EVALUERINGSRAPPORT VELFÆRDSTEKNOLOGIVURDERING [VTV] ELEKTRONISKE NØGLER. Enheden for Velfærdsteknologi Socialforvaltningen, Københavns Kommune

EVALUERINGSRAPPORT VELFÆRDSTEKNOLOGIVURDERING [VTV] ELEKTRONISKE NØGLER Enheden for Velfærdsteknologi Socialforvaltningen, Københavns Kommune Borgercenter Hjemmepleje Testet ved Center Amager 2014-2015 1

INDHOLDSFORTEGNELSE RESUMÉ... 2 BAGGRUND OG FORMÅL... 4 DATAGRUNDLAG OG INDSAMLING... 5 TEKNOLOGI... 5 ORGANISATION... 9 ØKONOMI... 14 BORGER... 15 KONKLUSION... 17 ANBEFALINGER TIL FREMTIDIG BRUG AF TEKNOLOGI... 17 PERSPEKTIVERING... 17 BILAG... 18 KONTAKT Dorthe Solgaard Pedersen Projektchef KØBENHAVNS KOMMUNE Socialforvaltningen Enheden for Velfærdsteknologi Bernstorffsgade 17 1592 København V Tlf.: 23 69 58 72 E-mail: ba3c@sof.kk.dk Hjemmeside: http://socialveltek.kk.dk/ 2

RESUMÉ Nedenstående vurderingsresultat, i forbindelse med pilotprojektet vedr. elektroniske nøglesystem i hjemmeplejen i Socialforvaltningen ved Københavns Kommune, er baseret på 4 kategorier med hver 2 områder, skitseret nedenfor. I bilaget VTV operationel indsamlingsredskab er de forskellige spørgsmål og score listet. Det anbefales at gennemgå bilag 1, idet nedenstående vurderingsresultat er baseret på baggrund af 16 generiske spørgsmål der anvendes i Københavns Kommune, hvorfor nogle spørgsmål er mere rammende end andre for den valgte teknologi, og derfor som udgangspunkt kan give et forvrænget billede af det egentlige resultat. Teknologi - Brugervenlighed 4 Organisation - Ledelse 3 Teknologi - Funktionalitet 2 1 Organisation - Personale 0 Økonomi - Drift Borger - Værdi Økonomi - Investering Borger - Anvendelighed 1 Vurderingsresultat elektroniske nøgler BORGER De elektroniske nøgler er ikke en teknologi, som har en markant påvirkning af borgerens hverdag idet borgeren ikke anvender systemet. Systemet har naturligvis afledte effekter ift. borgeren såsom tryghed, men det er ikke aspekter som ovenstående figur indeholder. ØKONOMI Systemet erstatter ikke nødvendigvis 100 % det eksisterende nøglesystem, idet der ved installation ved nye borgere kan forekomme en periode hvor der vil være behov for fysiske nøgler før en boligforening accepterer installation. Derudover vil der også være boligforeninger og borgere som ikke ønsker systemet. Med hensyn til investeringer, så er der udover systemet behov for at anskaffe nye telefoner til medarbejdere, således at det understøtter de ønskede arbejdsgange. 3

ORGANISATION Medarbejdere og ledelse er overordnet positivt indstillede for at arbejde med systemet. Nogle medarbejdere ser større værdi i løsningen end andre, det er typisk de medarbejdere som håndterer mange nøgler i løbet af en arbejdsdag. De elektroniske nøgler kan i kombination med elektroniske kørebøger give mulighed for at skabe mere smidige arbejdsgange. TEKNOLOGI Teknologien er til dels let at anvende, særligt processen omkring at banke på borgerdøre, ved åbning af døre, skaber dog nogen frustration for udvalgte medarbejdere, og irritation for nogle borgere. Systemet åbner i de fleste tilfælde borgerens dør, men det er særligt i opstartsfasen, oplevet at nogle borgerdøre ikke har været mulige at åbne. Dette har været en kombination af forkert brug fra medarbejders side og behovet for tekniske justeringer. INDBLIK I TEKNOLOGI For at få en kort introduktion til teknologien henvises til nedenstående QR-koder. QR-kode Bekey Hjemmeplejen https://www.youtube.com/watch?v=u8-5d1uaale QR-kode Bekey montage https://www.youtube.com/watch?v=s4rcawpw3je BAGGRUND OG FORMÅL Baggrund for afprøvningen Den Sociale Hjemmepleje [DSH] ved Socialforvaltningen [SOF] anvender i dag almindelige nøgler når medarbejdere skal ind hos borgerne. DSH har nøgler til ca. 700 borgerne, mens de resterende borgere selv åbner døren for medarbejderne. Pilotprojektet ved SOF tager afsæt i et enkelt lokalområde, Amager. Med det nuværende nøglesystem bruges der uforholdsmæssig meget tid på at hente og aflevere nøgler på basen, at finde bortkomne, opdatere nøglenumre i omsorgssystemer og kørebøger, samt udveksle nøgler fx i forbindelse med skift i køreplaner og/eller i forbindelse med håndtering af nødkald. I dag udleverer borgere, der modtager hjemmehjælp og som ikke selv er i stand til at åbne døren, et eller flere sæt nøgler til hjemmehjælpen. I forhold til borgere med nødkald anvendes der som nævnt et særligt elektronisk nøglesystem, som kun udvalgte i hjemmehjælpen har nøgle til. Systemet indebærer, at medarbejderne med en kodet elektronisk nøgle har adgang til nøglebokse, som indeholder en almindelig nøgle til borgeren. Idet det ikke er alle 4

medarbejdere som har en elektronisk nøgle, medfører det ofte unødvendig ventetid og ressourceforbrug ift. koordinering omkring nøgler. Formål med afprøvningen Formålet med afprøvningen har været at undersøge mulighederne for at optimere arbejdsgange ved brug af elektroniske nøgler, samt at undersøge de organisatoriske konsekvenser og herunder nødvendige arbejdsgange det kræver. DATAGRUNDLAG OG INDSAMLING Det elektroniske nøglesystem er testet på den ene halvdel af Amager, i hjemmehjælpsgruppen Amager Øst, samt i aftengrupperne som kører på hele Amager, hhv. lige og ulige uger. Systemet er testet af over en periode på 6 mdr., fra november 2014 til april 2015. Data Interviews/midtvejsmøder med medarbejdere; haft til formål at redegøre for brugen, samt oplevelsen af at bruge smartphones og elektroniske nøgler. Telefonisk dialog med ca. 35 borgere omkring oplevelsen af elektroniske nøgler. Deltagere i afprøvningen Der er blevet monteret låsesystem hos ca. 70 borgere. Der er monteret opkaldsanlæg ved ca. 40 forskellige boligselskaber. Der er ca. 60 medarbejdere som har benyttet sig af låsesystemet. Afprøvningsforløbet 1. Workshop med medarbejdere ved Amager omkring smartphones og elektroniske nøgler. 2. Undervisning og opsætning af elektroniske nøgler 3. Elektroniske nøgler anvendes efter behov. 4. Log for anvendelse ift. medarbejdere, drøftet løbende med medarbejdere og ledelse. 5. Løbende indsamling af viden om afprøvningen gennem samtaler med de ansatte. TEKNOLOGI LEVERANDØR OG ORGANISATION I pilotprojektet testes og samarbejdes der med virksomheden Bekey. Gennem hele forløbet har der været en fin og kontinuerlig dialog med virksomheden. Virksomheden har overordnet bidraget med: Oplæring og undervisning af medarbejdere Montage og demontage af enheder på privatdør Dialog med boligselskaber, omkring tilladelser til brug af opgangsdøre Løbende dialog omkring justeringer vedr. drift af enheder 5

Der har fra projektleders side blevet brugt uforholdsvis meget tid på at sikre at fakturaer har været i overensstemmelse med kontrakt. Det anbefales at Bekey i højere grad samkører kontrakter med reelle faktureringer. FUNKTIONALITET 2 Bekey privatdørsenhed DRIFTSSIKKERHED OG PRÆCISION I testperioden har der været behov for en del justeringer på døre, således at medarbejdere har kunne låse døre op. Det har primært drejet sig om at sikre privatdørs- og opgangsenheder et kraftigere signal, så medarbejdere lettere kan parre deres telefon med enhederne. På nogle adresser oplever medarbejdere til stadighed at de skal forsøge to gange med telefonen før de komme ind, andre steder søger telefonen længe efter enheden, hvilket for nogle medarbejdere opleves som irriterende. Medarbejdere og borgere har oplevet, at ikke alle låse låser hensigtsmæssigt, derfor har medarbejdere og borgere oplevet at borgerdøre har stået ulåst. Det har vist sig at der har været nogle mekaniske problemer som er blevet justeret, samt at der har været brugerfejl når døren har, skulle låses. Dør- og låsesystemerne hos borgerne er meget forskelligartet, der har i nogle tilfælde været problemer med at hoveddøren ikke virker stabilt. 6

BRUGERVENLIGHED BETJENING OG DESIGN Processen, omkring at benytte Bekey til at komme ind til en borger, opfattes af størstedelen af medarbejdere, som en positiv oplevelse. Telefonen, Samsung Galaxy S5 opfattes som brugervenlig Applikationen opfattes som brugervenlig Det opfattes dog af flere medarbejdere, som irriterende at man skal banke på når man skal ind til en borger for at aktivere låseenheden fra dvaletilstand, og særligt ved kraftige døre, som fx branddøre, oplever medarbejdere at de skal banke meget kraftigt på til gene for dem selv og borgeren. det er en dårlig ting at man skal banke på, det er ikke brugervenligt, det er irriterende, for nogle borgere sidder de og kalder og siger kom ind og forstår ikke hvorfor de ikke kommer ind [Medarbejder] det er ikke en ordentlig måde at komme ind i et hjem på. Det er uværdigt for begge parter [Medarbejder] Processen omkring at banke på døren, inden man skal trykke på app en på telefonen, i kombination med at telefonen skal holdes op til døren inden for en vis afstand, er formentlig også årsag til flere af de fejl som medarbejderne oplever. Medarbejderne gør det måske ikke altid i den rigtige rækkefølge, samt i nogle tilfælde holder de måske ikke telefonen tæt nok til døren. En proces der med fordel kunne optimeres ift. brugervenligheden, således at der i en driftsituation sker færre fejl. For medarbejdere, som dagligt arbejder med de elektroniske nøgler, og som har adskillige borgere hvor de bruger nøgler, er det et mindre problem. Men for medarbejdere som anvender systemet mindre ofte, kan det give anledning til at processen udføres forkert. VIKARER Med hensyn til vikarer så har det været hensigten at de har skulle benytte telefoner som de faste medarbejdere. Det er imidlertid ikke blevet iværksat endnu, idet der driftsmæssigt har været for mange opgaver forbundet med det. For at vikarer kan bruge systemet, kræves det at der sker en fortløbende oplæring af dem, i brugen af systemet, samt telefoner. Særligt processen omkring at betjene en ny telefon samt hele processen om at åbne og lukke en borgers dør, vil driftsmæssigt kræve at der er faste medarbejdere som giver vikarer de nødvendige informationer. REAKTIONSTID Flere medarbejdere oplever at det tager længere tid at komme ind ad døren med en Bekey end med en almindelig manuel nøgle. Reaktionstid er for lang, og det er ikke i denne aktuelle arbejdssituation der hentes tid. Her vil løsninger hvor chips eller kort anvendes være hurtigere i brug. Derudover tager det tid at finde telefonen frem, evt. logge sig ind og åbne, det opfattes af flere medarbejdere som hurtigere at gøre det normalt med nøgler. Dertil kommer årstidens skiften, hvor vanter, regnvejr etc., kan medføre at processen bliver lidt mere omfattende end normalt. 7

SAMSPIL MED ANDRE TEKNOLOGIER De elektroniske nøgler giver fint mulighed for at kunne give adgang til borgeres opgangs- eller privatdøre. I forbindelse med implementering af elektroniske nøglesystemer, er det imidlertid vigtigt at være opmærksom på de andre situationer hvor medarbejdere benytter nøgler. I hjemmeplejen er der særligt to situationer hvor medarbejdere også benytter borgerens nøgler: I forbindelse med håndtering af borgers skrald I forbindelse med afhentning af borgers post BORGERS SKRALD Ved nogle borgere er der skraldeskakt, mens der ved andre borgere skal benyttes nøgle, til fx at tilgå affaldsrum. I den forbindelse vil det være nødvendigt at etablere elektronisk adgang til dette, hvis det kan lade sig gøre, alternativt skal medarbejder have mulighed for at tilgå borgernøgler, fx ved montering af nøglebokse, som kan monteres inden i opgangen. BORGERS POST Flere borgere får yderligere hjælp til at få bragt post op, her vil det være nødvendigt at medarbejdere kan tilgå postkassen fremadrettet. Af de borgere hvor medarbejderne bruger nøgle til at komme ind, får ca. 20 % af borgerne hjælp til at få leveret post, hvoraf 10 % af de borgere bor på 2.sal eller derover. For at undgå en uhensigtsmæssig arbejdsgang for medarbejdere, hvor de først skal op til en borger for at hente en nøgle, for dernæst at gå ned og hente post, for at gå op og aflevere det, vil det derfor være nødvendigt at medarbejdere stadig har mulighed for at tilgå fysiske nøgler. Som ved arbejdsgangen med håndtering af skrald, vil det også i denne arbejdsgang være nødvendigt med montage af en nøgleboks fx i borgers opgang. MONTAGE OG REATBLERING I BORGERS HJEM Bekey enheden placeres på bagsiden af opkaldsanlægget ved ejendommens opgangsdør, og kan derved ikke ses udefra, der skal derfor som udgangspunkt ikke foretages ændringer i ejendommen. Ved montage i borgerens hjem benyttes de eksisterende monteringsbeslag fra den eksisterende lås, så her bliver der i de fleste tilfælde ikke foretaget ændringer. I Projektperioden har der været behov for at etablere ekstra komponenter ud over standard udstyret i ca. 25% af tilfældene. I forbindelse med montage har der været følgende to aspekter som der er vigtigt at være opmærksom på: Montage af enhed i opkaldsanlæg ved boligforeninger Her har Bekey stået for henvendelse til boligforeninger, som i de fleste tilfælde har accepteret montagen. Det har været ca. 10 % af boligforeningerne som ikke ønsker at Bekey monteres. Den primære årsag til at de ikke ønsker Bekey monteret er at adgange sælges videre til andre leverandører, fx reklameomdeling, madudbringning etc. Boligforeninger som kun ønsker at det skal være hjemmehjælpen som benytter systemet ved opgangsdøren, oplever at det er meget svært at få det skrevet ind i kontrakten. De er ikke så 8

bekymrede for at der monteres noget på deres ejendom, det er mest af alt adgangen Bekey sælger videre de er nervøse for. Derudover er der også boligselskaber som ikke er interesserede i at have flere systemer ind over deres opgangsanlæg, særligt i forhold til forsikringsspørgsmål og ansvar. Det er også forskelligt hvor hurtigt det kan lade sig gøre at montere opkaldsanlægget. Ved de fleste boligselskaber har beslutningen være mulig at træffe hurtig, mens andre boligselskaber har været nødt til at vedtage det på et bestyrelsesmøde, som typisk finder sted hvert kvartal. Ved montering hos nye borgere, må det derfor forventes at man i en kortere eller længere periode bliver nødt til at bruge fysiske nøgler. Montage af privatdørenhed hos borger Idet det er nødvendigt at montere en enhed i borgers hjem, hvis det ikke monteres en nøgleboks i stedet, kræver det at man får aftalt tid med borger omkring tidspunkt hvor det kan lade sig gøre at montere. I de fleste tilfælde er det tilstrækkeligt at det kun er borger som er hjemme, hvor låsesmeden kommer forbi og montere. Men det er vigtigt at være opmærksom på at det kræver nogen planlægning og koordinering montagen mellem Bekey og borgeren for at finde tidspunkt hvor det kan lade sig gøre, og til trods for at det er planlagt har der været forgæves kørsel i ca. 15 % af tilfældene. Medarbejdere og borgere siger at det ikke tager specielt lang tid at få monteret, det tager typisk 10-20 min. Ved en mindre gruppe borgere, ca.10-15 % er det, af forskellige grunde, nødvendigt at der er en medarbejder til stede når låsesmeden skal montere enheden. Det skal derfor planlægges med medarbejderen hvornår det kan lade sig gøre. ORGANISATION PERSONALE MOTIVATION De fleste medarbejdere oplever ikke de store gener ved at arbejde med nøgler i det daglige, men de synes dog at de til tider bruger meget tid på at hente og bringe nøgler, hvis fx deres kørebog ændrer sig på dagen, fx ved nødkald. Ca.2/3 dele af medarbejderne mener at brugen af nøgler kan løses bedre. Det stemmer meget fint overnes med at det ca. var 2/3 dele af medarbejderne som syntes at det var en god ide at gå i gang med projektet, mens de resterende så mindre værdi i det. Det hænger formentlig også sammen med at nogle medarbejdere meget sjældent bruger nøgler, og derfor ser mindre udfordringer ved det, mens de medarbejdere som i større omfang bruger det kan se større værdi i det. 9

25 20 15 10 Slet ikke 5 I mindre grad I nogen grad 0 Generer det dig at bruge nøgler i dit arbejde? Bruger du meget tid på at hente og aflevere nøgler på basen hver dag? Bruger du meget tid på at låse døren op og i hos borgeren? Gør brugen af nøgler dig utryg, fx ift. at tabe nøgler, få nøglen stjålet m.m.? Får du fysiske gener af at bruge nøglerne, fx pga. stramme låse, mange nøgler, tunge nøgler m.m.? Synes du brugen af nøgler kan løses bedre? I høj grad 3 Baseline spørgsmål medarbejdere, n=38 STATUSMÅLING EFTER 6 MDR. En statusmåling blev foretaget efter at medarbejdere havde benyttet det elektroniske nøglesystem i 6 mdr. Her tilkendegav medarbejdere at de overordnet var rigtig tilfredse med nøglesystemet, når det vel og mærke fungerede, jf. kommentarer i tidligere afsnit. Det er særligt den fleksibilitet som e-nøglerne giver som medarbejderne ser værdi i, fx er det lettere at ændre kørebog, tage et nødkald. Derudover undgår medarbejdere også håndtering af de fysiske nøgler. Netop håndteringen af de fysiske nøgler er særligt et aspekt som de administrative medarbejdere på basen har nævnt som en væsentlig gevinst ved projektet. Nu skal de ikke længere bruge tid på at lede efter nøgler i det daglige, derved er den frustration og bekymring som tit er forbundet med det reduceret. 10

35 30 25 20 15 Slet ikke 10 5 I mindre grad I nogen grad I høj grad 0 Generer det dig at bruge elektroniske nøgler i dit arbejde? Bruger du meget tid på at låse døren op og i hos borgeren med elektroniske nøgler? Gør brugen af elektroniske nøgler dig utryg? (fx tabe telefonen, få telefonen stjålet m.m.) Får du fysiske gener af at bruge de elektroniske nøgler? 4 Statusmåling efter 6 mdr. brug, n=33 25 20 15 10 5 Slet ikke I mindre grad I nogen grad I høj grad 0 Er det let at bruge telefonen? (fx tænde/slukke logge på m.m Samsung Galaxy S5.) Er det let at bruge Bekey-app en på din telefon? Bruger du mindre tid ved at bruge elektroniske nøgler frem for almindelige nøgler Synes du at elektroniske nøgler er bedre at bruge frem for almindelige nøgler? 5 - Statusmåling efter 6 mdr. brug, n=33 KOMPETENCER I projektet skulle medarbejdere lære at anvende en ny telefon, en smartphone model Samsung Galaxy S5. Flere medarbejdere har været vant til at arbejde med alm. Nokia telefoner, og flere benytter også traditionelle telefoner til privat brug. 11

Flere medarbejdere har derfor skulle vænne sig til den nye telefon, og de forskellige funktionaliteter som der ligger i en smartphone. Derudover har selve telefonens størrelse, for nogen, været en udfordring. Telefonen er for stor til at have i en almindelig bukselomme. Lægger du alternativt telefonen i en overlomme/brystlomme, så falder den ud når du bukker dig. [Medarbejder] I projektet er telefonerne blevet sat op til medarbejderne, således at de alle har haft samme udgangspunkt ift. apps, udseende etc. Ved opsætning blev softwareopdateringer til system og apps ikke deaktiveret. Det anbefales at der fremadrettet sikres at beskeder om opdateringer deaktiveres, da det er til stor irritation og bekymring for flere af medarbejderne. Hvis medarbejdere ikke er vant til at arbejde med smartphones, må det derfor forventes at implementeringen af et system, hvor det kræver smartphones, er mere tidskrævende end hvis der fx er tale om et kort, eller en fysisk elektronisk nøgle. SUPERBRUGERE Der har derfor været en række medarbejdere, som har fået til opgave at sidemandsoplære deres kollegaer, og således fungerer som superbrugere. Det er både hvad angår brug af smartphone, samt anvendelse at nøglesystemet. PSYKISK ARBEJDSMILJØ Med hensyn til brugen af de elektroniske nøgler, har der ikke været de store tilbagemeldinger eller iagttagelser omkring et ændret psykisk arbejdsmiljø. Der hvor bekymringer om et ændret psykisk arbejdsmiljø er blevet italesat, er i forbindelse med potentielt ændrede arbejdsgange. I projektet er der lagt op til at de elektroniske nøgler, i kombination med elektroniske kørebøger, kan give mulighed for at medarbejdere i højere grad møder og slutter ude hos borgeren, jf. nedenstående 2 figurer. 6 - Elektroniske nøgler nuværende arbejdsgang 12

7 - Elektroniske nøgler potentiel ændret arbejdsgang Det har derfor i projektet været meget vigtigt at understrege at der vil være tale om at teste nye arbejdsgange. I den forbindelse er erfaringer fra en række andre kommuner, Roskilde, Ballerup og Gladsaxe, blevet indhentet. Dernæst er der nedsat en arbejdsgruppe hvorigennem medarbejdere involveres omkring hvorledes det praktisk er muligt. Det har imidlertid ikke været muligt at teste, idet der har været tekniske udfordringer med at få adgang til de elektroniske kørebøger. FYSISK ARBEJDSMILJØ Der hvor medarbejdere oplever den største værdi ift. det fysiske arbejdsmiljø er, som nævnt, ved den fleksibilitet som de elektroniske nøgler giver. Det opleves dog som en gene at man skal banke og nogle steder hårdt, nogle medarbejdere giver udtryk for at de får ondt i deres hænder. De har været vant til at banke på når de skal ind, men det er almindelige bank af høflighed, og ikke hårde bank for at aktivere enheden. LEDELSE Der har været stor ledelsesmæssig opbakning, og stort mod og ærlighed, om fra start at melde ud at de elektroniske nøgler skal testes ift. deres funktionalitet, men også med fokus på om det er muligt på sigt at ændre tidligere omtalte arbejdsgange. PARATHED Den administrative organisation vil være gearet til at overtage dokumenterede arbejdsgange over en periode, således at drift i sidste ende sker lokalt på basen. 13

ØKONOMI INVESTERING INDKØB OG ETABLERINGSOMKOSTNINGER Løsningen vurderes til at være attraktiv ift. indkøbsomkostninger, jf. businesscase. Etableringsomkostninger kunne reduceres hvis der ikke skulle koordineres og planlægges med borgere, men at en løsning blot blev monteret uafhængigt af borgere. MEDARBEJDEROPLÆRING OG UDDANNELSE I projektet har medarbejdere modtaget 1 times undervisning, som er blevet placeret ved et ugentligt personalemøde. Der har dog været nogle medarbejdere som har haft behov for 1 times ekstra undervisning, det har primært været de medarbejdere som sjældent bruger systemet, eller af andre grunde har haft problemer med at komme i gang. Derudover har administrative medarbejdere, som skal benytte back-end systemet, modtaget 3 timers undervisning. DRIFT ANVENDELSE S-, DRIFT- OG VEDLIGEHOLDELSESOMKOSTNINGER I forbindelse med driften af systemet, har der i opstartsfasen været en betydelig mængde arbejde forbundet med koordinering og planlægning med borgere. Det vil formentlig blive i et mindre omfang når/hvis et system fuldt implementeres, men stadig være nødvendigt. I forbindelse med demontage af en enhed, vil der endvidere være behov for koordinering med borger og evt. pårørende. LØBENDE UNDERVISNING VIKARER Der vil være behov for løbende undervisning af vikarer i brug af systemet, her vil video, jf. link indledningsvis, være brugbar. Det forventes at det kræver løbende 5-10 min. pr ny vikar. SUPPORT Det vil fremadrettet være nødvendigt med en supportfunktion (second level), udover den first level support som superbrugere giver. De supportfunktioner, som har været i projektperioden har omhandlet følgende: Problemer med opgangsdøre som ikke åbner, eller ikke åbner hensigtsmæssigt. Problemer med borgerdøre som ikke åbner, eller ikke åbner hensigtsmæssigt. Problemer med smartphones, helt ned på lavpraktisk niveau med at foretage opkald, indtaste kode. Problemer med bortkomne koder til medarbejder telefon. 14

BORGER Overordnet kan man sige at det er en teknologi som i meget lille omfang influerer på borgerens hverdag, når løsningen vel og mærke fungerer. Borgere og pårørende skal benytte deres eksisterende nøgler, som de altid har gjort. HVEM Ca. 10 % af borgerne, har af forskellige grunde, ikke ønsket at få monteret en enhed på deres privatdør. Her vil det være muligt at montere en nøgleboks til medarbejdere i stedet. BEHOV OG ØNSKER Generelt vil borgerne have en så anonym enhed som muligt, dvs. en enhed som ikke støjer unødigt, eller på anden måde unødigt påvirker deres omgivelser. Enkelte borgere, har tilkendegivet at det skal passe ind i hjemmet, og ikke skæmme. Et sted har der skulle tilpasses specielt. TILFREDSHED De fleste borgere er tilfredse med de elektroniske låse, løsningen fungerer fint og medarbejdere kan let komme ind til dem, hvilket er vigtigt for dem. De borgere som er utilfredse med løsningen, er borgere som har oplevet at der har været problemer med døren, ift. at den har været svær at åbne, eller at medarbejdere bliver nødt til at banke meget hårdt for at komme ind. Der er et par enkelte borgere som har oplevet at deres dør har stået ulåst når medarbejderne er gået, udfoldes i afsnittet omkring oplevet tryghed. 18 16 14 12 Utilfreds 19% 10 8 6 4 2 Ligelad 22% Tilfreds 59% 0 Tilfreds Ligelad Utilfreds 8 - Er borgeren tilfreds med e-nøglen? n=27 FORETRUKKEN LØSNING Langt størstedelen af borgeren er indifferente om det er traditionelle nøgler vs. elektroniske nøgler, som medarbejdere bruger når de skal ind. De borgere som foretrækker hhv. traditionelle nøgler og elektroniske nøgler relaterer i høj grad til en enten øget eller reduceret oplevet tryghed, omtales nedenfor. 15

16 14 12 10 8 6 4 Elektroniske nøgler 30% Traditionelle nøgler 15% 2 0 Traditionelle nøgler Ligelad Elektroniske nøgler Ligelad 55% 9 - Hvad foretrækker borgeren at vi bruger, når vi skal låse os ind hos dem? n=27 OPLEVET TRYGHED For langt de fleste borgere har det ingen betydning om det er den ene eller anden måde medarbejderne får adgang til dem. De borgere som oplever en øget tryghed, giver udtryk for at de synes det er rart at vide at flere forskellige medarbejdere vil have mulighed for at komme ind til dem, hvis der opstår en akut situation. Medarbejderne skal ikke først hente en nøgle, de kan bare gå ind. Umiddelbart nævner borgerne ikke de store bekymringer om fysiske nøgler som medarbejdere potentielt mister. Omvendt siger de borgere som oplever en reduceret tryghed, at det netop er det at der er flere medarbejdere der vil kunne komme ind, som gør dem mere utrygge. Det vil formentlig være muligt at overkomme denne bekymring, hvis medarbejdere, gentagende gange informerer borgerne omkring løsningen. 18 16 14 12 10 8 6 4 2 Nej 11% Ligelad 63% Ja 26% 0 Ja Ligelad Nej 10 - Er borgeren mere tryg ved at medarbejdere låser sig ind med elektroniske nøgler frem for almindelige nøgler? n=27 16

KONKLUSION Overordnet har arbejdet med elektroniske nøgler for flere medarbejdere været en god oplevelse, som giver dem et mindre behov for håndtering og koordinering omkring nøgler. Det har ikke været muligt at teste elektroniske kørebøger pga. tekniske udfordringer i KK. Medarbejdere giver overordnet udtryk for: At de generelt er tilfredse med elektroniske nøgler. At arbejdsgange omkring at banke på døre er uhensigtsmæssig. At der indledningsvis er behov for nogen justering af låse hos borgerne. At der er bekymring omkring ændring af arbejdsgange ved brug af kørebøger, særligt ift. vidensdeling. Borgere giver overordnet udtryk for: At de er tilfredse med de elektroniske låse, løsningen fungerer fint og medarbejdere kan let komme ind til dem, hvilket er vigtigt for dem. At det generelt ikke har den store betydning, om det er den ene eller anden måde medarbejderne får adgang til dem. ANBEFALINGER TIL FREMTIDIG BRUG AF TEKNOLOGI Medarbejdere har tilkendegivet følgende forbedringsaspekter og/eller opmærksomhedspunkter: At processen med at banke på skal håndteres/elimineres. At håndtering af nærliggende processer, herunder særligt post og skrald skal indtænkes ved opsætning ift. medarbejderes arbejdsgange. At medarbejdere involveres i arbejdsgruppe/er ift. ændrede arbejdsgange ved implementering af elektroniske kørebøger. Københavns Kommunes synspunkt Afprøvningen har vist, at elektroniske nøgler giver mulighed for at understøtte arbejdsgange omkring borgeradgang, således at medarbejdere ikke i samme omfang skal håndtere borgeres nøgler. Afprøvningen har endvidere vist at der er en række forhold omkring målgruppen som er vigtige at forholde sig til ift. en yderligere implementering, det være sig boligforeninger, håndtering af post og skrald. PERSPEKTIVERING Business case Teknologien giver mindre gevinster ved mindre håndtering af fysiske nøgler i det daglige, hvilket business cases fra fx Markedsmodningsfonden har påvist, men det er specielt i sammenhæng med elektroniske kørebøger at der ses størst potentialer ift. at hente gevinster. Teknologien er primært medarbejderrettet, og er ikke en teknologi som henvender sig til borgerne, her skal den bare fungere så de kan komme ind og ud af døren som de altid har gjort med deres fysiske nøgler. Derfor er der umiddelbart ingen kvantitative gevinster at hente ift. borgerne. 17

Erfaringer fra andre projekter Der er kendskab til, og været dialog med en række andre kommuner på tværs af Danmark. Der har yderligere været feltbesøg ved 4 forskellige kommuner ift. brug af forskellige nøglesystemer, specifikt, Roskilde, Lyngby, Ballerup og Brøndby Kommune. Resultatet af feltbesøgene har vist at der ikke er en løsning som har det hele, men at der er fordele og ulemper ved de forskellige løsninger. BILAG Bilag 1 VTV Operationel Indsamlingsredskab Enøgler Bilag 2 Business Case Ekamove V001 18

KONTAKT Dorthe Solgaard Pedersen Projektchef KØBENHAVNS KOMMUNE Socialforvaltningen Enheden for Velfærdsteknologi Bernstorffsgade 17 1592 København V Tlf.: 23 69 58 72 E-mail: ba3c@sof.kk.dk Hjemmeside: http://socialveltek.kk.dk/ 19