Nationalt udbud af Sundhedsordning

Nationalt udbud af Sundhedsordning Informācija Versija 1 Iepirkuma adrese http://com.mercell.com/permalink/26096778.aspx Iepirkuma veids Iepirkums Apmaksas nosacījumi Free month + 30 days Publicēšanas datums 24.09.2010. 14:25 Piedāvājuma iesniegšanas termiņš 26.10.2010. 12:00 Dokumentācijas saņemšanas termiņš 25.10.2010. 1:00 Izmaiņas 24.09.2010. 14:23 Piedāvājumu atvēršana 26.10.2010. 12:00 Piegādes nosacījumi DDP Delivered Duty Paid http://www.iccwbo.org/incoterms/preambles/pdf/ddp.pdf Piegādes adrese Dānija Informācija par pircēju Uzņēmums Roskilde Kommune, Ejendomme og Indkøb Adrese Køgevej 80 Pasta kods/pilsēta 4000 Roskilde Dānija Iepirkuma apraksts Lapa 1 no 9

Roskilde Kommune som er den største kommune i region Sjælland ønsker at genudbyde sundhedsordningen for kommunens ansatte, som disse frit kan benytte jf. nedennævnte kriterier. Den samlede økonomiske ramme er maksimalt 2,5 mio. kr. for hele 2011. Tilbud kan ikke overstige dette. Roskilde Kommune vil ikke afgive eget bud/kontrolbud. Roskilde Kommune ønsker en sundhedsordning, der dækker alle medarbejdere i kommunen. Formålet med sundhedsordningen er at skabe en attraktiv arbejdsplads, hvor der er fokus på sundhed og trivsel. Principperne for behandling og træning bygger på forebyggelse af skader og sygdom. Der ønskes et samlet tilbud på drift af sundhedsordningen indeholdende de nedenfor beskrevne elementer. Sundhedsordningen skal støtte op om sunde arbejdspladser og medarbejderens mulighed for støtte til en sundere livsstil. Det betyder at ordningen skal rumme både konkret behandling og forbyggende tiltag. Roskilde kommune har ca. 7000 medarbejdere, i dag er 40 % af medarbejderne tilmeldt den eksisterende sundhedsordning, i 1. kvartal 2010 har ca. 13 % af medarbejderne benyttet ordningen. og regler for benyttelse af ordningen Kommunens ansatte i alle kommunale funktioner, der har behov for ordningens ydelser Ordningen omfatter alle medarbejdere i Roskilde Kommune ca. 7000. Der er som udgangspunkt ingen begrænsning på brug af ordningen for den enkelte medarbejder. Tilbuddene er gratis for alle medarbejdere. Medarbejderne betaler selv den tid de bruger på ordningen. Administration af ordningen og udstyr Tilbudsgiver står for administration og bookning af tider samt evt. aflysninger. Al henvendelse går direkte fra medarbejder til tilbudsgiver. Kontrakthaver er forpligtet til at benytte de af Roskilde Kommune anviste lokaler (samme lokaler som i øvrigt anvendes i dag). Lokaler stilles frit til rådighed af Roskilde Kommune, inklusiv lys, varme, rengøring, og internet adgang. Evt. kontormøbler stilles til rådighed af Roskilde Kommune. Roskilde Kommune råder over et motionscenter i kælderen på Rådhuset Køgevej 80, 4000 Roskilde med moderne træningsmaskiner. Behandlingsudstyr til klinikkerne leveres af kommende kontrakthaver. Tilbudsgiver skal specificere evt. krav til faciliteter i behandlingsklinikker. Krav og indhold i ordningen Krav til indhold i ordningen: Mindst 25 % af tilbuddene i ordningen, skal være tilbud om forebyggelse og motivation til sundere livsstil, f.eks. træning, motiverende aktiviteter, ergonomisk rådgivning m.m. Træningsvejledning i motionscenteret efter behov. (I den eksisterende ordning tilbydes instruktion ca. 2-3 timer pr. uge samt træning i maskiner med instruktør ca. 4 timer pr. uge.) Bemanding af 3 sundhedsklinikker med skiftende åbningstider Tilbud om behandling få timer om ugen i yderligere 2 klinikker. (Antallet af behandlingstimer kan varierer efter behov i de enkelte klinikker.) Ingen af tilbuddene må være skattepligtige for medarbejderne. Lapa 2 no 9

Administration af ordningen: Kontrakthaver står for administration af bookning af tider samt evt. aflysninger Al henvendelse går direkte fra medarbejder til kontrakt (og retur) Informationsmateriale til medarbejderne udarbejdes af kontrakthaver Indhold i ordningen (minimumskrav): Sundhedstjek med tilbud om f.eks. måling af blodtryk, fedtprocent, kolesterol, konditest og vægt samt samtale om resultaterne med sundhedsfagligt personale (i faste intervaller? gange årligt) Fysioterapi Vejledning om forebyggelse af arbejdsbetingede skader. Motionshold Inspirations foredrag/kurser om sundhed og trivsel. Projekter der motiverer til sundere livsstil i samarbejde med HR og Organisation i Roskilde Kommune. Løbende evaluering af ordningen efter iværksættelse: Antal tilmeldte medarbejdere Antal medarbejdere der benytter ordningen. Belægningsgrad og udeblivelser. Oversigt over fordeling af tilbud. Desuden fastlægges årligt i samarbejde med kontaktpersonen i HR og Organisation 1 til 2 måltal for resultater på særlige fokus områder. Kvartalsrapportering. Efter du har meldt din interesse skal du oprettes i Mercell dette sker indenfor normal arbejdstid og er ikke en automatisk proces. Herefter modtager du login koder til www.mercell.dk. Når du er logget ind skal du trykke på My Mercell for at se/downloade alle informationer. Du kan stille spørgsmål direkte til ordregiver samt afgive tilbud/anmode om prækvalifikation og uploade de påkrævede dokumenter. Spørgsmål skal stilles under fanen "Kommunikation". Svar fra ordregiver kan ses under fanen Kommunikation underfanen "Ekstra Info" efter at der er publiceret svar. Alle dokumenter i tilbuddet til indkøber skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service inden tidsfristen udløber og er omkostningsfrit for leverandører. Bemærk at der til afsendelse af tilbuddet kan anvendes digital signatur. 3 dage før tilbudsfristen udløber vil du modtage en påmindelse omkring opgaven på din e-mail. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på 63 13 37 00. Al kommunikation med ordregiver skal foregå via Mercell Danmark A/S. Tilbud/anmodning om prækvalifikation modtaget på andre måder end gennem Mercell vil ikke blive taget med i vurderingen Lapa 3 no 9

CPV kodi Kods Apraksts 71317200 Veselības un drošības pakalpojumi. 85100000 Veselības pakalpojumi. 85142100 Fizioterapijas pakalpojumi. 85147000 Veselības aprūpes pakalpojumi uzņēmumiem. 98333000 Masāžas pakalpojumi. Paziņojumi Datums Nosaukums Apraksts Lapa 4 no 9

18.10.2010. 16:47 Spørgsmål modtaget i dag 18. oktober 2010 med tilhørende svar Roskilde Kommune har modtaget to enslydende meddelelser med spørgsmål fra samme tilbudsgiver, vi vælger her at besvare den sidst modtagne: Vedr. aftaleperioden: Er det korrekt, at aftaleperioden er 4-årig + 2 x 1 års option? Jf. kontraktudkastet punkt 4.4, hvor der står skrevet, at aftaleperioden er fra 1.1.2011 til 31.12.2014 + mulighed for optioner. Svar: Ja, det er korrekt. Der står i punkt 4.4: "Udbyder kan forlænge aftalen i op til 2 x 12 måneder" Vedr. budgetrammen: Er budgetrammen den samme for alle 4 aftaleår (maks. 2,5 mio DKK ekskl. moms)? Svar: Læs selv punkt 4.7 Prisregulering (det er korrekt alle priser er ekskl. moms) Vedr. tildelingskriterier: Jf. Kriterium 1: Ønskes der en specificering af antal ydelsestimer for hhv: - Sundhedstjek - Fysioterapi - Vejledning om forebygelse - Motionshold - Inspirations foredrag/kurser? - Projekter Svar: Ja, jf. krav og indhold i ordningen. Ønskes der kun angivelse af direkte konfrontationstimer eller ønskes også angivelse af timer brugt til administration indenfor de enkelte ydelser? Svar: Der ønskes alene angivet antal af timer til gavn for kommunens ansatte, hvor meget tid tilbudsgiver benytter til administartion er uvedkommende i forhold til tildelingen. Ønskes antallet af ydelsestimer opgjort pr. uge, pr. måned, pr. år eller evt. andet? Svar: Den økonomiske ramme er angivet på årsbasis, så antal timer må gerne angives på årsbasis også. Vi ønsker en uddybning af 'elektronisk support' ifm. antal ydelsestimer? Svar: Det kan være portal til tilmelding til ydelser. Er der noget minimumskrav til længden/varigheden af hhv. sundhedstjek, behandling, vejledning, motionshold etc.? Svar: Nej Hvilke elementer/parametre vægter Roskilde Kommune (højest) ifm. faglighed i behandlingen, og ifm. faglighed ift. motivation til forebyggelse? Svar: At personalet er uddannet til at varetage opgaven. Hvordan skelner Roskilde Kommune ml. tilbud om forebyggelse og motivation til sundere livsstil, og øvrige tilbud (ift. det skitserede indhold i ordningen)? - Eks. Anser Roskilde Kommune sundhedstjek som et forebyggende tilbud? - Eks. Anser Roskilde Kommune udelukkende fysioterapi som behandling, og ikke som forebyggelse (eks. øvelsesvejledning og rådgivning vedr. arbejdsstillinger)? Svar: Sundhedstjek anses som et forebyggende tiltag. Fysioterapi anses som behandling, selv om det indeholder øvelsesvejledning. Når der skrives tilbud om forebyggelse og motivation til sundere livstil tænkes på, holdtræning, sundhedtjek og tiltag der rækker ud over almindelige elementer i behandling. Det kan f.eks. kampagne om bevægelse i daglidagen, eller andre mere kampagne linende tiltag, i det heletaget aktiviteter der øger bevidsheden og motivatione for en sundere livstil. Hvordan foregår kommunikation af sundhedsordningens tilbud til medarbejderne i den nuværende ordning? Svar: Medarbejdere orienteres elektronisk via mail og Intranet. Lapa 5 no 9

Desuden udlevers en trykt folder til nyansatte medarbejdere. Ved større ændringer, f.eks flere klinikker, har der været trykt ny folder, som er udleveret til alle arbejdspladser. Vedr. løbende evaluering: Hvor ofte ønsker Roskilde Kommune at afholde evalueringsmøder/statusmøder vedr. ordningen? Svar: Som beskrevet i udbudsmaterialet ønskes evaluering efter hvert kvartal. Vedr. fakturering: Kan leverandøren fakturere Roskilde Kommune for alle behandlinger der er lagt i bookingsystemet, eller kun for gennemførte behandlinger? Svar: Der kan faktureres for alle bestilte timer. Med venlig hilsen Thomas Klingspor-Bentzen Ejendomme og Indkøb Lapa 6 no 9

15.10.2010. 10:13 Spørgsmål af 13. og 14. oktober og tilhørende svar Spørgsmål Svar fra Roskilde Kommune Der er to udvælgelseskriterier som lyder ens: Dokumentation for, at tilbudsgiver har erfaring med sundhedsordning i andre kommuner eller større virksomheder, herunder angivelse af det enkelte omfang Angivelse af referencer Hvordan skal disse forstås som forskellige? Referencer kan være fra andre steder end større virksomheder, men der skal også være dokumentation for at virksomheden har erfaring fra arbejde i større virksomheder. Hvad forstås ved Et bredt spektrum af sundhedsfaglig personale? At der ved større arrangementer f.eks. sundhedstjek er mulighed for at trække på flere faggrupper, f.eks. fysioterapeuter, sygeplejersker, nogen der ved noget om ernæring. Hvad forstås der ved Tilbud om behandling få timer om ugen i yderligere 2 klinikker. (Antallet af behandlingstimer kan varierer efter behov i de enkelte klinikker)? Der er 2 klinikker en i Jyllinge og en i Viby Sj, der er bemandet hver ca. 4 timer om ugen. Der angives at der er ca. 7000 medarbejder i kommune og at ca. 40% er tilmeldt. Betyder det, at kun 40% har mulighed/ønsker for at bruge ordningen? Alle medarbejdere har mulighed for at tilmelde sig ordningen og oprette sig i bookingsystemet, men kun 40% har tilmeldt sig. Er der klinik direkte i forbindelse med det omtalte motionscenter? Nej, motionscenteret ligger i kælderen. Antal og fordeling af behandlinger, som tilbydes i den nuværende sundhedsordning? Hvor mange årlige konfrontationstimer ligger der til grund for det ovenfor beskrevne antal behandlinger i den nuværende ordning? Der afvikles 2 behandlinger i timen. Fysioterapi 56 % Kostvejledning 7 % (skattepligtigt) Massage 16 % (visiteret af fysioterapeut) Holdtræning 18 % (varierende trænings tid men oftest 1 time) Pausegymnastik 3 % (varer typisk 15 min. pr. lokation) Lapa 7 no 9

Det tilbydes årligt ca. 4400 timer plus 4 sundhedstjek hvor der tilsammen laves ca. 450 sundhedstjek. Hvad er belægningsprocenter på behandlinger i den nuværende ordning? Ca. 77 % Nuværende åbningstider i de forskellige klinikker? åbningitderne varier lidt fra uge til uge Rådhuset: 8-16 - 5 dage om ugen. Bernadottegården: 9-13 - 3 dage og 9-16 - 1 dag Kristiansminde: 9-16 1 dag, 9-14 - 2 dage Viby: 4 timer Jyllinge 4 timer Hvor mange af kommunens medarbejdere har gjort brug af tilbuddene i den nuværende ordning? 40 % af 7000 svarende til ca. 2800 Hvor mange behandlinger gives der i gennemsnit pr. år, blandt de medarbejdere som har gjort brug af ordningen? Ca. 3 behandlinger. Hvilke væsentligste arbejdsrelaterede skader og skavanker bliver medarbejdere i Roskilde Kommune behandlet for i den nuværende sundhedsordning? Gener fra nakke 40 % Gener fra skulder og nakke 35 % Hovedpine 14 % Gener i arme 8 % Gener i ben 13 % Gener fra lænderyg 35 % Ca. 50 % af dem der behandles i klinikkerne siger, at deres gener stammer fra arbejdet. Er det 13% af alle medarbejdere i Roskilde der har brugt ordningen (dvs. ca. 910) eller kun 13% af de 40%, der er tilmeldte (dvs. ca. 364)? Det er 13 % pr. kvartal dvs. 910 pr. kvartal. Med venlig hilsen Thomas Klingspor-Bentzen Ejendomme of Indkøb Lapa 8 no 9

Vērtēšanas kritēriji 1 Antal ydelsestimer inkl. alt (indenfor den økonomiske ramme) Tilbudsgiver bedes anføre arten af ydelser sammen med konkret antal timer for hver ydelse. Ved antal ydelsestimer forstås: Hvor mange timer af de tilbudte ydelser tilbudsgiver kan levere indenfor den oplyste økonomiske ramme (jf. indhold i ordningen) 2 Opgaveløsning og faglighed Tilbudsgiver bedes udførligt beskrive, hvordan opgaven tænkes organiseret og gennemføret. Eventuelt vedlagt en beskrivelse af hvordan opgaveløsningen tidligere har været gennemført. Ved opgaveløsning og faglighed forstås: Fagligheden i behandlingen Fagligheden i forhold til motivation til forebyggelse Sammenhæng mellem behandling og forebyggende tiltag Sammensætning af de forebyggende tiltag Et bredt spektrum af sundhedsfagligt personale Let tilgængelig booking for medarbejderne 3 Personalemessig kapacitet Ved personalemæssig kapacitet forstås: Personalets (behandlers) uddannelsesmæssige baggrund Mulighed for vikarer og ekstra ressourcer ved særlige arrangementer 4 Fleksibilitet og ressourceudnyttelse Ved fleksibilitet og ressourceudnyttelse forstås: Mulighed for at tilpasse ydelsen inden for det aftalte antal timer, ved ændrede behov Personaledækning til alt 5 klinikker plus træning og forebyggende tiltag (jf. nedenstående krav til indhold i ordningen) Tilrettelæggelse af månedsplaner Lapa 9 no 9