Miniudbud og direkte tildeling på SKI s aftaler v/ Vibeke Jessen Chefkonsulent, udbudsjurist
Frivillige rammeaftaler flere leverandører Art. 32, stk. 4 Flere leverandører To typer: Flere aktører alle vilkår fastlagt i rammeaftalen (ingen fornyet konkurrence) Flere aktører alle vilkår er ikke fastlagt i rammeaftalen (genåbning af konkurrencen) Alle vilkår fastlagt: Alle vilkår fastlagt i rammeaftalen ingen fornyet konkurrence Direkte tildeling valget af leverandør bestemmes af rammeaftalens vilkår Alle vilkår ikke fastlagt: Alle vilkår er ikke fastlagt i rammeaftalen - genåbning af konkurrencen Valget af leverandør sker med baggrund i fastsatte kriterier efter kundens evaluering
Forpligtende rammeaftaler med en leverandør Art. 32, stk. 3: Rammeaftale med enkelt aktør Alle vilkår ligger fast Mulighed for skriftligt at konsultere aktøren, og anmode om komplementering af tilbuddet Fordele/ulemper: Bundet til en aktør i hele kontraktperioden for sortimentet på rammeaftalen Mindre fleksibelt Enkel at anvende
Fordele ved anvendelsen af rammeaftaler set fra et ordregiversynspunkt Det tidsmæssige aspekt (miniudbud og direkte tildeling) er hurtigere at gennemføre på grundlag af rammeaftale end gennemførelse af eget udbud Dertil kommer tiden, der går med kravspecificering m.v. (denne fordel afhænger af karakteren af de ydelser og produkter, som en rammeaftale omfatter) Ordregiver behøver ikke at forholde sig til annonceringspligt og tærskelværdier Den præklusive klagefrist er kun 30 dage ved tildeling via en ramme, mod 6 måneder ved gennemførelsen af eget EU-udbud
Hvornår direkte tildeling og hvornår miniudbud? Udgangspunktet: Varekøb: Direkte tildeling Varekøb: Miniudbud når særlige betingelser er opfyldt Tjenesteydelser: Miniudbud Tjenesteydelser: Direkte tildeling - Kaskademodel
Anvendelse af SKI-rammeaftaler Direkte tildeling Direkte tildeling Rammeaftalen har fastlagt alle vilkår for anskaffelsen Kundens specificering af sit konkrete behov Behovet skal kunne rummes indenfor rammeaftalens sortiment Tildelingen Sker på grundlag af det fastsatte grundlag i rammeaftalen Direkte tildeling har karakter af at være en simpel bestilling
Anvendelse af SKI-rammeaftaler direkte tildeling Praktik Vejledning/hjælpeværktøj til tildeling på www.ski.dk Evt. teknisk afklaring blandt delaftalens leverandører Inspirationsmateriale til brug for teknisk afklaring på ski.dk Evaluering på baggrund af rammeaftalens bestemmelser om tildelingskriterium og underkriterier Sker uden kontakt til leverandørerne på delaftalen Meddelelse om tildeling til den vindende leverandør Hvis teknisk afklaring sendes meddelelse tillige til de leverandører, som har meddelt at de kan løfte opgaven, men som ikke blev tildelt Evt. afholdelse af frivillig stand-still
Direkte tildeling Periodekøbsaftale (09.01 Fødevarer) Eksklusiv aftale mellem kunden og leverandøren afgrænset i tid Trin 1: Kundens behov F.eks. det historiske forbrug eller kvalificeret skøn over et forventet forbrug Trin 2-3: Kunden identificerer varerne og angiver mængder Trin 4: Kunden sammenholder priserne Den samlede pris for varekurven danner grundlaget for tildelingen Trin 5: Tildeling af periodekøbsaftalen Tildelingsnotat + evt. profylakse og kontakt til tildelt leverandør
Direkte tildeling - 09.01 (fødevarer) Enkeltstående indkøb Enkeltstående indkøb Kunden afgiver ordren pr. gang, der købes ind Trin 1: Kundens behov Opgørelse af det konkrete behov Trin 2+3: Kunden identificerer varerne og angiver mængder Trin 4: Kunden sammenholder priserne Den samlede pris for varekurven danner grundlaget for tildelingen Trin 5+6: Tildeling af ordren og bestilling af varekurven Tildelingsnotat + evt. profylakse og kontakt til tildelt leverandør
Direkte tildeling 02.08 (tele & data) Periodekøbsaftale Kunden ønsker eksklusivaftale over tid 3 år Trin 1: Opgørelse af behovet Trin 2: Kunden identificerer varerne, der skal indgå i varekurven Trin 3: Ydelser der kun kan leveres af en leverandør Udgår af varekurven og tildeles til denne leverandør Trin 4: Kunden sammenligner prisen på den samlede varekurv Trin 5: Tildeling af varekurven
Direkte tildeling 17.01 (Vikarydelser) Kaskade model Enkeltstående indkøb Bestillingen af de konkrete vikarer afgives til leverandøren, som er nr. 1 i kaskaden Hvis leverandøren ikke kan efterkomme bestillingen, foretages bestillingen hos leverandør nr. 2 (osv)
Direkte tildeling fordele og ulemper Fordele Let at anvende Bestilling på rammeaftalens vilkår Hurtigere tildeling Ulemper Ingen mulighed for fornyet konkurrence d.v.s. priser og vilkår ligger fast Store krav til gennemsigtighed og ligebehandling ingen offentlighed omkring tildeling
Anvendelse af SKI rammeaftaler - Miniudbud Tildelingsform, som giver kunden mulighed for at tildele kontrakt under en rammeaftale Genåbning af konkurrencen = Miniudbud På hvilke vilkår genåbnes konkurrencen? Vilkårene er defineret i udbudsmaterialet, f.eks. pris, leveringstid, beskrivelse af den konkrete ydelse Praktik Skriftlig henvendelse til alle leverandører på delaftalen kravspecifikation miniudbudsbetingelser leveringsaftale Frist for afgivelse af tilbud Skriftlige tilbud Evaluering Tildeling
Miniudbud eksempel 02.08 (Tele & data) Kunden skal gennemføre miniudbud når: ønske om en differentieret SLA skifteomkostninger ændret garantiperiode Trin 1: Opgørelse af behovet Trin 2: Kunden identificerer ydelserne Trin 3: Ydelser, der kun tilbydes af 1 leverandør Trin 4-6: Udarbejdelse af materialet, udsendelse og leverandørens tilbud Trin 7: Evaluering af tilbuddene Trin 8-9: Samtidig underretning og kontraktindgåelse
Faldgruber i miniudbud Formelle fejl som f.eks. at godtage tilbud afleveret for sent at godtage ikke konditionsmæssige tilbud at lave fejl i evaluering At foretage et miniudbud som strider mod ligebehandling og gennemsigtighed Tommelfingerregel: Kan det ikke lade sig gøre i et almindeligt udbud, vil det nok heller ikke være muligt i et miniudbud Miniudbud på tværs af delaftaler Rammeaftale i rammeaftale
Miniudbud tjenesteydelser 17.13 (Managementkonsulenter) Trin 1: Kunden laver opgavebeskrivelse Trin 2: Identifikation af relevant delaftale Trin 3-5: Udarbejdelse af miniudbudsmateriale, udsendelse og leverandørens tilbud Trin 6: Evaluering af tilbuddene Trin 7: Samtidig underretning Trin 8: Kontraktindgåelse
Forenklet miniudbud 17.10 (managementkonsulentbistand) Trin 1: Kunden opgør sit behov fastlæggelse af beløbsrammen for opgaven fastlæggelse af konsulentkategori forventet belastning pr. konsulent Trin 2-4: Udarbejdelse af miniudbudsmateriale + udsendelse + leverandørens tilbud Trin 5: Evaluering af tilbuddene Trin 6: Samtidig underretning Trin 7: Kontraktindgåelse
Miniudbud fordele og ulemper Fordele Større fleksibilitet end ved direkte tildeling Kan skabe fornyet priskonkurrence Kan bedre matche det konkrete behov Ulemper Tidsmæssigt mere krævende end direkte tildeling Typisk mere papirarbejde ifht. direkte tildeling
Hjælp at hente SKI.dk
Hjælp at hente SKI.dk
Anvendelse af SKI s rammeaftaler? Læs bilag B: Kundens tildeling Læs bilag C: Leveringsaftalen Læs kravspecifikationen Hent vejledninger på ski.dk både generelle juridiske og på de specifikke rammeaftaler SKI.dk tildelingskits(ved miniudbud) SKI.dk tildelingsværktøj (direkte tildeling) Ring til SKI Her kan du få mere at vide: På ski.dk: Vejledning i profylaksebekendtgørelser Vejledning i direkte tildeling Inspirationshæfte til mini-udbud incl. skabeloner Vejledning i konsortiedannelse Vejledninger til de enkelte rammeaftaler (på temasitet for den enkelte rammeaftale) Kontakt SKI: Kontakt SKI s kundeservice på telefon 33 42 70 00
Det vigtige er at blive ved med at stille spørgsmål (Albert Einstein)