IT-strategi og ROI baseret på IT
Indhold Udarbejdelse af en IT-strategi Udarbejdelse af en ROI-case til ledelsen (business case) Praktisk eksempel på Case forløb 10-05-2012 EG Copyright 2
Faser i udarbejdelse af en IT-strategi 1. Udvikling af IT-strategi Link til virksomhedens strategi Hvad vil vi som virksomhed? 2. Planlægning af ITstrategi Hvad vil vi opnå med IT-strategien? Målsætninger, succeskriterier 3. Udarbejdelse af del-mål Involvering af organisationen Del-strategier for hvert område 4. Planlægning af indsatsområder Operationelle aktiviteter / projekter Handlingsplan for IT-strategiens udførelse 5. Opfølgning på strategi implementering Igangsætning af IT-projekter og aktiviteter jf. startegien Målepunkter på gennemførelse af IT-strategien 6. Evaluering af strategien Evaluering af gennemførte projekter og aktiviteter Korrektion af strategien 08-05-2012 EG Copyright 3
Hvad er strategien for virksomheden? I forhold til virksomhedens strategi overvejes følgende: Hvor er virksomheden på vej hen? Hvad er virksomhedens strategi? Hvor ligger væksten? Hvor er forbedringsområderne og stiller det krav til IT? Hvilke udfordringer skal løses? Hvilke mål skal nås? Hvilke sammenhænge skal der være mellem de forskellige forretningsenheder? (og IT-løsninger?) 1. Udvikling af IT-strategi Link til virksomhedens strategi Hvad vil vi som virksomhed en 4
Eksempler på strategiske målsætninger og krav til IT-strategien: Implementering af konsignationslager hos stor kunde Nye værktøjer for disponering (funktionalitet) Nye processer IT-integration til kunden Nyt datterselskab i udlandet Etablering af ny ERP løsning i pågældende land Intercompany? Teknisk setup Support 24/7 grundet nyt selskab i USA Serviceaftaler med leverandør Ny IT-organisering Nyt teknisk setup der giver sikkerhed 2. Planlægning af IT-strategi Vil vi opnå med IT-strategien? Målsætninger, succeskriterier Reduktion af IT-omkostninger med 10% Standardisering af driftsmiljø og processer (TCO) Fra in-house til ekstern viden Andet teknisk setup 10-05-2012 EG Copyright 5
Del-elementer og mål i en IT-strategi Strategi Strategi for virksomheden Forretningsudvikling Vækst IT-strategi IT-strategi Med link til virksomhedens strategi Konkrete projekter / opgaver der understøtter virksomhedens strategi Del-mål (IT-strategi) Del-mål som en del af IT-strategien IT-setup og teknisk platform (f.eks. hosting og cloud) Sikkerhed og oppetid ERP (leverandør, support, evt. centrale moduler, indhold i løsning) Applikationsstrategi (hvilke løsninger er godkendte) Organisering (in-house viden, eksterne konsulenter)... 3. Udarbejdelse af del-mål Involvering af organisationen Del-strategier for hvert område 10-05-2012 EG Copyright 6
Del-strategier resulterere i konkrete handlingsplaner og aktiviteter Del-mål fra strategien Roadmap for implementering (projekter og aktiviteter) Projekter til afklaring (forretningsprojekter og IT-projekter) E-faktura mv. E-faktura mv 4. Planlægning af indsatsområder BlackBerry Office 2010 IntraNote v.11 SharePoint Operationelle aktiviteter / projekter Handlingsplan for IT-strategiens udførelse Hosting Leverandør Infrastruktur Rækkefølge Organisatoriske ændringer Microsoft Dynamics AX 2012 CRM Teknologisk Spring Virtuel servermiljø Iwindows 7 UPS Netværk Citrix Exchange
Implementering og opfølgning på strategien Implementering af IT-projekter Opfølgning på hvert projekt i forhold til del-mål og roadmap Løbende evaluering af projektforløb og -succes Korrektion af roadmap og ITstrategi ud fra implementering af IT-projekter I forhold til hvert projekt 1. Udarbejdelse af Business case (projektafklaring) 2. Sikre fokus på forretningsmæssige mål og gevinster 3. Ejerskab ud i forretningen 4. Sikre gevinstrealisering 5. Opfølgning på strategi implementering Igangsætning af IT-projekter og aktiviteter jf. startegien Målepunkter på gennemførelse af IT-strategien 6. Evaluering af strategien Evaluering af gennemførte projekter og aktiviteter Korrektion af strategien 10-05-2012 EG Copyright 8
Indhold Udarbejdelse af en IT-strategi Udarbejdelse af en ROI-case til ledelsen (business case) Praktisk eksempel på Case forløb 10-05-2012 EG Copyright 9
EG Copyright 2012 10
Anvendelse af en business case som ledelsesværktøj Business casen som beslutningsstøtte Business casen som supplerende styringsgrundlag i it-projektet 11 EG Copyright 2012
Målsætninger for projektet For alle projekter bør følgende afklares: Hvorledes kobles projektet sammen med øvrige målsætninger og fokus i virksomheden? Hvilke sammenhænge skal der være mellem de forskellige forretningsenheder? Hvilke udfordringer ønskes løst med projektet? Hvilke indsatsområder skal optimeres? Hvilke gevinster skal høstes igennem projektet? Hvilket ejerskab skal sikres i forretningen for projektet? Hvem er interessenter, og hvorledes skal de inddrages? EG Copyright 2012 12
Succeskriterier Hvornår er projektet en succes? Hvad oplever brugerne, direktionen, leverandøren som succes? Hvordan kommunikeres succeskriterier i forhold til organisationen og leverandøren? Udfordringer: Alt for mange virksomheder erklærer projektet for afsluttet længe før det er en succes... (ofte ved idriftsætning) Få (ingen) leverandører er bekendt med projektets succeskriterier... (derfor levering af et it-projekt) EG Copyright 2012 13
Fakta analyser til understøttelse gevinsthypoteser Ordre Plukning Forsendelse Modtagelse af betaling Administrativ effektivitet. (ressourcer) Antal ordrelinjer pr. ansatte Antal ordrelinjer pr. ansatte Antal ordrelinjer pr. ansatte eller Antal Kolli pr. ansatte Antal posteringer pr. ansatte Tidsforbrug (gennemløbstid) Gennemløbstid= Aktiv tid+ Ventetid Gennemløbstid= Aktiv tid+ Ventetid Gennemløbstid= Aktiv tid+ Ventetid Gennemløbstid= Aktiv tid+ Ventetid Omkostninger DKK pr. ordrelinje DKK pr. ordrelinje DKK pr. ordrelinje eller kolli DKK pr. postering Kvalitet Antal fejlregistreringer Antal fejlplukninger Antal fejlforsendelser Antal fejlposteringer Gevinsthypoteser beregnet ud fra ovenstående og derved skab værdi EG Copyright 2012 14
Forenklet eksempel - gevinsthypotese Succeskriterium: Reduktion af plukfejl på lageret Mål: fejlpluk fra 7% af ordrer til 2% af ordrerne Nuværende fakta: - 8 personer i pluk og forsendelse - 120 pluk pr. dag / 30.000 pluk årligt - Gennemsnit 9 plukfejl pr. dag - Ét pluk koster 75,- kr. pr. pluk (tid) - Én plukfejl koster 2.750,- kr. (varer retur, ny varer af sted) Fremtidige fakta målepunkter for gevinstrealisering: - 7 personer i pluk og forsendelse - 120 pluk pr. dag - Gennemsnit 2 plukfejl pr. dag Gevinstpotentiale: - 5 fejl pluk pr. dag i besparelse af 2.750,- kr. - Tidsbesparelse?? - Potentiale 2.750.000,- kr. i årlig gevinst. (2,7 mio. kr.) Kost: - 5 personer 2 dage pr. måned i 3 måneder 60.000,- kr. - Investering i it - Stregkoder 100.000,- kr. - Lokationsstyring 125.000,- kr. - Implementering 90.000,- kr. - Samlet kost 315.000,- kr. Return on investment (ROI): - 1½ måned. Indsats: 1) Optimering af plukprocessen og forsendelsesprocessen baseret på best practice. 2) Implementering af nye best practice-processer 3) Implementering af it-understøttelse af processen Stregkodeløsning Lokationsstyring Kvalitetstjek i systemet bekræftelse af rigtig ordrepluk Systemet blokere for færdiggørelse af ordre hvis forkerte varer plukket. 4) Opfølgning på proces og it-implementering Arbejdes der efter de nye best practice-processer Anvendes kvalitetstjek i systemet Realisering: - Hver uge foretages målinger af forbedringer i varepluk. - Følgende måltal skal nås: Start Test: Idriftsætning: +2. måneder +4 måneder 7% 6% 4% 3% 2% Forudsætninger: - Deltagelse af 4 medarbejdere fra lageret + lagerchef - Lagerchef tager ejerskab - Logistikdirektør har fokus på projektet EG Copyright 2012 15
ROI-beregning Gevinster fra gevinsthypoteser (også bløde gevinster) Få gevinsterne bekræftet af de ansvarlige (sign on) Kost afsat i generelle tal Indregnet kost for interne ressourcer samt kost for drift år 1-3 EG Copyright 2012 16
EG Copyright 2012 17
Indhold Udarbejdelse af en IT-strategi Udarbejdelse af en ROI-case til ledelsen (business case) Praktisk eksempel på Case forløb 10-05-2012 EG Copyright 18
Praktisk case forløb hos Ecco... Case: IT-afdelingen havde igennem 1½ år forsøgt at få godkendt investering i Collaboration tools (løsning til at arbejde sammen i real-time)! Valget stod mellem Notes (kørende platform) og Microsoft! Argumenterne for valg af platform var tekniske bl.a. i form af performance, integrationer, standardarder, teknologier m.m.! Status: Ledelsen forstod ikke argumenterne, kunne ikke se potentialet og satte derfor ingen projekter i gang... IT-afdelingen forsøgte til uendelighed at forklare behovet... 10-05-2012 EG Copyright 19
Praktisk case forløb hos Ecco... Forløb: Mål: Der blev udarbejdet en business case der satte fokus på målsætninger og forretningsmæssig gevinst Mulighed for integreret samarbejde på tværs af lokationer in real-time Gevinst: Sparet ressourcer xxx Real-time beslutninger yyy... 10-05-2012 EG Copyright 20
Praktisk case forløb hos Ecco... Efter godkendt business case blev gennemført en forretningsanalyse med fokus på forretningsmæssige gevinster ved collaboration tools. Resultat efter endt forretningsanalyse: stor tilfredshed i ledelsen fælles kommunikation i projektet IT-afdelingen fik godkendt investering ledelsen realiseret en gevinst potentiale grundlag og værktøjer for projekter 10-05-2012 EG Copyright 21
10-05-2012 EG Copyright 22
Evaluering Lenovo Think Pad Tablet 10" skærm og 64GB harddisk. Android 3.1 styresystem med indbygget kamera på forside og bagside, WiFi, Bluetoth og 3G 10-05-2012 EG Copyright 23