Jobcenter Esbjerg Annoncering Opgave vedrørende kontakt- og aktiveringsforløb for ledige LVU ere 2012 Betingelser og kravspecifikation
Betingelser side 2 af 16 Betingelser 1. Indledning Jobcenter Esbjerg ønsker ved annoncering at udbyde kontakt- og aktiveringsforløb for ledige langvarigt uddannede (LVU ere) til varetagelse af anden aktør. Annonceringen af udbuddet sker i henhold til lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jævnfør lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 (Tilbudsloven). Udbuddet er omfattet af Bilag 2B i udbudsdirektivet og derfor undtaget fra krav om formel gennemførelse af udbud i følge direktivets bestemmelser. 1.1 Annonceringsmaterialets bestanddele Materialet består af to dele: 1. Annonceringsmaterialet med Jobcenter Esbjergs beskrivelse af betingelser og kravspecifikation 2. En tilbudsskabelon, som tilbudsgiver skal skrive sit tilbud ind i. Tilbudsskabelonen er at forstå som en liste med de spørgsmål, som Jobcenter Esbjerg ønsker besvaret for at kunne vurdere tilbuddet. Sidst i skabelonen findes en side til angivelse af pris samt til underskrift 1.2 Målgruppe forløb Udbuddet omfatter samtlige jobklare ledige LVU ere, dvs. både dagpengemodtagere og kontanthjælpsmodtagere og både under og over 30 år. Tilbudsgiver skal kunne gennemføre kontakt- og aktiveringsforløb for alle ledige i målgruppen. Tilbudsgiver kan ikke begrænse sit tilbud til kun at omfatte dele af målgruppen. Geografisk afgrænses dette udbud til Esbjerg Kommune. Målgruppen skønnes i gennemsnit at omfatte omkring 50 ledige. Heraf er ca. to tredjedele over 30 år. Tilbudsgiver skal som minimum kunne håndtere 70 ledige. Jobcenter Esbjerg ønsker at indgå aftale med én leverandør om varetagelsen af kontaktog aktiveringsforløbet i perioden fra 1. oktober 2012 til 31. december 2014 med mulighed for forlængelse i op til 2 gange et år. Jobcentret giver besked om eventuel forlængelse af aftalen senest 8 uger før periodens udløb. Jobcenter Esbjerg vil henvise den samlede gruppe af ledige LVU ere til anden aktør ved periodens start den 1. oktober 2012 eller så hurtigt derefter, som det administrativt kan lade sig gøre. Derefter vil der løbende blive henvist nyledige. Jobcenter Esbjerg kan ikke garantere et mindste antal deltagere. 1.3 Pris Tilbudsgiver skal give tilbud på én samlet pris i danske kr. ekskl. moms pr. deltager i 52 uger. Den tilbudte pris pr. deltager er gældende uanset antallet af deltagere. Den tilbudte pris skal dække samtlige omkostninger, som tilbudsgiver måtte have i forbindelse med gennemførelsen af kontakt- og aktiveringsforløb for én person i 52 uger, herunder udgifter til køb af kurser samt udgifter til eventuel tolkebistand. Anden aktør
Betingelser side 3 af 16 skal dog ikke finansiere tilskud til ansættelse med løntilskud, voksenlærlinge, mentor samt særlige hjælpemidler. Der vil ikke ske pristalsregulering af leverandørens priser i den ovenfor nævnte aftaleperiode. Ved en eventuel forlængelse af aftalen reguleres prisen på baggrund af udviklingen i nettoprisindekset offentliggjort i Danmarks Statistik Pristilbuddet anføres i tilbudsskabelonen. 1.4 Krav vedrørende tilbudsgiver Den tilbudsgiver, som måtte få opgaven tildelt, får status af anden aktør, og får derved overladt at udfører myndighedsopgaver, jævnfør lov om en aktiv beskæftigelsesindsats 4 b (Jfr. lovbkg. nr. 710 af 23.6.2011). Det er et krav, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med at varetage beskæftigelsesindsatsen for den specielle målgruppe, som LVU erne udgør. Tilbudsgivers erfaringer m.v. indskrives i tilbudsskabelonen. Tilbudsgiver skal acceptere eventuelle nødvendige tilpasninger som følge af ny ændret lovgivning, nye byrådsbeslutninger o. lign. Det er en betingelse, at tilbudsgiver vedstår sit tilbud til og med den 31. januar 2013. Der må ikke anvendes underleverandører uden Jobcenter Esbjergs godkendelse. 2. Proces for udbudsforretningen 2.1 Frist for aflevering af tilbuddet Tilbud skal være Jobcenter Esbjerg i hænde senest: mandag den 16. juli 2012 kl. 12 00 Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid. Enhver forsinkelse er Jobcenter Esbjerg uvedkommende. Alle tilbud, som kommer senere end den fastsatte tidsfrist, vil blive afvist som ikke konditionsmæssige. Tilbud, der indkommer for sent til de anførte adresser (punkt 2.3), bedømmes som ikke konditionsmæssige og returneres uåbnede. Alle udgifter, som tilbudsgiver måtte have i forbindelse med tilbuddet, er Jobcenter Esbjerg uvedkommende. Det gælder også, hvis Jobcenter Esbjerg måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen. 2.2 Tilbuddets disposition tilbudsskabelon Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af tilbud benytte og udfylde tilbudsskabelonen. Tilbudsskabelonen er overordnet ser opdelt i de afsnit, Jobcenter Esbjerg ønsker besvaret, og opdelingen svarer til de udvælgelseskriterier, tildelingskriterier samt pris, som vil indgå i vurderingsfasen (jævnfør afsnit 3). Det er angivet med * (asterisk), hvor i tilbudsskabelonen tilbudsgiver skal skrive. I det enkelte afsnit kan tilbudsgiver frit disponere sin beskrivelse, men det er væsentligt, at de ved det enkelte afsnit anførte spørgsmål besva-
Betingelser side 4 af 16 res. Tilbudsgiver skal indsætte sit navn på forsiden samt i sidefoden (også her angivet ved asterisk). Der skal skrives med den skrifttype, som asterisken er formateret med (Bortset fra forsiden og sidefoden er det: Book Antiqua, 11 punkt, sort). Farve accepteres udelukkende i plancher, diagrammer o. lign. Materialet må ikke være sammenhæftet eller indsat i mapper eller lignende. Tilbuddet skal være skrevet på dansk. Det er udelukkende tilbudsgivers beskrivelser i tilbudsskabelonen, der vil blive bedømt. Eventuelt vedlagt billedmateriale eller henvisninger til f.eks. hjemmesider og lignende vil ikke indgå i bedømmelsen af tilbuddet. Desuden frabeder Jobcenter Esbjerg sig, at tilbudsgiver vedlægger CV er for medarbejdere. 2.3 Adresse Tilbuddet kan sendes med post eller afleveres personligt. Tilbuddet skal sendes eller afleveres i en lukket kuvert/pakke, hvorpå tilbudsgivers navn og adresse tydeligt fremgår. Kuverten/pakken skal desuden tydeligt mærkes Tilbud LVU ere 2012/Jobcenter Esbjerg. Endelig påføres kuverten/pakken: Må ikke åbnes af postafdelingen. Tilbud, som sendes med post, skal sendes til: Jobcenter Esbjerg Torvegade 74 6700 Esbjerg Tilbud, som afleveres personligt, skal afleveres til: Informationen Jobcenter Esbjerg Exnersgade 33 6700 Esbjerg Tilbud skal fremsendes i 6 selvstændige og fuldstændige skriftlige eksemplarer. Mindst ét af de skriftlige eksemplarer skal være dateret og underskrevet (tilbudsskabelonens punkt 6). Desuden skal tilbuddet afleveres elektronisk på ét (og kun ét) USB-stick både som pdffiler og som word-filer. Tilbud kan ikke afleveres eller sendes på anden måde. 2.4 Skriftlige spørgsmål Der vil være mulighed for at stille skriftlige spørgsmål til annonceringsmaterialet. Spørgsmålene skal stilles på dansk og rettes til Victor Christensen, pr. mail vic@esbjergkommune.dk med emnet: Spørgsmål til LVU-udbud. Spørgsmål kan stilles frem til 2. juli 2012 kl. 12 00. Kun spørgsmål, som er afgivet inden dette tidspunkt vil blive besvaret. Alle spørgsmål og svar vil løbende blive offentliggjort på www.udbud.dk i anonymiseret form. Kun spørgsmål, som er stillet på den anførte måde, vil blive besvaret. Jobcentret kan, hvis det skønnes nødvendigt, justere på annonceringsmaterialet i perioden frem til den 3. juli 2012. Efter denne dato er annonceringsmaterialet endeligt.
Betingelser side 5 af 16 Det er op til tilbudsgiver selv løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden. 3 Vurderingsfasen Vurdering sker i to faser. Først vurderer Jobcenter Esbjerg tilbudsgivers egnethed i forhold til at kunne varetage kontakt- og aktiveringsforløb for et antal ledige LVU ere. Efter vurderingen af tilbudsgivers egnethed foretages en vurdering af tilbuddene fra de tilbudsgivere, som ikke er udelukket på grund af manglende egnethed. Tildeling sker overordnet ud fra tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 3.1 Udvælgelseskriterier vurdering af tilbudsgivers egnethed Udvælgelseskriterierne er de kriterier, som ligger til grund for Jobcenter Esbjergs vurdering af, om den enkelte tilbudsgiver findes egnet til at udføre opgaven. Ved vurderingen af, om tilbudsgiver er egnet til at gennemføre kontakt- og aktiveringsforløb, stiller Jobcenter Esbjerg krav om, at tilbudsgiver har dokumenterede erfaringer og kompetencer til at varetage indsatsen samt kendskab til det lokale arbejdsmarked (tilbudsskabelonens punkt 2). Det er en betingelse for tilbudsgivers egnethed, at der ikke er ubetalt forfalden gæld til det offentlige på 100.000 eller derover. Tilbudsgiver afgiver ved sin underskrift på tilbudsmaterialet erklæring om, at tilbudsgiver ikke har en sådan gæld. 3.2 Tildelingskriterier Tildelingskriterierne er de kriterier, som ligger til grund for Jobcenter Esbjergs vurdering af kvalitet og pris i tilbuddet. Blandt de egnede tilbud udgør besvarelserne i tilbudsskabelonens punkt 3 til 5 grundlaget for vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 3.3 Vægtning af tildelingskriterierne Tildeling ske ud fra følgende vægtning: Pris: 40 % Kvalitet i den tilbudte indsats over for ledige LVU ere: 50 % Tilbudsgivers interne procedurer: 10 % På tilbudsskabelonen er der under hver hovedoverskrift (punkt 3 og 4) oplistet en række spørgsmål, som Jobcenter Esbjerg ønsker besvaret. Ved bedømmelsen vil der blive lagt vægt på, at disse spørgsmål er besvaret fyldestgørende. 4. Forbehold og alternative tilbud Tilbudsgiver kan ikke anføre betingelser for at udføre opgaver, der hører til det udbudte kontakt- og aktiveringsforløb for ledige LVU ere. Tilbudsgiver kan ikke begrænse jobcentrets mulighed for at henvise en ledig omfattet af målgruppen til forløb, der bydes på.
Betingelser side 6 af 16 Tilbud, som indeholder forbehold, vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige. Tilbudsgiver kan ikke afgive alternative tilbud. 5. Behandling af tilbud Tilbuddene vil blive åbnet samlet umiddelbart efter afleveringsfristens udløb, kl. 12 00 den 16. juli 2012. Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen. Alle tilbud vil blive behandlet fortroligt af Jobcenter Esbjerg. Jobcenter Esbjerg anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før der er underskrevet aftaler for det udbudte forløb, og jobcentret forbeholder sig adgang til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen helt eller delvist. Rettidigt indkomne tilbud vil ikke blive tilbageleveret. Jobcenter Esbjerg påregner at indgå aftaler medio august 2012 med henblik på opstart af forløbet 1. oktober 2012.
side 7 af 16 1. Indledning 1.1 Rammerne for brugen af andre aktører i beskæftigelsesindsatsen Rammerne for udbuddet er den til enhver tid gældende beskæftigelseslovgivning, herunder lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (LAB) med tilhørende bekendtgørelser, herunder bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats, bekendtgørelse om andre aktører m.fl. samt lov om retssikkerhed og administration på det sociale område. Udbuddet er udarbejdet under følgende rammer: Andre aktørers indsats skal sikre, at de ledige hurtigst muligt kommer i job. Indsatsen skal give den ledige et klart jobfokus og sikre, at den ledige er aktivt jobsøgende med både faglig og geografisk mobilitet. Indsatsen skal derved medvirke til et øget arbejdsudbud Aktørerne skal gennemføre kontakt- og aktiveringsforløb for de ledige, som jobcentret henviser. Det betyder, at aktøren skal tilrettelægge og finansiere alle aktiviteter i indsatsen, både jobsamtaler og aktive tilbud, herunder køb af kurser. Aktørerne finansierer dog ikke løntilskud til virksomheder, der ansætter ledige med løntilskud, samt tilskud til mentor eller særlige hjælpemidler Der anvendes en gængs resultatafhængig betalingsmodel i dette udbud. 25 % af aflønningen udgør driftsbetaling, mens de resterende 75 % er resultatafhængig betaling. Sigtet er at opnå gennemsigtighed på markedet og sikre fokus på resultaterne i indsatsen. Betalingsmodellen indebærer, at andre aktører finansierer hele indsatsen, og betalingsmodellen skal skabe grundlag for, at de aktiviteter, som aktøren sætter i gang, altid er relevante i forhold til at bringe den ledige hurtigst muligt i beskæftigelse. 1.2 Indsatsen hos andre aktører De ledige henvises til andre aktører under dette tilbud for at sikre, at de ledige kommer hurtigt i job. Det er afgørende, at alle tiltag, som kan motivere og opkvalificere de ledige til at komme i job, tages i brug i indsatsen. Aktøren skal derfor tilrettelægge en jobrettet indsats, der omfatter både kontaktforløb og aktiveringsindsats. Indsatsen skal være tilpasset kravene til målgruppen. Aktørerne vurderer selv i samarbejde med de ledige, hvilket indhold, der er relevant for at få den ledige i job. Aktive tilbud skal så vidt muligt være rettet mod beskæftigelse inden for områder, hvor der er behov for arbejdskraft. 2. Målgruppe Dette udbud omfatter ledige med en lang videregående uddannelse (LVU), og det drejer sig dels om ledige, der modtager arbejdsløshedsdagpenge efter 55 i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v.( Jfr. lovbkg. nr. 838 af 4.7.2011), dels ledige, der modtager kontanthjælp efter 11 i lov om aktiv socialpolitik (Aktivloven Jfr. lovbkg. nr. 190 af 24.2.2012) alene på grund af ledighed. Definitionen af en lang videregående uddannelse følger Undervisningsministeriets definition dvs. det omfatter en erhvervskompetencegivende uddannelse af minimum 5 6 års varighed.
side 8 af 16 Denne definition i forhold til uddannelsesbaggrund gælder for både arbejdsmarkedsparate kontanthjælpsmodtagere samt modtagere af arbejdsløshedsdagpenge. Der vil være tale om jobklare ledige i matchkategori 1. Omfanget skønnes at ligge på omkring 50 kontakt- og aktiveringsforløb til anden aktør. Antallet kan svinge hen over året. Ledige dagpengemodtagere, der har ordinær beskæftigelse i 20 timer om ugen eller mere, vil ikke blive henvist til andre aktører under dette tilbud, da de ikke har pligt til aktivering. De unge i målgruppen (under 30 år) De unge LVU ere har som udgangspunkt kvalifikationerne til at komme i beskæftigelse, men mange i gruppen har dimittendstatus og mangler derfor reel erhvervserfaring inden for deres uddannelsesområde. I forhold til denne del af målgruppen er det vigtigt at fokusere på virksomhedsrettede aktiviteter, der kan tilføre den enkelte ledige relevant og nødvendig erhvervserfaring. Indsatsen skal have et klart jobfokus og samtidig sikre, at den ledige er aktivt jobsøgende med en faglig og geografisk mobilitet. Det er vigtigt at undgå, at ledigheden bliver langvarig, så de ledige mister kontakten til arbejdsmarkedet og risikerer, at deres kvalifikationer forringes. Derudover kan der være behov for, at der i indsatsen arbejdes med den enkelte lediges forståelse af eget arbejdsmarkedsperspektiv, som f. eks. at det første job skal ses som indgang til arbejdsmarkedet og derfor ikke behøver være drømmejobbet. Desuden er der ofte behov for, at den enkelte ledige får større fokus på og forståelse for egne kvalifikationer, der ligger udover det konkrete uddannelsesområde. De ældre i målgruppen (30 år og derover) De ældre LVU ere har som udgangspunkt kvalifikationerne til at komme i beskæftigelse. Dog har ledige LVU'ere i denne aldersgruppe har typisk forskellige ledighedsproblemer afhængig af uddannelsesbaggrund, forudgående beskæftigelsesanciennitet og alder. For nogle ledige med en lang videregående uddannelse kan der være tale om, at deres uddannelse og kvalifikationer ikke umiddelbart modsvarer arbejdsmarkedets krav. Nogle af disse ledige har uddannelsesretninger med en relativ høj ledighed, hvor det kan være vanskeligt at finde fodfæste på arbejdsmarkedet. Der er i denne del af målgruppen en relativt stor gruppe af arbejdsmarkedsparate ledige, som med en målrettet indsats kan bringes ind på arbejdsmarkedet i ordinær beskæftigelse. Der kan være behov for, at der i indsatsen hos anden aktør arbejdes med den enkelte lediges forståelse af eget arbejdsmarkedsperspektiv og evt. motivation, herunder i form af at styrke den lediges faglige og geografiske mobilitet. Indsatsen hos anden aktør skal sikre, at de ledige hurtigst muligt kommer i job og skal derfor både have et klart jobfokus og medvirke til, at den ledige er motiveret til aktiv og bred jobsøgning. Da de ledige med lang videregående uddannelse allerede har de formelle kvalifikationer for at få et job, kan der i indsatsen med fordel bruges virksomhedsrettede aktiviteter, som kan medvirke til faglig mobilitet og til at få konkrete erfaringer i evt. nye jobfunktioner, nye brancher mv.
side 9 af 16 3. Opgaven 3.1 Aktiv jobsøgning, jobrettet aktivering og rådighed Den tilbudsgiver, som måtte få opgaven tildelt, får status af anden aktør, og får derved overladt at udfører myndighedsopgaver. Tilbudsgiver skal løse opgaven med status af anden aktør (lov om en aktiv beskæftigelsesindsats 4 b). Det betyder, at aktørerne overtager ansvaret for beskæftigelsesindsatsen for de henviste personer herunder myndighedsopgaver samt det administrative arbejde, der er forbundet med at gennemføre indsatsen. Alle tiltag, som kan motivere og/eller opkvalificere den ledige til at komme i job, skal tages i brug i indsatsen. Aktøren skal derfor tilrettelægge en målrettet indsats, der omfatter både kontaktforløb og egentlig aktiveringsindsats, hvor formålet er, at den ledige kommer hurtigst muligt i job. Anden aktør skal sikre aktiv jobsøgning, det vil sige: sikre, at den ledige altid er aktivt jobsøgende og personligt via Jobnet mindst hver 7. dag bekræfter sin aktive jobsøgning ved at tjekke sine jobforslag på Jobnet sikre, at den ledige søger konkrete job på Jobnet.dk og via andre relevante kanaler for jobformidling (aviser, jobdatabaser o. lign.) henvise ledige til konkrete job efter forudgående aftale med arbejdsgivere sikre tæt opfølgning, når den ledige har søgt eller været henvist til konkrete job Anden aktør skal sikre jobrettet aktivering, det vil sige: sikre, at al aktivering er relevant i forhold at bringe den ledige i job og/eller har et klart opkvalificerende sigte planlægge og igangsætte aktivering med et motiverende og/eller opkvalificerende sigte, hvis jobsøgning ikke umiddelbart fører til job Anden aktør skal have fokus på den lediges rådighed i forbindelse med fremmøde til jobsamtaler, jobsøgning og deltagelse i aktiveringstilbud, og anden aktør skal sikre, at den ledige overholder sin rådighedsforpligtelse, mens vedkommende er hos aktøren. 3.2 Overordnede, formelle rammer for kontakt- og aktiveringsforløb Anden aktør gennemfører indsatsen for de ledige inden for de til enhver tid gældende lovgivningsmæssige rammer. De formelle rammer for varetagelse af kontakt- og aktiveringsforløb er fastsat i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats og tilhørende bekendtgørelser. Endvidere henvises til bekendtgørelse om matchvurdering. CV Ledige, som henvises til anden aktør, har i de fleste tilfælde udarbejdet et CV, som findes på Jobnet.dk. Det er herefter anden aktørs forpligtelse at medvirke til en løbende revision af CV et i samarbejde med den ledige. Det er et krav, at personens CV bliver revideret i takt med, at personen får nye beskæftigelsesmål, nye kompetencer eller andet, som er relevant i forhold til at kunne opnå ordinær beskæftigelse. Kontaktforløb og jobsamtale Anden aktør skal tilrettelægge og gennemføre det individuelle kontaktforløb. Det indebærer bl.a., at anden aktør skal holde en løbende og tæt kontakt med de ledige og afholde det antal
side 10 af 16 jobsamtaler, der skønnes formålstjenligt, dog minimum hver 3. måned. Der er særlige regler for tidspunktet for den første jobsamtale. Jobsamtalerne skal gennemføres, også selv om den ledige deltager i aktivt tilbud. Under et aktivt tilbud kan kontakten dog gennemføres telefonisk eller digitalt eller på anden måde (breve). Der skal løbende gennem hele forløbet foretages en helhedsvurdering af den lediges beskæftigelsespotentiale. Ved alle jobsamtaler skal der foretages en matchvurdering. Matchvurderingen skal være en vurdering af personens beskæftigelsespotentiale, dvs. en samlet vurdering af vedkommendes arbejdsmarkedsrelevante ressourcer, kompetencer og udviklingsmuligheder. Jobplan Forud for afgivelse af et aktivt tilbud skal den lediges jobplan udarbejdes eller revideres. I jobplanen beskrives den lediges beskæftigelsesmål, som så vidt muligt skal være rettet mod områder, hvor der er behov for arbejdskraft. I vurderingen af beskæftigelsesmulighederne skal Beskæftigelsesregion Syddanmarks oversigt over beskæftigelsesmuligheder på det regionale arbejdsmarked (arbejdsmarkedsbalancemodellen) benyttes. Jobplanen beskriver den eller de aktiviteter, der iværksættes med henblik på at nå beskæftigelsesmålet. Aktive tilbud Aktive tilbud skal så vidt muligt være rettet mod beskæftigelse inden for områder, hvor der er behov for arbejdskraft. Tilbud gives ud fra den lediges ønsker og forudsætninger, men kan dog fastsættes under konkrete behov på arbejdsmarkedet. De aktive tilbud kan være: vejledning og opkvalificering virksomhedspraktik i privat eller offentlig virksomhed ansættelse med løntilskud i privat eller offentlig virksomhed Anden aktør skal både fremskaffe, finansiere og afgive tilbud. Dog finansierer aktøren ikke ansættelse med løntilskud. Ret og pligt til tilbud Der er særlige regler for, hvornår ledige (kontanthjælpsmodtagere og dagpengemodtagere) har ret og pligt til at tage imod dels første dels gentagne tilbud, samt for tilbuddenes varighed. 3.3 Tillægsydelser og befordringsgodtgørelse Jobcentret kan yde tilskud til hjælpemidler og mentor i forbindelse med, at den ledige får et tilbud efter kapitel 10 12 i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Tilskuddet bevilges efter kapitel 14 i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Tilskud til hjælpemidler gives som tilskud til undervisningsmaterialer, arbejdsredskaber og mindre arbejdsplads indretninger. Støtte til mentor gives med henblik på at styrke introduktionen på en arbejdsplads.
side 11 af 16 Det er jobcentret, der skal tage stilling til undervisningsmaterialer, arbejdsredskaber og arbejdspladsindretninger samt mentor, og det er jobcentret, der bevilger og finansierer tilskuddet. Anden aktør har ansvaret for, at de relevante blanketter er udfyldt korrekt. Anden aktør sender herefter blanketterne til jobcentret. Den ledige kan hos jobcentret søge om støtte til befordring m.v. i forbindelse med deltagelse i et aktivt tilbud. Der kan ikke ydes befordringsgodtgørelse m.v. i forbindelse med kontaktforløbet. 4 Indgåelse af aftale Jobcentret forventer i gennemsnit at ville udlægge omkring 50 kontakt- og aktiveringsforløb til anden aktør. Med dette volumen finder jobcentret det relevant kun at indgå aftale med én tilbudsgiver Aftalen underskrives af anden aktør og jobcentret. I aftalen fastsættes det antal deltagere, som anden aktør maksimalt kan håndtere. Jobcentret har herefter ret, men ikke pligt til at henvise ledige inden for den pågældende målgruppe. Det indebærer bl.a., at jobcentret ikke har pligt til at henvise et givent antal ledige. Aftalen vil kunne opsiges skriftligt af parterne med 8 ugers varsel. 4.1 Henvisning Jobcentret henviser løbende ledige til anden aktør. I forbindelse med henvisning overlader jobcentret oplysninger til anden aktør om den lediges forhold, som er af betydning for anden aktørs gennemførelse af det aftalte forløb. 4.2 Tidspunkt for henvisning Ledige LVU ere under 30 år henvises til anden aktør efter ca. 6 ugers ledighed. Ledige LVU ere på 30 år og derover henvises til anden aktør efter ca. 3 måneders ledighed. 4.3 Forløbslængde De ledige lægges ud til andre aktører med en forløbslængde på 52 uger. Perioden hos anden aktør afgrænses ud fra forløbsstart og forløbsafslutning, som er den tidsramme, hvor anden aktør har ansvaret for at gennemføre beskæftigelsesindsatsen for den ledige. Forløbslængden kan kun afbrydes, hvis: jobcentret ellen en anden offentlig myndighed har afgjort, at den ledige skal have et bestemt kursustilbud den ledige flytter til en anden kommune den ledige skifter til anden offentlig forsørgelse den ledige bliver sygemeldt, og jobcentret går i gang med at fastlægge et opfølgningsforløb, jævnfør lov om sygedagpenge den ledige ved en jobsamtale ommatches og derved ikke længere tilhører målgruppen for udbuddet den ledige klager, og jobcentret giver medhold
side 12 af 16 4.4 Genindtræden i et aftalt forløb Anden aktør varetager beskæftigelsesindsatsen for den enkelte ledige i en fast forløbsperiode på 52 uger. Inden for forløbsperioden skal den ledige genhenvises til den samme aktør, hvis f.eks. personen igen bliver ledig inden for de 52 uger efter at have opnået ordinær beskæftigelse i en del af perioden. Tilsvarende gælder for de ovenfor nævnte afbrydelser af forløbet. Udlægningsperioden på 52 uger kan ikke forlænges. Jobcentret kan efter en konkret vurdering henvise den ledige til en ny aktør eller henvise den ledige til en ny forløbsperiode hos den samme aktør. 4.5 Samarbejde Anden aktør skal være indstillet på at indgå i samarbejdsrelationer med jobcentret, a- kasserne, beskæftigelsesregionen og Arbejdsmarkedsstyrelsen. Jobcentret har særlig fokus på forsikrede ledige, der sygemeldes. Det skal så vidt muligt undgås, at de kommer på sygedagpenge. For anden aktør kan der være opgaver forbundet hermed (rundbordssamtaler), og anden aktør skal samarbejde med Jobafklaring (jobcentrets afdeling for sygedagpengemodtagere). Anden aktør skal være indstillet på at holde jævnlige møder med jobcentret (kvartalsvis/halvårlige). 4.6 Virksomhedsoverdragelse Det vurderes, at der ikke er medarbejdere i jobcentret, som vil skulle overgå til anden aktør. 4.7 Betalingsmodel I dette udbud anvendes den betalingsmodel, som også gælder på landsplan for statslige udbud, og som bruges ved aflønning af aktørerne, når disse varetager beskæftigelsesindsatsen for et antal ledige. Betaling finder først sted efter, at første jobsamtale hos anden aktør har fundet sted. Betalingsmodellen består af et driftstilskud på 25 % af prisen og en bonusdel på 75 % af prisen. Der udløses bonus, hvis den ledige opnår én eller flere af følgende aktiviteter i mindst 13 ud af 26 uger: ordinær beskæftigelse på mindst 20 timer om ugen: hel bonus privat løntilskud: halv bonus offentligt løntilskud: halv bonus Anden aktør skal fremsende fakturaer, hvor udgifterne til henholdsvis myndighedsdelen (jævnfør LAB 117, Stk. 1) og aktiveringsdelen (jævnfør LAB 118, Stk. 1) er tydeligt adskilte. Der skal desuden faktureres for henholdsvis dagpengemodtagere og kontanthjælpsmodtagere Opgørelsen af de bonusudløsende aktiviteter: 1. Der tælles bagudrettet 26 uger, indtil den ledige har opnået 13 ugers beskæftigelse 2. Bonusudløsende aktiviteter, der er påbegyndt i de to første uger efter forløbsstart eller tidligere, vil ikke kunne indgå i opgørelsen af de 13 uger
side 13 af 16 3. Der tælles fra den 16. uge efter forløbsstart, da der tidligst kan udløses bonus 15 uger efter forløbets påbegyndelse 4. Der kan udløses mere end én bonus inden for de 52 uger hos anden aktør. Når der er udløst bonus, nulstilles tællingen, og der tælles forfra. Således vil bonusudløsende aktiviteter, som er påbegyndt før nulstillingen, ikke tælle med efter nulstillingen 5. Når der er udløst bonus, og tællingen er nulstillet, vil bonusudløsende aktiviteter, der påbegyndes i de to første uger efter genoptagelse af forløbet hos anden aktør i forløbsperioden på 52 uger ikke kunne indgå i opgørelsen af de 13 uger 6. Ved forløbsafslutning efter de 52 uger hos anden aktør skal der tælles bagudrettet til og med 15 uger efter forløbsafslutning 7. Der udløses ikke mere end én bonus for én sammenhængende periode med bonusudløsende aktiviteter. Hvis en ledig f.eks. opnår 26 ugers ordinær beskæftigelse, udløser det bonus én gang 8. Driftstilskuddet og bonus afregnes pr. måned således, at der afregnes for en given måned, der ligger 3 måneder tilbage i tiden Perioder med sygdom, ferie, barsel m.v. Uger, hvor den ledige modtager syge-, barsels- eller feriedagpenge i forlængelse af ledighed i alle ugens arbejdsdage (mandag fredag), betragtes som uger med ikke-effekt i forhold til opgørelse af effektmålet. De nævnte perioder udskyder ikke referenceperioden på 26 uger. For uger med helligdage opgøres alene for hverdage. Uger, hvor den ledige modtager syge-, barsels- eller feriedagpenge i forlængelse af beskæftigelse eller anden bonusudløsende aktivitet, betragtes som uger med effekt i forhold til opgørelse af effektmål. Uger, hvor der både indgår syge-, barsels- eller feriedagpenge og beskæftigelse eller anden bonusudløsende aktivitet, betragtes som uger med effekt i forhold til opgørelse af effektmål. 4.8 Modregning Jobcentret forbeholder sig ret til at modregne udgifter (f.eks. tab af refusion) opstået som følge af anden aktørs manglende overholdelse af rettidighed og/eller fejlagtig sagsbehandling. 4.9 Opfølgning Det er anden aktørs ansvar at levere den kvalitet og det indhold i indsatsen, som anden aktør har forpligtet sig til via tilbuddet. Jobcentret følger løbende og ved tilsyn op på, om det faktisk sker. Aktørerne skal være indstillet på, at deres resultater og effekter kan offentliggøres. Anden aktør er forpligtet til at medvirke i gennemførelse af deltagerevalueringer i det omfang, jobcentret beslutter, at det skal indgå i opfølgningen på aktørens resultater. 5. Rådighedsvurdering De ledige LVU ere skal være aktivt jobsøgende og stå til rådighed for henvist arbejde, selv om de deltager i et aktivt tilbud.
side 14 af 16 Jobcentret kan i særlige tilfælde og efter ansøgning fra den ledige fravige kravet om rådighed. Hvis en person ansøger om at blive fritaget for at stå til rådighed under deltagelsen i et aktivt tilbud, er det jobcentret, der alene kan træffe afgørelse i sagen. Anden aktør skal sikre rådighed; det vil sige: underrette den lediges arbejdsløshedskasse, når en forsikret ledig henvises til arbejde, påbegynder tilbud, udebliver fra jobsamtale, tilbud eller andre aktiviteter i de samme situationer underrette jobcentret, hvis der er tale om en kontanthjælpsmodtager underrette den lediges arbejdsløshedskasse, når en forsikret ledig: ikke vil give formidlingsrelevante oplysninger ikke vil gøre sit CV i Jobnet tilgængeligt for søgning ikke vil meddele sit CV-nummer til anden aktør ikke løbende ajourfører formidlingsrelevante oplysninger i Jobnet i de samme situationer underrette jobcentret, når der er tale om en kontanthjælpsmodtager Anden aktør skal sende kopi til jobcentret af de underretninger, som sendes til a-kassen for forsikrede ledige. 6. Sagsbehandling i relation til Forvaltningsloven m.v. Andre aktører, der gennemfører forløb for ledige, kan i forbindelse med varetagelsen af opgaven træffe afgørelser efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, jævnfør kapitel 2 a i samme lov. Når andre aktører gennemfører forløb for jobcentret, er andre aktører omfattet af reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven i forhold til den opgave, der udføres, jævnfør 43, stk. 2, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område. Forvaltningsloven og offentlighedsloven indeholder en række generelle bestemmelser, som sikrer borgernes retssikkerhed i forhold til den offentlige sagsbehandling. Derfor er det en betingelse, at anden aktør bl.a. overholder bestemmelserne om: Afgørelse og begrundelse: Når anden aktør træffer en afgørelse, skal den meddeles borgeren skriftligt og være ledsaget af en begrundelse for afgørelsen med henvisning til de regler, der ligger til grund for afgørelsen. Det betyder også, at anden aktør skal træffe afgørelse inden for rimelig tid og skrive en klagevejledning til afgørelsen. Klagevejledning: Anden aktør skal give klagevejledning efter gældende regler. Notatpligten: Anden aktør skal notere relevante oplysninger, som anden aktør modtager mundtligt eller på anden måde bliver gjort bekendt med, som led i behandlingen af sager, hvor der træffes en afgørelse. Bistand og vejledning: Anden aktør skal give vejledning og bistand til ledige og virksomheder både i forhold til det forløb, anden aktør gennemfører, og om muligheden for at få vejledning og bistand af jobcentret eller arbejdsløshedskassen, herunder den lediges mulighed for at klage til jobcentret. Det betyder også, at anden aktør skal vejlede om, at den ledige og virksomheden kan lade sig bistå af andre, og at anden aktør har pligt til at stille tolkebistand til rådighed. Aktindsigt: Anden aktør er omfattet af reglerne om aktindsigt.
side 15 af 16 Tavshedspligt: Anden aktør har ubetinget tavshedspligt i forhold til oplysninger, som anden aktør får kendskab til i forbindelse med gennemførelsen af forløbene. Herudover skal anden aktør overholde bestemmelserne inhabilitet, og anden aktør skal følge de almindelige forvaltningsretlige principper, herunder principperne om saglighed, lighed og proportionalitet. Der henvises i øvrigt til forvaltningsloven og offentlighedsloven. Anden aktør er direkte omfattet af persondataloven. Det betyder bl.a., at anden aktør alene må indsamle oplysninger til udtrykkeligt angivne og saglige formål, at oplysningerne skal være relevante, og at de ikke omfatter mere end nødvendigt. Der henvises til kapitel 4 i persondataloven. Endelig har anden aktør pligt til straks at orientere den ledige om, hvorvidt der er registreret oplysninger om vedkommende og i givet fald, hvilke oplysninger, der er registreret, til hvilket formål, og hvorfra oplysningerne stammer. Anden aktør må ikke udtale sig til andre herunder pressen om konkrete personer eller afgive personidentificerbare oplysninger. 7. Krav til de fysiske rammer for indsatsen m.v. 7.1 Lokalefaciliteter Tilbudsgiver skal være etableret egnede lokaler (kontorer, mødelokaler, undervisningslokaler m.v.) senest 6 uger efter, at der er indgået aftale med jobcentret om køb af kontakt- og aktiveringsforløb. Lokalerne skal overholde lovgivningsmæssige krav. Der skal være adgang til et tilstrækkeligt antal computere med internetadgang, opslagsværker og andet relevant materiale. Desuden skal der være adgang til kopimaskine, telefon og andre hjælpemidler i den udstrækning, det er relevant for aktiviteten. Jobcentret skal have mulighed for at påse, at faciliteterne findes tilstrækkelige til at kunne gennemføre aktiviteten. Tilbudsgiver skal kunne dække hele Jobcenter Esbjergs geografiske område, og det er et krav, at tilbudsgiver placerer sig, så der er adgang til offentlige transportmidler. Tilbudsgiver skal sikre, at de ledige, der henvises til aktøren, kan komme i kontakt med aktøren på hverdage inden for normal åbningstid, hvor en mindre del af tiden dog kan være i form af telefonkontakt. 7.2 Informationsmateriale m.v. I det omfang der indgår skriftligt materiale til brug for de ledige i forløbet hos anden aktør, skal dette være ajourført og aktuelt i forhold til udviklingen på arbejdsmarkedet 7.3 Information til de ledige Anden aktør skal udarbejde en hjemmeside, som jobcentret kan henvise de ledige til i forbindelse med visitationen. Hjemmesiden skal indeholde en kort præsentation af aktøren herunder kontaktoplysninger og en kort beskrivelse af indsatsernes indhold.
side 16 af 16 8. Andre aktørers registreringer og indberetninger 8.1 Registreringspligt Anden aktør er forpligtet til at dokumentere sin indsats i samme omfang, som jobcentrets egen dokumentation af en tilsvarende indsats. Anden aktør er endvidere forpligtet til at bevare og stille dokumentation til rådighed for jobcentret, så længe dokumenterne har retlig eller administrativ betydning. 8.2 Registreringsværktøjer Jobcenter Esbjerg anvender KMD Opera i forhold til både kontanthjælpsmodtagere og forsikrede ledige, hvori samtlige oplysninger vedrørende den arbejdsmarkedspolitiske indsats registreres (herunder samtaler, jobplaner, aktiveringstilbud, fraværsoplysninger). Anden aktørs registreringer og udvekslinger af informationer i forhold til aktørernes varetagelse af beskæftigelsesindsatsen skal ske i dette IT-systems anden aktør-modul. Adgang til KMD Opera opnår anden aktør ved at oprette en såkaldt VPN forbindelse (hvis en sådan adgang ikke haves i forvejen). Nærmere information kan findes i KMD s anvendelsesvejledning: Kom godt i gang Anden Aktør modul - KMD Opera Univers. Anden aktørs udgifter til oprettelse af VPN forbindelse er Jobcenter Esbjerg uvedkommende. I forbindelse med anden aktørs anvendelse af KMD Opera skal der indgås en databehandlings- og tilslutningsaftale mellem aktøren og jobcentret. Heri fastlægges de nærmere vilkår for anvendelsen, herunder garanti for aktørens IT-sikkerhed. 8.3 Registrering af kontakter og jobplan Anden aktør skal registrere alle kontakter, herunder jobsamtalerne. Ved hver kontakt registreres følgende: samtaletypen kontaktdatoen kontaktformen matchvurdering Anden aktør skal registrere jobplaner i KMD Opera. Her registreres bl.a.: beskæftigelsesmål i form af en stillingsbetegnelse og planer for tilbud aktiviteten, herunder: start- og slutdato virksomhedsoplysninger ved løntilskudsjob og virksomhedspraktik, samt jobid oplysninger om uddannelsesinstitution og kursus ved opkvalificeringsforløb ansvar og dato for opfølgning eventuel begrundelse i forhold til arbejdsmarkedsbalancen Kontakten og registreringen skal desuden følge: 334 af 30/03 2012. Bek. om det fælles datagrundlag og statistiske datavarehus for beskæftigelsesindsatsen. 8.4 Jobnet Anden aktør skal medvirke til løbende revision af de lediges CV er. De lediges CV er skal ajourføres i forbindelse med, at den ledige får nyt beskæftigelsesmål, tilegner sig nye kompetencer eller andet, der er relevant i forhold til at opnå ordinær beskæftigelse.