. Det er budgetteret, at en ekstrainvestering på 10 mio.kr. årligt skal give en besparelse på 0,5 mio. netto i 2014 stigende til 1 mio. netto i 2016. Projektet skal arbejde for at opnå så store besparelser som muligt og sikre, at vi investerer i de rigtige solcelleprojekter. Flest mulige kw for pengene. Mobilitetspolitik (0,033 årsværk) Mobilitetspolitikken er en af byrådets 13 visionspolitikker, der skal udgøre rammen for de konkrete prioriteringer i forbindelse med budgetlægningen. Bioplanet Randers (0,537 årsværk) Randers Regnskov har igennem flere år arbejdet på at konkretisere planerne om en meget stor overdækket udvidelse af Regnskoven, kaldet Bioplanet Randers. I den foreløbige projektbeskrivelse peges på det eksisterende erhvervsområde i Hvidemølle som den mest hensigtsmæssige placering for Bioplanet Randers. I kommunens erhvervspolitik beskrives Planet Randers som et fyrtårnsprojekt, og byrådet har forventninger til at Bioplanet Randers kan skabe vækst og udvikling i kommunen og øget omsætning for de erhvervsdrivende i Randers by. En evt. placering af Planet Randers i Hvidemølleområdet kræver koordinering i forhold til en række overordnede planlægningsmæssige forhold herunder bl.a. natur- og landskabshensyn, trafikbetjening, sammenhæng til bykernen, adgang til naturen samt arkitektonisk tilpasning af anlæg og byggeri. Samtidig er det nødvendigt, at der sker en koordinering med Randers Spildevand, som skal have etableret ét eller flere meget store forsinkelsesbassiner i Hvidemølleområdet - evt. som naturligt udformede søer integreret i det øvrige fremtidige anlæg. Innovativ Plankultur (0,784 årsværk) Munkdrup er i kommuneplan 2009 udlagt som ny bæredygtig bydel. Her er de rette forudsætninger for at skabe en bydel, der både henvender sig til Randers med de serviceydelser og tilbud, der ligger her, og til byerne beliggende i hele det Østjyske Bybånd. En stor del af Munkdrup ligger imidlertid i OSD (Områder med Særlige Drikkevandsinteresser), hvilket stiller særlige krav til byudviklingen i området. Med projektet Innovativ Plankultur er det forvaltningens målsætning give et bud på, hvordan man kan integrere beskyttelses- og benyttelsesinteresser med særligt fokus på benyttelsen af OSD Konkret er der tale om at sikre en koordineret, sammenhængende og bæredygtig planlægning for Munkdrup og Randers syd, at afklare mulighederne og betingelserne for byudvikling i OSD, samt at finde nye metoder til at udfordre de eksisterende planprincipper gennem et konkret byudviklingsprojekt med fokus på bæredygtighed og nye veje i samspillet mellem projektudviklere og investorer. Klimatilpasningsplan og risikohåndteringsplan i forbindelse med oversvømmelser (0,85 årsværk) Klimatilpasningsplan er en plan for prioritering af de nye opgaver som klimaforandringerne dikterer os, bl.a. håndtering af forøgede vandmængder og følgerne heraf. Alle landets kommuner skal inden udgangen af 2013 have udarbejdet en klimatilpasningsplan. Kravene til form og indhold fastlægges i en vejledning som tilgår kommunerne inden udgangen af 2012. Der vil eventuelt blive mulighed for at udarbejde planen i overensstemmelse med den risikohåndteringsplan, der skal udarbejdes i forbindelse med EU s oversvømmelsesdirektiv (se nedenfor). Området omkring Randers Fjord og Randers by er udpeget som ét af ti særligt oversvømmelses-truede områder i Danmark (jf. EU s oversvømmelsesdirektiv). I den forbindelse pålægges Randers Kommune at 5
udarbejde en plan for risikohåndtering ved oversvømmelse. Denne plan skal foreligge med politisk vedtagelse inden oktober 2015. Konkrete aktiviteter i 2013 Kommunikation I løbet af 2013 skal der udarbejdes en strategi for s eksterne kommunikation. Strategien skal have et særligt fokus på, hvordan vi udvikler brugen og håndteringen af elektroniske medier. I forlængelse af kommunikationsstrategien skal der udarbejdes handlingsplaner for de forskellige undertyper af kommunikation, som kan understøtte det konkrete kommunikationsarbejde. Arbejdsprogrammer og tidsregistrering I løbet af 2013 skal den første generation af arbejdsprogrammer i afprøves, implementeres og tilpasses. I forlængelse af arbejdsprogrammerne skal der indføres og implementeres en metode til tidsregistrering i forvaltningen. Ledelse I løbet af foråret 2013 afsluttes det igangværende ledelsesudviklingsforløb for chefer og sektionsledere. Resten af året skal der for den enkelte leder fortsat være fokus på det personlige udviklingsprojekt og for gruppen som helhed på fastholdelsen af de nye ledelsesmæssige perspektiver og det fælles ledelsesfundament, som er udviklet igennem forløbet. Erhvervsservice I løbet af foråret 2013 skal det nye Erhvervsserviceteam starte op og udvikle arbejdsmetoder og procedurer. På baggrund af den gennemførte brugerundersøgelse og teamets erfaringer skal det vurderes, hvilke øvrige tiltag, der skal sættes i værk, og en del af de valgte tiltag skal igangsættes og gennemføres. Solenergiprojekter I løbet af foråret 2013 skal der laves en plan for opsætningen af solcelleanlæg og solenergianlæg på de kommunale bygninger. Opsætningen tænkes af foregå i flere faser: I første omgang foretages en screening af, hvilke bygninger, det helt åbenlyst vil være rentabelt og hensigtsmæssigt at starte ud med. Disse bygninger kommer til at indgå i fase et, som gennemføres i løbet af 2013. Derefter foretages en nærmere analyse af det mere langsigtede potentiale i kommunale solcelleanlæg og solenergianlæg. Disse mere langsigtede muligheder indgår i fase 2, som planlægges, men ikke gennemføres i løbet af 2013. Mobilitetspolitik I løbet af foråret 2013 skal mobilitetspolitikken færdiggøres og vedtages af byrådet. I forlængelse af mobilitetspolitikken skal der igangsættes et arbejde med at udmønte politikken i konkrete initiativer. Bioplanet Randers Er meget svært at svare på, da projektet lige nu afventer Randers Regnskovs afklaring af og udmelding om, hvor de vil hen med projektet. Innovativ Plankultur I løbet af 2013 skal principperne for og prioriteringen af planlægningen udvikles. Dette sker konkret gennem to casestudier, hvor principperne udvikles, afprøves og tilpasses. Casestudierne består af to mindre områder i det store projektområde, som der udvikles lokalplaner for. I forlængelse af gennemførelsen af casestudierne og udviklingen af principperne skal der i slutningen af 2013 udarbejdes en procesbeskrivelse for det videre forløb. 6
0,248 0,158 0,832 1,171 0,069 0,069 0,801 0,570 0,276 0,152 0,119 0,060 4,526 Chefgruppe Sekretariat Plan Klima Naturcenter Affald Natur, miljø og landbrug Bygninger Veje og Trafik Byggesag og ejendomsskat Beredskab Rådhusservice 2013 28-01-2013 16:08 Virksomhedsplan 2013 Klimatilpasningsplan og risikohåndteringsplan i forbindelse med oversvømmelser I 2013 udarbejdes der med afsæt i kortlægningen en klimatilpasningsplan indeholdende en risikostyringsplan, som primært tager afsæt i kortlægningen af risikoområder. Risikostyringsplanen skal koordineres med eksisterende beredskabsplaner. Risikostyringsplanen skal desuden indeholde en beskrivelse af planens gennemførelse, dvs. en beskrivelse af prioriteringer, plan for overvågning, oversigt over offentlig høring, oplysning om planen, og en fortegnelse over de ansvarlige myndigheder. Risikostyringsplanen skal også omfatte alle aspekter af risikostyring med særlig vægt på forebyggelse, sikring og beredskab (jf. Lov 1505, 27.12.2009 bilag 2 og Kystdirektoratets bekendtgørelse nr. 121 af 2.2.2010). Klimatilpasningsplanen og risikostyringsplanen integreres i en samlet plan, der samtidig vil fungere som et tillæg til kommuneplanen, jf. aftalen om kommunernes økonomi for 2013. Ressourcer 2013 1.2 (årsværk) 7
1.3 MED-udvalg og arbejdsmiljø Ansvarlig Ledelsessekretariatet Hovedopgaven indeholder følgende delopgaver 1. MED-udvalg 2. Tillidsrepræsentanter 3. Arbejdsmiljø Overordnet beskrivelse Miljø & Teknik har etableret en MED-organisation for samarbejdet i forvaltningen. Dette indebærer en række arbejdsopgaver for medarbejdere og ledere i MED-udvalgene og i arbejdsmiljøgruppen. 1. MED-udvalg Med udvalgene understøtter det daglige samarbejde mellem ledere og medarbejdere på tværs af forvaltninger. Arbejdet i MED bygger på den forudsætning, at repræsentanterne bidrager engageret og konstruktivt til at finde fælles løsninger vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. 2. Tillidsrepræsentanter Tillidsrepræsentanterne varetager medarbejderes interesser, herunder spørgsmål angående ansættelser og afskedigelser, overholdelse af overenskomster og aftaler, lokale lønforhandlinger m.v. Endvidere er tillidsrepræsentanternes funktion at medvirke til at skabe rolige og gode arbejdsforhold. 3. Arbejdsmiljø Arbejdsmiljørepræsentanterne arbejder for at fremme det fysiske og psykiske arbejdsmiljø i forvaltningen. Arbejdet gennemføres i forvaltningens arbejdsmiljøgruppe og i MED-systemet. Konkrete aktiviteter i 2013 1. MED-udvalg: Deltage i 4 møder i Område-MED for 2. Tillidsrepræsentanter: Ingen konkrete aktiviteter. 3. Arbejdsmiljø: Arbejdspladsvurdering ( APV) udarbejdes i 2013 Ressourcer 2013 Trafik Bygninger Miljø 2012 2013 Natur og TOTAL 1.3 Plan Klima Sekretariat GIS og Veje (årsværk) 0,05 0,1 0,05 0,05 0,25 (1.000 kr.) Drift (kr.) Anlæg (kr.) De opgjorte totale drifts- og anlægsressourcer i kr. for hvert af årene 2012 og 2013 er ikke umiddelbart sammenlignelige, idet de er opgjort i henholdsvis 2012 og 2013 priser. 8
1.4 Digitalisering og Gis Ansvarlig Digitalisering og GIS Hovedopgaven indeholder følgende delopgaver 1. Drift af webgis og digitale løsninger 2. Opgradering af CBkort 3. Koordinering 4. Uddannelse 5. Hjemmeside 6. Selvbetjeningsløsninger ansøgninger, anmeldelser og bestillinger 7. Tilsynsformularer og registreingsformularer på tablets og smart phones 8. SBsys til byggesag 9. SB-SYS 10. Digitale planer 11: Eksterne fora 12. Spildevand 13 Andre forvaltninger Overordnet beskrivelse 1. Drift af webgis og digitale løsninger (2,25 årsværk) Sikrer sikker drift af såvel webgis samt andre digitale løsninger. Opsætte nye temaer, bistå med daglig support i indkøb, indsamling og anvendelse af såvel data som systemer samt gennemførelse af analyser. Vores webgis er desuden grundmotoren til alle vores digitale løsninger, og det er derfor afgørende at systemet altid er opdateret og i drift Tiltag i 2013 Opsætning af nye temaer i CBkort (ca.500) Opsætning af nye temaer i Spatial Edit (ca. 50) Opsætning af nye profiler efter sektionernes ønsker Opdatering og vedligehold af data Support af brands operationelle data til brandbilerne Levering af dat i andre formater Vejledning i datastruktur, indsamling af data, anvendelse af data, programindkøb, anvendelse af systemer, analysemetoder m.v. Udtræk og analyser af register data Special analyser på fagdata Geokodning ud fra f.eks. adresselister Løbende udvikling af nye løsninger, som sektionerne kan få glæde af Support i forbindelse med integration til andre fagsystemer Implementering af FKG-datamodel (fælleskommunal løsning) 2. Opgradering af CBkort (0,8 årsværk) Opgradering vil give vores brugere adgang til et langt mere brugervenligt arbejdsmiljø, rationalisere arbejdsgangene i Digitalisering og Giskontoret og sikrer at vi har mulighed for at udarbejde nye værktøjer sammen med andre kommuner. I forbindelse med opgraderingen vil vi søge at få afklaret kvaliteten af de mange data vi har liggende i vores database. Kendskab til data og deres valitet er en forudsætning for optimering af sagsgange samt videreudvikle digitale løsninger. 9
Tiltag i 2013 Oprydning i data i Oraclen og på F,Y,Z og x drevene Installation af en ny basis af Spatial Map (tidligere kladet CBkort) Flytning af opsætning til den nye basisinstallation 3. Koordinering (0,3 årsværk) Der er rigtig mange data og tiltag i spil og det kræver at vi både i det daglige og på det lidt længere sigt koordinere hvilke data og løsninger der skal i spil, hvordan de kommer i spil i forhold til de forskellige opgaver. Tiltag i 2013 Reorganisering af GIS- og portalgruppen så vi får en digitaliseringsgruppe Koordinere data og løsninger i Digitalisering og GIS kontoret Opgavestyringu arbejdsprogram Udarbejde af Digitaliseringsstrategi - herunder gis og kanaler Aktiv deltagelse i digitaliseringsarbejdsgruppen og digitaliseringsstyregruppen arbejde Aktiv deltagelse i eksterne fora (se punkt 11) 4. Uddannelse (0,2 årsværk) Uddannelse i hvorfor det er vigtigt at viden lagres som data, hvordan anvendelsen af data på tvær på tværs i organisationen kan gøre vores arbejde nemmere, hvordan data skabes og hvordan man bruger GIS til at skabe overblik er en forudsætning for en digital forvaltning, for at kan få udbytte af de digitale muligheder. Tiltag i 2013 Udarbejde og gennemfører undervisningsforløb i anvendelse af data, indsamling af data, analyser, CBkort, Spatiel Edit, SBsys og GIS som et vigtigt redskab i sagsbehandlingen. Uddannelsen skal målrettes forskellige målgrupper og ved ske som en kombination af egentlige kurser, dialog med de enkelte sektioner og e-learning. 5 Hjemmeside (0,3 årsværk) Gøre det nemt for borgerne at finde rundt på vores portaler, højne kvaliteten af de informationer og løsninger, vi lægger ud, gøre det nemmere at vedligeholde informationer og dele viden om løsninger og muligheder. Vi skal have fundet en god metode at gennemgå vores portaler for minimering af vedligehold, anvendelse af kort, data, sammenhænge mellem kort og tekst, bedre søgemuligheder og læsevenlighed. Konkrete tiltag i 2013: Der vil blive lavet det gode eksempel ved at gennemgå Naturportalen Der skal laves fora til opsamling af gode ideer og en nem løsning til vejledninger, så webredaktørerne på en nem og enkelt måde kan dele viden og løsninger. Forankre de nye ideer og muligheder hos webredaktørerne for forvaltningens øvrige portaler og Supervisere webredaktørerne, herunder at hjælpe med implementeringen af de nye muligheder 10
koordinere forvaltningens kommunikation med kommunikationsafdelingen om hjemmesiden Opbygge en digitaliserings og GIS- portal Udvikling af løsning, så vi også på vores hjemmesider kan bruge funktionen overlejring af store kort, grafer og figurer (ligesom mulighederne i kommuneplanen) Udviklet en smart løsning til at borgen kan finde selvbetjeningsmuligheder via søgning på problem f.eks finder ordene jordvarme og jordvarmeanlæg begge det rigtige link til løsningen(ligesom smart adresse) Udvikling af en hvad gælder for funktion, så borgerne kan angive et område og få vist en oversigt over de hjemmesider der indeholder oplysninger om lige netop dette område (ligesom den funktion vi bruger kommuneplanen) 6 Selvbetjeningsløsninger ansøgninger, anmeldelser og bestillinger (0,65 årsværk) Borgerne og andre samarbejdsparter skal gives en attraktiv mulighed for at indsende ansøgninger, forespørgsler og anmeldelser ind til os på en digital form, samtidig med at vi sparer ressourcer på sags administrationen. Løsningerne betyder at borgere og andre får en nem adgang til at ansøge, anmelde problemer eller bestille tid til (f.eks. naturskolens lokaler, shelters), at vi får de relevante oplysninger ind, at oplysningerne kommer ind både som PDF og data, samt at ansøgningerne/henvendelserne journaliserer og gisrelateres automatisk. Tiltag ansøgninger i 2013 Første generation af de ca. 6o potentielle selvbetjeningsløsninger sættes i drift i første halvdel af 2013. Anden generation med udvidet konfliktsøgning m.v. af de ca. 60 potentielle selvbetjeningsløsninger sættes i drift i 2 halvdel af 2013 Der skal laves letforståelige vejledninger og videoer til brugerne og der skal laves en offensiv pressedækning ugens digitale løsning fra Miljø og teknik Udvikling af løsning sammen med Ditmer, så selvbetjeningsløsningerne journalisere og gisrelatere sig selv februar marts 2013 Tiltag anmeldeler i 2013 Driftweb udvides med bestillingsopgaver fra institutionerne Driftweb aps i luften i januar Der lægges i februar en konfliktsøgning på Driftweb, så vi kun får henvendelser der vedrører kommunens arealer Driftweb skal udvikles så driftpersonalet kan færdigmelde opgaven i marken Data fra rotteweb og Driftweb vil blive udstilles på Cbkort i februar Sparring til driftsafdelingen i forbindelse med integrationen mellem Drifweb og driftens timeregistreringssystem Tiltag Park i 2013 Det skal afklares om den grønne gruppe og kultur skal have parkmodulet Tiltag bestillerløsning for institutionerne i 2013 Institutionernes bestillinger skal fra den nye bestillerportal komme ind som veldefinerede opgaver via driftweb til udfører Tiltag kalenderstyring af lokalebestillinger på naturskolen,shelters m.v i 2013 1 version af løsningen forelægges naturskolen, natur og kultur i februar/marts 2013 11
7. Tilsyns- og registreingsformularer på tablets og smart phones (GIS for mobil) (0,25 årsværk) Papirarbejdet afsluttes i marken og data bliver tilgængelige i vores systemer on the fly Løsningen betyder at sagsbehandleren kan have alle relevante data med ud på tilsyn eller registeringsopgaver og via en formular sende registrerede data/forhold retur til CB-kort og SBsys. Tiltag - tilsynsformularer i 2013 Det skal afklares hvilke data der skal registreres i forbindelse med de enkelte tilsyn, og hvor mange tilsyn vi har fordelt på type. Det skal afklares, hvilke data det vil være relevant at have med i marken i forbindelse med tilsynene Vi har teknologien til at sætte tilsynsdata op i mobilgis omfanget af opsætning af løsningerne afhænger af antallet af informationer, der skal indsamles og hvor mange typer tilsyn vi har (1-1½ dag pr tilsynsskema) Det skal afklares, om der er behov for at inddateringen generere en svarskrivelse, som den vi har på vores selvbetjeningsløsninger så e-mail automatisk sendes til implicerede parter. Hvis ja skal en sådan udvikles. Det skal afklares hvilke af de indsamlede data, der skal lages i fagdatabaser Det skal afklares om nogle tilsyn/besigtigelser kan erstattes af at ansøgeren/ejeren/brugeren indsender billeddokumentation (f.eks. overdækning af gyllebeholdere, om ulovligt affald er flyttet o.s.v) Tiltag registreringsopgaver i 2013 Det skal afklares hvilke data der i dag bliver registeret i marken. Det skal afklares, hvilke data det vil være relevant at have med i marken i forbindelse med registreringsopgaverne. Vi har teknologien til at sætte relevante tabeller op i mobilgis omfanget af opsætning af løsningerne afhænger af antallet af informationer, der skal indsamles og hvor mange opgavetyper vi har. (1-1½ dag pr tilsynsskema) Der skal udvikles værktøjer til registrering af flader og linjer Der skal udvikles integrationer til fagsystemer 8. SBsys til byggesag (0,3 årsværk) Få byggesager til at være en del af vores fælles ESDH system, og få udvidet SBSYS byggesag med de funktioner, som kan lette byggesagsadministrationen fremover. Udviklingen af SB-SYS vil foregå i tre faser. Tiltag i 2013 Fase 1 økonomi, konvertering af data, scanning af store tegninger, opsætning af skabeloner, uddannelse, afklaring af hvordan vi kommer videre med udviklingen af modulet sammen med de andre kommuner. Fase 2 flytning af digitalisering af bygninger til byggesag, deltagelse i udvikling, integration til BBR (det skal gerne være en standardløsning til SBSYS og ikke til SBSYS byggesag), Fase 3 deltagelse i fortsat udvikling, integration fra den fælleskommunale selvbetjening til SBSYS og CBkort. Vi påtager os tovholderrollen for SB-SYS tværkommunale udviklingsgruppe. Det skal ud fra hver fase og hvert projekt inden for faserne laves en projekt og tidsplan Der er vigtigt med inddragelse af relevante parter i de enkelte projekter og at der bliver sat tid af til at løse de forskellige opgaver. 12
9. SB-SYS (0,3 årsværk) Det er vigtigt at SB-sys bliver brugt i så høj grad så muligt. Derfor er det vigtigt at vi løbende udvider brugen af de forskellige funktioner som SB-SYS indeholder. Dette skal være med til at effektivere arbejdsgange og dermed sagsbehandlingen. Tiltag i 2013: Indførelse af Digital Post: Digital post bliver i 2013 en integreret del af SB-SYS. Det vil derfor være slut med at sagsbehandleren selv skal printe og kuvertere. En klar effektivisering og besparelse for forvaltningen. For at der skal blive en succes skal sagsbehandlerne undervises i brugen af digital post og det skal i tale sættes at borgeren skal gøres opmærksomme på løsningen. (Den digital postkasse bliver obligatorisk i 2014) Styringsreolen I SB-SYS findes er et ledelsesværktøj kaldet styringsreolen, med dette værktøj er det nemt at få et overblik over hvilke sager den enkelte afdeling har og om de er ved at overskrider de forskrevne frister. Værktøjet vil give et bedre overblik over aktive sager og fordelingen mellem sager og sagsbehandler. Det være muligt for ledelsen at flytte sager mellem de enkelte sagsbehandler efter behov og det vil give de enkelte sagsbehandler et bedre overblik over hvilke sager de har og om hvilke af disse der haster mest. Delforløb: Delforløb er en funktion på den enkelte sag som kan skabe et bedre overblik over sagens forløb. Vi skal i 2013 have øget brugen af dette værktøj inden for de enkelte sektioner. Brevskabeloner: Vi har på nuværende tidspunkt 214 skabeloner i SB-SYS, og med byggesag mangler vi omkring 150 skabeloner som på nuværende tidspunkt ikke er i SB-SYS. Endvidere skal der om muligt innoveres på hvordan skabeloner er opbygget. Målet må være at skabeloner automatisk bliver udfyldt med de relevante data fra sagen. Derfor skal der skabelonerne gennemgås for relevante flettefelter og der skal udvikles nye flettefelter hvor behovet er tilstedet. Oprydning på F-drev En del af udviklingen af SB-SYS handler om at få ryddet op på medarbejderens F-drev. Vi skal i GIS og Digitalisering være med at facilitere den opgave, altså få i talesat behovet og hjælpe hvor behovet er tilstede. Hos den enkelte afdelingen kan det komme på tale at finde en mere automatiseret måde at journalisere ind i SB-SYS på. Udvikling At udnytte de muligheder SBSYS og CBkort til sammen giver os for at få et bedre flow i vores sagsgange En udvidede integration mellem GIS og CBkort skal på plads i februar/marts 2013 10. Digitale planer (0,2 årsværk) Formålet er at optimere udarbejdelsen og brugen af vores planer ved at gøre dem digitale. Sikre at planerne udarbejdes på samme platform, så løsninger udviklet til en plan kan genbruges i de andre og så der kan arbejdes med løsninger på tværs af planerne f.eks. via links fra CBkort. Tiltag kommuneplan i 2013 Færdiggøre de digitale løsninger på kommuneplanen Opsætte kommuneplanforslagene på vores alt profil på CBkort Opsætte kommuneplanforslaget i vores konfliktsøgning Overførelse af data Plansystemet Opgaver som vil opstå i forbindelse med vedtagelsen af planen Tiltag lokalplaner i 2013 Bistå med at få 2 eksempler på digitale lokalplaner i luften i foråret 2013 Der skal i samarbejde med Cowi udvikles en skabelon som kan bruges til de simple lokalplaner 13
Tiltag Vandplaner, Vandforsyningsplaner, klimatilpasningsplan og affaldsplan Bistå med kortdata Tiltag landskabsregistering Opsætning af data fra landskabsregisteringen på en selvstændig profil i CBkort 11. Eksterne fora ( 0,2 årsværk) GeoMidt er et samarbejde på geodata-området mellem de 19 kommuner i Region Midt. GeoMidt er etableret af Kommunalteknisk Chefforening, kreds 4 i foråret 2007. FOTdanmark er en forening, der arbejder for at skabe en ensartet digital kortlægning af Danmark, der er fælles for staten og kommunerne. FKG står for Fælles kommunale grunddata. KOMBIT er kommunernes it-fællesskab. Geoforum er det danske forum for geografisk information. Det er en bredt sammensat interesseorganisation med medlemmer fra både offentlige og private virksomheder. CBkort brugergruppe en meget aktiv gruppe, hvor brugere deler viden, løsninger og påvirker Grontmijs udvikling af CBkort. Randers kommune har herudover et udvidet samarbejde med Ringkøbing Skjern og Syddjurs kommune. Tiltag i 2013 Aktivt deltagelse i ovennævnte fora 12. Spildevand (0,05 årsværk) Vi har en kontrakt med Spildevand, som muliggør at de kan købe support hos os Tiltag i 2013 Forventet bestillingsopgaver, der svarer til 80 timer 13. Andre forvaltninger (0,2 årsværk ) De øvrige forvaltninger viser større og større interesse for at anvende GIS på såvel hjemmesider som i deres opgaveløsning. Vi har i 2012 haft flere forespørgsler om hjælp end vi har haft ressourcer til. Eksempler på opgaver: skoledistrikter, ældredistrikter, team distrikter, sundhedsdistrikter, valgdistrikter, kultur og idrætsanlæg, kørselsordning, opsætning for havnen, vejledning i forbindelse med analyse på sundhedsdata, optimering af kørsel i ældreplejen, socialmonitorering, oplysninger om ældreboliger og optimering af fysioterapibehandling. Tiltag i 2013 Introkurser til CBkort og anvendelse af kort og data på hjemmesiden Vejledning i forbindelse med opgaver som med fordel kan løses digitalt Opsætning af et meget begrænset antal temaer Samlet ressourcer 2013 Trafik Bygninger Miljø forvaltning 2012 2013 Natur og Anden TOTAL 1.4 Plan Klima GIS og Veje (årsværk) 6,0 6,0 (1.000 kr.) Drift (kr.) Anlæg (kr.) 14
2.1 Planrådgivning og strategisk planlægning + ledelse Ansvarlig Stadsarkitektens kontor Hovedopgaven indeholder følgende delopgaver: Planrådgivning internt Planrådgivning eksternt Strategisk planlægning, struktur- og helhedsplaner Principgodkendelser Dispensationsansøgninger ift. gældende lokalplaner VVM Udbud Adresser og vejnavne Ledelse Overordnet beskrivelse Planrådgivning internt og eksternt omfatter oplysning, drøftelse og rådgivning om planforhold til både private Bygherrer, og internt i forvaltningen. I opgaven indgår rådgivning i forbindelse med konkrete projekter, der kræver ændring af den gældende planlægning, rådgivning om fremtidige anvendelses- og byggemuligheder og egnede placeringsmuligheder. Struktur- og helhedsplaner er ikke-lovpligtige planer, som er med til at sikre en helhedsorienteret, strategisk planlægning. Opgaven omfatter også projektledelse ifm. større opgaver, herunder større byomdannelseprojekter. Principgodkendelser omfatter principielle godkendelser og forhåndsvurderinger af konkrete projekter, som ikke nødvendigvis er helt gennemarbejdede. Det er planmæssige forhold, der principgodkendes, men ud fra en helhedsorienteret sagsbehandling, evt. med inddragelse af andre afdelinger. Efter principgodkendelsen oversager sagen typisk til egentlig byggesagsbehandling. Dispensationer til lokalplaner omfatter behandling af dispensationsansøgninger ift. gældende lokalplaner. VVM er en miljøvurdering, som foretages på et konkret projekt (i modsætning til en SMV som er en strategisk form for miljøvurdering, som foretages på en plan). Udbud til salg af kommunale grunde kræver i nogle tilfælde stillingtagen til en række planmæssige og arkitektoniske forhold og krav, for at sikre at forventninger afstemmes inden ejendommen handles. Adresser og vejnavne omfatter ajourføring af adresser og sagsbehandling i forbindelse med ændring af og oprettelse af nye vejnavne. Opgaven omfatter ledelse af stadsarkitektens kontor. Konkrete aktiviteter i 2013 for Plan Der er løbende behandling af henvendelser vedr. planspørgsmål internt og eksternt. Det er svært at sætte antal på, men det anslås at denne delopgave fylder forholdsvis meget. Af konkrete større byomdannelsesprojekter som kræver en helhedsorienteret strategisk planlægning, kan nævnes havneomdannelse, udvidelse af Randers Regnskov, havneudflytning, detailhandel i bykernen, ny bydel ved Munkdrup, mv. 15
Ressourcer 2013 Trafik Bygninger Miljø 2012 2013 Natur og TOTAL 2.1 Plan Klima Sekretariat GIS og Veje (årsværk) 3,93 3,74 3,93 (1.000 kr.) Drift (kr.) Anlæg (kr.) De opgjorte totale drifts- og anlægsressourcer i kr. for hvert af årene 2012 og 2013 er ikke umiddelbart sammenlignelige, idet de er opgjort i henholdsvis 2012 og 2013 priser. 16
2.2 Bygningsbevaring og arkitekturrådgivning Ansvarlig Stadsarkitektens kontor Hovedopgaven indeholder følgende delopgaver Projektudvikling og skitsering, herunder projektledelse Arkitektfaglig rådgivning, herunder byrum og byinventar Fonden Bevaringsudvalget Bygningsfredning, byggesagsbehandling på fredede bygninger og bevaringsværdige bygninger Arkitekturpolitik Arkitekturprisen Skilte, solceller og master SAVE-registrering Overordnet beskrivelse Projektudvikling af konkrete byggeprojekter og byrumsprojekter omfatter skitsering og dialog internt og med developere m.fl., samt projektledelse. Arkitektfaglig rådgivning omfatter rådgivning internt og eksternt, herunder vedr. byrum og byinventar. Stadsarkitektens kontor er sekretær for Fonden til bevaring af gamle huse i Randers, og forestår udlejning af Fondens ejendomme. Stadsarkitektens kontor er sekretær for Bevaringsudvalget, som er et rådgivende udvalg i bevaringssager. Stadsarkitektens kontor varetager byggesager, når der er tale om fredede bygninger, og rådgiver både internt og eksternt vedr. bevaringsforhold, når der er tale om bevaringsværdige bygninger med SAVE-værdi 1-4. Arkitekturpolitikken Muligheder med kvalitet er under udarbejdelse, fordelt på 3-4 hæfter med hver deres geografiske område og tema. Arkitekturprisen uddeles hvert 2. år som kommunens anerkendelse af særligt vellykket nybyggeri, ombygning, byrum mv. Samtidig uddeles Skolernes Arkitekturpris, som er med til at sætte god arkitektur på skoleskemaet i de ældste grundskoleklasser samt ungdomsuddannelserne. Skilte, solceller og master omfatter intern og ekstern rådgivning samt sagsbehandling. SAVE-registrering omfatter ajourføring af den eksisterende SAVE-registrering fra Kommuneatlas, samt supplerende SAVE-registreringer af bevaringsværdige bygninger. Konkrete aktiviteter i 2013 Der er løbende opgaver vedr. projektudvikling og arkitektfaglig rådgivning internt og eksternt. Det er svært at sætte antal på, men det anslås at denne delopgave fylder forholdsvis meget. Hæfte 2 (ud af 4) af Arkitekturpolitikken Muligheder med kvalitet er under udarbejdelse. Arkitekturprisen uddeles hver andet år, næste gang i 2013. Solcellesager fylder mindre end tidligere pga. ændrede regler. Anslået får vi 10-15 nye solcelle-ansøgninger i 2013. 17
Ressourcer 2013 2.2 Plan Trafik og Veje (årsværk) 1,97 (+0,8 som løntilskud/projektansættelser) (1.000 kr.) Drift (kr.) Anlæg (kr.) Bygninger TOTAL 2012 2013 3,81 2,77 De opgjorte totale drifts- og anlægsressourcer i kr. for hvert af årene 2012 og 2013 er ikke umiddelbart sammenlignelige, idet de er opgjort i henholdsvis 2012 og 2013 priser 18
2.3 Landzone og udstykningssager Ansvarlig Stadsarkitektens kontor Hovedopgaven indeholder følgende delopgaver Landzoneadministration Udstykningssager i by- og landzone 42-påtegninger/vedtægter Rådgivning i forbindelse med landsbyregistreringen Overordnet beskrivelse Samtlige områder bidrager til kommuneplanlægningen. Landzoneadministration omfatter intern og ekstern rådgivning, samt sagsbehandling af zonesager. Udstykningssager omfatter sagsbehandling af udstykningssager samt matrikulære sager. 42-påtegning omfatter påtegning af servitutter samt vedtægter for grundejerforeninger. (?) Rådgivning i forbindelse med landsbyregistreringen omfatter både intern og ekstern rådgivning. Konkrete aktiviteter i 2013 Der er sagspukler på landzonesager og på matrikulære sager, og det har ikke været muligt at nedbringe puklerne. Pt. er der ca. 40 landzonesager og ca. 50 matrikulære sager i puklen, som afventer sagsbehandling. Der forventes ca. 150 nye landzonesager og ca. 150 nye matrikulære sager i 2013. Med de nuværende ressourcer afsluttes samlet set ca. 200 landzone- og matrikulærsager om året, samtidig med at der kommer 300 nye ind om året. Dvs. puklen vokser med samlet set ca. 100 landzone- og matrikulærsager om året. For at følge med, ville det kræve tilførsel af 0,5 årsværk til disse to sagstyper. Dertil kommer ressourcer til afvikling af den pukkel, der hele tiden øges. Ressourcer 2013 Trafik Bygninger Miljø 2012 2013 Natur og TOTAL 2.3 Plan Klima Sekretariat GIS og Veje (årsværk) 0,95 1,15 0,95 (1.000 kr.) Drift (kr.) Anlæg (kr.) De opgjorte totale drifts- og anlægsressourcer i kr. for hvert af årene 2012 og 2013 er ikke umiddelbart sammenlignelige, idet de er opgjort i henholdsvis 2012 og 2013 priser 19
2.4 Byfornyelse og dårlige boliger Ansvarlig Stadsarkitektens kontor Hovedopgaven indeholder følgende delopgaver Byfornyelse Støttet byggeri Dårlige boliger Skimmelsvamp Overordnet beskrivelse Byfornyelse omfatter byfornyelses- og områdefornyelsesprojekter, herunder ansøgning om midler samt borgerinddragelse. Arkitektfaglig rådgivning ifm. støttet byggeri. Dårlige boliger omfatter intern rådgivning ifm. opkøb og nedrivning af dårlige boliger, samt kondemnering. Skimmelsvamp omfatter ekstern rådgivning af lejere med skimmelproblemer, samt evt. koordinering med sociale myndigheder, og kondemnering. Konkrete aktiviteter i 2013 Skimmelsager fylder forholdsvis meget. Ressourcer 2013 Trafik Bygninger Miljø 2012 2013 Natur og TOTAL 2.4 Plan Klima Sekretariat GIS og Veje (årsværk) 0,71 0,56 0,71 (1.000 kr.) Drift (kr.) Anlæg (kr.) De opgjorte totale drifts- og anlægsressourcer i kr. for hvert af årene 2012 og 2013 er ikke umiddelbart sammenlignelige, idet de er opgjort i henholdsvis 2012 og 2013 priser 20