Organisering og projektliggørelse - KY og KSD en del af en ny fremtid Kim Nielsen Ranch Programleder 25. november 2014
Hvem er jeg? Porteføljeleder Programleder Projektleder
Dagsorden Kort om Herning Kommune Organisering og styring (Governance) Programledelse af monopolbruddet Interessenter, forandringer og praktisk forberedelse Spørgsmål og dialog
Kort om Herning Kommune Areal på 1.322 km 2 86.842 indbyggere (2014) Ca. 8.500 kommunalt ansatte Borgmester, Lars Krarup Kommunaldirektør, Lone Lyrskov Forvaltningsstruktur med 5 forvaltninger Teknik og Miljø Børn og Unge By, Erhverv og Kultur Social, Sundhed og Beskæftigelse Økonomi, Personale og Borgerservice
Organisering og styring (Governance)
Ny organisation Koncern IT IT Chef Poul Venø Kim Larsen Service- og arkitekturplatform IT ledelse Poul Venø, Henning Olsen, Helge Viinberg Rasmussen, Hans J. Jensen, Anders Kjær Kim Nielsen Ranch Programleder for Digitalisering Anders Kjær Tek. afdelingsleder Koordinering Teknik og udvikling Henning Olsen Konsulent og Support Leder Mikael Korsgaard Server VM Ware Og Notes Jens Erik Poulsen Netværk og IPT Michael Hessel Driftscenter for Børn og Læring Kim Nørager Nielsen Service Desk Gurli Nielsen Teknisk Support Projekt- og forretnings konsulenter Ole Schultz Preben Grube Poul Larsen Thomas Kruse Claus Pedersen Goran Vidovic Anders Pårup Thomas Bak-Jensen Jens Schjøtler Jensen Flemming Øst Allan Hansen Casper Appelon Jensen (Elev) Allan Lassen Bjarne Græm Bo Møller Per Pasfall Flemming Jensen Tina Østergaard Poul Frandsen Lene Meyer Torben Broxgaard Jacob Nørremark (elev 1. sept.) Kenneth Nymand Sneum Cathrine Bie Pedersen Søren Søgaard Anne Marie Eriksen Ulrik Skousbøll Christensen Eva Maria Schou
Digitale Styregrupper Porteføljestyring Ca. 100 projekter/programmer Fokus på 10 vigtigste projekter/ programmer i hver styregruppe Direktion Styregruppe for Digital Forvaltning Programmer: Digitalisering Monopolbrud ESDH? BEK T&M B&U SSB OPB IT strategigruppe Superbrugere. IT strategigruppe Superbrugere. IT strategigruppe Superbrugere. IT strategigruppe Superbrugere. IT strategigruppe Superbrugere. * BEK: By, Erhverv og Kultur T&M: Teknik og Miljø B&U: Børn og Unge SSB: Social, Sundhed og Beskæftigelse OPB: Økonomi, Personale og Borgerservice
Programledelse af monopolbruddet
Hvorfor er det nu..? Visionen er????? 80 % af sagsbehandlerne på et område skal opleve lettelser i deres arbejde Prisfald på 25 % i forhold til nuværende priser på KMD s løsninger
Derfor har vi valgt en programtilgang Hvordan vælger du om noget skal være et program eller et projekt? Kilde: Model udgivet af Digitaliseringsstyrelsen
Derfor har vi valgt en programtilgang Hvad kan et program, som projekter ikke kan? Programmer Projekter Tænke i helheder Tilpasse og opsamle læring på tværs Sikre økonomisk overblik og gevinster på tværs Ledelse som har fokus på styring af afhængigheder Sikre optimal brug af ressourcer på tværs af projekter Tænke nedefra og op og med fokus på nære leverancer Mere veldefineret omfang, start og sluttidspunkt Fokus på det enkelte projekts økonomi og gevinster Ledelse som har fokus på aftalt økonomi, tid og kvalitet Fokusere på udnyttelse af egne ressourcer
Derfor har vi valgt en programtilgang Se og tænke i helheder Sikre økonomisk overblik og gevinster på tværs Ledelse som har fokus på styring af afhængigheder Sikre optimal brug af ressourcer på tværs af projekter Tilpasse og opsamle læring på tværs Teknisk Mange systemer, afhængigheder og snitflader Organisatorisk Impact på ca. 600-800 forskellige brugere Procesmæssigt Udokumenterede arbejdsgange Ressourcer - Mange af de samme ressourcer går igen i de enkelte projekter og i driften
Programleder hvad vil det sige? Hvad er min rolle som programleder? Sikre tværgående ledelse og styring af projekter sker på tværs Sikre sammenhænge til eksisterende systemer og systemoverblik Sikre kommunikation af vision, strategi og retning for projekter i programmerne Sikre koordination og fremdrift sker i projekterne Sikre balancering og prioritering af ressourcer (økonomi og man power) Sikre fokus på gevinster og fokus på gevinstrealisering Sikre fokus på reduktion og imødegåelse af risici Sikre projektledere i programmets projekter har optimale vilkår
Vi har gennem det sidste år primært haft fokus på FORankRINGSopGAVEN
Programorganisation Programstyregruppe Programejer Poul Venø Programleder Kim Nielsen Ranch Business Change Managers Ellen Dissing, Karin Locander, Steen Brokær, Pernille Schaltz, Henning Olsen Strategisk retning / støtte projekter Sikre forandringer i forretningen Styregruppe Støttesystemer Styregruppe SAPA Styregruppe KSD Styregruppe KY Projektleder Kim Nielsen Ranch Projektleder Eva Maria Schou Projektleder Peter Sønderby Projektleder Peter Sønderby Projektleverance Projektgrupper / arbejdsgrupper Projektleverance Projektgrupper / arbejdsgrupper Projektleverance Projektgrupper / arbejdsgrupper Projektleverance Projektgrupper / arbejdsgrupper Projektmiljø
Programorganisation Program- og projektstøtte Projektkontor Program- og projektledelse Redskaber som fx Planlægning Procesafdækning Business Case Interessentvaretagelse Risikostyring Procesunderstøttelse M.m.. HR Ansættelse og uddannelse Forandringshåndtering Koncern Økonomi Budgettering og styring Gevinstrealisering Indkøb, udbud og forsikring Kontrakthåndtering Krav i udbud Koncern IT IT arkitektur Systemoverblik Programniveau Projektmiljø Støttesystemer SAPA KY KSD X1 X2
Programorganisation Programstyregruppe Programejer Poul Venø Programleder Kim Nielsen Ranch Business Change Managers Ellen Dissing, Karin Locander, Steen Brokær, Pernille Schaltz, Henning Olsen Programkoordineringsgruppen Strategisk retning / støtte projekter Programleder+Projektledere+støttefunktioner Styregruppe Støttesystemer Styregruppe SAPA Styregruppe KSD Styregruppe KY Projektleder Kim Nielsen Ranch Projektleder Eva Maria Schou Projektleder Peter Sønderby Projektleder Peter Sønderby Projektleverance Projektgrupper / arbejdsgrupper Projektleverance Projektgrupper / arbejdsgrupper Projektleverance Projektgrupper / arbejdsgrupper Projektleverance Projektgrupper / arbejdsgrupper Projektmiljø
KY - projektorganisation Godkender projektgrundlag, udpeger og godkender styregruppe og projektleder Projektejer Bente Hjorth Leder af sociale ydelser og integration Styregruppe Bente Hjorth (formand), Peter Sønderby Projektejer er formand og leder styregruppen. Beslutter/godkender projektbeskrivelse, ressourcer, tidsplan og kvalitet samt faser Ansvarlig for projektledelse, planlægning, koordinering af arbejdsproces, styring af kvalitet, tid og ressourcer (iht. projektrammer) Projektleder Peter Sønderby Ledere kontanthjælp Arbejdsgrupper løser arbejde / opgaver indenfor de specifikke områder de er nedsat til at varetage Projektgruppe Peter Sønderby (formand) Lone Jensen, Helle Møller Ladefoged Permanent nedsat gruppe, som skal koordinere / planlægge / sikre, at arbejdet udføres og leverancerne leveres. Arbejdsgruppe: xxxx Mangler afkklaring (formand) Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Arbejdsgruppe: xxxx Mangler afkklaring (formand) Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx
KSD - projektorganisation Godkender projektgrundlag, udpeger og godkender styregruppe og projektleder Projektejer Bente Hjorth Styregruppe Bente Hjorth (formand), Peter Sønderby Projektejer er formand og leder styregruppen. Beslutter/godkender projektbeskrivelse, ressourcer, tidsplan og kvalitet samt faser Ansvarlig for projektledelse, planlægning, koordinering af arbejdsproces, styring af kvalitet, tid og ressourcer (iht. projektrammer) Projektleder Peter Sønderby Gruppeleder sygedagpenge m.m. Arbejdsgrupper løser arbejde / opgaver indenfor de specifikke områder de er nedsat til at varetage Projektgruppe Peter Sønderby (formand), Helle Bareuther Permanent nedsat gruppe, som skal koordinere / planlægge / sikre, at arbejdet udføres og leverancerne leveres. Arbejdsgruppe: xxxx Mangler afkklaring (formand) Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Arbejdsgruppe: xxxx Mangler afkklaring (formand) Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx
Interessenter, forandringer og praktisk forberedelse
Interesse i programmet Interessenter set fra programmets side Interessenters indflydelse på programmet Lav (1) Mellem (3) Høj (5) Høj (5) Mellem (3) Journalister Slutbrugere Chefgruppe BOU Chefgruppe SSB Koncern IT Systemejer Programkoordineringsgruppe Projektledere Projektstyregruppe Afd. ledere Supebrugere Afd. Koncern IT drift Afd. Koncern IT Service / udvikling Programejer Programstyregruppe Programleder Borgmester Direktion Lav (1) Medar. Kiggeadgang Borgerservice UDK Borgere Strategisk Chefforum Terminalområdeansvarlige Politisk niveau KOMBIT Leverandører
Involvering og forandringsforberedelse Involvering: Programstyregruppe Programejer Programkoordineringsgrp. IT styregrupper BOU / SSB chefgrupper Projektniveau / projektledere Involveres / status kvartalsvis Dialog og opfølgning månedsvis Månedlige 2 timers møder (bl.a. status, fremdrift, udfordringer) Roadtrip fokus på hvad er? hvornår sker? hvem gør/skal? Roadtrip fokus på hvad er? hvornår sker? hvem gør/skal? Især fokus på forandringsdelen Aktivitetsfokus (brugerafdækning, procesafdækning, systemoverblik, snitflader, kontrakter og økonomi mv.)
Involvering og forandringsforberedelse Forandringsforberedelse: Programmet har haft fokus på at udvælge deltagere og organisation (struktur og personer) Program og projekter kommunikerer, at der en vis form for usikkerheder lige nu (løsninger skal udvikles) Programmet begynder at have fokus på at fortælle, at det er transition (forandring): Hvad kontanthjælps- og sygedagpengeområdet kan i dag til hvad det kan i fremtiden (fx mere automatisering og selvbetjening -> og hvad betyder det for løsning af opgaver og borgerkontakt). HR og programkoordinering arbejder på at involvere centrale interessenter i at medvirke til at definere og forstå forandringen (starter med programstyregruppen) og hvilken forandring vi ønsker: Hvad er leverancerne i projekterne? Hvilke forandringer kan programmet / projekterne bidrage til? Hvilke gevinster kan programmet / projekterne bidrage til?
Udfordringer lige nu i Herning Kommune At få sammenspillet, roller og ansvar helt på plads (løsning - inspiration fra MSP inddrages) Fx status- og rapporteringsrutiner At få et billede af, hvilken forandring vi ønsker at skabe med monopolbruddet (blueprint gevinstoverblik delvis løsning: Hjælp at hente i KOMBIT materialer) At få interessentvaretagelse og kommunikation strømlinet At få forretningen til at forstå det ikke kun er et IT-system vi implementerer, men en forandring af måden fagområderne SKAL løse opgaverne på og LEVERE service på Monopolbruddet udløser lokale projekter med betydning for programmet Foranalyse af bruger- og medarbejderstyring betydning for støttesystemer og derefter SAPA, KY og KSD
Spørgsmål og dialog Tak for jeres tid Kim Nielsen Ranch Programleder E-mail: LinkedIn: itukr@herning.dk http://dk.linkedin.com/in/kimnielsenranch Mobil: 2960 7034 25. november 2014 Koncern IT