Statens Indkøbsprogram 7. fase Orienteringsmøde for Møbel-aftalen Mandag d. 14. januar 2013 kl. 12:00 ved Rasmus Corlin Christensen
Dagsorden Om Statens Indkøb Introduktion til Møbel-aftalen Status på implementering af aftalen Rammekontraktens bilag Erfaringer indtil nu og spørgsmål
Om Statens Indkøb, Moderniseringsstyrelsen Etableret i 2006 i Finansministeriet Placeret i Moderniseringsstyrelsen (tidl. Økonomistyrelsen) siden efteråret 2007 Statens Indkøb indgår statslige indkøbsaftaler ud fra indkøbsprogrammets principper om standardisering, koordinering og forpligtelse. Indkøbsaftalerne bliver udarbejdet med bidrag fra eksperter fra hele staten/repræsentanter for ministerier. Kommunikation til ministerområderne sker via koncernindkøberen (KIS).
Hvem skal anvende aftalen? Statslige institutioner er forpligtet til at anvende aftalen ved køb af de varer og tilknyttede serviceydelser, som rammekontrakten vedrører, jf. cirkulære om indkøb i staten. Selvejende institutioner, Folketinget, Danmarks Nationalbank, Grønlands Selvstyre og Færøernes Hjemmestyre kan frivilligt tilslutte sig retten til at gøre brug af aftalen.
Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i 2 år fra 1. januar 2013 og frem til 31. december 2014. Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge aftalen i op til 2 gange 1 år.
Fordele ved aftalen Yderst attraktive priser Udvidet produktgaranti på alle produkter, med 15 år for langt størstedelen Udvidet sortiment i forhold til tidligere aftale, bl.a. med kantinemøbler Miljøvenligt sortiment, herunder er der bl.a. stillet krav til bæredygtigt og lovligt træ Gennemsigtighed i pris, sortiment og service.
Leverandører EFG Bondo A/S Islevdalvej 98 2610 Rødovre Tlf.: 44 500 900 www.efgbondo.dk Holmris DK Odinsvej 5 8850 Bjerringbro Tlf.: 8668 2400 www.holmris.dk Scan Office ApS Kvaglundvej 89 6705 Esbjerg Ø Tlf.: 7914 0700 www.scanoffice.com
Rammekontraktens sortiment Sortimentet fordeler sig på otte produktgrupper, tilbehør & service: El-drevne arbejdsborde Mødeborde Kontorstole Mødestole Opbevaringsmøbler Kantineborde Kantinestole Øvrige produkter: skærmvægge, stumtjener, café-bord og stol, skrivebordslampe Levering, montering, reparation, rådgivning, showroom/prøveopstilling
Status for implementeringen Rammekontrakt trådt i kraft 1. januar 2013 Prisliste, kontrakt, vejledning og faktakark kan findes på www.statensindkob.dk (kontakt Statens Indkøb for login). E-kataloger til NetIndkøb er klar. Webshops og produktkatalog i PDF-format forventes færdigt 1. februar vil blive tilgængeligt på www.statensindkob.dk. Der gennemføres en dokumentationsindhentning for leverandørernes overholdelse af udvalgte miljøkrav og standarder.
Rammekontraktens opbygning Rammekontrakt Kontraktbilag 0 Definitioner Kontraktbilag 1A Virksomhedens ansvar Kontraktbilag 1B Kravspecifikation Kontraktbilag 1C Serviceydelser Kontraktbilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 3 Liste over Kunden med underbilag (med underbilag) Kontraktbilag 4 Priser Kontraktbilag 4A Leverandørens priser Kontraktbilag 5 Samarbejdsorganisation og rapportering (med underbilag) Kontraktbilag 6 Levering og montering Kontraktbilag 7 Tilslutningsaftale Kontraktbilag 8 Bestillingssystemet Kontraktbilag 10 Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11 Spørgsmål-svar Kontraktbilag 13 Procedure for bestilling Kontraktbilag 14 Udskiftning af produkter
Kontraktbilag 4 - Priser Forskellige priser for de tre leverandører. Priser kan findes på www.statensindkob.dk samt i bestillingssystemer og kataloger. Aftalepriserne reguleres én gang årligt i henhold til Danmarks Statistiks nettoprisindeks. Moderniseringsstyrelsen meddeler de nye priser til leverandøren, der opdaterer bestillingssystemet. Priser på serviceydelser reguleres ikke. Klausul om laveste dagspris.
Kontraktbilag 6 - Levering Leveringsfrist: 20 arbejdsdage. Montering er som standard inklusive i leveringen. Leveringen skal ske til den anviste adresse, uanset om lokalerne er tilgængelige fra gadeniveau. Leveringsgebyret differentieres i henhold til, om Kundens ordreværdi udgør over eller under 15.000 kr. Bod ved forsinket levering: 1% af Kundens ordreværdi pr. påbegyndt arbejdsdag, dog max 10% af ordreværdien.
Kontraktbilag 8 - Bestillingssystemet Flere bestillingsmuligheder Via det elektroniske katalog primært IndFak. Leverandørens eget web-baserede bestillingssystem. Alternativt via telefon eller e-mail.
Kontraktbilag 13 - Bestillingsproceduren Hvordan vælger man mellem de tre leverandører? Direkte tildeling og som udgangspunkt altid ved den leverandør, der har den samlet set laveste pris på de efterspurgte produkter og ydelser. I praksis skal Kunden således ved hver ordre vælge den leverandør, der har den laveste pris på den konkrete ordre (f.eks. 2 mødeborde og 1 mødestol). Nyanskaffelser og køb til eksisterende miljø.
Kontraktbilag 13 Nyanskaffelser Kundens ordre Leverandør 1 Pris: 100 kr. Leverandør 2 Pris: 110 kr. Leverandør 3 Pris: 120 kr. Køb
Kontraktbilag 13 Køb til eksisterende miljø Helt ekstraordinært er der mulighed for at købe et konkret møbel hos en anden leverandør end den billigste på den konkrete ordre, hvis.. Et konkret møbel skal supplere et eksisterende miljø, hvori det skal indgå som en integreret del af helheden, og Den billigste leverandør tilbyder et møbel hvis beskaffenhed medfører uforenelighed med miljøet. Uforenelighed afgøres ud fra Kundens saglige og objektive behov. Uforenelighed vurderes ud fra møblets funktion og form, som er nødvendige. Der kan ikke købes uden for rammekontrakten
Kontraktbilag 13 Køb til eksisterende miljø Kundens ordre Leverandør 1 Pris: 100 kr. Leverandør 2 Pris: 110 kr. Leverandør 3 Pris: 120 kr. Forenelighed? Nej Forenelighed? Nej Forenelighed? Nej Ja Køb Ja Køb ved billigste leverandør Kundens ordre Leverandør 1 Pris: 70 kr. Leverandør 2 Pris: 80 kr. Leverandør 3 Pris: 90 kr. Køb
Spørgsmål?
Tak for i dag Rasmus Corlin Christensen Tlf.: 33 95 58 88 Mail: racoc@modst.dk Nyttig information på: http://www.statensindkob.dk Kontaktperson på aftalen: Karsten Lind Haugstrup kahau@modst.dk Tlf. 41 70 39 56