IT Niveau D og C 2. udgave 2008 Forfattere: Karl Erik Jakobsen Frederikshavn Handelsskole Per Søvsø Hansen Randers Tekniske Skole Laszlo Bochesa Selandia-CEU Lotte Pedersen Handelsskolen Sjælland Syd
Karl Erik Jakobsen, Per Søvsø Hansen, Laszlo Bochesa og Lotte Pedersen Informationsteknologi niveau D-C 2. udgave, 4. oplag, 2011 2008 Dafolo Forlag og forfatterne Omslag: Lars Clement Kristensen Forlagsredaktør: Lotte Pedersen Grafisk produktion: Dafolo A/S, Frederikshavn Dafolos trykkeri er svanemærket, kvalitetscertificeret efter ISO 9001 og miljøcertificeret efter ISO 14001. Dafolo har i sin miljømålsætning forpligtet sig til en stadig reduktion af ressourceforbruget samt en reduktion af miljøpåvirkningerne i øvrigt. Der er derfor i forbindelse med denne udgivelse foretaget en vurdering af materialevalg og produktionsproces, så miljøpåvirkningerne er mindst mulige. Svanemærket tryksag 541-816 Kopiering fra denne bog kan kun finde sted på de institutioner, der har indgået aftale med COPY-DAN, og kun inden for de i aftalen nævnte rammer. Forlagsekspedition: Dafolo A/S Suderbovej 22-24 9900 Frederikshavn Tlf. 9620 6666 Fax 9843 1388 E-mail: mi@dafolo.dk www.skoleportalen.dk - www.dafolo-online.dk Varenr. 8050 ISBN 978-87-7281-342-4
Indhold Forord... 11 Niveau D... 15 Kapitel 1 Virksomhedens processer... 15 1.1 Leavitts model... 16 1.1.1 Organisationens omverden... 17 1.1.2 Struktur... 18 1.1.3 Personer... 19 1.1.4 Opgaver...20 1.1.5 Teknologi... 21 1.1.6 Arbejde på tværs af organisationen...22 1.2 Værdikæde...25 1.2.1 Tværgående processer...26 Iris A/S... 31 Kapitel 2 Simulering...35 2.1 Model...36 2.2 Regler for opstilling af simuleringsmodeller i Excel... 37 2.3 Standardfunktioner i Excel...40 2.3.1 Månedlig ydelse ved køb af en bil... 41 2.3.2 Vise formler...43 2.4 Beskytte regneark...44 2.5 Navngive celler...46 2.6 Hvis Så Ellers... 47 2.6.1 Hvis Og Så Ellers...48 2.6.2 Hvis Eller Så Ellers...49 2.7 Målsøgning...53 2.8 Datatabel...56 2.9 Simulering med CAD...58 2.10 Simulering med projektstyring...60 Kapitel 3 Virksomhedens informationsnetværk...63 3.1 Internet...65 3.2 Ekstranet...66 3.2.1 EDI EDIFACT... 67
3.2.2 E-faktura...69 3.2.3 EPJ... 71 3.3 Websted... 72 3.3.1 E-handel... 73 3.3.2 Handelsbetingelser i en e-handel... 76 3.4 E-banking... 78 3.4.2 Formål med E-banking... 78 3.5 E-borger...80 3.6 Intranet... 81 3.6.1 Rettigheder... 81 3.6.2 Indhold... 81 3.6.3 Planlægningsværktøjer...83 3.7 Videndeling... 87 Kapitel 4 Fysiske netværk...93 4.1 Fysiske netværk...94 4.1.1 Client/server-netværk...94 4.1.2 Peer to peer (P2P)...95 4.2 Netværkets bestanddele...95 4.2.1 Netværksserver...96 4.2.2 Clienter...97 4.2.3 Netkort...98 4.2.4 Ethernet...98 4.2.5 Kabling...99 4.3 Andet udstyr til netværk... 101 4.3.1 Repeater... 101 4.3.2 Hub... 101 4.3.3 Switch... 102 4.3.4 Router... 103 4.3.5 Netværkets opbygning... 103 4.4 Trådløse netværk.................................... 105 4.5 Styresystem til lokale netværk......................... 108 4.5.1 Protokol... 109 4.6 Firewall... 110 4.7 Proxy-server... 111 4.8 IT-sikkerhed... 112 4.8.1 Logisk sikkerhed... 112 4.8.2 Autorisation... 114 4.8.3 Kryptering... 114 4.8.4 Virus... 115 4.8.5 Sikkerhed i trådløse netværk... 116 4.8.6 Fysisk sikkerhed... 117 4.8.7 Backup og restore... 118 4.8.8 Backup-politik... 119
4.8.9 Outsourcing...120 4.9 Maskinkonfiguration... 121 4.9.1 Eksempler på maskinkonfigurationer...124 Kapitel 5 Virksomhedens image...129 5.1 Virksomhedens ståsted...129 5.2 Visuel identitet... 131 5.3 Virksomhedens image... 133 5.3.1 Analyse af virksomhedens image...134 Websted...136 5.4 Hvem fremstiller webstedet?...138 5.5 Design af et websted...139 5.6 Form... 140 5.6.1 Informationssider... 140 5.6.2 Præsentationssider... 140 5.6.3 Kommunikationssider... 141 5.6.4 Integreret e-handel... 141 5.6.5 Webstedets kompleksitet... 142 5.7 Indhold... 143 5.7.1 Spørgsmål vedrørende e-kunden... 144 5.7.2 Websted til Iris A/S form og indhold... 144 5.7.3 Tjekliste til websteder............................ 146 5.8 Funktion brugerflade... 148 5.8.2 Teknisk funktionalitet... 148 5.8.3 Layout... 149 5.8.4 Navigation... 152 5.8.5 Websted til Iris A/S layout... 153 5.9 Multimedie... 155 5.9.1 Plug-in... 155 5.10 Markedsføring af webstedet... 156 5.11 Praktisk fremstilling af websted... 157 5.11.1 Web-editor... 157 5.11.2 Oprette et websted... 158 5.11.3 Oprette tabel til grundlayoutet... 159 5.11.4 Oprette navigation... 160 5.11.5 Oprette filer på webstedet... 160 5.11.6 Oprette layout... 160 5.11.7 Hyperlinks til andre sider i webstedet... 161 5.12 Online-formular... 164 5.13 Publicering af et websted... 167 5.13.1 Uploade websted til internettet... 168 5.14 Test test test... 168
Kapitel 6 Effektiv informationsbehandling... 171 6.1 Autokorrektur... 172 6.1.1 Indsætte ofte anvendt tekst og grafik... 173 6.2 Spalter... 174 6.2.1 Planlæg brug af spalter... 174 6.2.2 Opsætning af tekst i spalter... 176 6.2.3 Opsætning af orddeling... 177 6.3 Sektionsskift... 178 6.3.1 Forskellige sidehoveder eller sidefødder...180 6.4 Formular... 181 6.4.1 Anvende Microsoft Office Online-formular... 181 6.4.2 Kontrolelementer i en formular... 182 6.4.3 Oprette formular, som brugere udfylder i Word... 182 6.5 Brevfletning...186 6.5.1 Oprette hoveddokument... 187 6.5.2 Oprette datakilde...188 6.5.3 Vælg modtagere fra hoveddokumentet...188 6.5.4 Indsætte fletfelter i dokumentet...189 6.5.5 Vise resultater...190 6.5.6 Udfør Udskriv resultaterne... 191 6.6 Guiden Trinvis brevfletning... 192 Kapitel 7 Kommunikation i værdikæden...201 7.1 ERP Økonomistyringssystemer... 201 7.1.1 Produkt...203 7.1.2 Distribution processer i værdikæden...204 7.1.3 Handelsprocessen...205 7.2 Dokumenter i administrative systemer...207 7.3 Indkøbsarbejdet... 210 7.3.1 Det gennemførende indkøbsarbejde... 211 7.3.2 Tilbud... 214 7.3.3 Det afsluttende indkøbsarbejde... 218 7.3.4 Meddelelse til kunden... 221 Niveau C...225 Kapitel 8 Databaser...225 8.1 Databasens opbygning...226 8.1.1 Planlægning af databasen...228 8.2 Oprette en database i Access...229 8.2.1 Oprette tabeller i designvisning... 231 8.2.2 Indtaste data i tabeller...234 8.2.3 Primær nøgle................................... 237
8.2.4 Oprette relationer...237 8.2.5 Tjek databasens ydeevne...239 8.3 Oprette en forespørgsel... 241 8.4 Oprette en formular...249 8.4.1 Formularegenskaber...250 8.4.2 Oprette en formular på grundlag af en forespørgsel...253 8.4.3 Oprette en opdelt formular... 257 8.5 Oprette en rapport...258 8.6 Kombinationsboks... 261 8.7 Oprette hovedmenu i Access...263 8.8 Startindstillinger i Access...266 8.9 Microsoft-skabeloner til databaser...267 Kapitel 9 Den digitale arbejdsplads... 271 9.1 Det digitale miljø... 272 9.2 Den digitale medarbejder... 273 9.2.1 Distancearbejde................................. 273 9.3 Brugervenlige it-systemer... 274 9.4 Brugerprofiler... 275 9.5 Tilpasning af brugerfladen i Microsoft Office... 276 9.6 Makroer i Word... 277 9.7 Det personlige skrivebord... 279 9.7.1 Oprette genvej på skrivebordet...280 9.7.2 Gemme på skrivebordet...280 9.8 Fremtidens digitale arbejdsplads... 281 9.8.1 Integration af kommunikationsprogrammer... 281 9.8.2 Sociale netværk... 281 9.8.3 IT i al ting...283 9.8.4 GPS...285 9.8.5 Fra pc til nettet Web 2.0...286 9.8.6 Talegenkendelse...287 9.8.7 Talesyntese...288 Kapitel 10 Systemudvikling...293 10.1 Systemudviklingsmodeller...294 10.1.1 Fasemodeller...294 10.1.2 Prototyping...296 10.2 Foranalyse...297 10.2.1 Mindmap...299 10.2.2 Afgrænse og definere problemstillingen...300 10.3 Projektstyring...302 10.3.1 Milepæle...................................... 302 10.3.2 Gantt-kort...304
10.4 Analyse...306 10.5 Kravspecifikation...308 10.5.1 Krav til kravspecifikationen...309 10.6 Løsningsforslag... 310 10.7 Implementering... 311 10.8 Test og afprøvning... 312 10.8.1 Brugervenlighedstest... 312 10.8.2 Program- og systemtest... 313 10.9 Revision... 313 Kapitel 11 Ledelse lederstil... 315 11.1 McGregor og menneskesyn... 317 11.1.1 X-teori... 317 11.1.2 Y-teori... 317 11.2 Schein og menneskesyn... 319 11.2.1 Det rationelle menneske... 319 11.2.2 Det sociale menneske... 319 11.2.3 Det selvrealiserende menneske... 319 11.2.4 Det komplekse menneske...320 11.3 Ledelsesformer... 321 11.3.1 Autoritær ledelse...322 11.3.2 Demokratisk ledelse...322 11.3.3 Laissez-faire ledelse...323 11.3.4 Situationsbestemt ledelse...323 11.3.5 Sammenfatning af ledelsesformer...324 11.4 Ledelsesopgaver...326 11.4.1 Den instrumentelle ledelsesopgave...326 11.4.2 Den emotionelle ledelsesopgave...328 11.4.3 Den repræsentative ledelsesopgave...330 Kapitel 12 Organisationsstruktur...333 12.1 Målsætninger...334 12.2 Bureaukratiske organisationer...336 12.2.1 Arbejdsdeling...336 12.2.2 Fordelingen af myndighed og ansvar (styringsprincip). 340 12.3 Matrix-organisation...343 12.4 Jobbeskrivelse...344 12.5 Projektorganisation...345 12.5.1 Beslutningsdelen...346 12.5.2 Arbejdsdelen...346 12.5.3 Ledelsesdelen... 347
Kapitel 13 Personer... 351 13.1 Maslows behovshierarki...352 13.2 Herzbergs motivationsteori...354 13.2.1 Sammenkobling af teorierne...356 13.3 Trivsel...356 Kapitel 14 Caseopgaver...361 14.1 Virksomhedens processer... 361 14.2 Simulering...362 14.3 Informationsnetværk...362 14.4 Fysiske netværk...362 14.5 Virksomhedens image...363 14.6 Effektiv informationsbehandling...363 14.7 Kommunikation i værdikæden...363 14.8 Databaser...364 14.9 Den digitale arbejdsplads...364 14.10 Systemudvikling...364 14.11 Ledelse...365 14.12 Organisationsstruktur...365 14.13 Personer...365 Stikord...367
Forord Bogens emner behandles med udgangspunkt i, at valg af indhold i undervisningen skal foretages således, at eleven bibringes følgende kompetencer 1 : Betjeningskompetencen er evnen til at udføre funktioner på computeren inden for de forskellige softwaregenrer. Forståelseskompetencen er evnen til at vælge det rigtige værktøj afhængig af opgaven samt til at forstå de arbejdsmetoder og processer, som it indgår i. Refleksionskompetencen er evnen til at vurdere og perspektivere de personlige, brancherelaterede og samfundsmæssige virkninger ved anvendelse af informationsteknologiske redskaber og processer. Der indgår elementer af alle tre kompetencer på alle niveauer, men vægtningen er forskellig. Betjeningskompetencen er fremherskende på de laveste niveauer (UFniveau, F-niveau), forståelseskompetencen fylder meget på de mellemliggende niveauer (E-niveau, D-niveau), mens refleksionskompetencen i særlig grad indgår på de højeste niveauer (D-niveau, C-niveau). Disse kompetencer uddybes i Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser. Nr. 879 af 6. juli 2007 : Niveau D Undervisningens mål er at udbygge målene fra niveau E, og at eleven 1) kan demonstrere rationel betjening af it-værktøjer og -udstyr 2) kan overføre viden opnået i et program til et andet og selvstændigt kan sætte sig ind i anvendelsen af nye programmer 3) kan anvende computeren til at arbejde med simuleringer 4) kan redegøre for grundlæggende principper i den generelle opbygning og anvendelse af virksomhedens netværk 5) selvstændigt kan anvende og vurdere relevante tjenester på et informationsnetværk 1 Kilde: http://pub.uvm.dk/2007/eudit/de_tre_kompetencer.html
6) selvstændigt kan anvende og designe et websted 7) kan redegøre for, hvilken betydning it har for virksomhedens arbejdsproces og produkt samt kan fremdrage og vurdere konsekvenser for individ, virksomhed og samfund 8) selvstændigt kan planlægge, dokumentere og formidle informationsteknologiske problemstillinger skriftligt og mundtligt. Niveau C Undervisningens mål er, at eleven 1) kan demonstrere effektiv betjening af it-værktøjer og -udstyr 2) kan forholde sig til virksomhedens behov for dataopsamling, lagring, bearbejdning og formidling af data 3) selvstændigt kan udforske programmernes anvendelighed og begrænsninger samt integration med andre programmer 4) kan medvirke aktivt i virksomhedens informationsteknologiske forandringsprocesser set i relation til afgrænsede problemstillinger 5) kan medvirke aktivt ved analyse og vurdering af virksomhedens behov for informationsteknologi 6) kan fremsætte løsningsforslag til opdatering af afgrænsede dele af virksomhedens informationsteknologi 7) selvstændigt kan dokumentere og formidle informationsteknologiske problemstillinger. Vi har valgt at strukturere indholdet i bogen således, at vi i kapitel 1 præsenterer virksomhedens værdikæde og Leavitts model, idet de opfattes som grundlæggende for forståelsen af, hvor it kan implementeres og anvendes i organisationen. I kapitel 2 bruges it til simuleringer af data til støtte for beslutninger i organisationen. På niveau D udvides forståelsen af informationsteknologiens anvendelsesmuligheder gennem behandling af nogle betydende informationsnetværk. I kapitel 3 behandles blandt andet internet, intranet og kommunikation i lukkede eksterne netværk. Den fysiske side af informationsnetværk behandles i kapitel 4, så du bliver i stand til selv at fremsætte forslag til køb af hardware. Organisationens websted behandles i kapitel 5, hvor du først lærer om design af brugervenlige websteder. Derefter gennemgås det kort, hvordan du kan opbygge et websted i praksis.
På niveau D skal du udbygge din viden om kendte programmer. Derfor behandles en række funktioner i kapitel 6, som kan være med til at effektivisere din brug af Word. Dette fører over i brug af standardblanketter i virksomhedens administrative systemer, som behandles i kapitel 7. Her er der tale om blanketter, som kan udskrives i Word, men det er almindeligt, at denne type informationer udskrives via et økonomistyringssystem. Sådanne systemer er bygget oven på en database, hvorfor du i kapitel 8 får en kortfattet beskrivelse af, hvordan en database fungerer. Denne viden skal du blandt andet anvende til opbygning af brugervenlige brugerflader. I kapitel 9 behandles forhold, som har indflydelse på brugerens digitale arbejdsplads. I dette kapitel gennemgås desuden en række funktioner, der kan bidrage til at øge brugervenligheden. Udarbejdelse af eksamensprojektet er et væsentligt element i undervisningen på niveau C. Til dette formål behandles teorier om systemudvikling i kapitel 10. Til støtte for systemudviklingen behandles teorier om ledelse i kapitel 11, og organisationens formelle opbygning behandles i kapitel 12. Kapitlet sluttes af med teori om projektorganisationen, som bør anvendes i forbindelse med udarbejdelse af eksamensprojektet. Kapitel 13 handler om personer, og dette kapitel skal ligeledes ses som et supplement til systemudviklingen. Supplerende opgaver, noter og andre materialer findes på www.dafoloforlag.dk/it. 2. udgave 2. udgave er revideret i henhold til de seneste bekendtgørelser fra Undervisningsministeriet og opgraderet med nye teknologier. Således er der i denne udgave anvendt Microsoft Office 2007 som kontorpakke. Til brug for en bredere forståelse af casearbejdet er der desuden udarbejdet en caseopgave til hvert kapitel. Caseopgaverne tager alle udgangspunkt i virksomheden Iris A/S. På www.dafoloforlag.dk/it findes desuden et forslag til et lektionsforløb, hvor bogens kapitler er kædet sammen. Dette forløb bygger på praktiske erfaringer, og vi takker de undervisere rundt i landet, som har bidraget med ideer og kommentarer.