Ollerup - Vester Skerninge - Ulbølle Fjernvarme A.M.B.A REFERAT Bestyrelsesmøde nr. 12 den 1. marts 2016 kl.15 til 18 Mødet blev holdt på Idrætsefterskolen Ulbølle med følgende dagsorden: Deltagere: Erik Stoumann, Rudi Kragh, Martin Andersen, Per Bach, Mogens Find, Hanne Nylev, Anne Clausen Afbud: 1. Godkendelse af referat Godkendt 2. Meddelelser fra formanden: 2.1. ES og RK har d. 9. februar 2016 holdt et godt møde med Uffe Strandby, Gymnastikhøjskolen. FU besøger Gymnastikhøjskolen den 1. marts og laver et oplæg til en mulig tilslutning. Vil blive forelagt på næste møde. Ollerup Efterskole har takket nej til et møde for tilslutning af den eksisterende skole, men vi får et møde vedr. tilslutning af den nye koncertsal. Den frie Lærerskole og Friskolerne kontaktes snarest. Godt møde med Gymnastikhøjskolen d. 1. marts. Særlig opmærksomhed på udgifter i forbindelse med udmelding. Den præcise jura skal undersøges. 2.2. For at komme med bemærkninger til Projektforslaget i høringsperioden har Nature Energy ansat det rådgivende ingeniørfirma, Niras til at gennemgå forslaget. Foreløbig har de haft en række spørgsmål til projektet vedr. anlægspriser o. l. Det har FU besvaret overbevisende. Høringen slutter tirsdag den 1. marts og jeg har bedt kommunens sagsbehandler og at orientere om eventuelle henvendelser så snart som muligt. Foreløbig melding viser meget få indvendinger. FU læser alt igennem og vil gennemgå svarene for bestyrelsen på et ekstraordinært bestyrelsesmøde på fredag d. 4. marts kl. 14:00 15:00. FU udsender skriftligt materiale ud til bestyrelsen senest torsdag aften kl. 18:00. Herefter kan bestyrelsen komme i dialog med kommunen.
2.3. Arbejdsgruppen vedr. kommunikation, hvervekampagne og beregneren har haft en række møder. Her har vi konstateret, at gruppe er blevet stor og udgør over halvdelen af bestyrelsen. Ud over selve arbejdet har vi drøftet, at vi skal være opmærksomme på, at bestyrelsen ikke bliver hægtet af. Ønsker bestyrelsen at få referater fra disse møder? PB udsender referater fra arbejdsgruppemøderne til alle i bestyrelsen. 3. Til godkendelse: 3.1. Budgetoplæg. Mogens Find har udarbejdet et oplæg med talmateriale fra FU og vores egen oversigt over skyldig beløb, når projektet går i gang. Budgetoplæg gennemgås og godkendes til fremlæggelse på generalforsamlingen../. Bilag vedlagt MF gennemgik budgetoplæg. Godkendt med ganske få rettelser. Nyt budgetoplæg med rettelserne udsendt af MF. 3.2. På generalforsamlingen skal der vælges en revisor. ES havde lagt op til en fælles drøftelse med et par firmaer for at høre om et muligt samarbejde. Afklaring skal være færdig til generalforsamlingen. Da vi ikke får et driftsregnskab i 2016 eller i hvert fald meget begrænset besluttede vi på sidste møde, at det kunne være fornuftigt at fortsætte med den revisor (Erik Ø Wulff, Svendborg ), som vi har brugt til noget papirarbejde ved oprettelse af konto, og afvente evt. nyt valg på generalforsamlingen i 2017. Så har vi et bedre grundlag for at lave et udbud på revisorassistance. MF og ES har haft møde med Nicolai Groth Christensen fra Revisionsfirmaet Erik Ø Wulff. Vi fik en god drøftelse og firmaet tilbød at udføre revisionsarbejdet i 2016 for maks.15.000 kr. Vi vil foreslå, at Bestyrelsen indstiller Nicolai Groth Christensen fra Revisionsfirmaet Erik Ø Wulff til godkendelse på Generalforsamlingen. Bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen, at Nicolai Groth Christensen vælges som vores revisor. 3.3. Valg til bestyrelsen. Valgperioden for de nuværende medlemmer skal aftales og vi skal have en tilkendegivelse på, hvem der modtager genvalg. ES har kontaktet Kjeld Madsen, Ollerup og spurgt om han ønsker at stille op til valg. KM har lovet at melde tilbage inde 1-3-2016. Valgt for 2 år i 2015: ES RK MA PB Valgt for 1 år i 2015: MF Valgt som suppleanter i 2015: HN AC (Nu i bestyrelsen i stedet for MS og SH) AC ønsker ikke genvalg.
På valg for 2 år i 2016: MF HN + evt. Kjeld Madsen (er opfordret) + 2 suppleanter (forslag modtages gerne) 3.4. Beretning for 2015. ES har skrevet et forslag, der skal drøftes og godkendes../. Beretning vedlægges Beretning godkendt. 4. Til drøftelse/orientering: 4.1. Kontrakter med forbrugerne. Jeg har tidligere udsendt et stort paradigme fra Dansk Fjernvarme. Kontrakter og breve til kunderne var en del af dette, og jeg har indarbejdet forslag til rettelser. Herefter har vi: - Almindelige bestemmelser for fjernvarmelevering - Velkomstbrev til nye ejere - Velkomstbrev til nye lejere - Brev til ejer ved fraflytning af lejer Disse 4 dokumenter er "kontrakten mellem ejer af en bygning/bruger og fjernvarmeværket, og har erstattet tidligere begreber som andelsbeviser og kontrakter. De skal først være klar, når hvervekampagnen går i gang, men skal gennemdrøftes, også når den nye bestyrelse er sammensat../. 4 bilag vedlægges Diverse dokumenter blev gennemgået af ES. Skal gennemgås på ny, når den nye bestyrelse er valgt, som forberedelse til hvervekampagnen. 4.2. Tekniske bestemmelser FU kommer med bilag og gennemgår dette overordnet. Som det gælder for ovennævnte skal det først være klar til hvervekampagnen går i gang, men skal gennemdrøftes, også når den nye bestyrelse er sammensat. FU udleverede og gennemgik Tekniske Bestemmelser. Endelig udgave udsendes til alle i bestyrelsen med og uden vejledning. Skal genbehandles i den nyvalgte bestyrelse. 4.3. På mødet den 9. februar godkendtes takster for tilmelding, og vi har indarbejdet takster for fast bidrag og driftsbidrag i BEREGNEREN. FU kommer med beregning på kostpris for at tilslutte en ejendom samt hvilket dækningsbidrag en ekstra forbruger bidrager med. Det skal drøftes, hvor meget tilskud selskabet vil bidrage med for at få en ny forbruger, ligesom der skal drøftes fremtidig bidrag ved nye byggemodninger.
Endelig skal der også fastsættes forskellige gebyrer f. eks. rykker- lukke og åbningsgebyrer FU udleverede og gennemgik notat om kostpris og dækningsbidrag ved tilslutning af en ny bruger. FU anbefalede, at Fjernvarmeselskabet betaler stik, mens brugeren selv betaler alle indvendige ændringer og afmelding af gas m.v.. RK har lavet en oversigt over frameldingsbetingelser (er udsendt af RK), som evt. rettes af FU. En tydelig og let forståelig oversigt udarbejdes og skal være klar til mødet med ambassadørerne. 4.4. På sidste bestyrelsesmøde havde arbejdsgruppen fremlagt et oplæg til takster og "BEREGNEREN", som kan bruges i hvervekampagnen. BEREGNEREN BLEV overordnet godkendt med nogle få bemærkninger som: - Det nye logo skal indsættes (RK sender det til PB) - Der laves en omregner fra antal kr. til antal liter olie/m 3 gas i bunden af OMREGNEREN - PB kontakter FU for implementering af diverse diagrammer../. PB s forslag vedlægges og I kan prøve at indberette jeres egne tal og dermed finde jeres forventede udgift med fjernvarme. BEREGNEREN endelig godkendt. FU laver mere dybdegående fremtidskurver, som vil vises på side 2-3 på den færdige BEREGNER.
4.5. Hvervning af hjælpere til borgerkontakt for underskrivelse af kontrakter. Vi har tidligere aftalt, at bestyrelsen melder emner tilbage til ES, der herefter kontakter emnerne. Hvordan går det? Evt. nye borgerkontakter sendes til ES med angivelse af navn, adresse og e-mail. Der er brug for 8 personer i henholdsvis Ollerup, V. Skerninge og Ulbølle. Husk at overvej nye emner!!!./. foreløbig liste vedlægges Første møde med ambassadørerne + evt. særlig kritiske brugere afholdes i forlængelse af bestyrelsesmødet d. 5. april fra kl. 17:00 18:00. Invitation udsendes af ES. 4.6. Nyhedsbrev nr. 4 5. Evt. Rudi er i gang med at forberede dette. Indkaldelse til generalforsamling skal med i brevet. RK udsender inden 15. marts Nyhedsbrev nr. 4 sammen med Indkaldelse til Generalforsamling, Beretningen, Vedtægter og Budget 5.1. Næste ordinære bestyrelsesmøde er planlagt til tirsdag d. 5. april fra 15:00 17:00 på Idrætsefterskolen Ulbølle. Når bestyrelsen konstituere sig efter generalforsamlingen kan der blive behov for en anden dato. 5.2. Ekstraordinært bestyrelsesmøde fredag d. 4. marts kl. 14:00 15:00 Mødet kan IKKE afholdes på Idrætsefterskolen besked om sted via mail fra ES.! Eneste punkt: Gennemgang af høringssvar. (se bilag fra FU torsdag aften) Ref. Per Bach Vedhæftet: 1. Sidste nye udgave af BEREGNEREN 2. Referat af afholdte ARBEJDSGRUPPEMØDER